praktiskt tillämpar ramavtalet Bemanningstjänster

Report
Hur du praktiskt tillämpar ramavtalet
Bemanningstjänster 2012
Uppdaterad 2013-07-01
Innehåll










2
UK mål med upphandlingen
Marknadsförutsättningar
Ramavtalet omfattning
Avtalets villkor
Nyttor med SKI:s Ramavtal
Våra referenser
Leverantörer
Avropsstöd
Uppföljning
Frågor och Svar
Så tänkte jag när arbetade med FFUn
Målen vid upphandlingen av Bemanningstjänster 2012
- Erbjuda myndigheter bemanningstjänster för de vanligaste efterfrågade personalområdena
- Relevant kompetens hos personal
- Konkurrensutsätta priserna vid avrop för att sänka kostnaderna
- Administrativt förenkla den förnyade konkurrensutsättningen genom
mallar och beskrivningar
- Erbjuda två typer av avrop: tidsbestämda uppdrag alternativt succesiva
avrop under längre period då kund inte i förväg exakt vet när personal behövs
- Hänsyn till lokala förhållanden - uppdelning i 21 geografiska anbudsområden
- Låga priser pga. förväntat stora volymer
- Kollektivavtalsliknande villkor och andra relevanta krav för personal
Ramavtalens syfte är att förse myndigheternas stora behov av personal vid arbetstoppar eller frånvaro
av ordinarie personal
säger Peter Svensson, ansvarig upphandlingskonsult
3
Marknadsförutsättningar (I)
Bemanningsföretagen är en arbetsgivaroch branschorganisation för
personaluthyrnings-, omställnings- och
rekryteringsföretag med 500
medlemsföretag, varav drygt 400 är
auktoriserade bemanningsföretag och/eller
auktoriserade omställningsföretag.
Antal anställda
 Branschen har 61 100 årsanställda
(2012), vilket är 95 procent av alla
anställda i bemanningsbranschen.
 40 procent är arbetare och 60 procent
tjänstemän.
Källa: Bemanningsföretagen en bransch- och arbetsgivarorganisation
för företag med verksamhet inom uthyrning, omställning och
rekrytering. Bemanningsföretagen
4
Marknadsandelar
Leverantör och marknadsandel acc 2012
1 MANPOWER
21,30%
2 PROFFICE
17,60%
3 ADECCO
12,20%
4 UNIFLEX BEMANNING
7,19%
5 ACADEMIC WORK
6,46%
6 LERNIA BEMANNING AB
6,41%
7 POOLIA
3,70%
8 LOGENT
3,20%
9 ARENA PERSONAL
2,37%
10 STUDENTCONSULTING
2,33%
Marknadsförutsättningar (II)
Penetrationsgrad på
arbetsmarknaden
 Bemanningsbranschens
penetrationsgrad på
arbetsmarknaden var 1,3 procent
år 2012. Penetrationsgrad är ett
mått på hur stor andel av den
sysselsatta befolkningen som
arbetar i ett bemanningsföretag.
 135 000 personer var anställda i
bemanningsbranschen någon gång
under 2012.
Källa: Bemanningsföretagen en bransch- och arbetsgivarorganisation
för företag med verksamhet inom uthyrning, omställning och
rekrytering. Bemanningsföretagen
5
Omsättning totalt 2012
 Omsättningen i branschen var 25,1
miljarder kronor.
 Omsättningen för de 35 största
företagen var knappt 21 miljarder
kronor.
Ramavtalet omfattar
Bemanningstjänster inom fyra (4) huvudkategorier:
1. Administration
2. Ekonomi
3. Personal
4. Fastighet
Följande yrkeskategorier kan avropas:
1. Administration
Assistent
Receptionist/Telefonist/Allroundkontorist
Sekreterare/Chefsassistent
Registrator
2. Ekonomi
Controller
Redovisningsekonom
Ekonomiassistent
Avrop sker genom förnyad konkurrensutsättning
6
3. Personal
Personalhandläggare/Personaladministratör
Lönehandläggare/Löneassistent
4. Fastighet
Vaktmästare, arbetsledande
Vaktmästare/Fastighetsskötare
Fastighetsförvaltare
Fastighetsvärd/Husvärd
Servicereparatör/Fastighetsreparatör
Drifttekniker
Villkor
 Avtalsperiod apr 2013 – nov
2014.
 Genomförd av SKI i eget namn
 Avrop sker med förnyad
konkurrensutsättning
7
 Klausul som reglerar ev.
anställning av uthyrd personal vid
UM/UE
 Revisionsmöjlighet
(uppföljningskontroll) är avtalad.
Nyttor… med SKI:s Ramavtal
 Snabba leveranser av personal till myndigheter
 Lång erfarenhet hos de leverantörer som avtal är tecknade med
 Möjlighet för kund att själv beskriva utbildning och kompetens hos
personal utifrån mall vid behov
 Genomgående låga priser för samtliga yrkeskategorier.
 En samhällsekonomisk nytta genom att myndigheter snabbt kan
tillsätta personal i viktiga positioner inom ex ekonomi, personal och
service
 Avtalet möjliggör en kostnadsbesparing mellan 7 – 20%
8
Våra Referenser
 455 UM/UE är avropsberättigade på ramavtalet
 12 avropar på detta avtal idag (juli-13)
– Eskilstuna Kommun, Familjebostäder, Laholms Kommun, Lidingö
Stad, Partille Kommun, Region Halland, Rättviks Kommun,
Skolfastigheter i Stockholm AB, Stockholm Stads
Bostadsförmedling AB, Storstockholms Brandförsvar,
Sundbybergs Stad, Vimmerby Kommun
9
Leverantörer
Pema People AB
 Britt-Marie Landström, +46 (0)11-130076
[email protected]
Uniflex Sverige AB
 Elin Strandberg, +46 (0)8 555 368 00
[email protected]
StudentConsulting Sweden AB
 Jessica Hising, +46 727 404707
[email protected]
10
Leverantörer
Manpower Aktiebolag
 Marie Mehlin, +46 (0)40 660 63 73, Fax:+46 (0)40 670 17 89
[email protected]
Proffice AB
 Malin Emond, +46 (0)8 787 17 00, Fax:08-553 419 15
[email protected]
Bemannia AB
 Pär Dahlund, +46 (0)8 84 53 00, Fax:+46 (0)8 648 09 00
[email protected]
11
Vad händer innan anmält avrop
För att avropa från SKI:s ramavtal krävs att du, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna
villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att du som har gällande ramavtal inom aktuellt
område eller tillämpar ramavtal som upphandlats i samverkan med andra UM/UE inte samtidigt
tillämpar SKI:s ramavtal under det egna gällande ramavtalets giltighetstid. Du som är ansvarig för
upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet, kan anmäla avrop via vår
webbplats.
1.
I vår avtalsdatabas hittar du samtliga ramavtal som vi har upphandlat. Ramavtalet
Bemanningstjänster 2012 hittar ni på Ramavtal Bemanningstjänster 2012 . Har du fått
inloggningsuppgifter från oss via post kan du logga in och anmäla intresse för att börja avropa på
våra ramavtal, som SKI gjort i eget namn. Som inloggad kan du även avanmäla dig från avtal.
Vem kan avropa?
För att vara avropsberättigad på de ramavtal som vi har upphandlat måste du på förhand ha bekräftat
din avsikt att tillämpa ramavtalet. De som är avropsberättigade finns angivna i bilaga
”Avropsberättigade” till ramavtalet.
12
Vad händer efter anmält avrop
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
13
Du får ett svarsmail som bekräftar avropsanmälan
Om du använder Tendsign som avtalsdatabas kan du få avtalen utspeglade
in i er egen databas i anslutning till avropsanmälan
Vi meddelar varje fredag leverantören att avropsanmälan är gjord så att
leverantörer vet vilka som anmält sig för
Leverantör tar påföljande måndag kontakt med dig eller den som angivits
som kontaktperson i samband med avropet för frågor om den förnyade
konkurrensutsättnigen
Var tydlig med när den förnyade konkurrensutsättningen ska ske och hur du
vill att leverantören fortsatt ska agera
Efter leveransen, boka uppföljningsmöte med leverantören
Får du problem med leverantören kontakta SKIs kundtjänst
Avropsstöd

Vägledning för förnyad konkurrensutsättning på ramavtalet Bemanningtjänster 2012

Mer utförlig information hittar du på vår hemsida, där det även finns mallar att fylla i
Ramavtal Bemanningstjänster 2012
14
Avropsstöd
 Med flera antagna leverantörer och ett avropsförfarande i form av
förnyad konkurrensutsättning erbjuds flexibla och framför allt
träffsäkra lösningar för aktuellt bemanningsbehov. Vid varje tillfälle är
det bara de bemanningsföretagen som verkligen kan leverera som
kommer att svara på avropet. Det bidrar också till att nya priser
kommer in varje gång.
- Konkurrensutsättningen kan genomföras för en längre tidsperiod, till
exempel ett år i taget. Det gör att när du är i behov av personal från en
dag till en annan kan du snabbt få in en resurs utan att behöva gå igenom
den förnyade konkurrensutsättningen vid varje enskilt fall, säger Peter
Svensson, ansvarig upphandlingskonsult på SKI.
15
Avrop
 Avrop sker genom att du genomför en förnyad konkurrensutsättning.
 Du kan avropa extern personal för längre eller kortare tid.
 Behov kan finnas vid arbetstoppar, sjukfrånvaro eller annan frånvaro
av ordinarie personal för bestämda uppdrag eller extra behov
avseende en eller flera yrkeskategorier.

Information om hur den förnyade konkurrensutsättningen ska
genomföras inkl. mallar som kan användas ser du på bild 17-18.
16
Förnyade konkurrensutsättningens steg
1. Beskriv ditt behov av personal
2. Skicka en avropsförfrågan till samtliga fem (5) ramavtalsleverantörer per
huvudområde och geografiskt område
3. Använd mallen Inbjudan Avrop Bemanningstjänster 2012
4. Skicka avropsförfrågan skriftligen per brev eller e-post till leverantörerna.
5. Ange en tidsfrist för när svar från leverantörerna ska vara dig tillhanda
6. Inkomna anbud öppnas först när tidsfristen gått ut
7. Du värderar inkomna anbud där anbud med lägst pris antas
8. Du skickar tilldelningsbeslut (ditt val av anbud) till samtliga leverantörer med
en motivering till beslutet
17
Avrop - mallar
 Nedan mallar hittar du på
 Bemanningstjänster 2012
Under respektive Ramavtalsleverantör




18
Mall Inbjudan Avrop Bemanningstjänster 2012
Mall Anbudsöppningsprotokoll Bemanningstjänster 2012
Mall Tilldelningsbeslut Bemanningstjänster 2012
Mall Kontrakt Bemanningstjänster 2012
Avropsförfrågan
Innehåll i avropsförfrågan
I avropsförfrågan anger du följande:



Efterfrågad yrkeskategori
Aktuell arbetsplats
Under vilken tid uppdraget ska utföras. Du kan ange en specifik tidsperiod eller en
längre tidsperiod, t.ex. 1 år, under vilken enskilda beställningar kan göras.
 Precisering av de arbetsuppgifter som ska utföras och den yrkeskompetens som
personalen ska ha. Preciseringen ska utgå från de beskrivningar som är angivna för
varje yrkeskategori i bilaga 01, Yrkeskategorier.
 Bilagorna hittar du under respektive ramavtalsleverantör
Bemanningstjänster 2012

19
Beroende på vilket behov du har kan preciseringen innefatta hela beskrivningen för
respektive yrkeskategori eller delar av den.
Avropsförfrågan
Ålderskategori.


Du anger vilken ålderskategori personalen ska vara i. Normalfallet är att du
anger samtliga tre ålderskategorier.
Vid särskilda omständigheter kan du ange enskilda ålderskategorier. Sådana
undantag från normalfallet kan vara att man vill uppmuntra speciella insatser
för att öka sysselsättningsgraden för vissa ålderskategorier, t.ex. unga eller
äldre arbetstagare.
Ålderskategori
Upp till 27 år
28 – 65 år
66 år och över
20
Avropsförfrågan
Timprisintervall


21
Det timprisintervall som ska gälla i den förnyade konkurrensutsättningen,
dvs. det pris/timme inom det angivna timprisintervallet som du anser är
rimligt att betala för den efterfrågade personalen. En rekommendation är att
du anger ett timprisintervall som motsvarar det som jämförbar tjänst hos er.
Om du är osäker på vad en rimlig timkostnad är rekommenderas att ange ett
brett timprisintervall.
Det timprisintervall som du anger får inte under- eller överstiga följande
Fastställda
fastställda timprisintervaller.
Huvudkategori
timprisintervaller
1. Administration
100 – 219 kr
2. Ekonomi
112 – 350 kr
3. Personal
125 – 225 kr
4. Fastighet
112 – 200 kr
Avropsförfrågan
 Du anger även om den förnyade konkurrensutsättningen ska gälla
prisfaktorn för obekväm arbetstid. Du ska i så fall ange med hur
många procent den ska viktas, 10 % - 50 %. Ju högre procentsats som
du anger desto högre andel obekväm arbetstid förväntas personalen
arbeta.
 Med obekväm arbetstid menas arbete mellan kl. 18.00 – 07.00,
måndag – fredag samt kl. 00.00 – 24.00, lördag, midsommarafton, juloch nyårsafton samt söndagar och helgdagar. Med normal arbetstid
menas arbete mellan kl. 07.00 – 18.00, måndag – fredag, exklusive
lunch.
22
Uppföljning
Leverantör
 Månadsvis rapportering av
avropad försäljning
 Informera om ev. byten av
kontaktpersoner till SKL
Kommentus
23
SKI
 Följsamhet lokalt mot centralt
avtalade villkor och priser
 Omsättningsredovisning i
regelbundenhet och rimlighet
 Krav gällande skatter och avgifter,
ekonomisk ställning samt avtalad
leveransförmåga
 Verktyg för kontroll, förutom
direkta kontakter med
leverantörer och UM/UE
 Redovisningar från leverantörer
 Fakturakopior mm. Inhämtas från
UM/UE
Kontakt för frågor
Kundtjänst
24
SKL Kommentus Inköpscentral
Vi gör hållbara affärer för Sveriges kommuner, landsting
och regioner

similar documents