kick-off - DTS Consultoria

Report
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Kick-off
Projeto Cachaça Seleta Totvs11 –
Linha Datasul
Agenda
1
Apresentação DTS
2
Escopo e Nova versão Totvs11–Datasul
3
Responsabilidades e Equipe
4
Metodologia e Cronograma
5
Pontos de atenção e Riscos
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Escopo projeto Totvs11
 Instalação da nova versão: Totvs11-Linha Datasul: serviços de implantação das novas
funcionalidades da área de controladoria e finanças (1º fase: módulos essenciais) e os
módulos já existentes no EMS Start mais novos módulos e novas funcionalidades ,
incluindo módulos do HCM (2º fase: novos módulos).
 Atividades envolvidas:
• Instalação do novo produto;
• Modelagem;
• Parametrização ;
• Capacitação (novos e diferenças);
• Testes (isolados e integrados - entre módulos);
• Simulações;
• Carga de Saldos;
• Entrada em produção (Go-Live);
• Acompanhamento de todo o ciclo de utilização do ERP:
• acompanhamento e utilização do sistema após entrada em produção;
• primeiro fechamento contábil e de estoque.
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Escopo projeto Totvs11 – Fase 1
 Módulos já em uso e que serão reparametrizados e aplicados treinamentos de
diferenças.
Área
Materiais
Módulos
Compras e Cotações de Compras
Controle de Estoque
Recebimento
Distribuição
Pedidos de Venda
Faturamento
Avaliação de Crédito
Nota Fiscal Eletrônica (TSS)
Manufatura
Engenharia
Controle da Produção
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Escopo projeto Totvs11 – Fase 1
 Novos Módulos e Funcionalidades a serem Implementadas
Área
Módulos
Nova Controladoria e Finanças
do Totvs 11
Contabilidade Fiscal
Contabilidade Gerencial
Contas a Pagar
Contas a Receber
Caixa e Bancos
Fluxo de Caixa
Distribuição
Controle de Embarque
Manufatura
Custos Industriais
Tecnologia
Instalação Datasul 11
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Escopo projeto Totvs11 – Fase 2
 Novos Módulos e Funcionalidades a serem Implementadas
Área
Nova Controladoria e Finanças
do Totvs 11
HCM
Distribuição
Módulos
Recuperação de Impostos
Aplicações e Empréstimos
Folha de Pagamento
Férias e Rescisões
Benefícios Sociais
Descontos e Bonificações
Administração de Cotas
Administração de Preço de Vendas
Obrigações Fiscais
Sped Fiscal
Sped Pis/Cofins
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O que a migração?
É a implementação de uma nova tecnologia e / ou grandes mudanças de
funcionalidades ou funções do software.
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Por que Migrar?
• Totvs lançou novas versões:
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Evolução do Produto
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Por que Migrar?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ciclo de vida do Produto;
Unificação dos produtos EMS2, EMS5 e HCM;
Investimentos na nova versão (Roadmap);
Novas Demandas dos Clientes – Sugestões de Melhorias;
Mudanças Fiscais;
Segurança da Informação;
Inovação;
Plataforma Web;
Navegação via Browser – conversão dos programas em andamento;
Usabilidade – Guiar o Usuário pelas tarefas do ERP – Conceito de Papéis;
Painéis Gráficos com as pendências dos responsáveis;
Respeito ao Legado do Cliente - (Customizações e Específicos) e
O novo irá conviver com o velho – estratégia de melhoria contínua
(processo/área/módulo/função de negócio).
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Responsabilidades projeto Totvs11
Comitê
Diretivo
Líder Projeto
DTS
Consultores
Líder Projeto
Seleta
Usuários
Chaves
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Administração
do ERP
Responsabilidades projeto Totvs11
•
Conflitos não resolvidos pelos Líderes
de Projeto;
•
Líder Projeto
DTS
Consultores
Viabilizar as condições necessárias
para a realização do projeto.
Comitê
• Realizar o acompanhamento do
Diretivo
projeto e controle do plano de
trabalho.
• Promover a motivação das pessoas.
• Promover a integração do projeto com
Líder Projeto
as demais iniciativas da empresa.
Seleta
• Participar diretamente das soluções de
impasses que afetem o projeto.
• Garantir que os participantes tenham
condições para exercer seus papéis,
dando-lhes
autonomia e poder para a
Usuários
Administração
realização
dês suas responsabilidades
Chaves
do ERP
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Responsabilidades projeto Totvs11
•
Identificação e qualificação dos
envolvidos no Projeto;
•
Acompanhamento do correto uso dos
documentos e formulários da
implantação;
•
Geração e acompanhamento do
Cronograma de Implantação;
•
Identificar os riscos que possam
comprometer o projeto;
•
Elaboração de planos de ação para
ocorrências de Projeto;
•
Aferir a qualidade das atividades
entregues;
•
Avaliar alteração de escopo.
Comitê
Diretivo
Líder Projeto
DTS
Consultores
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Líder Projeto
Seleta
Usuários
Chaves
Administrador
do ERP
Responsabilidades projeto Totvs11
•
•
Comitê
Diretivo
•
•
Líder Projeto
DTS
Consultores
Líder Projeto
Seleta
Usuários
Chaves
•
•
Alocação dos envolvidos no projeto no cliente;
Encaminhamento das necessidades de software
e hardware necessárias ao projeto;
Acompanhamento do Cronograma de
Implantação;
Emissão de aceite dos documentos de
implantação;
Emissão do aceite final da implantação;
Avaliar alteração de escopo.
Administrador
do ERP
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Responsabilidades projeto Totvs11
Comitê
Diretivo
•
Levantamento de informações de negócio
existentes do cliente;
•
Parametrização do sistema de acordo com o
negócio;
•
Identificação e planejamento das
necessidades de treinamento dos usuários
do sistema;
•
Acompanhar dúvidas, dificuldades e
ocorrências durante a implantação que
sejam de sua área de competência;
•
Encaminhar as ocorrências ao líder do
projeto.
Líder Projeto
DTS
Consultores
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Líder Projeto
Seleta
Usuários
Chaves
Administrador
do ERP
Responsabilidades projeto Totvs11
•
Comitê
Diretivo
•
Líder Projeto
DTS
Líder Projeto
Seleta
•
•
Consultores
Usuários
Chaves
Administrador
do ERP
•
•
Subsidiar o consultor com as informações
técnicas necessárias para implantação e
parametrização do Totvs11 – Linha Datasul no
módulo de seu conhecimento;
Subsidiar o(s) usuário(s) com as informações
sobre o sistema e sua correta utilização;
Avaliar as informações existentes no ERP
quanto a sua acuracidade e aderência as
regras de negócios;
Elaborar os manuais de operação para
replicação aos demais usuários;
Replicar aos usuários finais, a forma
adequada de utilização do módulo de sua
área;
Encaminhar as ocorrências ao líder do
projeto.
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Equipe do Projeto
Equipe do Projeto - DTS
Nome
Função no Projeto
Lincoln Diniz
Consultor de Manufatura
Edcarlos Meyer e Claudia Silvino
Consultores de Controladoria e Finanças
Vinícius Azeredo
Consultor de Logística Suprimentos
Roberto Márcio
Consultor de Logística Distribuição
Thiago Daniel
Consultor de Tecnologia
Adriana Melo e Geraldo Nascimento
Consultores de Recursos Humanos
Fernando Horta Latini
Líder de Projeto
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Equipe do Projeto
Equipe do Projeto – Cachaça Seleta
Nome
Função no Projeto
Célio
Líder de Projeto
Helloane
Usuário Chave Manufatura
Ademilton/Glaysson
Usuário Chave Logística Distribuição
Alessandro
Usuário Chave Logística Suprimentos
Célio/Rosy
Usuário Chave Controladoria e Finanças
Daine e Renata
Usuário Chave Recursos Humanos
Alexandre
Usuário Administrador do ERP
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Metodologia
A DTS utiliza a MIDts (Metodologia de Implantação Dts) baseada nos princípios do PMI®
(Project Management Institute), garantindo a utilização das melhores práticas de gestão
de projetos e a execução orientada a entrega de produtos.
Preparação
Modelagem
Execução
Preparação
Final
Entrada em
Produção e
Suporte
* Estabelecido em 1969 e sediado na Filadélfia, Pensilvânia EUA, o Project Management Institute (PMI®) é a principal associação
mundial sem fins lucrativos em Gerenciamento de Projetos, atualmente com mais de 90.000 associados em todo o mundo.
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Metodologia - Fase de Iniciação e Planejamento
Objetivo
É nesta fase que o projeto é entregue à consultoria que irá executa-lo. Nela,
tambem são definidas as equipes de trabalho e consultores. A definição dos
usuários fica a cargo do cliente após apresentação de todos. Também são
definidos o ambiente de trabalho e o alinhamento do projeto com a diretoria
da empresa. O passo final é o Kick-Off, que visa apresentar todas as
informações referentes ao projeto, integrar as equipes e motivar as pessoas
para resultados.
Atividades







Entrega Projeto à Consultoria
Definição da equipe de Consultores pelas partes
Preparação do ambiente de trabalho
Reunião de formatação com diretoria
Distribuição de horas, cargos e responsabilidades detalhadamente
Montagem de cronograma final
Reunião com consultores
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Metodologia - Fase de Modelagem
Mapeamento dos Processos
Objetivo
Consiste em realizar o levantamento dos requisitos de negócio da
empresa, identificando os processos e regras da empresa para
aplica-las aos sistemas adquiridos. Nesta etapa são realizadas
todas as entrevistas e reuniões para conhecer os processos de
todas as áreas da empresa bem como os possíveis gaps no
processo. São definidos aqui o modelo e desenho da futura
aplicação. A partir desta fase são apresentados mensalmente
relatórios de posicionamento.
Produtos



Planejamento de agendas
Implementação de Infra Estrutura de TI
Levantamento dos processos atuais
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Metodologia - Fase de Modelagem
Modelagem
Objetivo
Consiste em apresentar os modelos de processo definidos e obter
homologação desse modelo que irá nortear a parametrização e
utilização do sistema.
Produtos







Apresentação dos módulos contratados
Definição do modelo operacional
Desenho da aplicação, cadastros e Gaps
Definição de formas, recursos para implantação de saldos.
Validação de alternativas para atendimento dos Gaps
Relatório de situação do projeto
Planejamento próximas fase
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Metodologia - Fase de Execução
Instalação
Objetivo
O objetivo desta etapa é definir e instalar os produtos
adquiridos no equipamento do cliente, além de realizar o
repasse das informações a equipe de TI para utilização do
sistema.
Produtos



Instalação
Usuários de TI capacitados
Documentação de instalação
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Metodologia - Fase de Execução
Parametrização
Objetivo
Realizado pela equipe de consultores da DTS ou, em casos
extraordinários, pela CACHAÇA SELETA de acordo com as
informações levantadas na fase de Business Blueprint, essa
etapa compreende o cadastro das informações pertinentes aos
módulos a serem utilizados pela empresa.
Produtos


Sistema parametrizado.
Testes unitários
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Metodologia - Fase de Execução
Validação
Objetivo
Nessa etapa, cada um dos consultores irá realizar uma
verificação completa dos parâmetros registrados e ajuste dos
problemas identificados anteriormente.
Além disso, os consultores realizarão os testes das principais
funcionalidades do sistema, de acordo com as regras de
negócios estabelecidas.
Produtos 


Atendimento das soluções de Gaps se houver.
Testes unitários
Planejamento de treinamentos
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Metodologia - Fase de Execução
Capacitação de Usuários
Objetivo
Nesta etapa os usuários serão capacitados e o sistema estará
preparado para ser colocado em produção. Aqui serão
refinados os procedimentos e todas as questões que
envolvem a entrada do sistema em produção.
Produtos 


Testes, validação de recursos para implantação de saldos.
Treinamento de usuários
Planejamento da próxima fase
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Metodologia - Fase de Preparação Final
Homologação
Objetivo
Nesta etapa os usuários farão os testes de utilização do sistema de
maneira integrada, garantindo serão capacitados e o sistema
estará preparado para ser colocado em produção. Aqui serão
refinados os procedimentos e todas as questões que envolvem a
entrada do sistema em produção.
Produtos





Preparação de testes integrados
Realização dos testes integrados
Validação final
Check list para entrada em produção
Planejamento da próxima fase
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Metodologia - Fase de Produção e Suporte
Carga de Dados
Objetivo
Essa etapa compreende realizar a carga de todos os cadastros
e saldos em base real, preparando para entrada em
produção.
Produtos 


Check list para entrada em produção
Implantação de saldos iniciais
Planejamento da próxima fase
Liberação
Objetivo
Nessa etapa é feita a formalização entre a equipe da DTS e
CACHAÇA SELETA sobre a liberação do sistema para utilização
por toda a empresa.
Produtos


Check list para entrada em produção validado
Planejamento da próxima fase
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Metodologia - Fase de Produção e Suporte
Suporte pós entrada
Objetivo
Aqui nossos consultores acompanharão as primeiras
atividades dos usuários com a utilização do novo sistema.
Poderão surgir novas necessidades que devem ser avaliadas
pela equipe e lideres do projeto.
Produtos

Assistência a operação
Suporte 1º fechamento
Nessa etapa realizamos o acompanhamento do primeiro
fechamento contábil da empresa para garantir os resultados
normais da empresa.
Produtos  Assistência a operação
 Contabilidade fechada
Objetivo
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Metodologia - Encerramento
Encerramento
Atividades Reunião da equipe do projeto com a participação dos
usuários-chave dos processos envolvidos e do corpo gerencial
responsável. Será feita uma explanação de todas as atividades
realizadas durante as fases anteriores e apresentação de todos
os documentos gerados e aprovados.
Produtos  Produto Implementado
 Relatório de Aceite do Projeto
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Metodologia - Monitoramento e Controle
Encerramento
Atividade Esta fase ocorre paralelamente a todo o projeto e consiste
em realizar a identificação dos fatores que afetam o processo
s
de implantação e realizar ações que os objetivos do projeto.
Produtos






Gerenciamento dos Riscos
Gerenciamento do Escopo
Gerenciamento do Tempo
Gerenciamento do Custo
Gerenciamento das Integrações
Gerenciamento da Comunicação
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Metodologia - Cronograma Executivo-Fase 1
Dez
13
Jan
14
Fev
14
Mar
14
Abr
14
Mai
14
Jun
14
Ago
14
Virada Datasul 11
Contrato
Jul
14
Planejamento
Totvs 11
Modelagem
Execução Totvs 11 – Linha Datasul
Acompanhamento
Encerramento
Coordenação do Projeto
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Set
14
Metodologia - Marcos do Projeto
Fase
Produto Entregue
Evidência
Término
I – Iniciação
Plano do Projeto
Plano de Projeto
Planejamento
Kick-off
Reunião de Kick-off
II – Execução
Produto instalado
Relatório de
Usuários capacitados
Atividades, Ata de Reunião,
Ao longo de
Base Homologada
Lista de Presença e Plano de
março a junho
14/02/14
Treinamentos e Testes
III – Entrada em Migração da base real e Liberação
Check-list para entrada em
Produção e
Atividades iniciais acompanhadas
produção
Suporte
Primeiro fechamento acompanhado Ata de Reunião
IV –
Projeto realizado
Encerramento
Lições aprendidas realizadas
Termo de Encerramento
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Julho e
Agosto/2014
Setembro/2014
Pontos de atenção
 A DTS se compromete a realizar os trabalhos de acordo com as regras definidas pelo
fabricante do ERP;
 Projeto aberto, não obstante o cumprimento das atividades (escopo) é fundamental
para que o projeto ocorra dentro dos prazos e custos projetados;
 Horas Improdutivas. Buscando preservar a relação custo/benefício, serão consideradas
horas improdutivas:
• Todo e qualquer impedimento para execução dos trabalhos ocasionados por
atrasos de atividades de responsabilidade da Cachaça Seleta no cronograma;
• Falta de recursos de responsabilidade da Cachaça Seleta para executar as
atividades previstas no cronograma;
• Horas nas quais o consultor da DTS ficou aguardando, por quaisquer motivos, a
disponibilização de um profissional da Cachaça Seleta ou recursos técnicos de
hardware ou de software para a execução de atividades pré-programadas e
agendadas em cronogramas;
 Havendo a ocorrência de qualquer dos itens mencionados acima, o Líder de Projetos do
Cliente será comunicado.
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Riscos
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing
Questões
Fernando Horta Latini
31 3568-3008
31 8419-7139
[email protected]
BI | BPM | Consultoria | CRM | ERP | ERP | Outsourcing

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