Planejar as aquisições - Lopes & Gazzani Planejamento Ltda

Report
Gerência de Projetos de TI
11. Aquisição
Márcio Moreira & Adriano Graziosi
http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/
Gerência de Projetos de TI – Márcio Moreira
Aquisições
Grupo de Processo
Processo
Planejamento
Planejar as aquisições
Execução
Realizar as aquisições
Controle
Administrar as aquisições
Encerramento
Encerrar as aquisições
Gerência de Projetos de TI – Márcio Moreira
Gerência de aquisições
 Processos de compras
de produtos ou serviços
necessários ao projeto,
supridos por equipes
fora do projeto
 Incluem a administração
do contrato
Fornecedores
Qualificados
Contratado
 Documentos:
 NDA, RFP, Proposta,
Contrato, Ordem de
Compra, Pedido, etc.
Administrar & Encerrar
Gerência de Projetos de TI – Márcio Moreira
Planejar as aquisições - processo
Gerência de Projetos de TI – Márcio Moreira
Planejar as aquisições
Entradas
Linha de base do escopo
Documentação dos requisitos
Acordos de cooperação
Registro dos riscos
Decisões contratuais sobre riscos
Requisitos de recursos das atividades
Cronograma do projeto
Estimativa dos custos das atividades
Linha de base do desempenho de custos
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Análise de fazer ou comprar
Opinião especializada
Tipos de contratos
Plano de gestão das aquisições
Declarações do trabalho das aquisições
Decisões de fazer ou comprar
Documentos da aquisição
Critérios para seleção de fontes
Solicitações de mudanças
 Missão:
 Decidir o que comprar ou fazer, detalhar a abordagem (como), quando e
quem pode fornecer e solicitar as propostas dos fornecedores
 Linha base do escopo:
DE, EAP e Dicionário da EAP
 Documentos de requisitos: Informações relevantes para aquisições
 Acordos de cooperação:
Parcerias já existentes
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Planejar as aquisições - entradas
 Registro dos riscos:
 Riscos que demandam alguma aquisição
 Decisões contratuais sobre riscos:
 Seguros, garantias, serviços, etc. que demandam aquisição
 Requisitos de recursos das atividades:
 Recursos, equipamentos, movimentação, etc.
 Cronograma, Estimativa dos custos das atividades e Linha de
base do desempenho de custos:
 Quando vamos precisar e quanto temos para gastar
 Fatores ambientais da empresa:
 Reputação de fornecedores, condições normais de aquisição,
requisitos específicos e situação do mercado
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Planejar as aquisições - técnicas
 Análise de fazer ou comprar:
 Pode ser feito pela equipe? É melhor comprar?
 Comprar, alugar, financiar ou fazer um leasing?
 Tipos de contrato:
 Com preço fixo (global ou empreitada, escopo fechado):
• Preço Fixo Garantido (PFG)
• Preço Fixo com Incentivo de Remuneração (PFIR)
• Preço Fixo com Ajuste Econômico do Preço (PF-AEP)
 Custos Reembolsáveis (custo + serviço administração):
• Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF)
• Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI)
• Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC)
 Tempo & Material (TM ou Time & Material):
• Menos recomendado, pois o pagamento é por tempo (horas/dias) e
despesas
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Planejar as aquisições - saídas
 Plano de gestão das aquisições
 Incluem orientações para:
• Tipos de contratos, gestão de riscos, critérios e métodos de
avaliação, gestão de contratos e de fornecedores,
documentos padronizados, restrições, premissas, cronograma
de aquisições, identificação de fornecedores pré-qualificados,
etc.
 Declarações do trabalho das aquisições:
 Documento contendo as informações necessárias para uma
boa aquisição, ou seja, conhecimento do escopo para uma
precificação e entrega adequada
 Documentos da aquisição:
 NDA, DT, RFP, proposta, minuta de contrato, etc.
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Planejar as aquisições - saídas
 Critérios de seleção de fontes:
 Objetivos:
• São desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas
dos fornecedores. Podem ser:
– Custo total do ciclo de vida (TCO: Total Cost of Ownership)
– Garantia, preço, prazo, etc.
– Capacidade financeira, de produção e interesse
 Subjetivos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nível de entendimento da necessidade
Capacidade técnica
Nível de risco
Abordagem de gerenciamento
Abordagem técnica
Tamanho e tipo da empresa
Desempenho passado dos fornecedores
Referências
Direitos de propriedade e propriedade intelectual
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Realizar as aquisições - processo
Gerência de Projetos de TI – Márcio Moreira
Realizar as aquisições
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de gestão do projeto
Documentos de aquisição
Critérios para seleção de fontes
Lista de fornecedores qualificados
Propostas de fornecedores
Documentos do projeto
Decisões de fazer ou comprar
Acordos de cooperação
Ativos de processos organizacionais
Reuniões com licitantes
Técnicas de avaliação de propostas
Estimativas independentes
Opinião especializada
Publicidade
Pesquisa na Internet
Negociação das aquisições
Fornecedores selecionados
Adjudicação do contrato de aquisição
Calendários de recursos
Solicitações de mudanças
Plano de gestão do projeto atualizado
Documentos do projeto atualizados
 Missão:
 Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e
realizar a contratação (incluindo os contratos)
 Documentos do projeto:
 Entradas:Registro de riscos e Decisões contratuais sobre riscos
 Saídas: Requisitos, Matriz de Rastreabilidade e Registro de Riscos
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Realizar as aquisições - técnicas
 Reuniões com licitantes:
 Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes
igualmente
 Técnicas de avaliação de propostas:
 Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para
determinar o fornecedor selecionado
 Estimativas independentes:
 O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa
independente de custo do que está sendo adquirido
 Publicidade:
 Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou
cumprir com obrigações legais
 Pesquisa na Internet:
 Para itens de prateleira é uma ótima opção. Mas, não deve ser utilizada
para itens específicos e/ou complexos
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Realizar as aquisições - técnicas e saídas
 Técnicas:
 Negociação das aquisições:
• Os detalhes da aquisição devem ser negociados até que seja
possível assinar um contrato com os termos negociados
• Os termos podem incluir: responsabilidades, tratamento de
mudanças, direitos de propriedade, pagamentos, preços,
formas de pagamento, etc.
• Em negociações complexas, o GP não deve ser o principal
negociador e elas normalmente requerem aprovação da alta
administração
 Saídas:
 Fornecedores selecionados:
• Fornecedores escolhidos e contratados
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Realizar as aquisições - saídas
 Adjudicação do contrato de aquisição (contrato):
 A negociação deve ser formalizada num contrato, que deve
considerar todos os documentos do NDA à minuta
 Quando a contratação não é imediata, a adjudicação
garante ao fornecedor o direito de fornecer o produto ou
serviço alvo da negociação
 Plano de gestão do projeto atualizado:
 Linha base do escopo, de custos e do cronograma
 Plano de gestão de aquisições
 Documentos do projeto atualizados:
 Documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade e
registro de riscos
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Administrar aquisições - processo
Gerência de Projetos de TI – Márcio Moreira
Administrar as aquisições
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Documentos de aquisição
Plano de gestão do projeto
Contrato
Relatórios de desempenho
Solicitações de mudanças aprovadas
Informações sobre desempenho
Sistema de controle de mudanças no contrato
Análise de desempenho das aquisições
Inspeções e auditorias
Relatórios de desempenho
Sistema de pagamentos
Administração de reivindicações
Sistema de gestão de registros
Documentação da aquisição
Ativos de processos atualizados
Solicitações de mudanças
Plano de gestão do projeto atualizado
 Missão:
 Gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato
e fazer as mudanças e correções necessárias
 Sistema de controle de mudanças no contrato:
 As mudanças aprovadas devem ser implementadas nos documentos de
aquisição e isto requer um certo processo incluindo aprovações
 Análise de desempenho das aquisições:
 Avaliação do progresso das entregas do fornecedor, na qualidade, prazo
e custos que foram combinados. O propósito desta avaliação é quantificar
a capacidade realização do trabalho e de entrega do fornecedor
Gerência de Projetos de TI – Márcio Moreira
Administrar as aquisições - técnicas
 Inspeções e auditorias:
 Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspeções e
auditorias nos processos produtivos do fornecedor
 Sistema de pagamentos:
 Os pagamentos combinados devem ser feitos e registrados
 Administração de reivindicações:
 Reivindicações são mudanças contestadas pelo cliente ou
pelo fornecedor. Representam disputas que devem ser
resolvidas preferencialmente por negociação
 Se não for possível negociar, devemos seguir os
procedimentos previstos para disputas no contrato
 Sistema de gestão de registros:
 Método utilizado pelo GP para registrar as questões
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Administrar aquisições - saídas
 Ativos de processos atualizados:
 Correspondência (formalização de ações contratuais)
 Cronogramas de entregas x pagamentos
 Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor
 Plano de gestão do projeto atualizado:
 Plano de gestão de aquisições
 Linha de base do cronograma
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Encerrar as aquisições - processo
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Encerrar as aquisições
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de gestão do projeto
Documentação de aquisição
Auditorias de aquisições
Acordos negociados
Sistema de gestão de registros
Aquisições encerradas
Ativos de processos atualizados
 Missão:
 Finalizar as aquisições do projeto ou fase verificando se todo o trabalho e
as entregas são aceitáveis
 Auditorias de aquisição:
 Realizar uma auditoria final para encerramento da aquisição
 Pode incluir uma análise do processo de aquisição para melhorar
os ativos de processos
 Funciona como lições aprendidas das aquisições
 Este processo verifica o produto, a verificação do escopo é feita no
final do monitoramento e controle
Gerência de Projetos de TI – Márcio Moreira
Encerrar as aquisições - saídas
 Acordos negociados:
 Todas as reivindicações pendentes devem ser resolvidas,
preferencialmente por negociação, se necessário
envolvendo mediação e arbitragem, se ainda assim não
resolver o caminho judicial é necessário
 Aquisições encerradas:
 Comunicação formal que o contrato foi cumprido e está
encerrado
 Ativos de processos atualizados:
 Arquivamento dos documentos das aquisições
 Aceitação das entregas
 Documentação das lições aprendidas
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Disciplina
Plano de Gestão do Projeto
Integração
Escopo
Fatores
Ambientais
Tempo
Custos
Qualidade
Recursos
Ativos de
Processos
Planejar
Aquisições
Planejar
Comunicações
Desenvolver
Plano de RH
Comunicações
Desenvolver
o Termo de
Abertura
Plano
Gestão
Projeto
Planejar
Qualidade
Aquisições
Criar a
WBS
Definir o
Escopo
Coletar os
Requisitos
Definir as
Atividades
Desenvolver
Cronograma
Estimar as
Durações
Estimar os
Recursos
Seqüenciar
Atividades
Identificar
os riscos
Planejar
Gestão de
Riscos
Determinar
Orçamento
Planejar as
respostas a
riscos
Riscos
Realizar a
análise
quantitativa
dos riscos
Estimar
Custos
Realizar a
análise
qualitativa dos
riscos
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Exemplos de questões
 1) Durante qual parte do processo de aquisições a negociação
da aquisição ocorre?




A. Planejar as aquisições.
B. Encerrar as aquisições.
C. Administrar as aquisições.
D. Realizar as aquisições.
 2) Uma negociação importante com um subcontratado em
potencial está agendada para o dia seguinte, quando você
descobre que há uma boa chance de que o projeto seja
cancelado. O que você deve fazer?




A. Não gastar muito tempo na preparação para as negociações.
B. Cancelar as negociações.
C. Só negociar os itens principais.
D. Adiar as negociações.
Resposta: D e D
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Obrigado!

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