EBYS Çalışma Grubu SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu BELGE

Report
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi
Standart Dosya Planı Çalışma
Toplantısı
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
Tanımlar
• Belge: 1- Bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf,
resim, film vb., vesika, doküman. (TDK)
2- Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri
sonucu kendiliğinden teşekkül eden arşivlik
malzeme.
• Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan,
gönderilen ve saklanan,kurum ve kuruluşların
görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden
teşekkül eden her türlü belge.
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
• EBYS: Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt
altına alınacak, başka birimlere ya da
kurumlara iletilecek, saklanacak ya da
gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve
belgelerin tabi olacakları usül ve esaslar ile
birlikte EBY Sistemlerinin birbirleriyle uyumlu
ve etkin bir biçimde yönetilmesine ilişkin
standartların belirlenmesini amaçlayan sistem.
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
• Standart Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş
ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin,
sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak
üzere önceden hazırlanmış (standartlaştırılmış)
konu ve konu numaraları envanteridir.
• Bu dosya planı, EBYS projesinin bir parçası
olarak hazırlanmış, sağlıklı işleyebilir,tam
kapsamlı bir uygulama olabilmesi için tüm
kurumlarla işbirliği içinde ilerlenmesine ihtiyaç
duyulmuştur.
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
• 2013 yılı sonunda tüm kurum/kuruluşlardan
“Dosya Planları” talep edilmiş ve bu planların
birleştirilmesiyle ulusal standart dosya
planının oluşturulması amaçlanmıştı. Ancak,
gelen sonuçlar maalesef hedefe ulaşmamıza
çok uzak bir noktadaydı. Teşkilat yasalarını
incelememiz de başarısız olmuştur.
• İkinci olarak Kurumların faaliyetleri ve bu
faaliyetler altında yer alan işlem kalemleri
talebi ile hedefe ulaşılması amaçlanmıştır.
Ancak, bu çabamız da başarılı olamamıştır.
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
• Son olarak toplanan veriler ve Türkiye
Cumhuriyeti SDPde dikkate alınarak bir
çalışma hazırlanmıştır. Ancak, bu çalışma
takdir edersiniz ki kurumların görüşü
alınmadan devreye alınamazdı. Bu nedenle,
a) kullanılmayan konuları çıkarma,
b) eksik konuları eklemeyi, ve
c) terminolojiyi kontrol etmeyi
amaçlamaktayız.
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
BELGE SAYI SİSTEMİ: Belgelere kimlik verebilmek
için üç ana bölüme sahip Sayı Sistemi
oluşturulmuştur.
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
a) “AAA” Kurum Kuruluş Kodu:
Bakanlıklar ve bağlı veya bağımsız kurum ve
kuruluşların herbirine Milli Arşiv ve Araştırma
Dairesi’nce üç harften oluşan “kurum” kodu
verilmiştir.
SAĞLIK BAKANLIĞI
SAB
Yataklı Tedavi Kurumları Dairesi
YTK
Temel Sağlık Hizmetleri Dairesi
TSH
İlaç ve Eczacılık Dairesi
İED
Devlet Laboratuvarı Dairesi
DLD
EBYS Çalışma Grubu
b) “B” BÖLGE KODU
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
c) “CC” ALT BİRİM KODU
TLD.1.00
Lefkoşa Şubesi
LEFKOŞA
TLD.2.00
Gazi Mağusa Şubesi
GAZİ MAĞUSA
TLD.3.00
Girne Şubesi
GİRNE
TLD.4.00
Güzelyurt Şubesi
GÜZELYURT
TLD.5.00
İskele Şubesi
İSKELE
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
Cengiz Topel Endüstri Meslek Lisesi
Güzelyurt Ticaret Lisesi
Güzelyurt End. Pratik Sanat Okulu
Güzelyurt Pratik Sanat Okulu
MTÖ.5.01
MTÖ.5.02
Karpaz Meslek Lisesi
İskele Ticaret Lisesi
SA
MTÖ.4.01
MTÖ.4.02
MTÖ.4.03
MTÖ.4.04
GİRNE
RT
Gazi Mağusa Meslek Lisesi.
Girne Pratik Sanat Okulu
KO
MTÖ.2.03
MTÖ.3.01
AĞ
U
Gazi Mağusa Ticaret Lisesi
ZE
LY
U
MTÖ.2.02
LE
F
Dr. Fazıl K. Endüstri Meslek Lisesi
İM
MTÖ.2.01
GA
Z
Sedat Simavi Endüstri Meslek Lisesi
Haydarpaşa Ticaret Lisesi
Atatürk Meslek Lisesi
Haspolat End. Pratik Sanat Okulu
GÜ
MTÖ.1.01
MTÖ.1.02
MTÖ.1.03
MTÖ.1.04
ŞA
d) “CC” ALT BİRİM KODU 2
İSKELE
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
d) DD Konu Kodu
• Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana
konuyla ilgili alt/tali konular birbirleri ile olan
ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve
numaralandırılmıştır.
• Planda ana konular için 000 sayısal, alt konular için
00 sayısal karakter kullanılmıştır.
• Bu kodlar, yön vermeye yardımcı bir taslak olarak
kurum ve birimlerinize dağıtılmıştır. Size uygun
olan konu başlıklarını bu liste içerisinden seçmeniz
gerekecektir. Yetersiz ve/veya listede yer almayan
başlıklar için değerlendirmeler yapılacaktır.
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
805
805
805
805
805
805
805
805
805
805
805
805
805
Alt
Konu
Ana
Konu
Örneğin;
01
01
01
02
02
02
02
02
02
02
02
99
Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri
Belge Yönetimi
Saklama Süreli Dosya Planı
Kodlama İşlemleri
Arşiv Yönetimi
Devir-Teslim İşlemleri
Ayıklama ve İmha İşlemleri
Ayıklama ve İmha
Uygunluk Görüşü
Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri
İnceleme ve Denetleme
Arşivlerden Yararlanma
Diğer
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
Dosya planında yer alan konu numaraları,
hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan
hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.
Örnek;
Sayı : BBK.0.00- 240/04 –14/045
Birim Kodu
Dosya No
Kayıt No
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
e) “FF/GGG” YIL VE SAYI
Dosya planında yer alan yıl ve sayı numaraları,
hazırlanan yazının sayı bölümüne, konu
kodundan hemen sonra (-) işareti konularak
• Yılın son iki rakamı
• Giden Evrak Defterindeki Sıra Numarası
Şeklinde yazılacaktır
Ör: 14/045 (2014 Yılındaki kırkbeşinci belge)
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
Tüm Örnek:
Sayı : BBK.0.00- 520/01 – 14/045
Başbakanlık Merkez Arşiv - Personel/Alım Talebi 2014 yılı 45 nolu belge
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel
kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilir.
Sayı : BBK.0.00- 523/02[115215] – 14/045
Başbakanlık Merkez Arşiv - Personel/Atama işleri
[KKNo]- 2014 yılı 45 nolu belge
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
• Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular
“Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla
açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden
yazılar konulabilecektir.
• Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile
ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki
konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana
konunun bir alt konusu durumundaki yazıların
dosyalanması için kullanılacaktır.
EBYS Çalışma Grubu
SDP Projesi Bilgilendirme Sunumu
Sabrınız ve işbirliğiniz için teşekkür ederiz.
Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi kurumsal iletişim:
Email: [email protected]
Tel : 81 52156
Dosya planı örnek başlıklar için :
sdp.basbakanlik.gov.tr adresini takip
edebilirsiniz.

similar documents