Guide d`utilisation Giraf - Etoile

Report
CONSEIL REGIONAL DU CENTRE
Plateforme GIRAF (Gestion Informatisée
par la Région centre des Actions de
Formation)
Guide Utilisateur
ORGANISME DE FORMATION
DFPTLV – février 2013
INTRODUCTION
 Le Conseil Régional du Centre vous a confié la réalisation d’un
dispositif de formation
 La plate-forme qui gère le suivi administratif et financier de votre
dispositif a été conçue comme le reflet de votre CCAP : elle
applique donc les règles de gestion et les échéanciers qui y sont
mentionnés
 La plate-forme est construite autour de 5 étapes principales
 L’ouverture de votre action de formation
 La saisie du profil de vos bénéficiaires
 La saisie et la validation des heures de formation réalisées et non
réalisées mais justifiées en centre et en entreprise, et autres prestations
 La validation d’une demande de paiement
 La clôture de l’action
Tous droits réservés
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Accès à la plate-forme
 Le top départ de votre action vous sera donné par la réception d’un
message contenant vos identifiant et mot de passe. Ce message vous
indique que votre action de formation vient d’être validée par les agents
de la Cellule de Gestion Formation et que vous pouvez y accéder.
 La plate-forme est accessible via un navigateur Internet sécurisé à
l’adresse https://formation.regioncentre.fr
La validation des actions de formation se fait – au fur et à mesure - sur
la base des dates de début réelles transmises par les organismes de
formation à [email protected]
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Tableau de bord
 Une fois identifié, vous accédez à une page d’accueil divisée en 2
parties :
•
Sur la partie supérieure : vous aurez accès à la liste des documents à
télécharger ;
•
Sur la partie inférieure : après avoir sélectionné l’année, vous pourrez
avoir accès à un tableau de bord qui vous guidera dans le suivi des
interventions à réaliser sur vos actions de formation à chacune des
étapes : saisie de la date de début réelle, des bénéficiaires, des
réalisations, de la date de fin réelle, des enquêtes ou du compte rendu
d’exécution.
 En début d’année, seules les actions portant l’indication « validé par la
Région » dans la colonne « statut » vous sont accessibles.
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Ouverture de l’action de formation
 Elle comporte deux étapes :
*
La saisie de la date de début réelle qui se fait par la sélection du lien
Date de début réelle d’action à saisir. Conformément à la procédure, si
cette date de début réelle est différente de la date prévisionnelle saisie
dans le formulaire de réponse en ligne de l’achat de formation, vous
devez envoyer un message à [email protected]
Dès la modification intervenue sur GIRAF, vous pourrez saisir votre
date de début réelle.
*
La sélection de la périodicité de paiement souhaitée (par trimestre civil
– par défaut - ou mensuel).
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Saisie des bénéficiaires
 Cette saisie se fait par un clic sur l’onglet Fiche d’entrée bénéficiaire,
puis sur le bouton Ajouter un bénéficiaire,
 La saisie du nom et du prénom du bénéficiaire doit être faite dans
le respect scrupuleux de la carte d’identité et en majuscules non
accentuées.
 Les tirets, les apostrophes, ou autres signes présents dans les nom et
prénom doivent être remplacés par des espaces.
 La fiche bénéficiaire comporte des champs obligatoires et des champs
non obligatoires : pour chaque bénéficiaire, vous devez renseigner
dans la mesure du possible un maximum de champs qui sont soit
alimentés par des saisies, soit par la sélection d’une entrée parmi une
liste déroulante proposée.
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Création du dossier de rémunération ou RS1
 Vous devrez préalablement vous assurer auprès de l’ASP que vous
disposez des droits d’accès à RémuNet.
 Si votre action de formation, est agréée à la rémunération et si la
rémunération de votre bénéficiaire est prise en charge par le Conseil
régional du Centre, un onglet « création RS1 » apparaitra.
 Rappel : l’utilisation de cet onglet est obligatoire.
 Sa sélection transfèrera les données communes de la fiche bénéficiaire de
GIRAF vers le RS1 et vous pourrez choisir de poursuivre la complétude du
dossier de rémunération.
 Rappel : A tout moment sur GIRAF vous pouvez soit choisir de « valider »
soit choisir « d’enregistrer »
 L’affichage du numéro de RS1 dans la fiche bénéficiaire apporter la
confirmation du bon fonctionnement de cet interfaçage.
 En cas de difficulté, vous pouvez transmettre un message descriptif à
[email protected]
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Création du dossier de rémunération ou RS1 (suite)
 Rappel du principe de gestion d’un dossier de rémunération :
- Le bénéficiaire doit apporter son dossier de rémunération complet le 1er
jour de sa formation
- L’organisme dispose d’un délai d’1 semaine pour le valider dans
RémuNet
- L’ASP dispose d’un délai de 5 jours pour le publier.
 Gestion spécifique de début d’année :
Si vous souhaitez traiter des dossiers de rémunération et que votre
action de formation n’a pas encore été validée, il vous sera nécessaire
de transmettre une demande de dérogation à [email protected]
afin de vous permettre de saisir le dossier de rémunération de votre
bénéficiaire directement dans RémuNet.
 Le dossier validé, vous devrez ensuite imprimer la demande de
rémunération ou RS1, la signer, la faire signer par votre bénéficiaire
avant de la transmettre à l’ASP accompagnée des pièces et d’un
bordereau d’envoi.
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Gestion des actions de savoirs de base
Gestion spécifique des actions de formation de type VISAS
Les données sont transférées de la plateforme Libres Savoirs dans
GIRAF dès confirmation d’un visa.
Afin que cet interfaçage fonctionne il convient :
 1) de positionner l’apprenant sur la plateforme LIBRES SAVOIRS, sur le
marché attribué soit en tant que titulaire soit en tant que sous-traitant
 2) d’ouvrir l’action de formation dans GIRAF dès que son accès est rendu
possible
ET SEULEMENT ENSUITE
 3) procéder à la confirmation des visés réalisés.
NB : en cas d’anomalies, l’organisme devra prendre contact avec l’équipe
d’animation de la plateforme LS
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Saisie des réalisations
 Le lien Saisie du réalisé, situé devant le nom de chaque bénéficiaire
permet de saisir la réalisation pour la période en cours.
 Pour chaque bénéficiaire, il convient de renseigner toutes les
prestations réalisées et non réalisées mais justifiées au cours de la
période concernée : heures en centre et en entreprise, forfaits
entreprise, forfaits validation (toutes les informations relatives aux
modalités de gestion financière sont mentionnées dans le CCAP qui
est accessible en téléchargement)
 Si le bénéficiaire est sorti de formation au cours de la période, il faut
renseigner les heures réalisées AVANT de renseigner sa date de sortie
de formation et préciser le motif s’il s’agit d’une sortie anticipée
 Conformément au Code des Marchés Publics, le ou les sous traitants
doivent valider leurs réalisations avant le titulaire.
 Toute demande d’acompte même sans réalisation doit être validée.
 La validation des réalisations ne peut se faire que lorsque la réalisation
précédente a été validée.
 La validation de la saisie des réalisations va générer l’édition de la
demande de paiement.
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Validation de la demande de paiement
 La demande de paiement peut être validée par le titulaire dans les 20
premiers jours du mois suivant le mois ou le trimestre de réalisations.
 Cette validation entraîne la création de la facture dans l’outil de gestion
financière du Conseil régional du Centre : CORIOLIS.
 La validation de la demande de paiement par les agents de la Cellule
de Gestion Formation entraine la création du mandat.
 Cet interfaçage qui a permis de réduire considérablement le temps de
traitement des demandes de paiement nécessite que l’on respecte les
dates d’arrêt et de reprise comptables. De ce fait, en début d’année,
des tests de bon fonctionnement de l’interfaçage entre GIRAF et
CORIOLIS doivent être réalisés après la reprise comptable qui se situe
dans le courant de la 2ème semaine du début d’année.
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Gestion spécifique de la demande de solde
Elle comporte 5 étapes :
La saisie de la date de sortie de tous les bénéficiaires de la
formation
La saisie de la date de fin réelle de l’action de formation (dans le
respect de la procédure si cette date de fin réelle est différente de
la date prévisionnelle).
La saisie de l’enquête du bénéficiaire (situation à l’issue de la
formation)
La consolidation des enquêtes
La saisie puis la validation du compte rendu d’exécution (CRE)
accessible via le tableau de bord (partie qualitative et quantitative)
La demande de solde sera alors imprimée, puis signée, puis
transmises par courrier à la Cellule de Gestion Formation
accompagnée de toutes les pièces demandés au CCAP sous un
délai d’une semaine.
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Utilisation de l’onglet « justificatif »
Cet onglet vous permet, à chaque validation d’une demande de
paiement, de transmettre à la Région - par voie dématérialisée - tout
document qui ne nécessite pas une signature originale.
Vous pourrez également joindre tout document qui justifie des
anomalies de saisies constatées sur la demande de paiement que
vous venez de valider ou sur une demande de paiement qui a déjà
fait l’objet d’un paiement par la Région.
Les documents peuvent être joints sous tout type de format. Pour les
documents importants le mode « zippé » est préconisé.
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