Gestión de programa

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Desarrollo de capacidades y transición
• Compromiso del PNUD con el desarrollo de la
capacidad y la transición.
• Evaluación, planificación y análisis de resultados.
• Planificación de la transición al nuevo RP.
• Manual basado en internet para el desarrollo de
la capacidad.
Mayo de 2012
Asociación PNUD-Fondo Mundial - 3 dimensiones
1. Apoyo a la ejecución
 El PNUD sirve de Receptor Principal (RP) provisional en países que
atraviesan circunstancias excepcionales.
2. Desarrollo de la capacidad
 Mientras se actúa de RP provisional, desarrollar la capacidad en
una o varias entidades nacionales para que asuman la función de
RP cuando estén preparadas y tan pronto como las circunstancias
lo permitan.
3. Compromiso político
 Integrar los derechos humanos, el género y la diversidad sexual en los
programas del Fondo Mundial como parte del firme compromiso del
PNUD y del mandato como copatrocinador de ONUSIDA.
3. Apoyo al desarrollo de la capacidad para
gobiernos, organizaciones comunitarias
nacionales ampliadas y transiciones fluidas
• Transiciones como RP en 4 países, en otros 10 el proceso se ha iniciado.
• 12 países han aprobado oficialmente planes con estimación de costos
para el desarrollo de la capacidad que se están ejecutando, 4 de ellos
finalizarán a principios de 2012.
• Cambio en el enfoque del PNUD respecto a las negociaciones de
subvenciones: el desarrollo de la capacidad debe ser financiado fuera de
la subvención.
• Apoyo a las oficinas en el país en materia de desarrollo de la capacidad
desde el Equipo BDP/VIH Fondo Mundial, en estrecha cooperación con el
CDG.
• Manual de desarrollo de la capacidad y aplicaciones en línea disponibles a
principios de 2012.
¿En qué consiste el desarrollo de la capacidad?
El PNUD define el desarrollo de la capacidad como:
• el proceso por medio del cual las personas, las organizaciones y las sociedades
obtienen, fortalecen y mantienen las competencias necesarias para establecer
y alcanzar sus propios objetivos de desarrollo
Tomando como base esta definición, se establecen algunos conceptos
fundamentales del fomento de la capacidad:
• Multinivel: niveles individual, institucional y social.
• Basado en resultados: mejoras en el desarrollo de la capacidad
cuantificables.
• Cambio de enfoque: requiere cambio gestionado.
• Sostenible: las capacidades desarolladas deben ser sostenibles y
adaptables.
• Implicación: implicación directa de la organización destinataria y sus
partes interesadas.
Proceso del desarrollo de la capacidad
PARTICIPACIÓN
•Analizar partes interesadas
•Confirmar partes interesadas
institucionales
•Definir Equipo de Fomento de la
Capacidad y sus funciones
•Planificar y gestionar
comunicaciones
EVALUACIÓN
•Plan
•Alcance
•Analizar pruebas
•Realizar evaluación
•Verificar
•Redactar informe
•Revisar
PLAN
•Organizar
•Revisar documentación
•Definir objetivos
•Definir indicadores
•Determinar intervenciones
•Priorizar/Calendario
•Presupuesto
•Redactar informe de plan
•Revisar
•Pasar a ejecución
EJECUCIÓN
•Preparar
•Confirmar financiamiento
•Confirmar supervisión
•Ejecutar intervenciones
•Hacer seguimiento
•Aplicar adaptación
VALORACIÓN
•Extraer lecciones aprendidas
•Establecer mecanismos de
retroalimentación
•Integrar en ciclo de planificación
¿Capacidad para qué?
Existen cinco áreas de capacidad funcional requeridas para los Programas Nacionales
de Gestión de Enfermedades, incluidas las funciones de Receptor Principal (RP) del
Fondo Mundial:
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•
•
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Gestión de programa: dirigir con éxito las operaciones de una organización para
cumplir sus objetivos.
Gestión de subreceptor (gestión de contratos): conseguir eficacia en la supervisión,
gestión y control de las actividades de subreceptor para obtener resultados previstos.
Gestión y sistemas financieros: planificar, dedicar y controlar recursos financieros que
permitan la consecución efectiva y eficiente de los objetivos de la organización.
Gestión de productos farmacéuticos y productos sanitarios (Gestión de la Cadena de
Adquisiciones y Suministros): asegurar la disponibilidad continua y fiable de suficientes
cantidades de productos y servicios eficaces y de calidad asegurada a los usuarios
finales, adquiridos al precio más bajo posible de conformidad con la legislación nacional
e internacional.
Seguimiento y evaluación: recopilar, almacenar y analizar datos y transformarlos en
información estratégica que empleará la dirección para tomar decisiones.
Alcance de las capacidades en
gestión de programa
• Estatus jurídico: organización legalmente constituida; autoridad para
celebrar un acuerdo de subvención; etc.
• Gestión y organización: ejecución efectiva del programa; apoyo y
compromiso dentro de la organización; liderazgo, responsabilidad y
obligaciones de la organización claramente definidos.
• Infraestructura y sistemas de información: sistemas funcionales de
tecnología de la información para las comunicaciones; capacidad y
personal para la elaboración de informes sobre el programa; etc.
• Experiencia técnica: personal suficiente con la experiencia necesaria en
VIH, tuberculosis y malaria y el reforzamiento del sistema sanitario para
ejecutar y supervisar el programa.
Alcance de las capacidades de subreceptor
• Selección de subreceptor: contar con los adecuados procedimientos y
criterios para la selección transparente de subreceptores.
• Evaluación de la capacidad del subreceptor: disponer de los adecuados
planes, recursos, dotación de personal y procedimientos operativos para
llevar a cabo evaluaciones de la capacidad del subreceptor.
• Gestión y supervisión del subreceptor: acuerdos de subreceptor
eficaces; procedimientos para la planificación, gestión, seguimiento y
revisión de subreceptores.
Alcance de las capacidades de gestión financiera
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Organización de la función de gestión financiera: estructuras de contabilidad y
organización financiera claramente definidas; etc.
Sistema de presupuesto: sólidos procedimientos para crear, revisar y actualizar
presupuestos; políticas autorizadas para el control de gastos; etc.
Sistema de contabilidad: capacidad para absorber el aumento previsto de
transacciones; plan de cuentas con los niveles de detalle necesarios para
supervisar los gastos; integración de sistemas contables y financieros; etc.
Sistema de tesorería: capacidad para absorber el aumento previsto en la
actividad de pago; controles apropiados de la gestión del efectivo; adecuada
previsión de efectivo; etc.
Sistema de adquisición (para productos no sanitarios): adecuados procesos,
procedimientos y supervisión para la adquisición de productos no sanitarios.
Sistema de gestión de activos: adecuadas salvaguardas para proteger activos;
activos fijos actuales y registro de inventario; inventarios físicos periódicos.
Disposiciones de auditoría: suficientes disposiciones de auditoría externa;
disposiciones, estructura, dotación de personal, independencia, elaboración de
informes y planes de auditoría interna eficaces.
Alcance de las capacidades de Gestión de la
Cadena de Adquisiciones y Suministros (1)
• Gestión y coordinación: estructura organizativa, dotación de personal y
gestión adecuados para realizar las funciones de adquisición; etc.
• Políticas y sistemas de adquisición: políticas y procedimientos de
adquisición apropiados; procesos de adquisición competitivos, eficientes
y transparentes; etc.
• Derechos de propiedad intelectual: pertenencia como miembro de la
Organización Mundial del Comercio; leyes de patentes relativas a los
productos farmacéuticos; etc.
• Sistemas y capacidad de aseguramiento de la calidad: establecida la
función de autoridad nacional de reglamentación farmacéutica; control
de calidad efectivo; etc.
• Selección de productos: responsabilidades y procedimientos adecuados
para la selección de productos; etc.
• Sistemas de información sobre la gestión: sistemas efectivos para
controlar los niveles de existencias y los datos de consumo; etc.
• Previsión: responsabilidades, sistemas y procedimientos eficaces para la
previsión; etc.
Alcance de las capacidades de Gestión de la
Cadena de Adquisiciones y Suministros (2)
• Recepción y almacenamiento: responsabilidades,
sistemas y procedimientos efectivos para la recepción y el
almacenamiento de mercancías; etc.
• Distribución: calendario documentado para la distribución
de productos; personal, vehículos y capacidad de
almacenamiento suficientes para la distribución; etc.
• Uso racional de medicamentos: directrices nacionales de
tratamiento vigentes y disponibles cuando sea necesario;
etc.
• Otros productos sanitarios (no farmacéuticos):
adecuados procedimientos de aseguramiento de la calidad
para productos no duraderos; etc.
Alcance de las capacidades de
Monitoreo y Evaluación (M&E) (1)
• Indicadores: indicadores claros y cuantificables con referencias,
metas, métodos de medición, etc.
• Presupuesto de MyE: presupuesto integral, adecuado y viable;
fuentes de recursos y lagunas.
• Plan de trabajo de MyE: plan de MyE efectivo con clara definición
de actividades, calendarios, cálculos de recursos financieros, etc.
• Coordinación de MyE: disposiciones de gestión de MyE; grupos de
trabajo técnicos, de partes interesadas y MyE eficaces; etc.
• Recursos humanos de MyE: adecuados niveles de competencia y
de dotación de personal como recursos humanos para MyE;
estructuras apropiadas, etc.
• Herramientas y directrices de MyE: directrices y procedimientos
operativos estándar de MyE; etc.
Alcance de las capacidades de
Monitoreo y Evaluación (M&E) (2)
• Recopilación, análisis y comunicación de datos sistemáticos: procesos
efectivos de recopilación, análisis y comunicación de datos, incluida una base
de datos, sistema de copia de seguridad, etc.
• Aseguramiento de la calidad de datos y supervisión de apoyo relacionada
con el MyE: estrategia sobre aseguramiento de la calidad de los datos que sea
viable e integral; etc.
• Evaluación, investigación operacional, encuestas, vigilancia, estudios
especiales: calendarios de las evaluaciones de programas, etc.
• Evaluación: sistemas adecuados para evaluaciones independientes, etc.
• Productos e información, difusión y uso: ¿existen productos de información
y métodos de difusión claros?
• Armonización con el sistema nacional de MyE y contribución a su
desarrollo: plan de MyE vinculado a la estrategia nacional; etc.
Herramientas de evaluación de la capacidad
• Existen algunas herramientas que ofrecen un marco para
el diagnóstico rápido (evaluación, revisión, etc.)
• Las herramientas proveen una estructura para captar
niveles de capacidad actuales y previstos para cada
componente dentro de estas cinco áreas de capacidad
funcional, así como pruebas, necesidades y
recomendaciones. La herramienta debe ser adaptada a
cada contexto.
• Los resultados de este ejercicio de diagnóstico rápido de la
capacidad ofrecerán una visión de las necesidades
prioritarias de fomento de la capacidad que pueden servir
de base a las solicitudes de subvenciones y las acciones de
fomento de la capacidad.
Puntuación de los niveles de
capacidad actuales y objetivo
La puntuación de los niveles de capacidad sigue la escala de
evaluación del Fondo Mundial de este modo:
• C2 – las lagunas de capacidad plantean riesgos
significativos.
• C1 – las lagunas de capacidad plantean riesgos que no
pueden ser resueltos en 3-6 meses
• B2 – las lagunas de capacidad plantean algunos riesgos
menores y deben ser resueltos antes de la ejecución.
• B1 – las lagunas de capacidad plantean riesgos menores y
deben ser reforzadas simultáneamente a la ejecución.
• A2 – las capacidades y los sistemas satisfacen
plenamente los requisitos mínimos.
• A1 – las capacidades y los sistemas superan los requisitos
mínimos.
Ejemplo de herramienta de evaluación rápida Programación
Gestión de programa
Planificación
Capacidad: planificar, gestionar, supervisar y prever eficazmente operaciones de la Unidad de Gestión
de Programa con funciones y responsabilidades claras y toma de decisiones transparente
Capacidad
actual
Capacidad
objetivo
Fecha
objetivo
Pruebas
disponibles
Neesidades de
capacidad
Recomendaciones
Puntos a considerar:

Moneda y uso de planes
estratégicos y anuales

Seguimiento de datos
reales frente al plan

Uso de análisis de datos
históricos y datos de
previsión en la planificación

Integración y coordinación
de la planificación de
programas del Fondo
Mundial con la planificación
estratégica nacional para las
tres enfermedades
Indicador ejemplo
Sostenibilidad
Planes para el financiamiento sostenible de fondos, donantes y
recursos nacionales
Desarrollo de la capacidad:
ejemplos de objetivos
A continuación se presentan ejemplos de objetivos de desarrollo de la capacidad considerados útiles para tratar
las necesidades de desarrollo de la capacidad en los subreceptores. Mediante estos objetivos se abordan las
necesidades de desarrollo de la capacidad específicas de los subreceptores, así como otras adecuadas a cada
subreceptor.
1.
Coordinación y colaboración entre organizaciones para la gestión de programas: conseguir que la
gestión en todas las organizaciones, y en las unidades del Ministerio de Salud, esté coordinada con planes
y calendarios integrados al abordar temas comunes, gestionando y supervisando de forma activa el plan
de desarrollo de la capacidad, y al alinear las actividades de ejecución.
2.
Reforzar la gestión, la responsabilidad y la supervisión a nivel provincial: reforzar localmente las
competencias de gestión de riesgos y resultados, los niveles de rendición de cuentas y la supervisión
activa.
3.
Aumentar la satisfacción del personal y el desempeño a nivel provincial y de distrito: mejorar el
desempeño basado en resultados a nivel provincial y de distrito, y aumentar la satisfacción del personal
en el trabajo mediante medición del desempeño, funciones y responsabilidades bien definidas, incentivos
no económicos y encuestas.
4.
Coordinación y colaboración entre organizaciones sobre monitoreo y evaluación (M&E): coordinación y
colaboración entre subreceptores y otros asociados pertinentes con vistas a aplicar la gestión y la
supervisión activas de las iniciativas de MyE.
5.
Sistema de recogida y comunicación de datos exhaustivo, preciso y oportuno a nivel provincial y de
distrito: proveer sistema de recogida y comunicación de datos sobre M&E que sea exhaustivo, preciso y
oportuno, que incluya mediciones del desempeño, análisis mejorados, bases de datos integradas y
plataformas de conocimientos.
Plan de desarrollo de la capacidad
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Definir indicadores apropiados: son clave para conseguir que las intervenciones de fomento de la
capacidad tengan éxito. El número de indicadores debe ser el menor posible, los indicadores han
de ser fácilmente medibles, SMART y deben tener en cuenta procesos e indicadores de
productos/resultados, así como los relativos a aspectos de desempeño y conducta.
Determinar objetivos a corto plazo: para crear confianza y experiencia y demostrar resultados y
valor es importante programar y planificar objetivos a corto plazo en el plan de fomento de la
capacidad.
Coordinarse con las estrategias y planes existentes: los planes de fomento de la capacidad no
deben ser aislados sino que han de elaborarse teniendo en cuenta e integrándose con las
estrategias y planes nacionales existentes.
Avanzar hacia la ejecución: un plan sólo es útil si se ejecuta; y una consideración importante de la
planificación del fomento de la capacidad es asegurar la implicación y la responsabilidad
continuas.
Tener en cuenta a los defensores y detractores del cambio: habrá partidarios y detractores del
cambio; el objetivo debe ser implicar a ambas partes en un esfuerzo común para planificar y llevar
a cabo el cambio.
Considerar la transición: en el contexto de un programa financiado por el Fondo Mundial, al
definir el plan, identificar posibles hitos para trasladar el papel de Receptor Principal desde el
PNUD a la entidad nacional nombrada por el MCP.
Definir calendarios y plazos realistas: se debe tener en cuenta el tiempo necesario para revisar y
aprobar el plan de fomento de la capacidad. Además, la programación del financiamiento para el
plan puede llevar tiempo y, en el caso del financiamiento del Fondo Mundial, deberá sincronizarse
con el calendario de financiamiento de las subvenciones.
Ejecución
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Preparativos para la ejecución: confirmar los arreglos de ejecución, incluidos el
plan y el calendario, las comunicaciones y el intercambio de conocimientos, los
resultados y los indicadores, las funciones de gestión y las responsabilidades.
Asegurar la disponibilidad de recursos: clarificar los niveles de recursos
financieros y humanos y la programación necesarios para el plan.
Confirmar la supervisión del desarrollo de la capacidad: se determinan los
responsables que han de estar disponibles para supervisar la ejecución y dar
seguimiento a los indicadores y los progresos. Desde la perspectiva del Fondo
Mundial, esto incluye al MCP y los grupos de trabajo de las partes interesadas. El
ALF puede ayudar a supervisar los resultados previstos financieros y de programa
en nombre de la Secretaría del Fondo Mundial.
Ejecutar el plan de desarrollo de la capacidad: gestionar las aportaciones y los
recursos para llevar a cabo intervenciones de programa.
Realizar seguimiento regular: efectuar seguimiento regular de las actividades y
comunicar sus resultados a la dirección y los grupos de supervisión.
Adaptar el plan y alterar su curso: ajustar el programa de trabajo como sea
necesario durante la ejecución para obtener mejores resultados.
Evaluar indicadores y oportunidades de transición: en el caso de programas del
Fondo Mundial, durante el seguimiento de la ejecución y las revisiones de la
gestión, medir los indicadores de transición y tener en cuenta hitos de transición
apropiados.
Posible alcance del proceso de transición
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Confirmar el calendario de planificación de la transición: la planificación de la transición debe
llevarse a cabo lo antes posible y ha de estar estrechamente vinculada a la planificación del fomento
de la capacidad.
Organizar el proceso de planificación de la transición: confirmar el método para la planificación,
incluidas las responsabilidades clave, la programación, etc.
Gestionar la transición: la transición es responsabilidad del futuro o futuros receptores principales y
del PNUD; cada organización necesitará disposiciones de gestión efectivas para controlar y
coordinar conjuntamente las actividades de transición.
Determinar los indicadores de hitos, la programación de la transición y los riesgos: tomando
como base documentos y procesos, incluidos el plan de fomento de la capacidad y la programación
de las subvenciones del Fondo Mundial, determinar los indicadores de hitos para la transición, la
programación y la gestión de riesgos.
Elaborar un presupuesto estimativo: detallar los requisitos de presupuesto para realizar la
transición de funciones.
Redactar el informe del plan de transición: documentar los elementos de la transición, las
disposiciones y responsabilidades de gestión y el presupuesto.
Realizar revisiones integradas: revisar el plan de transición y los presupuestos con la alta dirección,
los jefes funcionales y las partes interesadas para finalizarlos, aprobarlos y obtener apoyo.
Avanzar hacia la ejecución: confirmar el enfoque, las responsabilidades y el financiamiento
requeridos para iniciar y ejecutar el plan de transición.
Desarrollo de la capacidad y transición –
lecciones aprendidas
• Los planes de desarrollo de la capacidad y de transición deben ser parte
integral de la subvención desde el principio (con asignación del
presupuesto adecuado).
• Liderazgo e implicación del Ministerio de Salud, con apoyo de MCP
sólidos.
• Participación de múltiples asociados, el PNUD no lo puede hacer todo
solo.
• Proceso de transición elaborado por el PNUD y el Ministerio de Salud
antes del traspaso de poderes.
• Reforzar los sistemas, no sólo la formación, y adoptar un enfoque más
amplio que no se limite a la capacidad para ejecutar subvenciones del
Fondo Mundial.
• Es importante centrarse en los sistemas para la gestión financiera y la
mitigación de riesgos.
• Pronta “selección” de receptores principales nacionales.
• En algunos países la transición es un objetivo a más largo plazo.
Manual de desarrollo de la capacidad:
apoyo a las entidades nacionales en la ejecución
de respuestas nacionales al VIH y el sida, la
tuberculosis y la malaria
http://www.undp-globalfund-capacitydevelopment.org/
Elementos del Manual de
desarrollo de la Capacidad
• Un enfoque más sistemático al desarrollo de la capacidad y la
transición.
• Capacidades funcionales y operativas: gestión de programa; gestión
de subreceptores; gestión financiera; gestión de la cadena de
adquisiciones y suministros; seguimiento y evaluación.
• Dirigido a entidades gubernamentales y ONG.
• Experiencias basadas en países, especialmente Zambia, Zimbabwe y
Haití.
• Refuerza los sistemas y los procedimientos, no sólo la formación.
• Indicadores para hacer seguimiento de los progresos y los
resultados.
• Al estar basado en internet, resulta accesible y adaptable al
contexto de cada país.

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