Gizlilik ve Gizliliğin Önemi Eğitim Ders Notları

Report
GİZLİLİK VE GİZLİLİĞİN
ÖNEMİ
Türk Hukukunda Gizlilik ve Sır
Kavramı
• Türk hukukunda sır ve gizlilik kavramı oldukça
geniş tutulmuştur.
• Sır kategorisine giren yaklaşık 50, gizlilik
kategorisine giren yaklaşık 75 yasal düzenleme
mevcuttur.
• Bazı düzenlemeler ise her iki kategoriye girecek
şekilde kaleme alınmıştır.
• Sır ve gizlilik kavramları arasında mevzuat
bazında açık bir farklılık olmayıp, çoğu kez
birbirinin yerine kullanılmıştır.
Sır:
• Prof. Dr. Çetin ÖZEK’in verdiği tanımla,
“Sır, bilmek hakkı olan kişiler dışında
kalanların bilgiye ulaşamaması anlamına
gelir.”
• Bu tanımda da sır ve gizlilik kavramları
aynı anlamda kullanılmaktadır.
Sır:
• Prof. Dr. Süheyl DONAY’a göre ise, “Sır,
genel olarak herkes tarafından bilinmeyen
ve açıklanması sahibinin şeref ve
menfaatine zarar verme tehlikesi gösteren
hususlar olarak tanımlanabilir.”
BİLGİ GÜVENLİĞİ, GİZLİLİK,
GİZLİ YAZILAR VE KURALLARI
KONUYU DÜZENLEYEN
MEVZUAT
• 26/10/1994 tarihli ve 4045 sayılı Güvenlik
Soruşturması, Bazı Nedenlerle Görevlerine Son
Verilen Kamu Personeli İle Kamu Görevine
Alınmayanların Haklarının Geri Verilmesine Ve
1402
Numaralı
Sıkıyönetim
Kanununda
Değişiklik Yapılmasına İlişkin Kanun
• Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması
Yönetmeliği,
• Koruyucu Güvenlik Esasları Direktifi (Yürürlükten
Kaldırıldı),
• 13/05/1964 tarihli ve 6/3048 sayılı Bakanlar
Kurulu Kararı,
• Başbakanlığın 01/10/1982 tarihli ve 2909 sayılı
talimatı
BİLGİ GÜVENLİĞİ
BİLGİ
• Bilgi kavramı konumuz açısından; Kamu
idare ve kurumları ile yerel yönetimler,
kamu
kurumu
niteliğindeki
meslek
kuruluşları ve üniversiteler tarafından,
askeri, istihbari, dış ilişkiler, teknolojik,
bilimsel, ticari ve diğer alanlarda üretilen
ve bilgiyi üreten idare ve kurum tarafından,
çok gizli, gizli, özel, hizmete özel ve tasnif
dışı gizlilik dereceli olarak tasnif edilen
bilgiyi ifade eder.
BİLGİ GÜVENLİĞİ
• Bilgi güvenliği kavramı ise; Ulusal güvenliği ilgilendiren,
yetkisiz ellere geçtiği takdirde, Devlet ve kamu kurum ve
kuruluşlarının,
yerel
yönetimlerin,
kamu
kurumları
niteliğindeki meslek kuruluşları ve üniversitelerin faaliyet
alanlarında güvenliklerini tehlikeye sokabilecek veya Devlet
ve yukarıda belirtilen kurum ve kuruluşlar aleyhine
kullanılabilecek, o kurum ve kuruluşlar tarafından, çok gizli,
gizli, özel, hizmete özel ve tasnif dışı gizlilik derecelerinde
tasnif edilen, belirlenen ve işaretlenen bilgiyi, üretim,
kullanım, işlenme, saklanma, nakledilme ve imha sırasında
yetkisiz kişilerin erişimine ve olası her türlü fiziksel ve
elektronik müdahaleye karşı korumaya, bilgiye erişim ve
kullanıma ait usulleri açık şekilde belirlemeye ve bilgiyi
gerektiğinde hazır bulundurmaya yönelik tedbirleri ifade
eder.
• Bilgi güvenliğinin sağlanması;
• Gerek görülen yer ve tesisler içinde veya
çevresinde alınan tedbirler ve koruyucu
gözetim engelleri gibi aktif tedbirler
yanında,
a) Gizlilik disiplini ve sır saklama
b) Bilgi ve doküman güvenliği
c) Muhabere ve elektronik güvenliği
d) Sansür
e) Gizleme ve kamuflaj gibi çeşitli
unsurları da içerir.
• Kamu idare ve kurumlarında bilgi güvenliği girişlerde:
• Daimi giriş kartları, (Çalışan personele verilir.)
• Geçici giriş kartları, (Görev, iş takibi vb. için verilir.)
• Ziyaretçi giriş kartları, (Ziyaret maksadı ile
gelenlere verilir.)
ile sağlanır.
• Daire içinde:
– Geçici veya ziyaretçi kartı ile girenlerin ilgili yerlere
gitmelerinin sağlanması
– Gizlilik derecesi olan yerlere, girilmesine izin
verilmeyen yerlere girmelerinin önlenmesiyle temin
edilir.
• Etkin bir güvenlik için giriş kapıları sınırlı
tutulur.
• Ziyaretçilerin ilk önce müracaat bürosuna
uğramaları sağlanır ve ziyaretçi defterleri
iki yıl süre ile muhafaza edilir. Eğer varsa
ziyaretçinin çanta, paket v.b eşyaları
kontrol edilir.
• Kamu kurum ve kuruluşlarında bilgi
güvenliği: Muhafaza edilen her türlü gizlilik
dereceli belge, evrak, doküman ve
malzemenin düşman veya yetkili ve ilgili
olmayan
kimseler
tarafından
öğrenilmesine ve elde edilmesine engel
olmaktır.
GÜVENLİK SORUŞTURMASI VE ARŞİV
ARAŞTIRMASI
• İnsan faktörü bilgi güvenliği zincirindeki en zayıf
halka olarak nitelendirilmektedir. Kişiler kasıtlı
veya kasıtsız olarak bilgi ağı ve kurumları
tehditlere açık halde bırakmaktadır.
• Bu nedenle ilgili mevzuattaki düzenlemeler
gereği gizlilik dereceli birim ve kısımlarda
çalışacaklar için güvenlik soruşturması ve arşiv
araştırması yapılır. Emniyet Genel Müdürlüğü ve
mahalli mülki idare amirlikleri, güvenlik
soruşturması ve arşiv araştırmasını; bakanlıklar,
kamu kurum ve kuruluşlarının gizlilik dereceli
birim ve kısımlarında çalıştırılacak personel
hakkında yapar.
• Milli İstihbarat Teşkilatı Müsteşarlığı; güvenlik
soruşturmasını
Milli İstihbarat Teşkilatında,
kamu kurum ve kuruluşlarının gizlilik dereceli
birim ve kısımlarının hiyerarşik olarak bağlı
bulunduğu
üst
kademe
yöneticilerinden
müsteşar, genel müdür, vali, büyükelçi ve
müstakil birim amirleri ile bunların yardımcıları
ve
ayrıca
yurtdışı
teşkilatında
sürekli
görevlendirilecek bütün personel hakkında, arşiv
araştırmasını ise sadece gizlilik dereceli birim ve
kısımlarda görev alacaklar ile bunların bu fıkrada
sayılanlar dışında kalan yöneticileri hakkında
yapar.
HABERLEŞME GÜVENLİĞİ
• Haberleşme güvenliği; Ulusal güvenliği ilgilendiren ulusal
bilginin, özellikle haberleşme kanallarından gönderilmesi
sırasında yetkisiz kişiler tarafından elde edilmesine ve
içeriğinin açığa çıkarılmasına ve diğer her türlü
müdahaleye karşı alınan tüm tedbirleri ifade eder.
Haberleşme güvenliği; Telli ve telsiz bütün haberleşme
araçlarını kapsar.
HABERLEŞME GÜVENLİĞİ
• Haberleşme güvenliğinin sağlanabilmesi
için; çok gizli konular telefonla görüşülmez.
Telefon konuşmalarının dinlenebileceği
konusunda
bütün
personel
bilinçli
olmalıdır. Kamu idare ve kurumlarında izin
alınmadan paralel telefon bağlantısı
yapılamaz.
• Açık ve kapalı metinler aynı yerde
bulundurulmaz.
• Şifrelenmiş metin açık olarak gönderilmez.
• Faks üzerinden gönderilecek gizlilik dereceli
bilgiler kriptolanmadan gönderilmemelidir. Kripto;
Birbirleri ile haberleşen iki tarafın, haberleşmesi
esnasında üçüncü tarafa bilgi sızdırmamak
amacıyla
bilginin
gizlenmesini
sağlayan
sistemleri ifade eder. Örnek; (Gizlilik
ve izlilii ei
• Faks ile en fazla gizli gizlilik derecesine sahip
evrak gönderilebilir.
GİZLİLİK, GİZLİ YAZILAR VE
KURALLARI
GİZLİLİĞİN AMACI
• Gizliliğin amacı; Kamu kurum ve kuruluşlarının; güvenliğini
sağlamak, yürütülen işlemlerin ve muhafaza edilen her türlü
gizlilik dereceli bilgi, belge, evrak, doküman ve
malzemelerin, düşman veya yetkili ve ilgili olmayan kimseler
tarafından öğrenilmesine veya elde edilmesine engel
olmaktır.
• GİZLİLİK; Sır saklamakla; hayati önemi olan belgelerin,
evrakın, dokümanın,malzemenin, tesislerin korunması için
alınacak güvenlik tertip ve tedbirleriyle mümkün olabilir.
Alınacak tertip ve tedbirler; Fiziki olarak alınan güvenlik
tertip ve tedbirleri, personel güvenliği, bilgi, belge, malzeme
güvenliği ve haberleşme emniyeti ile gerçekleşebilir.
GİZLİLİK DERECELERİ
• Milli Gizlilik Dereceleri: Hizmete Özel,
Özel, Gizli, Çok Gizli,
• NATO Gizlilik Dereceleri: NATO Restricted
(NR), NATO Confidential (NC), NATO
Secret (NS), Cosmic Top Secret (CTS)
• TASNİF DIŞI – NATO UNCLASSIFIED
(NU): Gizlilik derecesi olmayan evraklar
için kullanılır.
ÇOK GİZLİ – COSMİC TOP
SECRET
• Bilmesi gerekenlerin dışında diğer kişilerin
bilmelerinin istenmediği ve izinsiz açıklandığı
takdirde Devletin güvenliğine, ulusal varlık ve
bütünlüğe, iç ve dış menfaatlerimize hayati
bakımdan son derece büyük zararlar verecek,
yabancı bir devlete faydalar sağlayacak ve
güvenlik bakımından olağanüstü önemi haiz
mesaj, rapor, doküman, araç, gereç, tesis ve
yerler için kullanılır. Bu türdeki evraka kontrollü
evrak da denir.
• Bu türdeki yazılara örnek olarak savaş planları;
politik ve ekonomik bakımdan hayati öneme haiz
bilgiler, savaş esnasında yurt savunmasına
ilişkin alınacak olağanüstü tedbirler verilebilir.
GİZLİ – NATO SECRET
• Bilmesi gerekenlerin dışında diğer kişilerin
bilmelerinin
istenmediği
ve
izinsiz
açıklandığı takdirde Devletin güvenliğine,
ulusal varlık ve bütünlüğe, iç ve dış
menfaatlerimize ciddi şekilde zarar
verecek, yabancı bir devlete faydalar
sağlayacak nitelikte olan mesaj, rapor,
doküman, araç, gereç, tesis ve yerler için
kullanılır.
ÖZEL – NATO CONFIDENTAL
• İzinsiz açıklandığı takdirde, Devletin
menfaat ve prestijini haleldar edecek veya
yabancı bir devlete faydalar sağlayacak
nitelikte olan mesaj, rapor, doküman, araç,
gereç, tesis ve yerler için kullanılır.
HİZMETE ÖZEL – NATO
RESTRICTED
• Kapsadığı bilgi itibarıyla çok gizli, gizli
veya özel gizlilik dereceleri ile korunması
gerekmeyen fakat bilmesi gerekenlerden
başkası tarafından bilinmesi istenmeyen
mesaj, rapor, doküman, araç, gereç, tesis
ve yerler için kullanılır.
GİZLİLİK DERECELİ VE KONTROLLÜ EVRAKA
YAPILACAK İŞLEMLER VE UYGULANACAK
ESASLAR
Her evrak genel olarak 2 grupta toplanır:
a) Senetsiz el değiştirecek evrak: Hiçbir
gizlilik derecesi taşımayan veya hizmete özel
gizlilik derecesini taşıyan dokümanlardır. Alınıp
verilmesi zimmet defteri ile yapılır.
b) Senetle el değiştirecek evrak
1)Kontrolsüz Evrak:Gizli ve özel gizlilik
derecesine giren evraktır. Bunlar senetle teslim
alınır, senetle teslim edilir.
2)Kontrollü Evrak: “ÇOK GİZLİ”
gizlilik dereceli evrak ve mesajlardır.
• Kontrollü evrakın el değiştirmesi “Senet” ile
belgelenir.
• Makam ve memuriyetçe bu işi şahsen
yapamayacak durumda olmayanlar için gerekli
senetleri Özel Kalem Müdürleri, Emir Subayları
veya görevlendirilecek bir memur verir.
SENET ÖRNEĞİ
NEREDEN
DOKÜMANIN
MEVZUU
(TARİH VE SAYISI)
SIRA
NO
TARİH
NEREYE
GİZLİLİK KOPYA KOPYA EKLER
DERECESİ ADEDİ
NO
TESLİM ALANIN
TESLİM ALINDIĞI
Adı Soyadı
:
Tarih : ……/……./200
Görevi
:
Saat
İmzası
:
:
SENEDİ
HAZIRLAYAN
LİSAN
GİZLİLİK DERECELİ YAZI, DOKÜMAN
VE MALZEMEDE OLMASI
GEREKENLER
1. Her sayfaya aynı gizlilik dereceleri yazılır
ve damgalanır.
2. Eklerde aynı gizlilik derecesini taşır.
3. Gizlilik derecesi doküman kabının üst ve
alt kenar ortasına vurulacak damganın
harfleri 6 mm olmalıdır.
4. KIRMIZI ıstampa ile damga vurulur.
GİZLİLİK DERECELİ EVRAKIN TABİ
TUTULACAĞI İŞLEMLER
• Doğru gizlilik derecesinin verilmesinden dokümanı
hazırlayan kişiler sorumludur. Evraka öneminden daha
yüksek gizlilik derecesi verilmez.
• Gizlilik derecesi her sayfanın üst ve alt kenar ortalarına
kırmızı harflerle vurulur.
• Evrakın gönderilmesinde güvenlik için;
– Çok gizli gizlilik derecesine sahip evrakı iç içe
zarflamak (dış zarfın üzerine gizlilik derecesi
vurulmaz),
– ve evrakı emin bir kurye ile göndermek gerekir. Kurye;
Muhtelif gizlilik derecesini ihtiva eden her evrakı,
gereği gibi bir kurumdan diğer kuruma götürüp
getirme, teslim etme ve teslim alma görev ve
sorumluluğunu taşıyan şahıstır.
• Çalıştığı
odayı
terk
eden
kimse
masasındaki evrakın muhafazasından
sorumludur.
• Gizlilik dereceli evrak, görev gereği
beraberinde taşınması gerekiyorsa; kilitli
çantalarda taşınabilir.
• Çok gizli dereceye sahip evrakı taşıyacak
kuryelerin güvenlik belgesine sahip
olmaları şarttır.
ÇOK GİZLİ YAZILARIN TAKİP VE
KONTROLÜ
• Çok gizli yazıların takip ve kontrolü için
evrak üzerinde;
• Çok gizli damgası bulunması,
• Giden ve gelen evrak üzerine kontrol
numarası verilmesi,
• Kopya ve sayfa adedinin yazıda
belirtilmesi,
• Dosya nüshasında gizlilik derecesini veren
personelin imzasının bulunması gereklidir.
ÇOK GİZLİ YAZI ÖRNEĞİ
ÇOK GİZLİ
ÇOK GİZLİ
T.C.
BAŞBAKANLIK
Güvelik İşleri Başkanlığı
SAYI:
KONU:
DIŞİŞLERİ BAKANLIĞINA
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………….
Ömer DİNÇER
Başbakan a.
Müsteşar
EKLER:
1-…………(ÇOK GİZLİ)
ÇOK GİZLİ
…Sayfanın…Sayfası
…Kopyanın…Kopyası
ÇOK GİZLİ
ÇOK GİZLİ (KONTROLLÜ)
EVRAKIN İMHASI
• Gereksiz
birikmenin
önlenmesi
maksadıyla; yerine yenisi gelen kontrollü
evrak evrakı çıkaran makama bilgi
verilerek,
artık
ihtiyaç
duyulmayan
kontrollü evrak ise; çıkaran makamın izni
alınarak imha edilir. Evrakı çıkaran makam
evrakın imhasını gerçekleştirirse evrakı
dağıttığı kurumları da bu durumdan
haberdar eder.
KOZMİK BÜRONUN ÇALIŞMA
ESASLARI
• Kurumda kozmik büro kurulmuşsa:
• Gizlilik derecesine sahip olan her türlü evrakın
kayıtları kozmik büro tarafından gerçekleştirilir.
Bunun yanında kurumdan çıkan ve çok gizli
gizlilik derecesine sahip evrakın çıkış kontrol
numaraları
da
kozmik
büro
tarafından
verilmektedir.
• Kuruma gelen ve kurumdan giden kontrollü
evrak Kozmik Büroya ait birim arşivinde
muhafaza edilmektedir.
• Kozmik büro faaliyetlerini en üst makama bağlı
olarak yerine getirir.
• Kontrollü evrak şifreli mahfuz
bir odada muhafaza edilir,
• Kontrollü
evrak
arşivine
sadece yetki verilen personel
girebilir,
• Gerek
görüldüğünde
şifre
değişiklikleri yapılır.
• Gizlilik dereceli bilgi ve belgelerin
bulunduğu bakanlıklar ile kamu kurum ve
kuruluşlarındaki makam sıralaması,
“gizlilik dereceli birim ve kısım” olarak
ifade edilir.
• Gizlilik dereceli evrak çelik dolaplarda
muhafaza edilir.
• Gerek görüldüğünde personelin güvenirliği
yeniden gözden geçirilmelidir.
• Gizlilik dereceli bilgilerin bilinmesini gerekli
kılan görevler ile gizlilik dereceli yerlerde
çalışacak personel ve buralarda görev
yapacak yardımcı personel çok dikkatli
seçilmelidir
Belge Güvenliği
• Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetlerinin
sürdürüldüğü mekanlarda her türlü belgenin
korunması, yetkili olmayan kişilerin eline geçmemesi
ve gizlilik derecesi ihlalinin önlenmesi için gerekli
önlemlerin alınması, evrak içeriğinin ilgili olmayan
kişilere açıklanmaması ve bu konuda gerekli
görülecek diğer önlemlerin alınması ve uygulanması
hizmetidir.
• Belge güvenliğinin sağlanmasından her
seviyedeki amirler ve personel ayrı ayrı
sorumludur.
• Personel ve amirlere yalnız kendilerini ve görev
alanlarını ilgilendiren ile gerekli olan yeteri
kadar bilgi ve bu bilgiyi taşıyan belge aktarılır.
• Personelin nüfuz edeceği veya haberdar
olabileceği gizlilik dereceli bilgi ve belgeden
daha yüksek dereceli bilgi ve belgeye
erişmemesi için gerekli önlemler alınır.
Belge Bütünlüğü
• Belgenin bütünlüğü güvenliği için de en
önemli hususlardan bir tanesidir.
• Belge ekleri ile birlikte aynı gizlilik derecesi
alır ve saklanır.
• Belgenin göreceği işlem ekleri için de
geçerlidir.
• Belgenin göreceği işlem ve taşıdığı önem
derecesi eklerini de kapsar.
• Her hangi bir nedenle görevi sona eren
personel veya amir görevi ile ilgili belge ve
dokümanı ekleri ile birlikte teslim etmek
zorundadır.
• Odayı terk eden personel çalışma masası
üzerinde veya odasında açıkta gizlilik dereceli
belge veya eklerini bırakmaz.
• Küçük bir ihmal veya vurdumduymazlık, büyük
güvenlik açığına ve güven kaybına sebep
olabilir.
• Güvenlik ihmalinin en az düzeye indirilmesi
veya tamamen ortadan kaldırılması, öncelikle
her seviyedeki çalışanın görev ve
sorumluluğundadır. Güvenlik ve güvenirlik için
her zaman daha fazla önlem gereklidir.
• Kendisinde gizlilik dereceli belge bulunan kişiler
varsa bu belgelerin eklerinin güvenliğinden ve
başkasının görmemesinden ve haberdar
olmamasından da sorumludur.
• Bilmesi gerekmeyen kişiler ile belgenin veya
eklerinin içeriği ve konusu müzakere edilemez.
• Belge ve eklerinden edinilen bilgilerin ihlal
edilmemesi ve menfaat sağlamak için
kullanılmaması gerekir.
• Bilmesi gerekenler dışındaki kişiler yanında
yetkisiz kişiler yanında gizlilik dereceli evrak
ve ekleriyle ilgili işlem yapılmaz, yazışma
yapılmaz, konuyla ilgili merak uyandıracak
konuşma yapılmaz.
• Belgenin kendisiyle birlikte eklerinin de kayba
uğraması, eksilmesi hususunda tedbirler
alınır.
• Gizlilik dereceli bütün yazılar, zaman zaman
gizlilik derecelerinin yeniden değerlendirilmesi
bakımından gözden geçirilir.
• Belgeler taşıdıkları gizlilik derecesine göre
işleme tabi tutulurlar.
• Gizlilik dereceli belgelerin derecesi, ancak
belgeyi hazırlayan makamın onayından sonra
indirilebilir.
• Yazıyı yazan makam dağıtım listesine göre
ilgilileri haberdar eder.
• Belgeyi elinde bulunduran makamlar gizlilik
indirme yayımını alınca belgenin birinci
sayfasının üst tarafına “gizlilik derecesini
indirme damgası”nı basar.
• Damganın altına değişikliği yapan memurun
adı, soyadı, ve değişikliğin yapıldığı tarih
yazılır:
• GİZLİLİK DERECESİNİ …………… TAMİM İLE
………….GİZLİLİK DERECESİ ………..
DERECESİNE İNDİRİLMİŞTİR
Tarih
• Ad-Soyadı
• Mesajlarda da aynı işlem uygulanır.
• Mesajın gizlilik derecesinin tayini ve
sorumluluğu bizzat hazırlayana aittir.
• Birimler hazırladıkları mesajları zaman
zaman gözden geçirerek gizlilik derecesini
azaltır veya tamamen kaldırabilirler.
• Mesajlara verilen yüksek gizlilik derecesi
aradan belirli bir süre geçtikten veya belirli bir
iş bittikten sonra artık değerinin kalmayacağı
önceden kestirilebilirse mesaja aşağıdaki
kayıt konulur:
• BU MESAJIN GİZLİLİK DERECESİ ……….. (Tarih
veya Olay) DAN SONRA ………… GİZLİLİK
DERECESİNE İNDİRİLECEKTİR / TAMAMEN
KALDIRILACAKTIR.
• Gönderilen yazılar ilişiklerinden ayrıldıkları
takdirde gizlilik derecelerinin indirilmesi veya
tamamen kaldırılması gerekiyorsa bu hususu
belirtmek üzere aşağıdaki ifadelerden uygun
olanı son paragraf olarak yazılır:
• BU YAZI İLİŞİKLERİNDEN AYRILINCA ………..
GİZLİLİK DERECESİNE İNDİRİLECEKTİR.
• BU YAZI İLİŞİKLERİNDEN AYRILINCA GİZLİLİK
DERECESİ KALDIRILACAKTIR.
• Bir yazının gizlilik derecesi her hangi bir
tarihten ve belirli bir süreden veya belirli bir
olaydan sonra indirilmek isteniyorsa, yine
yazının son paragrafı olarak şu ibare yazılır:
• BU YAZININ GİZLİLİK DERECESİ ………. DEN
………. SONRA ……… GİZLİLİK DERECESİNE
İNDİRİLECEKTİR.
• BU YAZININ GİZLİLİĞİ ………. DEN SONRA
KALDIRILACAKTIR.
• İndirme yayımı alan birimler bu indirmeleri
yaptıktan sonra tamimi aldıkları birim veya
Genel Evrak’a sonucu bildirirler.
• Dokümanların indirme tamimi, teşkilat içi
yazışmalar için yazının çıkışı olan birim
tarafından, kontrollü dokümanlar için ise
Genel Evrak tarafından yapılacaktır.
• Kontrollü evrak ve dokümanların her an kimin
elinde bulunduğunu bilmek amacıyla her
kontrollü evrak ve doküman için bir “Kontrol
Kartı” hazırlanır.
• Kontrollü evrak veya dokümanın el değiştirmesi
durumu derhal “Kontrol Kartı”na işlenir.
• Bu işlemi belgeleyen senet veya tutanaklar
dosyasına kaldırılır.
GENEL EVRAK KONTROL KARTI
Gizlilik Derecesi
:
K. ve Daire Kontrol No
:
K. ve Daire Giriş Kontrol No :
Evrakın Tarihi
:
Evrak No
:
Kopya No.
Nereye
Kartı Hazırlayan:
Konu:
Kopya Sayısı:
Senet No.
Nereye
Dil:
Kopya No:
Senet No.
• GİZLİ, ÖZEL VE HİZMETE ÖZEL belgeler için
“Kontrol Kartı” tutulmaz.
• GİZLİ, ÖZEL VE HİZMETE ÖZEL belgelere
kopya numarası verilmez.
• Gizlilik dereceli belgenin kaybolduğunu duyan
personel durumu derhal rapor eder.
• Birim ilgili makamı haberdar eder.
• Bu belgenin bulunması için kontrol memuru ile
seçilecek bir memura tam yetki verilerek
soruşturma ve kovuşturma yapılır.
• Belge yine bulunamazsa kayıp belge ile ilgisi
olmayan 3 (üç) kişilik bir inceleme kurulu teşkil
edilir.
• İnceleme sonucunda belgenin kimin
sorumluluğu altında kaybolduğu raporla tespit
edilir.
• Gizlilikle ilgili mevzuatı bilmemek emniyeti ihlale
mazeret olarak kabul edilmemektedir.
• Kendisinde gizlilik dereceli belge bulunan kişi
bu belge ve eklerini korumak, bütünlüğünü
sağlamaktan sorumludur.
• İzine ayrılan kişi kendisine verilmiş olan gizlilik
dereceli belgeyi ekleriyle birlikte bütünlüğünü
bozmadan ilgili bir başkasına teslim eder.
• Devir teslim işi bir tutanakla yapılır.
• Gizlilik derecesi taşıyan belge ve ekleri yalnız
görev gezilerinde ve kendi hizmet binası
dışındaki toplantılara katılmak için gereken
önlemler alınarak beraberinde taşınabilir.
• Bu gibi materyal diğer sebeplerle, (örneğin;
özel olarak çalışmak için eve götürmek gibi)
taşınması yasaktır.
• Çok Gizli ve Gizli belge, doküman veya
mesajların taşınması mümkün olduğu kadar
sınırlandırılmalıdır.
• Gizlilik dereceli belgelerin işlem gördüğü veya
muhafaza edildiği birimlerde ziyaretçilerin kontrolü
amacıyla gerekli önlemler alınır.
• Ziyaretçiler hiçbir zaman yalnız bırakılmaz.
• Gizlilik dereceli belgeler ve ekleri, birimler
veya kurumlar arası taşınacaksa, kilitli çanta
vb. muhafazalı taşıma malzemesi içerisinde
taşınmalıdır. Bunlar ancak yetkililerce
açılabilir.
• Gizlilik taşıyan belge veya ekleri hiçbir şekilde
araçlarda bırakılmaz.
TEŞEKKÜRLER
MEHMET TORUNLAR

similar documents