אופן הבדיקה

Report
‫גישות פרקטיות בניתוח נתונים במערכת הנוכחות‬
‫באמצעות ‪ACL‬‬
‫********‪Com‬‬
‫ערן נח‪ ,‬מבקר בצוות ביקורת חברת מלונות דן**‪Com‬‬
‫‪ MA,C.I.A.‬בביקורת פנים ומנהל ציבורי ***‪Com‬‬
‫********‪Com‬‬
‫על מה נדבר‪:‬‬
‫• הצגת מלונות דן‬
‫• דיון‪ -‬שיטת עבודה‪ ,‬בכרייה וניתוח נתונים ממערכת הנוכחות‬
‫• ‪Q&A‬‬
‫חברת מלונות דן‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫מלונות דן‬
‫טרקלין דן נתב"ג‬
‫ביה"ס דן גורמה‬
‫עידית לוגיסטיקת מזון‬
‫?‪Why Issue‬‬
‫• תחום השכר‪ -‬סיכון קיים‪...‬‬
‫אז מה בכל זאת השתנה?‬
‫‪ ‬אכיפת חוקי עבודה‪ -‬ישראל הצטרפה ל‪OECD -‬ומכאן‪ ,‬שלצורך‬
‫אכיפת חוקי העבודה ישנה מגמה להכפלת המפקחים במשרד‬
‫התמ"ת‪.‬‬
‫‪ ‬ברמת החקיקה‪ -‬בחודש יוני ‪ 2012‬נכנס לתוקפו חוק הגברת האכיפה‬
‫המטיל אחריות פלילית והגדלה מהותית של היקף הקנסות על‬
‫מעסיקים החורגים מחוקי עבודה (קנסות הנעים בין ‪5,000-35,000‬‬
‫‪.)₪‬‬
‫• חשיפות להונאה‪ -‬סימני האטה במשק‪ ,‬עשויים להשפיע על חשיפה‬
‫לביצוע עברות‪.‬‬
‫‪Understand Business Process first,‬‬
‫‪then get 2 know the Data‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫סביבת הארגון‬
‫תהליכי העבודה וגורמים המעורבים (בדגש על בקרות‬
‫מונעות‪/‬מגלות‪ /‬מפצות והפרדת תפקידים)‬
‫וודא מהם חוקי העבודה הרלבנטיים לסוג מהות העסק (ישנם היתרים‬
‫שונים)‬
‫וודא האם חל הסכם קיבוצי‬
‫הכר את המערכות המתממשקות לשכר‬
Understand Business Process
first, then get 2 know the Data
‫שעון נוכחות‬
‫מערכת‬
‫נוכחות‬
‫מערכת‬
‫שכר‬
‫מערכת‬
‫מס"ב‬
TESTS
Script your data
‫אז לפני שנתחיל המצרכים‪...‬‬
‫דוח הרשאות‬
‫דוח בקרת‬
‫שינויים‬
‫דוח נוכחות‬
‫שם משתמש‬
‫מרכז רווח‬
‫מרכז רווח‬
‫שם העובד‬
‫תאריך עדכון‬
‫תאריך‬
‫תוקף גישה‬
‫שעת עדכון‬
‫ת ‪.‬ז ‪.‬‬
‫גורם מעדכן משתמש‬
‫שם המעדכן‬
‫שם העובד‬
‫הרשאת גישה‬
‫שם העובד‬
‫תאריך תחילת עבודה‬
‫סוג פעולות‬
‫ת ‪.‬ז ‪.‬‬
‫תאריך סיום עבודה‬
‫סוג העדכון‬
‫תאריך לידה‬
‫תאריך היווצרות‬
‫רשומה מקורית‬
‫תפקיד‬
‫ערך ישן‪/‬חדש‬
‫הסכם (גלובלי‪/‬שעתי‪/‬דת)‬
‫סוג העדרות (חופשה‪ ,‬מחלה‪ ,‬חל"ד וכו')‪.‬‬
‫שעת כניסה (‪)2/1‬‬
‫שעת יציאה (‪)2/1‬‬
‫סה"כ שעות ברוטו ברמה יומית‬
‫סה"כ שעות נטו ברמה יומית‬
‫‪DATA TEST‬‬
‫• הרשאות משתמשים )‪) Authorization‬‬
‫• מטרה‪ :‬הפרדת תפקידים (‪ ,(Segregation of Duties‬חסימת הרשאות‬
‫לעובדים עובדים‪ ,‬פעולות מורשות (‪ ,)Need to know‬חסימת פעילות‬
‫גישה של המשתמש לנתוניו האישיים‪.‬‬
‫אופן הבדיקה‪ :‬מאקרו‪ -‬סקירת הרשאות משתמשים‪ ,‬מיקרו‪-‬‬
‫ניתוח פעולות במערכת בתקופת הבדיקה‪ ,‬ניתוח פעולות החורגות‬
‫ממרכז הרווח המוגדר למשתמש‪.‬‬
‫• כניסה שאינה מורשית למערכת (‪-)Unauthorized Accesses‬‬
‫אופן הבדיקה‪:‬‬
‫‪‬איתור פעולות במערכת בשעות בהם המשתמש לא נכח‪ .‬משיכת נתונים‬
‫לתקופת הבדיקה ויצירת ‪ 2‬טבלאות נתונים והשוואה בינהם‪ :‬האחת‪ ,‬קובץ‬
‫שינויים במערכת הנוכחות השני‪ ,‬דוח נוכחות‪.‬‬
‫‪‬איתור פעולות שבוצעו מחוץ לשעות הפעילות של המחלקה (יש לוודא מהם‬
‫בדר"כ שעות פעילות המחלקה)‪.‬‬
‫‪DATA TEST‬‬
‫• תקינות תעודות זהות (‪)Verification‬‬
‫מטרה‪ :‬איתור ת‪.‬ז‪ .‬פקטיביות‬
‫אופן הבדיקה‪ :‬בדיקת ספרת ביקורת‬
‫שכיחות עיגולי שעות‪-‬‬
‫•‬
‫מטרה‪ :‬איתור מקרים חריגים בהם קיים ריבוי שעות מעוגלות‬
‫בכניסה ויציאת עובדים‬
‫אופן הבדיקה‪ :‬שימוש בפונקציה )‪Round (number‬‬
‫שכיחות נגיעות ברמת עובד‪-‬‬
‫•‬
‫מטרה‪ :‬איתור פעולות חשודות בנגיעות ועדכונים בפרטי עובד‬
‫אופן הבדיקה‪ :‬מאקרו‪-‬שכיחות פעולות ברמת עובד (‪)CLASSFY‬‬
‫מיקרו‪-‬בחינת סוג הפעולות‬
‫‪DATA TEST-Thinking outside the box‬‬
‫ימי עבודה ברצף (‪–)Fraud‬‬
‫•‬
‫(*)במידה ומזהים רצף ימי עבודה יש לוודא מה תפקיד‬
‫העובד והממשק לתחום כספים או שווה ערך לכסף‪.‬‬
‫• היקף משרה‪-‬‬
‫• מטרת הבדיקה‪ :‬איתור מקרים בהם היקף המשרה אינו תואם למסגרת ההסכם הקיבוצי‪.‬‬
‫• אופן הבדיקה‪ :‬בדיקת התאמה בין תאריך תחילת העסקה לסוג הסכם במערכת הנוכחות (המייצג‪:‬‬
‫היקף משרה‪ ,‬וותק וכו')‪.‬‬
‫• ימי מחלה מול חופשה (‪-)Relations‬‬
‫• מטרת הבדיקה‪ :‬בחינת מקרים חריגים בהם עובדים מנצלים "ימי מחלה" במקום חופשה‪.‬‬
‫• אופן הבדיקה‪ :‬בחינת ניצול ימי חופשה מול ימי מחלה –ניתן לבצע גם ממערכת השכר תלוי‬
‫בחברה והעדפותיה באופן רישום ימי מחלה וניהול "פנקס חופשה"‪.‬‬
‫(*) מהווה אמצעי לבחינת סבירות‪.‬‬
‫• בדיקות שונות לאיתור חריגים‪-‬‬
‫• מטרה‪ :‬איתור מקרים חריגים של העברת כרטיס נוכחות ע"י אחר‬
‫• אופן הבדיקה‪ :‬נתוני קרוסלה (מעבר עובדים) לנתוני נוכחות‬
‫בחינת יישום הוראות חוק‬
‫באמצעות ‪ACL‬‬
‫‪Cost Benefits‬‬
‫‪Background‬‬
‫חוקי העבודה נועדו להסדיר את מערכת היחסים עובד‪ -‬מעביד ולדאוג לכך שזכויות‬
‫העובדים ייאכפו‪ .‬ארגונים רבים חשופים כיום לביקורות של משרד התמ"ת‪,‬‬
‫ומוצאים את עצמם נדרשים להיות מיודעים באופן עקבי בדרישות החוק העולות‬
‫לדיון חדשות לבקרים‪ .‬החוק קובע כי האחריות מוטלת כולה על כתפיהם של‬
‫הארגונים והם צריכים למצוא פתרונות שיאפשרו להם לנהל את שעות העבודה של‬
‫העובד בהתאם לחוק‪.‬‬
‫• בקרה מונעת (ברמת התהליך) ‪ -‬פתרונות טכנולוגיים המותאמים למסגרת החוק ואשר‬
‫יכולים להתריע ולהזהיר מפני עברות צפויות בנושאים כדוגמת‪ :‬שעות מנוחה‪ ,‬העסקת‬
‫בני נוער‪ ,‬מרווחי זמן בין משמרות‪ ,‬מספר ימי עבודה ברצף‪ .‬פתרונות אלו מאפשרים‬
‫למנהלים לטפל בהפרות המתרחשות בזמן אמת ולמנוע מצב של עברה על החוק‬
‫כדוגמת‪ :‬סידורי עבודה ממוחשבים‪.‬‬
‫בקרה מגלה (איתור בכלים ממוחשבים)‪ -‬קיימת חשיבות גבוהה ליכולתו של‬
‫ארגון ללמוד‪ ,‬לנתח ולעבוד לקראת שיפור ביצועים בהמשך‪ .‬על רקע מבצעי‬
‫האכיפה המוגברת‪ ,‬כדאי לכל ארגון בישראל לבצע בדיקות רנדומליות של שנה‬
‫אחורה לפחות וללמוד מהטעויות שלו – כי אלו הטעויות שיחזרו על עצמן גם‬
‫בשנה הקרובה‪ .‬ליכולת ללמוד ולהראות תהליך הסקת מסקנות נודעת חשיבות גבוהה‬
‫גם בעיני הרשויות בעת ביצוע ביקורות‪.‬‬
‫איתור חריגות מחוקי ‪DATA TEST‬‬
‫עבודה‬
‫יצירת ‪Scripts‬לכל אחד מהוראות החוק (בדגש על חוק הגברת האכיפה)‪:‬‬
‫• חריגות מחוקי עבודה (בצל חוק הגברת האכיפה)‪-‬‬
‫‪ ‬הגדרה‪ :‬שעות נוספות‪ -‬ברמה יומית (עד ‪ 12‬שעות)‪ ,‬שבועית (בין ‪ 12-15‬שעות תלוי בסוג מפעל)‪,‬‬
‫חודשית (עד ‪ 60‬שעות)‪.‬‬
‫‪ ‬אופן הבדיקה‪ :‬פילטור בהתאם להגדרות‪.‬‬
‫• עבודת לילה‪-‬‬
‫‪ ‬הגדרה‪ :‬התניה ראשונה‪ ,‬עבודה ששעתיים ממנה לפחות הן בין ‪ 06:00 - 22:00‬למחרת‪ .‬לאחר ‪ 7‬שעות‬
‫משלמים שעות נוספות‪ .‬התניה שניה‪ ,‬מפעל שעובדים בו במשמרות‪ ,‬לא יועבד בו עובד בעבודת לילה יותר‬
‫משבוע אחד בתוך שלושה שבועות‪.‬‬
‫אופן הבדיקה‪ :‬בחינת חריגות באינטרוול של ‪ 21‬יום בטווח השעות ‪ 06:00 - 22:00‬למחרת‪.‬‬
‫• העסקת נוער‪-‬‬
‫‪ ‬הגדרה‪ :‬עובד עד גיל ‪ ,18‬מגבלות‪ :‬איסור העסקה בעבודת לילה‪ ,‬איסור העסקה ביום מנוחה‪ ,‬איסור העסקה‬
‫בשעות נוספות‪ ,‬מקסימום ‪ 173‬שעות‪.‬‬
‫‪ ‬אופן הבדיקה‪:‬‬
‫יצירת שדה חישוב לגיל (‪ )Computed‬באמצעות נוסחה ‪)Date-Day of birth(/365 -‬‬
‫שבתות (בהתאם לדת העובד) – שימוש בפונקציה ‪CDOW‬‬
‫עבודת לילה‪ -‬בחינת חריגות כאמור לעיל‪.‬‬
‫איתור חריגות מחוקי ‪DATA TEST‬‬
‫עבודהברצף‪-‬‬
‫• שבתות‬
‫אופן הבדיקה‪ :‬שימוש ב ‪ CDOW‬ו‪GROUP-‬‬
‫• הפסקות בין משמרות ‪-‬‬
‫הגדרה‪ :‬הפסקה עד ‪ 3‬שעות בין משמרות‪-‬‬
‫אופן הבדיקה‪)Enter_2)-(Exit_1)>3 :‬‬
‫• הפסקה בין ימי עבודה ‪-‬‬
‫הגדרה‪ :‬הפסקה לפחות ‪ 8‬שעות בין יום עבודה למשנהו‬
‫אופן הבדיקה‪enter_hour(day) - exit_hour(day_before) + 24 :‬‬
‫• עבודת נשים‪-‬‬
‫• הגדרה‪ :‬איסור בשעות המנוחה ושעות נוספות החל מהחודש החמישי להריון‪.‬‬
‫(*) על מנת לאתר חריגות יש לוודא קוד היעדרות הפסקות עבודה לאפיון זה‪.‬‬
‫• חופשה‪-‬‬
‫• הגדרה‪ :‬אחת לשנה‪ ,‬יש לתת לעובד חופשה ברצף של ‪ 7‬ימים‪.‬‬
‫• אופן הבדיקה‪ :‬בדיקת רציפות חופשה של ‪ 7‬ימים בשנה‪ .‬במידה ומכסות חופשה‬
‫מנוהלות במערכת הנוכחות יש לוודא התאמה בין מכסה לוותק‪.‬‬
‫• ממשק מערכת נוכחות למערכת השכר‬
Tank’s
Q&A

similar documents