Körlevél készítése

Report
KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSE
TARTALOM
A körlevél fogalma
o A körlevél részei
o A körlevél készítése
o A körlevél típusai
o
A KÖRLEVÉL FOGALMA, RÉSZEI
A körlevél olyan dokumentum, amely állandó
(azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett
változó szövegrészeket is tartalmaz.
 Az állandó szövegrészeket tartalmazó
dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó
szövegrészeket tartalmazót pedig adatforrásnak
nevezzük.
 A törzsdokumentumot a szövegszerkesztő program
egy adatforrás tartalmával egészíti ki, és ilyen
módon egyedi dokumentumokat hoz létre.

A KÖRLEVÉL RÉSZEI
Törzsdokumentum
A törzsdokumentum a
körlevelek készítésének
kiindulópontja.
Tartalma (szöveg, képek,
táblázatok, egyéb objektumok)
mindegyik példányban
megegyezik. Ezt a szöveget
csak egyszer kell beírni,
függetlenül attól, hogy hány
példányt szeretnénk
nyomtatni.
A KÖRLEVÉL RÉSZEI
Adatforrás
Az adatforrás egy vagy több táblázatból állhat. Az esetek
többségében egy táblázattal dolgozunk.
o Az adattábla első sora a mezőneveket tartalmazza.
Ezeket a mezőneveket szúrjuk be a törzsdokumentumba.
o Az adatforrás többi sora egymással szorosan összetartozó
adatokat tartalmaz. Például ugyanannak a személynek
az adatait tartalmazzák. Ezeket a sorokat nevezzük
rekordoknak.
o Az adattábla oszlopai azonos típusú adatokat
tartalmaznak. Az oszlopokat mezőknek nevezzük. Az
oszlop első cellájában található a mezőnév pl. „Cím”. A
többi cella tartalmazza az egyedek adatait pl. „címeit”.
A KÖRLEVÉL RÉSZEI
Adatforrás
Mezőnevek
Rekordok,
sorok
név
intézmény
város
cím
irányítószám
Nagy Béla
Nagylelkű Kft.
Salgótarján
Fő út 1.
3100
Kiss Csaba
Adomány Kft.
Ajka
Kossuth út 10.
8400
Mezők, oszlopok
Adatforrás lehet Word, Excel, Access vagy egy egyszerű
szövegfájl (txt).
A változó szövegrészekben azonos típusú
információk találhatók, de a tartalmuk
egyedi.
<<név>>
<<intézmény>>
<<város>>
<<cím>>
<<irányítószám>>
<<név>>
Egyedi, változó szöveg:
Adatforrás
A változó szövegrészekben azonos típusú
információk találhatók, de a tartalmuk
egyedi.
<<név>>
<<intézmény>>
<<város>>
<<cím>>
<<irányítószám>>
<<név>>
Egyedi, változó szöveg:
Adatforrás
A KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSE
o A törzsdokumentum megírása
Megírjuk a körlevél állandó részét (vagy megnyitunk egy
régi dokumentumot).
o A törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatforrás
elkészítése (vagy megnyitása)
Ha végeztünk a táblázat kitöltésével, akkor mentjük a
háttértárra.
o A törzsdokumentum és az adatforrás
összekapcsolása
Itt adjuk meg, hol akarjuk elhelyezni az adatforrás
adatait a törzsdokumentumban.
o Egyesítés (a körlevelek létrehozása)
A Word ekkor minden rekordhoz létrehozza a
törzsdokumentum egy-egy példányát.
<<név>>
<<intézmény>>
<<város>>
<<cím>>
<<irányítószám>>
<<név>>
Törzsdokumentum
Egyesített dokumentum
A KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSE
A KÖRLEVÉL TÍPUSAI
o Borítékok: A feladó címe minden borítékon ugyanaz, de
a címzett címe egyedi az egyes borítékokon.
o Címkék: Minden címkén egy személy neve és címe
található, de az egyes címkéken lévő nevek és címek
különbözőek.
o Formalevelek (körlevél): Minden levél alaptartalma
ugyanaz, de mindegyik tartalmaz az adott címzettnek
megfelelő információt is, például a címzett nevét, címét
vagy más információt.
A KÖRLEVÉL TÍPUSAI
o E-mailek: Minden e-mail tartalma ugyanaz, de
mindegyik tartalmaz az adott címzettnek megfelelő
információt is, például a címzett nevét, címét vagy más
információt.
o Címtár (katalógus): Minden elemnél ugyanolyan típusú
információ jelenik meg, például név és leírás, de az egyes
elemek neve és leírása egyedi.

similar documents