CRM-Project Basis Präsentation

Report
Kundenpräsentation 2010 Deutsch
Einordnung von CRM-Project
CRM-Project
ist das 4. Modul für Dynamics CRM
CRM-Project stellt Projektmanagement Funktionalität
in der CRM-Suite von Microsoft zur Verfügung.
Alle notwendigen Funktionen
für eine professionelle Projektdurchführung sind verfügbar.
Warum Projektmanagement in Microsoft CRM?
Es gibt doch schon 300.000 Lösungen für Projektmanagement!
Warum Projektmanagement im CRM System?
1.
Bedarf an Projektmanagement Funktionalität
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2.
Projektplanung und Ressourcenmanagement
Projektsteuerung, Multiprojekt- und Programmmanagement
Leistungs- und Zeiterfassung
Reisemanagement
Projektcontrolling und Berichtswesen
Schnittstellen zu MS Project, SAP & NAV
Abrechnung und Fakturierung
Integriertes Arbeiten ohne Integrationsprojekt
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3.
Direkter Zugriff auf Kontakte, Aufträgen, Verkaufschance, Projektstände usw.
Übergreifende Reports endlich möglich
Arbeiten in einer einzigen Oberfläche
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4.
Weniger Training, mehr Komfort für die Mitarbeiter
Endlich Konzentration auf den Prozess statt auf Tools
Neue Kollegen werden schneller produktiv
Wunsch nach wenig komplexer Infrastruktur
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5.
Keine zusätzlichen Server oder Applikationen
Kein zusätzliches Backup, keine zusätzlichen Integrationstools
Keine weiteren Clients
Kein zusätzliches technisches Training
Nutzung der CRM Plattform auch für Projektmanagement
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Offline und mobil arbeiten
Alle Formulare voll customizing fähig und Abläufe mit Workflows automatisierbar
Alle Daten synchron in Outlook und Web
Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit
Branchen und Lösungen - Beispiele
Branchenspezifische Anforderungen
Beratungsunternehmen => Leistungs- und Zeiterfassung
Baugewerbe => Organisation komplexer Bauvorhaben
Dienstleister => Ressourcenplanung
IT Unternehmen => Abrechnung von Leistungen gegenüber Kunden
Produzierendes Gewerbe => Organisation standardisierter Abläufe
Behörden: Tagesaktuelles Kostencontrolling in Projekten
Maschinen und Anlagenbau => Planung von Vertriebsprojekten
Funktionale Anforderungen aller Branchen
Reisekostenmanagement
Kostenüberblick laufender interner Projekte
Arbeiten mit Projektvorlagen
Abrechnung von Mitarbeitern und externen Dienstleistern
Integriertes Arbeiten mit Fokus auf den Kunden
Mögliche Infrastruktur vor CRM
Spesen
Reisekosten
Belege
Aufträge
Kundenpreise
Rechnungen
Abrechnungen
Firmen
Excel Cubes
Reports
Listen
Leads
Verkaufschancen
Tickets
Kampagnen
Firmen
Workflows
Automatisierung
Benachrichtigung
Projektpläne
Vorlagen
Gantt
Kalender
Aufgaben
Verfügbarkeit
Kontakte
emails
Zeiterfassung
Leistungserfassung
Skills
Kostensätze
Urlaub
Krankheit
Wahrscheinliche Infrastruktur mit CRM
Im Projektmanagement benötigte Informationen
Auftrag
Projektmanagement
Aktivitätenmanagement
CRM
Personalabteilung
Preise der
verkauften
Leistungen
Projektvorlagen
Teamkalender
Supportverträge
Kostensätze interner
Mitarbeiter
Liste der verkauften
Leistungen
Projektstruktur
Übergreifend
geplante /
ausgeführte
Aktivitäten
Informationen zu
Partnern und
externen
Dienstleistern
Krankheit
Urlaub
Festpreis / Time &
Material
Aufgelaufene
Projektkosten
Emails des Kunden
Kundenanfragen
und Leads
Skills der internen
Mitarbeiter
Stammdaten zu
neuen Aufträgen
Risikoabschätzung
Prioritäten
Verkaufschancen
Reisekosten
Reisekostenvereinbarung
Interne / externe
Projekte
Einteilung von
Mitarbeitern
Kontaktinformation
des Kunden
Dauer von
Projektknoten
Arbeitsfortschritt
Weitere Daten
Verfügbarkeit und
Kosten interner
Ressourcen wie
Fahrzeuge
Im CRM vorher vielleicht schon vorhandene Informationen
Auftrag
Projektmanagement
Aktivitätenmanagement
CRM
Personalabteilung
Preise der
verkauften
Leistungen
Projektvorlagen
Teamkalender
Supportverträge
Kostensätze interner
Mitarbeiter
Liste der verkauften
Leistungen
Projektstruktur
Übergreifend
geplante /
ausgeführte
Aktivitäten
Informationen zu
Partnern und
externen
Dienstleistern
Krankheit
Urlaub
Festpreis / Time &
Material
Aufgelaufene
Projektkosten
Emails des Kunden
Kundenanfragen
und Leads
Skills der internen
Mitarbeiter
Stammdaten zu
neuen Aufträgen
Risikoabschätzung
Prioritäten
Verkaufschancen
Reisekosten
Reisekostenvereinbarung
Interne / externe
Projekte
Einteilung von
Mitarbeitern
Kontaktinformation
des Kunden
Dauer von
Projektknoten
Arbeitsfortschritt
Weitere Daten
Verfügbarkeit und
Kosten interner
Ressourcen wie
Fahrzeuge
Bereits im CRM vorhandene
Informationen
=> Müssen nicht mehr
erstellt bzw. gepflegt werden
Im Projektmanagement
zusätzlich entstehende
Informationen
Vergleich Aufwand
Pflegeaufwand
Dauer bis zur Nutzung
PM Tool
CRM-Project
Installationsaufwand
Systembetreuung
0
100
200
300
400
500
600 h
Integriertes Arbeiten in einer Oberfläche
Die einfache und vertraute CRM Benutzeroberfläche
steigert die Akzeptanz der Projektmanagement-Software,
verkürzt die Einarbeitungszeit
und reduziert den Schulungsaufwand im Unternehmen.
CRM-Project
Funktionsüberblick
Projektplanung
Ressourcenmanagement
Projektsteuerung
Multiprojekt- und Programmmanagement
Leistungs- und Zeiterfassung
Reisemanagement
Projektcontrolling
Berichtswesen
Schnittstellen zu MS Project, SAP & NAV
Mobile Erweiterungen zu WM7, iPhone & RIM
Abrechnung und Fakturierung
Basis Informationen im Projekt
Screenshot Basisinformation
Getrennte
Verwaltung von
Arbeit, Kosten und
Dauer
Viele KontaktInformationen
verknüpfbar
Beliebig viele
Ebenen
(Projekte, Phasen,
Meilensteine usw.)
Kosten des
gesamten
Projektes
Verwaltung
gebuchter
Personentage im
Knoten selbst
Viele MetaInformation
bereits vorhanden,
auch erweiterbar
Verwaltung
geerbter
Kosten z.B.
aus Arbeitspaketen
Verwaltung
geerbter
Personentage z.B.
aus Arbeitspaketen
Gantt-Diagramm
Schnelles editieren
mit automatischer
Speicherfunktion
Automatisches
Anpassen von
übergeordneten
Phasen und
Projekte
Anzeige des
Projektfortschritts
Einfaches
verschieben der
Zeiträume per
Drag&Drop
Projekterfassung & Strukturierung
Erstellung und
Strukturierung von
Projekten direkt in
Microsoft CRM®
Verwaltung von
externen Partnern
und internen
Teams
Viele auf
Projektorganisation
abgestimmte
Sichten
Beliebige
Verschachtelung
von Projektphasen,
Teilprojekten und
Arbeitspaketen
Flexible
Organisation von
kleinen Vorhaben
bis hin zu
Großprojekten
Stücklistenorientierte
Verwaltung von
Dauer, Arbeit und
Kosten
Plantafel
Einfaches
Hinzufügen der am
Projekt beteiligten
Mitarbeiter
Einfaches
Geplante und
Anklicken der am
zugewiesene
Projekt beteiligten
Personentage
Mitarbeiter
Skills des
ausgewählten
Mitarbeiters
werden angezeigt
Optional Angabe
der Effizienz
Planung auf
Skill- bzw.
Abteilungsebene
Auslastungsgebirge
Projektinformationen im Outlook
Zeiterfassung über 10 Alternativen
12,5
Zeiterfassung
größerer
Leistungsblöcke
Zeiterfassung über
die virtuelle
Stechuhr
Zeiterfassung über
detaillierte
Aktivitäten
Controlling & Auswertung Plan versus IST
Direkter Vergleich
geplanter und
realisierter Werte
am Beispiel
Personentage
Beispiel Projektsicht im CRM
Vergleiche auch für
Kosten möglich
Dashboard mit Beispielreports
Beispielreport geplante versus geleistete Arbeit
Beispielreport Projektkosten versus Auftragssumme
Beispielreport Aktivitäten eines Mitarbeiters
Beispielreport Aktivitäten mehrerer Mitarbeiter
Vorbereitung der Abrechnung
Korrektur aller
Buchungstexte
in einer einzigen
Maske
Ein Klick und alle
Änderungen sind
gespeichert
Leistungen können
abweichend von der
erfassten Arbeitszeit
fakturiert werden
Festleung
abzurechnender
Leistungen
Erzeugen eines Leistungsnachweises
Erstellung des
Leistungsnachweises
auf Knopfdruck
Export des
Leistungsnachweises
in verschiedene
Zielmedien
(PDF, Excel usw.)
Microsoft Project Export und Import
Übergabe von
MS Project Projektpläne
an und von
Microsoft CRM
Import und Export
von Projekten,
Arbeitspaketen,
Meilensteinen
usw.
Bei Bedarf
Übergabe von
Aufgaben, Terminen
usw.
CRM-Project ermöglicht Customizing wie gewohnt
Neue Elemente
können wir gewohnt
ergänzt werden
Felder und Abschnitte
können verschoben
oder gelöscht werden
Felder können
umbenannt und
schreibgeschützt
werden
Reisemanagement mit CRM-Project
Reisen können zu
abweichenden Adressen
geplant werden
(z.B. Baustellen)
Neben Reisekosten
können auch
Reisezeiten erfasst
werden
Die Reisezeit wird
automatisch in den
Outlook Kalender
eingetragen
Die Verrechnung
von Reisen an
Kunden wird
unterstützt
Reisekosten
werden aus
einzelnen Belegen
übernommen
Belege einer Reise
Zu jeder Reise können
beliebig viele Belege
angelegt werden
Die Kosten von
Belegen werden
einzeln verwaltet
16 verschiedene
Belegarten werden
unterstützt
Die Verrechnung
auch von einzelnen
Belegen an Kunden
wird unterstütz
Dieser Beleg ist zur
Abrechnung
vorgesehen
Reisekosten Spesenrechner
Je nach
Spesenrechner
können diverse
Spesenarten
berechnet werden
Auch die
steuerliche
Berechnung
von Auslandsreisen
ist möglich
Bei der Belegart Spesen
können Spesenrechner
integriert & genutzt
werden
Die Kosten werden
automatisch
berechnet
Sachkosten
Es können beliebig viele
Sachmittel auf das
Projekt gebucht werden
Die Kosten der
Sachmittel werden
dem Projekt
automatisch
zugerechnet
Die Verrechnung
von Sachmitteln an
Kunden wird
unterstütz
Raum/Geräte
Räume und Geräte
können gebucht und mit
Exchange/Outlook
synchronisiert werden
Die Verrechnung
von Räumen und
Geräten an Kunden
wird unterstütz
Der Besitzer während
der Buchungszeit
wird eingetragen
Die Kosten von
Räumen und
Geräten werden
den Projekten
zugewiesen
Zeitraum der
Nutzung kann auf
mehrere Tage
ausgedehnt
werden
Externe Dienstleistung
Der Leistungszeitraum für
die Einhaltung
„ordentlicher Buchführung“
(GOB) wird gespeichert
Auch externe
Ressourcen wie
beispielsweise freie
Mitarbeiter werden
organisiert
84,75
Die Verrechnung
von externen
Ressourcen an
Kunden wird
unterstützt
Die Kosten der
Ressource können
vom Projektleiter
eingegeben
werden
Arbeiten mit Vorlagen
Das geplante Startdatum
aller Knoten und Aktivitäten
wird auf Basis des eingegebenen
Projektstarts neu vergeben
Projekte können
komplett oder
auch nur in Teilen
aus Vorlagen
erzeugt werden
Nach Eingabe des
Startdatums wird
das neue Projekt
komplett erzeugt
CRM-Project auf dem Handy
(Windows, Blackberry und iPhone)
Lizenzmodell
CRM-Project hat 2 Rollen
1. Zeiterfassung
=> Rückmeldung von Zeiten und Leistungen auf Projekte
2. Vollzugriff
=> Nutzung beliebiger Funktionen von CRM-Project, beispielsweise:
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•
•
•
Unternehmensleitung => Reports
Projektleiter => Gantt oder Plantafel
Personalabteilung => Abwesenheit, Urlaub oder Abrechnung von Mitarbeitern
Projektmitarbeiter => Planung und Verwaltung seiner Reisen
Wartungsvertrag
Erstes Jahr enthalten (obligatorisch), ab dem 2. Jahr 20% Wartungsgebühr.
Anzahl User
Mindestens 3 User pro Auftrag, auch bei Nachbestellung
Es müssen nicht alle CRM User auch eine CRM-Project Lizenz erwerben
Zeiterfassung über die virtuelle Stechuhr benötigt keine Microsoft CRM Lizenz
Handlungsfelder Projektmanagement
Integrationsmanagement:
Hier werden die verschiedenen Elemente eines Projektes koordiniert.
Inhalts- und Umfangsmanagement (Scope Management):
Das Management des Projektrahmens sorgt dafür, dass die gesetzten Projektziele erreicht werden. Es sorgt allerdings nicht nur für
die Ergebnisorientierung in Bezug auf die ursprünglichen Ziele, sondern hat insbesondere zur Aufgabe, notwendige Abweichungen
von diesen Zielen, die im Projektverlauf deutlich werden, in das Projekt einzusteuern sowie entsprechende Neuplanungen zu
veranlassen.
Terminmanagement:
Zielt auf die Einhaltung des Zeitrahmens ab und sollte alle beteiligten Zielgruppen einbinden. Der Projektplan dient dabei v. a. als
Kommunikationsmedium.
Kostenmanagement:
Zielt auf die Budgeteinhaltung ab. Hierfür ist (zum Beispiel durch Projektkostenrechnung) der Kostenverlauf zu erfassen.
Gegebenenfalls sind Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Qualitätsmanagement:
Projektspezifisches Qualitätsmanagement umfasst Standardisierung von Projektmanagement-Prozessen, Dokumentation der
Arbeiten und Ergebnisse, sowie ein geeignetes Maßnahmenmanagement
Personalmanagement:
Enthält die effiziente Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben, aber auch
die Teamentwicklung.
Kommunikationsmanagement:
Nimmt häufig bis zu 50 % der Projektarbeit ein und schließt alle Beteiligten und Betroffenen ein; auch im Veränderungsmanagement
(Change Management) zu berücksichtigen.
Risikomanagement:
Projektspezifisches Risikomanagement. Enthält Risikoanalysen, präventive Maßnahmen und Notfallkonzepte. Insbesondere bei
komplexen Projekten ist dies von Bedeutung.
Beschaffungsmanagement:
Integration und Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.
Bereiche des Projektmanagements
Teilprojektleitung
Unter Teilprojektleitung wird in der Regel die Steuerung eines klar abgrenzbaren Teils eines Projekts verstanden.
Ziel ist die Delegation von Teilen des Projektmanagements an andere Personen. Meist werden Teilaufgaben der
Projektsteuerung und Projektausführung an Teilprojektleiter delegiert.
Programmmanagement
Vom Multiprojektmanagement abzugrenzen ist der Begriff des Programmmanagements. Unter einem
„Programm“ versteht man in diesem Fall ein Bündel (inhaltlich) zusammengehörender Projekte.
Programmmanagement ist im Gegensatz zu Multiprojektmanagement aber zeitlich limitiert (ähnlich wie ein
Projekt). Multiprojektmanagement kann als Form der unternehmensweiten Ressourcensteuerung hingegen
unbegrenzt eingesetzt werden.
Großprojektmanagement
Ähnlich dem Programmmanagement, wobei das Programmmanagement in der Regel Einzelprojekte eines
Themenbereichs steuert und das Großprojektmanagement die Teilprojekte an einem (großen) Thema
koordiniert.
(Projekt-)Portfoliomanagement
Im Projektportfoliomanagement werden die Projekte eines Unternehmens (meist rein aus Controlling-Sicht)
verwaltet. Das Portfoliomanagement wird durch Konsolidierung der Kennzahlen aller Projekte eines
Unternehmens dem Informationsbedürfnis des Managements gerecht.
Multiprojektmanagement
Werden mehrere Projekte gleichzeitig gesteuert und koordiniert, spricht man von Multiprojektmanagement.
Multiprojektmanagement stellt besondere Herausforderungen an die Beteiligten, weil hier kritische Ressourcen
über mehrere, vermeintlich oder tatsächlich voneinander unabhängige und um Ressourcen konkurrierende,
Projekte hinweg koordiniert werden müssen.
Enterprise Project Management (EPM)
Ebenso wie Multiprojektmanagement, jedoch wird hier mit zentralisierten Ressourcen
organisationsübergreifend geplant. Es beinhaltet Projektportfoliomanagement, Großprojektmanagement,
Multiprojektmanagement
Inhalt und Anlass für Projektmanagement
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Anlass bzw. Inhalt
Bauprojekte / Investitionsprojekte
IT-Projekte
Produktentwicklungsprojekte
Innovationsprojekte
Forschungs- und Entwicklungsprojekte
Organisation Entwicklungsprojekte
Logistikprojekte
Qualitätsprojekte
Vorprojekte / Planungsprojekte
Marketingprojekte
Kulturprojekte
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Beteiligung bzw. Initiierung
interne Projekte
abteilungsinterne Projekte
abteilungsübergreifende Projekte
externe Projekte / Kundenprojekte
Komplexität
Kleinprojekte
Projekte
Großprojekte / Programme
Wiederholungsgrad
Pionierprojekte
Routineprojekte
Kontakt
Hersteller
itara GmbH
Juliuspromenade 64a
97070 Würzburg
Germany
Phone: +49 (931) 660 84-666
E-Mail: [email protected]
Vertriebs- und Hostingpartner
www.crm-project.net
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