Sistema DocFlow

Report
Sistema DocFlow
Ministério de Minas e Energia
Índice
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Pré-Implantação
Implantação
Pós-Implantação
Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow
Dados Estatísticos sobre o Sistema DocFlow
Período: 2009 - 2010
Projeto Piloto
• Objetivos
 Validar o Sistema
 Identificar as possíveis necessidades de ajuste
• Treinamento de usuários
 SEE: 25 pessoas
 Protocolo Geral: 7 pessoas
 Secretaria-Executiva: 3 pessoas
• Período
 16 a 27 de março de 2009
Validação no Protocolo
• Objetivos
 Validar o Sistema
 Identificar as possíveis necessidades de ajuste
• 1º dia
 Observação das rotinas de protocolo
• 2º dia
 Simulado das rotinas utilizando o Sistema DocFlow
Levantamento de Templates
• Objetivos
 Padronizar os modelos de documentos
• Grupo Estratégico
 Grupo de Gerenciamento da Informação e de Documentos GIDOC
 Coordenação de Modernização Administrativa - CMA
Divulgação
• Objetivos
 Divulgar a implantação do novo Sistema de Gerenciamento de
Documentos e substituição do sistema anterior, entre os servidores do
MME informando suas características técnicas e a data provável de
sua implantação.
 Despertar o interesse dos servidores na participação dos
treinamentos, minimizando a resistência com o ambiente digital a fim
de sensibilizar os futuros usuários e atrair a máxima atenção possível
do público interno. Além de garantir a assimilação do conteúdo do
treinamento com a interface do ambiente on-line.
1º Comunicado (17 e 18/06/2009): Informações do DocFlow e etapas
concluídas
Novo Sistema de Gerenciamento de
documentos:
Estamos implantando no âmbito do MME
um novo Sistema denominado DocFlow, que
substituirá o SICPD – Sistema de Protocolo
atualmente em uso.
O
DocFlow
foi
desenvolvido
em
conformidade com os requisitos exigidos
pelo Arquivo Nacional, apresentando-se
como um sistema moderno, capaz de
atender nossas necessidades.
A previsão de implantação é dia 03/agosto.
CGRL/SPOA
O Sistema DocFlow:
• Fundamentado no conceito de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos – GED, sendo ao mesmo tempo um método, um
sistema e uma tecnologia utilizado no processamento de
documentos, sejam eles físicos ou digitais. É uma ferramenta
desenvolvida por uma empresa especializada e em dia com as
mais modernas tecnologias.
• Este sistema o permitirá controlar efetivamente as
informações que produzimos e recebemos; racionalizar os
espaços de guarda dos documentos e desenvolver, com mais
eficiência e rapidez , nossas atividades.
• Promoverá ainda, a automação do ciclo de vida dos
documentos, utilizando inclusive a certificação digital,
disponibilizando um repositório comum a toda instituição, o
qual possibilitará capturar, armazenar e indexar documentos
de qualquer formato/suporte físico (texto, imagens, cópias
escaneadas, formatos multimídia), assegurando a integridade
e a reutilização do documento.
2º Comunicado (26 e 29/06/2009): Informou as ações já realizadas
para implantação do DocFlow e próximas ações
A caminho da implantação
Próximas ações:
Etapas concluídas:
• jun/2008: Criação do Grupo de
gerenciamento
da
informação
e
documentação – GIDOC - com a finalidade de
02/07: Palestra – a todos os servidores:
“Documento eletrônico, uma realidade para
o MME”. Local: Auditório Térreo, as 10h.
propor políticas, diretrizes e normas para a gestão da
informação e de documentos.
A ser definida: Apresentação – às
autoridades de níveis estratégicos do
Ministério.
• out/2008: Levantamento de requisitos –
customização do Sistema de acordo com as
necessidades do MME.
• mar/2009: Projeto Piloto –
29/06 a 17/07: Capacitação - usuários dos
perfis padrão 1 e padrão 2 (assessoria e
técnica).
• Maio e junho/2009: Capacitação
20 a 24/07: Semana de adaptação utilização do novo sistema mantendo em
funcionamento o SICPD.
realizado na
Secretaria de Energia Elétrica atuando como núcleo e
fornecendo informações quanto às adaptações ainda
restantes.
usuários dos perfis multiplicadores e apoio.
• jun/2009: Apresentação –
-
às autoridades de níveis estratégicos da SPOA.
03/08: IMPLANTAÇÃO OFICIAL.
3º Comunicado (30/06 e 01/07/2009): Convocação e Memorando
SPOA/SE convidando Secretários para a palestra de sensibilização
CONVITE
Convidamos a todos os servidores para participarem da palestra a ser
realizada pelo professor Vanderlei Batista dos Santos, com o tema:
“Documento eletrônico – uma realidade para o MME”.
Local: Auditório térreo
Data: 02/07
Horário: 15h as 17h
"Quanto menos as pessoas sabem,
mais elas teimam que sabem."
Osho
4º Comunicado (03 a 07/08/2009): informou o andamento do
projeto. As etapas concluídas e as próximas a serem realizada
O andamento do Projeto
Próximas etapas:
Etapas concluídas:
• jul/2009: Palestra - “Documento
eletrônico, uma realidade para o
MME”.
• jul/2009: Apresentação – Às
autoridades de níveis estratégicos
do Ministério.
• Maio e junho/2009: Capacitação
de usuários
- 208 pessoas capacitadas
- 80,28% de aproveitamento
“A melhor maneira de predizer o
futuro é criá-lo”
• ago/2009: Capacitação do perfil
usuário padrão 2 (área técnica).
• ago/ 2009: Instalação de scanners
nos protocolos setoriais.
• A definir: Implantação oficial
Para adaptação, acesse o DocFlow pelo
seguinte endereço:
http://srv037:8081/docflow-mme
Em caso de dúvidas, contate a equipe
gestora do Sistema DocFlow:
• Ramais: 5389/ 5392/ 5515/ 5516
• e-mail: [email protected]
5º Comunicado (16/09/2009): informou a capacitação de usuários e
informações gerais sobre a gestão de documentos
Capacitação dos usuários do DocFlow:
- Foram capacitadas 398 pessoas. Tivemos 78% de
aproveitamento.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O Sistema
DocFlow é capaz de promover com rapidez o controle das atividades
com documentos.
Documentos eletrônicos:
- Uma nova realidade. Produziremos as minutas de todos os
documentos dentro do Sistema e os modelos serão padronizados
para todas as unidades do MME.
Classificação dos Documentos:
- A Resolução Nº 14 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
determina a utilização do Código de Classificação para os arquivos
correntes da Administração Pública.
- A classificação é utilizada com o objetivo de agrupar documentos
sob um mesmo
assunto, para agilizar sua recuperação
posteriormente.
- O servidor que se interessar,
enviar e-mail para:
[email protected] especificando os tipos de documentos que
produz para tirar dúvidas a respeito da classificação que irá utilizar.
Acesso:
Implantação em breve!
SPOA
- O Sistema DocFlow será acessado via Web.
Treinamento de usuários
• Utilização do Sistema




Multiplicador (40)
Protocolo (35)
Usuário Padrão (313)
Assinante (64)
• Utilização do scanner
 28 colaboradores de protocolo
 Período: 30/11 a 18/12/2009
Preparação para Implantação
• Cadastro de:








unidades;
usuários e assinaturas;
municípios;
modelos de documentos;
Código de Classificação;
instituições externas;
última numeração de documentos/processos;
e outros dados.
• Observação: não foi realizada importação dos dados do Sistema
anterior (SICPD)
30 de agosto de 2010.
DocFlow implantado
• Acompanhamento técnico da empresa de manutenção
• Norma Operacional 001/2010 SPOA
• Disponibilização de Guia Prático
• Disponibilização de Manual on-line
• Suporte do Sistema: e-mail e presencial
• Recadastro de documentos/processos
Monitoramento/Aperfeiçoamento do Sistema
Gestão do Sistema
• Gestora do Sistema
• Equipe de Suporte






Atendimentos aos usuários;
Reclassificação de Documentos;
Monitoramento do Sistema
Registros de pendências no JIRA;
Relatório gerenciais;
Criação de Modelos de Documentos, quando há demanda.
• Manutenção
Treinamento de usuários
• Treinamento individual
• Turmas de treinamento
 92 usuários capacitados
 Período: 31/01 a 17/02/2012
Benefícios
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•
•
•
Cultura de classificação arquivística
Padronização de procedimentos de gestão documental
Padronização de modelos de documentos
Registro/controle da produção documental
Controle de tramitação/localização
Transparência: acesso amplo, ressalvando os casos de
sigilo
Normas atendidas
• Portaria Normativa SLTI nº5, de 19 de dezembro de
2002
• Resolução CONARQ nº14, de 24 de outubro de 2001
Dados quantitativos do Sistema
• Usuários ativos: 655
• Unidades cadastradas: 141
244
Sep-12
Aug-12
280
253
Jul-12
155
Jun-12
May-12
202
271
Apr-12
251
Mar-12
234
Feb-12
273
Jan-12
195
Dec-11
352
Nov-11
Oct-11
359
Sep-11
250
Aug-11
309
Jul-11
376
Jun-11
350
May-11
300
Apr-11
200
Mar-11
150
Feb-11
ATENDIMENTOS DO SUPORTE
400
351
317
277
236
203
164
100
50
0
MÉDIA DE ACESSOS DIÁRIOS
740
735
730
733
725
720
715
710
705
705
700
695
690
685
2011
2012
PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PRODUZIDOS
40000
35000
34140
30000
27746
25000
20000
15000
10000
10223
5000
0
2010
2011
2012
PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PROTOCOLADOS
40000
35000
33406
30000
25000
26339
20000
15000
10000
9822
5000
0
2010
2011
2012
Análise da aderência ao E-Arq Brasil
Itens Obrigatórios
8%
17%
Atende (121)
Não Atende (39)
Atende em partes (10)
2%
52%
Vai atender (4)
Verificar (39)
4%
Dúvidas diversas (19)
17%
Análise da aderência ao E-Arq Brasil
Itens Altamente Desejáveis
1% 3%
26%
Atende (59)
42%
Não Atende (38)
Atende em partes (3)
Verificar (38)
Não se aplica (2)
2%
Dúvidas diversas (4)
26%
Análise da aderência ao E-Arq Brasil
Itens Facultativos
6%
34%
24%
Atende (6)
Não Atende (4)
Atende em partes (2)
Verificar (4)
Dúvidas diversas (1)
12%
24%

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