Gestión de los costos del proyecto

Report
Fundamentos de la Gerencia de
Proyectos
Sesión 6
Gestión de Calidad y Costos
Peter M. Yamakawa T.
Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP
[email protected]
Agenda
• Caso: Paul Chesler, Director, Quality Assurance
• Gestión de calidad
– ¿Qué es calidad?
– Impacto
– Plan
– Costo
• Gestión de costos
– Estimación
– Principios básicos
– Presupuesto
– Control
Paul Chesler, Director,
Quality Assurance
Gestión de calidad
del proyecto
¿Qué es calidad?
• El ISO define la calidad como la totalidad de
características de una entidad en su habilidad
para satisfacer las necesidades requeridas
• Otros expertos definen la calidad basado en:
– Cumplimiento de los requerimientos: cumplir con las
especificaciones escritas
– Puesto en forma para su uso: asegurar que el
producto puede ser usado como se había planeado
Juzgando a la calidad en los
proyectos
•
•
•
•
•
¿El proyecto fue terminado a tiempo?
¿Dentro del presupuesto?
¿El sistema satisface los requerimientos?
¿Es estable?
¿Lo que se planificó se cumplió en el proyecto?
Calidad del proyecto versus
Calidad del entregable
• La calidad del proyecto se refiere a aspectos de
como aplicar apropiadas prácticas de gerencia
de proyectos en el manejo del costo, tiempo,
recursos, comunicaciones, etc.
• La calidad del entregable se refiere a aspectos
que cubren si satisface las necesidades del
usuario
• Están relacionados la calidad del proyecto y la
calidad del entregable
Impacto de tener una pobre
calidad
•
•
•
•
Aumenta los costos
Desmotivación
Pobre satisfacción
Aumento de riesgos
Gerencia de la calidad moderna
• Busca satisfacción del cliente
• Prefiere prevención antes de inspección
• Reconoce responsabilidad de la gerencia para
la calidad
• Expertos como Deming, Juran, Crosby,
Ishikawa, Taguchi,y Feigenbaum
Expertos
• Deming fue famoso por sus 14 puntos y ayudar
al Japón en calidad
• Juran y sus 10 pasos para la mejora continua
• Crosby por cero defectos
• Ishikawa desarrolló los conceptos de círculos de
calidad y el diagrama de pescado
• Feigenbaum desarrolló el concepto de control
de la calidad
Diagrama de Ishikawa
Gestión de calidad del proyecto
• Incluye los procesos y actividades de la
organización ejecutante que determinan
responsabilidades, objetivos y políticas de
calidad a fin de que el proyecto satisfaga las
necesidades por la cuales fue emprendido.
• Se implementa el sistema de gestión de calidad
por medio de políticas y procedimientos, con
actividades de mejora continua de los procesos
llevados a cabo durante todo el proyecto.
Gestión de calidad del proyecto
Planificar la calidad
• Es el proceso por el cual se identifican los
requisitos de calidad y/o normas para el
proyecto y el producto, documentando la
manera en que el proyecto demostrará el
cumplimiento de los mismos.
Planificar la calidad
Herramientas y
técnicas
Entradas
1. Línea base del
alcance
2. Registro de
interesados
3. Línea de base
del desempeño
de costos
4. Línea de base
del cronograma
5. Registro de
riesgos
6. Factores
ambientales de
la empresa
7. Activos de los
procesos de la
organización
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Análisis costobeneficio
Costo de la calidad
(COQ)
Diagrama de control
Estudios
comparativos
Diseño de
experimentos
Muestreo estadístico
Diagramas de flujos
Metodologías
propietarias de
gestión de calidad
Herramientas
adicionales de
planificación de
calidad
Salidas
1. Plan de gestión
de calidad
2. Métricas de
calidad
3. Lista de control
de calidad
4. Plan de mejoras
del proceso
5. Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto
Costo de la calidad
Ejemplo de diagrama de flujo
Realizar el aseguramiento de
calidad
• Es el proceso que consiste en auditar los
requisitos de calidad y los resultados obtenidos
a partir de medidas de control de calidad, a fin
de garantizar que se utilicen definiciones
operacionales y normas de calidad adecuados.
Realizar el aseguramiento de
calidad
Entradas
1. Plan para la
dirección del
proyecto
2. Métricas de
calidad
3. Información
sobre el
desempeño del
trabajo
4. Mediciones de
control de
calidad
Herramientas y
técnicas
1. Herramientas y
técnicas para
planificar la
calidad y
realizar el
control de
calidad
2. Auditorías de
calidad
3. Análisis de
procesos
Salidas
1. Actualizaciones
a los activos de
los procesos de
la organización
2. Solicitudes de
cambio
3. Actualizaciones
al plan para la
dirección del
proyecto
4. Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto
Realizar el control de calidad
• Es el proceso por el que se monitorea y registra
los resultados de la ejecución de actividades de
calidad, a fin de evaluar el desempeño y
recomendar cambios necesarios.
Realizar el control de calidad
Entradas
1. Plan para la
dirección del
proyecto
2. Métricas de
calidad
3. Listas de control
de calidad
4. Mediciones del
desempeño del
trabajo
5. Solicitudes de
cambio
aprobadas
6. Entregables
7. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Diagrama de causa y
efecto
2. Diagramas de control
3. Diagramas de flujo
4. Histograma
5. Diagrama de Pareto
6. Diagrama de
comportamiento
7. Diagrama de
dispersión
8. Muestreo estadístico
9. Inspección
10. Revisión de
solicitudes de cambio
aprobadas
Salidas
1. Mediciones de
control de calidad
2. Cambios validados
3. Entregables
validados
4. Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organización
5. Solicitudes de
cambio
6. Actualizaciones al
plan para la
dirección del
proyecto
7. Actualizaciones a
los documentos del
proyecto
Diagrama causa y efecto
Espina de pescado del entorno
Análisis de Pareto
• Involucra identificar los principales
contribuyentes a los problemas de calidad del
sistema
• Se le llama la regla del 80-20, que significa que
el 80% de los problemas son frecuentemente
debido al 20% de las causas
• Diagramas de Pareto son histogramas que
ayudan a identificar y priorizar los problemas de
las áreas
Ejemplo: De un diagrama de
Pareto
Gestión de los
costos del proyecto
Objetivos de Aprendizaje
• Entender la importancia de la gestión de costos
del proyecto
• Exponer conceptos básicos y principios de la
gestión de costos
• Estimación de costos
• Entender los procesos que involucran el
desarrollo del presupuesto
• Entender los beneficios de la gestión del valor
ganado
Problemas típicos
•
•
•
•
Estimaciones hechas muy rápidas
Falta de experiencia
El sesgo del estimador
Deseo de la gerencia por precisión pero quiere
gastar menos por ganar una licitación
Gestión de los costos del
proyecto
• Son los procesos requeridos para asegurar que
el proyecto es completado dentro de lo
presupuestado
• Los gerentes de proyectos deben asegurarse
que sus proyectos estén bien definidos y
estimaciones de costos y tiempos sean precisos
• Los profesionales no se involucran en el manejo
de los costos
Gestión de los costos del
proyecto
• Incluye los procesos involucrados en estimar,
presupuestar y controlar los costos de modo que
se complete el proyecto dentro del presupuesto
aprobado.
Gestión de los costos del
proyecto
Estimar los costos
• Desarrollar una aproximación de los recursos
financieros necesarios para completar las
actividades del proyecto
• La estimación de los costos es una predicción
basada en la información disponible de un
momento dado.
Principios básicos
•
Costos tangibles son costos que una organización puede medir fácilmente
en dinero.
– Un programa de 200 líneas de código cuesta 100,000 soles
•
Costos intangibles son costos que son difícil de medir en dinero
– Recursos usados para investigación
•
Costos directos están directamente relacionados a producir los productos y
servicios del proyecto
– Salarios, costos de HW comprados para el proyecto
•
Costos indirectos están no directamente relacionado a producir el producto
o servicio
– Costo de electricidad, costo del agua
•
Costos hundidos han sido gastados en el pasado, cuando se decide el
proyecto a invertir o continuar. No debería incluirse costos hundidos
•
Curva de aprendizaje establece que cuando muchos artículos son
producidos repetitivamente, el costo de los artículos disminuye en un patrón
regular
Principios básicos
• Reserva son costos adicionales al estimar
considerando situaciones futuras que son
difíciles de predecir
– Contingencia de reserva nos prepara para
situaciones futuras para lo “conocido-desconocido”
– Gestión de la reserva nos prepara para situaciones
futuras que son desconocidas
• Un proveedor nos falla, larga ausencia de un miembro clave
del equipo
Estimación de costo de un proyecto
Estimar los costos
Herramientas y
técnicas
Entradas
1. Línea base del
alcance
2. Cronograma del
proyecto
3. Planificación de
los recursos
humanos
4. Registro de
riesgos
5. Factores
ambientales de
la empresa
6. Activos de los
procesos de la
organización
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Juicio de expertos
Estimación análoga
Estimación
paramétrica
Estimación
ascendente
Estimación por tres
valores
Análisis de reserva
Costo de calidad
Software de
estimación de costos
para la dirección del
proyecto
Análisis de
propuestas para
licitaciones
Salidas
1. Estimaciones de
costos de las
actividades
2. Base de
estimados
3. Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto
Determinar el presupuesto
• Es el proceso que consiste en sumar los costos
estimados de actividades individuales o
paquetes de trabajo para establecer una línea
base de costo autorizada.
Línea de base del costo con el
cronograma del proyecto
Determinar el presupuesto
Entradas
1. Estimaciones de
costos de las
actividades
2. Base de
estimaciones
3. Línea base del
alcance
4. Cronograma del
proyecto
5. Calendario de
recursos
6. Contratos
7. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Suma de costos
2. Análisis de
reserva
3. Juicio de
expertos
4. Relaciones
históricas
5. Conciliación del
límite de
financiamiento
Salidas
1. Línea base del
desempeño de
costos
2. Requisitos de
financiamiento
de proyectos
3. Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto
Controlar los costos
• Es el proceso por el que se monitorea la
situación del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar cambios a la
línea base de costo.
Control de Costos
• Monitoreo del rendimiento del costo
• Asegurar que solamente los apropiados
cambios están incluidos en la línea de base
revisada
• Informar a los interesados
• Reuniones de revisión de los avances son una
herramienta poderosa
• Medición del rendimiento es otra herramienta
útil
• EVM (Gestión del Valor Ganado)
Gestión del valor ganado
• Un método para la medición del desempeño que
integra el costo, tiempo y alcance
• Requiere la constitución de una línea base (plan
original + cambios aprobados)
• Pueden aplicarse a cualquier tipo de industria
Términos de gestión del valor
ganado
•
Valor planificado (PV) es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que
debe ejecutarse para completar una actividad durante un periodo dado.
Antes se le llamaba “budgeted cost of work scheduled (BCWS)”
•
Costo real (AC) es el costo total del trabajo hecho para una actividad durante
un periodo dado. Antes se le llamaba “Actual cost of work performed
(ACWS)”
•
Valor ganado (EV) es un estimado del valor del trabajo actualmente
completado
•
BAC (Presupuesto al completar) es cuanto presupuestamos por esfuerzo
total del proyecto
•
ETC (Estimado para completar) nos dice cuanto nos costará para completar
todo el trabajo remanente desde el punto de evaluación
•
EAC( Estimado al completar) el costo esperado al completar todo el trabajo
•
VAC (varianza al completar) es cuanto esperamos estar sobre o debajo del
presupuesto al final del proyecto
Control de costos
Entradas
1. Plan para la
dirección del
proyecto
2. Requisitos de
financiamiento
del proyecto
3. Información
sobre el
desempeño del
trabajo
4. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Gestión del
valor ganado
2. Proyecciones
3. Índice de
desempeño del
trabajo por
completar (TCPI)
4. Revisiones del
desempeño
5. Análisis de
variación
6. Software de
gestión de
proyectos
Salidas
1. Mediciones del
desempeño del
trabajo
2. Proyecciones del
presupuesto
3. Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organización
4. Solicitudes de
cambio
5. Actualizaciones al
plan para la
dirección del
proyecto
6. Actualizaciones a
los documentos
del proyecto

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