กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

Report
291320
Business Information System
บทที่ 6
ระบบสารสนเทศทางบัญชี
อ.ธารารัตน์ พวงสุวรรณ
[email protected]
Outline
•
•
•
•
•
•
•
•
ความหมายของระบบสารสนเทศทางบัญชี
วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศทางบัญชี
การบัญชี
ประเภทการบัญชี
สารสนเทศทางบัญชี
การจาแนกประเภทสารสนเทศทางบัญชี
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
เทคโนโลยีทางการบัญชี
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี
( Accounting Information System : AIS )
• คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรื อประมวลผลข้อมูลทาง
การเงิน ( Financial data ) ให้เป็ นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการ
ตัดสิ นใจต่อผูใ้ ช้
สาเหตุทจี่ าเป็ นต้ องมีการพัฒนา AIS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
เพื่อเพิ่มประสิ ทธิ ภาพการประมวลผลข้อมูลของกิจการ
เพื่อให้เหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี
เพื่อสนองความต้องการของผูใ้ ช้ระบบและกิจการ
เพื่อประโยชน์ในการแข่งขัน
เพื่อรักษาความปลอดภัยของระบบ
ลดจานวนผูป้ ฏิบตั ิงาน
วัตถุประสงค์ ของ AIS
• มี 3 ประการ คือ
1. เพื่อสนับสนุนการปฏิบตั ิงานประจาวัน
2.เพื่อสนับสนุนการตัดสิ นใจของผูบ้ ริ หาร
3.เพื่อสนับสนุนการปฏิบตั ิตามภาระหน้าที่ทางกฎหมาย
การบัญชี
• การบัญชี คือ ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์หรื อใช้มือจัดทาบัญชีกไ็ ด้ มี 4
ขั้นตอนดังนี้
•
ขั้นตอนที่ 1 การจดบันทึก คือ การลงบันทึกความจาซึ่ งเกี่ยวข้องกับ
เหตุการณ์ทางการเงินที่เกิดขึ้นของแต่ละวัน
•
ขั้นตอนที่ 2 การจาแนก คือ การนาข้อมูลที่จดบันทึกไว้ในสมุดรายวันใน
จาแนกหมวดหมู่หรื อแยกประเภทบัญชีในสมุดขั้นปลาย
•
ขั้นตอนที่ 3 การสรุ ปผล คือ การนาข้อมูลที่ผา่ นการจาแนกประเภทมา
สรุ ปผลเป็ นรายงานทางการเงินหรื องบการเงินภายในงวดเวลาบัญชีหนึ่ง
•
ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์ และแปลความหมาย คือ การนาข้อมูลซึ่ งสรุ ปผลใน
รายงานทางการเงินมาทาการวิเคราะห์ในรู ปของร้อยละ จากนั้นนาผลการวิเคราะห์
มาแปลความหมายและนาเสนอผลการวิเคราะห์แก่บุคคลที่ เกี่ยวข้องทั้งภายในและ
ภายนอกธุรกิจ
หลักการจาแนกประเภทบัญชี
• สิ นทรัพย์ หมายถึงทรัพยากรที่อยูใ่ นความควบคุมของธุรกิจและสามารถ
นาไปใช้ในอนาคต สิ นทรัพย์บางชนิดอาจเกิดจากการแลกเปลี่ยน
ทรัพยากร
• หนีส้ ิ น หมายถึง ภาระผูกพันในปัจจุบนั ที่ส่งผลมาจากการกูย้ มื เงินใน
อดีต มีสญ
ั ญาว่าจะมีการชาระหนี้สินหรื อภาระผูกพันนั้นในอนาคต
• ส่ วนของเจ้ าของ หมายถึง จานวนเงินลงทุนในธุรกิจอีกนัยหนึ่งคือ ส่ วน
ได้เสี ยคงเหลือในสิ นทรัพย์ของกิจการภายหลังจากที่มีการหักหนี้สิน
ออกแล้ว
หลักการจาแนกประเภทบัญชี
• รายได้ หมายถึง ราคาสิ นค้าหรื อบริ การที่ขายได้ในระหว่างงวดเวลา
บัญชี รวมถึงรายได้กาไรที่แสดงให้เห็นถึงการเพิ่มขึ้นของผลประโยชน์
เชิงเศรษฐกิจ อาจเกิดจากกิจกรรมตามปกติของกิจการหรื อไม่กไ็ ด้
• ค่ าใช้ จ่าย หมายถึง ต้นทุนของทรัพยากรที่ใช้ไปในการดาเนิ นงานของ
ธุรกิจระหว่างเวลางวดเวลาบัญชี รวมถึงรายการขาดทุนที่แสดงถึงการ
ลดลงของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจอาจจะเกิดจาก กิจกรรมตามปกติ
ของกิจการหรื อไม่กไ็ ด้
ประเภทของการบัญชี
1. การบัญชีการเงิน
2. การบัญชีเพื่อการจัดการ หรื อการบัญชีบริ หาร
ประเภทของการบัญชี
1. การบัญชีการเงิน
• เป็ นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในรู ปตัวเงิน
• จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุ ปผลและ ตีความหมายในงบ
การเงิน
• ได้แก่ งบกาไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด
• โดยมีวตั ถุประสงค์หลัก คือ นาเสนอสารสนเทศแก่ผใู้ ช้และผูท้ ี่
สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และเจ้าหนี้
ประเภทของการบัญชี
2. การบัญชีเพือ่ การจัดการ หรือการบัญชีบริหาร
• การนาข้อมูลบัญชีการเงินมาจัดทาการจัดรู ปแบบและ
ประมวลผล
• เพื่อให้ได้รายงานตามความต้องการของผูใ้ ช้
• โดยส่ วนใหญ่ มักอยูใ่ นรู ปแบบรายงานผลการดาเนินงาน ซึ่ง
ใช้วดั ประสิ ทธิภาพการทางานของแผนกงานต่าง ๆ
สารสนเทศทางการบัญชี
• คือ สารสนเทศที่ได้มาจากระบบสารสนเทศทางการบัญชี
• คือ งบการเงินและการภาษีมูลค่าเพิ่มที่นาเสนอต่อผูใ้ ช้งบการเงินและ
กรมสรรพากร
• และในส่ วนการบัญชีบริ หาร คือ รายงานวิเคราะห์ตน้ ทุนต่างๆรายงาน
งบประมาณ
• ซึ่งเป็ นผลลัพธ์ที่ออกจากระบบสารสนเทศทางการบัญชีและใช้เป็ น
หลักฐานทางการเงิน
ผู้ใช้ ประโยชน์ จากสารสนเทศทางการบัญชี
แบ่งได้ 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ
1. บุคคลภายในองค์ กร ได้แก่ ผู ้ บริ หารในระดับต่างๆ
2. บุคคลภายนอกองค์ กร ได้แก่ ผูถ้ ือหุน้ นักลงทุน เจ้าหนี้
หน่วยงานรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็ นต้น
ประโยชน์ ของสารสนเทศทางบัญชี
1. ช่วยให้ธุรกิจทราบกาไรที่แท้จริ งขององค์การ
2. ช่วยให้ธุรกิจทราบฐานะทางการเงินของกิจการ
3. ช่วยเป็ นเครื่ องมือสนับสนุนการหาแหล่งเงินทุนของธุรกิจ
4. ช่วยเป็ นเครื่ องมือในการเสี ยภาษี
5. ช่วยในการวางแผนธุรกิจ
6. ช่วยในการปรับปรุ งและพัฒนาธุรกิจให้เจริ ญก้าวหน้าต่อไปได้
สารสนเทศทางการบัญชีที่เป็ นประโยชน์
ได้แก่
–งบกาไรขาดทุน
–งบดุล
–งบกระแสเงินสด
–เป็ นต้น
การจาแนกประเภทของสารสนเทศทางการบัญชี
1.
2.
3.
เอกสารทางการบัญชี
รายงานทางการเงิน
รายงานทางการบริ หาร
การจาแนกประเภทของสารสนเทศทางการบัญชี
1. เอกสารทางการบัญชี
คือ หลักฐานซึ่ งอยูใ่ นรู ปแบบของเอกสารที่ใช้บนั ทึกรายการบัญชี ประกอบด้วย
– เอกสารขั้นต้ น คือ เอกสารสาหรับใช้ประกอบการลงบัญชี และการบันทึก
รายการเริ่ มตั้งแต่การเกิดรายการค้า เพื่อแสดงให้เห็นถึงตัวเลขทางการเงิน
– สมุดรายวัน หรือสมุดบัญชี คือ เอกสารที่นามาใช้สาหรับการบันทึกบัญชีใน
ระบบมือ
– บัญชีแยกประเภท คือ เอกสารที่ได้จากการผ่านรายการบัญชีจากสมุดรายวัน
ทัว่ ไป โดยมีการจาแนกข้อมูลตามหมวดหมู่บญั ชีที่เกี่ยวข้อง
– งบทดลอง คือ เอกสารที่แสดงยอดคงเหลือในบัญชีทุกบัญชีของบัญชี แยก
ประเภท
การจาแนกประเภทของสารสนเทศทางการบัญชี
2. รายงานทางการเงิน
คือ รายงานซึ่งเป็ นผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีการเงิน
แบ่งเป็ น
– งบการเงิน
– รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม
การจาแนกประเภทของสารสนเทศทางการบัญชี
• งบการเงิน คือ รายงานที่แสดงผลการดาเนินฐานะการเงินหรื อการ
เปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการ แบ่งได้ดงั นี้
1. งบดุล แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ
2. งบกาไรขาดทุน แสดงผลการดาเนินงานของธุรกิจ
3. งบกระแสเงินสด งบแสดงการไหลเข้าและไหลออกของกระแสเงินสด
4. งบแสดงการเปลีย่ นแปลงในส่ วนของเจ้ าของ
5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็ นส่ วนที่ให้ขอ้ มูลหรื อรายละเอียด
จากรายการและตัวเลขที่แสดงในงบการเงิน
การจาแนกประเภทของสารสนเทศทางการบัญชี
• รายงานภาษีมูลค่ าเพิม่
• ธุรกิจต้องจัดทารายงานภาษีมูลค่าเพิม่
• พร้อมทั้งนาส่ งรายงานแก่กรมสรรพากร ภายในระยะเวลา
ที่กาหนด 3 รู ปแบบ
• คือ รายงานภาษีขาย รายงานภาษีซ้ือ และรายงานสิ นค้า
และวัตถุดิบ
การจาแนกประเภทของสารสนเทศทางการบัญชี
3.รายงานทางการบริหาร
• คือ รายงานซึ่งเป็ นผลลัพธ์จากการนาสารสนเทศที่ได้จากงบ
การเงิน มาทาการวิเคราะห์ทางการเงิน
• เพื่อให้ได้สารสนเทศที่นามาใช้ตดั สิ นใจทางการดาเนิ นงานและ
การบริ หาร
การจาแนกประเภทของสารสนเทศทางการบัญชี
3.รายงานทางการบริหาร
• รายงานด้านการบัญชีตน้ ทุน มักเกิดขึ้นในกิจการที่มีการดาเนินการผลิต
สิ นค้า
• รายงานด้านงบประมาณ มักอาศัยวิธีการพยากรณ์ทางการเงิน
• รายงานวิเคราะห์งบการเงิน เป็ นการออกรายงานทางการเงิน พร้อมกับ
การวิเคราะห์อตั ราส่ วนทางการเงินที่อยูใ่ นความสนใจของผูบ้ ริ หาร
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม
2. การเชื่อมโยงข้อมูลภายในธุรกิจ
3. ระบบบัญชีแยกประเภททัว่ ไป
4. ระบบออกรายงานทางการเงิน
5. ระบบออกรายงานทางการบริ หาร
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม
1.1 วัฏจักรรายจ่าย คือ วัฏจักรที่ก่อให้เกิดรายจ่ายของธุรกิจ
1.2 วัฏจักรรายได้ คือ วัฏจักรที่ก่อให้เกิดรายรับเข้าธุรกิจ
1.3 วัฏจักรการแปลงสภาพ คือ วัฏจักรที่ก่อให้เกิดการรายการแปลง
สภาพทรัพยากรวัตถุดิบ ค่าแรงและค่าใช้จ่ายโรงงาน ให้เป็ นสิ นค้า
สาเร็ จรู ปตามคาสัง่ ผลิตของลูกค้า
1.4 วัฏจักรการบริ หารจัดการ คือ วัฏจักรในการควบคุมเงินสดและ
สิ นทรัพย์
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
2. การเชื่อมโยงข้ อมูลภายในธุรกิจ
• ลาดับแรก จาเป็ นต้องจัดเตรี ยมผังบัญชี ดังนี้
รหัสบัญชี
1000
หมวดบัญชี
สิ นทรัพย์
2000
หนี้สิน
3000
ทุน หรื อส่ วนของเจ้าของ
4000
รายได้
5000
ค่าใช่จ่าย
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
2. การเชื่อมโยงข้ อมูลภายในธุรกิจ
• ลาดับ ต่อมา คือ การจัดเตรี ยมแฟ้ มสมุดรายวันทัว่ ไปและแฟ้ ม
งบประมาณไว้รอรับธุรกรรม ที่ส่งมาจากระบบสารสนเทศอื่น เช่น
ณ วันสิ้ นเดือน สู่ระบบ
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
2. การเชื่อมโยงข้ อมูลภายในธุรกิจ
ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศ แสดงได้ ดังนี้
• ระบบสารสนเทศทางการผลิต จะส่ งธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการซื้ อวัตถุดิบ
และการผลิตสิ นค้า
• ระบบสารสนเทศทางการตลาด จะส่ งธุรกรรมการขายสิ นค้าเข้าสู่ ระบบ
• ระบบสารสนเทศทางการเงิน จะส่ งธุรกรรมการรับและจ่ายเงินสด
• ระบบสารสนเทศเพื่อการบริ หารทรัพยากรมนุษย์ จะส่ งธุรกรรมด้านการ
จ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
• ผูจ้ ดั การงานบัญชี จะส่ งรายการปรับปรุ งบัญชีและงบประมาณเข้าสู่ ระบบ
• ผูใ้ ช้รายงาน จะรับรายงานทางการเงินและการบริ หารที่ออกจากระบบ
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
3. ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป
3.1 การบันทึกรายการปรับปรุ ง เป็ นขั้นตอนการนาเข้ารายการปรับปรุ ง
บัญชี ซึ่งอาจจะเป็ นการปรับปรุ งข้อผิดพลาดที่พบในการเชื่ อมโยงข้อมูล
จากระบบสารสนเทศอื่น ๆ
3.2 การผ่านรายการบัญชี เป็ นขั้นตอนของการโอนรายการบัญชีจากสมุด
รายวันทัว่ ไปเข้าสู่ แฟ้ มบัญชีแยกประเภท
3.3 การปรับปรุ งยอดคงเหลือ ภายในแฟ้ มงบทดลองให้เป็ นปัจจุบนั
3.4 การออกรายงานการผ่านบัญชี เช่น รายงานงบทดลอง และบัญชีแยก
ประเภท
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
4. ระบบออกรายงานทางการเงิน
4.1 การประมวลผลรายงาน เป็ นขั้นตอนหลังจากผ่านบัญชีทุกบัญชี
เรี ยบร้อยแล้ว โดยใช้รูปแบบมาตรฐานของรายงานทางการเงินที่
จัดเตรี ยมไว้ล่วงหน้า
4.2 การพิมพ์รายงาน เป็ นขั้นตอนหลังจากการประมวลผลรายงาน
เรี ยบร้อยแล้ว โดยจัดพิมพ์รายงานงานการเงินตามรู ปแบบมาตรฐาน
4.3 การปิ ดบัญชี เป็ นขั้นตอนซึ่งทาหลังจากออกรายงานทางการเงิน
เรี ยบร้อยแล้ว ทาได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
5. ระบบออกรายงานทางการบริหาร
5.1 การจัดเตรี ยมรู ปแบบรายงาน เพือ่ ให้สอดคล้องกับความต้องการ อาจมี
เครื่ องมือจัดเตรี ยมรู ปแบบรายงานเข้าช่วย
5.2 การประมวลผลรายงาน เป็ นขั้นตอนหลังจากที่ออกรายงานทางการเงิน
เสร็ จสิ้ นแล้ว และนาข้อมูลจากงบทดลองหลังปิ ดบัญชีมาทาการวิเคราะห์
ข้อมูลเพิม่ เติม
5.3 การพิมพ์รายงาน เป็ นการพิมพ์รายงานที่เป็ นผลลัพธ์จากการประมวลผล
ภายใต้รูปแบบรายงานทางการบริ หารที่จดั เตรี ยมไว้ล่วงหน้า
เทคโนโลยีทางการบัญชี
1.โปรแกรมสาเร็ จรู ปทางการบัญชี
2. การนาเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ต
3. โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์การ
เทคโนโลยีทางการบัญชี
1.โปรแกรมสาเร็จรู ปทางการบัญชี
• คือ ซอฟต์แวร์เชิงพาณิ ชย์ประเภทหนึ่งที่วางขายอยูใ่ นตลาดซอฟต์แวร์
• ถูกพัฒนาขึ้นใช้เฉพาะกับงานด้านการบัญชี และจาเป็ นต้องใช้กบั
ระบบจัดการฐานข้อมูล เพื่อสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลทางการบัญชีที่มี
ประสิ ทธิภาพ
• โปรแกรมสาเร็ จรู ปทางการบัญชี คือ โปรแกรมที่เน้นการบันทึก การ
ประมวลผลและการนาเสนอรายงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม
เทคโนโลยีทางการบัญชี
2. การนาเสนองบการเงินทางอินเทอร์ เน็ต
• งบ การเงิน คือ รายงานทางการเงินที่นาเสนอต่อผูใ้ ช้ท้ งั ภายในและ
ภายนอกธุรกิจ
• การนาเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ตเป็ นวิถีทางหนึ่งที่สามารถ
เชื่อมโยงงบการเงินได้กว้างไกลทัว่ โลกอย่างไร้พรมแดน
• คณะกรรมการตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศสหรัฐอเมริ กาได้พฒั นา
ฐานข้อมูลขึ้น เพื่อใช้เก็บรวบรวมรายงานขึ้นของบริ ษทั ที่จดทะเบียนใน
ตลาดหลักทรัพย์ของประเทศสหรัฐอเมริ กาในรู ปแบบที่เป็ นข้อความ
• แต่ไม่สามารถนารายงานทางการเงิน ของแต่ละบริ ษทั มาเปรี ยบเทียบกัน
ได้เนื่องจากโครงสร้างงบการเงินต่างกันและ ถูกพัฒนาด้วยชุดคาสัง่ ที่
ต่างกัน
เทคโนโลยีทางการบัญชี
3. โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์ การ
• คือ โปรแกรมสาเร็ จรู ปที่ถูกพัฒนาขึ้นภายใต้สภาพแวดล้อมการทางานแบบ
ลูกข่าย-แม่ ข่าย
• โดยทาการเชื่อมโยงต่อกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การ ในส่ วนการ
ประมวลผลธุรกรรมของระบบสารสนเทศทางธุรกิจต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• โดยมีการใช้ฐานข้อมูลรวมขององค์การเพียงฐานข้อมูลเดียว ผูใ้ ช้สามารถ
เข้าถึงฐานข้อมูลได้ทนั ที (พลพธู ปิ ยวรรณ และสุ ภาพร เชิงเอี่ยม)

similar documents