Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege

Report
Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege Lindau
Methodik der Umsetzungsstrategie in 2 Stufen
Erläuterung der Methodik für eine Stabilisierung und inhaltsgesteuerten Struktur
der Schulpflege Lindau
Lindau, August 2012
Version 1.0
SCHULPFLEGE, Kurt Portmann
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das
Schulpräsidium
[email protected]
Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage
Inhalt
1. Ausgangslage
2. Auf dem Weg zur strategischen Führung
3. Das 2-Stufen-Verfahren
4. Lieferergebnisse Stufe 1
5. Vorgehen Stufe 1
6. Aufträge zur Stufe 1: Situationsanalyse (I + II)
7. Sofortmassnahmen
8. Terminplan
SCHULPFLEGE, Kurt Portmann
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Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage
Ausgangslage
Der Schulpflege ist seit längerem bewusst, dass sich mit der Einführung und
Etablierung der Schulleitungen der Auftrag der Schulpflege und damit auch das
Aufgabenportfolio ändert. Dies ist auch so im VSG (Art 42 & 44) festgelegt.
Anlässlich der Strategieklausur vom Juni 12 im Strickhof wurde dies letztmals
diskutiert. Alle Mitglieder der Schulpflege haben sich auch zu dieser Aussage
bekannt und sind bereit, die Arbeit der Schulbehörde neu auszurichten.
Diese Neuausrichtung wurde gemäss Aussagen einzelner Schulpflegemitglieder
bereits mehrere Male angegangen, konnte aber aus verschiedenen Gründen bisher
nicht konsequent umgesetzt werden. Die Situation eines neuen Präsidiums soll nun
genutzt werden, um diesen Prozess neu zu starten und zu einem nachhaltigen
Ergebnis zu bringen.
Im Folgenden wird eine Methodik erläutert, wie die Schulpflege Lindau diesen
Wandel bewältigen kann.
SCHULPFLEGE, Kurt Portmann
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Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage
Begriffe
Schlagworte wie «Operativer Hektik hat noch nie geistige Windstille ersetzt» oder
«structure follows strategie» geben uns Hinweise und Handlungsempfehlungen.
Diese müssen aber in ein strategisches und methodisches Vorgehen umgesetzt
werden, welches auf die betroffene Organisationseinheit abgestimmt ist.
• Strategie ist in diesem Sinne das systematische Verfahren, inhaltliche
Veränderungen für die eigene Organisation, für und mit den eigenen
Mitarbeitenden und für bedarfsorientierte Dienstleistungsangebote an die
Kunden/Stakeholder zu gestalten: „Strategieentwicklung ist ein aktiver
Managementprozess mit dem Ziel der Zukunftsgestaltung.“
• Methodik ist in diesem Sinne das systematische Verfahren, die einzelnen
erforderlichen Arbeitsschritte in einer sachlogischen und geplanten Abordnung
nacheinander und aufeinander abgestimmt zu erledigen: „Methodik ist ein
Führungsinstrument zur Unterstützung des Managementprozesses.“
SCHULPFLEGE, Kurt Portmann
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Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage
Führungslandschaft Schule Lindau – Ebenen
Führungslandkarte
Führungsebene
Themenlandkarte
Strategische Ebene
to do, Stufe 2
Prozesslandkarte
Operative Ebene
to do, Stufe 1
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Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Führungslandkarte der Schule Lindau
SCHULPFLEGE, Kurt Portmann
Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Modell der Umsetzungsstrategie
Das 2-Stufen-Verfahren
Juli 14
Juli 13
Neue strategische
Ausrichtung
heute
ORGANISATION
1. Stufe
 WIE
Schärfung & Klärung
aktuelle
organisatorische
Aufstellung
Umsetzung organisatorische
Massnahmen
Inhalt & Struktur
2. Stufe
 WAS
 WIE
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Konzeption neue
Strategie
Schaffung
Voraussetzungen
für Umsetzung
Neue strategische
Ausrichtung
umsetzen
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Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Modell der Umsetzungsstrategie
Das 2-Stufen-Verfahren
Zielsetzungen
1. Stufe
 WIE
Klarheit (AKV), Transparenz & Effizienzsteigerung in der
aktuellen Aufstellung
Rahmenbedingung: nur organisatorische Verbesserungen
2. Stufe
 WAS
 WIE
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Neue zukunfsorientierte und inhaltsgetriebene Führung der
schule Lindau auf strategischer und operativer Ebene
Rahmenbedingung: structure follows strategie, es gibt keine
Tabus beim Denken, inhaltliche und strukturelle Veränderungen
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Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Prozesslandkarte
Führung
Planung &
Entwicklung
Controlling
Unterricht
Konzeption
Unterricht
Organisation
Unterricht
Umsetzung
Unterricht
Evaluation
Unterricht
Eltern &
Schülerpartizipation
Support
RessourcenMgmt
Kommunikati
on
(Personal,
Infrastruktur
Beschaffung
Informatik
Administration
Finanzen
Infrastruktur
* Modell der Fachschule Viventa Zürich
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QS
Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage
Lieferergebnisse Stufe 1
• Organisationsstatut
• gestützt auf Art. 80 Abs. 2, 80quinquies und 81 Abs. 1 der Gemeindeordnung
• bestimmt insbesondere Organisation, Geschäftsführung, Aufgaben und Kompetenzen
der Kreisschulpflegen, der Schulleitungen sowie der Schulkonferenzen und regelt die
Mitwirkung der Schülerinnen und Schüler sowie der Eltern.
• Prozesslandkarte
• Definition und inhaltliche Ablaufdarstellung der wichtigen Prozesse in der
Zusammenarbeit Schulpflege und Schulleitung bzw. der Führungs- / Ressortprozesse
• Funktionendiagramm, Hilfsmittel wie Checklisten oder Budgetrichtlinien
• Funktionsbeschreibungen Schulpflege / Schulleitungen
• Präzisierung der Funktionsbeschreibungen bzw. des aktuellen Aufgabenportfolios
• evt. Neukonstituierung der Schulpflege (Sitzungsgefässe, Ressortzuteilung usw.)
• Geschäfts- und Projektliste
• Etablierte und vollständige Geschäfts- und Projektliste
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Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Schärfung aktuelle Aufstellung
Vorgehen Stufe 1 (gilt pro Ressort)
Situationsanalyse
Zielsetzung
Schritt 1
Beschrieb
- Auftrag
- Aktuelle
Aktivitäten
- SWOT
Ressortziele
-Kurz
-Mittelfristig
Erfolgsfaktoren
Risikofaktoren
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Auftragsdefinition
Bewertung &
Entscheid
Umsetzung
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Funktionsbeschrieb
Bewertung und
Priorisierung
Kommunikation
interne und
extern
Aufgaben
Projekte
Meilensteinplanung
Arbeiten in der
neuen
Organisation
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Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Schärfung aktuelle Aufstellung
Aufträge zur Situationsanalyse I
Schulpflege:
Situationsanalyse des
eigenen Ressorts
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Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Schärfung aktuelle Aufstellung
Aufträge zur Stufe 1: Situationsanalyse II
Verwaltung:
Statistische Analyse der SP- &
Teamsitzungen des letzten
Schuljahres
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Terminplan
Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Schärfung aktuelle Aufstellung
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Neue strategische Ausrichtung der Schulpflege, Ausgangslage
Sofortmassnahmen
• Sekretariat: Geschäftsliste
• Alle Sitzungsgeschäfte sind vorgängig anzumelden und werden Terminiert
• Projektinformation/-berichterstattung wird terminiert
• Bekannte Termine im Jahresablauf (z.B. Budgetierung) werden terminiert
• Sekretariat: Extranet – neue Struktur
• Das Extranet wird neu strukturiert und gilt als verbindliche Ablage
• Präsidium: Kommunikation verstärken
• Die externe Kommunikation wird durch eine geplante Information aus den aktuellen
Projekten (insbesondere aktive Kommunikation in Sachen «Schulraum» und
«Neuausrichtung Schulpflege») intensiviert.
• Präsidium: Auftragspräzisierungen
• Die Aufträge (z.B. der externen Sekretariatsunterstützung sowie der zusätzlichen
Unterstützung im Bereich Sonderpädagogik) werden schriftlich präzisiert
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