Materi 3 - Biro Kepegawaian

Report
IMPLEMENTASI APLIKASI SISTEM
e FORMASI
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN
REFORMASI BIROKRASI, JANUARI 2015
LATAR BELAKANG
Diperlukan SDM Aparatur yang bersih, Kompeten dan melayani :
1. Berapa besar jumlah PNS yang dibutuhkan.
2. Bagaimana pengaturan kebutuhan PNS dalam lima tahun ke depan
(kekurangan/kelebihan).
3. Uraian Jabatan (Nama Jabatan, iktisar jabatan beserta kegiatannya)
4. Peta jabatan (Jabatan apa saja yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas
organisasi)
5. Analis beban kerja (Seberapa banyak jumlah Pegawai yang dibutuhkan dalam
satu jabatan agar tidak ada lagi pekerjaan yang menumpuk bukan pekerjaan
yang di tumpuk)
6. Distribusi pegawai, apakah ada unit yang kekurangan/kelebihan pegawai
sehingga diperlukan pengaturan untuk dipindahkan.
7. Usulan formasi (berapa banyak yang akan di usulkan untuk pengangkatan
pegawai baru)
8. Bazetting (selisih antara kebutuhan pegawai dengan kondisi pegawai saat ini)
2
Menyediakan Data :
1.
Informasi Peta Jabatan
2.
Informasi jumlah PNS / PPPK
3.
Informasi jumlah kebutuhan ASN
4.
Informasi PNS yang akan pensiun BUP
5.
Informasi jumlah kekurangan dan kelebihan ASN
6.
Informasi rekapitulasi jabatan/pangkat yang kekurangan
formasi (Jabatan Fungsional)
3
OPTIMALISASI FORMASI
A. Jabatan Utama :
1. Merupakan pelaksana tugas pokok suatu organisasi (jika jabatan ini
tidak ada atau tidak diisi maka organisasi tidak berfungsi)
2. Memberikan layanan lengsung pada masyarakat
3. Pekerjaan bersifat teknis substanstif
4. Pelaksanaan tugas tidak dapat/sulit diganti oleh orang lain
B. Pengengkatan jabatan fungsional umum (Pelaksana) kalau memang
belum ditetapkan jabatan fungsional tertentu baru dapat diisi melalui
jabatan fungsional umum.
C. Penetapan Nama-Nama jabatan Fungsional yang akan diisi ditetapkan
oleh Kementerian PAN & RB.
4
PERENCANAAN KEBUTUHAN
Pola Lama
Pengangkatan Pegawai sesuai
dengan
jumlah
pangkat/
golangan ruang (ijazah)
 Jabatan fungsional umum
 Jabatan fungsional tertentu
Pola Baru
Pengangkatan Pegawai
Berdasarkan kebutuhan bisnis
proses organisasi (jabatan
Pelaksana/Jabatan
fungsional)
Jabatan Pelaksana
Jabatan Fungsional
5
JENIS-JENIS JABATAN
Pola Lama
( Jabatan Fungsional Umum )
1. satu kegiatan menjadi nama
jabatan (Pengagenda surat)
2. Nama organisasi menjadi nama
jabatan (Bendahara Sekolah)
3. Kegiatan yang
sama dibuat
nama jabatan yang berbeda –
beda dan diikuti nama organisasi
(Bendahara
Pengeluaran,
Bendahara
Penerimaan,
Bendahara Sekolah, Bendahara
barang, Bendahara gudang, dll)
4. Nama jabatan mengikuti banyak
nya jumlah pegawai.
Pola Baru
(Jabatan Pelaksana)
1. beberapa kegiatan menjadi nama
jabatan Pengadministrasi Surat
(Penerima surat, Mengagendakan
surat, menyortir surat, mengantarkan
surat, dll) yaitu multitask
2. Kegiatan yang sama seharusnya
menggunakan hanya satu nama
jabatan “Bendahara “(Bendahara
Pengeluaran, Penerimaan, Sekolah,
barang, gudang, dll)
3. Pegawai yang mengikuti jabatan
(bisa saja ABK lebih dari satu setiap
jabatan)
6
Optimalisasi Jabatan Fungsional/
Jenis jabatan Fungsional Umum
Contoh JF Tertentu (142 JF)
1. Perancang Peraturan Perundang-undangan
2. Perencana
3. Widyaiswara
4. Analis Kebijakan
5. Analis Kepegawaian
6. Auditor Kepegawaian
7. Assessor SDM Aparatur
8. Pustakawan
9. Arsiparis
10. Pranata Komputer
11. Statistisi
12. Auditor
13. Litkayasa
14. Perekayasa
15. Pranata Humas
16. Penerjemah
17. Dokter
18. Perawat
19. Guru
20. dll
Contoh JF Umum
1. Pengadminsitrasi Umum
2. Pengadministrasi Surat
3. Pengadministarsi Keuangan
4. Analis Anggaran
5. Analis Hukum
6. Analis Keuangan
7. Analis Budidaya Perikanan
8. Analis Sistem Informasi dan Jaringan
9. Sopir/Pengemudi Mobil
10. Pilot
11. Operator Data Entry
12. Sekretaris
13. Teknisi Kendaraan
14. Teknisi Komputer
15. Pengelola Database
16. Pengelola Perpustakaan
17. Pengawas/Pengamat Bangunan
18. Penjaga Kamar Mayat
19. Petugas Keamanan
20. dll
7
Nama Jabatan adalah sebutan untuk memberi ciri dan gambaran atas sisi
jabatan, yang berupa Sekelompok Tugas Yang melembaga atau menyatu
dalam satu wadah jabatan.
Secara Mapan Diduduki Oleh Seseorang Atau Sekelompok Orang Dalam
Organisasi
Syarat suatu Jabatan:
1. Membedakan antara jabatan yang satu dengan yang lain
2. Bisa memberikan gambaran pengertian pada pembaca atau jabatan
tersebut.
3. Sedapat mungkin diusahakan dalam bahasa Indonesia
4. Enak didengar
5. Sedapat mungkin diusahakan nama nya pendek
Contoh : JF tertentu : Peneliti, Arsiparis, Pustakawan
JF umum : Sekretaris, Bendahara, dll
8
Uraian Tugas adalah uraian lebih lanjut dari ringkasan uraian
jabatan
Tugas adalah sekelompok kegiatan kerja yang mempunyai tujuan
tertentu
Syarat uraian tugas jabatan :
1. Keterampilan yang sejajar
2. Satu rangkaian proses
3. Memerlukan waktu kerja yang sangat
berarti atau tidak terlalu kecil. (harian,
bulanan dan tahunan)
4. Menggunakan bahan kerja
5. Menggunakan perangkat kerja
6. Memperoleh hasil yang ditentukan
7. Setiap satu jabatan paling sedikit memiliki
4 (empat) sampai 12 kegiatan.
ANTARA LAIN
URUTAN TUGAS
MULAI DARI :
a. Mengumpulkan
b. Mengolah
c. Menganalisis
d. Mengevaluasi
e. Melaporkan
9
KELOMPOK TUGAS
1. MENURUT ESENSI
a. Tugas Pokok
b. Tugas Penunjang ?
c. Tugas Tambahan ?
2. MENURUT FREKUENSI
a. Tugas harian
b. Tugas Periodik
c. Tugas insedental
PP. NO . 46 TH 2011
Tugas jabatan adalah kegiatan yg wajib
dilakukan dlm rangka pelaksanaan fungsi
jabatan
Bermanfaat bagi orgnisasi.
•
•
•
•
3. MENURUT HUBUNGAN TUGAS
a. Tugas siklik
b. Non siklik
4. MENURUT TINGKAT JABATAN
a. Tugas Manajerial (struktural)
b. Tugas Non Manajerial (fungsional)
 Fungsional Umum
 Fungsional Tertentu
kuantitas;
kualitas;
waktu; dan/atau
Biaya
Tugas Tambahan adalah tugas lain
atau
tugas-tugas
yg
ada
hubungannya dgn tugas jabatan yg
bersangkutan dan tdk ada dlm SKP
yg telah ditetapkan
10
CONTOH : NAMA JABATAN YANG PERLU PERBAIKAN


























Bendahara Pengeluaran Pembantu
Sekretaris Pimpinan
Pengawas Kebersihan dan Keamanan
Pengawas Sarana Kantor
Pengadministrasi
Petugas
Petugas Protokol
Petugas Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan (kua)
Ajudan Menteri
Pemegang Buku Akuntansi
Penyaji Bahan
Penjaga Keamanan
Caraka
Pramu Kantor
Pramu Saji
Pengevaluasi (vertikal)
Operator Komputer
Penyusun Laporan Pengendalian BPS BPIH
Penyusun Dokumen Haji
Penyusun Perlengkapan Haji
Kenapa tidak pengelola
Penyusun Akomodasi Haji
Penyusun Katering Haji
Penyusun Transportasi Haji
Pengembang Pegawai (Kenapa tidak analis kepegawaian)
Pengembang Forum Kerukunan Umat ( kenapa tdk analis……)
Pengembang Lembaga Keagamaan
(kenapa tdk Analis Keagamaan)
11
ANALISIS JABATAN FUNGSIONAL
JENIS - JENIS JABATAN PELAKSANA (JABATAN FUNGSIONAL UMUM)
NO
1
NAMA JABATAN
2
Klasifikasi/ Kelompok
I
Adminstrasi (Pengadministrasi)
1 Pengadministrasi Umum
2 Pengadministrasi Persuratan
3 Pengadministrasi Barang
4 Pengadministrasi Keuangan
5 ………………….
II Kelompok /KlasifikasiAnalis
1 Analis Diklat
2 Analis Jabatan
3 Analis Organisasi
4 Analis Kinerja
5 ……………………
Klasifikasi/ Kelompok
III
Operasional
1 Pengemudi
2 Pilot
3 Masinis
4 Nahoda
5 …………………..
IKTISAR JABATAN
3
UNSUR KEGIATAN
4
SYARAT JABATAN
5
12
PERHITUNGAN KEBUTUHAN ASN
ANALISIS
JABATAN
PERMENPAN NO. 33 TAHUN 2011
PETA
JABATAN
Pegawai setiap Tahun memiliki Jam Kerja Efektif
1250 Jam Kerja
ya
ANALISIS
BEBAN
KERJA
PERMENPAN NO. 26 TAHUN 2011
KEBUTUHAN
ASN
KEKURANGAN
FORMASI
PNS
PPPK
5 Tahun
13
A. Jumlah Hari 1 (satu) Tahun adalah
Kerja 1 (satu) Tahun
B. Bukan Hari Kerja
- Jumlah cuti 1 tahun
- Jumlah hari minggu/sabtu
- Jumlah hari libur resmi
Hari Libur 1 (satu) Tahun
: 365
: 235
Hariari
Hari
: 130
Hari
D. Hari Kerja 1 (satu) bulan
E. Hari Kerja 1 (satu) minggu
: 20
: 5
Hari
Hari
F. Jam Kerja Per minggu
G. Jam Boros Satu Hari berdasarkan ILO : 30 %
H. Jam Boros Satu Hari berdasarkan ILO : 70 %
I. Jam Kerja Boros Per minggu 30 % x 37,5
J. Jam Kerja Efektif Per minggu 70 % x 37,5
K. Jam Kerja Efektif Per Hari 26,25 : 5
: 37,5
L. Jam Kerja Efektif Per Tahun 5,30 x 235 Hari
: 12
: 104
: 14
Hari
Hari
Hari
Jam
: 11,25 Jam
: 26,25 Jam
: 5 Jam 25 Menit
( 5 Jam 30 Menit )
: 1245,5 Jam
( 1250 Jam )
M. Jam Kerja 1 Tahun 7,5 x 235
: 1765 Jam
14
Waktu Yang hilang
Pegawai
Yg tdk masuk
Kantor
a. Sakit
b. izin
c. Mangkir /
alpa
Pegawai yang
a. Terlambat
b. Pulang awal
c. Meninggalkan
pekerjaan
lain-lain
a. Makan
b. Sholat
c. Kebelakang
d. Baca koran,
telepon,
terima tamu
a. Cuti
(Melahirkan,
AP)
b. Diklat
15
BEBAN KERJA
BEBAN KERJA DENGAN
IDENTIKASI :




HASIL KERJA
OBYEK KERJA
PERANGKAT KERJA
TUGAS JABATAN
5000 Jam
JML. BEBAN KERJA
X Pegawai
STANDAR KERJA
Jabatan Pimpinan Tinggi
Jabatan Administrasi
Jabatan Fungsional
contoh
X 1 = 4 Pegawai
1250 Jam
16
KELEMBAGAAN
SEKJEN
PUSAT
DIRJEN
DIRJEN
KA,KANDEPAG
KEM
AGAMA
KANWIL
KA.KANDEPAG
KA.KANDEPAG
REKTOR….
UNIV
REKTOR….
REKTOR….
PENG
KEP.BIRO
ADM
KEP.BIRO
ADM
KEP.BIRO
ADM
PENG
PENG
PENG
JF
PELAKSANA
KEP.KUA
PENGHULU
KEP.KUA
PENYULUH
KEP.KUA
PELAKSANA
SEKOLAH
KEP.SEK
SEKOLAH
TU
SEKOLAH
GURU
DEKAN
DEKAN
DOSEN
DEKAN
DOSEN
DOSEN
Kem.
Keuangan
Surat
pemberitahuan
formasi
2
1
Menpanrb meminta
pendapat ke Menteri
Keuangan
3
3
Kem.
PANRB
4
7
Kem LU
Usul Rincian Formasi
K/L/Pemda
Melalui e formasi
Analisis
Usul Formasi
Melalui e Formasi
benar
Untuk
diperbaiki
Oleh TIM
Menpanrb/
Instansi/BKN
Untuk
di lanjutkan
di cetak
Persetujuan
Prinsip Formasi
K/L/Pemda
8
1. Analisis Usul Formasi
2. Pertimbangan teknis
formasi
6
salah
Usul formasi
K/L/Pemda
4
5
BKN
K/L/
Pemda
Penetapan Formasi
1. K/L
2. Provinsi
(Prov/Kab/Kota)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
keterangan
Men PANRB meminta pendapat Kementerian Keuangan
Kem Keuangan Memberikan Pendapat tentang ketersedian dana
Surat Men PANRB tentang rencana penerimaan tambahan pegawai
Usul Formasi dari Instansi ke Kem PANRB tembusan BKN
BKN Memberikan Pertimbangan teknis untuk formasi K/L/Pemda
Kem LU Memberikan pertimbangan teknis perwakilan Luar Negeri
Persetujuan Prinsip Formasi K/L/Pemda.
MENPANRB Menetapan Formasi K/L/Pemda
18

similar documents