Sauvegarde HelloDoc

Report
Sauvegarde(s) HelloDoc
Christophe Bezanson
Samedi 7 février 2015
Journée d’ateliers AUDHIDF
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Motivations
 Se protéger d’un crash de HelloDoc
 Changer d’ordinateur et implanter les données du
cabinet sur le nouveau PC
 Se protéger du vol d’ordinateur
 Pouvoir travailler à la maison sur le cabinet complet
 Faire le bon choix:
HelloDoc Backup ou/et HelloDoc Save
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HelloDoc Backup: soucis




Cabinet de plus en plus gros au fil des années
Grand nombre de fichiers à sauvegarder
Durée de la sauvegarde
HelloBackup semble sous-dimensionné pour les
cabinets actuels
 Fichiers: observations, biologies, courriers et surtout
pièces jointes
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Crash fréquents
 Surtout en fin de sauvegarde
 Perte de tout le travail, une sauvegarde non
totalement finalisée n’a aucune valeur !
 Se produit lors de la sauvegarde de HelloDoc et non
au transfert éventuel de la sauvegarde sur clé USB .
 Arrêts fréquents en cours de restauration: échec
complet.
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Méthode
 Le contenu: Optimiser les données à sauvegarder= le
cabinet dans son ensemble
 Le contenant: regrouper les éléments du cabinet
 Le lieu de réception: sauvegarde active avec un
minimum de déplacement des données en ours e
compression
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Outils(1) Alléger HelloDoc
 Supprimer les messages de service créés par la
télétransmisssion: ARL, ARX, ..Ne conserver que les
retours noemie (RSP)
 Archiver ou supprimer les lots
 Attention aux lourdes images telles les logos de
certains certificats de sport
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Outils (2) Indexer HelloDoc
 Indexation après plantage pour fermer les dossiers
 Indexation d’office avant toute sauvegarde
 Prend 5 à 10 minutes au minimum
 Vitesse d‘indexation liée aux capacités du PC
(mémoire vive et processeur)
 Utiliser l’outil d’indexation HD:
Outils/Maintenance/Indexer les fichiers
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Outils(3) Défragmenter le DD
 Les données du cabinet sont disposées un peu
partout sur le disque dur
 Le transfert des données nécessite une lecture très
hachée des disques superposés dans le boitier du
disque dur
 La défragmentation trie et range les dossiers donc
moins de travail pour récupérer les données avant
leur transfert
 Outils de défragmentation: voir dernière diapositive
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Outils (4) Défragmenter le DD
 Opération longue dépendant du volume de données
stockées sur le DD, de la vitesse du processeur et de la
mémoire vive
 Partitionner le DD dès le départ (C + D) et défragmenter
uniquement le DD qui contient le cabinet HelloDoc
 Défragmenter une fois par mois est un bon rythme
 Avant de défragmenter, nettoyer le disque: vidage de la
corbeille, suppression des fichiers temporaires, ..
 Outils de nettoyage et dedéfragmentation: voir la page
« Logiciels complémentaires»
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Destination sauvegarde
 1er temps: Sauvegarder vers le disque secondaire,
disque C partitionné : but = limiter la durée des
échanges unitaires et les risques d’erreurs répétées
 2ème temps: Transférer le fichier de sauvegarde vers
une clef USB ou un disque dur externe
 Pour les fichiers supérieurs à 4 Go, il est nécessaire de
formater la clef USB ou le DD externe en NFTS
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Recommandations (1)
 Fermer HelloDoc avant de lancer la sauvegarde (sur
tous les postes si réseau)
 Conserver le même chemin de sauvegarde en
permanence
 Utiliser HelloDoc Backup uniquement pour HelloDoc
 Installer le cabinet HelloDoc au même endroit sur
tous les ordinateurs utilisés.
 Choix «compression: aucune » ou « normale »
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Ecran de sauvegarde
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Recommandations (2)
En cours de sauvegarde:
 Privilégier la sauvegarde en cours sur tout autre
processus !
 Ne pas utiliser Windows mais pas de souci lors du
transfert du fichier de sauvegarde
 Ne pas éteindre ou allumer un périphérique
(imprimante, scanner, …)
 Eviter les écrans de veille dynamiques
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Restauration (1)
 Veiller à avoir la même version d’HelloDoc sur le poste
initial et sur le poste secondaire
 Privilégier un port et une clef en USB 3
 Transférer le fichier de sauvegarde dans un dossier
spécifique «sauvegardes HD» sur le disque dur qui
héberge le cabinet HelloDoc.
 Disque dur partitionné à préférer (utile pour la
défragmentation)
 Défragmenter réguliérement le poste secondaire
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Restauration (2)
 Restaurer l’ensemble des fichiers du cabinet du DD
vers l’emplacement retenu.
 Il faut d’abord avoir créé un cabinet identique à celui
du cabinet: même nom et même position
 Le chemin de restauration est l’inverse exact du
chemin de sauvegarde et contenu dans le fichier de
sauvegarde
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Restauration (3) Améliorer le score de
réussite
 Améliore le score de réussite:
1. Dans « Ce PC / Disque C / Utilisateurs / Public
/Documents Publics / Cabinets HelloDoc / Nom»
2. Changer « Nom » en « Nom2 »
3. Ceci permet de restaurer le cabinet en entier sans
écraser le cabinet initial : plus rapide et beaucoup
moins d’opérations d’écrasement.
4. Effacer le cabinet initial devenu « Nom2 »une fois
constaté que le cabinet est bien restauré.
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Est-ce garanti 100% efficace ?
 Hélas, la réponse est non!
 Ce processus permet d’améliorer largement le score
des sauvegardes réussies
 HD Backup est bien adapté à HelloDoc avec le
recours possible au SAV d’Imagine et l’aide des
participants des forums HD.
 Les performances de HD Backup diminuent avec la
croissance du volume du cabinet médical !
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HelloDoc Save (1): la solution idéale ?
 Programme de sauvegarde payant géré par HelloDoc
 Prix: 30 euros par mois pour 10 Go par exemple
 Installation à distance par technicien HelloDoc
 Sauvegarde sur hébergeur sécurisé
 Sauvegarde annexes: DD, 2ème PC, clef USB, ..
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HelloDoc Save (2)
 Sauvegarde incrémentale rapide en automatisé et à la
demande
 Restauration après paramétrage du chemin original
de cabinet HD à cabinet HD !
 Possibilité de mettre sur clef USB le fichier de
sauvegarde HDS et de le transférer sur le PC annexe
puis de restaurer à condition que HD Save soit bien
installé sur les eux PC.
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HelloDoc Save (3)
 Sauvegarde garantie par HelloDoc: intérêt en cas de
crash total ou de vol de PC
 Sauvegarde automatisée de bonne complémentarité
à la sauvegarde par HD Backup qui est plus aléatoire
 Récupération des données longue: 2 heures pour 6
Go
 Restauration à partir d’une clef plus facile?
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HelloDoc Save (4)
 Nouvelle version depuis août 2014
 Changement de méthode et de serveur
 En attente d’infos de la part d’Imagine Editions
 Tarifs variables selon le volume de données à
sauvegarder
 Garantie de confidentialité du cloud ?
 Paramétrage des destinations de restauration difficile
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Logiciels complémentaires
 Liste non exhaustive de logiciels utiles sur le site de
l’AUDHIDF
http://auhdidf.net/spip.php?article29
 HelloDoc Save
http://www.hellodoc.com/
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Diaporama mis à jour
le 10 mars 2015
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