PM – Područna znanja

Report
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
PROJEKTNA PODRUČNA ZNANJA
METODOLOGIJE – tradicionalne
(heavyweight)
System Development Life Cycle –prednosti
• Za velike projekte
• Za projekte u kojima su timovi
dislocirani
• Za striktnu kontrolu svih faza
projekta
• U projektima gdje neće biti
značajnijih promjena tijekom
izvođenja (za dobro
predvidljive uvjete)
• Gdje je nužna čvršća kontrola i
formalizacija projektnih faza
SDLC - nedostatci
• Linearni slijed aktivnosti i
birokratski pristup
• Radno intenzivna
• Zbog zahtjeva za
predvidljivošću traže se brojne
analize i izvješća, rasporedi i
provjere
• Traže se precizno specificirani
zahtjevi naručitelja
• Promjene u toku zahtjevaju
intenzivne prerade, mnoštvo
izvješća i novih specifikacija
• Vremenski zahtjevna i skupa
Charvat, Jason, Project Management Methodologies Selecting, Implementing, and
Supporting Methodologies and Processes for Projects, JOHN WILEY & SONS, INC.,
2003. str.
METODOLOGIJE – brze (lightweight)
Prednosti
•
•
•
•
•
•
•
•
Mali broj pravila, dokumenata i
praktičnih rješenja
Neformalne komunikacije
Fleksibilne i pogodne za brojne izmjene
u toku projekta
Ljudima okrenute a ne procesima
okrenute
Komplementarne za upotrebu
dinamičkih lista
Za projekte gdje su moguće češće
iteracije manjih skupova zadataka
Podobne za učenje i dijeljenje
informacija u manjim timovima
Zahtjeva samo najnužnije dokumente
Nedostatci
• Ponekad nedostatna
dokumentiranost
• Oprez sa skupim projektima
• Uigrani timovi
Metodologije i Asocijacije - vlasnici
Association
• Association for Project Management
• Malcolm Baldrige Model
• BS 5750 (British Standards Institute)
• EFQM (European Foundation for
Quality Management)
• ISO 9002 (International Standards
Institute)
• ITIL (Information Technology
Infrastructure Library)
• PMBOK (Project Management
Institute)
• PRINCE (Projects in Controlled
Environments)
• SSADM (Structured Systems Analysis
and Design Method)
•
•
•
•
•
URL
www.apm.org.uk
www.quality.nist.gov
www.bsi.org.uk
www.efqm.org
•
www.iso.ch
•
www.ccta.gov.uk/itil
•
•
www.pmi.org
http://www.prince2.com/
•
www.ccta.gov.uk/bestpractice/ssadm
Temeljni projektni dokumenti i njihove
komponente
Tri glavna projektna
dokumenta
• Projektna povelja – izjava
(nacrt) projekta –
formalna autorizacija
projekta
• Izjava (ugovorna) o
obujmu (okvirima i
sadržaju) projekta – što su
poslovi i koji se ishodi
moraju postići
• Plan upravljanja
projektom
Dijagram toka procesnih znanja oznake
Procesi van područja znanja
Proces u
fokusu
Procesi u okviru područja znanja
Vanjski za procese
Odnosi unutar područja znanja
Odnosi van područja znanja
Procesni tok
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA – ZNANJA ZA POJEDINA PODRUČJA
UPRAVLJANJE INTEGRACIJOM
PROJEKTA
Upravljanje integracijom projekta
Procesi i aktivnosti PIM-a:
Identifikacije problemske domene,
Definiranja zadataka, aktivnosti,
ishoda, resursa
Kombiniranja resursa, ciljeva,
ograničenja
Unifikacije rezultata
Koordinacije aktivnosti, ljudi opreme
i ciljeva
• Analiza i razumijevanje obujma i
ishoda projekta (zahtjeva,
kriterija, pretpostavki,
ograničenja i ostalih utjecajnih
čimbenika
• Dokumentiranje i za dokumente
relevantne zahtjeve i kriterije
• Priređivanje raščlambe poslova
• Poduzimanje potrebnih aktivnosti
u skladu sa planom i obujmom
projekta
• Mjerenje i nadzor statusa,
procesa i produkata
• Analize rizika…
Upravljanje integracijom projekta
Integracija aktivnosti
• Planiranih i izvršenih
• Iterativnih
• Povezujućih (u okviru
procesa i među procesima)
Integracija procesa
• Razvoj projektne povelje nacrta
• Razvoj preliminarnog
projektnog okvira
• Razvoj PM plana
• Usmjeravanje i upravljanje
izvršenjem projekta
• Nadzor i kontrola projektnog
rada
• Integrirana kontrola izmjena
• Zatvaranje projekta
Upravljanje
integracijom
projekta –
područja
znanja
Razvoj projektne povelje – nacrta
projekta
Projektna povelja – dokument kojim se formalizira projekt (može se definirati
unaprijed ili mu prethode neki drugi dokumenti). Obuhvaća:
• Analizu zahtjeva klijenta, sponzora (investitora) ili potrebe, želje ili
očekivanja nekog od sudionika
• Opis poslovnih potreba, grubi opis projekta, proizvoda ili usluge zbog kojih
se projekt poduzima
• Svrha projekta i opravdanost izvođenja
• Određivanje voditelja projekta i razine autoriteta
• Određivanje smjernica
• Određivanje sudionika i njihove uloge
• Funkcionalnu organizaciju i sudjelovanje pojedinih sudionika
• Organizacijske pretpostavke i vanjska ograničenja
• Poslovni slučajevi koji opravdavaju projekt uključujući povrat na investicije
• Sumarni budžet projekta
Razvoj projektne povelje – ulazi, alati i
tehnike i izlazi
Ulazi
Alati i tehnike
1. Izjava o radu na projektu
2. Poslovni slučaj
3. Ugovor
4. Organizacijski čimbenici
5. Organizacijska procesna
sredstva
Izlazi
Projektna povelja
1. Ekspertne procjene
Dijagram toka podataka u razvoju
projektne povelje
Inicijator
projekta
/sponzor
•Ugovor
•Izjava o projektnom radu
•Poslovni slučaj
•Organizacijska sredstva
•Čimbeni organizacijskog
okruženja
Poduzeće /
poslovna
organizacija
Prikupljanje
zahtjeva
Upravljanje integracijom projekta
Razvoj
projektne
povelje
Određivanje
obujma
Razvoj PM
Plana
Prikupljanje
zahtjeva
Razvoj projektne povelje: -ulazi
• Izjava o projektnom radu – narativni opis proizvoda ili usluge koja će
se projektom isporučiti. Odnosi se na:
– Poslovnu potrebu
– Opis obujma projekta
– Strateški plan
• Poslovni slučaj – sličan primjer koji osigurava nužne informacije o
projektu (isplativost, troškovi, koristi…)
• Ugovor – je ulaz u slučaju da se projekt izvodi za vanjskog korisnika
• Čimbenici okruženja poduzeća – nacionalni standardi, organizacijska
infrastruktura, uvjeti tržišta
• Organizacijska procesna sredstva – organizacijski standardi, politike,
obrasci, povjesni podatci o baze znanja prethodnih slučajeva
Razvoj projektne povelje: alati i
tehnike
• Ekspertne prosudbe – specijalizirana znanja
raspoloživa od:
– Ostalih organizacijskih jedinica
– Konzultanata
– Sudionika, uključujući i kupce
– Profesionalnih i tehničkih udruženja
– Industrijskih grupacija
– Eksperata u danom području
– Ureda Projektnog menadžmenta
Razvoj projektne povelje: izlazi
• Projektna povelja – dokumentira poslovnu potrebu,
postojeće razumijevanje potreba, novog proizvoda i usluge
ili rezultata koje mora zadovoljiti potrebu:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Svrhu i opravdanost projekta
Mjerljive projektne ciljeve i kriterije uspješnosti
Zahtjeve na visokoj razini shvaćanja
Visoku razinu opisa projekta
Visoku razinu opisa rizika
Raspored ključnih odrednica projekta
Sumarni budžet
Odobrenje za projekt
Dodijeljeni projektni menadžer, odgovornosti i uloge
Imena i uloge sponzora ili drugih osoba koje su odobrile projekt
Razvoj plana upravljanja projektom
• Obuhvaća aktivnosti nužne za definiranje, integriranje i
koordinaciju svih pomoćnih planova u PM plan
• Definira i dokumentira skup izlaza procesa planiranja i
uključuje:
• Procese PM izabrane od strane projektnog tima
• Razinu implementacije svakog izabranog procesa
• Opise kako će se koristiti izabrani procesi za upravljanje
projektom, uključujući i interakcije između procesa te bitne
ulaze i izlaze
• Kako će se odvijati poslovi za postizanje ciljeva projekta
• Koje alate i tehnike koristiti – opis
• Kako će se nadzirati i kontrolirati izmjene
Razvoj plana upravljanja projektom
(nastavak)
• Kako će se izvoditi zamišljena konfiguracija upravljanja
• Kako će se koristiti i održavati integritet mjerenja
performansi projekta
• Potrebe i tehnike za komunikaciju među sudionicima u
projektu
• Izabrani životni ciklus i faze projekta
• Ključne revizije sadržaja, proširenja, vremena i načina
rješeavanja otvorenih pitanja i slijeda odluka
PM plan može se prikazati na sumarni način ili u detaljima
sadržanim u pojedinačnim planovima i drugim
dokumentima
Razvoj plana upravljanja projektom:
ulazi, tehnike i alati i izlazi
Ulazi
1. Projektna povelja
2. Planski procesi
4. Organizacijski čimbenici
5. Organizacijska procesna
sredstva
Alati i tehnike
1. Ekspertne procjene
Izlazi
Plan upravljanja
projektom
Dijagram toka
upravljanja
razvojem
projektnog
plana
Razvoj plana upravljanja projektom:
ulazi
• Projektna povelja
• Planski procesi i rezultati iz drugih povezanih
planskih aktivnosti koje prethode projektu ili
se s njime odvijaju paralelno
• Čimbenici poslovne organizacije – industrijski i
državni standardi, PM IS, organizacijska
struktura i kultura, infrastruktura, osoblje
• Organizacijska procesna sredstva -
Razvoj plana upravljanja projektom –
alati i tehnike
• Ekspertske prosudbe:
– Prekrajanja procesa u svrhu postizanja potreba
– Razvoj tehničkih detalja koji će se uključiti u
projektni plan
– Određivanje vještina i resursa potrebnih za
izvođenje poslova
– Određivanje konfiguracije menadžmenta PM-a
– Određivanje koji će dokumenti biti predmet
formalnih kontrola izmjena
Razvoj plana upravljanja projektom izlazi
• Životni ciklus projekta i procesa koji će se primijeniti na
svaku fazu i pojedinačne planove
• Kako će se posao izvršiti da bi se postigli projektni
ciljevi
• Plan upravljanja izmjenama i dokumentiranjem te
nadzorom i kontrolom promjenama
• Kako će se izvesti cjelovitost i kako će se mjeriti i
održavati projekt u danim granicama
• Kako će se komunicirati u projektu – zahtjevi i tehnike
• Ključni menadžerski pregledi sadržaja, proširenja i
vremena i preostalih odluka
Usmjeravanje i upravljanje izvršenja
projekta
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Izvođenje aktivnosti za postizanje projektnih zahtjeva
Kreiranje projektnih ishoda
Obuka kadrova i tima dodjeljenih projektu
Pronalaženje, upravljanje i korištenje resursa uključujući materijale,
alate, opremu i postrojenja
Implementacija i planiranih metoda i standarda
Utvrđivanje komunikacijskih kanala vanjskih i unutrašnjih
Generiranje projektnih podataka
Pitanja zahtjeva za izmjenama i prilagodba projektnom okviru ,
planovima i okruženju
Upravljanje rizicima i implementaciju aktivnosti za odgovor na rizike
Upravljanje prodajom i nabavom
Prikupljanje i dokumentiranje naučenih lekcija i implementiranje
procesnih poboljšanja
Usmjeravanje i upravljanje izvršenja
projekta: ulazi, tehnike i alati i izlazi
Ulazi
Izlazi
Alati i tehnike
1. Isporuke
1. Plan upravljanja
projektom
1. Ekspertne procjene
2. Odobreni zahtjevi za
izmjenama
2. PM informacijski
sustav
2. Informacije o
performansama rada
3. Zahtjevane izmjene
4. Organizacijski čimbenici
4. Ažurirani PM plan
5. Organizacijska procesna
sredstva
5. Ažuriani projektni
dokumenti
Dijagram toka podataka usmjeravanja i izvršenja
Usmjeravanje i upravljanje izvršenja
projekta: Ulazi
• PM Plan
• Odobreni zahtjevi za izmjenama:
– Dokumentirani, autorizirani odobreni zahtjevi za
izmjenama u planu, postupcima ili budžetu; mogu
zahtijevati korektivne i preventivne aktivnosti
• Čimbenici organizacijskog okruženja:
– Kultura, struktura, infrastruktura, administracija,
tolerancija prema rizicima, informacijski sustav
• Organizacijska procesna sredstva
– Upute i instrukcije, sigurnosni zahtjevi, postupci u svezi s
defektnim proizvodima, baze mjeriteljskih podataka,
datoteke i baze podataka prethodnih slučajeva
Usmjeravanje i upravljanje izvršenja
projekta: Alati i tehnike
• Ekspertske prosudbe i procjene
– (od strane projektnog menadžera, tima i drugih
eksperata (konzultanata, sudionika, profesionalnih i
tehničkih asocijacija)
• Informacijski sustav projektnog menadžmenta
(PMIS)
• Softverski alati za kreiranje rasporeda aktivnosti,
konfiguriranje projekta, prikupljanje i distribucija
informacija, sučelja prema drugim
automatiziranim sustavima
Usmjeravanje i upravljanje izvršenja
projekta: Izlazi
• Isporuke:
– bilo koji proizvod, rezultat ili sposobnost za izvršenje usluge
koji se mora izvesti za dovršenje procesa, faze ili projekta
• Informacije o performansama rada
– Status isporuka
– Napredovanje
– Nastali troškovi
• Zahtjevi za izmjenama koji obuhvaćaju:
–
–
–
–
Korektivne akcije
Preventivne akcije
Repariranje defekata
Ažuriranja
Usmjeravanje i upravljanje izvršenja
projekta: Izlazi (nastavak)
• Ažuriranje PM Plana
– Plana zahtjeva, plana rasporeda, plana troškova,
plana upravljanja kvalitetom, plana ljudskih
resursa, plana komunikacije, plana nabave,
projektnih odrednica
• Ažuriranja projektnih dokumenata
– Projektnih zahtjeva, projektnih evidencija, registra
rizika, registra sudionika
Nadzor i kontrola projektnog rada
• Provodi se u svim fazama životnog ciklusa proizvoda (inicijacije, planiranja,
izvršenja i zatvaranja)
• Obuhvaća prikupljanje, mjerenje i diseminaciju informacija o
performansama projekta i procjenu mjera i trendova za poboljšanje
procesa
Nadzor i kontrola bavi se:
• Uspoređivanjem aktualnih projektnih perfomansi u odnosu na planirane
• Analizom, praćenjem i nadzorom projektnih rizika s ciljem njihove
identifikacije, izvješća o njihovom statusu i odgovoru na njihove pojave
• Održavanje točne i pravovremene informacijske osnove o projektnim
proizvodima i dokumentaciji
• Osiguranje informacija za potporu nadzoru troškova i rasporedu aktivnosti
• Osiguranje predviđanja za ažuriranje postojećih troškova i novih
informacija
• Nadzor i implementacija odobrenih promjena
Nadzor i kontrola projektnog rada:
ulazi, tehnike i alati i izlazi
Ulazi
1. Plan upravljanja
projektom
2. Izvješće o
performansama
4. Organizacijski čimbenici
5. Organizacijska procesna
sredstva
Alati i tehnike
1. Ekspertne procjene
Izlazi
1. Zahtjevi za izmjenama
2. Ažurirani PM plan
3. Ažuriani projektni
dokumenti
DTP Monitoringa i kontrole
Nadzor i kontrola projektnog rada:
ulazi
• PM Plan
• Izvješća o performansama
– Sadašnji status projekta
– Značajnija postignuća za dosadašnji
period
– Predviđanja
– Pitanja i problemi
• Čimbenici organizacijskog
okruženja
– nacionalni i industrijski standardi
– Sustav autoriziranja rada u
kompaniji
– Tolerancije rizika pojedinih
sudionika
– PM IS
•
•
•
•
•
•
Organizacijska procesna sredstva
Zahtjevi za komunikacijama
Postupci financijske kontrole
Postupci upravljanja kvarovima
Postupci kontrole rizika
Baze mjeriteljskih podataka koji
se odnose na proizvode i usluge
• Baza naučenih lekcija
Nadzor i kontrola projektnog rada:
alati i tehnike
• Ekspertne procjene i prosudbe raspoloživih
projektnih informacija od strane voditelja
timova i projekt menadžera
Nadzor i kontrola projektnog rada:
Izlazi
• Zahtjevi za izmjenama
– Korektivne akcije
– Preventivne akcije
– Ispravke pogrešaka
• Ažurirani PM plan
–
–
–
–
–
Plan aktivnosti
Plan troškova
Plan kvlitete
Odrednice projekta
Odrednice troškova
Izvođenje integrirane kontrole izmjena
•
•
•
•
•
•
•
To je proces pregleda svih zahtjeva za izmjenama, odobrenim
izmjenama i upravljanje izmjenama na isporukama, organizacijskim
procesnim sredstvima, projektnim dokumentima i PM planom.
Aktivnosti:
Utvrđivanje utjecajnih čimbenika koji utiču na izmjene tako da se
implementiraju samo odobrene promjene
Promptni pregled, analiza i odobrenje zahtjeva za izmjenama
Upravljanje odobrenim izmjenama
Održavanje integriteta projektnih odrednica
Pregled, odobrenje ili odbijanje predloženih korektivnih i
preventivnih aktivnosti
Koordinacija izmjena kroz cijeli projekt
Dokumentiranje cjelovitog utjecaja zahtjevane izmjene
Izvođenje integrirane kontrole
izmjena: ulazi, tehnike i alati i izlazi
Ulazi
1. Plan upravljanja
projektom
2. Izvješće o
performansama
3. Zahtjevane izmjene
4. Organizacijski čimbenici
5. Organizacijska procesna
sredstva
Alati i tehnike
1. Ekspertne procjene
2. Sastanci radi kontrole
izmjena
Izlazi
1. Ažirirani zahtjevi za
izjenama
2. Ažurirani PM plan
3. Ažuriani projektni
dokumenti
Dijagram toka
integrirane
kontrole
izmjena
Izvođenje integrirane kontrole
izmjena: ulazi
•
•
•
•
PM plan
Informacije o performansama rada
Zahtjevi za izmjenama
Čimbenici organizacijskog okruženja (PM IS i veze
na alate za komunikaciju i poslovne aplikacije)
• Organizacijska procesna sredstva: postupci za
kontrolu izmjena, poslovni planovi i postupci
odobrenja, metrike i baze podataka o mjerenjima
procesa i proizvoda da bi se ostalo u zadanim
gabaritima i standardima
Izvođenje integrirane kontrole
izmjena: alati tenike
• Ekspertne prosudbe – konzultanata, stručnih
prosudbi sudionika i klijenata, industrijskih
grupacija, domenskih eksperata i projektnog
ureda
• Sastanci za kontrolu izmjena – za prihvaćanje
ili odbijanje izmjena od strane mjerodavnih
tijela sudionika
Izvođenje integrirane kontrole
izmjena: izlazi
• Ako su zahtjevi za izmjenama izvedivi ali izlaze iz
projektnog obujma moraju se odobriti u
protivnom moraju se odbiti ili podvrći dodatnim
analizama
• Status zahtjevanih izmjena mora se ažurirati u
posebnom zapisniku
• Mora se ažurirati plan upravljanja projektom
odnosno svi pomoćni planovi i odrednice koje se
mijenjaju
• Mora se ažurirati sva dokumentacija relevatna za
tražene izmjene
Integracija projekta:
Zatvaranje projekta (faze projekta)
• Obuhvaća aktivnosti provjere finalizacije svih aktivnosti
u prethodnim fazama i provjeru ispunjenja ciljeva;
pregled svih potrebnih dokumenata potrebnih za
zatvaranje i završetak projekta kao i razloge za
terminiranje projekta:
• Aktivnosti nužne za kompletiranje ili izlazne kriterije
• Aktivnosti nužne za prijenos projetnih proizvoda,
usluga ili rezultata u slijedeću fazu
• Aktivnosti nužne za prikupljanje potrebnih informacija,
revizija, naučenih lekcija i arhiviranje projektnih
informacija za buduće aktivnosti
Zatvaranje projekta (faze projekta):
ulazi, tehnike i alati i izlazi
Ulazi
1. Plan upravljanja
projektom
2. Prihvaćene isporuke
3. Organizacijska procesna
sredstva
Alati i tehnike
1. Ekspertne procjene
Izlazi
1. Finalni proizvod,
usluga ili rezultat
2. Ažurirana
organizacijska sredstva
Dijagram toka zatvaranja projekta ili
faze
Zatvaranje projekta ili faze : ulazi
• PM Plan
• Prihvaćene isporuke
• Organizacijska procesna sredstva
– Upute za zatvaranje (revizija, evaluacija projektne
faze)
– Povijesne informacije i baze znanja o zatvaranju
projekta ili projektne faze
Zatvaranje projekta ili faze : alati i
tehnike
• Ekspertne prosudbe o administriranju
aktivnosti zatvaranja i primjereni standardi
Zatvaranje projekta ili faze : izlazi
• Prijelaz k finalnom proizvodu, usluzi ili
rezultatu
• Organizacijska procesna sredstva – ažurirana
– Projektne datoteke
– Dokumentacija o zatvaranju
– Povjesne informacije o izradi projekta koje će se
koristiti u budućim projektima
PROJEKTNA PODRUČNA ZNANJA
UPRAVLJANJE OBUJMOM
PROJEKTA
Upravljanje obujmom projekta
• Obujam projekta (project scope) – skup svih poslova i
aktivnosti koje obuhvaća projekt; što je projekt a što projekt
nije. Obuhvaća:
• Prikupljanje zahtjeva – proces definiranja i dokumentiranja
zahtjeva sudionika za postizanje ciljeva projekta
• Definiranje obujma – razvoj izjave o obujmu kao osnove za
buduće odlučivanje u projektu
• Kreiranje strukture raščlambe poslova – podjela glavnih
projektnih poslova u manje lakše upravljive komponente
• Verifikacija obujma – formalizacija prihvaćanja završenih
projektnih ishoda
• Kontrola obujma – kontrola promjena koje utiču na obujam
Upravljanje obujmom
• Obujam produkta: prikaz i funkcije koje
karakteriziraju proizvod, uslugu ili rezultat
• Obujam projekta: poslovi koji se moraju
obaviti da bi se proizvod, usluga ili rezultat
isporučio
Upravljanje
obujmom
projekta
Upravljanje obujmom projekta
Prikupljanje zahtjeva
• Prikupljanje zahtjeva potrebnih za izvođenje
projekta (poslovnih zahtjevi, upravljanje
projektom, zahtjevi za izlazima….)
• Prikupljanje zahtjeva za tehničke i ostale
performanse finalnih proizvoda
Zatvaranje projekta (faze projekta):
ulazi, tehnike i alati i izlazi
Ulazi
Alati i tehnike
1. Projektna povelja
Intervjui
2. Registar sudionika
2. Ciljne skupine
Izlazi
1. Dokumentacija o
zahtjevima
3. Radionice
2. Plan upravljanja
zahtjevima
4. Tehnike grupne
kreativnosti
Matrica sljedivosti
zahtjeva
5. Tehnike grupnog
odlučivanja
6. Upitnici i ankete
7. Promatranje
8. Prototipiranje
Dijagram toka Prikupljanja zahtjeva
Prikupljanje zahtjeva: ulazi
• Projektna povelja – daje listu orjentacijskih
zahtjeva na temelju kojih će se izvoditi detaljni
zahtjevi
• Registar sudionika – potreban da se vidi čiji će
se zahtjevi projektom ispunjavati
Prikupljanje zahtjeva: alati i tehnike
• Intervjui – neformalni pristup otkrivanju zahtjeva od pojedinih sudionika
• Ciljne skupine – eksperti ili posebno kvalificirani sudionici kroz
interaktivne diskusije definiraju zahtjeve za projektom (produktom)
• Radionice –tehnike za brzo istraživanje krosfunkcionalnih zahtjeva različitih
sudionika i utvrđivanje njihove razlikovnosti i sličnosti
• Tehnike grupne kreativnosti
–
–
–
–
–
Brainstorming
Nominalne grupne tehnike
Delfi tehnika
Ideja/mind maping
Dijagram afiniteta
• Tehnike grupnog odlučivanja
–
–
–
–
Jednoglsnost
Većina
Množina
Diktatorsvo
Prikupljanje zahtjeva: alati i tehnike
• Upitnici i ankete – prikladne za prikupljanje
zahtjeva šireg kruga ljudi, brzo i kada su za obradu
pogodne statističke metode
• Promatranja – omogućavaju direktni uvid u način
kako pojedinci izvode svoje poslove, zadatke i
procese i zahtjeve na finalne proizvode –
prikladne kad korisnici nisu u stanju jasno
artikulirati zahtjev
• Prototipiranje - metoda za dobivanje povratne
informacije o zahtjevima na temelju
eksperimenata s modelima ili prototipovima
Prikupljanje zahtjeva: izlazi
• Dokumentacija o zahtjevima – pokazuje da li su zahtjevi u suglasju s
ciljevima. Prije no što postanu odrednice zahtjevi moraju biti mjerljivi i
provjerljivi, izvedivi, cjeloviti i konzistentni za sudionike:
• Poslovne potrebe i ograničenja postojeće situacije
• Poslovni i projektni ciljevi za slijedivost poslovanja
• Funkcionalni zahtjevi koji opisujuposlovne procese, informacije i
interakcije s proizvodima opisani tekstualno, slikovno ili modelski
• Nefunkcionalni zahtjevi – servisiranje, performanse, sigurnost,
pouzdanost, podržanost, postojanost…
• Zahtjevi u pogledu kvalitete
• Kriteriji prihvatljivosti
• Poslovna pravila kojima se vodi organizacija
• Utjecaj na ostale organizacijske cjeline i područja
• Zahtjevi u pogledu obuke za korištenje
• Ograničenja i pretpostavke za pojedine zahtjeve
Prikupljanje zahtjeva: izlazi (nast.1)
• Plan upravljanja zahtjevima – pokazuje kako će se
zahtjevi analizirati, dokumentirati i kako će se njima
upravljati u toku izvođenja projekta
• Komponente plana upravljanja zahtjevima
– Kako će se zahtjevi planirati, pratiti i izvještavati
– Kako će se inicijalizirati, kako će se procjenjivati njihov
utjecaj i kako će se odobravati
– Kako će im se definirati prioriteti
– Kako će se definirati metrike i logička podloga za njihovo
usvajanje
– Sljedivost - koji atributi zahtjeva će utjecati na koje
atribute drugih zahtjeva matrice sljedivosti
Prikupljanje zahtjeva: izlazi (nast.2)
• Matrica sljedivosti zahtjeva – tablica koja povezuje zahtjeve
i usmjerava ih kroz životni ciklus projekta. Pokazuje da li i
kako zahtjev doprinosti novostvorenoj vrijednosti , da li je
realiziran i kako se na temeljunjega može upravljati.
Uključuje:
–
–
–
–
–
–
–
Zahtjeve u odnosu na poslovne potrebe, prilike, ciljeve i namjere
Zahtjeve za projektne ciljeve
Zahtjeve za obujam projekta i WBS
Zahtjeve za oblikovanje proizvoda
Zahtjeve za razvoj proizvoda
Zahtjeve za testiranje
Zahtjeve visokih razina i detaljne zahtjeve iz njih izvedene
Prikupljanje zahtjeva: izlazi (nast.2)
• Matrica sljedivosti zahtjeva –
ID zahtjeva
Potreba X
Opis
Temelj
Vlasnik
Prioritet
Verzija
Status
Datum
stbilnost
Prihvatljivost
Poslovni
cilj
Obujam
WBS
Design
Upravljanje obujmom projekta
Definiranje obujma projekta
• Proces razvoja detaljnog opisa projekta i
produkta: proširuje se detaljizira u projektnom
planu u inicijalnoj fazi projekta
• Definiranje izjave o obujmu (obuhvatu)
pojekta je ključno za uspjeh projekta i
izgrađuje se na temelju ključnih ishoda,
pretpostavki i ograničenja koja su
dokumentirana
Dijagram toka upravljanja obujmom
projekta
Definiranje obujma projekta:
ulazi, tehnike i alati i izlazi
Ulazi
1. Projektna povelja
2. Dokumentacija zahtjeva
3. Organizacijska procesna
sredstva
Alati i tehnike
1. Ekspertne procjene
Izlazi
2. Analiza proizvoda
1. Izjava o obujmu
projekta
3. Alternativne
identifikacije
2. Ažurirana projektna
dokumentacija
4. Radionice
Definiranje obujma projekta: ulazi
• Projektna povelja
• Zahtjevi za projekt i produkte
• Organizacijska procesna sredstva
– Politike i obrasci za izjavu o obujmu
– Projektne datoteke iz prethodnih projekata
– Naučene lekcije iz prethodnih faza
Definiranje obujma projekta:
alati i tehnike
• Ekspertne prosudbe:
–
–
–
–
–
Ostalih stručnih osoba u organizaciji
Konzultanata
Sudionika i konačnih korisnika
Profesionilnih udruženja
Industrijskih grupacija
• Analiza proizvoda- sistemskim inžinjeringom,
vrijednosnom analizom
• Identifikacija alternativa – brainstorming, lateralne
tehnike, usporedba alternativa
• Radionice
Definiranje obujma projekta:
izlazi
• Izjava o obujmu projekta – detaljan opis isporuka i
poslova koje treba uraditi za te isporuke. Osigurava
zajedničko razumijevanje projekta, omogućava
detaljno planiranje i osigurava odrednice projekta.
Detaljna izjava o obujmu projekta sadrži:
–
–
–
–
–
–
Opis obujma proizvoda
Kriterije prihvatljivosti projekta
Projektne isporuke
Što projekt isključuje
Ograničenja na obujam projekta
Pretpostavke za realaizaciju obujma projekta
Upravljanje obujmom projekta
Kreiranje strukture raščlambe poslova
• Predstavlja ishodima (isporučevinama)
orijentiranu hijerarhijsku dekompoziciju
poslova koje će izvršiti projektni tim u svrhu
postizanja ciljeva i kreiranja traženih ishoda
• Projektni poslovi se dijele u manje, lakše
upravljive cjeline (pakete poslova) s detaljno
definiranim projektnim zadatcima za koje se
može utvrditi raspored izvođenja, troškovi
nadzor i kontrola
Kreiranje račlambe poslova:
ulazi, tehnike i alati i izlazi
Ulazi
1. Izjava o obujmu projekta
2. Dokumentacija zahtjeva
3. Organizacijska procesna
sredstva
Alati i tehnike
1. Dekompozicija
Izlazi
1. Struktura raščlambe
poslova
2. Rječnik raščlambe
3. Odrednice obujma
4. Ažurirana projektna
dokumentacija
Dijagram toka kreiranja strukture raščlambe
poslova (work breakdown structure - WBS )
Struktura raščlambe poslova: ulazi
• Izjava o obujmu projekta
• Dokumentacija o zahtjevima
• Organizacijska procesna sredstva
Struktura raščlambe poslova: alati i
tehnike
• Dekompozicija – razdioba projekta u manje
poslove (pakete) i njihove isporuke. Uključuje
slijedeće:
– Identifikaciju i analizu isporuka i poslova
– Strukturiranje i organizaciju WBS-a
– Dekompoziciju viših razina WBS-a u niže razine
– Razvoj i dodjelu identifikac. kodova
– Provjeru da je razina dekompozicije dostatna
Standardi za
WBS i alati –MS
Project
Struktura raščlambe poslova: izlazi
• Raščlamba poslova – hijerarhijska dekompozicija poslova
projektnog tima za postizanje ciljeva i kreiranje zahtjevanih
isporuka. Dodaju se identifikatori poslovnih paketa i njihovih
elementarnih zadataka
• Rječnik raščlambe poslova – sustav kodiranja poslova i opis poslova
te odgovorna organizacijska cjelina
–
–
–
–
–
–
–
–
Lista slijednih miljokaza
Pridružene slijedne aktivnosti
Zahtjevani resursi
Procjenjeni troškovi
Zahtjevi kvalitete
Kriteriji prihvatljivosti
Tehničke reference
Ugovorne informacije
Struktura raščlambe poslova: izlazi
(nastavak 1)
• Granične linije obujma (Scope baseline) –
uključuje:
– Izjavu o obujmu
– WBS
– WBS rječnik
• Ažurirani projektni dokumenti (prvenstveno
zahtjevi za izmjenama i odobrenja za izmjene)
Upravljanje obujmom projekta
Verifikacija obujma
• To je proces formaliziranja prihvaćenosti
dovršenih projektnih isporuka
Planiranje obujma projekta
• Važno je jer svaki projekt zahtjeva pažljivo
balansiranje resursa, podataka, alata,
metodologije, procesa i procedura.
• Projektni tim donosi plan obujma projekta i izjavu
o obujmu
• Započinje analizom informacija iz nacrta projekta
(projektne povelje) i preliminarne izjave o obujmu
projekta te podataka o organizacijskim sredstvima
i faktorima okruženja
Planiranje obujma projekta
• Ulazi
• Alati i tehnike
• Izlazi
Definiranje obujma projekta
• Ulazi
• Tehnike i alati
• Izlazi
Kreiranje strukture raščlambe poslova
• Ulazi
• Alati i tehnike
– Obrasci (templates) iz prethodnih sličnih projekata ; kao dijelovi drugih
projekata ili kao dijelovi PDLC-a
– Dekompozicija do paketa poslova za poslove koji se mogu dobro
procijeniti u pogledu njihovih ishoda – identifikacija i dodjeljivanje
koda (oprez ; izbalansirati do razina koje ne idu pretjerano u detalje
jer može postati neefikasno)
• Izlazi
– Identificirani paketi koji omogućuju sumiranje troškova, raspoređivanje
i informacije o resursima
– Rječnik strukture raščlambe – dokument kreiranja raščlambe ;
uključuje identifikacijski kod, izjavu od poslu, organizacijsku cjelinu i
listu graničnih uvjeta, informacije o ugovoru, zahtjeve kvalitete,
tehničke reference, asocijativne aktivnosti resurse itd
Verfikacija obujma
• Formalno prihvaćanje obujma projekta i
ishoda projekta
• Obuhvaća reviziju ishoda u cilju provjere da li
su zadatci obavljeni na zadovoljavajući način
• U slučaju prekida projekta mora se omogućiti
uvid u razinu cjelovitosti
Verfikacija obujma
• Ulazi
• Alati i tehnike
• Izlazi
Kontrola obujma
• Bavi se utjecajem čimbenika koji utiču na
promjene obujma promjena i kontrolu
utjecaja tih čimbenika
•
Kontrola obujma
• Ulazi
• Tehnike i alati
• Izlazi
PROJEKTNA PODRUČNA ZNANJA
UPRAVLJANJE VREMENOM
PROJEKTA
Upravljanje vremenom
•
•
•
•
•
•
Uključuje procese koji osiguravaju pravovremeno
izvršenje projektnih zadataka:
Definiranje aktivnosti
Sekvenciranje aktivnosti
Procjenu resursa za pojedinu aktivnost
Procjenu trajanja aktivnosti
Razvoj rasporeda
Kontrolu rasporeda
(iako navedeni kao diskretni procesi, u praksi se ovi
procesi preklapaju i u međusobnim su interakcijama)
Upravljanje
projektnim
vremenom
Razvoj rasporeda
Upravljanje projektnim vremenom
OBUHVAĆA:
• Metode vremenskog
rasporeda
• Alate vremenskog
rasporeda
• Model vremenskog
raspoređivanja
– Podatci specifični za
projekt (WBS,
aktivnosti, resursi)
Definiranje aktivnosti
• Identifikacija i dokumentiranje poslova koji se
u okviru projekta namjeravaju izvršiti
• Definiraju se ishodi na prvoj razini u strukturi
raščlambe poslova
• Obavlja se dekompozicija na jednostavnije
aktivnosti podesne za procjene, redosljed,
izvršenje, nadzor i kontrolu
• Implicitno se definiraju i planiraju aktivnosti i
ciljevi koji će se postići
Određivanje slijeda aktivnosti
• Identifikacija i dokumentiranje odnosa između
aktivnosti
• Svaka aktivnost i kontrolna točka (milestone)
(osim prve i zadnje) povezana je barem s jednom
prethodnom i jednom slijednom aktivnosti
• Projektni tim mora biti svjestan važnosti slijeda
aktivnosti i posljedica koje promjene trajanja i
slijeda imaju
• Mogu se koristiti softverska rješenja – mrežni
dijagram i Gantov dijagram
Procjenjivanje resursa za aktivnosti
• Podrazumijeva procjenu vrsta i količina
ljudskog rada-ljudi, materijala, opreme
potrebnih za svaku aktivnost
• Mora se uzimati u obzir kalendar
raspoloživosti resursa, znanja i vještina kad su
u pitanju ljudski resursi – započinje kod
planiranja projektnog tima a može se
nadopunjavati novim resursima (Oprez !
Moguća promjena troškova)
Procjenjivanje trajanja aktivnosti
• Pretpostavka za procjenu trajanja je već procjenjena količina radnog
vremena i količina kvalificiranih resursa za izvršenje aktivnosti
• Mora se voditi računa o kalendaru pojedinih resursa i prirodi posla
koju aktivnost podrazumijeva
• Tehnike obuhvaćaju:
• Stručnu procjenu na temelju dosadašnjih iskustava
• Analogne procjene na temelju sličnih projekata
• Prametarsko procjenjivanje – na temelju normi za sat aktivnosti X
dužina trajanja aktivnosti
• Procjenom u tri točke – PERT metodom za najvjerojatnije trajanje,
optimističko i pesimističko trajanje aktivnosti – uzima u obzir
neizvjesnosti (rizike) u različitim scenarijima u izvođenju aktivnosti.
Izrada vremenskog rasporeda
• Obuhvaća analizu slijeda aktivnosti, trajanja
aktivnosti, resursnih zahtjeva i vremenskih
ograničenja kako bi se kreirao projektni
vremenski raspored
• Temljni vremenski raspored – inačica razvijena
analizom mreža vremenskog rasporeda
• Predstavlja temelj za praćenje napretka
projekta, procjenu vremenskih zaliha
Metode za izradu vremenskog
rasporeda
• Analiza vremenskog rasporeda
• Metoda kritičnog puta (CPM) – koristi se kad postoje procjene o
nakraćem, najduljem, mogućem početnom i mogućem završnom
vremenu izvršenja aktivnosti
• Metoda kritičnog lanca – primjenjuje se nakon CPM i ponovne
analize resursa za aktivnosti – dobiva se novi kritični put koji se
naziva kritični lanac
• Uravnoteženje resursa
• Analiza scenarija “što ako”
• Primjena skraćenaj i produljenja
• Sažimanje vremenskog rasporeda
– Prelamanje
– Ubrzavanje
Kontrola vremenskog rasporeda
• Obuhvaća:
• Utvrđivanje trenutnog statusa projektnog
vremenskog rasporeda
• Analizu utjecajnih faktora koji uzrokuju izmjene
vremenskog rasporeda
• Utvrđivanje da se vremenski raspored promijenio
• Upravljanje stvarnim izmjenama kako se one
pojavljuju
• Analizu učinkovitosti pojedinih aktivnosti
PROJEKTNA PODRUČNA ZNANJA
UPRAVLJANJE TROŠKOVIMA
PROJEKTA
Upravljanje troškovima projekta
UTP obuhvaća procese uključene u planiranje, procjene,
budžetiranje i kontrolu troškova tako da se projekt
može izvesti u okviru zadanog budžeta. Procesi:
• Procjena troškova – razvoj aproksimacija troškova
resursa nužnih za projektne aktivnosti
• Budžetiranje – agregiranje procjenjenih troškova
pojedinih aktivnosti za utvrđivanje granica troškova
• Kontrola troškova – praćenje utjecajnih faktora koji
uvjetuju varijance troškova i kontrolu promjena u
odnosu na projektni budžet
Upravljanje troškovima projekta
• Procesi UPT-a pojavljuju se u različitim fazama izvođenja projekta
• UPT se primarno bavi troškovima resursa za izvođenje aktivnosti
• UPT podrazumijeva i procjenu svih odluka na promjenu troškova u
toku životnog ciklusa projekta (life cycle costing)
• UPT i inžinjerske tehnike za dodavanje vrijednosti poboljšavaju
odlučivanje i smanjenje troškova (reduciranje vremena i/ili
poboljšanja kvalitete ili drugih ishoda projekta)
• Analize troškova projekta često se izvode van samog projekta
• Metode i tehnike: povrat na investicije, metoda diskontne stope,
analiza stope povrata…
• Prikupljanje i obrada informacija o troškovima projekta (npr. nabave
potrebnih materijala i sirovina i sl.) je ključno za upravljanje
Plan upravljanja troškovima
Obuhvaća i postavljanje
• Razine preciznosti
• Jedinica mjera
• Organizacijske proceduralne veze
• Kontrolne pragove
• Pravila za određivanje novostvorene vrijednosti
• Formate izvješća
• Opise procesa i troškove aktivnosti i njihovo
dokumentiranje
UPRAVLJANJE TROŠKOVIMA
Procjena troškova
• Aproksimacija troškova razmatra varijacije u
troškovima uključujući rizike
• Procjenjuju se opcije na uštedama i opcije
povećanja troškova
• Prve procjene mogu varirati od -50 do +100% ; u
kasnijim fazama na temelju novih informacija
pogreške procjene kreću se u opsegu -10 do +15%
stvarnih vrijednosti
• Da bi bila što točnija, procjena troškova mora
obuhvatiti sve aktivnosti iz životnog ciklusa
projekta
Procjena troškova
•
•
•
•
•
Tehnike
Stručen procjene na temelju iskustava
Analogija sa sličnim aktivnostima
Parametarsko procjenjivanje
Procjenjivanje odozdo – procjena troškova resursa – rada
od najsitnijih aktivnosti
• CPM – očekivana vrijednost troška Ce
–
–
–
–
Ce = (Co + 4Cm + Cp)/6
Co – troškovi za optimističnu varijantu
Cm – troškovi za realističnu varijantu
Cp – troškovi za pesimističnu varijantu
• Analiza pričuva
Budžetiranje troškova
Uključuje
• Agregiranje procjenjenih troškova
pojedinačnih aktivnosti s ciljem utvrđivanja
granica ukupnih troškova i vrednovanja
performansi projekta
• Izjava o obujmu projekta sadrži sumarni
budžet –mora se izvršiti razrada po
aktivnostima (resursima) i vremenu
Budžetiranje troškova
Alati i tehnike
• Agregiranje troškova po aktivnostima, raščlambi poslova i računima
na kojima se vode pojedine stavke
• Analiza rezervi – utvrđuju se rezerve za nepredviđene aktivnosti izdatci za neplanirane ali potencijalno zahtjevane promjene
(aktivnosti i rizike). Dio su budžeta ali ne ulaze u izračun
novostvorene vrijednosti
• Parametarske procjene – metode procjene troškova na temelju
izabranih karakteristika proojekta – parametara koji se mogu
kvantificirati i kojima se mogu dodijeliti mjerila vrijednosti
• Usklađivanje s limitima projektnog fonda – nužne su zbo varijacija u
trošenju budžeta za pojedine aktivnosti i angažman pojedinih
resursa
Upravljanje troškovima - izlazi
• Troškovni
limiti
• Zahtjevi na
projektni
fond
• Plan
upravljanja
troškovima
• Zahtjevane
izmjene
Kontrola troškova
Kontrola troškova uključuje:
• Uočavanje utjecajnih čimbenika na promjenu troškova
• Provjeru zahtjevanih promjena
• Upravljanje promjenama kako i kada se pojave
• Provjeru troškova aktivnosti i periodičnu provjeru ukupnih
troškovađ
• Nadzor troškova izvođenja i otkrivanje i razumijevanje varianci u
odnosu na troškovne okvire
• Bilježenje svih promjena što preciznije u odnosu na okvire troškova
• Sprečavanje neispravnih, neprikladnih i neodobrenih izmjena u
izvješćima i upotrebi pojedinih resursa
• Informiranje sudionika o odobrenim izmjenama
• Djelovanje s ciljem držanja troškova u okvirima dozvoljenih limita
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
UPRAVLJANJE KVALITETOM
PROJEKTA
Upravljanje kvalitetom projekta
• Uključuje sve aktivnosti koje određuju politiku
kvlalitete, ciljeve i odgovornosti tako da
projekt može zadovoljiti potrebe zbog kojih se
izvodi
Obuhvaća:
• Planiranje kvalitete
• Osiguravanje kvalitete
• Izvođenje kontrole kvalitete 180
Upravljanje kvalitetom projekta
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
UPRAVLJANJE LJUDSKIM
RESURSIMA PROJEKTA
Upravljanje ljudskim resursima
projekta
Obuhvaća procese organizacije i upravljanja
projektinim timom (kadrovima) – ljudima koji
imaju definirane uloge i odgovornosti u
projektu
Projekt management tim – podskup projektnog
tima zadužen za aktivnosti upravljanja,
planiranja, kontrolu i zatvaranje projekta;
povezuje ostale sudionike (sponzore,
naručitelje, dobavljače) s projektnim timovima
Upravljanje ljudskim resursima
projekta
Obuhvaća:
• Planiranje ljudskih resursa – identifikaciju i
dokumentiranje uloga u projektu, odgovornosti i
odnosa i plan popunjavanja kadrovima
• Prikupljanje projektnog tima
• Razvoj projektnog tima – poboljšanje
kompetencija i interakcija članova tima
• Upravljanje projektnim timom – određivanje
performansi članova tima, osiguranje povratnih
veza, rješavanje otvorenih pitanja i koordinaciju
promjena za proširanje performasi projekta
Upravljanje ljudskim resursima projekta
Upravljanje ljudskim resursima
projekta
• Ulazi
• Alati i tehnike
• Izlazi
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJOM U
PROJEKTU
Upravljanje komunikacijom u projektu
Područje koje obuhvaća procese u kojima se osigurava
pravovremeno i prikladno
• Generiranje
• Prikupljanje
• Distribucija
• Pohrana
• Pretraživanje
• Stavljanje na raspolaganje projektnih informacija
• PCM omogućava kritične veze među ljudima i
informacijama nužnim za komunikaciju
Upravljanje komunikacijom u projektu
Uključuje slijedeće aktivnosti
• Planiranje komunikacije – određivanje informacijskih i
komunikacijskih potreba sudionika u projektu
• Distribuciju informacija – stavljanje na raspolaganje
informacija sudionicima u potrebnom vremenu
• Izvještavanje o performansama – prikupljanje i
distribucija informacija o izvođenju projekta
• Upravljanje komunikacijama među sudionicima –
zadovoljenje zahtjeva pojedinih sudionika i rješavanje
otvorenih pitanja među sudionicima
Upravljanje komunikacijom u projektu
Upravljanje komunikacijom distribucija informacija
• Distribucija informacija podrazumijeva
dostavu informacija sudionicima u projektu u
cjelosti i na vrijeme. Uključuje implementaciju
komunikacijskog plana kao i odgovore na
neočekivane zahtjeve za informacijama
• Ulazi
• Alati i tehnike
• Izlazi
Upravljanje informacijama - Izvještavanje o
performansama projekta
• Ovaj proces obuhvaća definiranje prikupljanje
okvira podataka o performansama projekta i
njihovu distribuciju sudionicima u projektu. Ove
informacije obuhvaćaju način kako se informacije
koriste za postizanje ciljeva projekta. Ovi izvještaji
sadrže podatke o obuhvatu, rasporedu,
troškovima i kvaliteti izlaza. Mogu imati i podatke
o rizicima i nabavnim procesima.
• Ulazi
• Alati i tehnike
• Izlazi
Upravljanje informacijama –
upravljanje sudionicima
• Odnosi se na upravljanje komunikacijom koja će
zadovoljiti potrebe sudionika u projektu –
neriješena pitanja među sudionicima, proširenje
mogućnosti sinrgetskog djelovanja pojedinih
sudionika i ograničenje razmirica
• Odgovornost za ovu grupu zadataka je
prvenstveno na projekt menadžeru.
• Ulazi
• Alati i tehnike
• Izlazi
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
UPRAVLJANJE PROJEKTNIM
RIZICIMA
Upravljanje projektnim rizicima
• Uključuje procese koji bave realizacijom plana
upravljanja rizicima, njihovom identifikacijom,
analizom, odgovorom na rizike i nadzorom i
kontrolom rizika. Svrha upravljanja rizicima je
povećanje vjerojatnosti i utjecaja pozitivnih
događaja i smanjenje vjerojatnosti
pojavljivanja događaja koji negativno mogu
utjecati na projekt u pogledu vremena,
obujma, kvalitete i troškova.
Upravljanje
rizicima
Upravljanje rizicima – plan upravljanja
rizicima
Plan upravljanja rizicima – proces odlučivanja o tome
• kako i koje aktivnosti sprovesti u upravljanju rizicima u
projektu
• što bolje uočiti rizike i osigurati dostatno vrijeme i resurse
za aktivnosti kojima će umanjiti ili ukloniti utjecaji rizika
• Kako uvrditi osnove za vrednovanje rizika
Plan upravljanja rizicima potrebno je načiniti već u fazi
planiranja projekta
Ulazi
Alati i tehnike
Izlazi
Upravljanje rizicima - identifikacija
rizika
• Identifikacija rizika određuje koji rizici mogu utjecati na
projekt i njihovo dokumentiranje njihovih karakteristika
• U identifikaciji rizika mogu sudjelovati (i treba ih poticati)
svi sudionici u projektu
• To je iterativni proces jer se rizici mogu pojavljivati s
progresijom projekta
• Sudionici – stalni i povremeni odnosno oni koji su kao
resursi pridruženi pojedinim aktivnostima moraju biti
svjesni i identificirati rizike u fazi životnog ciklusa projekta u
koju su uključeni. To vrijedi i za vanjske sudionike u projektu
• Identifikacija rizika osnova je za kvalitativnu i kvantitativnu
analizu rizika (koja se, ako nije planirana, mora sprovesti uz
ekspertizu ad hoc)
Upravljanje rizicima - identifikacija
rizika
• Ulazi
• Alati i tehnike
• Izlazi
Upravljanje rizicima – kvalitativna
analiza rizika
• Prepoznati (identificirani) rizici procjenjuju se
obzirom na vjerojatnost pojavljivanja, intenzitet
utjecaja na projekt (vremena, troškova, redosljed
aktivnosti, obujam projekta, kvalitetu projektnih
izlaza) i prioritet njihova rješavanja
• Procjena vjerojatnosti pojave rizika ovisi i o
kvaliteti informacija koje se odnose na rizike
• Kvalitativna analiza rizika osnova je za
kvantitativnu analizu rizika i planiranje sredstava
za odgovore na rizike
Upravljanje rizicima – kvalitativna
analiza rizika
• Ulazi
• Alati i tehnike
• Izlazi
Upravljanje rizicima – kvantitativna
analiza rizika
• Kvantitativna analiza rizika analizira efekte rizičnih događaja
dodjeljujući im numeričke rangove.
• Predstavlja kvantitativni pristup odlučivanju u prisustvu
neizvjesnosti
• Proces analize koristi se Monte Carlo simulacijom i analizom stabala
odlučivanja da bi se:
• Kvantificirali mogući ishodi na projekt i njihove vjerojatnosti
• Procijenila vjerojatnost postizanja nekog projektnog cilja
• Rizici koji zahtjevaju najveću pozornost u prema veličini ukupnih
rizika koji u projektu postoje
• Identificirali realni troškovi, redosljed ili ciljevi uz date rizike
• Odredile najbolje odluke u PM-u kada su neki uvjeti i ishodi
neizvjesni
Upravljanje rizicima – kvantitativna
analiza rizika
• Iako slijedi kvalitativnu analizu, vrlo često se
provodi zajedno s kvalitativnom analizom i
identifikacijom rizika
• Izbor metode kvant. analize rizika ovisi o
vremenu, sredstvima i utjecaju rizika
• Ponavlja se nakon definiranja odziva na rizik i
dio je nadzora i kontrole rizika
Upravljanje rizicima – kvantitativna
analiza rizika
• Ulazi
• Alati i tehnike
• Izlazi
Upravljanje rizicima – planiranje odziva
na rizike
• To je proces razvoja opcija i određivanja akcija za
smanjenje prijetnji projektnim ciljevima
• Slijedi nakon kval. i kvant. analiza rizika
• Uključuje identifikaciju i dodjeljivanje jedne ili
više osoba koje će preuzeti odgovornost za odziv
na procjenjen (usuglašen) rizik (“vlasnik rizika”)
• Odziv na rizike određen je prioritetima rješavanja
rizika čemu se pridaju resursi i aktivnosti ,
raspored kao i PM plan
Upravljanje rizicima – planiranje odziva
na rizike
• Odziv na rizike mora biti biti primjeren značaju
rizika, troškovno efektivan, vremenski izvediv,
dogovoren od strane svih zainteresiranih
strana i pridjeljen osobi odgovornoj za odziv
na rizik
• Uključuje procjenu više opcija odziva
Upravljanje rizicima – planiranje odziva
na rizike
• Ulazi
• Alati i tehnike
• Izlazi
Upravljanje rizicima – nadzor i kontrola
rizika
Je proces
• identifikacije, analize i planiranja za
novonastale rizike na tragu identificiranih
rizika,
• reanalize postojećih rizika, nadzor uvjeta
aktiviranja novih rizika,
• nadziranje rezidualnih rizika i pregledavanje
izvršenja odziva pri vrednovanju njegove
efektivnosti
Upravljanje rizicima – nadzor i kontrola
rizika
Ostale svrhe nadzora i kontrole rizika
• Određivanje da li su pretpostavke izvođenja
projekta još uvijek važeće
• Procjena trenda rizika obzirom na promjene
• Primjena prikladnih politika i procedura za
nadzor i kontrolu
• Modifikacija rezervi troškova i vremena u
skladu s rizicima u projektu
Upravljanje rizicima – nadzor i kontrola
rizika
• Ulazi
• Alati i tehnike
• Izlazi
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
UPRAVLJANJE NABAVOM U
PROJEKTU
Upravljanje nabavom u projektu
• Uključuje procese kupovine i pribavljanja
proizvoda, usluga, opreme i rezultata potrebnih
za projekt iz vanjskih izvora (vanjskih za projektni
tim) . Sama organizacija može u tom smislu biti
prodavač ili kupac proizvoda, usluga i rezultata
koji su predmet projektnog ugovora.
• Uključuje i administriranje, od strane projektnog
tima, bilo koje ugovorne stavke isporučene od
vanjske organizacije (dobavljača, naručitelja
projekta)
Upravljanje nabavom u projektu
• Započinje već u inicijalnoj fazi projekta nakon
potpisivanja ugovora o izvođenju projekta
• Informacije o nabavi nužne su i prije
potpisivanja ugovora o projektu
• Dobro planirana i vođena nabava može
značajno umanjiti neke potencijalne rizike u
projektu
Upravljanje
nabavom u
projektu

similar documents