Kunnan Taitoa Kymenlaakso projektin loppuraportti 22.2

Report
Kunnan Taitoa Kymenlaakso
Projektin loppuraportti
Ohjausryhmä 22.2.2011
KPK THH Oy
Johdanto
•
•
•
•
•
Kotka ja Kouvola olivat KPK THH:n perustajaosakkaita 15.9.2010
Kotka ja Kouvola tekivät päättäessään KPK THH:n osakemerkinnästä yhteneväiset periaatepäätökset,
jonka mukaisesti talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut tuotetaan Kymenlaaksossa maakunnallisessa
palvelukeskuksessa, josta ryhdyttiin käyttämään nimitystä laajennettu Seutulaskenta
Ennen em. päätöksen tekoa oli tehty Kaakkois-Suomen alueselvitys, jonka loppupäätelmä oli, että
Kaakkois-Suomessa jää toimimaan kaksi alueellista yhtiöltä, joista toinen oli Seutulaskenta Oy ja
toinen Saita Oy. Seutulaskenta voi laajentuessaan toimia Kymenlaaksossa KPK THH:n palvelujen
tuottajana toimien kahdessa toimipisteessä Kotkassa ja Kouvolassa.
Kotka ja Carea ja muut Seutulaskennan omistajat toteuttivat KPK THH:n tuotannon aloittamisen
Kymenlaaksossa myymällä KPK THH:lle 51 % Seutulaskennan osakkeista. Tällöin Seutulaskennasta
tulee KPK THH:n tytäryritys, joka toimii KPK THH:n alihankkijana. Samassa yhteydessä Kouvolalle
tarjottiin ostettavaksi Seutulaskennan osakkeita.
KPK THH päätti käynnistää Kymenlaaksossa ensimmäisen siirtosuunnitelman. Sen määrittelytapaa ja
lopputulosta tullaan käyttämään jatkossa siirtosuunnitelmien mallina
KPK THH Oy
2
Liikeidea ja strateginen tahtotila
•
Laajennetun Seutulaskennan, joka on osa KPK THH:ta, liikeidea
- perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen taloudellisen ja toiminnallisen toteumaja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja henkilöstötoimintojen kustannustehokkaaseen
ja laadukkaaseen toteuttamiseen.
- Liikeidean perustana on ylivertainen Kymenlaakson kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä
nykyaikaisimman tietotekniikan hyödyntäminen osana yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen
mukaisia prosesseja.
- Kilpailukyiset hinnat saavutetaan kustannustehokkaasti hoidetuilla, tuotteistetuilla talous- ja
henkilöstöhallinnon peruspalveluilla, joissa kokonaisprosessi mukaan lukien asiakkaan
vastuualueen tehtävät on optimoitu.
- KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin
osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen
tuottajana.
- Seutulaskennan visio: Yritys toimii osana valtakunnallista kuntapalvelukeskusta ja on
kaakkoisen Suomen kuntakonsernien merkittävin palvelutoimittaja omalla alallaan sekä toivottu
työpaikka.
KPK THH Oy
3
Tavoiteltavat hyödyt
•
•
•
•
Lähtökohta KPK THH:n perustamiselle oli kuntien tarve tehostaa toimintaansa ja yhtenäistää
toimintatapojansa.
KPK THH:n liikeidea perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen taloudellisen ja
toiminnallisen toteuma- ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja henkilöstötoimintojen
kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. Liikeidean perustana on ylivertainen
kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman tietotekniikan hyödyntäminen osana
yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia prosesseja.
KPK THH tuo hyötyjä niin yksittäiselle kunnalle kuin koko yhteiskunnalle. Yksittäisen kunnan
kannalta merkittävin hyöty on yhtiön tuottama ajantasainen, luotettava ja yhteismitallinen
informaatio, jonka pohjalta johto saa tarkan ja reaaliaikaisen näkemyksen kuntatoimijan tilasta ja
pystyy tekemään päätöksiä oikean informaation pohjalta. Oikean informaation pohjalta tehdyt
päätökset mahdollistavat huomattavat kustannussäästöt kuntien toimialojen palveluissa.
KPK THH:n osana toimiminen tuo laajennetulle Seutulaskennalle mahdollisuuden olla eturintamassa
määrittelemässä talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien tuotteistamista parhaiden
käytäntöjen pohjalta, työnjaon optimointia sekä palvelukeskuksen että kuntatoimijan kannalta sekä
tehostamassa tietojärjestelmäympäristöä, jolloin saavutetaan merkittäviä kustannushyötyjä
näiden tukipalveluiden hoitamisessa.
KPK THH Oy
4
Kouvola KPK THH:n asiakkaana – säästöjä ja osaamista
Kymenlaakson yhteistyö – laajennettu Seutulaskenta
•
•
•
•
luo pohjaa valtakunnallisille malliprosesseille ja toimintatavoille
yhteistyöstä syntyy selviä kustannussäästöjä
antaa henkilökunnalle kehittymismahdollisuuksia
yhteistyö säilyttää maakunnassa työpaikat ja mahdollistaa uusien luonnin
KPK THH:n kriittiset menestystekijät
•
•
•
•
•
Tehokkuuden (kpl/htv) saavuttaminen ja parantaminen
Toimiva omistajaohjaus ja asiakasyhteistyö
Kehityshenkinen kulttuuri
Optimaalisen henkilömäärän ja oikean osaamisen varmistaminen
Hyvä asiakastuntemus varmistetaan kunnalta siirtyvän henkilökunnan avulla
KPK THH Oy
Kouvola KPK THH:n asiakkaana – hyödyt - haasteet
KPK THH:n tuottamat hyödyt ulottuvat kunnan ydintoimintoihin saakka
• Laadukas, vertailukelpoinen ja oikea-aikainen taloudellinen ja toiminnallinen toteuma- ja ennusteinformaatio
• Informaation parempi läpinäkyvyys
• Talous- ja henkilöstöjohto voi keskittyä tiedon analysointiin perusraportoinnin tuottamisen sijaan
Hyödyt talous- ja henkilöstöhallinnossa
• Kustannussäästöt palvelujen tuottamisessa ja kehittämisessä
• Resurssien vapautuminen kunnan ydintoimintoihin
• Haavoittuvuuden väheneminen ja osaamisen kehittäminen
• Viranomaisraportoinnin tehostuminen ja nopeutuminen, kun sitä keskitetään
Hyötyjä yhteisestä palvelukeskuksesta
• Oman toiminnan laajentaminen osana palveluyhtiön toimintaa
• Mahdollisuus hyödyntää mittakaavaetuja
• Parhaiden käytäntöjen ja erityisosaamisen kehittäminen
Haasteet muuttuu, kun toimii valtakunnallisessa konsernissa
•
Oman päätösvallan kaventuminen ja kompromissien tekeminen
•
Henkilöstökunnan toimenkuvien rajoittuminen palvelukeskuksen toiminta-alueeseen
•
Kouvolan ydintoiminnan tuntemisen varmistaminen
•
Ohjaus ja vaikuttaminen KPK THH:n ja alueellisen asiakasyhteistyön kautta
•
Omistajaohjaus ja vaikuttaminen Seutulaskennan omistamisen kautta ja/tai KPK THH:n kautta
KPK THH Oy
Kouvola KPK THH:n asiakkaana – etuja ja parannuksia
Rakenteiden keskittäminen ja yhtenäistäminen luo edellytykset kuntatoimijoiden palveluiden tehokkaalle
johtamiselle
• Ajantasainen tieto
• Yhteismitallisuus ja vertailtavuus
• Raportointiprosessin ja raportoinnin tietosisällön kehittyminen
• Tiedon analysointiedellytysten huomattava koheneminen
Suurin hyöty saavutetaan, kun myös asiakkaiden toimialojen/prosessien palvelut tuotteistetaan
yhtenäisellä tavalla
Palvelukeskusmalli lisää välitöntä kustannustehokkuutta
• Keskitetyt rakenteet, toiminnot ja vastuut
• Tuotteistettu palvelutarjooma ja tehokkaat palveluprosessit
• Yhtenäistetty järjestelmäympäristö
• Asiakaslähtöinen toiminnan kehittäminen
KPK THH Oy
Riskit ja niihin varautuminen
Tuotannolliset riskit
• Riskinä, että tehokkuustavoitteita ei saavuteta
- Yhteisen tuotantojärjestelmän pystyttäminen viivästyy – tehokkuus toteutuu viiveellä
- Tietojärjestelmän kehityksen on oltava jatkuvaa, SAP- järjestelmä on kokonaisvaltaisena järjestelmänä tulevaisuudessakin
olemassa
- Toimintaprosesseja on tarkasteltava asiakkaiden kanssa jatkuvasti erityisesti, kun henkilökuntaa eläköityy.
•
Muutosjohtamisessa ja –viestinnässä epäonnistutaan
- Muutoshallinnan riittävä tuki sekä laajennetun henkilökunnalle että asiakkaille
•
Henkilökunnan osaaminen ei kehity toivotulla tavalla
- Tarvitaan hyvä henkilöstön koulutussuunnitelma ja sen toteutus
•
Kouvolan henkilökunta on ollut jatkuvasti muutoksissa
- Hyvä perehdytys ja tulevaisuuden kuvaaminen
Taloudelliset riskit
• Tietojärjestelmän vaihtamiseen ja kehittämiseen liittyvät riskit
-
SAP-ERP järjestelmänä on isojen kuntien käytössä, joten järjestelmän poistuminen ei ole riskinä. KPK- yhtiöiden tavoite: yksi
SAP installaatio kuntien käyttöön, voi toteutua pitkällä aikavälillä ja tällöin kunkin installaation parhaat käytännöt
huomioidaan.
Seutulaskennan järjestelmä jo käytössä ja siksi riski ei kovin suuri. Tarvitaan kuitenkin tarkka Kouvolan käynnistämisen
suunnitelma
Yhteisen palkkajärjestelmän toteuttaminen niin, että Kouvolan käytössä oleva palkkajärjestelmä tai joku muu KPK- yhtiöiden
tukema palkkajärjestelmä otetaan käyttöön pienentää Kouvolan osuutta järjestelmäkustannuksista.
KPK THH:n kehitysyhteistyö tuo kehittämiskustannuksiin useita maksajia
Liiketoimintasuunnitelmassa esitetyt taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt eivät ole riittävät
Parhaiden käytäntöjen ja kokemusten soveltaminen palvelukeskuksessa
Resurssiriskit
• Resurssiriskinä osaavan henkilöstön saatavuus
- Alueella koulutetaan alan henkilökuntaa, joten saatavuus on turvattua
KPK THH Oy
Kouvolan hinta- ja kulukehitys
vuosina 2011 - 2015
KPK THH Oy
Yleistä
Tehtyjen selvitysten perusteella on tehtävissä seuraavat päätelmät
•
THH Kymenlaakson [yhtiö] sisäisillä toimenpiteillä, odotettavissa olevalla eläköitymisellä on
saavutettavissa yli 1,0 Me säästö vuoden 2015 loppuun mennessä
•
Lisäksi yhtiön asiakkaiden keskuudessa Kymenlaakson alueella on saavutettavissa 1,0 Me:n säästö
vuoden 2015 loppuun mennessä, kun
- Yhtiö yhdessä asiakkaiden kanssa optimoi kokonaiset toimintoprosessit
- Eläköityvän työntekijän tehtävät siirtyvät lähtökohtaisesti yhtiön tehtäväksi, tai korvaava henkilö
siirtyy yhtiöstä asiakkaalle.
•
Yhdistymisen alkuvaiheessa toteutettavat tietojärjestelmämuutokset ja samanaikainen vanhojen
tietojärjestelmien käyttö tilapäisesti nostavat Kouvolan suoritemaksuja
- Mitä nopeammin yhtiö kykenee yhtenäistämään prosessit ja tietojärjestelmät, sitä nopeammin
maksujen ennakoidaan alenevan
- Yhdistämisvuoden maksujen nousun odotetaan kuittautuvan jo toisen toimintavuoden aikana
•
Hinnoitteluun alentavasti vaikuttaa myös TKPK THH konsernin palvelujen tarjoaminen Haminalle tai
muille Suomen kunnille. Näitä vaikutuksia ei ole huomioitu laskelmissa.
KPK THH Oy
Koonti
32,5 htv:n tehostuminen on
saavutettavissa yhdistämällä TaPa
Seutulaskentaan:
• Työntekijöiden suhteen
eläköityminen laajennetun
yhtiön sisällä riittää
tehokkuusvaatimusten
täyttämiseen, mikäli
• asiakkaat eivät palkkaa
eläköityvien henkilöiden tilalle
uusia henkilöitä
• ja siirtävät näiden tehtävät
laajennetulle yhtiölle.
• Yhtiö yhdessä asiakkaiden
kanssa kykenee tehostamaan
talous- ja henkilöstöhallinnon
arvoketjuja.
Mikäli kaikki nykyiset tehtävät jää
edelleen asiakkaalle, on ilmeistä,
että yhdistymisestä saavutetaan
vain n. 50 %:n (n. 1,0 Me) hyöty.
SUORITEHINNAT
K-laakso THH tav. Ero
OSTOLASKUT
2011
5,08
5,43 -0,35
2014
4,50
4,66 -0,16
Ero
12 300
14 300
1 000
2 300
23,7
27 300
31 400
40 600 -13 300
47 400 -16 000
24,7
20,7
1,88 0,66
1,62 0,89
KIRJANPITO
2011
0,34
2014
0,32
0,49 -0,15
0,42 -0,10
276 000 126 400 149 600
541 000 147 400 393 600
MAKSULIIKENNE
2011
0,48
2014
0,46
0,53 -0,05
0,46 0,00
125 400 113 200
131 700 131 700
PALKKALASKELMAT
2011
11,94
10,42 1,52
2014
8,93
8,93 0,00
ELÄKÖITYMINEN, palvelukeskuksesta
LISÄPALVELUT
YHTEENSÄ
HENKILÖTYÖVUODET
K-laakso THH tav. Ero
13 300
16 600
MYYNTILASKUT
2011
2,55
2014
2,50
5 000
6 700
5 800
6 700
18,9
-4,8
21,5
-3,2
10,5 -10,2
12 200
0
6,8
-800
0
55,3
6,5
-0,3
41,3 -14,0
-18,0
2,5
113,2
ELÄKÖITYMINEN, asiakkaalta
YHTEISVAIKUTUS
KPK THH Oy
TEHOKKUUS
K-laakso THH tav.
101,2 -12,0
-12,0
101,2
101,2
0,0
11
Yhtiö + asiakkaat, vaikutus vuosina 2011 – 2015
laskennan peruste kuluennuste
SEUTULASKENTA
Yht SeLa
vuosimuutos
kumulatiivinen
TAPA
Yht TaPa-1
vuosimuutos
kumulatiivinen
2011
2012
4 540
4 432
-108
-108
3 884
2013
2014
2015
4 357
-75
-183
4 130
-227
-410
3 956
-174 -585
-585 -1 287
3 976
93
93
3 891
-85
8
3 719
-173
-165
3 442
-276
-441
0
3 442
-441
-506
Oikaisuerät
Yht TaPa-2
417
4 301
0
3 976
0
3 891
0
3 719
YHTEENSÄ
vuosimuutos
kumulatiivinen
8 424
8 408
-16
-16
8 248
-160
-176
7 849 7 398
-400 -451 -1 026
-575 -1 026 -1 793
Tehostamispotentiaali asiakkailla
-166
KUMULATIIVINENVAIKUTUS KYMENLAAKSOSSA
Kunnan Taitoa Oy
YHT
-333
-504 -1 003
-2 795
Kouvolan suoritehinnat 2011 - 2015
Kouvolan suoritteiden hinnat
B2011
2011
2012
Ostolaskut
5,90
5,37
5,08
Myyntilaskut
2,35
2,14
2,55
Maksuliikenne
0,48
0,44
0,48
Kirjanpito
0,37
0,34
0,32
Palkkahallinto
14,20
12,92
11,94
muutos-%
-9,0 %
•
2013
4,98
2,50
0,47
0,31
11,70
-2,0 %
2014
4,85
2,44
0,46
0,31
11,41
-2,5 %
2015
4,50
2,25
0,43
0,28
9,40
0,0 %
Vuoden 2011 hintoihin laskettu 9 %:n alennus kaikkiin vähennettävien kustannusten mukaisesti,
millä oikaistaan ylimääräiset kulut
B '11
Oikaistu
Ostolaskut
778 800 708 708
Myyntilaskut
799 000 727 090
Maksuliikenne 273 600 248 976
Kirjanpito
777 000 707 070
Palkkahallinto 1 661 400 1 511 874
yhteensä
4 289 800 3 903 718
KPK THH Oy
Kouvolan kustannuskehitys 2011 – 2015
laskennan peruste: tuotehinnoittelu
Suoritteet Kouvolan kustannuskehitys
Tuote
B2011
2011
2012
2013
2014
2015
Ostolaskut
132 000 708 708 670 560 657 149 640 720 594 000
Myyntilaskut
340 000 727 090 867 000 849 660 828 419 765 000
Maksuliikenne 570 000 248 976 273 600 268 128 261 425 245 100
Kirjanpito
2 100 000 707 070 672 000 658 560 642 096 588 000
Palkkahallinto
117 000 1 511 874 1 396 980 1 369 040 1 334 814 1 099 800
Yhteensä
3 903 718 3 880 140 3 802 537 3 707 474 3 291 900
Kouvolan kumulatiivinen säästö
1. vuoden säästö
2. vuoden säästö
3. vuoden säästö
4. vuoden säästö
Kumulatiivinen säästö
Poisto, ERP
Yhteensä
KPK THH Oy
-23 578 -23 578 -23 578 -23 578
-77 603 -77 603 -77 603
-95 063 -95 063
-415 574
-23 578 -101 181 -196 244 -611 818 -932 821
100 000 150 000 150 000 150 000
3 903 718 3 980 140 3 952 537 3 857 474 3 441 900
550 000
KPK THH Kymenlaakson projektisuunnitelma
KPK THH Oy
KPK THH Kymenlaakso projektisuunnitelma
Projektisuunnitelman tausta ja tavoitteet
•
Osakaskohtaisen suunnittelun tavoitteena on laatia KUNKIN OSAKKAAN siirtymäsuunnitelma laajennetun
Seutulaskennan asiakkaaksi liittymiseksi
- Yhtiöltä ostettavien palvelujen rajaus (perus- ja lisäpalvelut, rajaus suhteessa konserniyhteisöihin)
- Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien lähtötila, tavoitetila ja tarvittavat muutokset
- Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien lähtötila, tavoitetila ja tarvittavat muutokset
- Kuntatoimijalta laajennettuun Seutulaskennalle siirtyvä henkilöstö/sopimukset JA/TAI kuntatoimijalta KPK THH
Oy:lle siirtyvä omistusosuus palvelukeskusyhtiöstä
- Henkilöstön siirtymisen suunnittelu
- Tietojärjestelmien siirtymisen suunnittelu ja nykyisten tietojärjestelmien elinkaari
- Sopimusten (IT, ulkopuoliset palvelutoimittajat) siirtymisen suunnittelu
- (Palvelukeskusyhtiöissä omistusosuuden suuruus, kauppahinta, hallituskokoonpano, alihankintasopimus KPK
THH Oy:n kanssa)
- Palvelusopimus
- Aikataulu ja vaiheistus tavoitetilan saavuttamiseksi
• Projektiorganisaation tehtävä on varmistaa siirtymävaiheen ja tuotantoon lähdön sujuvuus
• Varmistaa, että laajennetun Seutulaskennan toiminnan kannalta välttämättömät toimenpiteet suunnitellaan
huolellisesti ja ne tulevat tehdyiksi
• Varmistaa, että myös uusilla asiakasomistajilla on valmius toimintatavan muutokseen
• Varmistaa toiminnan jatkuvuus
KPK THH Oy
16
KPK THH Kymenlaakso projektisuunnitelma
•
•
•
Projektia ohjasi ja loppupäätelmät teki Ohjausryhmä
Lisäksi nimettiin erilliset valmisteluryhmät
- Henkilöstöryhmä
- Tietojärjestelmäryhmä
- Taloudelliset laskelmat ryhmä
- Prosessiryhmät: Ostolaskut, myyntilaskut, kirjanpito, maksuliikenne, palkkahallinto,
taloussuunnittelu ja raportointi sekä rekrytointiryhmät
Projektiryhmiin osallistui yhteensä yli 40 henkilöä: esimiehiä, asiantuntijoita ja työntekijöitä Kouvolan
TaPasta, Kouvolan konsernihallinnosta, Pohjois-Kymen tieto- liikelaitoksesta, Seutulaskennasta, MediIt:stä ja KPK THH:sta.
KPK THH Oy
17
KPK THH:n palvelusalkku
KPK THH konserni voi tuottaa asiakkailleen kaikkia alla olevia palveluja
KPK THH PALVELUKESKUKSEN PALVELUSALKKU
Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelut
Taloushallinnon peruspalvelut
Taloushallinto
Prosessien
perusraportointi
Tavoitetason ylläpitävä
kehittäminen
Viranomaisraportointi
Ostolaskut ja ostoreskontra
Sopimusten hallinta
Tilauksesta maksuun
(toimittajaperustietojen
perustaminen ja ylläpito)
(ostolaskujen käsittely, kiertoon
laitto, reskontra)
Sisäisten taloustapahtumien
hallinta (sisäisten ostolaskujen
kohdistus ja täsmäytys)
Myyntilaskut ja myyntireskontra
Myyntilaskut
Myyntireskontra
(aineiston kokoaminen ja
lähettäminen)
(maksusuoritusten
valvonta, kohdistus)
Maksuliikenne
Maksuliikenne (maksuaineiston valinta ja siirto,
Sisäisten taloustapahtumien
hallinta (sisäisten myyntilaskujen
Perintä
kohdistus ja täsmäytys)
Käyttöomaisuus
Käyttöomaisuus (käyttöomaisuuskohteiden
Tietojärjestelmä- ja Controller-asiantuntijatuki
Talousarvio ja taloussuunnitelma
Ennustaminen ja seuranta
(talousarviomallin ja –rakenteiden toteutus
järjestelmään, järjestelmäohjeiden laadinta,
tuki talousarviokehyksen ja -ehdotuksen
laatimiselle, tuki suunnitelmien laatimiselle)
(kassaraportin ja kuukausiraporttien
tuottaminen, talousarvion
muutosesitysten kokoaminen,
muutosten vastaanotto ja tarkastus
suunnittelujärjestelmässä)
Kustannuslaskenta
Muut taloushallinnon
neuvontapalvelut
(tuki yhtenäisten laskentatunnisteiden,
periaatteiden ja sääntöjen määrittelylle, mallin
toteutus järjestelmään, tuote/toiminto/asiakaskohtainen laskenta, raporttien tuottaminen)
(esim. hankkeiden ja avustusten
suunnittelu ja seuranta)
perustaminen, poistoajot, raportointi)
tiliotteiden käsittely, selvittely)
Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat
Kirjanpito
(aineiston kokoaminen, muistiotositteiden
vastaanotto ja laadinta, täsmäytys, alvkirjaukset, kauden sulkeminen)
Tilinpäätöslaskelmat
(lakisääteisten raporttien
tuottaminen ja analysointi)
Sisäisten taloustapahtumien hallinta
(automaattiset kirjanpitoviennit /
kohdistukset / vyörytykset)
Henkilöstöhallinnon peruspalvelut
Palkkahallinto
Matkalaskut
(palkka-ajot, palkkiot,
tarkistukset, tilitykset,
raportointi, palkkatodistukset)
(matkaennakot, matka- ja
kululaskujen maksatus,
raportointi)
Perustietojen
ylläpito
Taloushallinnon lisäpalvelut
Kassanhallinta ja rahoituspalvelut
Henkilöstöhallinnon lisäpalvelut (yht.työ Kuntaliiton kanssa)
Kassanhallinta ja rahoituspalvelut
(Suppeampi rooli: maksuvalmiustietojen vastaanotto, -ennusteen laadinta ja raportointi. Laajempi rooli: lisäksi
maksuvalmiusennusteen analysointi, toimenpide-ehdotus, kuntatodistuksiin liittyvät toimenpiteet)
Muu talousraportointi ja operatiivinen raportointi
Muu talousraportointi
(esim. Benchmarking)
Rekrytoinnin tuki (järjestelmän ja sijaisrekisterin
ylläpito, ilmoitukset, hakemusten käsittely ja yhteenveto,
seulonta, avustaminen valintamenettelyssä, raportointi)
Operatiivinen raportointi, BI
(tuki raportoinnin sisällön määrittelylle, tietovaraston rakentaminen, tiedon kerääminen ja yhdistäminen talous- ja henkilöstöhallinnon tietoihin, raporttien tuottaminen)
Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset
Tilinpäätökset (aikataulun laadinta, erillistilinpäätösten ja
Konsernitilinpäätökset (kunta-
peruskunnan tilinpäätös pl. toimintakertomukset)
konsernin tilinpäätöksen laatiminen)
KPK THH Oy
Palvelussuhdeasioiden
neuvonta ja tuki
Tulevaisuuden mahdollisia palveluja
Strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntijaja tietojärjestelmätukipalvelut
Työvoimavuokraus
18
© Sitra 2009
Tietojärjestelmät työryhmä
KPK THH Oy
Tietojärjestelmät työryhmä
•
•
•
•
•
•
•
•
KPK THH:n tavoite on vähentää kuntatoimijoilla käytössä olevien tietojärjestelmien määrää,
tarkoittaa säästöä kustannuksissa ja työn määrässä.
Kymenlaaksossa tavoitteen toteuttaminen tarkoittaa seuraavien järjestelmien muutosta
Kouvolalle laajennetaan käyttöön Seutulaskennan käytössä oleva SAP Erp- järjestelmän Kymen
SAP:n taloushallinnon osuus. Järjestelmässä on materiaalihallinnon ja henkilöstöhallinnon osuus,
joiden käyttöönotto Kouvolan käyttöön on mahdollista ja josta sovitaan myöhemmin.
Seutulaskennan palkkahallinnon järjestelmä on elinkaaren lopussa, Kouvolan palkkahallinnon
järjestelmä on mahdollista laajentaa Kotkan käyttöön.
Kouvolalla on kustannuslaskennan ja konsernilaskennan järjestelmä, jotka mahdollista laajentaa
Seutulaskennan asiakkaiden käyttöön.
Seutulaskennalla raportointijärjestelmä, jota voidaan laajentaa Kouvolan käyttöön.
Taloussuunnittelussa kaksi järjestelmää, Seutulaskennalla Cognos Planning ja Kouvolalla BasWaren
Busines Planning – tulee arvioida, miten jatketaan
Maksuliikenteen järjestelmä on molemmilla sama, joten yksi riittää
KPK THH Oy
20
SAP taloushallinto Kouvolan käyttöön
Laajuus: Kouvolan kaupunki, Kouvolan liikelaitokset 3 ja Kouvolan tytäryritykset 2 - 3 kpl
SAP- käyttäjät: Kouvolan taloushallinnon ammattilaiset, jotka siirtyvät yhtiöön, noin 40, Kouvolan Controller- käyttäjät: 20,
Laskujen käsittelijät: tarkastajat ja hyväksyjät, yhteensä 800 – tulee tarkistaa, ovat kaikki aktiivisia
Lisenssikustannukset
Nykykustannuksilla laskettuna noin 350 000 – 400 000 € (KPK ICT käy neuvotteluja SAP:n kanssa lisenssijärjestelmän
uudistamisesta, uusi järjestelmä saattaa laskea kustannuksia)
- Kouvolan Controller ja laskujen tarkastajat/hyväksyjät noin 250 000 €
- Seutulaskennalle siirtyvät taloushallinnon työntekijät reilu 100 000 €
Käyttöönoton kustannus noin 300 000 € ja liittymäkustannukset 100 000 – 150 000 €
Takaisinmaksuaika on tuottavuus ja säästölaskelmiin viitaten 2 – 3 vuotta.
Käynnismisprosessi sisältää seuraavat päätehtävät:
•
Kouvolan perustietojen (toimittajat, asiakkaat,…) talletus SAP-järjestelmään
•
Kouvolan liittyvien järjestelmien valmistelut (mm. kirjaustunnistemuutokset)
•
Avointen tapahtumien (ostolaskut, myyntilaskut,…) siirto SAP-järjestelmään
•
Kirjanpidon siirron täsmäytys SAP- ja Raindance-järjestelmien välillä ja audit trail dokumenttien talletus
•
SAP- järjestelmän käytön aloitus, uusien liittymien käynnistys, Käyttöomaisuuskonversioiden ajaminen
•
Korvattavien järjestelmien alasajo
Käynnistämisprosessin kustannukset, karkea arvio, joka tarkentaa, kun käyttöönottosuunnitelma on tehty :
•
Työmäärä kaikkiaan 300 päivää: nykytoiminnallisuuden laajennus 3 uudelle firmalle=Kouvola ja 2 liikelaitosta ja 2
tytäryritystä 200 htp ja liittymät 100 – 150 htp
KPK THH Oy
Henkilöstötyöryhmä
KPK THH Oy
Henkilöstöryhmä
•
Kouvolan TaPan henkilökunta siirtyy liikkeenluovutuksena laajennetun Seutulaskennan
henkilökunnaksi. Henkilökunnan tarve on suurin yhdistymisen kahden ensimmäisen vuoden aikana,
jolloin toteutetaan tietojärjestelmien yhdistämiset.
- Henkilökunnan siirron ajankohta päätetään Kouvolan päätöksenteon yhteydessä.
- Henkilökunnan KPK THH:n tehokkuustavoitteeseen päästään, kun
- Eläköityminen palvelukeskuksessa sekä Kouvolan konsernihallinnossa ja toimialoilla että
Seutulaskennan nykyisten asiakkaiden toiminnassa suunnitellaan yhdessä, tavoitteena
tehokkuuden nostaminen – laskelmissa käytetty 08.2010 alueselvityksessä käytettyjä tietoja
- määräaikaisten työntekijöiden käyttöä vähennetään
- vastataan uusiin asiakastarpeisiin ottamalla uusia tehtäviä palvelukeskukselle
- neuvotellaan Kouvolan kanssa tarvittaessa henkilöstösiirroista, kun Kouvola tarvitsee rekrytoida
henkilökuntaa
- laajennetaan toimintaa uusille asiakkaille
KPK THH Oy
23
Organisaatio – laajennettu Seutulaskenta
•
•
•
•
Organisointi siirtoaikana on järkevää kahden johtajan mallilla, kun tuotanto järjestetään kaksilla
järjestelmillä.
Kun tietojärjestelmät on yhdenmukaistettu, tulee siirtyä yhden johtajan järjestelmään kuitenkin niin,
että molemmissa toimipisteissä on ”paikallisjohtaja” vastaamassa oman työnsä ohella koko
toimipisteen toiminnasta. ”Paikallisjohtajana” toimii joko toimitusjohtaja tai liiketoimintajohtaja.
Yhteinen johtamis- ja toimintamalli tarvitaan tuottavuuden parantamiseksi.
Yhden johtajan malli toteutetaan huomioiden molempien toimistojen tarpeet niin, että molemmista
toimistoista on edustus yhtiön johtoryhmässä
KPK THH Oy
Organisaatio siirtoaikana
Toimitusjohtaja
Taloushallinnon johtaja
Palkkahallinnon johtaja
Rekrytointijohtaja
Kirjanpito palvelupäällikkö
Kotka
Tiimin vetäjät
Kotka
HR lisäpalvelut
Kirjanpito palvelupäällikkö
Kouvola
Tiimin vetäjät
Kouvola
Talousraportointi ja suunnittelu
Ostolaskut palvelupäällikkö
Kotka
Ostolaskut palvelupäällikkö
Kouvola
Myyntilaskut palvelupäällikkö
Kotka
Myyntilaskut palvelupäällikkö
Kouvola
KPK THH Oy
Lisäpalvelut päällikkö
Organisaatio siirtoajan jälkeen
Toimitusjohtaja
Taloushallinnon johtaja
Lisäpalvelut johtaja
Palkkahallinnon johtaja
Kirjanpito palvelupäällikkö
Ostolaskut palvelupäällikkö
Palkkatiimin vetäjät
Kotka
HR-lisäpalvelut
Palkkatiimin vetäjät
Kouvola
Rekrytointipäällikkö
Myyntilaskut palvelupäällikkö
Talousraportointi ja -suunnittelu
Paikallisessa toimipisteessä paikallisjohtajana toimii toimitustai liiketoiminta-alueen johtaja.
KPK THH Oy
Tilanne 1.1.2013
1.1.2013 1.12.2010 Seutulas Kouvola
1.12.2010 muutos
%
Toimitusjohtaja
1
1
1
2
-1
-50 %
Assistentti
1
1
1
2
-1
-50 %
Hallinto yhteensä
2
2
2
4
-2
Taloushallinnon johtaja
1
Palvelup. kirjanpito
1
kirjanpitäjät ja pääkäyttäjät
maksuliikenne
Palvelup. ostolaskut
ostolaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät
Palvelup. myyntilaskut
myyntilaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät
Talousraportointi ja -suunnittelu
4
0%
7
11
18
-2
-11 %
3
3
6
-1
-17 %
1
1
1
2
-1
-50 %
23
13
12
25
-2
-8 %
1
1
1
2
-1
-50 %
24
12
14
26
-2
-8 %
2
1
0
1
1
100 %
38
43
81
-7
1
0
0%
57
-3
-5 %
0
2
Palkkahallinnon johtaja
1
1
54
28
Rekrytointi
0
5
74
HR lisäpalvelut
1
1
16
Taloushallinto yhteensä
Tiiminvetäjät ja tiimit
0
1
81
29
2
5
0
62
63
34
29
63
-1
Yhteensä 1.1.2012
138
148
74
74
148
-10
-7 %
Yhteensä 1.12.2010
148
74
74
148
0
0%
Muutos
-10
Henkilöstöhallinto yhteensä
5
5
-7 %
Lisäksi Rekryn varat, Hankinta
1.12.2010
KPK THH Oy
177
29
0%
Roolitukset
Roolit KPK THH LTS
Toimitusjohtaja
Alueelllisen palvelukeskuksen johtaja
Assistentti
Hallinto yhteensä
Taloushallinnon johtaja
Vastaa prosessikokonaisuuksista, asiakasvastaava, kehittäminen
Palvelup. kirjanpito
Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, kehittäminen
kirjanpitäjät ja pääkäyttäjät
Prosessiasiantuntija
maksuliikenne
Prosessiasiantuntija
Palvelup. ostolaskut
Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, kehittäminen
ostolaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät
Prosessiasiantuntija
Palvelup. myyntilaskut
Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, kehittäminen
myyntilaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät
Talousraportointi ja -suunnittelu
Prosessiasiantuntija
Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, controller, kehittäminen
Taloushallinto yhteensä
Henkilöstöhallinnon johtaja
Vastaa prosessikokonaisuuksista, asiakasvastaava, kehittäminen
Tiiminvetäjät ja tiimit
Tiimiesimies
HR lisäpalvelut
Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, kehittäminen
Rekrytointi
Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, kehittäminen
Henkilöstöhallinto yhteensä
KPK THH Oy
Prosessityöryhmät
Taloushallinto
Ostolaskut
Myyntilaskut
Maksuliikenne
Palkkahallinto
KPK THH Oy
KPK THH Kymenlaakso
Taloushallinto - yhteenveto
•
Perusprosessit ovat Seutulaskennassa ja TaPassa hyvin lähellä KPK THH:n määrittelemiä tavoiteprosesseja. Työnjaoissa asiakkaan ja
TaPan ja Seutulaskennan ja sen asiakkaiden kanssa on eroavaisuuksia. Prosessien yhdenmukaisuus on tavoitteena ja se edellyttää
asiakkaan kanssa neuvottelua ja yhteistä näkemystä ja tapahtuu näin ollen vähitellen.
•
Tavoite: yhteiset järjestelmät, yhteiset pääkäyttäjät, yhteinen kehitys
•
Kirjanpito, käyttöomaisuuskirjanpito, tilinpäätös, konsernitilinpäätös
•
•
-
SAP- järjestelmä, mahdollista vähentää liittymien määrää
-
SAP on KPK THH:n tukema talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä.
Ostolaskut – SAP:n sisäinen kierrätys
-
Tavoitteena tilauksesta maksuun järjestelmä – tulee uudistamaan asiakkaiden prosessia, kun tilaukset tehdään sähköisesti,
tiliöidään ja hyväksytään tilauksen yhteydessä - laskujen kierrätys uudistuu
-
Kouvolan erillinen ostolaskujen kierrätysjärjestelmä jää pois käytöstä – säästää kustannuksia ja työtä
-
Lisäpalveluna tarjotaan laskujen tiliöinti
Myyntilaskut – Tavoitteena yksi yhteinen reskontra- ja laskutusjärjestelmä, johon myyntitilaukset otetaan vastaan sähköisesti
asiakkaan järjestelmistä ja laskut lähetetään sähköisesti
-
Kouvolan käytössä ProE- laskutusjärjestelmä, jonka jatkokäyttö selvitetään
-
Kehittämiskohteena laskutusjärjestelmien vähentäminen sekä Kotkassa että Kouvolassa, jota toteutetaan tulevina vuosina yhteisesti
asiakkaiden kanssa
- Palvelukeskus vastaanottaa laskujen saajien kyselyt ja puhelut
•
-
Yhteinen automaattinen perintäjärjestelmä – säästää työtä ja nopeuttaa perintää
-
Lisäpalvelut: laskujen siirto perintään ja luottotappioiden käsittely, maksukattolaskelmat
Maksuliikenne – nykyisin kaksi samaa järjestelmää – siirrytään yhteen kokonaisuuteen – säästää rahaa ja työtä
-
Lisäpalveluna kassasuunnittelu ja kassojen hoito
KPK THH Oy
30
KPK THH Kymenlaakso
Taloushallinto - yhteenveto
•
•
•
•
Taloussuunnittelu – tavoitteena yksi yhteinen järjestelmä
- Laajennettu Seutulaskenta – järjestelmän ylläpito ja pääkäyttäjyys
- Asiakas – talouden suunnittelu
Talouden raportointi – tavoitteena tarvittava ennustetieto oikea-aikaisesti talouden arviointiin
Talous- ja henkilöstötiedot siirretään samaan tietovarastoon
- josta samalla raportointijärjestelmällä tuotetaan raportit esimiesten ja asiantuntijoiden käyttöön
- Kaakkois-Suomen raportointiyhteistyön tavoitteena on, että samaan tietovarastoon haetaan myös
operatiivisten tuotantojärjestelmien tiedot. Operatiivisen raportoinnin tuotanto ei ole
Seutulaskennan palvelu. KPK THH:n palvelusalkussa operatiivinen tuotannon raportointi on
lisäpalvelu
- Jos/kun raportoitavat tiedot kootaan samaan tietovarastoon, voidaan tietoja ristiintaulukoida ja
tuottaa johdolle monipuolinen tietoa tuotannosta, taloudesta ja henkilöstöstä.
Hr- raportointi – tavoitteena johdon, henkilöstöhallinnon ja esimiesten käyttöön ajantasainen
raportointi.
- Tiedot kootaan palkkajärjestelmästä ja Hr- järjestelmästä
- Seutulaskennalla määritelty hanke, joka valmistuu 2011 alkupuolella – Kouvolalle tarvitaan
liittymät Aditron F:stä ja Essistä
KPK THH Oy
31
Ostolaskujen prosessien huomioita
•
•
•
Tavoite: yhteinen järjestelmä, yhteiset pääkäyttäjät, yhteinen kehitys
Molemmilla laskujen sähköinen kierrätys
- Seutulaskenta SAP:n sisäinen
- TaPalla erillinen järjestelmä
Perusprosessit samankaltaiset, suurimmat erot:
- Seutulaskenta ulkoinen tunnistava skannaus, samoin tunnistava verkkolasku
- TaPalla laskun perustietojen täyttäminen ja laskumerkintävaatimusten tarkistus
- TaPa – toistavat laskut suoraan maksuvalmiiksi
- Seutulaskenta – laskujen tiliöinti osalle asiakkaista
- Seutulaskenta – jo hyväksytyt laskut suoraan maksuun
KPK THH Oy
Myyntilaskut ja myyntireskontra
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Perusprosessi samankaltainen
Asiakkailla omia reskontria, Kouvola ja Kotka
Kouvolassa Terveyskeskuslaskutus toimialalla (siirto suunnitteilla TaPaan)
- Kyselyt ohjautuvat terveyspalveluihin
Carean, Kotkan ja Pyhtään sosiaali- ja terveyspalvelut liittymällä SAP:iin, josta lasku
- Kyselyt ohjautuvat palvelukeskukseen
Yleislaskutus Kouvolassa Excel-liittymillä – Seutulaskenta tallentaa itse - Adobe-lomakkeen/portaalin
käyttöönotto 2011 kehityshankkeena
Suoraveloitusvaltuutukset Kouvolassa lähettävässä päässä – Seutulaskennassa palvelukeskuksessa
Seutulaskennassa samalla henkilöllä hoidetaan laskutus, reskontra, perintä
TaPassa eri ihmiset hoitavat laskutusta kuin reskontraa ja täsmäytyksiä
Ulkoistettu perintä lähettää ensimmäisen huomautuslaskun Seutulaskennassa. Koko perintäprosessi
on automatisoitu
TaPa lähettää ensimmäisen huomautuslaskun ja siirtää saatavan sen jälkeen ulkoistettuun perintään
TaPalla on käytössä kuluttajan verkkolasku
KPK THH Oy
Maksuliikenne
•
Maksuliikenteen suorite, mittari
- Nykytilanne:
- Kouvola: Maksutapahtumien määrä (100 laskua on 100 maksutapahtumaa)
- Palvelukassojen hinnoittelu: euroa per kuukausi
- Seutulaskenta: Laskutus asiakkailta osana kirjanpidon hintaa. Seurataan rivejä.
- Tulevaisuudessa(?) Pankin tiliotteelta erilaisten tapahtumien määrät
•
Maksuliikenteen henkilökunta
- Seutulaskennalla 2,6 ja Kouvolassa 3,5 henkilöä (työryhmän edellinen muistio)
- Seutulaskenta: Maksuliikenteenhoitajat; 0,6 = yksi on osa-aikaeläkkeellä
- Kouvola: Palvelusihteerit ja 0,5 palveluvastaava (toinen puoli tätä henkilöä on palvelupäällikön
tehtävä). Yksi palvelusihteeri tekee kirjanpitoa, koska on sovittu, että maksuliikenne hoitaa
rahaliikenteeseen liittyvät täsmäytykset.
•
Eroja palkanmaksun maksatuksissa
KPK THH Oy
Maksuliikenne
Kassasuunnittelu
- Kouvola: Basware Finance & Basware Pay & Op Kassanhallinta (Konsernin kaikki tilit näkyvät Op Kassanhallinnassa)
- Konsernihallinto toimijana, ei TaPa
- Seutulaskenta: Basware Finance
- Carea, Pyhtää, Ekami ja yhtiöt
- Kotka: Basware Finance & Sampo Business Online (Konsernin kaikki tilit näkyvät Sampo BO:ssa)
Lainat ja millä järjestelmällä hoidetaan
- Talousarviolainat
- Kouvola, konsernihallinto: Basware Finance
- Kotka: Basware Finance
- Antolainat
- Kouvola, konsernihallinto: Basware Finance
– Pääsääntöisesti ei enää myönnetä uusia
- Kotka: SAP laskutus
– Pääsääntöisesti ei enää myönnetä uusia
Takaukset, vakuudet, arvopaperit
- Kouvola, konsernihallinto: Basware Finance & Excel, Excelissä arvopaperit, Toimialat tallentavat omat vakuudet Financeen
- Kotka: Kaikki Excelissä
KPK THH Oy
KPK THH Kymenlaakso
Henkilöstö- ja palkkahallinto
•
•
•
•
Palkkahallinto – tavoitteena
- Yksi palkkahallinnon järjestelmä,
- Yksi henkilöstöhallinnon sähköinen järjestelmä, jossa työntekijän ja esimiehen työpöytä,
henkilöstön osaaminen, koulutus ja kehittäminen
- Yksi henkilöstöhallinnon tarpeita tyydyttävä henkilöstöraportointi
- Yksi matkalaskujärjestelmä
Toteutus KPK THH Kymenlaakso
- Palkkahallinto Aditron F tai muu KPK ICT:n tukema järjestelmä
- Henkilöstöhallinto – SAP HR, jonka laajentamisesta sovitaan asiakaskohtaisesti
- Matkalaskujärjestelmä – SAP Travel – edellyttää SAP HR:n käyttöä
- HR- raportoinnilla yhteinen tietovarasto ja raportit Cognos HR - tavoitteena johdon,
henkilöstöhallinnon ja esimiesten käyttöön ajantasainen raportointi. Mahdollinen Kouvolalle, kun
palkkajärjestelmä ja Essistä luodaan liittymät.
Aikataulutus
- Yhteinen palkkajärjestelmä 2013
- HR- raportointi 2011 - 2012
- SAP HR 2012 – 2014
Lisäpalvelut: sopimusneuvonta, HR- raportointi, SAP HR- järjestelmän ylläpito ja pääkäyttäjyys
KPK THH Oy
36
Asian eteneminen päätöksen tekoon
•
Kunnan Taitoa Oy:n yhtiökokous 8.2.2011
- Seutulaskennan osakekauppa hyväksyttävänä
- Asiakasohjausmalli hyväksyttävänä
- Nimitysvalitokunta nimettävänä
•
•
•
•
Kouvolassa kaupunginhallituksen kokous 21.2.2011
Viimeinen projektin ohjausryhmän kokous 22.2.2011
Kouvolan kaupunginhallitus 7.3.2011
Kouvolan kaupungin valtuusto 14.3.2011
•
Kotkan kaupunginvaltuusto 7.3.2011
KPK THH Oy
Kiitokset kaikille henkilöille,
jotka kiireisen työnsä lomassa
olivat määrittelemässä ja
luomassa uutta uljasta
Kunnan Taitoa Kymenlaaksossa
Ohjausryhmä 22.2.2011
KPK THH Oy

similar documents