Dans ACCOUNTIX - Wiki Infodata

Report
INFODATADAY 2013
INTEGRIX+ : Module COMPTABILITE
(ACCOUNTIX)
Accountix version 2014
Accountix version 2014
Plus de 55 nouveautés dans ACCOUNTIX version 2014…
nous avons retenu…
Accountix version 2014
La gestion des virements suivant la norme SEPA
La norme S.E.P.A (Single Euro Payments Area) devient la nouvelle
norme de paiement unique européen.
Au 1er février 2014, cette norme sera obligatoire pour vos virements.
Qui est concerné ?
- Tous les utilisateurs d’ Accountix opérants des virements
électroniques via Multiline / Isabel …
- Tous les utilisateurs de Salarix+ opérants des virements
électroniques via Multiline / Isabel pour le paiement des salaires
…
Accountix version 2014
La gestion des virements suivant la norme SEPA
Quels sont les changements pour l’utilisateur ?
- Nous avons intégré les nouvelles structures SEPA dans Accountix
afin que cela soit complètement transparent pour l’utilisateur .
Bon à savoir …
- Techniquement, le format des fichiers n’est plus « .LUP » mais
devient «.XML »
- Désormais, il existe plus de contrôles sur les fichiers dans
Multiline/Isabel :
- Exemple : votre numéro de TVA et votre matricule sont obligatoires dans le fichier
SEPA
- L’emplacement de stockage de vos fichiers restera identique
Accountix version 2014
La gestion des virements suivant la norme SEPA
Quelle est la procédure à suivre pour être opérationnel au 01/02/2014 ?
-
-
Installation d’une mise à jour Accountix pour obtenir les nouvelles
fonctionnalités SEPA (nous préconisons entre deux et quatre heures)
Paramétrage de vos codes Swift pour une utilisation SEPA
Format IBAN obligatoire sur les comptes bancaires
Vérification rapide de votre module de virements pour optimisation
Tests de virements au nouveau format SEPA
Accountix version 2014
La gestion des déclarations FAIA
Le fichier d’Audit Informatisé pour l’Administration de
l’Enregistrement et des Domaines est préconisé dans le cadre de la
coopération inter- administrative entre les différentes administrations
fiscales.
Qui est concerné ?
Tout assujetti disposant d’un système de comptabilité informatique
est tenu de délivrer ces données comptables par voie électronique sur
demande de l’administration.
Les entreprises n’étant pas soumises au PCN, bénéficiant d’un régime
simplifié, ou ayant un CA < 112.000 € annuel ne sont pas concernées.
Accountix version 2014
La gestion des déclarations FAIA
Le fichier FAIA : Les différentes structures possibles
Pour information, il existe trois structures différentes du fichier FAIA qui
dépendra de votre organisation informatique :
1) Version complète (comptabilité et gestion commerciale intégrées)
2) Version réduite A (comptabilité et facturation intégrées)
3) Version réduite B (comptabilité et facturation séparées)
Bon à savoir …
En plus de fournir un fichier, il faudra également le crypter (à l’aide d’un
logiciel de cryptage préconisé par l’AED)…
Un lien internet mis à disposition par l’AED pour « uploader » votre fichier
FAIA sera disponible ultérieurement afin de pouvoir transférer vos données.
Accountix version 2014
La gestion des déclarations FAIA
Dans ACCOUNTIX :
Dans votre fiche dossier, paramétrage de l’Addit « FAIA »
Accountix version 2014
La gestion des déclarations FAIA
Dans ACCOUNTIX (suite)
Génération du fichier : Module Fiduciaire > FAIA > Génération du
fichier FAIA
Accountix version 2014
La gestion des déclarations FAIA
Procédure à suivre …
- Installation d’une mise à jour Accountix pour obtenir les nouvelles
fonctionnalités FAIA
- Paramétrage des différents écrans dans Accountix
- Formation sur le nouveau module
- Note : Cette installation peut être faite en même temps que
l’installation du module SEPA
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : module clients « rappels automatiques»
- Il est désormais possible dans Accountix d’exporter l’historique des
rappels dans un fichier texte (.txt)
- Nouvelle possibilité de générer un seul fichier PDF avec tous les RAPPELS
ou autant de fichiers PDF que de rappels.
Bon à savoir …
-
Liaison vers logiciel de gestion de fax, mails pour envoi automatique
Historique des rappels disponible dans les documents commerciaux,
Historique des rappels disponible depuis le signalétique client,
Gestion des frais sur les différents masques de rappels (non
comptabilisé),
- Calcul d’intérêts possible (non comptabilisé).
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : module fournisseurs « virements»
Il est désormais possible dans Accountix d’envoyer les relevés de
paiements fournisseurs par mail avec un PDF attaché. Ce PDF pouvant
inclure une présentation reprenant le logo de la société.
Il est possible de générer un seul fichier PDF avec l’ensemble des
relevés de paiements, ou bien de générer autant de fichiers PDF que
de relevés
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : module fournisseurs « virements»
Exemple :
« Le relevé de paiement »
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : les nouvelles éditions PDF
Il existe de nouvelles éditions possibles dans Accountix au format PDF
- Journal centralisateur
- Relevé de paiements fournisseurs
- Les postes ouverts
- La balance multi-sociétés
- Rappels clients
- Le résultat des recherches d’écritures
- ……
A ce jour, 90 % des éditions sont « PDFisées »
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : les clôtures (1/2)
- Traçabilité pour savoir qui a clôturé une période et à quelle date …
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : les clôtures (2/2)
- Possibilité d’ouvrir plus de 12 périodes avec gestion de
commentaire
- Possibilité d’importer dans une période autre que de 1 à 12
- Gestion du droit de clôture définitive ou provisoire à un ou
plusieurs utilisateurs
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : la balance financière
- Edition d’une balance financière à une date donnée
Accountix version 2014
Rappel : la balance paramétrable
- Possibilité d’export vers Excel de la balance paramétrable
BALANCE GENERALE PARAMETRABLE
Société DEMO ACCOUNTIX
Exercice 2013 Période (1/12) du 01.01.13 au 31.12.13
Devise EUR
Solde au
Compte
Libellé compte
31.12.12
4216110 TVA en amont
4614110 TVA en aval
Tva
0
0
0
TOTAL
0
DEBIT
CREDIT
130,18
0
130,18
SOLDE
SOLDE
0
130,18
65,22
-65,22
65,22
64,96
Solde Exercice
0
130,18
0
-65,22
0
64,96
130,18
65,22
0
64,96
64,96
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : l’état récapitulatif des éditions
- Nouvel état de contrôle de cohérence de vos données
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : la TVA réduite
- Ajout du critère « No agrément » pour obtenir un détail des
pièces
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : la consultation de comptes
- Ajout dans les critères de recherches de choix multiples sur :
1) Les types d’opérations
2) les codes journaux
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : le module facturation
- Ajout de l’article « ST » pour inclure une ligne de sous-total
- Ajout de l’article « STG » pour inclure une ligne de sous-total général
- Implémentation de la notion de saisie analytique depuis la saisie de
facture
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : le module amortissement
- Ajout d’une sécurité pour la saisie automatique des dotations
aux amortissements sur des périodes clôturées
Accountix version 2014
Rappel : la GED-IN (le principe)
Vos factures …
Scanning
GED-IN
Vos factures numérisées
La GED-IN, c’est :
 Le découpage à partir d’un scan PDF…
 La saisie des métadonnées et données métiers …
 Le stockage des documents GED…
 La gestion du Workflow pour l’accord de paiements, non conformités, etc…
Accountix version 2014
Nouveautés 2014 : GED-IN et automatisation du
destinataire (via la gestion commerciale Stockix+)
Dans la gestion du processus GED-IN, l’envoi automatique de mails
pour permettre un Work-Flow de validation, peut être déterminé en
fonction du représentant de l’origine de la commande fournisseur
en référence de la facture.
Ainsi, plus besoin de retourner sur la commande fournisseur pour
savoir de qui elle émane, car il existe désormais une liaison
automatique entre le numéro de commande et le code représentant
s’y afférant …
Accountix version 2014
GED-IN Certifiée
Aujourd’hui
Demain
Accountix version 2014
GED-IN Certifiée = GED-CERTIF
Schéma de principe :
Utilisateur GED-IN
Accountix version 2014
Dans ACCOUNTIX :
J’utilise la GED-IN en scannant tous mes documents lors de
saisie…
Module Clôture > Archivage Certifié
la
Accountix version 2014
Dans ACCOUNTIX :
Je n’ai pas scanné mes documents lors de la saisie mais
maintenant, je désire faire la GED-IN complète de mon dossier
comptable …
Il est maintenant possible d’utiliser l’outil global GED-IN CERTIF, qui permettra la liaison
d’un scanning de tous vos documents avec n’importe-quel fichier de votre comptabilité …
Accountix version 2014
Visualisation du CLOUD via une simple connexion depuis votre module
GED-IN CERTIF…
Accountix version 2014
GED-IN Certifiée
Pour nous en parler : Monsieur Basse Jonathan (Société Learch)
Utilisateur GED-IN
Solution Overview
Jonathan Basse – Head of Services – Learch
Introduction
• A Luxembourg company, based in Windhof, Luxembourg
• Accredited with the Financial Sector Professional statute
• Data are stored on servers based in Luxembourg
Solution Drivers
Cost Pressure
Increased Benefits
Speed of
Change
Modernization
Agility
Always
Connected
Business
Compliance
Learch Platform
Scan &
Capture
Applications
on Demand
Probative
Archiving
Applications Accelerators
VBS CCM, VBS Veen, Fujitsu ePortal, Infodata XXXXX
Preservation Platform
Preservation data zone based (Secured and PSDC(C) compliant)
Full-text search, indexing and metadata information
Fabric Cloud
PSF and ISO 27001 certified. Hosted in ebrc Tier IV Data Centers.
Scan & Capture
Scan &
Capture
Maximise customers
content Value
Capturing and managing
content effectively through
the cloud is essential to
improve business processes
and ensure higher service
level
Capture from any sources
• Scanning devices
• Infodata ArchiveLink
• Email Archiving
• File Transfer
• COLD
• Webservices API
Transform it at glance
• Classification
• Data extraction
• OCR
• Content transformation
Send it to your application or
archiving and access it anywhere
Probative Archiving
Openness – Allow any type of item to be archived
without restriction. Swift integration with your
business software
Durability – Designed to resist change. Based on
open and documented mechanisms
Traceability – Complete tracking throughout the
lifecycle of the archive
Integrity – Calculates and preserve fingerprint to
trace any alteration
Security – Authentication and authorization
mechanisms facilitating accountability, nonrepudiation and confidentiality
Probative
Archiving
Securely Archive and
retrieve Valuable Assets
Archiving is offered on a
utility basis, providing
capacity on demand
and allowing the solution to
scale progressively over
time
Access everywhere
Long Term Access
Business Applications
Create content
Upload and download documents
Workflow and Case Management
Lifecycle and documents versioning
Collaborate and approve
Accounting and Invoicing
Access it for
many years
Search and retrieve
docSphere SecureBox
Read only archive
Probative value
Integration with Integrix
Integrix Appls
Application Agents
docSphere
Accountix
Mail Server
Integrix
App Server
Web Agent
Mail
Connector
Integrix
Connector
Application
Agent
docSphere
Agent
Arcsys ERMS
Indexing Policy
External Services
•
•
•
•
Storage Policy
Security Policy
Media Mgr
Authentication
Token
Users directory
Timestamp
Offline / Nearline Storage
Online Storage
Archiving process with Integrix
Client
Infodata
Learch
GED du client
Espace dépôt du
client
Espace dépôt du
client
Espace dépôt du
client
Learch Value Proposition
Complete Control
Freedom
Simple TCO
Security
Simplicity
Service Level
Agreement
Contractual Agreement
Proactive Monitoring
Reversibility
Openness
Self-sustaining
No CAPEX
No hidden costs
Pay-per-user
Service Insurance
Business Continuity
99.9% Uptime
Adapt to your needs
Adaptive Capacity
Able to scale
Accountix version 2014
Les formations ACCOUNTIX …
Nous avons le plaisir de vous proposer un planning de nos
formations pour 2014.
Considérant le grand nombre d’évolutions, tant au niveau législatif
que dans nos programmes, nous avons organisé nos formations
pour qu’elles soient les plus complètes possibles .
Dans l’attente de vous rencontrer…
(Planning disponible depuis notre site internet www.infodata.lu/documentation/accountix) à partir de
mi-décembre 2013)
Accountix version 2014
Les prochaines échéances …
 Suite du projet FAIA
 Suite du module « gestion du temps » dans Accountix
 Intégration d’un module CRM (Customer Relation Management)
dans Accountix et analyse d’une gestion des super-remarques
dans les rappels clients …
 Intégration d’un module de gestion de tâches (TASK-MANAGER)
pour Fiduciaire
 Déploiement des normes de paiements SEPA (Single Euro
Payments Area) pour 2014 y compris pour les salaires et analyse
des imports possibles directement dans les extraits bancaires…
et surtout vos idées !
Accountix version 2014
Regroupons nos idées … et allons
ensemble sur le chemin de la
performance !!!
Merci pour votre fidélité !

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