Kit de mise en oeuvre vague 1 ARMEN

Report
Préambule au kit de mise en œuvre ARMEN Vague 1
La vague 1 d’ARMEN a rassemblé plus de 100 participants représentant l’ensemble de la
communauté hospitalière qui ont identifié plus de 80 bonnes pratiques achat en établissements de
santé. A la suite, 25 recommandations prioritaires ont été sélectionnées, pour un potentiel de
300-500 M€ en 3 ans. Pour capter ce potentiel de gains et donner suite aux attentes manifestées par la
communauté hospitalière, il est nécessaire de structurer un dispositif d’appui à la mise en œuvre
opérationnelle des recommandations pour les opérateurs et les acheteurs en établissement.
Destinataires
▪ Porteurs de projet (recommandations prioritaires)
▪ Groupements de commande nationaux (UNIHA, Resah-IDF,
UNICANCER, UGAP) et territoriaux
▪ ARS en tant que facilitatrices à la mise en œuvre
Objectifs du document
▪ Présenter les recommandations prioritaires de la vague 1 ARMEN
▪ Décrire les modalités de diffusion, de mise en œuvre et
d’accompagnement proposées
▪ Présenter les outils pour accompagner la mise en œuvre et structurer
la démarche
▪ Marc BOUCHE, DGOS
Contact
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 1
26 recommandations prioritaires ont été sélectionnées suite à la vague 1
ARMEN, pour un potentiel de 300-500 M€ en 3 ans
Tableau de bord pour la mise en œuvre des opportunités issues de la vague 1 ARMEN
Source: "équipe projet et comité des marchés - sept 2012"
Recommandations de l'équipe ARMEN
Levier
Imagerie de coupe
Faire connaître les meilleures pratiques achat en imagerie de coupe
- Substitution reprographie papier à celle sur film (1,6M€)
Optimisation techniques achat et - Elimination de la surqualité- Adaptation au juste besoin (6,6M€)
analyse du juste besoin
- Intégration de la reprise des anciens équipements avec mise en concurrence (9,9M€)
- Extensions de garanties (2,5M€)
- Analyse en cout global : maintenance même poids que l’achat (8M€)
27,0 M€
Groupe expert
Imagerie de coupe
Mutualisation au niveau régional Mutualisation des achats d'imagerie de coupe au niveau d'un territoire (3-4 établissemnts)
6,2 M€
53,3 M€
Faire connaître les meilleures pratiques achat en entretien et réparations
1. Regroupement des contrats de maintenance des appareils d'une même marque au sein d'un
établissement (3,8M€)
2. Mise en concurrence avec un tiers mainteneur (16,7M€)
Entretien et réparations de Optimisation techniques achat et
3. Favoriser l'analyse du juste besoin
biens à caractère médical analyse du juste besoin
- Limitation des maintenances préventives (2.3 M€)
- Limitation du nombre de visites curatives sur un contrat tous risques (2.6M€)
- Couverture partielle de l’équipement (exclusion d’éléments) 4M€
4. maintenance partagée (24M€)
Enjeux
Type de mise en
œuvre (groupe Date de
expert, mandat… lancement
opérateur.)
Segment
Entretien et réparations de
Tester la mutualisation des contrats de maintenance au niveau régional pour les parcs existants
Mutualisation au niveau régional
biens à caractère médical
(rajouté par l'équipe projet)
Facilitateur
Plan d'actions (intitulé de l'action, porteur et échéance)
sept-12
ARS
1) Présenter le dossier à la SFR et la SRH (Michel Duch-rdv/participants: G. Moulin- M. Duch- DGOS)
2) réaliser une fiche action sur les bonnes pratiques achat en imagerie de coupe (y compris les chiffrages de gains) dec 2012
3) produire le plan de communication aux ES - dec 2012
Mandat Opérateurs
sept-12
ARS
1) Mandat à donner par la DGOS - sept 2012
2) Favoriser 3-4 initiatives régionales pour challenger les leaders du marché (1 région à déterminer) - pilotage resahIDF - 1er sem 2013
3) Uniha, Ugap, Unicancer: Lancer le marché pour leurs adhérents ou une action de renforcement pour augmenter le
taux d'adhésion/d'utilisation des marchés en cours - sept 2012
4) Bilan au 1er semestre 2013 en Comité des Marchés et décision éventuelle d'ajustement de la stratégie
Groupe expert
sept-12
ARS
1) Identifier les instances clés auxquelles présenter les bonnes pratiques- sept 2012
2) Produire une fiche action sur les bonnes pratiques achat en entretien et réparations -dec 2012
3) Produire le plan de diffusion aux ES - dec 2012
Mandat Opérateurs
sept-12
ARS
1) Retour d'expérience par le Resah-IDF au 1er sem 2013 en comité des marchés
2) Uniha- Unicancer: Lancer le marché pour leurs adhérents ou une action de renforcement pour augmenter le taux
d'adhésion/d'utilisation des marchés en cours - sept 2012
Mobiliers de soin
Analyse du juste besoin pour l'achat de lits médicaux et matelas thérapeutiques
- Analyse du juste besoin pour l’achat de lits en réanimation (0,5M€)
- Maîtrise de la consommation de journées de location de matelas grâce à la commande en ligne (
Optimisation techniques achat et 2,5M€)
analyse du juste besoin
- Introduction d'une clause de dégressivité du tarif journalier de location de matelas (3M€)
- Recours à la location-entretien de longue durée d'un stock de matelas ( 2,5M€)
- Optimisation de la juste prescription de matelas thérapeutiques (1,8M€)
- Optimisation de l'achat de lits au niveau d'un établissement (3,1M€)
13,4 M€
Groupe expert
sept-12
ARS
1) Identifier les instances clés auxquelles présenter les bonnes pratiques - sept 2012
2) produire une fiche action sur les bonnes pratiques achat pour les mobiliers de soin -dec 2012
3) Produire le plan de diffusion aux ES - dec 2012
Mobiliers de soin
Mutualisation au niveau national Favoriser le recours à l'opérateur national le plus performant pour l'achat de lits médicalisés
2,3 M€
Mandat Opérateurs
sept-12
ARS
1) Mandat à donner par la DGOS - sept 2012
2) Développer une offre "entrée de gamme", éventuellement favorisant l'entrée d'un challenger. UGAP = 2013.
Logiciels
Professionalisation des achats
Intégration d'un acheteur/d'une démarche achat dans les structures mutualisées régionales
d'achat de systèmes d'Information
Groupe expert
sept-12
ARS
1) Organiser une réunion interne PHARE/MSIOS pour valider le plan d'action et la répartition des rôles - sept 2012
2) Faire témoigner le groupe devant l'ASIP + collège des DSIO de l'expérience GCS Ameitic + résultats des travaux
ARMEN - sept 2012
3) Identifier les principaux GCS et SIH et l'état d'avancement des projets - sept/oct 2012
4) Produire une fiche action incitant les structures de coopération et les ARS à intégrer un acheteur dans la gestion de
projet et identifier les bons exemples. - dec 2012
5) produire un plan de communication et diffuser aux GCS/SIH/ARS - dec 2012
6) mettre en place un pilote sur 2/3 ARS
Mandat Opérateurs
sept-12
ARS
1) Apporter une aide en ingineering achat aux structures mutualisées existantes - Resah-IDFsept 2012
2) Bilan au 1er semestre 2013 en Comité des Marchés
83,7 M€
Logiciels
Mutualisation au niveau national Mutualisation des logiciels de bureautique (accord microsoft)
14,7 M€
Mandat Opérateurs
sept-12
ARS
1) Produire un doc de com sur l'intérêt de rejoindre le marché et diffuser aux établissements (marché UNIHA depuis 18
mois) - dec 2012
2) Bilan du niveau d'adhésion par UNIHA au comité des marchés - dec 2012
Logiciels
Mutualisation au niveau national mutualisation des logiciels de sécurité
1,5 M€
UGAP/UNIHA
sept-12
ARS
Favoriser le recours à UNIHA pour ses adhérents et à l'UGAP pour les autres établissements - dec 2012
15,2 M€
Groupe expert
sept-12
ARS
Blanchisserie
Analyse du juste besoin
Favoriser l'analyse du juste besoin et les bonnes pratiques liées à l'achat d'articles de linge
- Optimisation fonctionnelle article / remplacement serviettes de table tissu par UU (1,9M€)
- Optimisation fonctionnelle article / couverture polaire à la place d'acrylique (0,6M€)
- Optimisation fonctionnelle article / tunique + pantalon soignant unisexe type tenue de bloc (3M€)
- Optimisation fonctionnelle article / oreillers enduits au lieu de lavables (0,6M€)
- Optmisation fonctionnelle article / suppression des alèses textiles (4,7M€)
- Optimisation fonctionnelle article / remplacement surblouses tissu par UU (1,3M€)
- Banalisation des tenues de travail (2,7M€)
- Clause d'évolution des prix ( 0,7M€)
1) Faire témoigner le groupe devant l'URBH. Identifier les instances régionales et nationales à intégrer au plan de com sept 2012
2) Produire une fiche action de mise en œuvre des bonnes pratiques liées à l'analyse du juste besoin sur les articles
de linge - dec 2012
3) Diffuser aux établissements - dec 2012
13 actions consisteront à produire des
marchés mutualisés (350 M€ de potentiel
identifié):
•Soit au niveau régional (90% des enjeux):
maintenance équipements médicaux, linge,
maintenance immobilière, imagerie de coupe,
économiste de la construction, DM à usage
unique, réactifs de laboratoires…
•Soit au niveau national : véhicules, contrôles
réglementaires, lits médicaux avec une offre «
entrée de gamme », suite bureautique
Microsoft.
13 actions relèvent de la
professionnalisation des achats / diffusion
des bonnes pratiques aux établissements
•Négociation systématique en MAPA pour les
travaux immobiliers < 5 M€
•Favoriser l’intégration d’un acheteur /
démarche achat dans les structures
mutualisées régionales d’achats de SI
•Production de fiches action détaillant le mode
opératoire « terrain » pour les achats
d’imagerie de coupe, de DM à UU, de
mobilier de soins, de consommables de
laboratoires…
Sommaire
▪
Modalités de diffusion, de mise en œuvre et d’accompagnement
▪
Outils proposés
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
3
Pensez d’abord à diffuser les travaux: l’adhésion des acteurs est
essentielle
R=QxA
(Résultats) (Qualité de (Acceptation)
l'idée)
Il ne faut pas seulement gérer le
projet
 Faits et chiffres
... il faut aussi favoriser l’adhésion des
opérationnels
 Rumeurs, craintes, attentes...
?
Pour réussir, il faut
gérer les deux
Ce sont les
acteurs de terrain
qui font bouger les
choses
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 4
4
Pour « pousser » les recommandations prioritaires, 6 dispositifs seront
mis en œuvre
1
2
UNIHA / Resah
IdF / Unicancer
Produisent un
nouveau marché
pour leurs
adhérents /
renforcent
l'adhésion et
l'utilisation des
marchés existants
pour leurs
adhérents
Resah IdF
Teste une
stratégie de
marché pour
retour et
validation
déploiement en
Comité des
Marchés
3 Groupements 4
de commande
territoriaux avec
l’appui du Resah
IdF
Produisent un
nouveau marché
pour leurs
adhérents /
renforcent
l'adhésion et
l'utilisation des
marchés existants
pour leurs
adhérents
5
6
Opérateur
volontaire
UGAP
Elabore une offre
"catalogue" /
renforce
l'utilisation de son
offre "catalogue"
Porte un chantier
transverse
Groupe Expert
Produit une fiche
action destinée
aux
établissements et
détaillant les
modalités
opérationnelles de
déploiement des
meilleures
pratiques achat
sur le segment
(analyse juste
besoin, critères de
pondération,
processus
achat…)
Segment
1
Segment
2
…
Segment
n
Source : équipe projet – septembre 2012
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
5
Ces dispositifs seront portées selon 2 modalités : le mandat donné aux
opérateurs et les groupes experts
MANDAT OPERATEURS
GROUPES EXPERT
Mandats de la DGOS à des
opérateurs qui précisent les segments
prioritaires, les objectifs et le calendrier
Constitution de groupes expert pour
élaborer des fiches pratiques de mise
en œuvre des meilleures pratiques
achat autres que la mutualisation
Destinataires
UNIHA, Resah-IDF, UNICANCER,
UGAP
Livrables attendus
- Produire de nouveaux marchés,
renforcer l’adhésion et l’utilisation des
marchés existants
- Tester une stratégie de marché pour
retour déploiement en comité des
marchés
- Apporter un soutien en ingénierie aux
opérateurs territoriaux
- Elaborer une offre catalogue ou
renforcer l’offre existante
- Porter un chantier transverse
Composition
4-5 personnes qualifiées sur le
segment d’achat traité
Livrables attendus
- Réaliser un kit pratique détaillant le
plan d’actions pour mise en œuvre des
recommandations clés.
- Participer à la diffusion des
recommandations auprès des
principaux réseaux d’influence du
segment (URBH, ASIP, AFIB, IHF,…)
6
Pour les 10 segments de la vague 1, cela correspond à 13 groupes expert
et 13 mandats opérateurs
Groupements de
UNIHA / Resah IdF /
commande
Unicancer : produisent Resah IdF : teste une
territoriaux avec
UGAP : élabore un
un nouveau marché pour stratégie de marché l'appui du Resah IdF:
offre "catalogue" /
leurs adhérents /
pour retour et
produisent un
renforce l'utilisation
renforcent l'adhésion et
validation
nouuveau
de son offre
l'utilisation des marchés
déploiement en
marché/renforcent
"catalogue"
existants pour leurs
Comité des Marchés
l'adhésion des
adhérents
marchés existants
pour leurs adhérents
Imagerie de coupe
Mise en place d'un pilote
régional de mutualisation
Entretien et réparations
de biens à caractère
médical
Mutualisation contrats de
maintenance au niveau
territorial
Mobiliers de soin
Lits médicalisés
Logiciels
UNIHA : logiciels bureautique et
logiciels de sécurité
Blanchisserie
Achats de linge
Porte un chantier
transverse
Groupe Expert : produit une fiche
action destinée aux
établissements et détaillant les
modalités opérationnelles de
déploiement des meilleures
pratiques achat sur le segment,
autres que la mutualisation
(analyse juste besoin, critères de
pondération, processus achat…)
Mise en œuvre d'une
offre "low cost" en lits
médicalisés
Apport d'une expertise
achat à un GCS
Logiciels de sécurité
Achats de linge
Véhicules
Consommables de
laboratoires
Consolidation automates et
mutualisation examens
Achats de réactifs
contrats de maintenance
Dépenses immobilières (ascenseurs, vide médical…) et
contrôle réglementaire
Dispositifs médicaux à
Usage Unique
Assurances
Niveau de mutualisation de
Consolidation automates
l'achat de réactifs
et mutualisation examens
(territorial ou national)
Economistes de la
construction +
Contrôle réglementaire
mutualisation des contrats
de maintenance
2 groupes experts : négociation en MAPA
pour les travaux + contrats de maintenance
multitechniques
UNIHA : DMUU
génériques
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
7
L’objectif est de lancer les premiers marchés et de présenter les
fiches action lors de la restitution ARMEN vague 2 mi-février 2013
Juillet 2012
Equipe projet
Comité des
marchés
Mi-septembre
2012
DGOS
Sélection des
recommandations
Prioritaires et
élaboration du TdB
(plans d’actions/
responsables)
Deuxième
quinzaine de
septembre
Octobre 2012
DGOS/opérateurs Groupes
experts/
/
groupes experts Opérateurs
Constitution
des groupes
expert et
diffusion du kit
de mise en
œuvre
Mandat
opérateurs
Conférence
téléphonique
de
lancement
(opérateurs/GE
)
Nov. 2012 –
mi-février
2013
Groupes
expert/
Opérateurs
Elaboration de la
fiche projet
(Operateurs/GE)
Mi-février
2013
Groupes
expert
Production des
fiches action
Production
des premiers
marchés
Présentation
à la restitution
ARMEN
vague 2
Pilotage du dispositif par la DGOS (contact: Marc Bouche)
Point de suivi mensuel – mise à jour de la fiche de pilotage – élaboration lettre
semestrielle d’avancement – mise à jour du tableau de bord
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 8
Sommaire
▪
Modalités de diffusion, de mise en œuvre et d’accompagnement
▪
Outils proposés
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 9
Pour piloter les travaux, une fiche projet sera élaborée par chaque
porteur de projet
1
2
UNIHA / Resah
IdF / Unicancer
Produisent un
nouveau marché
pour leurs
adhérents /
renforcent
l'adhésion et
l'utilisation des
marchés existants
pour leurs
adhérents
Une fiche
projet par
opérateur
(UNIHA,
Resah-IDF,
Unicancer)
Resah IdF
Teste une
stratégie de
marché pour
retour et
validation
déploiement en
Comité des
Marchés
Une fiche
projet pour
le ResahIDF
3 Groupements 4
de commande
territoriaux avec
l’appui du Resah
IdF
Produisent un
nouveau marché
pour leurs
adhérents /
renforcent
l'adhésion et
l'utilisation des
marchés existants
pour leurs
adhérents
Une fiche
projet pour
le ResahIDF
5
UGAP
Elabore un offre
"catalogue" /
renforce
l'utilisation de son
offre "catalogue"
Une
fiche
projet
pour
l’UGAP
6
Opérateur
volontaire
Porte un chantier
transverse
Une
fiche
projet
pour
UNIHA
Groupe Expert
Produit une fiche
action destinée
aux
établissements et
détaillant les
modalités
opérationnelles de
déploiement des
meilleures
pratiques achat
sur le segment
(analyse juste
besoin, critères de
pondération,
processus
achat…)
Une fiche
projet par
groupe
expert
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La fiche action se compose d’une fiche de cadrage synthétique et d’une
fiche pratique de mise en œuvre par recommandation
Groupe Expert 1
Fiche de cadrage
Fiche recommandation 3
Fiche recommandation2
Fiche recommandation1
• Une fiche synthétique de
cadrage du périmètre, des
objectifs, enjeux et exemples
de recommandations traités
par le groupe
• 1 fiche par
recommandation
•Un processus de mise en
œuvre « pas à pas » déclinant
les différentes actions
opérationnelles à mener
•Un calendrier de mise en
œuvre des actions
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 11
Présentation de la fiche de cadrage
Segment
Levier achat
Intitulé
opportunité
Imagerie de coupe
Optimisation
techniques
achat et analyse
du juste besoin
Bonnes
Scanners
Directeurs Achat
pratiques achat
IRM
Responsables Achat
en imagerie de
Gammas-cameras
Ingénieurs biomédicaux
coupe
TEP/TDM
radiologues
Exemples de mise en œuvre en
Gain
Enjeu au niveau
établissement
constaté
national
Recommandations
Le remplacement de l’impression film
par
l’impression papier
Enjeu au
niveau
national
27 M€
Sous-segments
d’achat concernés
Acteurs
A l’APHM, le passage du film à la
reprographie papier chaque fois que
possible a généré 27 % d’économie
Au CH de Martigues, le passage du film à la
reprographie papier chaque fois que
possible a généré 55 % d’économie
Au CH d’Aubagne, le passage du film à la
reprographie papier chaque fois que
possible a généré 60 % d’économie
L’intégration dans la configuration de base
d’options qui s’avèrent inutiles peut
entrainer un surcoût allant jusqu’à 12%.
Ex: L’achat d’une option d’imagerie
spectrale pour un scanner, très peu utilisée
-12 % du coût global
Ex: L’achat d’un pack logiciel cardio non
utilisé sur un scanner – 6 % du coût global
30 %
en moyenne
1,6 M€
5%
en moyenne
6,6 M€
La valorisation de la reprise des
anciens équipements
avec la mise en concurrence des
repreneurs potentiels
A Valenciennes, une IRM de 4 ans a été
reprise à 29% de sa valeur initiale.
A Fribourg, un scanner de 6 ans a été repris
à 20% de sa valeur initiale.
A Strasbourg, un TEP de 7 ans a été repris à
10% de sa valeur initiale.
10 %
en moyenne
9,9 M€
La Systématisation de la demande
d’extensions d’années de garantie
dans les DCE des équipements
d’imagerie en coupe
A l’AP-HP, la demande d’une extension de
garantie d’une année en option pour
l’achat d’un scanner a coûté 20% moins
chère que l’année de contrat de
maintenance.
12,5 %
en moyenne
2,5 M€
L’analyse en coût global : donner le
même poids
à la maintenance et à l’investissement
dans les documents de consultation
A l’AP-HM, une pondération identique de
la valeur d’acquisition et du coût de
maintenance sur 4 ans a permis une
économie de 12%
10 %
en moyenne
8 M€
L’élimination de la surqualité et
l’adaptation au juste besoin
Définir le juste besoin pour éviter
l’intégration dans les configurations
de base d’options peu utiles et
coûteuses
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Présentation de la fiche recommandation
Recto
Pilote :
Verso
Date de mise à jour :
Recommandation
Calendrier de mise en œuvre
Intitulé Action
Description des étapes clés
Respons
able
Jan.
Fev.
Mars
Avril
Mai
Juin
Jui.
Août
Sept.
Action 1
Le remplacement de
l’impression film par
l’impression papier
Action 2
Détail des actions à mettre en œuvre
Intitulé Action
Responsable
Objectifs
Pré-requis
Modalités opérationnelles
Durée
Points
d’attention
Action1
Action 3
Action 2
Action 4
Action 5
Action 3
Action 6
Action 4
Action 7
Action 5
Action 8
Action 6
Action 9
Référent DGOS à contacter en cas de besoin : BAL DGOS
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Proposition d’un plan de communication simplifié
Publics
Objectifs
Messages
Date /
événement/
support
Qui ?
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