Opis projektu - Samorząd Studentów UW

Report
Sprawy finansowe
Barbara Banasik
Plan prezentacji
1. rejestracja w systemie Cerber
2. wniosek o dofinansowanie
3. rozliczenie projektu
4. sprawozdanie z projektu
Część 1 – rejestracja
czyli jak zacząć
Cerber – co to jest?
• składanie wniosków
• zbiór uchwał
• składanie sprawozdań
• budżety
Rejestracja krok po kroku
1. rejestracja.cerber.samorzad.uw.edu.pl
2. Rejestracja jest dwuetapowa:
Rejestracja jednostki
koła naukowe i inne organizacje studenckie
Rejestracja osoby
Przewodniczący + pełnomocnicy finansowi
Kto może korzystać z Cerbera?
Podstawą prawa do składania wniosków jest uchwała
złożona w Biurze ZSS.
Przewodniczący
ZSS i RM
• na mocy uchwały o
wyborze na
Przewodniczącą/ego
pełnomocnicy
finansowi ZSS i RM
• na mocy uchwały
ZSS jednostki lub RM
Rejestracja krok po kroku
1. Wprowadź dane osobowe
2. Zarejestruj
3. Donieś do biura ZSS UW dokumenty potwierdzające przyznanie
pełnomocnictwa (uchwałę)
Uchwały
• wszystkie wzory na stronie samorzad.uw.edu.pl
dotacje > akty prawne > wzory uchwał
• w sprawie udzielenia pełnomocnictwa finansowego
• w sprawie odwołania pełnomocnictwa finansowego
• w sprawie wyboru przewodniczącego ZSS
• w sprawie wyboru przewodniczącego RM DS
Ważne!
Proszę najpierw dokonać rejestracji w systemie,
potem donieść dokumenty do Biura.
Pełnomocnictwa finansowe złożone w Biurze przed
15 października wygasają 30 listopada.
Budżet ZSS UW
I filar
II filar
• ZSS-y jednostek
• ZSS-y jednostek
•Rady Mieszkańców
• Rady Mieszkańców
• Koła Naukowe
• Inne organizacje
(AIESEC, NZS)
III filar
• ZSS UW
Część 2 – Wniosek o dofinansowanie
Czyli jak złożyć idealny wniosek?
Cerber - początek
w n i o s k i . c e r b e r. s a m o r z a d . u w. e d u . p l
Przygotowanie projektu
1.
2.
3.
• P l a n o w a n i e p r ze d s i ę w z i ę c i a
• P l a n o w a n i e p r z y c h o d ó w i w y d a t kó w
• S p o r z ą d ze n i e i d e a l n e g o w n i o s k u
Idealny wniosek
1.
2.
3.
• Zw i ę z ł y, p r e c y z y j ny o p i s
• D o b r ze o p i s a n e p r o g n o zo w a n e p r z y c h o d y
• P r ze my ś l a n e , d o b r ze o p i s a n e ko s z t y
Składanie wniosku - etap I
1.
Nazwa projektu
2.
Podmiot
3.
Podmioty współorganizujące
4.
Osoba
5.
Inne instytucje zaangażowane
6.
Miejsce
7.
Charakter przedsięwzięcia
8.
Ilość uczestników
9.
Zasięg projektu
Osoba odpowiedzialna – kto to jest?
– odpowiada za prawidłową realizację projektu
– składa w Biurze ZSS faktury do rozliczenia
– składa w Biurze ZSS sprawozdanie przedsięwzięcia
wraz z niezbędnymi dokumentami
Składanie wniosku - etap I
1.
Nazwa projektu
2.
Podmiot
3.
Podmioty współorganizujące
4.
Osoba
5.
Inne instytucje zaangażowane
6.
Miejsce
7.
Charakter przedsięwzięcia
8.
Ilość uczestników
9.
Zasięg projektu
Charakter przedsięwzięcia?
Mieszany, np. kulturalno-integracyjny
Poza projektami…
ZSS jednostki może również złożyć wniosek o:
• materiały biurowe
• wyposażenie do biur organów Samorządu
Składanie wniosku - etap I
1.
Nazwa projektu
2.
Podmiot
3.
Podmioty współorganizujące
4.
Osoba
5.
Inne instytucje zaangażowane
6.
Miejsce
7.
Charakter przedsięwzięcia
8.
Ilość uczestników
9.
Zasięg projektu
Zasięg projektu
Składanie wniosku - Etap II
1. opis projektu
2. przewidywane korzyści
3. data właściwego wydarzenia
4. harmonogram
Składanie wniosku - Etap II
1. Opis projektu
• rozwinięcie szczegółowe
wcześniejszych pozycji
• opis i uzasadnienie charakteru
• opis merytoryczny
• opis planowanego przebiegu
przedsięwzięcia
• dlaczego warto dofinansować
przedsięwzięcie
Opis projektu - zawartość
Opis projektu – treść:
●
rozwinięcie szczegółowe wcześniejszych pozycji
–
Opis miejsca
–
Wkład posczególnych podmiotów organizujących
–
Krótkie rozwinięcie "charakteru przedsięwzięcia
Opis projektu - zawartość
Opis projektu – treść:
●
opis merytoryczny
●
opis planowanego przebiegu przedsięwzięcia
–
precyzyjny ale zwięzły plan logistyczno –
organizacyjny
–
Powiązanie z kosztami (tak samo nazwane pozycje)
Opis projektu - zawartość
1. dlaczego warto dofinansować przedsięwzięcie?
a) bo jest ważny z punktu widzenia integracji społeczności
b) bo jest cykliczny, łączy się z wieloletnią tradycją
c) ma wartość dodaną dla życia kulturalnego
d) jest innowacyjny, orginalny, unikalny
e) jest dobrze przemyślany organizacyjnie
f) ma dopracowany kosztorys
Idealny opis projektu
Idealny opis charakteryzuje się:
• Zwięzłością (składa się jedynie z potrzebnych informacji – każde zdanie
wnosi coś nowego do opisu)
• Precyzją (opis dobrze oddaje charakter przedsięwzięcia
• Wyważoną treścią (jest jej na tyle dużo, żeby zrozumieć kosztorys i zalety
projektu, a na tyle mało żeby można było się zapoznać z nim w 3 min.)
• Przejrzystością (osoba nie znająca realiów jednostki ani projektu po
pierwszej lekturze znakomicie orientuje się w przedsięwzięciu
Składanie wniosku - Etap II
2. Przewidywane korzyści
• Dla uczestnika
• Dla społeczności akademickiej
• Dla Uniwersytetu, dla ZSS UW
Składanie wniosku - Etap II
3. Harmonogram prac
• przygotowanie
przedsięwzięcia
• data lub przedział czasowy
właściwego przedsięwzięcia
Składanie wniosku – Etap III
1. kosztorys
2. przychody
3. opis kosztorysu
Składanie wniosku – Etap III
Zasady budowania kosztorysu:
1. Uwzględniamy wszystkie ponoszone koszty.
2. Wpisujemy realne i dokładne koszty:
koniecznie koszt jednostkowy!
3. Uwzględniamy wszystkie przychody.
4. Wszystkie pozycje muszą być dobrze opisane!
Czego nie finansujemy?
Zarządzenie Przewodniczącego ZSS UW
• produkty spożywcze
• paliwo
• kwiaty
• usługi wykonywane zagranicą (z wyłączeniem noclegu
i transportu)
• cateringu na spotkania świąteczne powyżej 1800 zł
Wyżywienie/catering - uwagi
• wymagana zgoda rektorska (dołączana do wniosku)
• z wyłączeniem
• konferencji naukowych
• spotkań świątecznych
• obozów zerowych
• catering na spotkania świąteczne do 1800 zł!
Umowy
• Obowiązek podpisywania umów:
– Transport (zawsze)
– Inne powyżej 4000 zł (np. nocleg, koszulki)
• Wszystkie umowy zawieramy na wzorach ZSS UW.
• Podpis składa jedynie usługodawca.
• Obowiązek złożenia w Biurze ZSS na co najmniej 5 dni przed
wykonaniem.
Umowy
samorzad.uw.edu.pl > dotacje > wzory umów
• Osoba fizyczna
• Osoba prawna
• Współorganizacja imprezy
• Najem ośrodka
• Przewóz
• Dostawa
• Catering
Katalog firm obligatoryjnych
• materiały biurowe
• papier
uw.edu.pl
• bilety lotnicze, wizy itd.
www.bwz.uw.edu.pl
Planowanie budżetu
Podstawowe źródła przychodów:
1. Cegiełki
2. I filar
3. Dziekan / Dyrektor jednostki
4. II filar
Złożenie wniosku
1. wydrukuj
wniosek
2. podpisy
wszystkich osób
ubiegających się
o dofinansowanie
3. złożenie
wydrukowane
go wniosku
w Biurze ZSS
Zasady składania wniosków
1. jedno przedsięwzięcie – jeden wniosek
2. wniosek łączny na I i II filar
3. wniosek ZAWSZE przed wydarzeniem
4. nie dotujemy przedsięwzięć o charakterze
 przede wszystkim turystycznym lub rekreacyjny
 politycznym lub religijnym
Wnioski - ważne terminy
I filar
●
co najmniej na 3 dni przed rozpoczęciem przedsięwzięcia
(złożenie w Biurze)
●
do 30 listopada
●
po 31 października maks. 30 % budżetu
II filar
●
do 15 dnia każdego miesiąca, z wyłączeniem lipca, sierpnia
i grudnia
Część 3 – komisja finansowa
Jaką drogę pokonuje wniosek?
Droga, którą przebywa wniosek
UWAGA!
Osoba
wnioskująca
Biuro
Komisja
Finansowa
Zarząd
Wersja elektroniczna idzie za wersją papierową.
Kryteria oceny wniosku
1. koszty [15%];
2. szczegółowość opisu merytorycznego [15%];
3. szczegółowość kosztorysu [15%];
4. innowacyjność [10%];
5. stosunek dotacji do pozostałych przychodów
[10%]
6. korzyści dla uczestników [9%];
7. zasięg [9%];
8. charakter projektu [7%];
9. perspektywa kontynuacji przedsięwzięcia [5%];
10.kwota dotacji przeznaczana na jednego uczestnika projektu [5%];
Część 4 – rozliczenie projektu
Jak przetrwać?
Rozliczenie projektu
• oryginały faktur
• Wystawione nie wcześniej niż w dniu imprezy
• faktury przelewowe – termin min. 21 dni
• złożone w Biurze w ciągu 7 dni
• Dobrze opisane
• ZAWSZE należy wykonać kopie WSZYSTKICH faktur
Rozliczenia - terminy
●
umowy na co najmniej 5 dni przed
●
faktury w ciągu 7 dni od wystawienia
●
sprawozdania w ciągu 30 dni od zakończenia projektu
●
Sprawozdania do 15 grudnia
Idealny opis faktury
1. za co?
2. kiedy?
3. gdzie?
4. kto brał udział?
5. [dlaczego?]
6. charakter przedsięwzięcia
7. numer uchwały przyznającej dotację
8. oświadczenia
Opis faktury – przykłady (1)
Faktura za plakaty na Połowinki Komisji Finansowej,
organizowane przez KF, rozwieszone w budynku Samorządu
Studentów w dniach 10-11.03.2010r.
Charakter przedsięwzięcia: integracyjny.
Numer uchwały: I/47/821/PM/2011.
Potwierdzam wykonanie usługi [podpis][pieczątka].
Opis faktury – przykłady (2)
Faktura za wynajem sali kinowej w Kinie Muranów na Przegląd
filmów subkontynentu indyjskiego, organizowanego przez Komisję
Finansową i ZSS UW. Przegląd odbył się w dniach 24-28.10.2011r.
Udział wzięli: studenci UW (350 osób) oraz inni (150 osób).
Charakter przedsięwzięcia: kulturalny.
Numer uchwały: II/47/822/PM/2011.
Potwierdzam wykonanie usługi [podpis][pieczątka].
Załączniki: Umowa na wynajem sali.
Oświadczenie - treść
Treść powinna składać się z trzech elementów:
1. Potwierdzam wykonanie usługi [podpis].
2. Gotówką zapłacił/a [imię i nazwisko], proszę o zwrot na
konto [numer konta, adres posiadacza/ki].
3. Pieczątka
Załączniki do faktur
1. umowy
2. lista otrzymujących [nagrody, koszulki, itp.]
3. lista uczestników [transport, nocleg]
4. tabela kursu walutowego z danego dnia
[rachunki zagraniczne]
Droga, którą przebywa faktura
Osoba
rozliczająca
Kwestura
Przewodniczący
ZSS
Biuro ZSS
Kwestorka
Kanclerz
Kasa
Sprawozdanie
1. Numer sprawozdania
2. Nazwa projektu [jak we wniosku]
3. Osiągnięte rezultaty
4. Nieprzewidziane sytuacje
5. Koszty
6. Przychody
7. Opis kosztorysu
Nieprzewidziane sytuacje
1. WSZYSTKIE zmiany w kosztorysie
2. koszty dodatkowe
3. zmiany terminu
4. zmiany ilości uczestników
5. zmiany programu przedsięwzięcia
6. zmiany miejsca
7. inne
Sprawozdanie
1. Numer sprawozdania
2. Nazwa projektu [jak we wniosku]
3. Osiągnięte rezultaty
4. Nieprzewidziane sytuacje
5. Koszty
6. Przychody
7. Opis kosztorysu
Załączniki do sprawozdania
1. WYŁĄCZNIE kopie faktur i rachunków
2. kopie umów
3. tabele kursów walutowych z danego dnia
Sprawozdania bez załączników będą odrzucane.
Postępowanie Komisji
• Sprawdzanie zgodności z wnioskiem.
• Sprawdzanie zgodności z załącznikami.
• Załączniki ułożone w kolejności jak w kosztorysie.
• Podpisane drukowanymi literami nazwą z kosztorysu.
Niezłożenie sprawozdania
W przypadku niezłożenia lub odrzucenia sprawozdania ZSS
UW wykonuje 2 czynności:
1. blokuje budżetu jednostki do czasu wyjaśnienia,
2. powiadamia władze uniwersyteckie.

similar documents