Caso Práctico

Report
Capacitación para usuarios
finales en el uso de la
herramienta SAP Business
Xcelsius/Dashboards
Octubre 2013
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Agenda
 Definición de Xcelsius
/Dashboards .
 ¿A quién va dirigido?.
 Aplicación de la herramienta
en el INCOP.
 Elaboración de tablero de
control / Filtros.
 Caso práctico.
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Definición
Xcelsius/Dashboards es una aplicación intuitiva que utiliza la interfaz de
Windows para crear modelos interactivos usando datos y fórmulas de Excel, así
como otras fuentes de datos. Esta herramienta exporta el tablero a formato flash
por lo que puede ser consumida (Utilizada) desde la web, desde PDF o integrada
al paquete de Microsoft Office.
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¿Para qué nos sirve?
1) Orientada a crear tableros de Mandos: por lo que NO es su objetivo crear
listados tipo sábana, ni con alto nivel de detalle. El objetivo es mostrar
indicadores Gerenciales.
2) Pequeño set de datos: hasta 500 registros es lo máximo recomendado porque
con mas registros se pierde performance.
3) Trabaja con un excel desde donde lee los datos y en donde los escribe.
4) Gran variedad de opciones visuales: gráficos de barras, Pie’s, lineales, etc. Por
lo que es muy versátil la herramienta
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¿Para qué nos sirve?
Los modelos de Xcelsius / Dashboards se ajustan al formato de archivo SWF. SWF
es un formato de gráficos vectoriales diseñado para ejecutarlo en Adobe Flash
Player.
Puesto que los archivos SWF se basan en vectores, sus gráficos son escalables y
se reproducen perfectamente en pantallas de cualquier tamaño y en diversas
plataformas. Además, los archivos vectoriales generalmente son más pequeños
que otras animaciones.
Los archivos se guardan en un formato comprimido con una extensión XLF. El
formato de archivo XLF contiene la información del modelo de Xcelsius /
Dashboards y del archivo de hoja de cálculo incrustada asociado.
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¿Para qué nos sirve?
Para ver los modelos de muestra
1. Haga clic en Archivo > Muestras.
Aparece el cuadro de diálogo "Muestras".
2. En la lista Categoría, haga clic en User Guide Samples (Muestras del
manual del usuario).
Se abre una lista con las muestras disponibles en la lista Elementos.
3. En la lista Elementos, haga clic en una muestra.
En el panel "Vista previa" se muestra una ilustración del modelo.
4. Haga clic en Aceptar.
Se abrirá el archivo de muestra.
5. Para ver el modelo como lo vería un usuario, haga clic en Vista previa
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¿Para qué nos sirve?
Para ver los modelos de muestra
Una vez ejecutados los numerales se muestra:
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¿Para qué nos sirve?
Para ver los modelos de muestra
Una vez ejecutados los numerales se muestra:
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¿Para qué nos sirve?
Para ver los modelos de muestra
Una vez ejecutados los numerales se muestra:
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¿Para qué nos sirve?
Para realizar indicadores, alertas, métricas del negocio, para esto tenemos
componentes como por ejemplo:
Gráfico de áreas
Gráfico estándar que utiliza un eje vertical y otro horizontal. Cada punto del
eje horizontal representa un punto de datos. Los valores reales de cada
punto de datos se trazan en función del eje vertical. En cada serie, las áreas
coloreadas se crean conectando los puntos trazados con el eje horizontal.
Utilice este gráfico en modelos que resalten una línea de tendencia, como
precios de acciones o un historial de ingresos.
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¿Para qué nos sirve?
Gráfico combinado
Una combinación de gráfico de columnas y de líneas, ideal para mostrar un rango
de valores y la línea de tendencia de dichos valores. Los gráficos combinados se
pueden utilizar en modelos creados para analizar valores de bolsa. Las líneas
pueden indicar el precio histórico de los valores a lo largo del año, mientras que
las columnas pueden indicar el volumen de intercambio de dichos valores.
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¿Para qué nos sirve?
Gráfico de burbujas
El gráfico de burbujas es una de las herramientas de análisis más útiles. Permite
comparar un grupo o una serie de elementos en función de tres parámetros
diferentes. Contiene un eje X y un eje Y para representar la posición del
elemento en el área del gráfico, y un valor Z para representar el tamaño del
elemento.
Este gráfico se puede usar, por ejemplo, para representar una composición de
mercado en la que el eje X represente el rendimiento de la inversión (ROI) por
tipo de sector, el eje Y represente el flujo de tesorería y el eje Z represente el
valor de mercado.
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¿Para qué nos sirve?
Gráfico de barras y gráfico de columnas
Gráfico de una o varias barras que muestra y compara uno o varios elementos a
lo largo de un período de tiempo o en un rango específico de valores. Los
gráficos de columnas se pueden utilizar, por ejemplo, en modelos que analicen la
plantilla trimestral por región.
Existe más gráficas que se pueden realizar con solo arrastrar y configurarlos.
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¿A quién va dirigido?
A usuarios del INCOP y público en general que necesiten analizar, consultar y
validar información. Como su tecnología base es Microsoft Excel, la única
habilidad que se requiere del usuario para crear efectos visuales impactantes es
un conocimiento básico de Excel. No se requiere formación adicional.
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¿Cómo aplica el INCOP está
herramienta?
Mejorando la toma de decisiones y la autonomía de los usuarios del INCOP con
un mejor acceso a los datos.
Mediante un marco repetible para los tableros y análisis específicos.
Transmitiendo la información en la institución y al público mediante el uso
compartido de tableros interactivos.
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Funcionalidad
Para poder visualizar el Dashboard podemos dar click en el siguiente link.
http://biserverrh5701.compraspublicas.gob.ec:8080/incop/bi.jsp?tipo=WEB
 Al dar click el enlace nos guiará a la siguiente pantalla:
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Funcionalidad
El usuario y el password a ingresar es el siguiente:
Usuario: incop8
Clave: Inc0p2k13
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Funcionalidad
Para poder visualizar el dashboard hay que dar click en Documentos, Carpetas,
Carpetas Públicas, Incop, Tablero Incop, doble click sobre él.
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Funcionalidad
Se puede visualizar desde este acceso y encontrar el tablero mediante los pasos
anteriormente citados.
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Funcionalidad Tablero Incop
Se puede seleccionar el Año y el Tipo de Proceso estos datos lo tenemos
almacenados en un Query Prompt Selector.
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Funcionalidad
Al seleccionar el Año o el Tipo de Proceso nuestra un cambio en las diferentes
graficas y a su vez en los datos.
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Funcionalidad
Se puede observar si pasamos el mouse por encima del pie que nos muestra la
información de un mes con su respectivo porcentaje, que hace referencia a la
variable No. De Procesos.
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Funcionalidad
Podemos observar el Valor adjudicado vs Presupuesto en una gráfica de áreas
apiladas.
A su vez podemos observar el N. Procesos vs Valor Adjudicado en un gráfico de
columnas.
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Caso Práctico
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Caso Práctico
1.- Damos click en inicio, todos los programas, SAP Business Intelligence y en el
ícono Cuadros de mandos
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Caso Práctico
2.- Damos click en Archivo, Nuevo,
xcelsius desde el inicio.
de esta manera crearemos un archivo
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Caso Práctico
2.- Seleccionamos un Tab Set, Pie chart, Column Chart, Area Chart,
Scorecard, Query Prompt Selector de la parte izquierda de la barra de
componentes y la arrastramos al canvas.
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Caso Práctico
3.- A continuación visualizaremos cada objeto arrastrado al canvas.
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Caso Práctico
3.1.- A continuación visualizaremos cada objeto arrastrado al canvas.
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Caso Práctico
3.2.- A continuación visualizaremos cada objeto arrastrado al canvas.
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Caso Práctico
3.3.- A continuación visualizaremos cada objeto arrastrado al canvas.
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Caso Práctico
3.4.- A continuación visualizaremos cada objeto arrastrado al canvas.
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Caso Práctico
3.5.- A continuación visualizaremos cada objeto arrastrado al canvas.
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Caso Práctico
4.-Para obtener la información es necesario conectarse a una Consulta (Query), el
proceso para poder ingresar es:
En el explorador de consultas, click en agregar consultas.
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Caso Práctico
5. Para obtener la información es necesario conectarse a una Query, este a su vez
se conectará al Universo unv_resumenproceso, del cual se arrastrarán los objetos
que se necesiten visualizar en el dashboard,
El Año adjudicación.
Mes adjudicación,
Descripción del mes,
Presupuesto,
Valor Adjudicado,
Ahorro,
Número Procesos Distintos,
Tipo Proceso Filtro.
En la carpeta Fecha Adjudicación se encuentran el Año Adjudicación, Mes
Adjudicación, Descripción del Mes y los demás elementos se encuentra en la
carpeta Resumen Procesos.
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Caso Práctico
Al presionar el botón siguiente se presenta la Petición de Respuesta, lo cual
nos pide ingresar información de año y el Tipo Proceso Filtro, en el panel que
nos dice especificar valores para peticiones escogemos la información que se
desea mostrar.
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Caso Práctico
4.- Para poder obtener estos datos se requiere efectuar filtros, estos filtros se
realizan dependiendo la información que se necesite para este caso son:
 Año adjudicación en este filtro seleccionamos un promt donde seleccionamos el
año
 Identificador de persona, seleccionamos excepto y en la lista de valores
escogemos 10610
 Estado de la compra seleccionamos el no en lista y en los valores que sea igual a
Desierto parcial
 Código interno proceso escogemos No es nulo
 Tipo proceso filtro escogemos Igual a y seleccionamos tipo opcional.
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Caso Práctico
Al presionar el botón ejecutar se muestra el proceso de selección de la
información que filtramos
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Caso Práctico
Se visualiza la información requerida
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Caso Práctico
Al pulsar siguiente se muestra las opciones de uso, en la pantalla siguiente:
 Se activará actualizar antes de cargar los componentes
 Se tiene opciones como actualizar todo y definir el rango de tiempo que
se desea
 Se puede seleccionar una celda para recibir la información que será el
desencadenador
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Caso Práctico
Al pulsar siguiente se muestra las opciones de uso, en la pantalla siguiente:
 Se puede agregar mensajes mientras se espera el resultado
 Se puede habilitar y deshabilitar el cursor, entre otras funciones.
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Caso Práctico
5.- Al obtener la información se almacena en una hoja de excel a la cual
membretamos con el nombre TIPO DE PRESUPUESTO.
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Caso Práctico
6.- Ahora se le dará formatos, valores y funcionalidad a cada elemento
seleccionado. Para acceder a las propiedad de cada uno de los elementos
seleccionados basta seleccionarlo y aparece el panel de configuraciones
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Caso Práctico
6.1.- Ahora se le dará formatos, valores y funcionalidad a cada elemento
seleccionado. Para acceder a las propiedad de cada uno de los elementos
seleccionados basta seleccionarlo y aparece el panel de configuraciones
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Caso Práctico
6.2.- Ahora se le dará formatos, valores y funcionalidad a cada elemento
seleccionado. Para acceder a las propiedad de cada uno de los elementos
seleccionados basta seleccionarlo y aparece el panel de configuraciones
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Caso Práctico
6.3.- Ahora se le dará formatos, valores y funcionalidad a cada elemento
seleccionado. Para acceder a las propiedad de cada uno de los elementos
seleccionados basta seleccionarlo y aparece el panel de configuraciones
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Caso Práctico
6.4.- Ahora se le dará formatos, valores y funcionalidad a cada elemento
seleccionado. Para acceder a las propiedad de cada uno de los elementos
seleccionados basta seleccionarlo y aparece el panel de configuraciones
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Caso Práctico
7.- Al tener que realizar una funcionalidad es necesario mapear esta
información en cada columna de la hoja de excel, al dar click en cada
elemento de la columna de la izquierda se muestra insertar en hoja de
cálculo dónde se concatena a cada columna
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8.- De la misma manera se realizará con los filtros más importantes en este caso el
Query que almacenan los años y el tipo de proceso se conecta a una columna del
excel.
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9.- Para conectar el scorecard con los datos de igual manera se tiene que linkear a
las columnas del excel que se desea visualizar.
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10.- En la opción de apariencia del Scorecard encontramos las columnas que
deseamos ver con un visto al igual vemos de cada columna el formato si se lo
quisiera dar en este caso aplicamos formato para Presupuesto Referencial,
Valor Adjudicado y Ahorro.
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11.- En la misma opción Apariencia en la opción de Color podemos personalizar el
scorecard en este caso cambiaremos el color de las celdas de los encabezados a
rojo.
12.- Ahora daremos funcionalidad y formato al Pie Chart, colocaremos
etiquetas y subtítulos al Pie.
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13.- Ahora daremos valores al Pie
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Caso Práctico
14.- Se procede en el botón Apariencia a seleccionar que se desea visualizar y
a escoger los colores.
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Caso Práctico
15.- Ahora daremos funcionalidad y formato a los stacked Area Chart,
asignamos el título al gráfico.
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16.- Se asigna el nombre a la serie, los valores en el eje de las Y, y los valores de X.
17.- Se asigna otra serie, los valores en el eje de las Y y las X.
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18.- De la misma manera daremos formato y asignaremos valores de igual manera
en el gráfico de column chart, en el gráfico se creará las serie la primera serie en
ser creada es la de Valor Adjudicado, se asigna valores de XY.
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19.- La segunda serie que se crea es la de N. Procesos.
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20.- A si mismo se realiza una selección de forma y colores en la opción de
Apariciencia como lo realizamos con el Scorecard, lo realizamos con los otros
elementos.
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21.- Debemos agregar una imagen a dashboard la cual se selecciona y luego del
panel de componente se arrastrará al Imagen componente al canvas, en las
opciones del elemento se incrustará la imagen
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22.- Como final tenemos la funcionalidad con sus respectivos formatos.
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