JAČANJE MEDIJSKE SLOBODE U SRBIJI Radionica: Pravila i procedure za uspešno upravljanje projektom Projekti u okviru grant šeme EuropeAid/134421/L/ACT/RS Beograd, 19. februar 2014 CILJ RADIONICE • Upoznavanje sa EU pravilima i procedurama upravljanja projekata • Uloga Eptise kao tehničkog implementatora programa • Obaveze grantista u upravljanju projektom i izveštavanju DNEVNI RED 09,00 – 09,15 09,15 – 09,45 Uvodno obraćanje i ciljevi Projekta Pravni i institucionalni okvir programa Uloge i odogovornosti Linija komunikacije Strukutura ugovora 09,45 – 10,30 Upravljanje projektom Početak implementacije (revidirana dokumenta) Modifikacije ugovora 11,00 - 11,20 Finansijsko upravljanje projektom Kafe pauza 11,20 – 13,00 Upravljanje projektom (nastavak) 13,00 – 14,00 Ručak 14,00 - 14,30 14,30 – 15,30 Izveštavanje i praćenje projekta Nabavka 15,30 – 15.50 Kafe pauza 15.50 – 16,20 16,20 – 17,00 Vidljivost i promocija projekta Pitanja i odgovori O PROJEKTU • Cilj Projekta • Nacionalni IPA program 2012 • Grant šema KONTAKTI Projekat ”Jačanje medijske slobode u Srbiji” Vlajkovićeva 3, II sprat, kancelarija br. 95, 11000 Beograd Tel. + 381 11 303 2222 Fax: + 381 11 292 2856 Attn: Sibina Golubovic, grant menadžer, [email protected] Cc. Sandor Organ, tim lider projekta, [email protected] PRAVNA OSNOVA • • • • • • Praktični vodič za ugovorne procedure spoljnih akcija Evropske unije (EU PRAG), 2013 Uredba o uspostvljanju Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA) Saveta ministara Evropske unije br. 1085/2006. Uredba Evropske komisije (718/2007, 80/2010) Okvirni sporazum između Savezne Republike Jugoslavije i Evropske unije od 25.11.2000., ratifikovan 31.03.2003. Finansijski sporazum između Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od 20.12. 2012. Programska dokumenta Poziva za dostavljanje ponuda EuropeAid/134421/L/ACT/RS Institucionalni okvir DEU je ugovorna strana -Upravlja projektom -Odobravlja projektna dokumenta -Vodi sastanka Upravljckog tela i Evaluacione komisije - Nagleda rad implementatora -Potpisuje ugovore i vrši plaćanjada Upravljačko telo projekta Steering Committee Implementacioni partner (Eptisa) -Implementira projekat -Učestvuje na sastancima Upravljačkog tela -Podnosi izveštaje Delegaciji EU -Pruža tehničku podršku grantistima -Koordinira monitoring Ministarstvo kulture Učestvuje na sastancima Upravljačkog tela Upravljačko telo projekta -Učestvuje u strateškom upravljanju projekta -Odobrava projektnu dokumentaciju Monitoring eksperti: -Vrši monitoring projekata i izveštava o njihvoj implementaciji Grantisti (i ko-aplikatni) – Korisnici granta - Potpisuju Ugovor sa Delegacijom EU - Upravljaju odobrenim projektima - Izveštavaju Delegaciju EU ULOGA GRANTISTE • Implementira projekat zajedno sa ko-aplikantom • Koordinara sve projekte aktvinosti sa ostalim partnerima na projektu (ko-aplikatnima, pridruženim licima, saradnicima) • Zadužen za finansijsko upravljanje projektom • Izveštava EU Delegaciju (narativni, finasijski izveštaji, zahtevi za plaćenje) • Obaveštava EU Delegaciju o promenama • Zadužen za monitoring i evaluaciju projekta GRANT UGOVOR • Osnovni principi Ugovora o grantu • Struktura Ugovora • Promene Ugovora (Adendumi) STRUKTURA UGOVORA • • • • • • • • Posebni uslovi Ugovora o grantu Aneks I: Opis projekta (odobren predlog projekta) Aneks II: Opšti uslovi ugovora o grantu Aneks III: Odobren budžet projekta Aneks IV: Procedure nabavke Aneks V: Formulari za zahtev za plaćanje i finansijske podatke grantista Aneks VI: Formulari za programske i finansijske izveštaje Aneks IX: formular za prenos vlasništva robe U slučaju neusklađenosti između ovog dokumenta i Posebnih uslova i Opštih uslova Ugovora o grantu, prednost će imati ovi drugo navedeni U slučaju neusklađenosti između Opštih uslova i drugih aneksa prednost će imati Opšti uslovi Ko/šta Značaj promene Velika izmena Manja promena Koordinator Pravni status/ime Adresa Bankovni račun Adresa Ko-applikant Pravni status/ime Pridružena lica Pravni status/ime Zamena (povlačenje) Adresa Aktivnosti Veće promene sa budžetskimim implikacijama Dužina trajanja ugovora Manje promene bez promene dužine ugovora i budžetskih implikacija Budžet Promena > 25% Promena ≤ 25% Ključni projektni tim Direktor/potpisnik ugovora/ovlašćeno lice Projektni rukovodilac Urednik i sl. PRIPREMA ADENDUMA • • • • • Pripremite zahtev, odnosno pismo sa argumentovanim objašnjenjem i potrebnom pratećom dokumentacijom (modifikovan budžet, FIF, LEF, APR izvod, i sl.) u zavisnosti od vrste promene Ugovora Zahtev šaljete projektnom timu ”Jačanje slobode medija” na proveru i dalju obradu Zahtev podneti najmanje 30 radnih dana pre nastanka promene, a ne kasnije od 2 meseca pre završetka projekta EU Delegacija razmatra zahtev (prihvata ili odbija). Potpisivanje Adenduma koji potom stupa na snagu PRIPREMA OBAVEŠTENJA • • • • Pripremite obaveštenje sa objašnjenjem i pratećom dokumentacijom (modifikovan budžet, FIF, APR izvod, i sl.) Obaveštenje šaljete projektnom timu ”Jačanje slobode medija” na proveru i dalju obradu Zahtev podneti najmanje 3 nedelje pre nastanka promene, ili odmah nakon nastanka promene (u slučaju promene bankovnog računa) EU Delegacija obrađuje zahtev i pismenim putem obaveštava grantsu (promena tek tada može da se primeni (EU Delegacija može i da odbije predloženu promenu). POČETAK IMPLEMENTACIJE • • • • • Projektni tim (nadležnosti, komunikacija, koordinacija) Revidiran plan rada, plan nabavke i revidirani indikatori Sporazumi/Ugovori o saradnji sa ko-aplikantom i pridruženim licima Plan za interni monitoring i evaluaciju Vizuelni idenititet, plan vidljivosti (plan događaja i druge promotivne aktivnosti) INTERNO PRAĆENJE •Interno praćenje je jedan od ključnih faktora dobrog upravljanja projektom i treba biti planiran i integrisan tokom cele realizacije projekta •Menadžeri projekta su odgovorni za praćenje realizacije projekta –redovno proveravaju da li se aktivnosti odvijaju po planu i da nema većih odstupanja •Redovno ažuriranje plana o realizaciji projektnih aktivnosti •Redovno ažuriranje troškova u budžetskim tabelama (obrazac A i B). FINANSIJE PROJEKTA • Uplate • Oslobađanje od PDV-a • Opravdani troškovi i odobren budžet UPLATE • • • Opcija 1: Ugovori do 12 meseci trajanja ili do 100,00 EUR u vrednosti granta Inicijalna avansna uplata - 80 % od maksimalne sume navedene u članu 3.2. ugovora Posebni uslovi (uključujući i stavku za nepredviđene troškove) Finalna uplata - do 20% ukupnog iznosa granta (uz dostavljeni zahtev za plaćanje, finalni narativni i finansijski izveštaj i izvršenu eksternu finansijsku kontrolu troškova. UPLATE • Opcija 2: Ugovori preko 12 meseci trajanja ili preko 100,00 EUR u vrednosti granta • Inicijalna avansna uplata – suma za prvi period realizacije projekta (ne uključujući stavku za nepredviđene troškove), navedena u članu 3.2. Ugovora - Posebni uslovi Druga avansna uplata - suma za sledeći period realizacije projekta (pod uslovom da je potrošeno najmanje 70% prethodne rate) uz dostavljeni tekući finansijski izveštaj Finalna uplata za preostala sredstva do maksimalno ukupnog iznosa granta, uz dostavljeni zahtev za plaćanje, finalni narativni i finansijski izveštaj i izvršenu eksternu finansijsku kontrolu troškova. • • OPRAVDANOST TROŠKOVA (Član 14.1 Aneksa II) •Troškovi koji su specificirani u Aneksu III Ugovora •Troškovi koji su neophodni za realizaciju projekta, odnosno koji su odobreni i prikazani u Aneksu III Ugovora, ili realokaciji prikazanoj u obaveštenju ili modifikaciji Ugovora •Stvarni troškovi nastali od strane korisnika, koaplikanta i/ili pridruženog lica (affiliates) •Troškovi putovanja i dnevnica za saradnike (associates) •Troškovi koji su nastali za vreme trajanja ugovora, kao što je definisano u Ugovoru . Svi troškovi koji su nastali pre potpisivanja Ugovora ili bilo koja finansijska obaveza koja je preuzeta nakon datuma isteka Ugovora se neće smatrati opravdanim troškom. OPRAVDANOST TROŠKOVA • Troškovi koji su zabeleženi na računu korisnika, ko-aplikanta i/ili pridruženog lica, te se mogu identifikovati, proveriti i potkrepiti originalima u propratnoj dokumentaciji. Treba praviti razliku između: o Opravdanih direktnih troškova (Ljudski resursi , Putovanja, Oprema i druga roba, Troškovi kancelarije, Drugi troškovi, Drugo) o Opravdanih indirektnih troškova(Rezerva za nepredviđene troškove , Administrativni troškovi) • Neopravdani troškovi • Devizni kurs POREZ NA DODATU VREDNOST • Porez na dodatu vrednost (PDV) predstavlja neopravdan trošak koji ne može biti pokriven grantom •U skladu sa Okvirnim sporazumom Savezne Republike Jugoslavije i Evropske unije i Finansijskim sporazumom između Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od 20.12. 2012. svi projekti koje finansira EU su oslobođene plaćanja PDV (član 24.16в) Zakona o porezu na dodatu vrednost Republike Srbije iz 2004. •Samo one stavke koje su specificirane u odobrenom budžetu mogu biti oslobođene plaćanja PDV-a. •Oslobađanje od PDV-a se može dobiti samo za usluge koje nisu započete ili su u toku, ili robu koja nije isporučena!!! Projektna propratna dokumentacija Projektna propratna dokumentacija • Identifikovati troškovi kroz računovodstveni sistem –moraju se evidentirati i potkrepiti originalima propratne dokumentacije –članovi 16.7, 16.8 i 16.9. Opštih uslova Ugovora. • Bilans liste (prihodi i troškovi projekta, kao i balans po budžetski podgrupama) •Računovodstvena dokumentacija se čuva 7 godina •Važnost vođenja evidencije Projektna propratna dokumentacija • Evidencija o zaposlenima i platni spisak, ugovori, izvodi , poreska prijava •Karte za prevoz (avio: boarding pass), rent a car, računi za benzin, putni nalozi, izvodi •Dokumentacija o proceduri nabavke robe i usluge, predračuni, PPO PDV obrasci, računi, izvodi, ugovori, dokaz o prijemu robe •Tehnička dokumentacija (Izveštaji, studije, kopije publikacija, novina, dodataka, DVD sa emisijama i filmovima, program obuka, agende, materijali, liste učesnika, uptinici, evaluacione liste, izveštaji o share-u, gledanosti, rejtingu , zapisnici, pres kliping, fotografije, radne liste IZVEŠTAVANJE Svi grantisti imaju obavezu prema Ugovoru o grantu da dostave sledeće izveštaje: •Finalni narativni i finansijski izveštaj najkasnije 3 meseca od završetka projekta (Aneks VI) •Tekući narativni i finansijski izveštaj za projekte preko 12 meseci ili je vrednost granta veća od 100.000 EUR (Aneks V) •Bilans prihoda i rashoda i pojedinačni bilansi po budžetskoj liniji •Zahtev za plaćanje (Aneks V) •Prenos opreme – dokaz o prenosu vlasništva (Aneks IX) NABAVKE • Pridržavanje procedura koji su opisani u Aneksu IV Ugovora – Procedure nabavke. •Plan i tipovi nabavke (usluge, roba/sredstva, radovi) •Ugovor se mora dodeliti ugovaraču čija ponuda nudi najbolji odnos kvaliteta/cena u slučaju usluga, odnosno ona koja je ekonomski najpovoljnija ponuda, i zadovoljava tehničke uslove, kada se radi o robi. • Odluku doneti na transparentan način, omogućiti poštenu konkurenciju između ugovarača i izbegavati bilo kakve sukobe interesa u procesu izbora. OSNOVNA NAČELA I PRAVILA •Transparentnost •Ista pravila za sve ponuđače (nediskriminacija) •Poštena konkurencija •Konflikt interesa •Pravilo o poreklu robe (opreme) •Nacionalnost ponuđača •Zabrana retroaktivnog datiranja •Upotreba standardizovanih dokumenata •Razlozi za isključenje ponuđača •Vidljivost SERVICES ≥ 300,000 EUR 300.000>&>20.000 EUR Međunarodni ograničen Konkurentni postupak sa pogađanjem / postupak USLUGE (najmanje tri ponude, period podnošenja najmanje 30 dana) ≤ 20,000 EUR Procedura sa jednim ponuđačem Neposredna pogodba SUPPLIES >=300.000 EUR 300.000>&> Međunarodni otvoren 100.000 EUR / postupak Otvoreni postupak u OPREMA ≤ 20,000 EUR Procedura sa jednim ponuđačem Neposredna pogodba zemlji WORKS/ >= 5.000.000 EUR RADOVI Međunarodni otvoren ograničen postupak / 5mil>&>= 300.000 EUR Otvoreni postupak u Zemlji 100.000>&>20.000 EUR Konkurentni postupak sa pogađanjem (najmanje tri ponude) Bez prethodnog objavljivanja 300.000>&>60.000 ≤ 20,000 EUR Procedura sa EUR Konkurentni postupak sa pogađanjem (min 3 ponude) Bez prethodnog objavljivanja jednim ponuđačem Neposredna pogodba PROCEDURA NABAVKE • Planiranje nabavke •Pozivno pismo (Invitation to Tender) i tenderska dokumentacija Instrukcije za ponuđače (Instructions to Tenderers) Opis posla – Terms of Reference, ključni dokument za kvalitet nabavki usluga, ili tehnička specifikacija za nabavku dobara Tenderski forumular za dostavljanje ponuda (Tender form) • Komisija za procenu (neparan broj članova) evaluira ponude PROCEDURA NABAVKE • Odabir: administrativno, tehnički ispravna ponuda koja ispunjava uslove zadate u ToR (za usluge) i koja predstavlja “najbolji odnos kvaliteta i cene - the best value for money”, odnosno ponuda sa najnižom cenom koja ispunjava minimum tehničkih karakteristika zadatih tehničkom specifikacijom (roba). • Obavestiti uspešnog ponuđača • Potpisivanje i realizacija ugovora. PRAVILO O POREKLU I NACIONALNOSTI o Države članicc EU (28) o Države Evropske ekonomske zajednice: Island, Norveška i Lihtenštajn o Države korisnice IPA fondova: Srbije, Bosne i Hercegovine, Makedonije, Alabanije, Turske, Crne Gore, o Zemlje korisnice Susedskog i Partnerskog programa, tj. zemlje na koje se primenjuje Regulativa vezano za pristup eksterne pomoći EU Državom porekla se smatra država u kojoj je roba prošla svoju poslednju, ekonomski opravdanu i značajnu transformaciju. MONITORING • Verifikacija da se projekat realizuje u skladu sa postavljenim ciljevima i uslovima ugovora (kvalitet aktivnosti, plan aktivnosti, rezlutat i uticaj, indikatori) • Kontroliše da li se projekti sprovedi u skladu sa EU procedurama (troškovi, dokumentacija, vidljivost, nabavke) •Efikasnost menadžmenta i koordinacije, učešće partnera •Identifikuje probleme i rizike tokom same realizacije, •Pruža podršku grantistima u pronalaženju adekvatnih rešenja •Dve monitoring posete VIDLJIVOST PROJEKTA • Vodič za komunikaciju i vizuelni identitet http://ec.europa.eu/europeaid/w ork/visibility/index_en.htm VIDLJIVOST PROJEKTA •Logo (Projekat finansira EU) Projekat finansira EU •Ovaj projekat (ime projekta) finansira Evropska unija kroz program Jačanje slobode media u Srbiji, kojim rukovodi Delegacija EU u Srbiji, a realizuje EPTISA Servicios de Ingenieria. • Sadržaj ovog članka je isključivo odgovornost < vaše ime > i ni na koji način ne odražava stavove i mišljenje Evropske unije.” ODOBRENJE VIZUELNIH REŠENJA Vizuelna rešenja (sa urađenim dizajnom) možete slati na odobrenje Delegaciji EU sedam dana pre nego što želite da ih primenite na sledeću adresu: Mr. Aleksandar Đorđević, [email protected] i Cc [email protected] PITANJA I ODGOVORI HVALA NA PAŽNJI! HVALA NA PAŽNJI! /