Problem Definition and Feasibility Study

Report
อาจารย์ ธนาวิทย์ รัตนเกียรติขจร
สาขาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏสุราษฎร์ธานี1
(Problem Definition and Feasibility Study)
ระยะที่ 1 การวางแผนโครงการ (Project Planning Phase)
2







การกาหนดปัญหา (Problem Definition)
การศึกษาความเป็ นไปได้ (Feasibility Study)
การวางแผนและการควบคุมกิจกรรม (Activity Planning and
Control)
การบริหารโครงการ (Project Management)
สาเหตุสาคัญทีส่ ่งผลต่อความล ้มเหลวในโครงการซอฟต์แวร์
แผนภูมแิ กนต์ (Gantt chart)
เพิรต์ และซีพเี อ็ม (PERT and CPM)
3



วัตถุประสงค์ของ PERT
สายงานวิกฤต (Critical Paths)
การเร่งโครงการ
4
1.
2.
3.
4.
ผูใ้ ช้งานร้องขอให้ปรับปรุงระบบใหม่
ผูบ้ ริหารระดับสูงต้องการพัฒนาระบบใหม่
ปัญหาและข้อผิดพลาดของระบบงานปัจจุบนั
แรงผลักดันจากภายนอก ส่งเสริมให้ตอ้ งมีการปรับปรุง
ระบบ
5. ส่วนงานบริหารสารสนเทศแนะนาให้มีการปรับปรุงระบบ
5
Date:
SYSTEM REQUEST
Project Name:
Project Sponsor:
Name:
Department:
Phone:
Email:
Business Need:
Functionality:
Expected Value:
Tangible:
Intangible:
Special Issues or Constraints:
แบบฟอร์มคาร้องขอระบบ (System Request)
6
เมื่อมีความต้องการปรับปรุงระบบงาน จึงถือ
เป็ นจุดเริ่มต้นในบทบาทของตัวนักวิเคราะห์ระบบ
ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการดาเนิ นงานทางธุรกิจถือว่า
เป็ นเรื่องราวปกติ ซึ่งมีทง้ั ปัญหาเล็กน้อย จนถึง
ปัญหาระดับใหญ่
7
ทัง้ ปัญหาเล็กน้อยและปัญหาใหญ่ ล้วนต้องได้รบั การแก้ไข
เพราะหากไม่ได้รบั การปรับปรุงแก้ไข ปัญหาดังกล่าวอาจ
สะสมพอกพูนจนธุรกิจได้รบั ผลกระทบ หรือล่มสลายได้
องค์กรใดที่สามารถจัดการกับปัญหาและแก้ไขปัญหาให้
ลุล่วงไปได้ดว้ ยดี ย่อมหมายถึงความสาเร็จในการแก้ไข
ปัญหา เพือ่ ให้ธุรกิจดารงอยู่ และก้าวไปสูเ่ ป้ าหมายได้
8
จึงมีคากล่าวไวว้ า่
“ที่ใดไม่มีปญั หา ที่นนั ่ ...ย่อมไม่มีการพัฒนา”
9
การตรวจสอบปัญหาจากการปฏิบตั งิ าน
• การทางานให้เสร็จสมบูรณ์ ล่าช้า
• มีขอ้ ผิดพลาดสูง
• ขัน้ ตอนการทางานไม่ถกู ต้อง
• การทางานทีไ่ ม่สมบูรณ์
• งานไม่บรรลุวตั ถุประสงค์ทต่ี ามที่
ต้องการ
การสังเกตพฤติกรรมของพนักงาน
• พนักงานมีอตั ราการเจ็บป่ วยสูง
• พนักงานไม่พงึ พอใจในงานที่
ดาเนินการอยู่
• ความกระตือรือร้นในการทางานมีตา่
• อัตราการลาออกของพนักงานมีสูง
10
ความเป็นไปได้ในด้านการปรับปรุงแก้ไข เพือ่ ลดปัญหาที่เกิดขึ้น สามารถทาได้โดย
• เพิม่ ความเร็วของกระบวนการทางาน
• เพิม่ ความกระชับของกระบวนงาน
• รวบกระบวนงาน
• ลดข้อผิดพลาดจากการอินพุตข้อมูล
• ลดความซา้ ซ้อนของอุปกรณ์การจัดเก็บข้อมูล
• ลดความซา้ ซ้อนของเอาท์พตุ
• ปรับปรุงระบบให้ดขี ้นึ
• ปรับปรุงการทางาน สภาพแวดล ้อม
• เพิม่ คุณประโยชน์
11
หลักการแก้ปญั หาที่ดี นักวิเคราะห์ระบบควรมีการกาหนดหัวข้อของ
ปัญหา และหาสาเหตุของปัญหาให้ได้กอ่ น ซึ่งแนวทางหนึ่ งที่สามารถ
นามาประยุกต์ใช้กบั กรณี ดงั กล่าวได้เป็ นอย่างดีกค็ อื การเขียนแผนภูมิ
ก้างปลา หรือ fishbone Diagram, Cause-andEffect Diagram หรือ Ishikawa Diagram
12
สาเหตุท่ี 2
สาเหตุท่ี 1
สาเหตุย่อย
ปัญหา
สาเหตุท่ี 3
รูปแบบการเขียนแผนภูมิกา้ งปลา (Cause-and-Effect Diagram)
13
บริษทั BM Car Rent Service Center จากัด ซึง่ เป็ นบริษทั ทีด่ าเนินเกี่ยวกับ
ศูนย์บริการรถเช่าทีใ่ ห้บริการแก่นกั ท่องเทีย่ ว โดยตัวบริษทั ตัง้ อยู่ทอ่ี าเภอเมืองจังหวัดเชียงใหม่
บริษทั ได้ก่อตัง้ มาเป็ นเวลากว่า 10 ปี มีรถยนต์กว่า 80 คันไว้บริการแก่ลูกค้า บริษทั มีช่างซ่อม
รถของบริษทั เอง ส่วนลูกค้าส่วนใหญ่เป็ นนักท่องเทีย่ วทัง้ ภายในประเทศและต่างประเทศ รายได้
จากการดาเนินธุรกิจเป็ นไปด้วยดี แต่เนื่องด้วยระบบงานทีด่ าเนินงานอยู่เป็ นเวลานานเริ่มก่อปัญหา
สะสมอย่างต่อเนื่อง โดยระบบงานเดิมส่วนใหญ่มกั จะทาการประมวลผลด้วยมือ และมีการจัดเก็บ
ข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์บา้ ง แต่ไม่เป็ นระบบ เนื่องจากข้อมูลทีบ่ นั ทึกไม่ได้จดั เก็บอยูใ่ นรูปแบบ
ของฐานข้อมูล แต่บนั ทึกในรูปแบบของเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคา (MS-Word)
หรือโปรแกรมตารางงาน (MS-Excel) เป็ นส่วนใหญ่ อีกทัง้ เอกสารข้อมูลและหนังสือสัญญา
เกีย่ วกับลูกค้าก็มีจานวนมาก เอกสารเกีย่ วกับการบารุงรักษารถยนต์กจ็ ดั เก็บอย่างไม่เป็ นระบบ ทา
ให้ไม่สามารถดูรายละเอียดประวัตกิ ารซ่อมบารุงย้อนหลัง เพือ่ ใช้ประกอบการพิจารณาว่ารถยนต์
ดังกล่าวสมควรที่จะดาเนิ นการซ่อมบารุงต่อไปหรือไม่ เป็ นต้น
14
 หลังจากรวบรวมปัญหาต่างๆ จึงสามารถสรุปปัญหาที่เกิดขึ้น ดังรายละเอียด
ต่อไปนี้
1. ระบบข้อมูลของลูกค้า ยังมีการจัดการทีไ่ ม่ดพี อ เนื่องจากข้อมูลซ้าซ้อน
2. ในการขอดูรายการทีป่ ล่อยเช่า หรือรถทีค่ งเหลืออยู่และพร้อมปล่อยเช่า ใน
แต่ละวันจะมีการตรวจสอบหลายครัง้ ทาให้พนักงานจาเป็ นต้องรวบรวมเอกสาร
เพือ่ ทาการตรวจสอบซ้าอยู่ตลอด
3. ปัญหาเกี่ยวกับการคานวณค่าเช่ารถ ทีร่ วมถึงค่าปรับทีเ่ กิดจากการส่งคืนรถ
เกินกาหนด และการหักส่วนลด โดยในบางครัง้ พนักงานมีการคานวณผิดพลาด
15
4. เอกสารสัญญาต่าง ๆ ที่จดั เก็บไว้บางครัง้ สูญหาย ทาให้ไม่สามารถตรวจสอบ
ประวัตกิ ารเช่ารถของลูกค้าได้
5. ลูกค้าบางรายเป็ นลูกค้าที่อยู่ในกลุม่ เสีย่ ง เนื่องจากมีประวัตกิ ารโจรกรรมรถ
เพือ่ ส่งไปยังประเทศเพือ่ นบ้าน ซึง่ ในการตรวจสอบประวัตลิ ูกค้า ในบางครัง้ ไม่
สามารถตรวจสอบได้ถว้ นถี่ เนื่องจากต้องใช้เวลา และรวมถึงรายละเอียดประวัติ
ลูกค้าก็จดั เก็บแบบไม่เป็ นระบบระเบียบ และหากลูกค้าเปลีย่ นชื่อ ก็ยง่ิ ทาให้การ
ค้นหาเป็ นไปด้วยความยุ่งยากมากขึ้น
6. รายงานบางชนิด ใช้เวลามากเกินความจาเป็ นในการจัดทา รวมถึงมักมี
ข้อผิดพลาดอยู่บ่อยครัง้
16
จากการศึกษาระบบงานเดิมทีด่ าเนินการอยู่ในปัจจุบนั ทาให้ทราบถึงปัญหาและ
ข้อบกพร่องของระบบงานเดิม ซึง่ ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการดาเนินงาน ทา
ให้สาเหตุให้เกิดแนวคิดในการพัฒนาระบบใหม่ ซึง่
ได้ดงั นี้
▪ ระบบเดิมไม่สามารถตอบสนองความต้องการที่แท้จริงของผูใ้ ช้ ผูใ้ ช้ไม่มีความ
พึงพอใจต่อระบบที่ดาเนิ นการอยู่ในปัจจุบนั
▪ ระบบเดิมมีองค์ประกอบของเทคโนโลยีท่ไี ม่เหมาะสมหรือค่อนข้างล้าสมัย
▪ ระบบเดิมไม่สามารถสนับสนุ นการดาเนิ นงานในอนาคต
17
 ระบบเดิมมีขน้ั ตอนในการปฏิบตั งิ านค่อนข้างยุ่งยาก ซ้าซ้อนและไม่เป็ น
ระบบระเบียบ
 ระบบเดิมมีการดาเนิ นการผิดพลาดอยู่บ่อยครัง้ ทาให้รายงานที่นาเสนอแก่
ผูบ้ ริหารมีความน่ าเชื่อถือตา่
 ระบบเดิมมักเก็บข้อมูลในรูปแบบของเอกสารเป็ นส่วนใหญ่ ทาให้มีเอกสาร
จานวนมาก และในการค้นหาข้อมูล หรือจัดทารายงานก็เป็ นไปด้วยความ
ล่าช้า
18

จากปัญหาการดาเนิ นงานของระบบเดิม สามารถสรุปผลให้อยู่ในรูปแบบของ
แผนภูมิกา้ งปลา เพือ่ แสดงถึงปัญหาและสาเหตุแห่งปัญหาของระบบ
ศูนย์บริการเช่ารถ ได้ดงั นี้
19
เอกสารและ
รายงาน
ไมมี
่
ประสิ ทธิภาพ
เอกสารรายงานไม่
สามารถตอบสนอง
การใช้งานทีแ
่ ทจริ
้ ง
รายงานมี
ขอผิ
้ ดพลาดบอย
่
นาเสนอ
รายงาน
คอนข
าง
่
้
ลาช
่ ้า
การทางาน
ไมเป็
่ นระบบ
เทคโนโลยี
ลาสมั
ย
้
ใช้เวลาในการ
ดาเนินงานยาวนาน
การบริการไม่
ดี
มีขน
้ั ตอนยุงยากและ
่
ซา้ ซ้อน
ระบบงานไมสนั
สนุ นการ
่ บระบบ
ดาเนินงานในอนาคต
ค้นหาขอมู
้ ลลาช
่ ้า
ขาดการประสานงานทีด
่ ใี น
ระบบ
ศูนยบริ
์ การรถ
เช่ามี
ประสิ ทธิภาพตา่
20
การนาเสนอรูปแบบของปัญหาด้วย ถ้อยแถลงปัญหา (Problem
Statement) โดยรายละเอียดในถ้อยแถลงปัญหามักจะเป็ นข้อความแบบย่อ
ด้วยการมุง่ เน้นทีค่ วามกระชับและชัดเจน สาหรับรายละเอียดภายในถ้อยแถลง
ปัญหาควรประกอบด้วยรายละเอียดของปัญหา วัตถุประสงค์ ขอบเขตของ
ระบบงาน และผลประโยชน์ท่ไี ด้รบั
A problem well specified is half-solved
21

การจัดทาเอกสารเกี่ยวกับรายละเอียดปัญหาต่างๆ ทีเ่ กิดจากการดาเนินงาน
เพือ่ ยืน่ เสนอแก่ฝ่ายบริหารหรือเจ้าของธุรกิจเพือ่ พิจารณา ? จะต้องตอบข้อ
ซักถามเหล่านี้ได้
1. ปัญหาทีม่ อี ยู่และความเป็ นไปได้ในการพัฒนาระบบงานใหม่
2. ขนาดของระบบ และระยะเวลาในการพัฒนาระบบ
3. ทางเลือกทีเ่ ป็ นไปได้ในการแก้ไขปัญหา
4. ต้นทุนและผลประโยชน์ทไ่ี ด้รบั ของแต่ละทางเลือก
22
ชื่อบริษัท
Problem Statement: (ชื่อระบบงาน)
รายละเอียดของปั ญหา
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
วัตถุประสงค์
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
ขอบเขตของระบบ
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
ประโยชน์ ท่ ีคาดว่ าจะได้ รับ
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
ความสามารถของระบบ
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
ตัวอย่าง Problem Statement
23
24
Technical Feasibility
1.ความเป็ นไปได้
ทางด้านเทคนิ ค
Operationa
l Feasibility
2. ความเป็ นไปได้
ทางด้านเศรษฐศาสตร์
3. ความเป็ นไปได้
ทางด้านการปฏิบตั ิงาน
Economic
Feasibility
25

ความเป็ นไปได้ทางด้านเทคนิ ค (Technical Feasibility)
แก่นสารความสาคัญของการศึกษาความเป็ นไปได้ทางด้านเทคนิค คือ การวิเคราะห์ความ
เสีย่ งด้านเทคนิค เพือ่ ให้ได้มาซึง่ คาตอบของคาถามทีว่ า่ “Can we build it” ซึง่
หมายความว่า พวกเราสามารถพัฒนาได้หรือไม่?? โดยสิง่ ทีค่ วรพิจารณาคือ
ทีมงาน
อุปกรณ์ และเทคโนโลยี
26



ความพร้อมของผูใ้ ช้ทจ่ี ะร่วมกันเรียนรูร้ ะบบงานใหม่
ความพร้อมทีจ่ ะเรียนรูเ้ ทคโนโลยี
ขนาดของโครงการ
 โครงการยิง่ ใหญ่ ยิง่ มีความเสีย่ งสูง
27
ความเป็ นไปได้ทางด้านเทคนิ ค (Technical
Feasibility) จะถูกพิจารณาในอันดับแรก ควร
วิเคราะห์ความรูค้ วามสามารถของทีมงานว่ามีความ
ชานาญหรือเชี่ยวชาญพอที่จะนาเทคนิ ค และ
เทคโนโลยีท่มี ีอยู่มาใช้งานได้หรือไม่
28
ความเป็ นไปได้ทางเทคนิ คจะเกี่ยวข้องกับรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. ต้องจัดหาอุปกรณ์ใหม่หรือไม่ ?
2. อุปกรณ์ท่จี ดั หามารองรับเทคโนโลยีในอนาคตได้ ?
3. อุปกรณ์มีความเข้ากันได้หรือไม่ ?
4. อุปกรณ์ H/W และ S/W มีประสิทธิภาพดี ?
5. ระบบรองรับการขยายตัวในอนาคตหรือไม่ ?
29

ความเป็ นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility)
คือ ความเป็ นไปได้เชิงเศรษฐศาสตร์ ซึง่ มักเรียกว่าการวิเคราะห์ตน้ ทุนและผล
กาไร (Cost-Benefit Analysis) ด้วยการกาหนดต้นทุนทางการเงินและผลตอบแทน
ทีไ่ ด้จากโครงการ ดังนัน้ การศึกษาความเป็ นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์จึงคานึงถึง
ต้นทุนค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนทีไ่ ด้รบั จากระบบ ด้วยการกาหนดมูลค่า และทา
การวิเคราะห์กระแสเงินสด (Cash Flow Analysis)
30

ความเป็ นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility)
จะประเมินได้จากผลกระทบทางการเงิน 4 ประการด้วยกัน คือ
ต้นทุนการพัฒนาระบบ (Development Costs)
ต้นทุนการปฏิบตั ิงาน (Operational Costs)
ผลตอบแทนที่สามารถประเมินค่าได้ (Tangible Benifits)
ผลตอบแทนที่ไม่สามารถประเมินค่าได้ (Intangible Benifits)
31
งานชิ้นแรกของการศึกษาความเป็ นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์ คือ การกาหนด
ชนิ ดของต้นทุนและผลประโยชน์ท่ไี ด้รบั จากระบบ
ผลตอบแทน (Benefits)
ยอดขายเพิม่ ขึ้น
จานวนเงิน
500,000
การบริการแก่ลูกค้ามีทศิ ทางทีด่ ขี ้ นึ
70,000
ลดต้นทุนด้านการจัดการคลังสินค้า
68,000
รวมยอดผลตอบแทนทัง้ สิ้น
638,000
32
ต้นทุนการพัฒนา (development Cost)
เครื่องเซิรฟ์ เวอร์ 2 เครื่อง @ 125,000
เครื่องพิมพ์
ลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์แอปพลิเคชัน
เซิรฟ์ เวอร์ซอฟต์แวร์
ค่าทีมงานพัฒนาระบบ
รวมยอดต้นทุนการพัฒนา
จานวนเงิน
250,000
100,000
34,825
10,945
1,236,525
1,632,295
33
ต้นทุนการปฏิบตั งิ าน (Operational Cost)
ฮาร์ดแวร์
ซอฟต์แวร์
เงินเดือนผูป้ ฎิบตั งิ าน
รวมยอดต้นทุนการปฏิบตั งิ าน
รวมยอดต้นทุนทัง้ สิ้น
จานวนเงิน
54,000
20,000
111,788
185,788
1,818,083
34
จากตารางข้างต้น ในส่วนของผลตอบแทน จะเห็นได้วา่ มีการกาหนดมูลค่า
ผลตอบแทนในเรื่องของการบริการแก่ลูกค้าด้วย ซึง่ การบริการทีด่ ขี ้ นึ ย่อมทาให้
ลูกค้าเกิดความพึงพอใจ กระแสการร้องเรียนหรือการต่อว่าจากลูกค้าทัง้ ทางตรงและ
ทางอ้อมมีแนวโน้มลดลง ซึง่ ผลตอบแทนนี้ เป็ นผลตอบแทนที่ไม่สามารถประเมิน
ค่าได้ (Intangible Benefits)
สาหรับรายละเอียดของต้นทุนในส่วนต่างๆ จากตารางข้างต้น เป็ นตัวอย่าง
ต้นทุนด้านการพัฒนาระบบและต้นทุนด้านการปฏิบตั งิ าน ยังสามารถแบ่งออกเป็ น
ต้นทุนที่จา่ ยเพียงครัง้ เดียว และต้นทุนที่ตอ้ งจ่ายอย่างต่อเนื่ อง
35
ตัวอย่างต้นทุน ในด้านการศึกษาความเป็ นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์
36
นอกจากการกาหนดมูลค่าต้นทุนและผลตอบแทนแล ้ว ยังต้องมีการศึกษาความ
เป็ นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ดว้ ยการวิเคราะห์กระแสเงินสด (Cash Flow) ซึง่ ปกติ
จะประกอบด้วยต้นทุนและผลตอบแทนทีม่ กี ารนาเสนอเป็ นรายปี (แผน 3-5 ปี )
การวิเคราะห์กระแสเงินสดเป็ นการหาทิศทาง ขนาด และรูปแบบของเงินลงทุน
ทีน่ ามาใช้กบั การพัฒนาระบบว่าในแต่ละปี ได้มกี ารลงทุนไปแล ้วจานวนเงินเท่าไหร่
และได้รบั ผลตอบแทนกลับมาเป็ นจานวนเงินเท่าไหร่
37
การวิเคราะห์ความเป็ นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ดว้ ยการวิเคราะห์กระแสเงินสด
(Cash Flow)
38
การวิเคราะห์ระยะเวลาคืนทุน (Payback Analysis)
39
ความเป็ นไปได้ทางด้านปฏิบตั ิงาน (Operational Feasibility)
คือ ความเป็ นไปได้ของระบบใหม่ทส่ี ามารถนาเสนอสารสนเทศได้อย่างถูกต้อง
และตรงตามความต้องการของผูใ้ ช้ โดยต้องคานึงถึงการยอมรับระบบงานใหม่ท่ี
เปลีย่ นแปลงไปจากระบบงานเดิมจากผูใ้ ช้งาน โดยมีรายละเอียดดังนี้
▪ ผูใ้ ช้งานเข้าใจถึงความจาเป็ นต่อการปรับเปลีย่ นระบบหรือไม่
▪ ต้องจัดเตรียมอะไรบ้างในการฝึ กอบรมระบบใหม่ให้พนักงาน
▪ ระบบใหม่ทพ่ี ฒั นา ส่งผลกระทบต่อการลดจานวนพนักงานหรือไม่ และจะเกิด
ผลกระทบต่อพนักงานทีถ่ กู ปลดออกไปเหล่านัน้ อย่างไร และจะต้องดาเนินการอย่างไรกับ
ผลกระทบดังกล่าว
40
▪ ผลกระทบต่อพนักงานทีถ่ กู ปลดออกไปเหล่านัน้ อย่างไร และจะต้องดาเนินการ
อย่างไรกับผลกระทบดังกล่าว
▪ ขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ านมีการเปลีย่ นแปลงไปจากเดิมหรือไม่
▪ ผูใ้ ช้งานมีส่วนร่วมกับการวางแผนระบบใหม่หรือไม่
▪ ผลกระทบจะส่งผลต่อลูกค้าทีเ่ ข้ามาใช้บริการหรือไม่ มีความเสีย่ งต่อภาพพจน์ของ
บริษทั ด้านใดบ้าง
▪ ใช้ระยะเวลาในการพัฒนาระบบใหม่ยาวนานเท่าไหร่
41
ระบบใหม่จะต้องสนับสนุ นยุทธศาสตร์ องค์กร 3 ด้านด้วยกัน คือ
ด้านผลผลิต
ด้านความแตกต่าง
ด้านการจัดการ
(Productivity)
(Differentiation)
(Management)
เป็ นการสนับสนุนด้านการ
เพิม่ ผลผลิต และลด
ต้นทุนการผลิต
เป็ นการเปรียบเทียบความ
แตกต่างของระบบงานใหม่กบั
ระบบงานเก่า หรืออาจ
เปรียบเทียบกับคู่แข่งขัน
เพือ่ เพิม่ ประสิทธิภาพในการ
ทางาน เช่น ด้านการวางแผน
การตัดสินใจ และการควบคุม
42
หลังจากทีน่ กั วิเคราะห์ระบบได้ดาเนินการศึกษาและวิเคราะห์ความเป็ นไปได้ของ
โครงการแล ้ว สิง่ ทีน่ กั วิเคราะห์ระบบจะต้องดาเนินการต่อไปก็คอื “การยืนยันผล
การศึกษาความเป็ นไปได้ของโครงการ” ด้วยการจัดทารายงานข้อเสนอ (Proposal)
ยืน่ ต่อผูบ้ ริหารสูงพิจารณา เพือ่ ยืนยันถึงโครงการพัฒนาระบบ
43
รายงานข้อเสนอ (Proposal) ควรประกอบด้วยสิง่ สาคัญต่างๆ ดังต่อไปนี้
1. หน้าปก ประกอบด้วย ชื่อโครงการ ชื่อผูว้ เิ คราะห์ วันทีจ่ ดั ทา
2. สารบัญ
3. บทสรุปถึงผูบ้ ริหาร สรุปโครงการทีไ่ ด้ศึกษาความเป็ นไปได้อย่างย่อๆ โดยกล่าวถึงผลการศึกษา
ข้อเสนอแนะ โดยเน้นทีก่ ารวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย และผลตอบแทน รวมทัง้ ข้อจากัดต่างๆ
4. สรุปปัญหา กล่าวถึงปัญหาทีศ่ ึกษาให้ชดั เจน ไม่กากวม
5. แนวทางการศึกษา ประกอบด้วย วิธที ใ่ี ช้ในการศึกษา แหล่งข้อมูล เอกสารอ้างอิง บุคคลทีใ่ ห้
รายละเอียด และรายละเอียดของระบบงานปัจจุบนั
6. วิเคราะห์ ประกอบด้วยแนวคิดระบบใหม่
7. แนวทางการแก้ไขปัญหา ระบุแนวทางในการแก้ปญั หา
8. ข้อเสนอแนะ ข้อเสนอแนะในการปฏิบตั ิ พร้อมเหตุผล
9. แผนงาน กล่าวถึงแผนงานและกาหนดงานทีค่ วรทาในขัน้ ต่อไป ว่ามีขนั้ ตอนอะไรบ้าง และ
ค่าใช้จ่ายจานวนเท่าใด
10. ภาคผนวก ควรมีแบบสอบถามหรือรายละเอียดต่างๆ
44
ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบใดๆ จะประกอบไปด้วยกิจกรรมต่างๆ
มากมาย นักวิเคราะห์จะต้องจัดการโครงการอย่างระมัดระวัง เพือ่ ให้โครงการ
สัมฤทธิ์ผลตามเป้ าหมายทีต่ อ้ งการ
การวางแผน (Planning) เป็ นการวางแผนงานทีป่ ระกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ
ทีไ่ ด้มอบหมายและแจกจ่ายงานให้กบั ทีมงาน การคาดคะเนเวลาทีต่ อ้ งใช้กบั งานใดๆ
เพือ่ ให้งานนัน้ สาเร็จลุลว่ งตามเวลาทีก่ าหนด
การควบคุม (Control) เป็ นการตรวจสอบผลสะท้อนในโครงการทีไ่ ด้วางแผน
ไว้ กับการปฏิบตั งิ านจริงของทีมงาน โดยผูจ้ ดั การโครงการ (Project Manager)
จะต้องควบคุมให้ทมี งานทางานตามแผน ทีไ่ ด้กาหนดไว้ ซึง่ รวมถึงการสร้าง
แรงจูงใจ
45
การกาหนดเวลาโครงการ (Project Scheduling) สามารถจัดทาขึ้นได้ดว้ ยการใช้เทคนิค
แกนต์ชาร์ต (Gantt Charts) ซึง่ แผนภูมอิ ย่างง่ายทีใ่ ช้สาหรับวางแผนและกาหนดเวลาในการ
ทางานของโครงการ
Activ ity
´Óà¹Ô¹¡ÒÃÊÑÁÀÒɳì
¨Ñ´·ÓẺÊͺ¶ÒÁ
ÍèÒ¹ÃÒ§ҹ¢Í§ºÃÔÉÑ·
ÇÔà¤ÃÒÐËì¡ÒÃäËŢͧ¢éÍÁÙÅ
¨Ñ´·Óâ»Ãâµä·»ì
Êѧࡵ¡Òóì´éÒ¹¼Å¡Ãзº
¡Ó˹´µé¹·Ø¹áÅмŵͺ᷹
¨Ñ´·Ó¢éÍàʹͧ͢â¤Ã§¡ÒÃ
¹Ó¢éÍàʹÍÂ×è¹¼ÙéºÃÔËÒÃà¾×èÍ͹ØÁѵÔ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
Current Week
W eeks
46
โครงการ (project) คือ กิจกรรมทีข่ อ้ งเกี่ยวกัน มีขนั้ ตอนยุ่งยาก แต่จะ
มีเป้ าหมายหรือจุดประสงค์ทช่ี ดั เจน โครงการจะมีการกาหนดเวลาเริ่มต้นและเวลา
สิ้นสุด รวมถึงการดาเนินการโครงการจะต้องอยู่ภายใต้ขอ้ จากัด ไม่วา่ จะเป็ นด้าน
ของเวลา งบประมาณ และทรัพยากร ดังนัน้ ความสมบูรณ์ของโครงการจะบรรลุ
ตามวัตถุประสงค์ได้ดว้ ยการบริหารโครงการ
การบริหารโครงการเป็ นการจัดการทรัพยากรต่างๆ ทีม่ อี ยู่อย่างเหมาะสมให้
สามารถดาเนินการต่อไปเพือ่ บรรลุสู่เป้ าหมายทีไ่ ด้วางไว้
47
การพัฒนาระบบสารสนเทศจึงสามารถจัดให้เป็ นโครงการได้ โดยจะต้องมีการ
กาหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดของโครงการ มีการกาหนดรายละเอียดและ
จุดประสงค์ของงาน ทรัพยากร และงบประมาณทีช่ ดั เจน
ในการวางแผนและการควบคุมทีมงานทีม่ จี านวนมาก เพือ่ ทาการพัฒนา
ระบบงานให้แล ้วเสร็จตามทีไ่ ด้วเิ คราะห์ ออกแบบเอาไว้ จึงต้องอาศัยเครื่องมือเพือ่ ใช้
ในการบริหารโครงการ
48


การพัฒนาซอฟต์แวร์ หรือ การพัฒนาระบบสารสนเทศนัน้ เป็ นสิง่ ทีย่ ากต่อการ
กาหนดกิจกรรม ดังนัน้ จาเป็ นต้องได้รบั ความเอาใจใส่ในด้านของการวางแผน
การควบคุม และการจัดการทีด่ ี
โครงการซอฟต์แวร์ทป่ี ระสบผลสาเร็จล ้วนแต่จาเป็ นต้องมีการจัดโครงการที่
แข็งแกร่ง และเป็ นทีแ่ น่ใจว่าการบริหารโครงการจัดเป็ นองค์ประกอบสาคัญ
ส่วนหนึ่ งของโครงการซอฟต์แวร์ดว้ ย
49









ขาดการศึกษาความเป็ นไปได้ทด่ี พี อ
ข้อกาหนดหรือความต้องการต่างๆ ทีร่ วบรวมมาไม่มคี วามชัดเจน หรือไม่สมบูรณ์
ขาดการประสานงานทีด่ รี ะหว่างผูใ้ ช้กบั นักวิเคราะห์ระบบ
ขาดการควบคุมทีด่ ี
ไม่มมี าตรการรองรับความเปลีย่ นแปลงของซอฟต์แวร์
ผูใ้ ช้ไม่ยอมรับระบบ
ระบบทางานผิดพลาดบ่อยครัง้
ประสบการณ์ของนักวิเคราะห์ระบบมีนอ้ ย หรือไม่ชานาญงาน
นโยบายในระดับผูบ้ ริหารระดับสูงไม่ชดั เจน
50
แผนภูมแิ กนต์ (Gantt chart) คือ แผนภูมิแท่งที่แสดงรายการของ
ชิ้นงาน (Work package) และช่วงเวลาของแต่ละชิ้นงาน เพือ่ แสดง
ข้อมูลดังต่อไปนี้
 สถานะโครงการ
 ระยะเวลาดาเนินโครงการทีป่ ระเมินไว้
 ระยะเวลาดาเนินการของงานแต่ละหน่วยทีป่ ระเมินไว้
 ลาดับของงาน
51
52
งาน
งานที่ตอ้ งทาเสร็จก่อน
เวลา(สัปดาห์)
A
-
3
B
-
5
C
B
3
D
AC
4
E
D
8
F
C
2
G
F
4
H
F
2
I
B
5
J
EGH
3
ตารางการดาเนิ นงานของระบบงานหนึ่ ง
53
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
งานทีด่ าเนินการ
เสร็จแล้ว
งานทีย่ งั ไม่ได้
ดาเนินการ
5
10 13 15
20 23 25
เวลา(สัปดาห์)
54
อย่างไรก็ตามแผนภูมิ Gantt Chart
ไม่ แสดงความสั มพันธ์ ระหว่ างงานได้
อย่ างชัดเจน และไม่ สามารถบอกได้ ว่างานที่
ปฏิบัตกิ ารล่าช้ าจะมีผลต่ อโครงการด้ วย
55
การบริหารโครงการด้วยการวางแผน ควบคุมโดยใช้เทคนิ คเพิรต์
(PERT :Program Evaluation and Review
Technique ) และซีพเี อ็ม (CPM : Critical Path
Method) เป็ นการวิเคราะห์ข่ายงานที่มกั นามาใช้ในการบริ หาร
โครงการ ที่มีจุดเริ่ มต้นของโครงการจนถึงปิ ดโครงการ มีส่วนงาน
ย่อยต่างๆ ที่มีการกระจายโดยมีความสัมพันธ์ซ่ ึงกันและกัน
56

วัตถุประสงค์และหลักการ PERT และ CPM จะมีพ้นื ฐานทีค่ ล้ายคลึงกัน
โดย
 PERT จะเน้นด้านเวลาในการดาเนินโครงการ
 CPM จะเน้นด้านค่าใช้จ่ายของโครงการ

ปัจจุบนั ได้มกี ารนามาใช้งานร่วมกัน โดยใช้คาว่า PERT เพียงคาเดียว อาจ
หมายถึง การนาเทคนิค CPM มาใช้งานร่วมด้วย
57
สรุ ป
PERT
เน้นเวลาในการดาเนิ นโครงการ
CPM
เน้นด้านค่าใช้จา่ ยในการดาเนิ นโครงการ
58
PERT เป็ นแผนงานที่สามารถแสดงภาพรวม ของ
โครงการด้วยข่ายงาน (Network) โดยแสดงกิจกรรมต่างๆ
ในโครงการ ลาดับการทางาน และความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม
ต่างๆ โดยมีวตั ถุประสงค์ดงั นี้
59
1. วางแผนโครงการ ( Project Planning ) โดยจะทาการ
คานวณระยะเวลาการทางาน และแสดงถึงกิจกรรมแต่ละกิจกรรม ว่าควร
เริ่มเมื่อใด เสร็จเมื่อใด และสามารถกาหนดได้ว่ากิจกรรมใดเป็ นกิจกรรม
สาคัญ ทางานล่าช้าไม่ได้ หรือล่าช้าได้ไม่เกินเท่าใด
2. ควบคุมโครงการ ( Project Control ) สามารถควบคุมการ
ทางานตามแผนที่ได้วางไว้ และควบคุมการทางานไม่ให้ลา่ ช้ากว่ากาหนด
60
3. บริหารทรัพยากร ( Resource ) สามารถใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เช่น
เงินทุน บุคลากร เครื่องมือ อุปกรณ์ และอืน่ ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และประโยชน์เต็มที่
4. บริหารโครงการ ( Project Management ) งานที่
ดาเนิ นการอยู่อาจจาเป็ นต้องเร่ง เพื่อแล้วเสร็จกว่ากาหนด ก็สามารถทาได้
ด้วยการเร่งกิจกรรมใดบ้าง เพื่อให้งานแล้วเสร็จในระยะเวลาที่เร็วขึ้น
61
จุดเชื่อมต่อ หรือ node ทีแ่ สดงถึงเหตุการณ์ตงั้ แต่เริ่มแรก
โครงการจนจบโครงการ
1
3
A
2
เส้นตรงทีเ่ ชื่อมระหว่างโหนด แสดงถึงกิจกรรม หรืองานทีท่ า
หัวลูกศรคือจุดเสร็จสิ้นของกิจกรรมหรืองานนัน้
4
เส้นประทีเ่ ชื่อมระหว่างโหนด
แสดงถึงกิจกรรมหรืองานสมมุติ () เป็ นกิจกรรมทีไ่ ม่มตี วั ตนในโครงการ
แต่จาเป็ นต้องใส่ไว้เพือ่ ให้ถกู ต้องกับความเป็ นจริง
62
งาน
A
B
C
D
งานทีต่ อ้ งเสร็จก่อน
A
A
B,C
3
B
A
1
2
5
C
B
D
4
3
6
A
1
D 5
2
C
4
63
งาน
A
B
C
D
E
งานทีต่ อ้ งเสร็จก่อน
A
B
C,D
A
C
3
2
1
6
B
A
D
4
E
5
C
2
3
7
E 6
1
B
4
D
5
64
งาน
A
B
งานที่ตอ้ งเสร็ จก่อน
-
C
A
D
A,B
A
C
2
5
1
4
B
A
D
3
2
1
C
4
D
B
5
3
65
งาน
A
B
งานทีต่ ้ องเสร็จก่ อน ระยะเวลา(สั ปดาห์ )
2
-
1
C
-
1
D
A
3
E
B
3
F
C
2
G
D
3
H
F
2
สายงานที่ 1 1-2-3-7=2+3+3 = 8
สายงานที่ 2 1-4-7 = 1+3 = 4
สายงานที่ 3 1-5-6-7 = 1+2+2 = 5
A,2
1
B,1
C,1
D,3
3
2
4
5
G,3
E,3
F,2
6
7
H,2
66
สายงานวิกฤต (Critical Paths) จะพิจารณาจากสายงานที่มี
เวลานาน หรือยาวที่สดุ ซึ่งในที่น้ ี คอื สายงาน 1-2-3-7 รวมระยะเวลาทัง้ สิ้น
8 วัน นั้นหมายถึง การดาเนิ นงานทุกอย่างในแต่ละขัน้ ตอนจะแล้วเสร็จ
ภายใน 8 วัน โดยในโครงการอาจมีสายงานวิกฤตมากกว่า 1 สายงานก็
เป็ นได้
67
สายงานวิกฤต คือ สายงานที่มีระยะเวลานาน ซึ่งถือเป็ นสายงานที่
มีความสาคัญ หากงานหรือกิจกรรมภายในสายงานวิกฤตช้ากว่าที่
กาหนดไว้ในโครงการ นัน่ หมายถึง โครงการก็จะเสร็จล่าช้าไปด้วย
ดังนั้นการควบคุมโครงการจึงมีความจาเป็ นต้องควบคุมกิจกรรมใน
สายงานวิกฤตให้เป็ นไปตามที่ได้วางแผนไว้
68
ตารางรายละเอียดเวลาและค่าใช้จา่ ยโครงการ
งาน
A
B
C
D
E
F
G
H
I
งานที่ตอ้ งเสร็จก่อน
A
A
B
B
C
D,E
F
ระยะเวลา(วัน)
ปกติ เร่ง
7
6
8
6
9
7
11
9
8
5
10
7
13
11
13
12
14
10
ค่าใช้จา่ ยในการเร่งงาน 1 วัน (บาท)
150
75
200
125
115
100
200
100
125
69
C,9
A,7
2
D,1
1
E,8
1
B,8
G,13
4
8
5
H,13
3
6
F,10
I,14
7
สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 2 1-2-5-8 = 7+11+13=31
สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 8+8+13=29 สายงานที่ 4 1-3-7-8 = 8+10+14=32
70
C,9
A,7
2
D,1
1
E,8
1
B,6
G,13
4
8
5
H,13
3
6
F,10
I,14
7
สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 2 1-2-5-8 = 7+11+13=31
สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+13=27 สายงานที่ 4 1-3-7-8 = 6+10+14=30
71
หลังจากที่ได้ทาการเร่งกิจกรรม B ก็ยงั ไม่ได้ทาให้โครงการเสร็จตาม
กาหนด ดังนั้นจึงต้องเร่งกิจกรรมอืน่ โดยสายงานวิกฤตในที่น้ ี คอื 1-2-5-8
ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรม A D H โดยค่าใช้จา่ ยของกิจกรรม H ตา่ สุด
คือ 100 บาท ดังนั้นจึงเลือกกิจกรรม H ด้วยการเร่งเวลาจาก 13 วัน เป็ น
12 วัน
72
A,7
C,9
2
D,11
1
B,6
4
G,13
5
H,12
E,8
3
F,8
8
6
I,14
7
สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 2 1-2-5-8 = 7+11+12=30
สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+12=26 สายงานที่ 4 1-3-7-8 = 6+10+14=30
73
หลังจากที่ได้ทาการเร่งกิจกรรม H ก็ยงั ไม่ได้ทาให้โครงการเสร็จตาม
กาหนด ดังนั้นจึงต้องเร่งกิจกรรมอืน่ โดยสายงานวิกฤตในที่น้ ี คือ 1-2-5-8
ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรม A D H และสายงาน 1-3-7-8ซึ่งประกอบด้วย
กิจกรรม B F I โดยเส้นทางที่หนึ่ งกิจกรรม D จะมีค่าใช้จา่ ยตา่ สุดคือ
125 บาท และเร่งได้อกี 2 วัน ส่วนเส้นทางที่สอง กิจกรรม F จะมี
ค่ าใช้ จ่ายต่าสุ ดคือ 100 บาท เร่ งได้ อกี 3 วัน โดยจะทาการเร่ ง
กิจกรรม Dและ F ลง 2 วัน ซึ่งกิจกรรม F สามารถเร่ งเร็วขึน้ 3
วันก็ตาม แต่ กไ็ ม่ ได้ ทาให้ โครงการเสร็จเร็วขึน้ ซึ่งหากเร่ งกิจกรรม F
เป็ น 3 วัน ก็จะมีผลทาให้ ค่าใช้ จ่ายเพิม่ ขึน้
74
C,9
A,7
2
D,
9
E,8
1
B,6
G,13
4
8
5
H,12
3
6
F,8
I,14
7
สายงานที่ 1 1-2-4-8=7+9+13=29 สายงานที่ 2 1-2-5-8 = 7+9+12=28
สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+12=26 สายงานที่ 4 1-3-7-8 = 6+8+14=28
75
หลังจากที่ได้ทาการเร่งกิจกรรม D และ F ก็ยงั ไม่ได้ทาให้โครงการ
เสร็จตามกาหนด ดังนั้นจึงต้องเร่งกิจกรรมอืน่ โดยสายงานวิกฤตใน
ที่น้ ี คอื 1-2-4-8 ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรม A C G โดยค่ าใช้ จ่าย
ของกิจกรรม A มีตา่ สุ ด วันละ 150 บาท ดังนั้นจึงเลือก
กิจกรรม A ด้ วยการเร่ งเวลา จาก 7 วัน เป็ น 6 วัน
76
A,6
C,9
2
D,9
1
B,6
4
G,13
5
H,12
E,8
3
F,8
8
6
I,14
7
สายงานที่ 1 1-2-4-8=6+9+13=28 สายงานที่ 2 1-2-5-8 = 6+9+12=27
สายงานที่ 3 1-3-6-8 = 6+8+12=26 สายงานที่ 4 1-3-7-8 = 6+8+14=28
77
หลังจากที่ได้ ทาการลดกิจกรรม A B D F และ H จึงทาให้
โครงการเสร็จภายใน 28 วัน ตามแผนที่ได้ กาหนดไว้ โดยจะได้
สายงานวิกฤตอยู่ 2 สาย และมีจานวนวันยาวนานทีส่ ุ ดคือ 28 วัน
และค่ าใช้ จ่ายต้ องเพิม่ จากการเร่ งงาน ดังตาราง
78
กิจกรรมทีเ่ ร่ง
จานวนวัน ค่าใช่จ่ายต่อวัน
รวม(บาท)
A
1
150
150
B
2
75
150
D
2
125
250
F
2
100
200
H
1
100
100
รวมค่าใช้จา่ ยที่เพิ่มขึ้นจากการเร่งโครงการ 850 บาท
79
1. ปัจจัยหรือแรงผลักทีส่ ่งผลต่อความต้องการเพือ่ พัฒนาระบบใหม่ ประกอบด้วยปัจจัย
ใดบ้าง จงอธิบาย
2. การตรวจสอบปัญหา สามารถดาเนินการตรวจสอบด้วยวิธใี ด
3. การเขียนแผนภูมกิ า้ งปลา มีประโยชน์อย่างไร และมีวธิ เี ขียนอย่างไร พร้อมยกตัวอย่าง
การวิเคราะห์ระบบการบริการ Fitness Center ของมหาวิทยาลัยราชภัฏสุราษฎร์
ธานี
4. ในการศึกษาความเป็ นไปได้ของโครงการ นักศึกษาต้องศึกษาทางด้านใดบ้าง จงอธิบาย
5. ในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เหตุใดจึงจาเป็ นต้องบริหารโครงการ
80
6. จงพิจารณารายละเอียดต่อไปนี้
กิจกรรม กิจกรรมที่ตอ้ งเสร็จก่อน
เวลา(สัปดาห์)
A
-
5
B
-
6
C
A
3
D
A
5
E
B
9
F
B
12
G
C,E
2
H
D,G
8
I
F.G
11
J
H,I
5
K
I
5
6.1 สร้างแผนภูมแิ กนต์
6.2 สร้างข่ายงานเพิรต์
6.3 โครงการนี้ใช้เวลาในการ
ดาเนินงานกี่วนั
6.4 เส้นทางวิกฤตคือเส้นทาง
ใด ประกอบด้วยกิจกรรม
ใดบ้าง
81
กิจกรรม
เวลา(วัน)
กิจกรรมที่ตอ้ งเสร็จก่อน
ค่าใช้จา่ ย (บาท)
ปกติ
เร่ง
ปกติ
เร่ง
ค่าใช้จา่ ยในการเร่ง
กิจกรรมต่อ 1 วัน
A
-
5
4
5,000
6,100
1,100
B
-
7
5
8,000
9,000
500
C
A
3
2
4,000
4,300
300
D
A
4
2
6,000
10,200
2,100
E
B,C
5
6
10,000
11,200
600
6.5 สร้างข่ายงานเพิรต์
6.6 โครงการนี้ใช้เวลาในการดาเนินงานกี่วนั
6.7 ต้องการเร่งโครงการนี้ให้เสร็จเร็วขึ้นเป็ น 12 วัน และเสียค่าใช้จ่ายตา่ ทีส่ ุด
6.8 คานวณค่าใช้จ่ายทีเ่ พิม่ ขึ้นจากการเร่งโครงการ
6.9 คานวณค่าใช้จ่ายรวมทีเ่ กิดขึ้น
82

similar documents