Asistencia a cursos del PRODIM y a la medida - IAP

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ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES E
INVENTARIOS
Lic. Francisco Arturo Priego Ojeda
Tuxtla-Gutiérrez/Chiapas
27 y 28 de Noviembre del 2014
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Objetivo general:
Ofrecer a los participantes del curso información
sobre la importancia de los almacenes e inventarios,
su adecuada organización y administración; el
marco legal que los regula a nivel federal y estatal y
los procesos de actualización que se viven en la
entidad, derivados de la Ley General de
Contabilidad Gubernamental.
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Contenido
•
INTRODUCCIÓN
•
MÓDULO 1. ALMACENES
– 1.1. Definición
– 1.2. Funciones e Importancia de los Almacenes
– 1.3. Tipos de Almacenes
– 1.4. Administración de Almacenes
– 1.5. Reglas Mínimas de Operación

–
–
–
–
MÓDULO 2: INVENTARIOS
2.1. Concepto y Propósito
2.2. Tipos de Inventario
2.3. Gestión de Inventarios
2.4. Planeación
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Contenido
•
MÓDULO 3: MARCO NORMATIVO
–
–
–
–
3.1. Legislación Federal
3.2. Ley General de Contabilidad Gubernamental
3.3.Legislación Estatal
3.4. Manuales de los Entes Públicos
•
MÓDULO 4: ALMACENES E INVENTARIOS EN CHIAPAS
– 4.1. Armonización Contable
– 4.2. Actualización de Catálogo de Bienes Muebles e Inmuebles
– 4,3. Actualización de Leyes, Lineamientos, Manuales y Formatos.
•
EVALUACIÓN FINAL
5
INTRODUCCIÓN
6
Introducción
Cuando se habla de almacenes e inventarios se tiende a
pensar en el simple acopio y acumulación de mercancías, sin
considerar su verdadera importancia.
Los almacenes y los inventarios son fundamentales tanto en el
proceso productivo de las empresas, como en el buen
desarrollo de las responsabilidades de los gobiernos y los
entes públicos.
Lo principios que rigen el establecimiento y la operación de los
almacenes e inventarios coinciden, en su mayoría, en el sector
público y privado, pero adquieren particularidades derivadas de
los propósitos que persiguen cada uno de ellos.
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Empresas
• Su objetivo principal es la obtención de ganancias.
Los almacenes e inventarios son el corazón de las empresas y su
adecuado manejo permite dar una mejor respuesta a la demanda,
eficaz servicio al cliente y aumento de utilidades.
Están
conectados con todos los procesos y tienen efecto sobre todas las
funciones principales de las empresas.
En la mayoría de las empresas los inventarios comprenden un
gran porcentaje del valor de los activos (se estima más del 30%) y
la mayoría del capital circulante.
• Los principios que rigen los almacenes e
empresariales son los de eficiencia y rentabilidad.
inventarios
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Gobierno
• Su objetivo primordial es trabajar por el desarrollo
económico, político, que contribuya al bienestar y a la
sana convivencia de las personas.
Un adecuado manejo de almacenes e inventarios
permite realizar sus responsabilidades con mayor
eficacia, hacer un uso más eficiente de los recursos
públicos y responder con oportunidad a las demandas
ciudadanas.
Los principios que rigen los almacenes e inventarios
del sector público son: racionalidad en el gasto,
eficiencia, transparencia y rendición de cuentas.
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MÓDULO 1: ALMACENES
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1.1 Almacenes. Definición
¿Qué es un almacén?
¿Cuáles son los diferentes significados de
almacén?
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1.1 Almacenes. Definición.
El diccionario del la Real Academia Española da varias
definiciones para almacén, que se pueden resumir en
dos:
1. Edificio o local donde se depositan géneros
de
cualquier
especie,
generalmente
mercancías.
2. Establecimiento donde se venden artículos.
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1.1 Almacenes. Definición.
En un sentido más específico, el concepto de
almacén ha mostrado evolución:
En el pasado se le definía como el área encargada
de guardar las materias primas, productos y bienes
para proporcionarlos cuando les sea solicitado.
En la actualidad, debemos entender al almacén como
el espacio donde se realiza la recepción,
organización, control, conservación, protección y
expedición oportuna de los bienes necesarios para
la correcta realización de las actividades de las
empresas y de los entes públicos.
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1.1 Almacenes. Definición.
El almacén no es tan sólo un espacio físico para
la concentración de bienes, sino, sobre todo, es
una parte fundamental del proceso logístico, el
cual, mediante el desarrollo de una serie de
actividades, contribuye al cumplimiento de las
metas de las empresas y/o de los entes públicos.
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1.2. Funciones e importancia de los Almacenes
Función de los Almacenes:
Cuida los bienes. Evita daños, robos,
deteriores y mermas.
Da acceso a las personas autorizadas a los
bienes almacenados.
Ofrece información confiable sobre las
existencias reales.
 Lleva controles estrictos sobre los bienes a su
cargo (entradas y salidas)
Vigila que no se agoten los materiales
(máximos – mínimos).
Realiza inventarios físicos de los bienes.
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1.2. Funciones e importancia de los Almacenes
Recepción de
bienes
Almacenaje
Salida de
bienes
• Agrupación
• Documentación
• Almacenamiento
• Revisión
• Mantenimiento
Preparación
de pedidos
• Preparación,
etiquetado.
• Documentación
soporte
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• Recepción de bienes: Dar entrada de acuerdo a los formatos y
procedimientos establecidos.
 Contar con documentación en los que consten pedidos confirmados,
detalle de bienes solicitados, etc.
 Verificar pedido. Que los bienes coincidan en especificaciones,
cantidad y calidad establecida en la documentación.
 Devoluciones cuando así proceda.
• Almacenaje: Ubicar los bienes recibidos de acuerdo a su
clasificación, resguardarlos y cuidarlos hasta que se pongan a
disposición de quienes lo soliciten.
• Preparación de pedidos (Picking): Preparación de los bienes para
ser enviados a los solicitantes. Salida.
• Salida de bienes: Emisión de documentación de salida y entrega,
empacado y etiquetado.
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1.3. Tipos de almacenes
Existen diversos tipos de almacenes y se les
clasifica de muy variadas formas
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1.3. Tipos de almacenes
Según lo que almacenan:
•
•
•
•
•
•
•
•
Almacén de materias primas y partes componentes.
Almacén de productos semielaborados.
Almacén de productos terminados.
Almacén de materiales auxiliares.
Almacén de herramientas.
Almacén de materiales de desperdicio.
Almacén de materiales obsoletos.
Almacén de devoluciones.
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1.3. Tipos de almacenes
Según los materiales:
•
•
•
•
Almacén para bultos.
Almacenaje de graneles.
Almacenaje de líquidos.
Almacenaje de gases.
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1.3. Tipos de almacenes
Según su localización :
• Almacenes centrales.
• Almacenes regionales.
• Almacenes temporales.
Según su régimen jurídico:
• Propios
• Rentados
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1.3. Tipos de almacenes
Según la función logística:
•
•
•
•
•
Centro de consolidación.
Centro de distribución.
Centro de tránsito.
Almacenes cíclicos o estacionales.
Almacenes de custodia a largo plazo.
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1.3. Tipos de almacenes
En el sector público:




Almacenes Generales
Almacenes Centrales
Almacenes Regionales
Almacenes de Unidad
23
1.4. Administración de Almacenes
La administración de almacenes se refiere al conjunto
de procesos y procedimientos que se instauran para el
adecuado manejo de los bienes, desde su ingreso al
almacén hasta su entrega al solicitante.
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1.4. Administración de Almacenes
La administración de almacenes requiere establecer diversos
procesos lineales y en cada uno de ellos, procedimientos claros a
seguir:









Proceso de recepción de bienes
Proceso de almacenamiento
Proceso de atención de usuarios
Proceso de control de existencias
Proceso de eliminación y baja de bienes
Proceso de control de inventarios
Proceso de mantenimiento y conservación de bienes
Procesos de manejo de bienes y transporte interno
Procesos de identificación y codificación de bienes
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1.4. Administración de Almacenes
Procedimientos de recepción:
• Contar con las facturas para checar físicamente que
se recibe lo señalado y hacer correcciones en caso
necesario.
• Revisar minuciosamente la mercancía, verificar,
caducidades, medidas, peso, etc.
• Llevar un control en el formato de recibo de las
mercancías establecido y solicitar firmas de los
responsables.
• Colocar los bienes en su lugar en el almacén y
capturar su ingreso en los sistemas establecidos.
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1.4. Administración de Almacenes
Métodos de Almacenaje:
• ABC. Clasifica los bienes en tres grupos de categoría
o importancia: A
• PEPS (FIFO). Primero en entrar primero en salir.
• UEPS (LIFO). Último en entrar primero en salir.
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1.4. Administración de Almacenes
Procedimiento de control de inventarios
1. Kardex. Manual o en sistema. Reporta todas las
transacciones de entrada al almacén (compras,
devoluciones, traslados, etc.) y todas las salidas.
Muestra cantidad y costo de los bienes.
2. Bind Card. Tarjeta de control que registra
exclusivamente el movimiento de los bienes. Se
coloca en los estantes.
3. Inventario físico. Permanentes o periódicos corroboran
lo que indica el kardex o el sistema.
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1.4. Administración de Almacenes
Clasificación de bienes:
• Catalogación. Inventariar todos los bienes existentes en
bodega.
• Simplificación. Reducción de bienes con la misma
finalidad.
• Especificación . Descripción detallada de los bienes.
• Normalización . Uso de los bienes.
• Estandarización . Establecimiento de estándares para los
bienes.
• Codificación. Sistemas alfabético y alfanumérico. Código
de barras.
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1.4. Administración de Almacenes
Los procesos del almacén requieren del uso de
herramientas de control y registro.
Ingreso al almacén
Factura
remisión
Almacenamiento
Métodos de
almacenamiento
Kardex
Inventario físico
Salida
Pedido
Orden de entrega
Comprobante de
salida
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1.5. Reglas mínimas de operación
En todo almacén deben operar reglas mínimas que
permitan mantener el orden y control de los bienes:
– Uso óptimo del espacio.
– Equipo adecuado a los bienes almacenados.
– Medidas de seguridad general: acceso sólo a personas
autorizadas, control de acceso, etc.
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Módulo 2: INVENTARIOS
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2.1. Inventarios. Concepto y propósito
Inventario es el conjunto de bienes
pertenecientes o una persona o entidad
pública o privada, registrados con orden y
precisión, que permiten el cumplimiento
de sus principales actividades.
En materia contable el inventario es un
activo. Dinero en forma de bienes.
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2.1. Inventarios. Concepto y propósito
El propósito de los inventarios es mantener
información, de manera permanente sobre los
bienes que se tienen, sobre su movimiento
(oferta-demanda) y sobre las condiciones en que
se encuentran.
Esta información es fundamental para el diseño
de procesos de planeación y de toma de
decisiones.
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2.2. Tipos de inventarios
De acuerdo a las características físicas de los objetos a
contar, pueden ser de los siguientes tipos:
• Inventarios de materia prima o insumos
• Inventarios de materia semielaborada o productos en
proceso
• Inventarios de productos terminados
• Inventario en tránsito
• Inventarios de materiales para soporte de las
operaciones o piezas y repuestos.
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2.2. Tipos de inventarios
De acuerdo a la concepción logística:
 Inventarios cíclicos o de lote.
Inventarios estacionales (por estación).
Inventarios de seguridad.
Inventarios especulativos.
Inventario máximo .
Inventario mínimo.
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2.3. Gestión de inventarios
1970´s
Inflación
y
restricción
de
importaciones.
Altos niveles de rentabilidad y de
inventarios.
1980´s
Apertura comercial e inflación.
Rotación y flujo de inventarios.
Evolución de
inventarios en
México
1990´s
Control de la inflación y mayor
apertura comercial.
Crecimiento
económico
promueve
incremento
de
inventarios.
Actualidad
Apertura económica y control de
la inflación.
Bajos inventarios y puesta en
marcha de nuevos modelos
(justo a tiempo).
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2.3. Gestión de inventariosl
La Gestión o Administración de Inventarios, se refiere al
control y manejo de las existencias de los bienes,
mediante la aplicación de métodos y estrategias que
permitan evaluar el comportamiento de estos bienes en
bodega (entradas/salidas) y darles un mejor uso.
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2.3. Gestión de inventarios
Tres actividades son fundamentales en la administración de
inventarios:
1.- Determinar existencias: Son procesos que permiten contar con
información sobre la existencia física de los bienes y entre ellos se
encuentran :
Inventarios físicos
Auditoría de existencias
Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y
salidas)
Conteos cíclicos
2.- Análisis de inventarios: Análisis estadístico sobre si las
existencias que fueron previamente determinadas son las que
deberíamos tener.
Máximos y mínimos.
Just in Time (Justo a Tiempo).
•
3.- Control de producción.
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2.3. Gestión de inventarios
La gestión de inventarios permite obtener datos sobre el
comportamiento de los bienes, lo cual facilita las tareas de
planeación. Fundamental resulta el conocimiento del consumo y
la demanda:
CONSUMO
• Es la cantidad de unidades de un artículo que son retiradas del
almacén en un periodo de tiempo determinado.
DEMANDA.
• Se refiere a la cantidad de unidades requeridas al almacén.
• Si existe suficiente inventario, el consumo será igual a la
demanda, ya que cada unidad solicitada fue despachada.
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2.3. Gestión de inventarios
El sistema de compra Justo a Tiempo (JAT o Toyota) tiene
como premisa mantener los inventarios más bajos
posibles, una calidad alta y disminuir los retrasos.
Sus principales características son:
Pocos proveedores
Tasa de producción constante
Calidad
Programación de la carga de entrada
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2.4. Planeación de inventarios
¿Qué comprar?
¿Cuánto comprar?
¿Cuál es la demanda?
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Módulo 3: Marco Normativo
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3. Marco Normativo
En materia de Almacenes e Inventarios del sector
público existe un marco legal que regula su
operación en los ámbitos federal, estatal y
municipal.
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3. Marco Normativo
Existen leyes, reglamentos, lineamientos generales,
manuales y formatos que permiten el desempeño
de las tareas de almacenaje e inventario de manera
eficaz y conforme a las políticas de austeridad,
racionalidad, eficiencia y transparencia.
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3.1. Legislación federal
La LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES (20/mayo/2004) es la que
define y regula a el patrimonio del Estado y en ella se establece:
ARTÍCULO 3.- Son bienes nacionales:
III.- Los bienes muebles e inmuebles de la Federación;
IV.- Los bienes muebles e inmuebles propiedad de las entidades;
ARTÍCULO 11.- Quedan sujetos a las disposiciones de esta Ley y sus
reglamentos:
I.- Los actos de adquisición, administración, control, uso, vigilancia,
protección jurídica, valuación y enajenación de inmuebles federales, así
como de bienes muebles propiedad federal al servicio de las dependencias,
la Procuraduría General de la República y las unidades administrativas de la
Presidencia de la República, sin perjuicio de la aplicación en lo que
corresponda, en el caso de los bienes muebles, de las disposiciones de la
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y
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3.1. Legislación federal
Ley General de Bienes Nacionales
ARTÍCULO 129.- La Secretaría (Función Pública) expedirá las normas
generales a que se sujetará el registro, afectación, disposición final y baja de
los bienes muebles al servicio de las dependencias, la Procuraduría General
de la República y las Unidades Administrativas de la Presidencia de la
República.
La Secretaría podrá practicar visitas de inspección a dichas instituciones y a
las entidades, para verificar el control y existencia en almacenes e
inventarios de bienes muebles, así como la afectación de los mismos.
Corresponderá a los Oficiales Mayores o equivalentes de las
dependencias, la Procuraduría General de la República y las Unidades
Administrativas de la Presidencia de la República, emitir los
lineamientos y procedimientos específicos, manuales, formatos e
instructivos necesarios para la adecuada administración de los bienes
muebles y el manejo de los almacenes.
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3.1. Legislación federal
Ley General de Bienes Nacionales
De acuerdo a este artículo es la Secretaría de la Función
Pública la responsable de emitir las normas sobre el
registro de bienes muebles y el Oficial Mayor de cada
dependencia el encargado de emitir, los lineamientos,
manuales y formatos respectivos.
Se emitieron las
Normas Generales para el registro,
afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la
Administración Pública Federal Centralizada y el Acuerdo por
el que se establecen las disposiciones en Materia de
Recursos Materiales y Servicios Generales.
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3.2. Ley General de Contabilidad
Gubernamental
La LGCG está promoviendo un manejo más
eficiente de los inventarios en todo el país y
contribuye a la transparencia y a la rendición de
cuentas.
Esta ley es de observancia obligatoria para los
tres ámbitos de gobierno, como se señala en su
Artículo 1.
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3.2. Ley General de Contabilidad
Gubernamental
Artículo 1.
La presente Ley es de observancia obligatoria para los
poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial de la Federación,
los estados y el Distrito Federal; los ayuntamientos de los
municipios; los órganos político-administrativos de las
demarcaciones territoriales del Distrito Federal; las
entidades de la administración pública paraestatal, ya sean
federales, estatales o municipales y los órganos
autónomos federales y estatales.
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3.2. Ley General de Contabilidad
Gubernamental
Pone especial énfasis en el control de inventario
de los entes públicos.
Artículo 19.- Los entes
asegurarse que el sistema:
públicos
deberán
VII. Facilite el registro y control de los inventarios
de los bienes muebles e inmuebles de los entes
públicos.
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3.2. Ley General de Contabilidad
Gubernamental
Dedica un capítulo al registro patrimonial:
Artículo 23.- Los entes públicos deberán registrar en su
contabilidad los bienes muebles e inmuebles siguientes:
I. Los inmuebles destinados a un servicio público
conforme a la normativa aplicable; excepto los
considerados como monumentos arqueológicos, artísticos
o históricos conforme a la Ley de la materia;
II. Mobiliario y equipo, incluido el de cómputo, vehículos y
demás bienes muebles al servicio de los entes públicos, y
III. Cualesquiera otros bienes muebles e inmuebles que el
consejo determine que deban registrarse.
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3.2. Ley General de Contabilidad
Gubernamental
Artículo 27.- Los entes públicos deberán llevar a cabo el
levantamiento físico del inventario de los bienes a que se
refiere el artículo 23 de esta Ley. Dicho inventario deberá
estar debidamente conciliado con el registro contable. En
el caso de los bienes inmuebles, no podrá establecerse un
valor inferior al catastral que le corresponda.
Los entes públicos contarán con un plazo de 30 días
hábiles para incluir en el inventario físico los bienes que
adquieran. Los entes públicos publicarán el inventario de
sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar,
por lo menos, cada seis meses. Los municipios podrán
recurrir a otros medios de publicación, distintos al internet,
cuando este servicio no esté disponible, siempre y cuando
sean de acceso público.
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3.2. Ley General de Contabilidad
Gubernamental
El CONAC ha emitido 5 Lineamientos y un Acuerdo:
 Lineamientos para el Registro Auxiliar Sujeto a Inventario de Bienes
Arqueológicos, Artísticos e Históricos Bajo Custodia de los Entes
Públicos.
 Lineamientos Mínimos relativos al Diseño e Integración del Registro en
los Libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances (Registro Electrónico).
 Lineamientos para la elaboración del Catálogo de Bienes que permita la
interrelación automática con el Clasificador por Objeto del Gasto y la Lista
de Cuentas.
 Lineamientos dirigidos a asegurar que el Sistema de Contabilidad
Gubernamental facilite el Registro y Control de los Inventarios de los
Bienes Muebles e Inmuebles de los Entes Públicos.
 Lineamientos para la Elaboración del Catálogo de Bienes Inmuebles que
Permita la Interrelación Automática con el Clasificador por Objeto del
Gasto y la Lista de Cuentas.
 Acuerdo por el que se determina la norma para establecer la estructura
del formato de la relación de bienes que componen el patrimonio del ente
público.
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3.3.Legislación Estatal
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado
de Chiapas. (12/septiembre/2014)
Artículo 44.- Al titular del Instituto de la Consejería
Jurídica y de Asistencia Legal, le corresponde el
despacho de los siguientes asuntos:
XXV. Normar la administración de almacenes, inventarios
y avalúos de los bienes del Estado a cargo de la
Administración Pública Estatal, así como normar y validar
los arrendamientos de bienes inmuebles que se
justifiquen, tomando en consideración las disposiciones
de austeridad, avalúos y valores catastrales.
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3.3.Legislación Estatal
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado
de Chiapas. (12/septiembre/2014)
Art. 44
XXVI. Administrar los bienes del Estado, a cargo de la
Administración Pública Estatal, conforme lo establezcan
las Leyes y la normatividad aplicable.
XXVII. Integrar, generar, actualizar, resguardar y
administrar información relativa a los bienes inmuebles
que conforman el territorio del Estado.
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3.3.Legislación Estatal
LEY PATRIMONIAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL
ESTADO DE CHIAPAS
Artículo 5.- Son atribuciones del Titular del Instituto, en
materia de bienes del patrimonio del Estado:
I.
Normar y
inmuebles.
administrar
los
bienes
muebles
e
Decreto número 045, del treinta de diciembre de dos mil
nueve, dotó al Instituto de la Consejería Jurídica y de
Asistencia Legal de atribuciones relativas a la
administración de los bienes muebles e inmuebles
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3.3 Manuales de los entes públicos
Es responsabilidad de cada ente público elaborar sus
manuales de procedimiento para el manejo de almacén e
inventario, sin contravenir las disposiciones legales que la
regulan.
En estos manuales se señalan los procedimientos a seguir,
los formatos a utilizar, la forma de clasificar inventarios y de
ingresar y distribuir bienes, todo ello de acuerdo al tipo de
actividad que desarrolla la dependencia.
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MÓDULO 4: ALMACENES E
INVENTARIOS EN CHIAPAS
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4. Almacenes e inventarios. Chiapas.
En Chiapas, como en otros estados del país, se vive
un proceso de actualización y modernización del
manejo de almacenes e inventarios.
Con ello, se contará con mejores herramientas para
hacer un mejor uso de los recursos asignados para
estos fines y se cumplirá con las medidas de
austeridad y disciplina en el gasto del estado.
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4.1. Armonización contable
La armonización contable a nivel nacional establecida
en la LGCG, se ha convertido en un detonador para
actualizar inventarios y establecer mecanismos que
permitan un correcto manejo.
El CACE, ha señalado en documentos del grupo de
trabajo de registro y control de bienes e inventarios,
importantes deficiencias en los inventarios de los entes
públicos
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4.1. Armonización contable
Entre las deficiencias se señalan:
Los inventarios físicos de bienes consumibles en
almacén no coinciden con los estados financieros.
La mayor parte de los entes públicos no realizan
inventarios al 100%, por lo que no se actualizan los
registros contables.
Se tienen bienes inventariables sin documentación
soporte.
Los inventarios reales no coinciden con el sistema de la
Consejería Jurídica.
En los organismos no hay sistema de control de
inventarios para bienes inmuebles.
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4.2. Actualización de catálogo de bienes
muebles e inmuebles
Antes del 31 de diciembre del presente año, se deben
tener concluidos el registro patrimonial y contable de
bienes inmuebles y muebles.
Con ello se podrá contar con un catálogo de bienes
confiable y actualizado.
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4.3. Actualización de leyes, lineamientos,
manuales y formatos
La mayoría de las leyes, lineamientos, manuales y
formatos para el manejo de almacenes e inventarios, no
se encuentran actualizadas y dificultan el trabajo.
Los lineamientos para el registro y control de bienes
muebles e inmuebles, es de 2005 y hace referencia a
organismos que ya no existen en el estado.
Lo mismo sucede con otros documentos relativos a
almacenes e inventarios.
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