havas voyages connect - Carlson Wagonlit Travel

Report
VOYAGES
D’AFFAIRES
des solutions PRO pour les professionnels
Votre outil de réservation
en ligne :
Havas Voyages Connect
Guide Utilisateur
©CWT Distribution 2011
P10-8-6-A10 Version 1 -26/08/2011
Sommaire
Page 3 : Connexion et Profil
Page 16 : Création de nouveaux profils
Page 23 : Onglet Chargé de voyages
Page 30 : Modèles de voyages
Page 32 : Affiner / Rechercher des voyages
Page 35 : La Réservation
Page 54 : Dossier en attente
©CWT Distribution 2011
VOYAGES
D’AFFAIRES
des solutions PRO pour les professionnels
Connexion et Profil
©CWT Distribution 2011
Connexion : www.havas-voyages-connect.fr
Aux prochaines
connexions, il
vous suffira
d’entrer votre
identifiant (email)
et votre mot de
passe
Après 30 minutes, vous pourrez
refaire une tentative de connexion.
©CWT Distribution 2011
Si vous bloquez vos codes d’accès
(après 3 échecs de connexion), votre
compte sera bloqué pendant 30min.
En cas de perte
ou d’oubli de
votre mot de
passe: Entrez
votre identifiant
puis cliquez ici
Le profil Utilisateur / Voyageur
5 grandes sections dans le Profil voyageur : Personnel,
Paiement, Livraison, Préférences, Mot de passe
Les champs marqués d’une « * »
sont obligatoires
La date de naissance
est obligatoire
NB : Les informations de votre
profil, serviront tant aux
réservations en ligne qu’aux
réservations via l’agence.
Seule l’action « Sauvegarder »
permet à l’agence d’accéder à
votre profil.
©CWT Distribution 2011
A la 1ère connexion,
vous devez
impérativement aller
« valider » votre
profil en cliquant sur
Sauvegarder
(même si vous
n’avez fait aucune
modification)
Format n° de
téléphone :
0240577570.
Pas d’indicatif,
pas d’espace.
Remplissez votre profil
(cartes d’abonnements,
préférence voyages, moyen de
paiement, adresse de
livraison…) puis sauvegardez.
Il est conseillé de renseigner
un maximum de champs dès
la 1ère connexion.
Le Profil - Paiement
A compléter obligatoirement pour la
garantie des réservations hôtels
©CWT Distribution 2011
Le Profil - Livraison
Le E-billet SNCF est préconisé.
Ce mode de livraison implique l’intégration systématique
de l’email du voyageur dans la réservation.
©CWT Distribution 2011
Indiquer un n° de téléphone portable permettra aux transporteurs (SNCF, Air
France) de prévenir les voyageurs en cas de modification sur leurs trains, vols, …
Le Profil – Préférences Air
Les préférences
indiquées ici seront
prises en compte
dans la mesure du
possible lors des
réservations
©CWT Distribution 2011
Profil – Préférences Air – Les cartes
En face de la
compagnie, entrer
le n° de carte.
Cliquer sur ce lien et
choisissez la
compagnie aérienne
concernée.
Répéter autant de
fois que de cartes
détenues.
Entrer le n° et la date d’expiration de la carte
d’abonnement Air France : cela garantit
l’affichage du tarif abonné lors de la
demande de voyage.
Un mois avant l’expiration, un message
d’avertissement apparaîtra en page d’accueil.
©CWT Distribution 2011
Profil – Préférences train
Les préférences indiquées ici seront prises en compte
dans la mesure du possible lors des réservations
Entrer le n° et la date d’expiration des carte de fidélité.
Chaque réservation pour ce voyageur intègrera ces données et les points seront crédités sur son compte
fidélité concerné.
La Carte Grand Voyageur Smiles SNCF est également un identifiant pour le retrait des billets et un
justificatif de voyage pour les porteurs de la nouvelle carte GV Smiles, avec code barres, pour les Ebillets.
©CWT Distribution 2011
Profil – Préférences train - Abonnements
Cliquez sur ce lien
La fenêtre des abonnements
ferroviaires s’ouvre : Choisir le
prestataire dans le menu déroulant.
©CWT Distribution 2011
L’outil propose la liste des
cartes/abonnements possibles, par
fournisseur.
Profil – Préférences train (Abonnements Fréquence)
Après avoir choisi le nom de la carte dans le menu déroulant, indiquer :
Le n° de la carte / La date d’expiration
Important : il faut ensuite entrer les trajets couverts par l’abonnement.
©CWT Distribution 2011
Si le voyageur est susceptible de voyager sur différents tronçons du parcours de la carte,
tous les tronçons doivent être indiqués.
Exemple ci-dessus pour un abonné Nantes/Paris.
Cela garantit l’affichage du tarif abonné lors de la demande de voyage.
Un mois avant l’expiration, un message d’avertissement apparaîtra en page d’accueil.
Profil – Préférences Hôtel & Location de voiture
Entrer les données sur les cartes de
fidélité et cartes accréditives en
sélectionnant les fournisseurs via les
menus déroulants.
Chaque réservation pour ce voyageur
intègrera ces données :
• les points seront crédités sur son
compte fidélité concerné.
• la carte accréditive sera prise en
compte dans la réservation de voiture
©CWT Distribution 2011
Profil – Mot de passe
Possibilité de changer le mot de passe dès que souhaité.
©CWT Distribution 2011
Profil – Les cartes abonnements et fidélité
ATTENTION
Les noms et prénoms entrés dans les profils doivent être identiques à
ceux du passeport du voyageur.
Il est indispensable de vérifier les données des cartes des voyageurs.
HAVAS VOYAGES CONNECT est relié aux systèmes Air France et SNCF
– Les n° et nom/prénom des voyageurs doivent être identiques à ceux
indiqués sur les cartes d’abonnement et de fidélité
Exemple :
Jean-Yves dans le profil / Jean Yves sur les cartes  HVC rejettera la carte concernée
Une « petite » différence dans le prénom entraîne le rejet de la carte.
©CWT Distribution 2011
VOYAGES
D’AFFAIRES
des solutions PRO pour les professionnels
Création de nouveaux profils
©CWT Distribution 2011
Rôle : gestionnaire
de profils
Gestion des profils voyageurs
Vous avez accès à la gestion des profils voyageurs de votre société.
La fonction de gestionnaire de profils inclut :
la création de profils
la suppression de profils
la modification, l’enrichissement des profils
©CWT Distribution 2011
Administration des profils
ATTENTION !!!
Les noms et prénoms entrés dans les profils doivent être identiques à ceux
du passeport du voyageur
Il est indispensable de vérifier les données des cartes des voyageurs
HAVAS VOYAGES CONNECT est relié aux systèmes Air France et SNCF :
Les n° de cartes, nom/prénom des voyageurs doivent être identiques à
ceux indiqués sur les cartes d’abonnement et de fidélité
Exemple : Jean-Yves dans le profil / Jean Yves sur les cartes
 HVC rejettera la carte concernée
©CWT Distribution 2011
Une « petite » différence dans le prénom entraîne le rejet de la carte.
Administration des profils
Pour accéder à la gestion des profils, cliquez sur l’onglet Administration.
Déroulez le
menu Gestion
du profil
utilisateur en
cliquant sur la
croix.
©CWT Distribution 2011
Administration des profils - Création
Vous créez un
utilisateur = profil
Cliquez sur Suivant.
©CWT Distribution 2011
Sur cette première page de profil, vous devez entrer des informations essentielles :
 Prénom
 Nom
 Identifiant = OBLIGATOIREMENT l’adresse email avec extension validée par votre société (plusieurs
extensions possibles). Ces extensions doivent être connues à la création du site car elles déterminent
l’appartenance d’un utilisateur/voyageur à une société.
 Mot de passe, personnalisable suivant conditions
Administration des profils - Création
Sur cette deuxième page, vous devez attribuer le ou les « rôles » de l’utilisateur/profil que vous créez :
1)
3)
©CWT Distribution 2011
2)
Pour un Voyageur « simple » cochez la case « Voyageur ». Si ce voyageur fait lui-même ses réservations sur HVC,
vous lui transmettrez ses codes d’accès (page précédente).
Pour une Chargée de voyage, cochez la case « Chargé de voyage principal ». Elle aura ainsi automatiquement accès
à la réservation pour tous les voyageurs. Vous lui transmettrez ses codes d’accès (page précédente). Si la Chargé de
voyage est également Voyageur, cochez également la case Voyageur.
Si la personne doit avoir accès à la gestion /création des profils de la société, cochez la case « Gestionnaire de
profils ».
Administration des profils - Création
Complétez les champs obligatoires marqués d’une *
Cliquez sur Terminer.
Ce profil est désormais disponible dans la base HVC. L’enrichissement du profil est détaillé dans la 1ère partie du guide.
©CWT Distribution 2011
La personne profilée peut se connecter aves ses codes d’accès :
 Si elle est Voyageur, elle peut faire ses réservations ou/et les Chargés de voyage peuvent réserver pour elle
 Si elle est Chargé de voyage, elle peut faire des réservations pour tous les voyageurs
 Si elle est Gestionnaire de profils, elle peut créer et modifier des profils
VOYAGES
D’AFFAIRES
des solutions PRO pour les professionnels
Onglet Chargé de voyages
Les fonctionnalités spécifiques
©CWT Distribution 2011
Onglet Chargé de voyages (Préparer de nouveaux voyages)
Message d’avertissement qui
indique que l’outil n’affiche
que les 100 premiers profils.
Il faudra filtrer pour afficher
les autres profils.
Renseignez l’un des
champs de recherche
pour filtrer l’affichage
de la liste des
voyageurs puis cliquez
sur Rechercher.
©CWT Distribution 2011
Cliquez ici pour
sélectionner le ou les
collaborateur(s) pour
lequel vous devez
effectuer une réservation
Votre sélection
Des voyageurs peuvent être ajoutés à la sélection en cliquant sur le bouton
Les voyageurs sélectionnés apparaitront ainsi dans le panier de sélection.
Voyageurs
multiples RAIL :
jusqu’à 6
maximum
Il faut alors choisir un voyageur
principal (représenté par une étoile).
Par défaut, le voyageur principal est le
1er voyageur de la liste.
ATTENTION : une réservation
multipassager n’est possible que pour
le rail et que pour des voyageurs
appartenant à la même communauté
que le voyageur principal.
©CWT Distribution 2011
Après avoir cliqué sur le bouton «
Réserver un voyage », une vérification
des profils des voyageurs sélectionnés
sera effectuée.
Si un des profils est invalide, un message
d’erreur le signalera.
On pourra alors modifier le profil en
question en cliquant sur le nom dans la
liste des résultats de recherche.
1ère page de recherche
Il est rappelé en haut de page que vous effectuez
une réservation au nom du voyageur indiqué.
Avant toute réservation au nom
d’un collaborateur, vérifiez ou
renseignez son profil voyageur puis
sauvegardez le.
©CWT Distribution 2011
Rappel des
voyageurs qui ont
été sélectionnés
au début de la
réservation.
NB : Seule l’action « sauvegarder »
permet à l’agence d’accéder au profil
voyageur pour les demandes hors
solution en ligne.
Voyageur invité
Si vous devez réserver pour un invité, le cadre ci-joint vous en donne la
possibilité: cliquez ici puis « Réserver un voyage»
©CWT Distribution 2011
Voyageur invité - réservation
Pour entrer une carte de réduction SNCF :
Rappel du voyageur
invité qui a été
sélectionné au début
de la réservation.
1) Cliquer sur l’onglet « Mon profil »
2) Renseigner la carte de réduction SNCF, le
genre et la date de naissance uniquement puis
cliquer sur « Sauvegarder » (ne pas modifier le
nom et prénom à cette étape)
5/ Cliquer sur l’onglet « Planifier un voyage »
6/ Faire la réservation ensuite comme
d’habitude
7/ Saisir les informations nécessaire à la
finalisation du dossier (nom, prénom, adresse
email, etc.)
©CWT Distribution 2011
Voyageur invité – finalisation d’un voyage
Entrez les
informations
relatives à votre
invité puis
confirmer.
! Attention !
Le profil invité ne sera pas enregistré dans
votre base.
Si vous devez réserver pour ce même invité
vous devrez renseigner à nouveau ces
éléments.
Si 1 ou des champs de personnalisation
obligatoires sont mis en place pour votre
société, ce ou ces champs devront être
complétés pour un invité.
©CWT Distribution 2011
VOYAGES
D’AFFAIRES
des solutions PRO pour les professionnels
Les Modèles de voyages
©CWT Distribution 2011
Des modèles peuvent être créés à partir du
résumé d’un voyage (non confirmé).
Ce modèle pourra ensuite être utilisé afin
d’effectuer une réservation rapide en un seul clic
pour le même voyage, pour des dates et/ou un
voyageur différents.
Les modèles
©CWT Distribution 2011
Ce modèle pourra être utilisé via le panier de sélection, il suffira de l’ajouter
via le bouton
VOYAGES
D’AFFAIRES
des solutions PRO pour les professionnels
Affiner / Rechercher
des voyages
Le second sous-onglet de l’espace « Chargé de
voyages » est dédié à la recherche et à
l’affichage de dossiers voyages existants.
©CWT Distribution 2011
Afficher/Rechercher des voyages
Le chargé de voyages dispose de deux affichages de résultats différents.
©CWT Distribution 2011
Afficher/Rechercher des voyages
La vue du tableau, c'est-à-dire un affichage en liste :
La vue du calendrier, c'est-à-dire un affichage par dates :
A partir de là, le chargé de voyages peut afficher la page de résumé du
voyage (bouton « afficher »).
©CWT Distribution 2011
En cliquant sur un des rectangles représentant un voyage, une fenêtre
d’informations s’affiche.
VOYAGES
D’AFFAIRES
des solutions PRO pour les professionnels
La Réservation
Havas Voyages Connect présente les 200 à 250
meilleurs tarifs dans le créneau horaire indiqué.
L’affichage par tarif se fait du moins cher au plus cher.
©CWT Distribution 2011
La Réservation - Recherche Rapide
La recherche combiné permet de rechercher en une
seule fois les solutions Train + Vol + Vol low cost
Entrez les villes de départ et d’arrivée, les dates et les
heures souhaitées via les menus déroulants
Puis cliquez ici pour lancer la recherche
©CWT Distribution 2011
La Recherche Rapide est une recherche par tarifs uniquement.
La Réservation - Recherche détaillée
Via l’onglet Planifier un voyage, vous accédez à la Recherche Détaillée. A votre
disposition, de nombreux filtres qui vous permettent d’affiner votre demande.
Vous pouvez choisir de Comparer vols et trains ou de rechercher
uniquement des vols, ou uniquement des trains.
Si le voyageur dispose d’une carte d’abonnement Air France, il est
conseillé de sélectionner Premium dans le menu déroulant Classe de
service, le tarif abonné faisant partie des pleins tarifs chez Air France.
©CWT Distribution 2011
La Réservation - Recherche détaillée (2)
Possibilité de modifier la plage de recherche horaire, par défaut
3 heures après et 1 heure avant les horaires demandés.
©CWT Distribution 2011
La Recherche Détaillée permet de choisir entre :
Recherche par Tarif et Recherche par horaire
Recherche multi-destinations
©CWT Distribution 2011
! Attention ! Veuillez sélectionner le
nom complet de la ville qui apparait
dans le menu déroulant et non pas
laisser du texte libre dans le champ.
La Réservation – Affichage des disponibilités
Recherche par horaire
Les possibilités sont classées par heure de départ. Vous pouvez choisir
de trier différemment en cliquant sur les intitulés des colonnes.
©CWT Distribution 2011
Dans les colonnes à gauche, les
différentes classes de voyages sont
visibles. Voir la légende.
Recherche par horaire – choix du tarif
Une fois l’aller/retour sélectionné, on arrive à l’étape du choix du tarif.
©CWT Distribution 2011
En passant la souris sur
le type de tarif, une
petite fenêtre s’affiche
pour décrire les
conditions d’achat.
La Réservation (internationale) – Affichage des disponibilités
Recherche par tarifs
Cliquez sur « tous
les résultats » pour
afficher la
comparaison avec
les vols low costs
Une synthèse des résultats
s’affiche sur le Fare Analyser.
Vous avez la possibilité de les
filtrer selon plusieurs critères
via les menus déroulants
©CWT Distribution 2011
A tout moment, vous
pouvez modifier
votre demande de
voyages (date,
heure, destination)
Détails des disponibilités
Le tarif Aller Retour
Cliquez sur « sélectionner »
pour confirmer votre choix
Cliquez ici pour afficher d’autres
tarifs disponibles sur les vols proposés
©CWT Distribution 2011
Pour afficher les conditions
tarifaires du billet cliquez ici
La Réservation (nationale) – Affichage des disponibilités
Recherche par tarifs
En un coup d’œil, vous pouvez comparer les tarifs et horaires des trains et vols disponibles.
Quand on clique sur l’intitulé
d’une colonne, un court
descriptif du tarif et de sa
flexibilité s’affiche.
Vous avez la possibilité de
filtrer les résultats selon
plusieurs critères via ce menu.
©CWT Distribution 2011
Le tarif affiché est du demi
aller/retour
(ou one way pour les low cost)
La Réservation – Récapitulatif
Vous pouvez ajouter : un
hôtel, une location de voiture
ou une autre réservation
Rappel du tarif le moins cher
proposé sur ce voyage
Cliquez ici pour
finaliser votre
réservation.
©CWT Distribution 2011
Prix du voyage choisi
Vous pouvez choisir
votre siège
Vous avez cliqué sur « ajouter une voiture »
Indiquez le lieu de retour
du véhicule ainsi que
horaires choisis
Puis cliquez sur
« Rechercher »
©CWT Distribution 2011
Location de voiture / résultats
Vous pouvez consulter les conditions de
location en cliquant sur le prix
Sélectionner la ligne
qui vous convient
puis cliquez sur
« ajouter à
l’itinéraire » en bas
de page.
©CWT Distribution 2011
La réservation du véhicule s’est ajoutée à votre récapitulatif de voyage.
©CWT Distribution 2011
Vous avez cliqué sur « ajouter un hôtel »
Vous pouvez entrer une adresse ou un lieu précis
©CWT Distribution 2011
Indiquez selon vos besoins les dates
d’arrivée et de départ de l’hôtel.
D’autres critères sont à votre disposition
pour affiner votre recherche.
Cliquez ensuite sur « Rechercher »
Affichage des résultats sur une carte
Sur la carte
apparaissent des
« étiquettes »
indiquant les prix
des hôtels trouvés
©CWT Distribution 2011
La réservation d’hôtel sur HVC implique
une garantie carte de crédit obligatoire.
Sur la carte le
meilleur tarif
apparaît en vert
En cliquant sur chaque
étiquette, vous avez
des détails sur l’hôtels
et les conditions
tarifaires
Détail d’un hôtel
©CWT Distribution 2011
En cliquant sur chaque
étiquette, vous avez des
détails sur l’hôtels et les
conditions tarifaires.
Liste des tarifs / Conditions de vente
En cliquant sur une étiquette d’hôtel puis sur Voir le descriptif des prix, vous
obtenez la liste des tarifs et chambres disponibles ainsi que de très nombreuses
informations sur l’hôtel
!!! Attention !!!
Si les conditions de vente indiquent « dépôt de
garantie » cela implique un prélèvement
automatique de votre carte
©CWT Distribution 2011
Cliquer sur Réserver
sur la ligne de la
chambre que vous
avez choisie
La réservation d’hôtel s’est ajoutée à votre récapitulatif de voyage.
©CWT Distribution 2011
Cochez « J’accepte les
conditions d’achat »
avant de Finaliser le
voyage.
VOYAGES
D’AFFAIRES
des solutions PRO pour les professionnels
Dossier en attente
A la finalisation de la réservation, l’outil HVC vous propose :
 de confirmer la réservation, la réservation est alors envoyée
immédiatement à votre agence qui émet le(s) billet(s)
 de mettre la réservation en attente
©CWT Distribution 2011
Mettre un voyage en attente
Les informations du profil
voyageur relatives à cette
réservation apparaissent.
Vous avez la possibilité de
mettre en attente votre
réservation. Attention pour la
réservation d’un billet aérien, le
tarif n’est pas garanti.
©CWT Distribution 2011
Vous avez mis le voyage en attente
Date limite pour
que votre agence
émette le billet.
Passé la date limite,
le dossier est
automatiquement
annulé.
Référence
du dossier
©CWT Distribution 2011
Cette date d’émission est celle fixée par
la SNCF.
Elle ne tient pas compte des horaires
d’ouverture de votre agence.
Confirmation / Relance d’un voyage en attente
Vous recevez une confirmation de cette Mise en Attente par mail. Puis une relance
automatique par mail après 24H et ensuite, 3 relances toutes les 10 heures.
©CWT Distribution 2011
Le voyage mis en attente
apparaît sur votre page
d’accueil.
Validation définitive d’un dossier en attente
Surréservation SNCF :
Il est nécessaire de vérifier
systématiquement pour un
dossier train avec
réservation obligatoire
qu’un numéro de voiture
et un numéro de place
soient bien attribués en fin
de réservation sinon cela
signifie que le voyageur est
en surréservation.
©CWT Distribution 2011
A tout moment avant la date limite de validation, vous pouvez
retourner sur votre dossier et l’« Envoyer » à l’agence qui l’émettra.
Vous pouvez aussi le Supprimer ou le Répéter.

similar documents