e-procurement in het digitaliseringsproces bij lokale besturen

Report
in het digitaliseringsproces bij
lokale besturen
Eddy Van der Stock
Afdelingshoofd ICT & GIS – stad en ocmw Lokeren
Voorzitter Vlaamse ICT Organisatie
Voorzitter Linked Organisation of Local Authorities
Roodborstje versus Koolmeesje
Geschiedenis digitalisering Loc Gov
• Één oplossing voor één probleem
• Het ontstaan van silo gebaseerde oplossingen
• Weinig compatibele systemen …
• Algemeen gebruik authentieke gegevensbronnen (RR, VKBO, …)
zeer beperkt doorgevoerd …
• Permanent vernieuwende regelgeving =
vraagt vernieuwende systemen
• Geen tijd voor doorgedreven aanpak
sterk bevraagde productieomgeving
Silo’s don’t come down by themself, they just
age and get rusty
?
Burger (klant)
Burgerlijke Stand
Lokaal Bevolkingsbestand
Rijksregister
Secretariaat
Notuleringssysteem
Financiële dienst
Boekhoudsysteem
VKBO
Aankoopdienst
Technische dienst
Aankoopsysteem
Besteksysteem …
Technisch systeem
E-procurement
Aankoopproces in a nutshell
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Behoefte – budget
Formalisering behoefte – bestek
E-procurement (e-notification / e-tendering)
Digitale offertes – verwerking aankoopverantwoordelijke
Advies
Beslissing
Meldingsfase
Bestelling
Levering / Uitvoering
Facturatie
De componenten …
Technische
modules
e-Notification
Besteladministratie
Boekhouding
e-Procurement
e-Tendering
Software
Overheidsopdrachten
Quid?
e-Catalogue
Notulering
De flow …
Opmaak
behoefte
Agendering
RMW/GR
Archiveren
beslissing
Beslissingsflow
Opmaak AKdossier
Verwerking
beslissing
Aanmaak
bestelling
Ontvangst
goederen/dst
e-Notification
e-Tendering
Goedkeuring
bestelling
(flow)
Besteladministratie
Boekhouding
Verwerking
offertes
Melden
beslissing
Budgetcontrole
De “aankoopflow” technisch
• inter-dienstelijke betrokkenheid – organisatie?
• Integratie diverse systemen is vereist
• grote diversiteit van geautomatiseerde systemen en/of manuele
verwerking
• er is geen algemeen “gestandaardiseerde omgeving”
(vrije markt versus overheid)
e-Procurement in lokale overheden
• Sterke vooruitgang van het automatiseringsproces
• Vervolledigen door volledig gebruik e-catalogue
• Inventaris van de kaderovereenkomsten op diverse overheidsniveaus
(federaal, Vlaams movi ict, …)
• Inventarisering van de kaderovereenkomsten binnen de lokale overheden
• De resterende pijnpunten (lees schoonheidsfoutjes) …
De oplossing brengt
nieuwe vragen …
Integratie van systemen vraagt geïntegreerde oplossingen
Digitaal is niet gelijk aan automatisch
• Gescand gehandtekende documenten (pdf’s) moeilijk integreerbaar
• Digitale documenten zijn niet officieel(?) getekend
• Rechtsgeldigheid zoekt men nog vaak in gehandtekende (lees met de
hand getekende) documenten …
• Quid? bruikbaarheid in digitale, geautomatiseerde systemen
De ingediende dossiers …
• Eenduidigheid van indiening (excel, pdf, open formaten?, …)
• De saga van de slecht gescande en de verplicht gehandtekende
documenten … oplossing?
• Rechtsgeldigheid van een getotaliseerd ingediend dossier?
• Individuele stukken?
Standaarden
• OSLO – open standaarden voor lokale overheden
• Betrokkenheid Vlaamse en federale overheid
• Betrokkenheid vrije markt en academische wereld
• Convergentie problematiek compatibiliteit
Systemen aan elkaar koppelen
Systemen een standaard opleggen
betere dienstverlening
beleid
ondersteunen
contactinformatie
lokalisatie
dienstverlening
gegevens die voorkomen in
verschillende applicaties en die daarom het best centraal worden beheerd
kerndata
Bestek
Offerte
Boekhouding
Dienstverlening (= ‘dossier’)
E-procurement
Quid samenwerking
gemeente en ocmw?
• Toegangsbeheer ambtenaren Gemeente/Stad versus OCMW
• Waarom twee toegangsbeheersystemen voor één oplossing?
• Eenduidigheid naar bevoegdheden/verantwoordelijkheden gemeente
en OCMW bij ondersteunende
dienstverlening (aankopen, ICT, …)
De adoptietips …
• De ‘schrik overwinnen’
• Succesverhalen blijven brengen
• Integratiemogelijkheden communiceren (samenbrengen op een forum)
• Waarom moet iedereen het wiel blijven uitvinden
/ bij uitbreiding het wiel kopen?
• Hoe begin ik er aan, de schrik voor het falen van een zoveelste IT project …
• Van groenboek naar witboek?
• Begeleiding?!
• Opleidingen!
• Opleidingsronde van Vlaanderen (we werken hier graag aan mee vanuit
regionale kenniskringen …)

similar documents