Planes de Mejoras - Día 1

Report
Programa de Mejoramiento Progresivo de
la Gestión Municipal
Formación para Funcionarios y Funcionarias Municipales
Diseño e Implementación de Planes de Mejora
Plan de Mejoras
Introducción
Introducción
“Estamos en el camino de la mejora…pero aún no hemos mejorado.
Tenemos un diagnóstico, conocemos nuestras fortalezas y las
oportunidades de mejora…pero aún no hemos mejorado.
Con esta información vamos a diseñar un buen plan de mejora…pero
aún no hemos mejorado.
Sólo si ejecutamos el plan rigurosamente y medimos el avance,
podremos decir: ¡hemos mejorado!.”
¿Qué es un Plan de Mejoras?
•“Son todas aquellas acciones emprendidas por
una entidad con el fin de mejorar la eficacia,
eficiencia y flexibilidad de sus procesos.”
•Un Plan de Mejoras busca abordar las
oportunidades de mejoramiento detectadas en
la etapa de autoevaluación.
Preocupación
Ocupación
¿Qué es un Plan de Mejoras?
“El Plan de Mejora, es un instrumento de visión
global del municipio, que articula los distintos
esfuerzos de la organización por mejorar su gestión,
da sentido estratégico a las acciones emprendidas y
se hace cargo del resultado de las brechas emanadas
del proceso de Autoevaluación ”
Algunas preguntas que responderemos:
–
–
–
–
–
–
–
–
¿Por dónde empezar?
¿Se abarca de todo un poco?
¿Nos concentramos en algunos criterios?
¿Cuáles son los criterios más importantes?
¿A cuanto tiempo el Plan?
¿A quiénes se involucra?
¿Qué se hace con los puntajes más bajos?
¿Y con los más altos?
 Depende de cada organización. A continuación se revisarán
los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de
diseñar e implementar un Plan de Mejoras.
Plan de Mejoras
“Si algo se hace siempre de la misma forma, se van a
obtener siempre los mismos resultados”
“Si se quiere mejorar los resultados, hay que
cambiar la forma en que hacemos las cosas”
(de lo contrario estamos locos, dijo Einstein)
Diseño de un Plan de Mejoras
Características de un Plan de Mejoras
Es un instrumento que orienta el mejoramiento
continuo, identificando la magnitud y el sentido de
los cambios.
Es un instrumento articulador de todas las acciones
prioritarias que el municipio debe emprender, para
mejorar aquellas prácticas que tendrán mayor
impacto en los procesos y resultados de su gestión.
Es un instrumento dinámico, que permite revisar las
estrategias que se implementan en la organización,
evaluando su efectividad y, por lo tanto, verificando si
se han alcanzado los objetivos para los cuales fueron
diseñados.
Al igual que en el caso de la aplicación de la Guía de
Autoevaluación, el Plan de Mejoras también es un
instrumento de aprendizaje institucional.
Permite alinear los focos estratégicos que tiene el
municipio, los resultados de la autoevaluación y las
acciones de mejoramiento a ejecutar.
En su diseño general se deben explicitar objetivos,
procedimientos y acciones previstas, se deben
identificar los responsables de su ejecución, los
recursos y apoyos necesarios, definiendo plazos para
su cumplimiento e indicadores para el seguimiento
permanente.
Características de un Plan de Mejoras
Tanto en su diseño como en la
ejecución y seguimiento, se
deben
considerar
a
los
diferentes actores del municipio,
es decir, con una orientación
participativa y asociado a un
liderazgo efectivo por parte del
alcalde o alcaldesa, Directivos y
funcionarios.
Componentes de un Plan de Mejoras
• Foco Estratégico
• Acciones de Mejora Inmediata (AMI)
• Áreas de Mejora
• Herramientas de Gestión
• Líneas de Acción
• Sistema de Seguimiento y Apoyo
Definiciones
Foco Estratégico: es un conjunto de argumentos que permiten
visualizar y comprender el sentido de las acciones propuestas en el
Plan de Mejoras, considerando objetivos estratégicos de la
institución, objetivos de desarrollo comunal contenidos en el
PLADECO.
La presentación del Foco es una explicación sintética en la que se
argumenta el Qué y Por Qué el municipio se abocará a lo que ha
definido como mejora.
Definiciones
Acciones de Mejora Inmediata (AMI) : son aquellas acciones
que no requieren un proceso de análisis exhaustivo ni una
programación detallada. Son acciones que se desprenden por la
sola aplicación del Instrumento de Autoevaluación, que no
necesitan recursos adicionales y que pueden llevarse a cabo en el
plazo inmediato. Sólo requieren la determinación de realizarse
(decisión). Ejemplo de ello son: la formalización de un
procedimiento, diseño y aplicación de un formulario, conformación
de un equipo de tarea, etc.
Definiciones
Áreas de Mejora: son aquellos Subcriterios del Modelo que, tras
un análisis de los diversos instrumentos estratégicos del municipio,
del resultado de la Autoevaluación y del Informe de
Retroalimentación son determinados como críticos o prioritarios.
La identificación de las Áreas de Mejora será realizada por el
Comité de Mejora, en una reunión de análisis y revisión de la
información indicada.
Definiciones
Herramientas de Gestión: son aquellas metodologías o
instrumentos de gestión que permiten instalar prácticas que
contribuyen al mejoramiento de la calidad de la gestión. Buena
parte de estas herramientas están descritas en la literatura
especializada en gestión.
Existen un conjunto específico de metodologías de acción que
desde SUBDERE son promovidas, adaptadas y estandarizadas
especialmente para los municipios del Programa. Éstas son puestas
a disposición de los municipios y son parte de los componentes
fundamentales de los primeros ciclos de mejoramiento continuo.
Definiciones
Líneas de Acción: constituyen una desagregación de las
Herramientas de Gestión, formando un conjunto de actividades o
acciones que requieren coordinación de recursos humanos, físicos
y financieros.
Las Líneas de Acción son la programación de iniciativas que el
municipio deberá ejecutar en un plazo determinado para cubrir la
brecha a abordar en algunas de sus prácticas de gestión, desde su
situación actual hasta la deseada.
Definiciones
Sistema de Seguimiento y Apoyo: es el conjunto de
dispositivos (fichas de registro, fichas de seguimiento e instancias
de análisis) que aplica el municipio para asegurar la correcta y
oportuna implementación de las Líneas de Acción definidas. Para
ello, el Plan de Mejoras cuenta con los instrumentos necesarios
para hacer el seguimiento de su ejecución y tomar las medidas
correctivas que garanticen su éxito.
¿Un café?
¿Cómo Partimos?
–
–
–
–
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–
–
–
¿Por dónde empezar?
¿Se abarca de todo un poco?
¿Nos concentramos en algunos criterios?
¿Cuáles son los criterios más importantes?
¿A cuanto tiempo el Plan?
¿A quiénes se involucra?
¿Qué se hace con los puntajes más bajos?
¿Y con los más altos?
 Depende de cada organización. A continuación se revisarán
los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de
diseñar e implementar un Plan de Mejoras.
¿Cómo Partimos?
Análisis de Contexto y Resultados
Lineamientos estratégicos
de la comuna (PLADECO)
Requerimientos
estratégicos
políticos del
territorio
Informe de
Retroalimentación
Análisis de Contexto y Resultados
Máximo
Puntaje obtenido
% logro
1. ESTRATEGIA
24
10
42%
2. LIDERAZGO
18
10
56%
3. COMPETENCIAS DE LAS PERSONAS
15
4
27%
4. CAPACITACIÓN
21
1
5%
5. BIENESTAR Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
24
2
8%
6. INGRESOS MUNICIPALES
18
8
44%
7. PRESUPUESTO MUNICIPAL
30
12
40%
6
2
33%
9. SATISFACCIÓN DE USUARIOS Y USUARIAS
30
7
23%
10. COMUNICACIÓN CON USUARIOS Y USUARIAS
15
4
27%
11. PROCESOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS MUNICIPALES
15
2
13%
12. PROCESOS DE APOYO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS MUNICIPALES
18
8
44%
234
70
30%
8. RECURSOS MATERIALES
TOTAL
Análisis de Contexto y Resultados
Porcentaje de logro por subcriterio
1. ESTRATEGIA
12. PROCESOS DE APOYO PARA LA PRESTACIÓN DE
SERVICIOS MUNICIPALES
100%
90%
2. LIDERAZGO
80%
70%
11. PROCESOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
MUNICIPALES
60%
50%
3. COMPETENCIAS DE LAS PERSONAS
40%
30%
20%
10%
10. COMUNICACIÓN CON USUARIOS Y USUARIAS
0%
9. SATISFACCIÓN DE USUARIOS Y USUARIAS
4. CAPACITACIÓN
5. BIENESTAR Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
8. RECURSOS MATERIALES
6. INGRESOS MUNICIPALES
7. PRESUPUESTO MUNICIPAL
Análisis de Contexto y Resultados
Independiente de la presentación a todo el municipio de los
resultados de la Autoevaluación. El Comité de Mejora, debe
analizar el Informe de Retroalimentación a la luz de los
lineamientos estratégicos del municipio, del contexto territorial y
de los requerimientos políticos del entorno comunal. Fruto de
este análisis debiese resolverse, al menos, las Áreas de
Mejora
Ejercicio
•Formar grupos por municipios
•Hacer un “simulacro” de lectura técnica de
los resultados del gráfico y tabla
•Entregar
antecedentes
de
contexto
relevantes para el municipio en cuestión
•Seleccionar 8 subcriterios argumentando
la decisión (Áreas de Mejora)
•Presentar
¡¡¡ A almorzar !!!
¿Qué Hacer con Las Áreas Seleccionadas?
¿Qué Hacer con Las Áreas Seleccionadas?
• Cada Área de Mejora tiene asociada, al
menos, una Herramienta de Gestión
• El Informe de Retroalimentación, entrega
antecedentes respecto del estado de esas
Herramientas en el municipio
• Con lo anterior, el municipio cuenta con un
listado de Herramientas a implementar
Áreas de Mejora
1. ESTRATEGIA
Herramientas de Gestión
•Planificación estratégica
•Mecanismos de Control Interno
2. LIDERAZGO
•Información Pública
•Sistema de Comunicaciones Interno
3. COMPETENCIAS DE LAS PERSONAS
•Política de RRHH
4. CAPACITACIÓN
•Gestión de Competencias y Capacitación
5. BIENESTAR Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
•Política de Bienestar
6. INGRESOS MUNICIPALES
•Gestión de Cobranzas
7. PRESUPUESTO MUNICIPAL
•Planificación del Presupuesto Municipal
8. RECURSOS MATERIALES
•Control y Mantención de Inventario
9. SATISFACCIÓN DE USUARIOS Y USUARIAS
10. COMUNICACIÓN CON USUARIOS Y USUARIAS
•Identificación y Segmentación de [email protected]
•Medición de Satisfacción
•OIRS Para el Mejoramiento de la Gestión
•Sistema de Comunicación con [email protected]
11. PROCESOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS MUNICIPALES
•Gestión de Procesos
12. PROCESOS DE APOYO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
MUNICIPALES
•Sistema de Compras Públicas
•Gestión de Proveedores
Herramientas de Gestión
Planificación estratégica
Mecanismos de Control Interno
Información Pública
Sistema de Comunicaciones Interno
Política de RRHH
Gestión de Competencias y Capacitación
Política de Bienestar
Gestión de Cobranzas
Planificación del Presupuesto Municipal
Control y Mantención de Inventario
Identificación y Segmentación de [email protected]
Medición de Satisfacción
OIRS Para el Mejoramiento de la Gestión
Sistema de Comunicación con [email protected]
Gestión de Procesos
Sistema de Compras Públicas
Gestión de Proveedores
Herramienta
sin Instalar
Instalación
Precaria
Instalada
¿Qué Hacer con Las Herramientas Asociadas?
Matriz de Priorización
Herramientas
P. Estratégica
Capacitación
Procesos
Satisfacción
[email protected]
Bienestar
Gestión de
Cobranzas
I
Total
Defina Criterios relevantes y/o estratégicos para el municipio
Herramientas
P. Estratégica
Capacitación
Procesos
Satisfacción
[email protected]
Bienestar
Gestión de
Cobranzas
Recursos
económicos
Contexto
Favorable
Consolidación
de una
Estrategia
Municipal
Impacto en el
Puntaje del
Modelo
Impacto Positivo
en el Clima
Interno
Total
Inicie la discusión para determinar importancia de las Herramientas
Herramientas
Recursos
económicos
Contexto
Favorable
Consolidación
de una
Estrategia
Municipal
Impacto en el
Puntaje del
Modelo
Impacto Positivo
en el Clima
Interno
Total
P. Estratégica
7
4
7
7
3
28
Capacitación
4
7
7
7
7
32
Procesos
5
4
4
7
4
24
Satisfacción
[email protected]
7
5
5
5
5
27
Bienestar
4
7
7
6
7
31
Gestión de
Cobranzas
4
3
4
6
4
21
Inicie la discusión para determinar importancia de las Herramientas
• Asegúrese que todo el Comité comprende de igual manera las
características e implicancias de la Herramienta
• Asigne notas de 1 a 7 en dónde siempre el 7 es la situación más
positiva respecto al criterio definido
• Haga una lectura por columna para procurar aplicar el mismo
criterio a todas las Herramientas
• Una vez calificadas todas las Herramientas en cada uno de los
criterios definidos, sume horizontalmente y consigne el puntaje final
• Finalmente, ordene las Herramientas de mayor a menor puntaje
Herramientas
Recursos
económicos
Contexto
Favorable
Consolidación
de una Estrategia
Municipal
Impacto en el
Puntaje del
Modelo
Impacto Positivo
en el Clima
Interno
Total
P. Estratégica
7
4
7
7
3
28
Capacitación
4
7
7
7
7
32
Procesos
5
4
4
7
4
24
Satisfacción
[email protected]
7
5
5
5
5
27
Bienestar
4
7
7
6
7
31
Gestión de
Cobranzas
4
3
4
6
4
21
Ejercicio
•Formar grupos por municipios
•Con las 8 Aáreas de Mejora seleccionadas
en
el
ejercicio
anterior,
asocie
las
Herramientas correspondientes.
•Defina al menos 5 criterios para incorporar
en la matriz de priorización
•Seleccionar 5 Herramientas argumentando
la decisión
•Presentar

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