JAČANJE MEDIJSKE
SLOBODE U SRBIJI
Radionica: Pravila i procedure za uspešno
upravljanje projektom
Projekti u okviru grant šeme EuropeAid/134421/L/ACT/RS
Beograd, 19. februar 2014
CILJ RADIONICE
•
Upoznavanje sa EU pravilima i
procedurama upravljanja
projekata
•
Uloga Eptise kao tehničkog
implementatora programa
•
Obaveze grantista u upravljanju
projektom i izveštavanju
DNEVNI RED
09,00 – 09,15
09,15 – 09,45
Uvodno obraćanje i ciljevi Projekta
Pravni i institucionalni okvir programa
Uloge i odogovornosti
Linija komunikacije
Strukutura ugovora
09,45 – 10,30
Upravljanje projektom
Početak implementacije (revidirana dokumenta)
Modifikacije ugovora
11,00 - 11,20
Finansijsko upravljanje projektom
Kafe pauza
11,20 – 13,00
Upravljanje projektom (nastavak)
13,00 – 14,00
Ručak
14,00 - 14,30
14,30 – 15,30
Izveštavanje i praćenje projekta
Nabavka
15,30 – 15.50
Kafe pauza
15.50 – 16,20
16,20 – 17,00
Vidljivost i promocija projekta
Pitanja i odgovori
O PROJEKTU
• Cilj Projekta
• Nacionalni IPA program
2012
• Grant šema
KONTAKTI
Projekat ”Jačanje medijske slobode u Srbiji”
Vlajkovićeva 3, II sprat, kancelarija br. 95, 11000 Beograd
Tel. + 381 11 303 2222
Fax: + 381 11 292 2856
Attn: Sibina Golubovic, grant menadžer,
sgolubovic@eptisa.com
Cc. Sandor Organ, tim lider projekta,
sorban@eptisa.com
PRAVNA OSNOVA
•
•
•
•
•
•
Praktični vodič za ugovorne procedure spoljnih akcija Evropske
unije (EU PRAG), 2013
Uredba o uspostvljanju Instrumenta za pretpristupnu pomoć
(IPA) Saveta ministara Evropske unije br. 1085/2006.
Uredba Evropske komisije (718/2007, 80/2010)
Okvirni sporazum između Savezne Republike Jugoslavije i
Evropske unije od 25.11.2000., ratifikovan 31.03.2003.
Finansijski sporazum između Vlade Republike Srbije i Evropske
Komisije - IPA 2012, od 20.12. 2012.
Programska dokumenta Poziva za dostavljanje ponuda
EuropeAid/134421/L/ACT/RS
Institucionalni okvir
DEU je ugovorna strana
-Upravlja projektom
-Odobravlja projektna dokumenta
-Vodi sastanka Upravljckog tela i
Evaluacione komisije
- Nagleda rad implementatora
-Potpisuje ugovore i vrši plaćanjada
Upravljačko telo
projekta
Steering Committee
Implementacioni partner (Eptisa)
-Implementira projekat
-Učestvuje na sastancima Upravljačkog tela
-Podnosi izveštaje Delegaciji EU
-Pruža tehničku podršku grantistima
-Koordinira monitoring
Ministarstvo
kulture
Učestvuje na
sastancima
Upravljačkog tela
Upravljačko telo projekta
-Učestvuje u strateškom upravljanju
projekta
-Odobrava projektnu dokumentaciju
Monitoring eksperti:
-Vrši monitoring projekata i
izveštava o njihvoj implementaciji
Grantisti (i ko-aplikatni) – Korisnici granta
- Potpisuju Ugovor sa Delegacijom EU
- Upravljaju odobrenim projektima
- Izveštavaju Delegaciju EU
ULOGA GRANTISTE
• Implementira projekat zajedno sa ko-aplikantom
• Koordinara sve projekte aktvinosti sa ostalim
partnerima na projektu (ko-aplikatnima, pridruženim
licima, saradnicima)
• Zadužen za finansijsko upravljanje projektom
• Izveštava EU Delegaciju (narativni, finasijski izveštaji,
zahtevi za plaćenje)
• Obaveštava EU Delegaciju o promenama
• Zadužen za monitoring i evaluaciju projekta
GRANT UGOVOR
•
Osnovni principi Ugovora
o grantu
•
Struktura Ugovora
•
Promene Ugovora
(Adendumi)
STRUKTURA UGOVORA
•
•
•
•
•
•
•
•
Posebni uslovi Ugovora o grantu
Aneks I: Opis projekta (odobren predlog projekta)
Aneks II: Opšti uslovi ugovora o grantu
Aneks III: Odobren budžet projekta
Aneks IV: Procedure nabavke
Aneks V: Formulari za zahtev za plaćanje i finansijske podatke
grantista
Aneks VI: Formulari za programske i finansijske izveštaje
Aneks IX: formular za prenos vlasništva robe
 U slučaju neusklađenosti između ovog dokumenta i Posebnih uslova i Opštih
uslova Ugovora o grantu, prednost će imati ovi drugo navedeni
 U slučaju neusklađenosti između Opštih uslova i drugih aneksa prednost će
imati Opšti uslovi
Ko/šta
Značaj promene
Velika izmena
Manja promena
Koordinator
 Pravni status/ime
 Adresa
 Bankovni račun
 Adresa
Ko-applikant
 Pravni status/ime
Pridružena lica
 Pravni status/ime
 Zamena (povlačenje)
 Adresa
Aktivnosti
 Veće promene sa budžetskimim
implikacijama
 Dužina trajanja ugovora
 Manje promene bez
promene dužine ugovora i
budžetskih implikacija
Budžet
 Promena > 25%
 Promena ≤ 25%
Ključni projektni tim
 Direktor/potpisnik
ugovora/ovlašćeno lice
 Projektni rukovodilac
 Urednik i sl.
PRIPREMA ADENDUMA
•
•
•
•
•
Pripremite zahtev, odnosno pismo sa argumentovanim
objašnjenjem i potrebnom pratećom dokumentacijom
(modifikovan budžet, FIF, LEF, APR izvod, i sl.) u zavisnosti
od vrste promene Ugovora
Zahtev šaljete projektnom timu ”Jačanje slobode medija”
na proveru i dalju obradu
Zahtev podneti najmanje 30 radnih dana pre nastanka
promene, a ne kasnije od 2 meseca pre završetka projekta
EU Delegacija razmatra zahtev (prihvata ili odbija).
Potpisivanje Adenduma koji potom stupa na snagu
PRIPREMA OBAVEŠTENJA
•
•
•
•
Pripremite obaveštenje sa objašnjenjem i pratećom
dokumentacijom (modifikovan budžet, FIF, APR izvod, i sl.)
Obaveštenje šaljete projektnom timu ”Jačanje slobode
medija” na proveru i dalju obradu
Zahtev podneti najmanje 3 nedelje pre nastanka promene,
ili odmah nakon nastanka promene (u slučaju promene
bankovnog računa)
EU Delegacija obrađuje zahtev i pismenim putem
obaveštava grantsu (promena tek tada može da se primeni
(EU Delegacija može i da odbije predloženu promenu).
POČETAK IMPLEMENTACIJE
•
•
•
•
•
Projektni tim (nadležnosti, komunikacija, koordinacija)
Revidiran plan rada, plan nabavke i revidirani indikatori
Sporazumi/Ugovori o saradnji sa ko-aplikantom i
pridruženim licima
Plan za interni monitoring i evaluaciju
Vizuelni idenititet, plan vidljivosti (plan događaja i druge
promotivne aktivnosti)
INTERNO PRAĆENJE
•Interno praćenje je jedan od ključnih faktora dobrog
upravljanja projektom i treba biti planiran i integrisan tokom
cele realizacije projekta
•Menadžeri projekta su odgovorni za praćenje realizacije
projekta –redovno proveravaju da li se aktivnosti odvijaju po
planu i da nema većih odstupanja
•Redovno ažuriranje plana o realizaciji projektnih aktivnosti
•Redovno ažuriranje troškova u budžetskim tabelama (obrazac
A i B).
FINANSIJE PROJEKTA
•
Uplate
•
Oslobađanje od PDV-a
•
Opravdani troškovi i
odobren budžet
UPLATE
•
•
•
Opcija 1: Ugovori do 12 meseci trajanja ili do 100,00 EUR u
vrednosti granta
Inicijalna avansna uplata - 80 % od maksimalne sume
navedene u članu 3.2. ugovora Posebni uslovi (uključujući i
stavku za nepredviđene troškove)
Finalna uplata - do 20% ukupnog iznosa granta (uz
dostavljeni zahtev za plaćanje, finalni narativni i finansijski
izveštaj i izvršenu eksternu finansijsku kontrolu troškova.
UPLATE
•
Opcija 2: Ugovori preko 12 meseci trajanja ili preko 100,00
EUR u vrednosti granta
•
Inicijalna avansna uplata – suma za prvi period realizacije
projekta (ne uključujući stavku za nepredviđene troškove),
navedena u članu 3.2. Ugovora - Posebni uslovi
Druga avansna uplata - suma za sledeći period realizacije
projekta (pod uslovom da je potrošeno najmanje 70% prethodne
rate) uz dostavljeni tekući finansijski izveštaj
Finalna uplata za preostala sredstva do maksimalno ukupnog
iznosa granta, uz dostavljeni zahtev za plaćanje, finalni narativni i
finansijski izveštaj i izvršenu eksternu finansijsku kontrolu
troškova.
•
•
OPRAVDANOST TROŠKOVA (Član 14.1 Aneksa II)
•Troškovi koji su specificirani u Aneksu III
Ugovora
•Troškovi koji su neophodni za realizaciju
projekta, odnosno koji su odobreni i prikazani u
Aneksu III Ugovora, ili realokaciji prikazanoj u
obaveštenju ili modifikaciji Ugovora
•Stvarni troškovi nastali od strane korisnika, koaplikanta i/ili pridruženog lica (affiliates)
•Troškovi putovanja i dnevnica za saradnike
(associates)
•Troškovi koji su nastali za vreme trajanja
ugovora, kao što je definisano u Ugovoru . Svi
troškovi koji su nastali pre potpisivanja Ugovora
ili bilo koja finansijska obaveza koja je preuzeta
nakon datuma isteka Ugovora se neće smatrati
opravdanim troškom.
OPRAVDANOST TROŠKOVA
• Troškovi koji su zabeleženi na računu korisnika, ko-aplikanta i/ili
pridruženog lica, te se mogu identifikovati, proveriti i potkrepiti
originalima u propratnoj dokumentaciji.
Treba praviti razliku između:
o Opravdanih direktnih troškova (Ljudski resursi , Putovanja, Oprema i
druga roba, Troškovi kancelarije, Drugi troškovi, Drugo)
o Opravdanih indirektnih troškova(Rezerva za nepredviđene troškove ,
Administrativni troškovi)
• Neopravdani troškovi
• Devizni kurs
POREZ NA DODATU VREDNOST
• Porez na dodatu vrednost (PDV) predstavlja neopravdan trošak koji
ne može biti pokriven grantom
•U skladu sa Okvirnim sporazumom Savezne Republike Jugoslavije i
Evropske unije i Finansijskim sporazumom između Vlade Republike
Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od 20.12. 2012. svi projekti koje
finansira EU su oslobođene plaćanja PDV (član 24.16в) Zakona o
porezu na dodatu vrednost Republike Srbije iz 2004.
•Samo one stavke koje su specificirane u odobrenom budžetu mogu
biti oslobođene plaćanja PDV-a.
•Oslobađanje od PDV-a se može dobiti samo za usluge koje nisu
započete ili su u toku, ili robu koja nije isporučena!!!
Projektna propratna dokumentacija
Projektna propratna dokumentacija
• Identifikovati troškovi kroz računovodstveni sistem –moraju
se evidentirati i potkrepiti originalima propratne
dokumentacije –članovi 16.7, 16.8 i 16.9. Opštih uslova
Ugovora.
• Bilans liste (prihodi i troškovi projekta, kao i balans po
budžetski podgrupama)
•Računovodstvena dokumentacija se čuva 7 godina
•Važnost vođenja evidencije
Projektna propratna dokumentacija
• Evidencija o zaposlenima i platni spisak, ugovori, izvodi ,
poreska prijava
•Karte za prevoz (avio: boarding pass), rent a car, računi za
benzin, putni nalozi, izvodi
•Dokumentacija o proceduri nabavke robe i usluge, predračuni,
PPO PDV obrasci, računi, izvodi, ugovori, dokaz o prijemu robe
•Tehnička dokumentacija (Izveštaji, studije, kopije publikacija,
novina, dodataka, DVD sa emisijama i filmovima, program
obuka, agende, materijali, liste učesnika, uptinici, evaluacione
liste, izveštaji o share-u, gledanosti, rejtingu , zapisnici, pres
kliping, fotografije, radne liste
IZVEŠTAVANJE
Svi grantisti imaju obavezu prema Ugovoru o grantu da dostave
sledeće izveštaje:
•Finalni narativni i finansijski izveštaj najkasnije 3 meseca od
završetka projekta (Aneks VI)
•Tekući narativni i finansijski izveštaj za projekte preko 12
meseci ili je vrednost granta veća od 100.000 EUR (Aneks V)
•Bilans prihoda i rashoda i pojedinačni bilansi po budžetskoj
liniji
•Zahtev za plaćanje (Aneks V)
•Prenos opreme – dokaz o prenosu vlasništva (Aneks IX)
NABAVKE
• Pridržavanje procedura koji su opisani u Aneksu IV Ugovora –
Procedure nabavke.
•Plan i tipovi nabavke (usluge, roba/sredstva, radovi)
•Ugovor se mora dodeliti ugovaraču čija ponuda nudi najbolji
odnos kvaliteta/cena u slučaju usluga, odnosno ona koja je
ekonomski najpovoljnija ponuda, i zadovoljava tehničke uslove,
kada se radi o robi.
• Odluku doneti na transparentan način, omogućiti poštenu
konkurenciju između ugovarača i izbegavati bilo kakve sukobe
interesa u procesu izbora.
OSNOVNA NAČELA I PRAVILA
•Transparentnost
•Ista pravila za sve ponuđače (nediskriminacija)
•Poštena konkurencija
•Konflikt interesa
•Pravilo o poreklu robe (opreme)
•Nacionalnost ponuđača
•Zabrana retroaktivnog datiranja
•Upotreba standardizovanih dokumenata
•Razlozi za isključenje ponuđača
•Vidljivost
SERVICES ≥ 300,000 EUR
300.000>&>20.000 EUR
Međunarodni ograničen Konkurentni postupak sa pogađanjem
/
postupak
USLUGE
(najmanje tri ponude, period
podnošenja najmanje 30 dana)
≤ 20,000 EUR
Procedura sa
jednim
ponuđačem
Neposredna
pogodba
SUPPLIES >=300.000 EUR
300.000>&>
Međunarodni
otvoren 100.000 EUR
/
postupak
Otvoreni postupak u
OPREMA
≤ 20,000 EUR
Procedura sa
jednim
ponuđačem
Neposredna
pogodba
zemlji
WORKS/ >= 5.000.000 EUR
RADOVI Međunarodni otvoren
ograničen postupak
/
5mil>&>=
300.000 EUR
Otvoreni postupak u
Zemlji
100.000>&>20.000
EUR
Konkurentni
postupak sa
pogađanjem
(najmanje tri
ponude)
Bez prethodnog
objavljivanja
300.000>&>60.000 ≤ 20,000 EUR
Procedura sa
EUR
Konkurentni postupak sa
pogađanjem (min 3
ponude)
Bez prethodnog
objavljivanja
jednim
ponuđačem
Neposredna pogodba
PROCEDURA NABAVKE
• Planiranje nabavke
•Pozivno pismo (Invitation to Tender) i tenderska dokumentacija
Instrukcije za ponuđače (Instructions to Tenderers)
Opis posla – Terms of Reference, ključni dokument za
kvalitet nabavki usluga, ili tehnička specifikacija za nabavku
dobara
Tenderski forumular za dostavljanje ponuda (Tender form)
• Komisija za procenu (neparan broj članova) evaluira ponude
PROCEDURA NABAVKE
• Odabir: administrativno, tehnički ispravna ponuda koja
ispunjava uslove zadate u ToR (za usluge) i koja predstavlja
“najbolji odnos kvaliteta i cene - the best value for money”,
odnosno ponuda sa najnižom cenom koja ispunjava minimum
tehničkih karakteristika zadatih tehničkom specifikacijom
(roba).
• Obavestiti uspešnog ponuđača
• Potpisivanje i realizacija ugovora.
PRAVILO O POREKLU I NACIONALNOSTI
o Države članicc EU (28)
o Države Evropske ekonomske zajednice: Island, Norveška i
Lihtenštajn
o Države korisnice IPA fondova: Srbije, Bosne i Hercegovine,
Makedonije, Alabanije, Turske, Crne Gore,
o Zemlje korisnice Susedskog i Partnerskog programa, tj. zemlje
na koje se primenjuje Regulativa vezano za pristup eksterne
pomoći EU
 Državom porekla se smatra država u kojoj je roba prošla
svoju poslednju, ekonomski opravdanu i značajnu
transformaciju.
MONITORING
• Verifikacija da se projekat realizuje u skladu sa postavljenim
ciljevima i uslovima ugovora (kvalitet aktivnosti, plan
aktivnosti, rezlutat i uticaj, indikatori)
• Kontroliše da li se projekti sprovedi u skladu sa EU
procedurama (troškovi, dokumentacija, vidljivost, nabavke)
•Efikasnost menadžmenta i koordinacije, učešće partnera
•Identifikuje probleme i rizike tokom same realizacije,
•Pruža podršku grantistima u pronalaženju adekvatnih rešenja
•Dve monitoring posete
VIDLJIVOST PROJEKTA
•
Vodič za komunikaciju i
vizuelni identitet
http://ec.europa.eu/europeaid/w
ork/visibility/index_en.htm
VIDLJIVOST PROJEKTA
•Logo (Projekat finansira EU)
Projekat finansira EU
•Ovaj projekat (ime projekta) finansira Evropska unija kroz
program Jačanje slobode media u Srbiji, kojim rukovodi
Delegacija EU u Srbiji, a realizuje EPTISA Servicios de
Ingenieria.
• Sadržaj ovog članka je isključivo odgovornost < vaše ime > i ni
na koji način ne odražava stavove i mišljenje Evropske unije.”
ODOBRENJE VIZUELNIH
REŠENJA
Vizuelna rešenja (sa urađenim dizajnom) možete slati na
odobrenje Delegaciji EU sedam dana pre nego što želite da ih
primenite na sledeću adresu:
Mr. Aleksandar Đorđević,
Aleksandar.DJORDJEVIC@eeas.europa.eu i Cc
sgolubovic@eptisa.com
PITANJA I ODGOVORI
HVALA
NA
PAŽNJI!
HVALA NA PAŽNJI!
/