RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ

Report
RAPORLAMA EĞİTİMİ
İZLEME VE DEĞERLENDİRME BİRİMİ
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Düzenli raporlama; program ve proje
düzeyinde uygulamaların izlenebilmesi
ve kayıt altına alınabilmesi için çok
önemli bir araçtır. Bu nedenle hem
Ajansın hem de yararlanıcının izleme
ve değerlendirme sürecinde belirli
raporlar hazırlamaları gerekmektedir.
İzleme ve Değerlendirme Birimi (İDB) ve
yararlanıcıların kullanacağı raporlama
sistemi
düzenli,
standartlaştırılmış
çıktıları içerir. Yararlanıcı tarafından
hazırlanan raporlar hem elektronik
ortamda, hem de imzalı ve mühürlü
şekilde basılı olarak İDB’ye gönderilir.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Raporlama Yükümlülükleri
Proje uygulama süreci boyunca yararlanıcının sunması gereken beş rapor
türü vardır:
 Yararlanıcı Beyan Raporları (EK 4.3)
 Ara Dönem Teknik ve Mali Rapor (EK 4.1)
 Nihai Teknik ve Mali Rapor (EK 4.2)
 Denetim Raporu (Harcama Teyidi)
 Proje Sonrası Değerlendirme Raporu
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Yararlanıcı Beyan Raporu
•
Yararlanıcı Beyan Raporu standart form (PUR-Ek 4.3) kullanılarak
hazırlanır.
•
Projenizdeki ilerlemelere ve harcamalara ilişkin güncel bilgileri sunmak
için kullanmalısınız.
•
“Özel koşullarda” belirtilen tarihlerde internet aracılığıyla sunulması
gerekir (e-posta aracılığıyla).
•
•
Bu raporlar her iki ayda bir düzenli olarak sunulacaktır.
Örneğin, Temmuz-Ağustos dönemi için yararlanıcılar Eylül ayının ilk
haftası içinde raporlama yapmalıdırlar.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Yararlanıcı Beyan Raporu
Raporlama döneminin sonundaki 7 gün içinde elektronik
ortamda sunulmadır.
5 kısımdan oluşur:
 Temel sözleşme bilgileri
 Raporlama dönemindeki bütçe gerçekleştirmeleri
 Gerçekleşen faaliyetler
 Satın alma faaliyetleri
 Yararlanıcının ihtiyaçları
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Ara ve Nihai Raporlar
 Ara ve nihai teknik rapor standart formları kullanılmalıdır.
(PUR-Ek 4.1 ve PUR-Ek 4.2)
 Raporlarınızı Ajansa göndermeden önce raporların hazırlanması
konusunda Ajansa danışmanız önerilir.
 Ara raporların son halini, iki kopya halinde hazırlayarak Ajansa
sunmalısınız.
 Yasal temsilci tarafından imzalanmış bir biçimde ekleriyle birlikte
Ajansa standart formatta sunulmalıdır.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Ara ve Nihai Raporlar

Ara ve Nihai rapor, Ödeme Talep Formu ile birlikte, sunulmalıdır.

Ara ve Nihai rapor, Ajansa ulaştıktan sonra İzleme Uzmanı,
Birim Başkanı ve Muhasebe Ödeme Birimi tarafından
incelenecektir.

İncelemelerde ortaya çıkan eksik evrak ve doküman ve bilgi
eksikliği istenilecek ve varsa tamamlanması sağlanacaktır.

Tüm aşamalardan sonra Ara ve Nihai Rapor, Genel Sekreter
tarafından onaylanacak ve ödeme yapılabilecektir.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Ara & Nihai Raporlar Kapsam
Bu raporlar; gerçekleştirilen faaliyetleri, çıktıları, projenin son durumunu
gösterdikleri ve ödemeye esas teşkil ettikleri için izleme sürecinin en
önemli araçları ve aşamalarıdır.
Bu raporların sunulması ön ödemenin kapatılması ile ara ve nihai ödeme
talepleri için ön koşuldur.
Ara veya nihai ödemeler, ilgili raporun Ajans tarafından uygun bulunması
halinde yapılır.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Ara Rapor
Ara
Rapor
Ödeme Talebiyle
birlikte, rapor
dönemini takip
eden
7 GÜN
içinde sunulur
Ajans
10 GÜN
içinde inceler
Eğer
istenmişse
7 GÜN
içerisinde
eksikler
tamamlanır
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Nihai Rapor
Nihai
Rapor
Proje bitimini
müteakip
30 GÜN
içinde sunulur
Ajans
30 GÜN
İçinde
inceler
Eğer
istenmişse
7 GÜN
içerisinde
eksikler
tamamlanır
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Ara ve Nihai Rapor zamanında sunulmazsa !!!
 Ara/Nihai Rapor sunulması gereken son tarihte veya daha
önce sunulmazsa, bu yükümlülüğün yerine getirilmeyişinin
nedenini belirten kabul edilebilir bir gerekçe yazılı bir
şekilde Ajansa iletilir.
 Aksi takdirde Ajans, sözleşmeyi feshedebilir ve halihazırda
ödenmiş miktarları geri alabilir.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
ARA & NİHAİ
RAPORLAR
Mali Rapor ve
ekleri,
Mali ve teknik
olmak üzere 2
bölümden oluşur.
teknik rapor ve
eklerinden
ayrı
dosyalanmalıdır.
1. DOSYA:
2. DOSYA:
Teknik Rapor ve
Teknik Rapor
Destekleyici
Belgeleri
Mali Rapor ve
Mali Rapor
Destekleyici
Belgeleri
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
TEKNİK RAPOR
Proje Faaliyetleri
Paydaşlarla İlişkiler
Ortakların Katılımı
Görünürlük
Performans Göstergelerindeki İlerlemeler
Projenin Genel Değerlendirmesi
Sözleşme Değişikliklerine İlişkin Bildirim
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Ara/Nihai Rapor Teknik Bölüm
• 2.1
Faaliyetler
ve
Sonuçlar
bölümü
detaylı
biçimde
doldurulmuş olmalıdır.
• Belgelendirme içeren projelerde elde edilen belge ve sertifika
örnekleri ve ilgili dokümanlar mutlaka rapora eklenmelidir.
•
Özellikle eğitim, seminer ve toplantı içerikli projelerde yapılan
her bir faaliyetin çıktısı destekleyici dokümanlar konulmalıdır.
Bu çıktılara örnekler şunlar olabilir:
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Eğitim Dokümanları
EK 3.1: Eğitim Katılımcı Listesi
EK 3.2: Eğitim Değerlendirme Anketi
EK 3.3: Eğitim Bitiş Anketi
EK 3.4: Hedef Grup Veri Listesi
Eğitimlerin içeriklerini, müfredatlarını içeren belgeler,
Eğitimci Listesi ve Eğitimci Raporu
Düzenlenen anketlere ait değerlendirme formları
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Toplantı, Seminer, Konferans Dokümanları
Seminerler, konferanslar, çalışma toplantı programı
Sunum listeleri/konferans raporları,
El ilanları, broşürler
Katılımcı listesi
Toplantı içerik ve notları (uygun olduğu durumlarda)
Basın kupürleri, tanıtım materyalleri, görseller
Anketler
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Görünürlük ve Tanıtım Doküman ve Materyalleri
Bastırılan Broşür, Katalog vb. örneği
Makine Ekipman etiket örneği,
Proje ilerlemesini ve aşamalarını gösteren görseller (Resim, video vb. CD)
Kırtasiye ve Promosyon Malzeme Örnekleri
Görünürlüğün sağlandığını kanıtlayıcı görseller (Resim, Video vb. CD)
Eğitim, Toplantı, Fuar vb. faaliyetlerde kullanılan görünürlük dokümanları
Yazılı ve Görsel Basında çıkan tanıtım ve haberler
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Teknik Rapor Destekleyici Belgeler
• Bu formlar örnek olarak verilmiştir. Projelerin faaliyetleri özelinde
değişebilir, geliştirilebilir, yeni belgeler, listeler, sunulabilir.
•
İlk olarak destekleyici belgeler,
gruplandırarak sınıflandırılmalıdır.
faaliyetin
içeriğine
göre
• Teknik kısımda destekleyici belge olarak sadece faaliyetler ilgili
teknik açıdan destekleyici belgeler yer almalıdır. Söz konusu
faaliyetle ilgili destekleyici mali (fatura, dekont vb.) belgeler mali
kısımda sunulmalıdır.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
MALİ RAPOR
Proje Harcama Özeti
Hesap (Muhasebe) Defteri
Bütçe Bilgileri
Harcama Bilgileri
Ödeme Bilgileri
Destekleyici Belgeler (fatura, dekont, makbuz vb.)
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Mali Rapor Hazırlamaya Başlarken;
1. Elinizdeki faturaların, fişlerin, bordroların, seyahatle ilgili biletlerin her
birine hangi bütçe kalemine ait olduklarını not edilmelidir. (Örnek: Bütçe
başlık numarası ile 3.2.1 gibi)
2. Eğer bir faturada birden fazla bütçe kalemine hitap eden alımlar
varsa, bu faturayı ilgili bütçe kalem sayısı kadar çoğaltıp, her birinde
bütçeyle ilgili alımın üzeri işaretlenerek, kalemin numarasını faturanın
üzerine not alınmalıdır.. (Birbirini takip eden bütçe kalemleri aynı fatura
üzerinde ise bu çoğaltmaya gerek yoktur, kalem numaralarının yanına
yazılması yeterlidir.)
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Mali Rapor Hazırlamaya Başlarken;
3. Her kalem kendi içinde sıralanarak, ayrı bir klasör oluşturulmalıdır.
4. 1. ana kalemden başlayarak, sıralanan belgelere 1’den başlayarak
numara verilmelidir..
5. Belgelerle ilgili ödeme dekontlarını, banka talimatlarını faturalara
iliştirerek ve faturaya verilen sıra numarasını bu dekonta da
yazılmalıdır.
6. Harcama bilgilerinde yer alan destekleyici belge sıra numarası
hanesine, belgelere verdiğiniz numaraları verilmelidir.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
İnsan Kaynakları
Ücret Bordrosu (EK 5.1) ve Proje Personeli Zaman Çizelgesi,
1. SGK İşe Giriş Bildirgesi
2. İş sözleşmesi
3.Projede Görevlendirme Yazıları
4. Ücret bordrosu ve icmali.
5. Net ücretin, proje personelinin hesabına yatırıldığına dair banka transfer dekontu
6. Sosyal güvenlik primi ve gelir / damga vergilerinin tahakkuk ve tahsilat belgeleri.
(Muhtasar beyannamenin fotokopisi eklenmelidir.)
7. Personellerin çalıştığı aylara ait Sigortalı Hizmet Listeleri
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Seyahat
1- Seyahat biletleri (uçak seyahati tercih edilmesi durumunda uçuş kartları da
dahil olmak üzere)
2- Araç kiralama: Acente faturası ve kat edilen mesafenin özet listesi
3- Araba: Benzin masrafları için, kat edilen mesafenin özet listesi,
4-Yakıt Gideri Bildirim Tablosu (PUR Ek 5.3) (PUR EK 5.3)
5- Ödeme Belgelerinin asılları (Dekont, tahsilat makbuzu vb.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Ekipman ve Malzeme
- Mal, hizmet veya yapım işinin satın alımına ilişkin yapılacak uygulamalar ve
düzenlenecek belgeler için niteliğine ve izlenen ihale usulüne göre değişmektedir.
- Satın Alma Rehberi ekinde yer alan ihale dosyasında bulunması gereken
belgeler
- KİK’e göre alım yapan kurumlar için Kanun’da belirtilen belgeler.
- Malın teslim alındığına, hizmetin yerine getirildiğine veya yapım işinin
tamamlandığına ilişkin belge. (İrsaliye, muayene kabul komisyonu tutanağı vb.
belgeler)
- Fatura
- Para transferinin yapıldığına ilişkin belgeler (dekont vb.)
- Sözleşme ve sipariş formları
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Yerel Ofis Maliyetleri
Sadece Proje yürütülmek için kiralanan Ofise ait Sözleşme veya Kira Kontratı
Fatura vb.
Ödeme Belgeleri (Dekont ,Tahsilat Makbuzu vb.)
Ofis Tüketim malzemeleri satın alma ve ödeme belgeleri
Diğer Ofis giderleri (ısıtma, elektrik, tel vb.) fatura, makbuz ve ödeme belgeleri
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Diğer Maliyetler, Hizmetler
Yayınlar, Katalog, Broşür vb. için faturalar, proformalar ve ödeme belgeleri
Denetim Raporu, fatura, Oda fiyat tarife cetveli ve ödeme belgeleri
Konferans, Seminer ve Toplantı hizmet alımı fatura, proformalar ve ödeme
belgeleri
İnşaat işleri ile ilgili ihale yada doğrudan temin belgeleri, sözleşmeler, faturalar,
proformalar, hak ediş belgeleri, kabul belgeleri, ödeme belgeleri
Tanıtım, tercüme ve tercüman giderleri için faturalar, proformalar ve ödeme
belgeleri
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Mali Rapor İçeriği
Mali rapor tablolarında aşağıdaki bilgileri doldurmanız gerekecektir:
- Ödenen Ücretler
- Sosyal Güvenlik / Vergi Kesintileri
- Ödeme Belgesinin Türü: fatura, fiş, gider makbuzu, bilet vs.
- Fatura, fiş, gider makbuzu, bilet vs. numarası ve tarihi
- Dekont Numarası
- Destekleyici Belgenin Sıra Numarası
- Makine-ekipmanın seri numarası, bulunduğu yer
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Mali Rapora Eklenmesi Gerekli Belgeler
EK 5.1: Proje Personeli Zaman Çizelgesi ve Ücret Bordrosu
Proje personelinin çalıştığı aylara ait kullanılması gereken formdur.
EK 5.2: Alt Yüklenici Listesi
Proje sahiplerinin, ekipman ve malzeme, danışmanlık hizmeti ile inşaat işleri alımlarını
yaptıkları ve ödemenin yapılacağı kişi, şirket ve kuruluşların banka hesap numaralarını,
vergi numaralarını, gerekli olacak diğer bilgileri ve ödenecek meblağı gösteren listedir.
EK 5.3: Yakıt Gideri Bildirim Tablosu
Proje faaliyetleri ile doğrudan ilgili olmak şartıyla yakıt giderleri uygun maliyettir. Burada
önemli olan, zaman çizelgesi ve proje faaliyet planında bu harcamanın zorunlu olduğunun
ispat edilmesidir.
EK 3.5: Harcırah Bildirim Tablosu
Bütçesinin bu kaleminde tutar olan yararlanıcıların kullanması gereken tablodur.
Ek 4.4 Ödeme Talep Formu
Yapılan harcamalar karşılığında o döneme ilişkin Ajans Katkısının talep edildiği belgedir.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Mali Rapor Dikkat Edilecek Hususlar
1. Harcama olsun veya olmasın harcama bilgileri tabloları ve diğer mali
tablolar kaşeli ve imzalı olarak sunulmalıdır.
2. Ara raporunuzla birlikte tüm ihale dosyalarınızı, Satın Alma Rehberi’nde yer
alan sırada sunmanız gerekmektedir.
3. Mali raporda teknik rapor gibi, ayrıca CD ile de sunulmalıdır. (Dosyaların
Word yada Excel formatında olması gerekmektedir.)
4. Tablolarda yer alan verilerin birbiri ile uyumlu olması esastır.
5. Raporda yer alan ödemelere ilişkin satın alımların veya faaliyetlerin
gerçekleşmiş veya teslim alınmış olduğu belgeleriyle kanıtlanmalıdır.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Mali Rapor Dikkat Edilecek Hususlar
6. Rakamlar çok dikkatli kontrol edilmelidir. Maddi hataları ajans düzeltemez,
yararlanıcıdan açıklama talep edilir.
7. Sunulan fatura ile dekontlar arasında tutarsızlıklar olmamalıdır. Bu tip
tutarsızlıklar, değerlendirme süresini uzatacaktır.
8. Mali rapor ve ilgili destekleyici belgeler anlaşılır olmalı ve her kaleme ilişkin
destekleyici belgenin kolayca bulunabilmesine imkan tanıyan bir sınıflandırma
sistemi yapılmalıdır.
9. Destekleyici belgelerin asılları veya Ajans tarafından görülen “Aslı Gibidir”
onayı verilen kopyaları sunulmalıdır.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Mali Rapor Dikkat Edilecek Hususlar
10. Rapor dönemi açıkça belirtilmelidir. Sadece rapor döneminde yapılan
harcamalar ödemeye esas olacaktır. Dönem dışında yapılan bir harcamaya
raporda yer verilmemelidir.
11. Proje Hesap hareketlerini ve repo gelirlerini gösteren Bankadan alınan hesap
dökümleri mali rapora eklenmelidir.
12. Tüm harcamalar mutlaka proje hesabından yapılmalıdır.
13. Yararlanıcının Eş finansmanını harcadığını ve proje hesabına yatırdığını
gösteren belgeler eklenmelidir.
14. SMMM veya kurum muhasebesi onaylı ayrıntılı mizanın nihai raporda
sunulması gerekmektedir. (Yeminli mali müşavir onayı gereken projeler hariç)
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Proje Sonrası Değerlendirme Raporu
• Projenin
sonuçlarının
başarısı,
etkilerinin
sürdürülebilirliği,
hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra
değerlendirilmesini, izlenimleri, sorunları ve önerileri içerir.
• PUR-Ek 4.5’e göre hazırlanır.
• Projenin tamamlanmasından üç ay sonra
Ajansa sunulur.
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Denetim Raporu (Harcama Teyidi):
• Mali destek miktarı 200.000 TL’nin üzerindeyse,
• Yeminli Mali Müşavirler ve Serbest Mali Müşavirler
Odası veya SPK tarafından onaylanmış bağımsız
denetim şirketi mensubu denetçiler tarafından hazırlanır
ve nihai raporla beraber sunulur.
T.C.
AHİLER KALKINMA AJANSI
İzleme ve Değerlendirme Birimi
Tel: 0 384 214 36 66
[email protected]
Kapucubaşı Mah. Atatürk Bulvarı
No:57
NEVŞEHİR

similar documents