Intervention de l`ANESM

Report
Introduction
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Mise en œuvre de l’évaluation externe
des logements-foyers
ANESM/UNCCAS/FNAQPA
Vendredi 6 juin 2014
53 boulevard Ornano – Pleyad 3 – 93200 Saint-Denis
Tél. : 01 48 13 91 00 – Fax : 01 48 13 91 22 - www.anesm.sante.gouv.fr
SOMMAIRE
Introduction
I.
I.
Évaluation et renouvellement d'autorisation:

Cadre législatif et réglementaire: ce que vous devez faire

Contenu et formalisme du rapport: ce que vous devez vérifier
Outils et mise en œuvre de l’évaluation : comment vous y préparer?

Choix du prestataire et contractualisation

Suivi du dispositif et financement
3
I. ÉVALUATION ET RENOUVELLEMENT
D'AUTORISATION
• Ce que vous devez faire
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Evaluation et autorisation des ESSMS : bref rappel du cadre
législatif et réglementaire
 Loi n°2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale, codifiée dans le CASF
• obligation d’évaluation périodique des pratiques et résultats des ESSMS autorisés(L.312-8)
• liste des ESSMS concernés (L.312-1)
• subordination exclusive du renouvellement de l’autorisation aux résultats de l’évaluation
externe (L.313-1 CASF)
Décrets d’application :
• décret du 15 mai 2007 (Annexe 3-10 du CASF) : contenu du cahier des charges de
l’évaluation externe
• décret du 3 novembre 2010 : calendrier des évaluations et modalités de restitution des
résultats (art. D.312-203 à D.312-205 du CASF)
• décret du 30 janvier 2012 : conditions de prise en charge de la certification dans le cadre
de l’évaluation externe des ESSMS (art. D.312-206 du CASF)
Circulaires :
• n°DGCS/SD5C/2011/398 du 21 octobre 2011 : calendrier évaluatif
• n°DGCS/SD5C/2013/427 du 31 décembre 2013 : précisions sur les modalités d’évaluation
et règles de conflit d’intérêt
•n°DGCS/SD2A/2014/58 du 20 février 2014 relative au renforcement de la lutte contre la
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maltraitance et au développement de la bientraitance
Evaluation et renouvellement d’autorisation : calendriers et
régimes dérogatoires
 L’évaluation interne : communication des résultats à l’autorité
d’autorisation tous les 5 ans, ou lors de la révision du contrat
pluriannuel
3 rapports d'évaluation interne sur 15 ans d’autorisation
 L’évaluation externe :
- 7 ans après la date d’autorisation initiale
- 2 ans avant la date de son renouvellement
2 rapports d’évaluation externe sur 15 ans d’autorisation
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Les régimes dérogatoires
• Les ESSMS autorisés et ouverts avant le 2 janvier 2002
- communication des résultats d'une évaluation interne au plus tard
3 ans avant la date de renouvellement d'autorisation: 3 janvier 2014
- communication des résultats d'une évaluation externe au plus tard
2 ans avant la date de renouvellement d'autorisation: 3 janvier 2015
• Les ESSMS autorisés et ouverts entre le 2 janvier 2002 et le 21 juillet 2009
- communication des résultats d'une évaluation interne au plus tard
3 ans avant la date de renouvellement d'autorisation
- communication des résultats d'une évaluation externe au plus tard
2 ans avant la date de renouvellement d'autorisation
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Evaluation et renouvellement d’autorisation des logements foyers
• Réglementés par le code de la construction et de l’habitation (L633-1 et
s. et R633-1 et s.)
• Soumis à évaluation en tant qu’ « ESSMS accueillant des personnes âgées
ou leur apportant une assistance à domicile »
-> art. L312-1, 6°du CASF et circulaire du 31 décembre 2013
• Transformation du logement-foyer en EHPAD
-> GMP > 300
-> prise en compte de la date d’autorisation initiale du logement-foyer
pour le calendrier évaluatif (art.L312-8 CASF et circulaire DGCS du
21 octobre 2011)
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Evaluation et renouvellement d’autorisation
« Le renouvellement, total ou partiel, [de l’autorisation] est exclusivement
subordonné aux résultats de l’évaluation externe mentionnée au deuxième alinéa de
l’article L.312-8 » (article L.313-1 du CASF)
 les résultats de la seconde évaluation externe conditionnent le renouvellement de
votre autorisation
le rapport d’évaluation externe doit être conforme aux prescriptions du cahier des
charges et « doit apporter à l’autorité(…)une argumentation sur les données recueillies
et l’analyse qui en résulte, permettant de l’éclairer utilement » (annexe 3-10,chap.5,1.1)
9
Contenu et formalisme du
rapport d'évaluation externe
Ce que vous devez attendre et
vérifier
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Le périmètre de l'évaluation externe
Chapitre I et II de l‘annexe 3-10 au CASF
Les 4 objectifs fondamentaux de l’évaluation externe :
- porter une appréciation globale sur les activités déployées et la qualité des prestations
- examiner les suites réservées aux résultats issus de l’évaluation interne
- examiner les thématiques et registres spécifiques du chapitre 2
- élaborer des propositions et/ou préconisations en fonction des constats opérés
Une démarche évaluative centrée sur la pertinence de la prise en charge
- au regard des attentes des personnes accueillies
- dans le cadre des missions imparties à la structure et des besoins sur le
territoire
Parmi les points obligatoires à évaluer :
- l'appréciation des priorités et des modalités de mise en œuvre de la démarche de
l'évaluation interne
- la réponse de l'établissement ou du service aux attentes exprimées par les usagers
- le respect des critères énoncés par la réglementation en vigueur et par les RBPP
validées par l'ANESM
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Les étapes de l'évaluation externe :
« L’évaluation interroge la mise en œuvre d’une action, sa pertinence, les effets prévus et
imprévus, son efficience, en considération du contexte observé »
(1.3 chapitre 1 annexe 3-10 du CASF)
L'évaluation se fait par étapes (chapitre IV annexe 3-10 du CASF)
1- observation et description :
- construction d’un projet évaluatif adapté à votre structure
- un recueil de données quantitatives et qualitatives
2-étude et analyse
Réponse aux questionnements du chapitre II (périmètre)
Confrontation de la situation observée au cadre de référence spécifique dont examen de la
prise en compte des RBPP
3- synthèse
Mise en relation des intentions du PE et des constats issus de l’évaluation externe
Mise en évidence, analyse et interprétation des écarts au regard du cadre de référence
spécifique
Formulation des propositions ou préconisations
PERIMETRE, METHODE ET FORMALISME
LE CONTENU GENERAL DU RAPPORT D’EVALUATION EXTERNE
Chapitre V – Section 3 de l’annexe 3-10 du CASF






Les éléments de cadrage
Le descriptif de la procédure d’évaluation externe
Les développements informatifs
Les résultats de l’analyse détaillée
Le modèle de synthèse
Les observations concernant l’adaptation des modalités
d’accueil et d’accompagnement
 Les annexes dont le modèle d’abrégé
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Le contenu du rapport d’évaluation externe
Éléments de cadrage et procédure
Développements informatifs
Résultats de l’analyse détaillée
Propositions et/ou préconisations,
le cas échéant les observations utiles d’aide à la décision
Exercice
de
synthèse
Synthèse (modèle fixé par l’Anesm)
Annexes : contrat, composition de l’équipe d’évaluateurs, calendrier, abrégé (modèle
fixé par l’Anesm)
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Conséquences du non respect du cahier des charges
« Le renouvellement, total ou partiel, [de l’autorisation] est exclusivement
subordonné aux résultats de l’évaluation externe mentionnée au deuxième alinéa de
l’article L.312-8 » (article L.313-1 du CASF)
Conséquences de l’absence d’évaluation externe ou de l’insuffisance du rapport sur le
renouvellement de votre autorisation (circulaire du 21//10/2011):
• absence de reconduction tacite de l’autorisation : demande de renouvellement expresse
• demande de complément à l’EE en cas de rapport incomplet ou non-conforme
•subordination du renouvellement à la communication des résultats d’une nouvelle EE
réalisée par un autre OHP
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Echanges avec la salle
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II/Préparation à l'évaluation
externe et choix du prestataire
Comment vous préparer?
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Préalable à la contractualisation
Guide d’aide à la contractualisation de l'évaluation externe (27 mars 2014)
• Réunir les documents à remettre à l'évaluateur en vue de la construction du
cadre de référence spécifique (chapitre III section 3 annexe 3-10 CASF)
• Préparer les professionnels, les personnes accompagnées et les partenaires
extérieurs
• Organiser une mise en concurrence sur la base du document de mise en
concurrence
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Organismes habilités et prestataires inscrits
• Habilitation d’organismes installés sur le territoire français :
– durée illimitée
– valable sur l’ensemble du territoire national
• Inscription de prestataires établis dans un autre Etat membre de l’UE ou partie à
l’accord de l’espace économique européen
– pour un an
– valable sur l’ensemble du territoire national français
• Réception par l’Anesm d’un formulaire d’habilitation/inscription accompagné des
pièces justificatives (procédure administrative)
• L’organisme/prestataire s’engage à respecter une série d’engagements
Liste publiée au Bulletin Officiel et mise à disposition sur le site de l’Agence
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Critères de sélection du prestataire
Respect des dispositions législatives et réglementaires
 Se prémunir des risques de conflit d’intérêt et recueillir une déclaration sur l’honneur
de l’organisme
 Veiller au respect des délais de carence
 Vérifier les compétences des évaluateurs
 Vérifier la validité de l'habilitation ou de l'inscription de l'organisme
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Contractualisation de l'évaluation externe
• Fonder la relation contractuelle sur la base du document de mise en
concurrence (section 2 chap.3annexe 3-10)
• Prévoir des clauses spécifiques afin de sécuriser la situation en cas de
manquements de l’organisme (circulaire DGCS du 21 octobre 2011 et guide)
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Déploiement du dispositif et financement de
l’évaluation externe
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Un bilan semestriel des évaluations externes
Au 31 décembre 2013:
6 956 missions d’évaluation externe sont engagées
et 4946 sont achevées
•
28% des ESSMS devant réaliser leur évaluation externe au 3 janvier 2015 sont engagés dans la
démarche
•
Les ESSMS les plus avancés sont les services à la personne (26% des ESSMS engagés)
•
Parmi les moins avancés dans la démarche, les logements-foyers (2.60% des ESSMS engagés)
2230 autorisés avant le 2 janvier 2002, 58 missions engagées
•
A ce jour, le coût moyen TTC d’une évaluation externe :
EHPAD = 7 777 €
A ce jour, le nombre moyen de jours/homme facturés :
EHPAD: 7,8
Le bilan des évaluations externes par type de structure est disponible sur le site de l’Anesm
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L'amortissement du coût de l'évaluation externe
Instructions comptables M22 (ESSMS public) et M22Bis (ESSMS privés)
Immobilisation incorporelle
Amortissable sur 5 ans
Exemple: une évaluation à 6 500 euros
6 500/5= 1300 euros par an
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Echanges avec la salle
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Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des
établissements et services sociaux et médico-sociaux
53 boulevard Ornano – Pleyad 3 – 93200 Saint-Denis
Tél. : 01 48 13 91 00 – Fax : 01 48 13 91 22 - www.anesm.sante.gouv.fr
CENTRE COMMUNAL D’ACTION SOCIALE DE ROYAN
L’ ÉVALUATION EXTERNE DES
LOGEMENTS -FOYERS
RENCONTRE ANESM / UNCCAS
VENDREDI 6 JUIN 2014
CCAS DE ROYAN
17200 Charente- Maritime
La trame présentée ci-dessous
représente l’explication
détaillée et la chronologie du
processus évaluatif de nos
établissements.
(2 logements-foyers 140 studios)
Le Centre Communal d’Action Sociale
C’est aussi,
LES ÉTABLISSEMENTS POUR LES SÉNIORS
La Résidence de L’Étang,
logement foyer ayant vocation
d’une résidence sociale
66 studios pour personne seule
ou couple (Habitation à loyer modéré
conventionnée APL
Tarifs appliqués:
F1, 33 m² = 197,86 €
F2, 45m² = 215,65 €
Charges :
7,30 €/j/personne seule
10,40€/j/ pour un couple
Taux d’occupation :
100 %
29
29
Le Centre Communal d’Action Sociale
C’est aussi,
LES ÉTABLISSEMENTS POUR LES SÉNIORS
Le Logis, Logement Foyer traditionnel
situé à Vaux sur Mer
74 studios
pour personne seule ou en couple
Résidence conventionnée A.P.L.
Appartements duplex :
Pour 1 pers : 2309,34€
Pour 2 pers : 2723,94 €
F1
= 1281,87 €
F1bis = 1442,07 € 1pers;
1856,67 € 2 pers
30
30
SCHEMA D’INTERVENTION: ETAPE 1
Lancement de l'évaluation.
• Rencontre informative et
communication.
• Analyse documentaire.
• Echanges de mise au point
opérationnelle.
SCHEMA D’INTERVENTION: ETAPE 2
Evaluation de
l'établissement.
• Questionnement évaluatif.
• Observations.
• Temps d'échanges collectifs
SCHEMA D’INTERVENTION: ETAPE 3
Restitution des résultats de
l'évaluation.
• Production du pré-rapport d'évaluation.
• Production du rapport final d'évaluation
• Transmission des résultats de l'évaluation
et des préconisations (rapport + supports)
ETAPE 1
- LANCEMENT DE L’EVALUATION
Enjeux et objectifs.
Définir, formaliser et valider le champ de l’évaluation
externe.
Définir, formaliser et valider la maîtrise d’œuvre, le
cadre évaluatif, le champ de l’évaluation, les outils à
utiliser pour mener à bien le processus évaluatif, dans le
respect des attentes, des besoins et des obligations des
parties prenantes.
Définir et organiser la communication à adopter dans le
but d’informer et d’impliquer l’ensemble des acteurs de la
structure dans la démarche.
Engagement de l’établissement dans la démarche
d’évaluation externe.
METHODOLOGIE DE L’INTERVENTION ETAPE 1
Mise en place
du comité de
pilotage
Mise au point
opérationnelle
et choix du
référentiel
Visite de
l'établissement
Analyse
documentaire
ETAPE 2
– EVALUATION DE L’ETABLISSEMENT .
Enjeux et objectifs
Appréhender par l’échange et le débat, les politiques,
les valeurs et pratiques collectives de l’établissement.
Procéder au questionnement évaluatif en suivant le
référentiel préalablement validé par l’instance
décisionnelle de l’établissement.
Pouvoir analyser et exploiter une production visant à
étudier les grandes tendances mises en valeur par le
questionnement
METHODOLOGIE DE L’INTERVENTION ETAPE 2
Observations de pratiques
Auditions individuelles et collectives
Interviews résidents / familles
Optimisation de l'appréciation du
fonctionnement de l'établissement
ETAPE 3
- RESTITUTION DES RESULTATS DE
L’EVALUATION.
Enjeux et objectifs
Produire et fournir à l’organisme gestionnaire et à la
direction, un pré-rapport d’évaluation, conformément aux
exigences du Décret n°2007-975 du 15 mai 2007.
Produire un rapport d’évaluation externe à destination
des autorités ayant délivré l’autorisation, conformément aux
exigences indiquées à l’Article D.312-200 du CASF.
Restituer à l’ensemble des acteurs du service les résultats
du processus évaluatif, ainsi que présenter sa mise en
perspective dans le cadre de l’amélioration continue des
prestations et services livrés aux usagers.
METHODOLOGIE DE L’INTERVENTION ETAPE 3
•Validation
•Ajustements
•Echanges
•Note de
synthèse
•Elaboration
Prérapport
•
Production
Rapport
final
•Remise des
documents
Restitution
•Restitution
des résultats
MERCI DE VOTRE ATTENTION
ECHANGES
AVEC LES PARTICIPANTS
Rencontre ANESM-UNCCAS
Retour d’expérience
sur l’Evaluation Externe
en logements-foyer
Vendredi 6 juin 2014
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CLERMONT-FERRAND :
Département du Puy-de-Dôme,
Région Auvergne
140 000 habitants
Agglomération de 283 000
habitants
Le CCAS :
MAIRE-PRESIDENT :
Mr BIANCHI
 VICE-PRESIDENTE :
Mme JOSEPH
 DIRECTEUR :
Mr CABRIT
42 Nombre d’agents : 835
Département Politiques Gérontologiques
Département Politiques de Solidarité :
- Service social- Service logement
- Interventions financières directes
Département Handicap :
- Entreprise adaptée- Etablissement et service d’aide par
le travail (EE)- Secteur des majeurs protégés (EE)
Services supports : logistique, ressources humaines,
finances – comptabilité- informatique
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DÉPARTEMENT POLITIQUES GÉRONTOLOGIQUES
 INFORMATION : LIEU INFORMATION SENIOR
(CLIC DE NIVEAU I)
 DOMICILE : - AIDE À DOMICILE PRESTATAIRE (EE) - SSIAD (EE), AIDE
À DOMICILE MANDATAIRE
– PORTAGE DE REPAS – ANIMATION
 HEBERGEMENT(512 PLACES) :
6 EHPAD (DONT 1 AVEC UN SECTEUR LOGEMENTS-FOYER)
+ 1 LOGEMENTS-FOYER
 2 ACCUEILS DE JOUR (16 PLACES)
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CALENDRIER DES EVALUATIONS EXTERNES
Autorisation avant la loi du 2 janvier 2002 : LES MELEZES,
LES SOURCES, LE MOULIN, LES JARDINS DE LA CHARME, A.
VARENNE, M&M VIPLE, LES HORTENSIAS, SSIAD
renouvellement de l’autorisation en 2017:
3 ans avant : 1 Evaluation Interne (au 31/12/2013)
et 2 ans avant : 1 Evaluation Externe (au 31/12/2014)
Etablissements et SSIAD engagés dans un calendrier
commun = 1 appel d’offre sur le secteur gérontologique
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EVALUATION EXTERNE : LE MARCHÉ
Appel d’offre entre mars et septembre 2013 pour un
démarrage au 1er janvier 2014
Choix d’une procédure adaptée restreinte pour sélectionner
les candidats autorisés à présenter une offre.
 sélection sur 4 critères visant à apprécier l’expérience
et les moyens des candidats dans la réalisation de
prestations similaires (% CA, moyens en personnel, moyens
techniques, références dans la réalisation de prestations similaires)
14 candidats ont répondu
6 sont retenus pour présenter une offre
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LE MARCHÉ (SUITE)
Analyse des offres des 6 candidats sur la base de 3 critères :
▪
expérience et formation des évaluateurs (20%);
▪
méthodologie, pilotage, calendrier proposés en rapport avec notre
cahier des charges (40%);
▪ prix (40%)
Vigilance sur :
 l’organisation d’échanges réguliers entre les évaluateurs et le CCAS
sur le référentiel, sur l’organisation de l’évaluation
 la prise en compte de l’organisation spécifique du CCAS : rencontres
avec laVice-Présidente, la direction, les responsables des services
centralisés
 exigence d’un retour des observations sur site auprès des
responsables d’établissement et des équipes
 élaboration d’un rapport par site
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LOGEMENTS-FOYER M & M VIPLE
 Ouvert en 1977
 79 places
 Forfait soins courant (ARS)
 Habilité à l’aide sociale à
l’hébergement (CG)
 GMP : 135 (90% résidents
en GIR 5 et 6)
 Âge moyen : 85 ans
 Taux d’occupation : 79%
 9,5 ETP hors restauration
et 1ETP pool
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DÉROULEMENT DE L’EVALUATION EXTERNE À VIPLE
 Le DPG envoie la documentation (en janvier) : arrêté d’autorisation,




49
rapport E.I, rapport d’activité, PV des conseils de la vie sociale,
contrat de séjour, règlement de fonctionnement, livret d’accueil,
résultats de l’enquête de satisfaction annuelle, plan de formation,
compte administratif et budget, projet d’établissement, tableau de
bord des axes d’amélioration
Le référent du cabinet présente sa démarche aux représentants du
DPG et aux responsables d’établissement le 15 janvier
L’équipe de VIPLE est préparée à la visite sur site : rappels sur la
démarche d’évaluation interne et externe, de ses outils, des objectifs
écrits dans le projet d’établissement; « dédramatiser »
Visite sur site des évaluateurs le11 avril (journée)
Restitution orale des conclusions par le référent et remise du prérapport d’évaluation externe par les évaluateurs le 20 mai
LA JOURNÉE D’ÉVALUATION À VIPLE
 Accueil sur site des évaluateurs par la responsable
d’établissement et les représentants du DPG
 Rencontres des évaluateurs avec les représentants de chaque
métier : infirmière, aide-soignante, aide-ménagère,
animatrice, équipe de restauration, agent technique, agent
d’astreinte de nuit
 Rencontres des évaluateurs avec des résidents volontaires
ayant participé aux groupes de réflexion pour l’évaluation
interne et ou membres du conseil de la vie sociale
 Retour « à chaud » des évaluateurs auprès de la responsable
d’établissement et des représentants du DPG
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CE QUI A ÉTÉ OBSERVÉ LORS DE
L’ÉVALUATION EXTERNE :
 Information des résidents : vérification de l’affichage, des documents




51
contractuels et du livret d’accueil, des modalités d’accès au dossier du
résident…
Connaissance des agents sur la démarche qualité, les RBPP, le projet
d’établissement…
Appréciation sur le management de la démarche qualité, fiches de poste…
Pratiques de bientraitance : respect de la confidentialité des informations,
analyse des pratiques professionnelles, partage sur les formations suivies…
Prévention des risques : adaptation du cadre architectural aux besoins des
personnes accueillies, pratiques en matière d’hygiène, de formation à la
sécurité incendie…
Les suites de la journée d’observation :
 Echanges avec l’équipe sur le déroulement de la journée
d’observation et sur les retours à chaud faits par les
évaluateurs
 Le déroulement de l’évaluation externe sera à l’ordre du jour
de la prochaine réunion du Conseil de la Vie Sociale
 Actuellement nous sommes dans la phase d’échanges avec les
évaluateurs : réponses au pré-apport écrit qui nous a été
donné le 20 mai.
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