文書處理軟體介紹

Report
試算表軟體
基礎科學教育中心
陳以德 助理教授: 濟世CS912
07-3121101 轉 2648-25
[email protected]
學習目標
 試算表 Calc v.s. Excel
 Cell
 儲存格格式
 四則、時間運算, 指數, max, min, 和, 平均, 標準差
 相對位址 vs. 絕對位址
 註解
 條件判斷,排序,篩選
 合併列印
Why Excel?
 日常生活中我們經常需要製作一些圖表,而
且這一些圖表中包含著簡單或複雜的數學計
算、 統計工作,例如:家計簿、成績單、業績
報表、獲利預估…等。
 這些工作都可以利用 Excel 完成。
 微軟官方解釋
 Microsoft Office Excel 可用來執行計算分析資訊,
並且管理多個工作表。
3
認識環境
檔案名稱
功能表
一般工具列
格式工具列
名稱方塊
資料編輯列
作用儲存格
工作表
狀態列
4
Create a new worksheet
Approach 1
5
Create a new worksheet
Approach 2
 Step 1 : 滑鼠移到工作表上方 > 滑鼠右鍵 >
插入
6
Create a new worksheet
Approach 2 (cont’d)
 Step 2 : 選"工作表" > 確定
7
Re-name a worksheet
 方法一 : 格式 > 工作表 > 重新命名
 方法二
8
Delete a worksheet
 滑鼠移到工作表上方 > 滑鼠右鍵 > 刪除
9
Change worksheet color
 Menu Bar > 格式 > 工作表 > 索引標籤色彩
10
更改預設的工作表數目
 Menu bar > 工具 > 選項 > 一般
11
隱藏工作表
 格式 > 工作表 > 隱藏
12
顯示工作表
 Step 1 : 格式 > 工作表 > 取消隱藏
13
顯示工作表 (cont’d)
 Step 2 : 選取工作表
14
同時選取多個工作表
 方法 1 (一次選取一個)
Step 1 : 左手按住 Ctrl 鍵
Step 2 : 右手移動滑鼠點選工作表
 方法 2 (一次選取多個)
Step 1 : 左手按住 Shift 鍵
Step 2 : 右手移動滑鼠點選工作表
15
隱藏欄 – Step 1
 選取要隱藏的欄 > Menu Bar > 格式 > 欄 > 隱藏
16
隱藏欄 – Step 2
 完成
17
顯示欄 – Step 1
 選取欄位
18
顯示欄 – Step 2
 Menu Bar > 格式 > 欄 > 取消隱藏
19
顯示欄 – Step 3
 完成
20
隱藏列 – Step 1
 選取要隱藏的列 > Menu Bar > 格式 > 列 > 隱藏
21
隱藏列 – Step 2
 完成
22
顯示列 – Step 1
 選取列 > Menu Bar > 格式 > 列 > 取消隱藏
23
顯示列 – Step 2
 完成
24
永遠顯示完整功能表
 Step 1 :
 Menu bar
 工具
 自訂
25
永遠顯示完整功能表 (cont’d)
 Step 2 : 選項 > 永遠顯示完整功能表
26
工作表之間的超連結 – Step 1
 建立 5 個工作表
 2004年度報表,春季報表,夏季報表,秋季報表,冬季報表
27
工作表之間的超連結 – Step 2
 滑鼠點選橘色箭頭
 按滑鼠右鍵
 選擇"超連結"
28
工作表之間的超連結 – Step 3
 選擇"超連結"的目的地
29
如何加入箭頭符號 - Step 1
 Menu Bar > 插入 > 圖片 > 快取圖樣
30
如何加入箭頭符號 - Step 2
 選取箭號符號
31
如何加入箭頭符號 - Step 3
 滑鼠選取適當的位置 > 由左上角往右下角拉

完成
32
如何加入箭頭符號 - Step 4
 調整美工

完成
33
Excel 2003 - Cell
34
Data Type
 常數
 數字、日期、時間、貨幣、百分比、分數、科學
符號
 公式
 Sum(B2:B10)
 Average(C3:C10)
35
如何輸入分數?
 重點在於必須有一個空格
目前所在位置
公式
常數
36
輸入分數(fraction) 2/5 會被視為2月5日?
 Solution 1
 0 2/5
 重點在於必須有一個 "0" 和"空格“
 Solution 2
 先將儲存格的格式設為分數
 選取儲存格 > 滑鼠右鍵 > 儲存格格式 > 數值 >
分數
37
輸入分數(fraction) 2/5 會被視為2月5日?
(cont’d)
38
數值:加法 (1)
39
數值:加法 (2)
 範圍
 Sum(A2:E2)=Sum(A2,B2,C2,D2,E2)
40
數值:加法 (3)
41
數值:加法 (4)
42
數值:乘法 (1)
43
數值:乘法 (2)
44
數值:除法 (1)
45
數值:除法 (2)
 問題:如何設定1位小數?
46
數值:除法 (2) (cont’d)
 方法一:
 滑鼠點選儲存格
 滑鼠右鍵
 儲存格格式
47
數值:除法 (2) (cont’d)
 方法二: 滑鼠點選儲存格 > Menu Bar > 格
式 > 儲存格
48
數值:除法 (2) (cont’d)
1.選數值
2.設定小數位數
49
數值:除法 (2) (cont’d)
50
數值:除法 (3)
51
數值:指數
 A^3=A*A*A
52
數值:百分比
53
數值:四捨五入
 ROUND(number,num_digits)
 Number 是個您想執行四捨五入的數字
 Num_digits 是對數字執行四捨五入計算時所指定的位數
54
數值:ROUNDDOWN
55
數值:ROUNDUP
56
數值:MIN
57
數值:MAX
58
數值:AVERAGE
59
數值:標準差 - (1)
 標準差的計算是採用不偏估計或 n-1 法。
 STDEV 函數的計算公式是:
60
數值:標準差 - (2)
 當樣本個數愈大時,STDEV 與 STDEVP 函數所算出
的標準差估計值會愈趨於相等。
 標準差的計算是採用偏誤估計或 n 法。
 STDEVP 函數的計算公式是:
61
貨幣
62
貨幣 (cont’d)
63
貨幣 (cont’d)
64
會計專用
65
會計專用 (cont’d)
66
數值:自動填滿
67
數值:自動填滿(cont’d)
 滑鼠左鍵點著儲存格右下角不放 > 往下拉
(i.e., 用滑鼠拖曳)
68
數值:自動填滿 > 等差級數
 Step 1 : 填寫A1的內容
 Step 2 : 選取範圍
69
數值:自動填滿 > 等差級數 (cont’d)
 Step 3 : Menu Bar > 編輯 > 填滿 > 數列
70
數值:自動填滿 > 等差級數 (cont’d)
 Step 4 : 類型=等差級數 間距值=3
71
數值:自動填滿 > 等差級數 (cont’d)
 Step 5 : 完成
72
文字:自動填滿
73
文字:自動填滿 (cont’d)
 Step 1 : 填寫A1的內容

Step 2 : 滑鼠點選A1右下角往右拉

Step 3 : 完成
74
文字:自動填滿 > 自訂清單
 Step 1 : Menu bar > 工具 > 自訂清單
75
文字:自動填滿 > 自訂清單 (cont’d)
 Step 2 : 在 A1 輸入資工系 > 滑鼠點選A1右下角往右
拉

Step 3 : 完成
76
文字+數字:自動填滿
 Step 1 : 填寫A1的內容
 Step 2 : 滑鼠點選A1右下角往右拉

Step 3 :選項 > 選擇"以數列方式填滿"

Step 4 : 完成
77
日期儲存格:自動推算年齡
 請將C2的格式設為數值
78
日期儲存格:加法
79
日期儲存格:減法
 與預期結果不符
80
日期儲存格:減法 (cont’d)
 解決方法 : 將儲存格 C2 的格式設為數值
81
日期儲存格:減法 (cont’d)
 將儲存格 C2 的格式設為數值後
82
日期儲存格:設定允許的日期範圍
 Step 1 : 選取欄位 (或範圍)
83
日期儲存格:設定允許的日期範圍 (cont’d)
 Step 2 : Menu bar > 資料 > 驗證
84
日期儲存格:設定允許的日期範圍 (cont’d)
 Step 3 : 設定
85
日期儲存格:設定允許的日期範圍 (cont’d)
 Step 4 : 提示訊息
86
日期儲存格:設定允許的日期範圍 (cont’d)
 Step 5 : 錯誤提醒
87
日期儲存格:設定允許的日期範圍 (cont’d)
 Step 6 : 輸入法模式
88
日期儲存格:設定允許的日期範圍 (cont’d)
 Step 7 : 出現提示訊息
89
日期儲存格:設定允許的日期範圍 (cont’d)
 Step 8 : 出現錯誤提醒
90
時間儲存格:減法
91
時間儲存格:加法 (1)
92
時間儲存格:加法 (2)
 如何換行?
 Alt+Enter
93
相對位址 vs. 絕對位址
 相對位址
 A1
 絕對位址
 $A$1
94
相對位址
 D2=B2*C2
 自動填滿D3-D5
95
相對位址 (cont’d)
 D3自動變成B3*C3
96
絕對位址
 D2=B2*C2*$F$2
 自動填滿 D3-D5
97
絕對位址 (cont’d)
 D3自動變成B3*C3*$F$2而不是 B3*C3*F3
98
註解 – 插入註解
99
註解 – 編寫註解內容
100
註解 – 完成
101
註解 – 編輯
 滑鼠移到儲存格上方
 按右鍵
 編輯註解
102
註解 –刪除
 滑鼠移到儲存格上方
 按右鍵
 刪除註解
103
條件判斷 – 語法 (Syntax)
 =IF (logical_test,value_if_true,value_if_false)
104
條件判斷 – 範例一
105
條件判斷 – 範例二
=IF(F2>=90,"優",
IF(F2>=80,"甲",
IF(F2>=70,"乙",
IF(F2>=60,"丙","丁")
)
)
)
106
設定格式化的條件 - Step 1
107
設定格式化的條件 - Step 2
1
2
3
4
108
設定格式化的條件 - Step 3
109
設定格式化的條件 - Step 4
2
3
4
1
5
110
設定格式化的條件 - Step 5 完成
111
Excel 2007
112
Excel 2007 設定格式化的條件
113
Banner (文字藝術師) – Step 1
 工作表資料先 Keyin 完成
114
Banner (文字藝術師)– Step 2
 Menu Bar > 插入 > 圖片 > 文字藝術師
115
Banner (文字藝術師)– Step 3
 挑選樣式 > 確定
116
Banner (文字藝術師)– Step 4
 設定字型與大小
117
Banner (文字藝術師)– Step 5
 移動至適當的位置並進行微調 > 完成
118
Banner (圖片) – Step 1
 工作表資料先 Keyin 完成
119
Banner (圖片) – Step 2
 Menu Bar > 插入 > 圖片 > 從檔案
120
Banner (圖片) – Step 3
 挑選檔案 > 插入
121
Banner (圖片) – Step 4
 點選圖片 > 進行微調 > 完成
122
參考其他工作表的儲存格 - 範例一
 參考同一個活頁簿檔案的其他工作表的某
個儲存格
 語法
工作表名稱!參考位址
123
參考其他工作表的儲存格 - 範例二
 參考另一個活頁簿檔案的工作表
 語法
 [活頁簿檔案]工作表名稱!參考位址
 注意
 輸入相對檔案位置,自動轉換成絕對檔案位置
124
設定分頁點 – Step 1
 選取位置 > 插入 > 分頁
125
設定分頁點 – Step 2
 出現分頁線
126
設定分頁點 – Step 3
 檔案 > 版面設定 > 頁首/頁尾
127
設定分頁點 – Step 4
 檔案 > 版面設定 > 工作表 > 列印標題
128
排序 – 範例一 – Step 1
 原始資料
129
排序 – 範例一 – Step 2
 選取範圍 > Menu Bar > 資料 > 排序
130
排序 – 範例一 – Step 3
 設定
131
排序 – 範例一 – Step 4
 完成
132
排序 – 範例二 – Step 1
 原始資料
133
排序 – 範例二 – Step 2
 選取範圍 > Menu Bar > 資料 > 排序
134
排序 – 範例二 – Step 3
 設定
135
排序 – 範例二 – Step 4
 完成
136
篩選 – 範例一 – Step 1
 原始資料
137
篩選 – 範例一 – Step 2
 加上條件
138
篩選 – 範例一 – Step 3
 選取範圍 > Menu Bar > 資料 > 篩選
139
篩選 – 範例一 – Step 4
 設定
140
篩選 – 範例一 – Step 5
 完成
141
篩選 – 範例二 – Step 1
 原始資料
142
篩選 – 範例二 – Step 2
 加上條件 - A and B
143
篩選 – 範例二 – Step 3
 選取範圍 > Menu Bar > 資料 > 篩選
144
篩選 – 範例二 – Step 4
 設定
145
篩選 – 範例二 – Step 5
 完成
146
篩選 – 範例三 – Step 1
 原始資料
147
篩選 – 範例三 – Step 2
 加上條件
 A or B
148
篩選 – 範例三 – Step 3
 選取範圍 > Menu Bar > 資料 > 篩選
149
篩選 – 範例三 – Step 4
 設定
150
篩選 – 範例三 – Step 5
 完成
151
凍結窗格 – 動機
 當一個表格有很多資料時(e.g., 一個班級的
成績單,有數百名學生),我們會希望捲動工
作表的捲軸往下拉時,各格儲存格的欄標題
能固定不動
152
凍結窗格 – Step 1
 原始資料
153
凍結窗格 – Step 2
 捲動工作表的捲軸往下拉時
因為沒有欄
標題所以不
知道每個數
值代表什麼
意義!
154
凍結窗格 – Step 3
 選擇儲存格 (A5 is selected!)
155
凍結窗格 – Step 4
 Menu Bar > 視窗 > 凍結窗格
156
凍結窗格 – Step 5
 出現凍結窗格的分隔線
157
凍結窗格 – Step 6
 往下拉 > 欄標題固定不動
158
凍結窗格 – Step 7
 如果要取消凍結窗格 => Menu Bar > 視窗 >
取消凍結窗格
159
儲存格格式 – Step 1
 觀看範例
換行
大小不一
160
儲存格格式 – Step 2
 滑鼠點選欄位 A > 滑鼠右鍵 > 儲存格格式
161
儲存格格式 – Step 3
 欄位 A 的儲存格格式 > 勾選"縮小字型以配合欄寬"
162
儲存格格式 – Step 4
 欄位 B 的儲存格格式 > 勾選“自動換列"
163
旋轉 – Step 1 & 2
 Step 1 : 原始資料

Step 2 : 選取範圍
164
旋轉 – Step 3
 Ctrl + C (複製) > 選擇新的位置 (D1) > Tool Bar > 複
製 > 轉置
165
旋轉 – Step 4
 完成
166
Excel 2007
右鍵->選擇性貼上->轉置


Ctrl + C (複製) > 選擇新的位置 (D1)
右鍵->選擇性貼上->轉置
167
Excel 2003 - Advanced
168
Word + Excel 合併列印 – Step 1
 準備一個EXCEL檔案 member.xls
169
Word + Excel 合併列印 – Step 2
 開啟一個WORD檔案 happy_new_year.doc
170
Word + Excel 合併列印 – Step 3
 WORD 的工具列出現合併列印功能
 工具 > 自訂 > 工具列
171
Word + Excel 合併列印 – Step 4
 WORD 的工具列 > 合併列印功能 > 開啟資料來源
172
Word + Excel 合併列印 – Step 5
 選擇步驟一準備好的 EXCEL 檔案
173
Word + Excel 合併列印 – Step 6
 確認
174
Word + Excel 合併列印 – Step 7
 在適當的位置插入合併欄位
175
Word + Excel 合併列印 – Step 8
 選擇要插入的欄位
176
Word + Excel 合併列印 – Step 9
 已經插入好欄位
177
Word + Excel 合併列印 – Step 10
 檢視合併資料
178
Word + Excel 合併列印 – Step 11
 合併至新文件
179
Word + Excel 合併列印 – Step 12
 選取範圍
180
Word + Excel 合併列印 – Step 13
 完成
181
Word + Excel 合併列印 – Step 14
 選擇合併到電子郵件
182
Word + Excel 合併列印 – Step 15
 填寫資料 > 按下確定
183
Word + Excel 合併列印 – Step 16
 E-mail 確認
184
Excel 2007 合併列印


先準備一個 Excel 檔
再進Word 郵件->啟動合併列印
185
分六個步驟
1. 開始文件
2. 選擇收信者
3. 寫信
此時選瀏覽選 Excel檔案
186
選Excel檔
187
第4步選其他項目
可插入<<姓名>>變數
188
匯入外部資料
189
匯入 ACCESS 資料表 – Step 1
 Create an ACCESS Database with 1 data table
named student.
190
匯入 ACCESS 資料表 – Step 2
 啟動EXCEL
 Menu bar
 資料
 匯入外部資料
 匯入資料
191
匯入 ACCESS 資料表 – Step 3
 選取檔案 > 開啟
192
匯入 ACCESS 資料表 – Step 4
 匯入資料
193
匯入 ACCESS 資料表 – Step 5
 完成
194
匯入文字檔 – Step 1
 下載文字檔
 資料來源
 http://career.cju.edu.tw/2004/form/sipa.htm
195
匯入文字檔 – Step 2





啟動 Excel
Menu bar
資料
匯入外部資料
匯入資料
196
匯入文字檔 – Step 3
 選取檔案
197
匯入文字檔 – Step 4
 匯入資料 > 步驟3之1
198
匯入文字檔 – Step 5
 匯入資料 > 步驟3之2
199
匯入文字檔 – Step 6
 匯入資料 > 步驟3之3
200
匯入文字檔 – Step 7
 選擇匯入點
201
匯入文字檔 – Step 8
 完成
202
Excel 2003 - Application
203
停車場
 收費標準
 每小時10元,不足一小時以一小時計算。
204
範例一:同一天
 Step 1 : 停留時間

Step 2 :費用
205
範例二:允許跨日
 Step 1 : 分鐘
206
範例二:允許跨日 (cont’d)
 Step 2 : 小時
207
範例二:允許跨日 (cont’d)
 Step 3 : 收費
208
學生成績 – Step 1
 資料 Keyin + 計算
209
學生成績 – Step 2
 Menu Bar
 工具
 增益集
210
學生成績 – Step 3
 分析工具箱
211
學生成績 – Step 4
 Menu Bar
 工具
 資料分析
212
Excel 2010 分析工具箱
Office 圖示 -> 右鍵 ->
自訂快速存取工具列
選 增益集 -> 分析工具箱-VBA
按「執行」
213
Excel 2010 分析工具箱 選取
 勾選分析工具箱
分析工具箱 – VBA
再按 「是」
214
分析工具箱安裝中…
215
資料分析 -> 敍述統計
216
學生成績 – Step 5
 資料分析 > 直方圖
217
學生成績 – Step 6
 設定
218
學生成績 – Step 7 – 完成
219
學生成績 – Step 8 -放大
220
學生成績 – Step 9 – 圖表選項
221
學生成績 – Step 10 – 圖表選項
 格線 > 數值 Y 軸 > 主要格線
222
學生成績 – Step 11 – 加了格線
223
試算表軟體
Calc的
畫面範例
Summery
 Cell
 儲存格格式
 四則、時間運算, 指數, max, min, 和, 平均, 標
準差
 相對位址 vs. 絕對位址
 註解
 條件判斷,排序,篩選
 合併列印

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