Kamu idarelerinde iç kontrol

Report
KAMU İDARELERİNDE İÇ KONTROL
Taner ERASLAN
İç Denetçi
Ocak / 2012
ÇALIŞMANIN KAPSAMI
1. Kavramsal Çerçeve
2. Kamuda İç Kontrol Düzenlemeleri
3. İç Kontrol Standartları ve Modelleri
4. Eylem Planına Bir Örnek, Uygulama Önerileri ve Yapılan Hatalar
5. Sayıştay’ın İç Kontrol Sistemini İncelemesi
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Yönetim, belirli bir takım amaçlara ulaşmak için başta insanlar
olmak üzere parasal kaynakları, donanımı, demirbaşları,
hammaddeleri, yardımcı malzemeleri ve zamanı birbiriyle uyumlu,
verimli ve etkin kullanabilecek kararlar alma ve uygulatma
süreçlerinin toplamı olarak tanımlanmaktadır.
Planlama
Yönetimin Fonksiyonları
Koordinasyon
Yürütme
Örgütleme
Kontrol
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Kontrol, yönetimin bir fonksiyonudur.
A. Bir işin doğru ve usulüne uygun olarak
yapılıp yapılmadığını inceleme, denetim,
denetleme
B. Kontrol, mevcut iş başarısının
ölçülmesi ve bu başarının belirlenen
hedefleri
gerçekleştirme
olasılığının
saptanmasıdır.
- Başarının ölçülmesi,
- Hedef belirlenmesi,
- Hedeflerin gerçekleşmeme riski
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Kontrol fonksiyonu, diğer yönetim fonksiyonlarının ‘neyi’,
‘nasıl’ ve ‘ne kadar’ başardığını araştırır ve saptar.
Bu anlamda kontrol; faaliyetlerin, belirlenen hedeflere
ulaşmasını sağlayan ve sapmaları önleyen bir süreç olarak
görülmektedir.
Mevcut Durum Analizi;
 Hedefler mi anlamsız?
 Faaliyetler mi plansız?
Kontrol, bunların tespitine
yönelik çalışmalar ve çabalardır.
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Kontrolle sağlanabilecek faydalar:
Yanlış yapılan bir işin, henüz vakit varken düzeltilmesini sağlar,
Düzenli kontroller hataların tekrarlanmasını önler,
Sorumluluk ve yetkilerin gerekli kişilerde olup olmadığı saptanır.
İşin yapılması sırasında neler yapılmalı veya yapılmamalı araştırmasını
kolaylaştırır.
Tasarruf sağlar, zaman, para ve emek savurganlığı önlenebilir.
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Kontrol fonksiyonunun yerine getirilebilmesi için;
 Neyin yapılmakta olduğu (tanımlama, mevcut durum analizi),
 Ne yapılması gerektiği (ölçme),
 Nasıl yapılması gerektiği(analiz),
 Şartların yetersizliği halinde düzeltici, önleyici ve özendirici
çabalarının gerçekleştirilebilmesi (iyileştirme)
Konularında çalışmalar yapılır ve ortaya konanlar bir yaptırım gücüyle
uygulanmaya çalışılır.
Sürekli gözden geçirilerek, izleme ve değerlendirme çalışmaları
öngörülerek, bu yönde çalışmalar da etkin bir şekilde yürütülür.
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Belirlenen hedeflere ulaşılması için;
 Tasarlanmış iyi bir yönetim sistemi,
 Bu yönetim sisteminin içine yerleştirilmiş bir iç kontrol sistemi ile
çalışmak gerekir.
Sonuç olarak tüm yöneticiler, sorumluluk alanlarında bulanan sistemleri:
Kaliteli
hizmet
Üretmek
Performanslarını
Arttırmak
Stratejik Planlarını
Gerçekleştirmek
İçin kontrol ederler.
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
İç kontrol; bir kurumun yönetimi ve personeli tarafından
hayata geçirilen tamamlayıcı bir süreç olup aşağıda sıralanan
hedefleri gerçekleştirmek suretiyle; kurumun misyonunu
başarması için riskleri göğüslemek ve makul bir güvence sağlamak
üzere tasarlanmıştır.
Organizasyon
Yöntem
İç
Kontrol
Süreç
İç
Denetim
İşlemler
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
İç kontrol, bir kurumun,
 işletmeye ait politikaların ve hükümet programlarının istenilen
sonuçlara ulaşması;
kaynakların, belirlenen kurumsal amaç ve hedeflerle uyumlu
olması,
programların israf, hile ve kötü yönetimden korunması,
güvenilir ve zamanında bilginin elde edilmesi, korunması, rapor
edilmesi ve gerektiğinde karar alma mekanizmalarında
kullanılması,
amacıyla oluşturulan organizasyon, politika ve prosedürler bütünüdür.
İç kontrol, kurum amaçlarına ulaşmayı hedefleyen, kesin sonuçlar
değil, makul bir güvence sunan bir olay değil, bütüncül bir süreçtir.
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
İç kontrol (yönetim kontrolü) terimi, kurum içerisinde özel bir
birimden ziyade, kurumsal faaliyetlerin sistem, süreç ve
yöntemlerini de ifade etmektedir.
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
İç kontrol, yönetim sorumluluğu çerçevesinde, sürekli ve
sistematik bir şekilde yürütülür. Ayrıca;
Bir yönetim aracıdır,
Risk esasına dayalıdır.
Kontrol faaliyetleri, gerekli yer ve zamanda ve gerektiği kadar
yapılmalıdır ve
 İdarenin bütün görevlilerini kapsar,
 Mali alanla sınırlı olmayıp, mali ve mali olmayan
kontroller bütünüdür,
 Devamlı değerlendirmeye tabi tutulur.
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
İç Kontrol Sorumluluğu
Doğal
Riskler
Kontroller
Kalıntı
Riskler
Kaynak: Deloitte Consulting
Kontroller
Geliştirme
Planları
KABUL
EDİLEBİLİR
Kalıntı Riskler
Efektif
Kontroller
Kalıntı Risk
Seviyesi
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Yanılgı 1:
İç Kontrol, yazılı prosedürlerle başlar.
Gerçek 1:
İç kontrol, güçlü bir iç kontrol ortamıyla başlar.
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Yanılgı 2:
Yönetim iç kontrolü iç denetçiler tarafından yapılması gereken
bir iş olarak kabul eder.
Gerçek 2:
İç kontrol sisteminin sahibi yönetimdir.
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Yanılgı 3:
İç kontrol sadece mali bir konudur.
Gerçek 3:
İç kontrol idarenin tüm fonksiyonlarını kapsamakta ve her
alanını ilgilendirmektedir.
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Yanılgı 4:
İç kontrol bürokrasi yaratır ve çalışanları oyalar.
Gerçek 4:
İç kontrol, süreçlere ilave yapılan işler olarak düşünülmemeli,
süreçlerin bir parçası olarak tasarlanmalıdır.
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
Yanılgı 5:
İç kontrol yeterince kuvvetli ise yolsuzluk olmayacağından
ve mali tablolar doğru olduğundan emin olabiliriz.
Gerçek 5:
İç kontrol makul, ancak kesin olmayan güvence verir.
SİZ HANGİ KÜREKÇİDEN BİRİ OLMAK
İSTERDİNİZ?
Arkadaşlar, arkamızda bir Jaws var...
YENİ MALİ SİSTEM
ESKİ MALİ
SİSTEM
Hadi koçum, daha hızlı...
KAMUDA İÇ KONTROL
DÜZENLEMELERİ
4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
5070 Sayılı Elektronik Imza Kanunu
3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun
5176 Sayılı Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanun
Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
Resmi Yazışamalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik
Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
Standart Dosya Planına İlişkin Başbakanlık Genelgesi
Kamu Kurumları İnternet Sitesi Kılavuzuna İlişkin Başbakanlık Genelgesi
Kamu Mali Yönetiminde Değişim Çalışmaları Hakkında Başbakanlık Genelgesi
KAMUDA İÇ KONTROL
DÜZENLEMELERİ
İÇ KONTROLLE İLGİLİ MEVZUAT
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (55-67.md)
24.12.2003 tarih ve 25326 sayılı Resmi Gazete
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı 3. mükerrer Resmi Gazete
Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
18.02.2006 tarih ve 26084 sayılı Resmi Gazete
İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
12.07.2006 tarih ve 26226 sayılı Resmi Gazete
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği
26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete
Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi
04.02.2009 tarih www.bumko.gov.tr
5018 SAYILI KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU
BEŞİNCİ KISIM
İç Kontrol Sistemi
Madde 55- İç kontrolün tanımı
Madde 56- İç kontrolün amacı
Madde 57- Kontrolün yapısı ve işleyişi
Madde 58- Ön mali kontrol
Madde 60- Mali hizmetler birimi
Madde 61- Muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve
sorumlulukları
Madde 62- Muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması
Madde 63- İç denetim
Madde 64- İç denetçinin görevleri
Madde 65- İç denetçinin nitelikleri ve atanması
Madde 66- İç Denetim Koordinasyon Kurulu
Madde 67- İç Denetim Koordinasyon Kurulunun Görevleri
İÇ KONTROLÜN TANIMI
İç kontrol;
idarenin amaçlarına,
belirlenmiş politikalara
mevzuata
uygun olarak faaliyetlerin;
(1) etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini,
(2) varlık ve kaynakların korunmasını,
(3) muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını,
(4) mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir
olarak üretilmesini
sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan;
organizasyon,
yöntem ve süreçle
iç denetimi
kapsayan
Mali ve diğer kontroller
bütünüdür. (5018 sayılı Kanun / 55.md.)
İÇ KONTROLÜN AMACI
Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve
verimli bir şekilde yönetilmesini,
Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak
faaliyet göstermesini,
Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun
önlenmesini,
Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir
rapor ve bilgi edinilmesini,
Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı
korunmasını,
sağlamaktır. (5018 sayılı Kanun / 56.md.)
Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemleri;
harcama birimleri,
muhasebe ve malî hizmetler,
ön malî kontrol,
iç denetimden oluşur.
(5018 sayılı Kanun / 56.md.)
KAMUDA İÇ KONTROL
DÜZENLEMELERİ
İÇ KONTROLDE SORUMLULUKLAR
Üst Yönetici, Harcama Birimleri, Mali Hizmetler Birimi,
Muhasebe Birimi, İç Denetim Birimi, Sayıştay, Merkezi
Uyumlaştırma Birimleri
Siz Hangi Kürekçiden Biri Olmak İsterdiniz?
Arkadaşlar, arkamızda bir Jaws var...
Hadi koçum, daha hızlı...
KAMUDA İÇ KONTROL
DÜZENLEMELERİ
ÜST YÖNETİCİ
Mali Hizmetler
Birimi
Muhasebe
Birimi
Harcama
Birimi
İç Denetim
Birimi
Harcama
Birimi
Harcama
Birimi
Ön Mali Kontrol
İç Kontrol
Harcama sonrası
Denetim
Sorumluluk
ÜST YÖNETİCİ
“…sorumlulukları altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde
elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan, kayıp ve kötüye kullanımının
önlenmesinden, malî yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi,
izlenmesi ve bu Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine
getirilmesinden…sorumludur”
İÇ
DENETİM
(Harcama
Sonrası
Denetim)
Mali
Hizmetler
ÖDEME
Ödeme Belgesi
Ön Mali Kontrol
Gerçekleştirme
Görevlisi
Harcama Talimatı
DIŞ
DENETİM
(SAYIŞTAY)
+
İÇİŞLERİ
BAKANLIĞI
VESAYET
DENETİMİ
BELEDİYE
MECLİSİ
Harcama
Yetkilisi
Muhasebe
Yetkilisi
Harcama
Birimleri
İÇ KONTROL
ÖDENEK
a) Stratejik yönetim ve planlama.
1) Misyon belirleme.
2) Kurumsal ve bireysel hedefler oluşturma.
3) Veri-analiz ve araştırma-geliştirme.
b) Performans ve kalite ölçütleri geliştirme.
c) Yönetim bilgi sistemi.
d) Malî hizmetler.
1) Bütçe ve performans programı.
2) Muhasebe, kesin hesap ve raporlama.
3) İç kontrol.
Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde:4
c) İç kontrol;
1) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında
çalışmalar yapmak,
2) İdarenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak,
3) Ön malî kontrol görevini yürütmek,
4) Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği artırıcı tedbirler önermek.
Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde:10
Ancak, malî hizmetler fonksiyonu kapsamında yürütülen iç kontrol faaliyetinin, diğer faaliyetleri
yürüten alt birim ve personelden ayrı bir alt birim ve personel tarafından yürütülmesi zorunludur.
Genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerde, muhasebe yetkililiği görevi, strateji geliştirme
biriminin muhasebe-kesin hesap ve raporlama fonksiyonunu yürüten alt birim yöneticisi
tarafından yerine getirilir.
Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde:4
İdarelerce, görev alanları çerçevesinde, iç kontrol ve ön malî kontrole ilişkin olarak yapılan
düzenlemeler üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe konulur ve onayını izleyen on iş günü içinde
Bakanlığa bildirilir.
Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde:18
Strateji geliştirme birimleri, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve
geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunar.
Kanuna ve Bakanlıkça belirlenen standartlara aykırı olmamak şartıyla, idarece gerekli görülen her
türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar strateji geliştirme birimleri tarafından
hazırlanır ve üst yöneticinin onayına sunulur.
Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde:28
İç kontrolün amaçları
Madde 4- İç kontrolün amaçları;
a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli
bir şekilde yönetilmesini,
b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet
göstermesini,
c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,
d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve
bilgi edinilmesini,
e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı
korunmasını,
sağlamaktır.
İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Madde:6
İç kontrolün unsurları ve genel koşulları
Madde 7- İç kontrolün unsurları ve genel koşulları şunlardır:
a) Kontrol ortamı: İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış
sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans
esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem
verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi
sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir
şekilde belirlenir.
b) Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen
değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare,
stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için
iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir.
c) Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir
ve uygulanır.
d) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir,
tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir
şekilde ve sürede iletilir.
e) Gözetim: İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir.
İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Madde:7
İç kontrole ilişkin yetki ve sorumluluklar
Madde 8- Üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama
yetkilileri ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak
iç kontrolün işleyişinden sorumludur.
İdarelerin malî hizmetler birimi, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve
geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve ön malî kontrol faaliyetini yürütür. Muhasebe
yetkilileri, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde
tutulmasından sorumludur.
Üst yöneticiler, harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim
anlayışına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle
personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata
aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma
ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar.
Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin
amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde
gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile
idare faaliyet raporlarına eklerler.
İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya
idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate
alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır.
İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Madde:8
İdarelerce yapılacak düzenlemeler
Madde 27 – Usul ve Esaslarda belirlenen malî karar ve işlemlerin
dışında kalan malî karar ve işlemlerin de aynı şekilde malî hizmetler birimine
kontrol ettirilmesine yönelik düzenleme yapılabilir. Bu konuda yapılacak
düzenlemeler üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe konulur. Bu düzenlemelerde,
malî hizmetler biriminin ön malî kontrolüne tâbi tutulacak malî karar ve işlemler,
riskli alanlar dikkate alınmak suretiyle tür, tutar ve konu itibarıyla belirlenir ve
yılda bir kez değerlendirilir.
İç kontrol ve ön malî kontrole ilişkin olarak yapılan düzenlemeler, üst
yöneticinin onayını izleyen on işgünü içinde Bakanlığa bildirilir.
İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Madde:27
KAMUDA İÇ KONTROL
DÜZENLEMELERİ
İç kontrolle ilişki
MADDE 11- İç denetim, iç kontrol sisteminin yeterliliği,
etkinliği ve işleyişiyle ilgili olarak yönetime bilgiler sağlar,
değerlendirmeler yapar ve önerilerde bulunur.
İç denetçiler, iç kontrol sisteminin düzenlenmesi ya da
uygulanması süreçlerine ve iç kontrol tedbirlerinin seçimine dâhil
edilemez.
Kamu idaresinde etkin bir iç kontrolün kurulması ve
sürdürülmesinden üst yönetici sorumludur.
Üst yönetici iç denetçilerden, iç kontrol ilkelerine ve iç kontrol
sisteminin oluşturulmasına yönelik görüş alabilir.
“İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik”
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
KAMUDA İÇ KONTROL
DÜZENLEMELERİ
ETKİN BİR İÇ KONTROL
SİSTEMİNİN UNSURLARI
İç kontrolün idarenin yönetim sorumluluğunda olması nedeniyle, merkezi
uyumlaştırma birimleri tarafından yapılan düzenlemeler dışında idarece;
Stratejik planın uygulanmasına yönelik faaliyetler tanımlanmış olmalı,
Faaliyetlere, iş ve işlemlere ait iş akış şemaları hazırlanmalı,
Süreçler, süreç sahipleri ve sorumluları tanımlanmalı,
Personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile kontrol prosedürleri belirlenmeli,
Kurumun amaç, hedef ve politikalarının yerine getirilmesinde karşılaşılacak
risklere ilişkin risk yönetimi planlanmalı,
Etkileşimli bir bilgi yönetim sistemi kurulmalı ve bir iletişim ağı ile kontrol
listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluşturulmalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
KAMUDA İÇ KONTROL STANDARTLARI NELER?
STANDARTLARA KAYNAKLIK EDEN MODELLER NELER?
İDARELER NELER YAPACAK?
Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin
oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları
gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde
tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve
uygulanmasını amaçlamaktadır.
ULUSLARARASI
STANDARTLAR
X
PRENSİPLER, İDARİ
TASARRUFLAR, GELENEKLER,
TEAMÜLLER, GENEL
KABULLER
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
İç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde
Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu
idarelerinin malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara
uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, Kanuna ve
iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce, görev
alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin
standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir.
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Bu çerçevede, kamu idareleri tarafından görev alanları çerçevesinde
her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin olarak
belirlenebilecek ayrıntılı standartlar, 5018 sayılı Kanuna, ilgili diğer
mevzuata ve Kamu İç Kontrol Standartlarına uygun olmak ve idareye
münhasır spesifik süreçlere ilişkin olmak zorundadır.
İdarelerce gerek görülmesi halinde hazırlanabilecek İdare Ayrıntılı İç
Kontrol Standartları, idarelerin yasal ve idari yapıları ile personel ve mali
durumları gibi her bir idarenin kendine özgü koşulları dikkate alınarak
katılımcı yöntemlerle belirlenecek ve üst yönetici onayını izleyen 10
işgünü içinde Maliye Bakanlığına gönderilecektir.
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol
Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların
belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli
prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını
yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç 31.12.2008 tarihine kadar
tamamlamaları gerekmektedir. (Bu süre BUMKO’nun yazısıyla
30.06.2009 tarihine uzatılmıştır) Söz konusu çalışmaların etkili bir
şekilde ve zamanında yürütülmesini sağlamak üzere, idarelerin üst
yöneticileri tarafından gerekli önlemler alınacaktır.
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi
amacıyla (18) standart ve bu standartlar için gerekli (79) genel şart belirlenmiş bulunmaktadır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
MB Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü’nün 04.02.2009
tarihli yazısında
“Bununla birlikte, merkezi uyumlaştırma kapsamında yürütülen
izleme çalışmalarında tespit edilen ve Bakanlığımıza intikal eden
bilgilerden bazı kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç
Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak amacıyla anılan Tebliğ
kapsamında yapılması gereken çalışmaları tamamlayamadıkları, söz
konusu çalışmaların yürütülmesinde bazı tereddütlerin oluştuğu
anlaşılmış bulunmaktadır.
…
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
…
Buna göre, iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulması ve
uygulanmasının sağlanması amacıyla kamu idarelerinin, ekte yer alan
Rehberi de dikkate alarak, Eylem Planlarını Kamu İç Kontrol
Standartları çerçevesinde en geç 30/6/2009 tarihine kadar
hazırlayarak üst yönetici onayını müteakip bir ay içinde
Bakanlığımıza ve ayrıca [email protected] e-posta adresine
göndermeleri gerekmektedir. Eylem Planında yer alan çalışmaların en
geç 30/6/2011 tarihinde tamamlanması öngörülmelidir. Yürürlüğe
konulmuş Eylem Planlarında, bu Genel Yazı ve eki Rehber
doğrultusunda değişiklik yapılması halinde, revize edilmiş Eylem
Planları da üst yönetici onayını müteakip Bakanlığımıza
gönderilecektir.”
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
ÜST YÖNETİCİ ONAYI
Çalışmanın amacı ve kapsamı, harcama birimleri, strateji geliştirme birimi ve oluşturulacak
kurul ve gruplar ile bu kurul ve gruplarda görev alacak personelin bu çalışmadaki görev ve
sorumlulukları, çalışmaların üst yönetici tarafından periyodik olarak izlenmesine ilişkin
yöntem ve gerek duyulan diğer hususların açıklanması
İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU
Bir üst yönetici yardımcısı veya harcama yetkilisinin başkanlığında, harcama yetkilileri veya
görevlendirecekleri yardımcılarından oluşacak
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMA
GRUBU
Harcama birimlerinden yönetici veya hiyerarşik olarak harcama yetkilisine en yakın düzeydeki
temsilcilerden oluşacak
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu
tarafından öncelikle;
* idaredeki mevcut durum ile 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta
öngörülen iç kontrol sistemini tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları
ortaya koyan bir rapor hazırlanması
ve bu rapora,
* idarede Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumlu bir iç kontrol
sisteminin oluşturulmasını sağlamak amacıyla yapılması gereken
çalışmaları, prosedürleri ve düzenlemeleri gösteren Kamu İç Kontrol
Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı
eklenmesi gerekmektedir.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Planı Taslağı, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından
görüşülür.
Kurul, Eylem Planı Taslağında mevcut bir eylemin çıkarılması veya
yeniden değerlendirilerek geliştirilmesi veya Taslakta bulunmayan bir
eylemin eklenmesi gerektiği sonucuna varırsa, bu değişikliği
yapabileceği gibi, gerekçesi ile birlikte Kamu İç Kontrol Standartlarına
Uyum Eylem Planı Taslağı Hazırlama Grubuna gönderebilecektir. İç
Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından uygun bulunan rapor
ve Eylem Planı üst yöneticinin onayına sunulur.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Eylem Planında önerilen çalışmalar üst yönetici tarafından
değerlendirilir, varsa gerekli görülen değişiklikler bu aşamada yapılır.
Bu suretle son şekli verilen Eylem Planı üst yönetici tarafından
onaylanarak yürürlüğe konulur. Eylem Planında öngörülen çalışmaların
gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda üst
yöneticinin onayıyla Eylem Planı her zaman revize edilebilecektir.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Kamu İç Kontrol Standartlarına Kaynaklık Eden
Modeller Neler?
 COSO – Amerika,
 COCO – Kanada,
 Cadbury - İngiltere
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
COSO (İşletmeleri Destekleme ve Denetleme Komisyonu);
1985 yılında ABD’de Hileli Mali Raporlama Üzerine Ulusal Komisyonu
Desteklemek Amacıyla Kurulmuştur.
İç Denetim Enstitüsü (IIA)
Amerika Sertifikalı Muhasebeciler Enstitüsü (AICPA)
Amerika Muhasebe Kurumu (AAA)
Yönetim Muhasebecileri Enstitüsü (IMA)
Finans Yöneticileri Enstitüsü (FEI)
İş etiği, etkili iç kontroller ve kurumsal yönetim aracılığıyla mali
raporlamaların kalitesini artırmaya yönelik çalışmalar yapan gönüllü bir
organizasyondur.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
COSO BİLEŞENLERİ
Kontrol Ortamı
İzleme
Bilgi Ve
İletişim
Risk
Değerlendirme
Kontrol
Faaliyetleri
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
İç Çevre
Amaçların Oluşturulması
Durum Tanımlaması
İş Süreçleri
Risk Değerlendirmesi
Riske Cevap Verme
Control Faaliyetleri
Kurum Seviyesi
Bölüm Seviyesi
İş Birimi seviyesi
Tali (Bayi) Seviye
İş Süreçleri
Bilgi & İletişim
İzleme
Internal Control – Integrated Framework, COSO
İç kontrol unsurlarının birbirleriyle
ilişkisini gösterir. Kontrol ortamı temelde
yer alır, kontrol faaliyetleri ve risk
değerlendirme yapılırken bilgi ve iletişim
kanalları kullanılarak gözetimin ihtiyaç
duyduğu bilgiler sağlanır.
İç kontrol unsurlarının, iç kontrolün amaçları
ve faaliyetlerle ilişkisini gösterir. Faaliyet ve
birimler, hedefler ve iç kontrolün unsurları bir
küpün farklı yüzeylerini oluşturur ve ayrılmaz
bir bütündür. Tüm faaliyet ve birimler;
faaliyetlerin etkinliği ve etkililiği, bilgilerin
güvenilirliği ve mevzuata uygunluk hedeflerine
ulaşmak amacıyla iç kontrolün beş unsurundan
yararlanır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
COSO – KONTROL ORTAMI;
Disiplin ve düzen sağlayarak iç kontrolün diğer parçaları için temel
oluşturur. Çalışanların kontrol bilincini etkileyerek kurumun faaliyet tarzını
belirler. Kontrol ortamını oluşturan unsurlar şunlardır:
- Dürüstlük ve Etik Değerler
- Yeterlilik ve Ehillik
- Yönetim Şekli ve Felsefesi
- Organizasyon Yapısı
- Yetki ve Sorumluluk Dağılımı
- İnsan Kaynakları Politika ve Uygulamaları
Etkili bir kontrol ortamı, çalışanların sorumluluklarını ve yetkilerini
anladıkları ve etik davranmayı üstlendikleri zaman oluşabilir.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – KONTROL ORTAMI;
Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük
Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi
sağlanmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli
ve desteklenmelidir.
1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek
olmalıdırlar.
1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.
1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.
1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.
1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir
olmalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI
Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük
İdarede iç kontrol mevzuatı ve sistemi hakkında hazırlanmış olan rehber hazırlanacak ve tüm personelin kolaylıkla
ulaşacağı araçlarla duyurulacaktır.
İç Kontrol Öz Değerlendirme Yöntemleri
İç kontrol farkındalık ve değerlendirme anketleri yapılacaktır. Anket çalışmaları iç kontrol sorgu formu
hazırlanarak yapılacak ve gerekli sürelerde iç kontrol algısı gözden sürekli gözden geçirilecektir.
İç kontrol şefliği kurulacaktır.
İç kontrol izleme ve yönlendirme kurulu oluşturulacaktır.
Yöneticilere, Yönetim Becerileri (Liderlik - Motivasyon - Karar Verme - Mülakat-İletişim-Delegasyon-HedefÇatışma-Planlama-Problem Çözme) eğitimi verilecektir.
Birimler arası toplantılarının sistemli yapılması için standartlar geliştirilecektir.
Birim içi paylaşım ve değerlendirme toplantılarının periyodik ve sistemli olarak yapılması için standartlar
oluşturulacaktır.
İdarede görev yapan tüm personel için “Kamu Görevlileri Etik Rehberi” yayımlanacak ve dağıtılacaktır.
Etik komisyonunun işleyişi, görevleri ve üyelerinin iletişim bilgileri iç genelge ile tüm personele duyurulacaktır.
Kamuda Etik Uygulamaları ve Mevzuatı Eğitimi
Personel etik sözleşmesinin tüm personel tarafından imzalanması ve özlük dosyasında saklanması sağlanacaktır.
Kamuda Etik Komisyonlarının Çalışmaları Eğitimi
Kamuda Mali Saydamlık ve Hesapverilebilirlik Eğitimi
Yöneticilere ve özellikle vatandaşla muhatap olunan bölümlerde çalışan personele "İletişim Teknikleri" eğitimi
verilecektir.
Tüm personele "Kurum Kültürü ve Aidiyet Eğitimi" verilecektir.
Kamu Hizmet Standartları Tablosu güncellenerek bir kitapçık haline getirilecektir.
Kamu Hizmet Standartları Tablosu müdürlükler bazında düzenlenerek internet üzerinde yayınlanacaktır.
Belediyede, adil ve eşit davranışlarla ilgili olarak yapılacak müracaatların ilgili birim yanında Etik Komisyonunca
da değerlendirilmesi sağlanacaktır.
 “ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Standardı” kurulum çalışmalarına başlanması
Faaliyet raporu ile ortaya konulan bilgi ve belgelerin doğruluğuna ilişkin sorumlular tarafından Güvence
Beyanları hakkında bilgilendirme yapılacaktır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – KONTROL ORTAMI;
Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler
İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli,
personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından
benimsenmesi sağlanmalıdır.
2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince
yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.
2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve
sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.
2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev
dağılımı belirlenmelidir.
2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap
verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.
2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri
belirlemeli ve personele duyurmalıdır.
2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar
oluşturmalıdır.
Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler
Anayasa ve kanun düzenlemelerinde belediyelerin sorumlulukları, yetkileri ve görevleri
hakkında bilgilendirme yapılacaktır.
Her düzeyde yöneticilerin verilen görevlerin sonucunu izlemelerini sağlayacak
raporlama, bilgi sistemi oluşturma yeterliliğinin arttırmasına yönelik eğitim verilmesi
sağlanacaktır. (Örneğin bilgi notu hazırlama, sunu ve toplantı yapma, haftalık faaliyet
raporu oluşturma vb.)
Belediye Birimlerinin Çalışma Yönetmelikleri; Standartlar ve Uygulamalar Konulu eğitim
verilecektir.
Belediye birimlerinin görev ve yetkileri gözden geçirilip, görev çakışmasına yol açan
görev tanımları mevzuata uygun hale getirilerek mükerrer görevlere son verilmesine
yönelik çalışmalar yürütülecektir.
Belediye birimlerince ihtiyaç duyulacak her türlü bilgi ve belge uygun şekilde tasnif
edilerek, erişilebilir, güncel ve yeterli raporlama sistemleri çerçevesinde etkin ve etkili
kılınacaktır.
Hassas Görev Yönergesi oluşturulacaktır.
Hassas görev tanımları Maliye Bakanlığının belirlediği standartlara uygun hale
getirilerek hassas görev envanteri güncellenecek, oluşturulan hassas görevlerin
envanterine uygun rotasyon politikaları belirlenecektir.
Belediye birim faaliyetlerindeki iş ve işlemlerin sonucunu izlemeye yönelik her
düzeydeki yöneticinin bir önceki süreci kontrol etmesi sağlanacaktır.
HASSAS GÖREV NEDİR?
Hangi görevler gizlilik statüsündedir?
Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha
fazladır?
Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?
Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?
Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?
Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?
Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur?
Hangi işler yüksek maliyetlidir?
Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki
almasına neden olur?
Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?
Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?
Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine
engel olur?
Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – KONTROL ORTAMI;
Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı
İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi
ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik
olmalıdır.
3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve
yeteneğe sahip olmalıdır.
3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.
3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve
bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.
3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl
planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.
3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez
değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.
3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını
geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme
mekanizmaları geliştirilmelidir.
3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük
hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve
personele duyurulmalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı
Kurumu ve kurumsal işleyişi tanıtan oryantasyon eğitimleri planlanıp son 6 ayda işe giren personellere verilecektir.
Planlanan eğitimler periyodik olarak her 6 ayda bir olmak üzere yılda iki defa verilecek olup göreve yeni başlayan
personel sayısı fazla olduğu takdirde daha sık aralıklarla daha fazla eğitim verilecektir.
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu Hakkında Genel Bilgiler Hakkında Eğitim
Yıl içerisinde değişen mevzuatlara uyum sağlamak ve güncel mevzuatı takip etmek amacıyla eğitimler
düzenlenecektir.
Belediye birimlerince yapılacak görevlendirme ve atamalar, atama ve görevlendirme usul ve esaslarına göre
yapılacaktır.
Kariyer memurluklara giren personele uzmanlık alanlarıyla ilgili mesleki eğitim imkanları sunulacaktır.
Yıllık Eğitim Planı tüm birimlere hem yazılı olarak hem de kurum intraneti üzerinden duyurulacaktır.
Risk Odaklı Eğitim Yönergesi hazırlanacaktır.
Bağlı olduğu yöneticiler tarafından (asgari yılda bir) yapılacak olan personel değerlendirmelerine esas teşkil edecek
olan performans değerlendirme kriterleri belirlenecek ve kriterler tüm personele duyurulacaktır.
Kamuda Performans Değerlendirmesi Eğitimi
Belirlenen performans kriterlerine göre personelin yıllık değerlendirilmesi sonucunda yeterli bulunmayanlar için
eğitim planında verilecek eğitimler ayrıca belirlenecektir.
Belediye İnsan Kaynakları Yönetimine ilişkin politika ve prosedürler, yönetmelik, yönerge, genelge ve diğer
dokümanlar geliştirilerek çalışanların bilgisine internet ve yazılı ortamda sunulacaktır.
İşçi personelin eğitim, performans değerlendirmesi, özlük haklarına ilişkin hususlar kılavuz metinler düzenlenecek
ve personelin yazılı ve intranet ortamında bilgisine sunulacaktır.
Personel Yönetiminde Güncel Gelişmeler Hakkında Eğitim (İşçi personellere yönelik başta 4857 sayılı Kanun olmak
üzere gerekli bilgilerin verilmesi sağlanacaktır.)
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Risk Odaklı Eğitim Yönergesi:
 Eğitim Stratejisi,
 Eğitim Planı,
 Eğitim Programı,
 Uygulama Esasları
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – KONTROL ORTAMI;
Standart: 4. Yetki Devri
İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak
bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri
yapılmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele
duyurulmalıdır.
4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde
devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve
ilgililere bildirilmelidir.
4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.
4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe
sahip olmalıdır.
4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli
dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi
aramalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 4. Yetki Devri
Mevcut İmza Yetkileri Yönergesi,İç Kontrol Standartları çerçevesinde değerlendirilerek
revize edilecektir.
Yetki aşımı ya da yetki boşluğunun ortaya çıkmaması için her bir personelin yetki ve
sorumlulukları açıkça tanımlanacaktır.
Muhasebe yetkilisi ve veznedarların yetki devrinde, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe
Yönetmeliğinin 451 ve 452. Maddelerinde belirlenen kurallara uyulacaktır.
Mali Mevzuatta Yetki Devri Hakkında Uygulamalı Eğitim
Yetki devri yapılacak kişilerin sahip olması gereken nitelikler, ilgili mevzuat hükümleri dikkate
alınarak belirlenerek intranet ortamında personelin bilgisine sunulacaktır.
Kamu Harcama Hukuku Eğitimi
Belediyedeki mevcut mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde yetki devredilen tarafından
oluşturulacak haftalık/onbeş günlük/aylık raporlarla yetki devrine ilişkin bilgiler ve yapılan
işlemler hakkında bilgi paylaşımı sağlanacaktır. (raporlama periyodu belirlenecek)
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
COSO – RİSK DEĞERLENDİRMESİ;
Risk değerlendirmesi; kurumun hedeflerine ulaşılmasını engelleyebilecek iç ve dış tüm
risklerin tanımlanması ve ölçülmesini içerir. Olası risk doğuran konular:
- Faaliyet ortamındaki değişiklikler,
- Yeni çalışanlar,
- Yeni veya geliştirilmiş sistemler,
- Hızlı büyüme ve ekonomik koşullardaki değişiklikler,
- Yeni teknoloji,
- Yeni faaliyet konuları,
- Yeniden yapılandırma faaliyetleri,
Risk değerlendirmesinin aşamaları:
1.Hedeflerinin belirlenmesi;
Kurum çapında
Birim çapında
Faaliyet çapında
2.Risklerin tanımlanması,
3.Risklerin Analizi
Risk değerlendirmesi, iç ve dış risklerin, faaliyetlerin etkinliği, verimliliği ve ekonomikliği ile
mali raporlama ve uygunluk üzerindeki etkilerinin değerlendirilmesini gerektirir. Risk belirleme,
değerlendirme ve yönetimiyle ilgili teknikler kullanılır.
Kontrol Değerlemesi, Kurumsal Risk Hizmetleri, Risk ve Kontrol Güvencesi
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – RİSK DEĞERLENDİRMESİ;
Standart: 5. Planlama ve Programlama
İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç
duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan
ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler
saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle
stratejik plan hazırlamalıdır.
5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans
hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.
5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak
hazırlamalıdır.
5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen
amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.
5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli
ve personeline duyurmalıdır.
5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI
Standart: 5. Planlama ve Programlama
Stratejik Plana altlık oluşturmak amacıyla her mahallede/bölgede birim yöneticilerinin katılımıyla düzenli
toplantılar yapılacaktır.
Stratejik plana altlık oluşturmak amacıyla STK'lar, Kamu Kuruluşları ve Üniversitelerden üzere toplantı, anket,
arama konferansı yöntemlerinden biri/birkaçıyla görüş alınacaktır.
Stratejik Plana altlık oluşturmak amacıyla iç paydaşların geniş katılımını sağlayacak biçimde kurgulanmış
toplantılar yapılacaktır.
Birimler İdarenin duyurduğu hedefler üzerine değerlendirme toplantıları yaparak görüşlerini bir rapor
halinde sunacaktır
Stratejik Plana altlık oluşturmak amacıyla iç paydaşların geniş katılımını sağlayacak biçimde kurgulanmış
toplantılar yapılacaktır.
Performans Programı; Stratejik Plan, öncelikler ve Bütçe ilişkisi kurularak ölçmeye elverişli faaliyet ve
göstergeleri içerecek şekilde hazırlanacaktır.
Bütçe Fişleri performans programında belirtilen faaliyetlere ilişkin gereklilikler ve Mahalli İdareler Bütçe ve
Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen hususlar dikkate alınarak hazırlanacaktır.
Bütçe analiz raporu hazırlanacak Bütçeleme hataları tespit edilecektir.
Ayrıntılı Harcama Programı için gerekli çalışmalar yürütülecektir.
Belediyelerde Stratejik Yönetim Konulu Eğitim
Belediyelerde Bütçeleme Konulu Eğitim
Belediye faaliyetlerinin ilgili mevzuata, stratejik plan ve performans programlarına uygunluğunu
değerlendirmeye yönelik üçer aylık periyotlarla Üst Yönetimin koordinasyonunda birim yöneticileri ile
değerlendirme toplantıları düzenlenecektir.
Birim yöneticileri, birim performans hedeflerini stratejik Plan ve idare performans kapsamında
değerlendirecek, kendi birim performans hedeflerini personele duyurarak bilgilendirecek ve benimsemelerini
sağlayacaktır.
Performans programına uygun birim hedeflerinin ölçülebilmesi için birim hedef göstergeleri, hedeflerin
gerçekleşme takvimini içeren birim hedef kartları hazırlanacak ve yönetimin ve ilgililere yazılı olarak
raporlanacaktır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – RİSK DEĞERLENDİRMESİ;
Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin
gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli
ve alınacak önlemleri belirlemelidir.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri
belirlemelidir.
6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez
analiz edilmelidir.
6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları
oluşturulmalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
MODELLERİ
Belediyemizin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi için tüm
birimlerce yetkili ve yetkin gerekli sayıda kişiden oluşacak Risk Belirleme ve Değerlendirme Ekibi
oluşturulacaktır.
Birimler, amaç ve hedeflerine yönelik her yıl birim risk haritaları oluşturacaktır.
Kamu İdarelerinde Risk Yönetimi Eğitimi
Kamu Zararları Tespit, Tahsili Konulu Eğitim
6085 Sayılı Kanun Çerçevesinde Sayıştay Denetimi Eğitimi
Sayıştayca Yapılacak Düzenlilik Denetimi Eğitimi
Birimler, faaliyetlerinden kaynaklanan riskleri ve muhtemel etkilerini içerir risk analizlerini 6
ayda/yılda 1 kez yaparak risk analiz raporlarını üst yönetime sunacaktır.
Ön mali kontrol işlemleri ile ilgili "Yıllık Ön Mali Kontrol Değerlendirme Raporu" hazırlanacaktır.
Belediye birimlerinde risk belirleme ve değerlendirme ekipleri oluşturularak, oluşturulan bu ekipler
hazırlanacak olan yönerge kapsamında çalışmalarını yürütecektir.
Belediyemizde oluşturulacak olan Risk Belirleme ve Değerlendirme Ekipleri tarafından hazırlanan risk
değerlendirme raporları ile İç Denetim birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları
çerçevesinde, yılda en az bir kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalışmaları yürütülecektir.
Risk değerlendirmesinde hangi risk alanlarına ilişkin önlemler geliştirilmesi ve hangi risk alanlarının
daha öncelikli olduğu konusunda yönetim bilgilendirilecektir.Riskler,değerlendirilmesi sırasında
yüksek,orta ve düşük düzey riskler olarak sınıflandırılacaktır.Bu şekilde bir sınıflandırma ile yönetime
öncelikler ve önlem alınması gereken riskler konusunda alınacak kararlarda yardımcı olunacaktır.
Belediye Birimleri,Stratejik plan ve performans programlarındaki amaç ve hedeflere ilişkin riskleri
sistematik olarak asgari yılda bir kez analiz edecek,risklerin yönetimine yönelik uygun risk eylem
planları hazırlayacaktır
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
COSO – KONTROL FAALİYETLERİ;
Kontrol Faaliyetleri; tanımlanan ve değerlendirilen risklerin yönetilmesi amacıyla
oluşturulan tüm prosedür, uygulama ve kararlardır. Her seviyede ve her faaliyet alanında
bulunmalıdır. Unsurları:
- Üst düzey yöneticilerce yapılan değerlendirmeler,
- Bilgi işlem kontrolleri,
-Görevler ayrılığı
- Fiziksel kontroller,
- Performans göstergelerinin gözden geçirilmesi,
- Yetki ve sorumluluk dağılımı,
Kontrol faaliyetleri işlemlerle iç içe olmalı ve riskleri kabul edilebilir düzeylerde
yönetmek için işetilmelidir. Çeşitleri:
Yönlendirme,
Önleme,
Tespit etme,
Düzeltme.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ;
Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri
İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji
ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden
geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon,
doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve
uygulanmalıdır.
7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası
kontrolleri de kapsamalıdır.
7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını
kapsamalıdır.
7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI
Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri
Her harcama birimi tarafından iş süreçleri çıkarılacak, çıkarılan süreçlere ilişkin riskler tespit edilecek ve
risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları geliştirilecektir.
Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalışma ekibi
oluşturulacaktır.
Tüm birimler yapılan faaliyetlerle ilgili belirli periyotlarla raporlama sistemi geliştirilecektir.
Kontrol sistem ve süreçleri işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri kapsayacak
şekilde yapılandırılacak, finansal kaynakların yönetimine temel teşkil edecek bütçenin hazırlanması,
uygulanması, yatırım programının oluşturulması, harcamaların usulüne uygun olarak yapılması ve takip
edilebilmesi için gereken hususlar planlanacaktır.
İç kontrol şefliği oluşturularak bu birimin tüm birimlerin iç kontrol çalışmalarını koordine etmesi
sağlanacaktır.
Ön Mali Kontrol etkin uygulanacaktır.
Belirlenen periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (muhasebe kayıtları, taşınır,
taşınmaz kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tüm varlıkların tespit ve sayımları
yapılacaktır.
Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında varlıkların korunup gerekli kayıt ve işlemlerin yapılıp yapılmadığı
kontrol edilecektir.
Taşınmaz kayıtları ve bunların amortismanlarının doğruluğunu her yıl oluşturulan bir kurulca kontrol
edilecektir.
Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde
uygulanması sağlanacaktır.
Kontrollerde riskli alanlar seçilecek, her bir süreç için kontrol yapılmayacaktır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ;
Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi
İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu
alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine
sunmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler
belirlemelidir.
8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması,
uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.
8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili
personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi
2005/20 ve 2009/4 sayılı Başbakanlık Genelgeleri ile duyurulan “Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi”
uygulamaları tamamlanacaktır.
Süreç Çalışma Grubu, süreç sahiplerinin temsilini sağlayacak biçimde oluşturulacaktır.
İş akış şemaları, hizmet rehberi şeklinde bir araya getirilerek tüm birimlere dağıtılacaktır.
Belediyelerde Süreç Yönetimi Eğitimi
Tüm faaliyetler ile mali karar ve işlemlere ilişkin yazılı prosedürler belirlenecektir. (Bu prosedürler başlama,
uygulama ve sonuçlandırma aşamalarını kapsayacak şekilde, prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı,
mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olacaktır)
Faaliyetler bazında Süreç Kontrol Modelleri kurulacak ve tüm faaliyetlerde süreçler net olarak belirlenecektir.
Süreç kontrol modeli elektronik veri tabanına işlenecek ve bu veri tabanı üzerinden tüm faaliyetler
sürdürülecektir.
Kontrol teşkilatı ile muayene kabul komiyonlarının çalışmaları Eğitimi
Ön Ödeme Uygulaması Eğitimi
Taşınır Mal Yönetmeliği Eğitimi
Taşınmaz Mal Yönetimi Konulu Eğitim
Belediye Gelir Mevzuatı Konulu Eğitim
İhale Komisyonlarının Çalışması Eğitimi
İhale komisyon kararından sözleşme imzalanmasına kadar yapılan idari işlemler ile ilgili eğitim
Doğrudan Temin Uygulaması Hakkında Eğitim
Mal alımı ihaleleri Konulu Eğitim
Hizmet alımı ihaleleri Konulu Eğitim
Yapım İşleri İhaleleri konulu Eğitim
Belediye Mali Tablolarının Değerlendirilmesi Konulu Eğitim
Birimler; belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaşılabilirliğini ve
ulaşılabilirliğini sağlamak üzere, günceli ve ihtiyacı sağlamak için altyapıyı oluşturacak belirlenen prosedürleri gözden
geçirecek, ilgili dokümanları güncelleyecektir.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ;
Standart: 9. Görevler ayrılığı
Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile
mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi
görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve
kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.
9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak
uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli
önlemleri almalıdır.
Standart: 9. Görevler ayrılığı
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin
MODELLERİ
onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için
iş akış şemaları
doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde mevzuat doğrultusunda işlerin farklı kişiler
tarafından yapılması sağlanacaktır.
Mali Hizmetler Biriminde Ön Mali Kontrol faaliyetini yürütenlerin harcama sürecinin
hiçbir yerinde görev almaması sağlanacaktır.
Aynı ödeme emriyle ilgili harcama yetkililiği görevi ile gerçekleştirme görevinin aynı kişide
birleşmesini engelleyen önlemler alınacaktır.
Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol
edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda
karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler
alınacaktır. (örnek: İhalelerde teknik eleman bulunamaması halinde diğer bir harcama
biriminden temin edilmesi gibi)
Görev dağılımının yeterli düzeyde olması: İşlemlerin yürütülmesi farklı safhaları içerir.
İşlemlerin yürütülmesi, bunların kaydedilmesi, elde edilen varlıkların kullanılması,
korunması ile ilgili görev ve sorumluluklar yeterli düzeyde birbirinden ayrılmalıdır. İş
bölümünün yapılması, kurum içinde bir kişinin yaptığı işin bir sonraki safhada başka bir
kişi tarafından kontrol edilmesini sağlayarak bir oto kontrol mekanizması oluşturur.
Personel kendi görevlerini yerine getirirken, diğer personelin hata ve yolsuzluklarını fark
etmelidir. Hata ve yolsuzlukların önlenmesi için bir kişinin görevini yürütmesi
sırasında hata ve yolsuzluğu hem yapacak hem de gizleyecek pozisyonda
olmaması gerekir.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ;
Standart: 10. Hiyerarşik kontroller
Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde
kontrol etmelidir.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için
gerekli kontrolleri yapmalıdır.
10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve
usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 10. Hiyerarşik kontroller
Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla
kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için
söz konusu personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri
alacaktır.
Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kişiler
tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacaktır.
a) İhale usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım
işlerine ilişkin ödemelerde,
Belge
“Var” – “Yok”
(Farkındalık)
-İhale onay belgesi,
√
-İhale komisyonu kararı,
√
-Sözleşme,
√
-İlanın yapıldığına ilişkin
tutanak,
√
-Kesin teminatın alındığına
ilişkin alındının örneği,
√
-Damga vergisinin
yatırıldığına ilişkin
alındının onaylı örneği
veya tahsil edildiğine
ilişkin harcama birimince
onaylı yazı,
“Uygun” – “Uygun
Değil” (Yetkinlik)
Kontrol sistematik, düzenli ve etkin yürütülürse anlamlıdır. Bu
nedenle kontrol faaliyeti de önceden planlanmalı, bu faaliyetler ayrı
bir iş olarak görülmelidir.
Kontrol faaliyetleri, yöneticiler tarafından da bir zaman kaybı
olarak görülmemelidir.
Taahhüt dosyası hakkında
“İç Genelge”
Hakediş raporları
hakkında
“İç Genelge”
Ön ödeme hakkında
“İç Genelge”
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ;
Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği
İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
11.1. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi
sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi
faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.
11.2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.
11.3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri
de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici
tarafından sağlanmalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği
Birimlerce, personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda,
faaliyetlerin yürütülmesine devam edilebilmesi için mevcut personelin
tüm faaliyetleri öğrenmesini sağlayacak tedbirleri alınacaktır.
Birimlerde görevler dönüşümlü olarak yapılacak personel, birimin tüm
servislerdeki işlerini yürütecek seviyeye yükseltilecektir.
Birimlerce, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem değişikliklerinin varlığı,
mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda bilgilendirme ve eğitim faaliyeti
yapılacaktır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
STANDARTLAR – KONTROL FAALİYETLERİ;
Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri
İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli
kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
12.1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı
olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
12.2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler
yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini
sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.
12.3. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri
Belediyenin, Bilgi Sistemlerinin Envanteri çıkartılarak, sistemin
sürekliliğini ve güvenirliliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları yazılı
olarak belirlenecektir ve uygulanacaktır. (Sayıştay tarafından yayımlanan
Düzenlilik Denetim Rehberinden yararlanılacaktır.)
Sayıştay'ın Bilgi Sistemleri Denetimi Eğitimi
Yazılım programları, gerekli olan bilgi ve raporları üretecek ve analiz
yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanacaktır.
Birimler hata ve usulsüzlükleri önleyecek şekilde veri, bilgi girişi ve
bunlara erişim konusunda yetkilendirme işlemlerini hata ve
usulsüzlükleri önleyecek şekilde yapacaklardır.
Yazılım sistemlerine yapılan girişlerin, sorgulamaların ve alınan
çıktıların raporlanması sağlanacaktır.
Çıkarılacak olan bilgi sistemleri envanteri doğrultusunda
Kurumumuzun bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmaların
geliştirilmesi için, Bilgi Sistemleri Eylem Planı hazırlanacaktır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
COSO – KONTROL ORTAMI;
Etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve kurumun hedeflerini
gerçekleştirmek için bir kurumun bütün kademelerinde bilgiye ihtiyaç
duyulur. Çalışanların sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için iç
kontrolle ilgili bilgiler anında kaydedilmeli, sınıflandırılmalı ve personele
duyurulmalıdır. Güvenilir ve uygun bilgilerin sağlanabilmesi için
işlemlerin anında kaydedilmesi ve düzgün biçimde sınıflandırılması
gerekmektedir.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye
belirli bir formatta ve ilgililerin iç
kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir
zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi,
iletişim ve kayıt sistemini kapsar.
Standart: 13. Bilgi ve iletişim
İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar
alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde
işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması
amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine
sahip olmalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Bu standart için gerekli genel şartlar:
13.1. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve
sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.
13.2. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve
yeterli bilgiye zamanında
ulaşabilmelidir.
13.3. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.
13.4. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin
uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında
erişebilmelidir.
13.5. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve
raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.
13.6. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde
beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.
13.7. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri
ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
Standart: 13. Bilgi ve iletişim
Belediyede verilen kamu hizmetinin sunum ve kalitesini arttırıcı yönde katkıda bulunabilmeleri amacıyla, kurumun
internet sitesinde hizmet memnuniyet anketi menüsü oluşturacak, anket sonuçları ilgili birimler tarafından üst
yönetime raporlanacaktır.
Her yeni hizmet/projeye özel olarak hizmet memnuniyet anketine kurumun internet sitesinde yer verilecektir.
Personelin istek, şikayet ve önerilerini gerek intranet gerek yazılı gerekse de sözlü bildirimine ilişkin usul ve esaslar
belirlenerek personelin bilgisine sunulacak, ayrıca bu usul ve esasların personelin her an erişimine hazır olması
amacıyla intranet ortamında yayınlanacaktır.
Kamu İdarelerinin İnternet Sitelerinde Bulunması Gereken Bilgiler Konulu Eğitim
Yönetim, karar alma sürecinde ihtiyaç duyabileceği analitik bilgilere kolayca ulaşabilmelerini sağlamak amacıyla
yönetim bilgi sistemi oluşturulacaktır.
Mevzuat değişiklikleri konusunda personel anlık uyarılacak, haftalık toplantılar düzenlenecek ve üç ayda bir
mevzuatla ilgili dışarıdan uzmanlar belediyeye davet edilerek 6 Saat eğitim alınması sağlanacaktır.
Sayıştay tarafından hazırlanan ve Haziran 2006 tarihinde açıklanan “e-Devlete Geçişte Kamu Kurumları İnternet
Siteleri” başlıklı performans programının değerlendirilerek, idare internet sayfasının gözden geçirilecektir.
Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından yazılımın kullanılması için diğer birimlerdeki personellerin yetkilendirilmesi
yapılacaktır.
Belediye yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz
yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanarak uygulanacak, birimler faaliyet alanına giren konularda düzenli bilgi akışı
sağlayacaktır.
Belediyelerde Yönetim Bilgi Sistemi
Belediye yöneticileri; misyon, vizyon, amaç ve hedefleri çerçevesinde beklentilerini yıllık/altı aylık/üç aylık/aylık
toplantılarında personele yazılı ve sözlü olarak bildirecektir.(Burada periyodu soracaksın)
Kamu Görevlileri İçin Sorumluluk Kavramı ve Türleri
Kamuda Mali Sorumluluk Konulu Eğitim
Personelin istek, şikayet ve önerilerini gerek intranet gerek yazılı gerekse de sözlü bildirimine ilişkin usul ve esaslar
ve ilgili mevzuata uygun olarak; değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için öneri ve şikayet kutusu,
anket çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar için elktronik ortamdan yararlanılması sağlanacaktır.
Yapım işlerinde birim teklifle yapılan, uygulama projesi
hazırlanmayan işlerde kullanılacak form
Uyuşmazlık
Kararları
Bölümü
Formun adını
yazdım
İnceledim ve
standart
formun
doldurulmasın
a ilişkin
önemli
bilgiler
edindim.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 14. Raporlama
İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap
verebilirlik ilkeleri doğrultusunda
raporlanmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
14.1. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve
performans programlarını
kamuoyuna açıklamalıdır.
14.2. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin
beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.
14.3. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve
duyurulmalıdır.
14.4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı
yazılı olarak belirlenmeli, birim ve
personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar
hakkında bilgilendirilmelidir.
Standart: 14. Raporlama
Stratejik Plan web sitesinde yayınlanacaktır.
Performans Programı Rehber'e uygun olarak hazırlanacaktır.
Performans Programının Hazırlanması Konulu Eğitim
Belediyenin mali bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya
ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetleri üst yönetici tarafından basın
toplantısı yapılarak Belediye web sitesinde "Kurumsal Mali Beklentiler Raporu"
ile her yıl Temmuz ayı içerisinde yayımlanarak kamuoyuna açıklanacaktır.
Kamu İdarelerinde Mali Durum ve Beklentiler Raporunun Hazırlanması
Hakkında Eğitim
Faaliyet sonuçları ve değerlendirmelerin idare faaliyet raporunda
gösterilmesine ve duyurulmasına devam edilecektir.
Birim ve İdare Faaliyet Raporunun Hazırlanması Eğitimi
Raporların amacına ulaşıp ulaşmadığı ve düzeltilmesi gereken hususların olup
olmadığının anlaşılabilmesi için raporları kullanan kişi ya da birimlerin periyodik
(aylık/üç aylık/altı aylık/yıllık) değerlendirmelerine başvurulacaktır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi
İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği,
sınıflandırıldığı ve dosyalandığı
kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
15.1. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile
idare içi haberleşmeyi
kapsamalıdır.
15.2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel
tarafından ulaşılabilir ve
izlenebilir olmalıdır.
15.3. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını
sağlamalıdır.
15.4. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.
15.5. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde
sınıflandırılmalı ve arşiv
sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.
15.6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de
kapsayan, belirlenmiş
standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi
Belediyemiz kayıt ve dosyalama sisteminin (elektronik ortamdakiler dahil), gelen ve giden evrak ile haberleşmeyi
etkin bir şekilde karşılayıp karşılamadığı kontrol edilerek varsa eksiklikleri giderilecek ve güncel kalması sağlanacaktır.
Kayıtların zamanında, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, dosyalanması ve arşiv sisteminde muhafaza
edilmesi sağlanacak ve mevcut genel arşiv bu kıstaslara göre yapılandırılacaktır.
Başbakanlık tarafından 24.03.2005 tarihinde yayımlanan 2005/7 Nolu Genelge ile Standart Dosya Planı çalışmaları ile
kayıt ve dosyalama sistemine geçilmiştir. Kayıt ve dosyalama sistemi değişen kanunlar çerçevesinde Yazı İşleri Şube
Müdürlüğü tarafından güncellenmekte, yönetici ve personele düzenli olarak duyurulacaktır.
Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlamak amacıyla uluslararası
güvenlik ve şifreleme sistemlerinin kullanılması çalışmaları başlatılacaktır.
Belediyedeki kayıt ve dosyalama sisteminin, Başbakanlıkça belirlenen düzenlemeler ile diğer ilgili mevzuat
hükümlerine uyumluluğu sağlanacaktır.
Standart Dosya Planı İle ilgili eğitim verilecektir.
Giderin Gerçekleştirilmesinde Belge Düzeni Hakkında Eğitim verilecektir.
Bütün işlemler, faaliyetlerin kontrol edilebilmesi ve yönetim karar süreçlerinde kullanılabilmesi için gerçekleştikten
hemen sonra kayıt altına alınacak ve uygun şekilde sınıflandırılacaktır. Her bir işlemin/olayın süreci (görevlendirme,
işleme başlanması, işlemin tamamlanması) kayıt altına alınacak ve işleme ait özet bilgiler sınıflandırmaya dahil
edilecektir.
Gelen tüm evraklar tarayıcıdan geçirilerek elektronik ortamda arşivlenmesi sağlanacaktır.
Evrak birimlerinde çalışan personele, evrakın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv
sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda eğitimi verilecektir
Belediyede arşiv ve dokümantasyon konusunda mevzuat çalışmalarının tamamlanması ve sistemin buna göre
tasarlanması sağlanacaktır. Her birimin bünyesinde fiziki olarak birim arşivi oluşturulacak olup Belediyeye ait kurum
arşivi ise Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde kurulacaktır. Belediyede oluşturulacak bu sistemin elektronik ortamda
düzenlenip erişilebilirliği sağlanacaktır.
Arşiv ve Dokümantasyon Sistemi üst veri ile ilgili TSE standardına uygun hale getirilecektir.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi
İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde
bildirilmesini sağlayacak yöntemler
oluşturmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
16.1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve
duyurulmalıdır.
16.2. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli
incelemeyi yapmalıdır.
16.3. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı
bir muamele yapılmamalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi
Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından hata, usulsüzlük ve
yolsuzlukların bildirim yöntemleri intranet aracılığı ile tüm personele
duyurulacaktır.
Disiplin İşlemleri Hakkında Temel Bilgiler
Kamu Görevlileri İçin Teftiş Usulleri
Personelin üstüne olan raporlama yükümlülüğüne ek olarak,
uygunsuz ve usulsüz durumların yönetime iletilmesi ile ilgili olarak
gerekli prosedürler belirlenecek ve usulsüzlüklerin raporlanması
konusunda personelin bilgilendirilmesi sağlanacaktır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
COSO – İZLEME;
İzleme, iç kontrol faaliyetinin belirli zaman aralıklarıyla
kalitesinin, kontrollerin tasarımı ve isleyişinin ve alınması gereken
önlemlerin değerlendirilmesinden oluşan süreçtir. İç kontrol sisteminin,
değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurabilmesi için
yönetim tarafından değerlendirilmesi gerekmektedir.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
5. İZLEME STANDARTLARI
İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme
faaliyetlerini kapsar.
Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi
İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
17.1. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki
yöntem birlikte kullanılarak
değerlendirilmelidir.
17.2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi,
bildirilmesi ve gerekli
önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.
17.3. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.
17.4. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin
talep ve şikâyetleri ile iç ve
dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.
17.5. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler
belirlenmeli ve bir eylem planı
çerçevesinde uygulanmalıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
5. İZLEME STANDARTLARI
Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi
İç Kontrol Sisteminin işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla yönetici ve çalışanları kapsayacak şekilde anket
çalışmaları, yüzyüze görüşmeler yapılacaktır.Kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikayetler değerlendirilip,yıllık
faaliyet raporlarının stratejik plandan belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu izlenecektir.Diğer yandan iç ve dış
denetim raporları da dikkate alınarak bu kapsamda oluşacak tüm veriler sistem içerisinde genel bir değerlendirmeye
tabi tutulacaktır.
Belediyenin faaliyet alanının genişlemesi durumlarında, yönetim plan ve programlarında,faaliyetlerde ya da mali
ve bütçesel alanlarda önemli değişiklikler yaşanması halinde bağımsız izleme faaliyetlerine başvurulacaktır.
İç Kontrol Biriminin rol ve fonksiyonlardan bir tanesi de İzleme ve Değerlendirme şeklinde belirlenecektir.
Belediyede oluşturulacak kontrol faaliyetleri ve diğer planlanmış işler, zaman içinde düzgün işleyip işlemediği
düzenlenen raporlar çerçevesinde izlenecektir. Belediyece İç Kontrolün değişen hedeflere, ortama,kaynaklara ve
risklere ayak uydurmasını sağlamak bakımından iç kontrol sisteminin izlenme ve değerlendirilmesi; İç Kontrol Öz
Değerlendirme Raporu, Yıllık Değerlendirme Raporu,İç Denetçi Tavsiye Raporları çerçevesinde gerçekleştirilecektir.
Anket, şikayet,yıllık faaliyet raporları,stratejik planlar,iç ve dış denetim raporlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi
sonucunda tespit edilen eksiklik,hata,usulsüzlük ve yolsuzluğa ilişkin önleyici,tespit edici ve düzeltici kontrollerin
oluşturulması sağlanarak bu hususlara ilişkin rapor düzenlenecektir
Belediye Başkanının koordinasyonunda birimlerin karar verme ve yönetici konumunda olan personelinin katılımı
sağlanarak İç Kontrolün Belediye düzeyinde genel değerlendirilmesi yapılacak, tespitler ve alınması gerektiği
düşünülen ek kontrol önlemleri raporlanacaktır.
Belediye Başkanlığının koordinasyonunda tüm birimlerin katılımı ile yapılacak toplantılarla,birim yöneticilerinin
görüşleri ve değerlendirmesinin alınması sağlanacak olup web sayfasında oluşturulacak öneri ve şikayet kutusuna
iletile talep ve şikayetlerin de değerlendirilmesi süreci,ortak akıl ve katılımcılıkla sağlanacaktır.Ayrıca iç ve dış
denetim sonucunda düzenlenen raporların ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi yapılacak,bu
değerlendirmeler sonucu 5.17.2'de belirtildiği standartlara uygun olmak üzere rapor düzenlenecektir.
İç denetim programının tamamlanmasından sonra, iç kontrol sistemine yönelik ”Denetim Ortak Sonuçları”
açıklanacaktır.
İç kontrol sistemi için yapılacak değerlendirmeler,İç kontrol alanında ortaya çıkabilecek mevzuat değişikleri veya
kurumdaki yapısal değişikler nedeniyle eylem planı güncellenecek ve tüm birimlerde uygulanması sağlanacaktır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 18. İç denetim
İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
18.1. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen
standartlara uygun bir şekilde
yürütülmelidir.
18.2. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren
eylem planı hazırlanmalı,
uygulanmalı ve izlenmelidir
İÇ KONTROL STANDARTLARI VE
MODELLERİ
Standart: 18. İç denetim
İç Denetim; Belediyenin amaç ve hedeflerinin karşı karşıya olduğu riskler esas alınarak
İç Denetim Birimince hazırlanacak,İç Denetim Plan ve Programı Çerçevesinde
yapılacaktır.İç denetim faaliyetleri standartlara uygun bir şekilde periyodik olarak
yürütülecektir.
İç denetim birimi tarafından gerek sürekli izleme faaliyetleri gerekse bağımsız izleme
faaliyetleri sonucunda tespit edilen aksaklıklar gerekli önlemlerin alınması için ilgili
birimlere bildirilecektir.Bu nedenle yöneticiler,denetim bulgularını ve diğer incelemeler
gözden geçirecek,değerlendirecek ve önerileri dikkate alarak uygun tedbirlerin
alınmasını sağlayacaktır.
İç Denetim Birimi Belediyemizdeki varlıkların güvence altına alınması,iç kontrol
sisteminin etkinliği ve risklerin asgariye indirilmesi için faaliyetleri olumsuz
etkileyebilecek risklerin tanımlanması ve bunlar için gerekli önlemlerin alınması,iç
kontrol sisteminin sürekli gözden geçirilmesi konularında yönetime raporları aracılığı ile
önerilerde bulunacaklardır.Bu raporlar çerçevesinde Belediye Birimlerince
kontrol,yönetim ve risk yönetim süreçleri değerlendirilerek gerekli iyileştirmeler
oluşturulacak planlar ile uygulamaya konulacaktır.
Yürütülen iç denetim faaliyetleri sonucunda Üst Yönetimce alınması gereken önlemleri
içerir kapsamlı bir eylem planı denetlenen birim tarafından hazırlanacak, uygulanacak ve
sonuçları İç Denetim Birimi tarafından takip edilecektir.
EYLEM PLANINA
ÖRNEK
1. KONTROL ORTAMI
KOS.1.1
Açıklama
Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.
Etik
Komisyonu
Kurulmamıştı
r
5176 Sayılı Kanun ve
Kamu Görevlileri
Etik Davranış İlkeleri
Özel
ile Başvuru ve
Kalem
Esasları Hakkında
Müdürl
Yönetmeliğin
üğü
29.maddesi gereği
Etik Komisyonu
Kurulacaktır.
Hukuk İşleri
Etik Kuralların
Müdürlüğü Belirlenmesi,
İnsan
Uygulanması ve
Kaynakları
Personelin
ve Eğitim
Bilgilendirilmesi
Müdürlüğü
31.12.2009
Etik kurallar
bilinmeli ve tüm
faaliyetlerde bu
kurallara
uyulmalıdır.
5 Sıra Nolu Eylem
KOS.1.1.3
Çıktı/
Sonuç
Tamamlanma Tarihi
Soruml
u
Birim
Kamu İç Kontrol
İşbirliği
Standart
Mevcut Eylem Öngörülen Eylem veya
Standardı ve Genel
Yapılacak
Kod No
Durum Kod No
veya Eylemler
Çalışm
Şartı
Birim
a
grubu
üyeleri
Etik
komisyonunun
Kurulmasına
yönelik üst
yönetici onayı
alınması
EYLEM PLANLARINDA
YAPILAN HATALAR
MALİYE BAKANLIĞI BÜTÇE VE MALİ KONTROL GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Eylem Planlarının Değerlendirilmesi
Çoğu eylem için çıktı/sonuç-işbirliği yapılacak birim ilişkisi kurmak yerine
tüm birimler işbirliği yapılacak birim olarak gösterilmiş
Bazı eylemler için çıktı/sonuç öngörülmemiş
Diğer sütunlar doldurulduğu halde bazı genel şartlar için eylem
öngörülmemiş
Plan dönemi sonrası tarihler öngörüldüğü halde nedenlerine ilişkin
açıklama yapılmamış
Tamamlanma tarihi bölümüne belirli bir tarih yazmak yerine "sürekli, heryıl
ocak ayında, yılda bir defa, ilgili mevzuatta öngörülen tarihlerde" ve benzeri
ifadeler yazılmış
Açıklama kısmı boş bırakılmış
Eylem planı formatında hazırlanmamış
Çoğu eylem için çıktı/sonuç-sorumlu birim ilişkisi kurmak yerine tüm
birimler sorumlu gösterilmiş
EYLEM PLANLARINDA
YAPILAN HATALAR
Bazı eylemler için tamamlanma tarihi öngörülmemiş
Somut eylemlere yer verilmemiş
Bazı eylemler için sorumlu birim, işbirliği yapılacak birim yazılmamış
Eylem öngörüldüğü halde çıktı ve sonuçlara yer verilmemiş
Eylem planı gönderilmemiş
Mevcut durum yazılmamış
Eylem planı rehbere göre hazırlanmamış
EYLEM PLANLARINDA
YAPILAN HATALAR
EYLEM PLANLARINDA
YAPILAN HATALAR
Sayıştay denetimi: Düzenlilik ve
performans denetimini,
Düzenlilik denetimi: Mali denetim ve
uygunluk denetimini,
Mali denetim: Kamu idarelerinin hesap ve
işlemleri ile mali faaliyet, mali yönetim ve
kontrol sistemlerinin değerlendirme
sonuçları esas alınarak, mali rapor ve
tablolarının güvenilirliği ve doğruluğuna
ilişkin denetimi,
Uygunluk denetimi: Kamu idarelerinin
gelir, gider ve mallarına ilişkin hesap ve
işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki
düzenlemelere uygunluğunun
incelenmesine ilişkin denetimi,
6085 S.K. 2.madde
Düzenlilik denetimi;
a) Kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve
işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygun olup
olmadığının tespiti,
b) Kamu idarelerinin mali rapor ve tablolarının, bunlara dayanak
oluşturan ve ihtiyaç duyulan her türlü belgelerin değerlendirilerek,
bunların güvenilirliği ve doğruluğu hakkında görüş bildirilmesi,
c) Mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin değerlendirilmesi,
suretiyle gerçekleştirilir.
6085 S.K. 36.madde
Sayıştay tarafından bir kamu idaresi hesabına ilişkin olarak yapılacak
düzenlilik denetiminin amacı;
 Denetim görüşünü oluşturmayı,
 Mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmeyi,
 Kanun ve diğer hukuki düzenlemelere aykırı işlemleri ve sebep
olunan kamu zararlarını tespit etmeyi,
amaçlamaktadır.
Makul Güvence
Düzenlilik denetiminde denetim görüşü makul güvence elde edilmesi şeklinde
oluşturulur. makul güvence yeterli ve uygun denetim kanıtlarını toplamak suretiyle
aşağıdaki unsurlara ilişkin olarak elde edilir;
 Mali rapor ve tabloların şekil ve içerik açısından öngörülen mali raporlama
sistemine uygunluğu,
 Mali rapor ve tablolarda yer alan rakamların kuruma ilişkin tüm işlemleri içerecek
şekilde doğru ve güvenilir olduğu,
 Kuruma tahsis edilen kamu kaynaklarının yetkili organca öngörülen amaçlara ve
hizmetlere harcandığı,
 Gelir, gider ve mallara ilişkin hesap ve işlemlerin kanun ve diğer hukuki
düzenlemelere uygun olarak yapıldığı.
Düzenlilik denetimi, mali rapor ve tabloların yüzde yüz hata içermediğini
garanti etmez, çünkü mutlak güvence ulaşılabilir değildir.
Düzenlilik denetimleri sonucunda aşağıdaki raporlar düzenlenir.
 Denetim raporu
 Yargılamaya esas rapor
Denetim raporları, ilgili kamu idaresi itibariyle TBMM’ye sunulmak üzere
düzenlenecek dış denetim genel değerlendirme raporunun eki olarak hazırlanır ve
denetlenen kamu idaresinin bir yıllık mali işlemleri hakkında Sayıştay’ın denetim
görüşünü içerir. Değerlendirme raporunda yer alan denetim bulgularına ilişkin
olarak denetlenen kurumun görüşü alınır.
Yargılamaya esas raporlar ise tespit edilen kamu zararlarına ilişkin olarak mali yıl
sonu itibariyle hazırlanır ve yargılanmak üzere başkanlığa sunulur.
Düzenlilik Denetim Sonucu
Denetim
Raporu
Yargılamaya
Esas Rapor
PLANLAMA
UYGULAMA
RAPORLAMA
İZLEME
Düzenlilik Denetimi Rehberi, Sayıştay’ın yapacağı denetimlerin,
1.
Planlaması,
Denetlenen Kurumun Tanınması
Önemliliğin Belirlenmesi
İç Kontrol Sisteminin Tanınması
Risk Değerlendirmesi
Denetim Yaklaşımının Belirlenmesi
İncelenecek İşlemlerin Belirlenmesi ve Örnekleme
1.
Uygulaması,
2.
Raporlaması,
3.
İzlemesi.
1. Denetlenen Kurumun Tanınması
Kurumun tanınması, denetçiye;
 Kurumun faaliyetlerine ve iç kontrollere ilişkin riskleri
tanımlama ve bu risklerin mali rapor ve tablolarda önemli
hataya neden olma ihtimalini değerlendirme ve böylelikle
denetim sırasında yöneleceği riskli alanları belirleme,
 Denetimde kullanacağı önemlilik seviyesini belirleme,
 Denetimin belirli aşamaları ya da tüm denetim süreci ile
ilgili olarak denetimin şeklini, zamanlamasını ve denetim
sırasında uygulayacağı denetim prosedürlerinin kapsamını
belirleme
imkânı sağlar.
Yasal düzenlemeler
İkincil mevzuat
Kurumsal veriler
Maliye Bakanlığının kurum üzerindeki yetkileri
Denetlenen kurumun bağlı veya ilgili olduğu kurumla ilişkileri
Diğer kurum ve kuruluşlarla ilişkileri
Politik ortam
Kurumun yetkileri
Faaliyet ortamı
Kurum hakkında düzenlenmiş/düzenlenmesi gereken raporlar
Muhtemel gelişmeler
Kurumun görev ve hedefleri
Kurumsal yapı
Hukuki ihtilaflar
Muhasebe sistemi ve mali yapısı
Bilişim sistemi
İnsan kaynakları yönetimi
Risk değerlendirmesi
İç denetim faaliyeti
3. İç Kontrol Sisteminin Tanınması
İç kontrol sistemini tanımaya yönelik çalışma; iç kontrol sisteminin tasarımının ve
işleyişinin kavranmasını kapsar. İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ise iç kontrolün
önemli hataları önleme, tespit etme ve düzeltme kapasitesine sahip olup olmadığını
belirlemeye yöneliktir.
Denetçi yukarıdaki bilgi kaynaklarından iç kontrol sistemini incelemek ve
değerlendirmek için aşağıdaki çeşitli yöntemlere de başvurur:
 Yönetici ve diğer düzeylerdeki personel ile yazılı/sözlü görüşme yöntemi,
 Kayıt ve belgelerin incelenmesi,
 Faaliyetlerin gözlemlenmesi,
 İş akışı ve süreç haritalarının takibi,
 Yöntem ve sistem dokümanlarının incelenmesi,
 İç denetçilerle iletişim,
 Üçüncü kişilerden ve/veya uzmanlardan doğrulama,
 Kurum tesislerinin, bölgelerin ziyareti,
 İç kontrol mekanizmalarının ve iyi uygulama örneklerinin karşılaştırılması,
 İç Kontrol Merkezi Uyumlaştırma Biriminin çalışmalarının gözden geçirilmesi
Denetçi ise bu unsurlarla ilgili yapacağı çalışma sonucunda;
İç kontrol sisteminin mevzuatta öngörüldüğü üzere kurulup kurulmadığı ve iç
kontrollerin çalışıp çalışmadığı,
 İç kontrollerle ilgili kurumun yapması gereken işlemlerin gerçekleşip
gerçekleşmediği,
İle ilgili bir değerlendirme yapacak ve kurumun hesap ve işlemleri dolayısıyla mali
rapor ve tabloları üzerinde önemli bir hataya sebebiyet verecek olan kontrol
eksikliklerini ve zayıflıklarını tespit edecektir.
Denetçi ayrıca her bir iç kontrol bileşenine ait yayınlanmış temel standartları ve
standartlar için gerekli genel şartları dikkate alarak kurum tarafından hazırlanan iç
kontrol standartları eylem planındaki faaliyetlerin neler olduğunu ve bu faaliyetlerin
gerçekleşmelerini de sorgulamalıdır.
İç Kontrol Sistemini
Değerlendirme Formu EK-1
İç kontrolün tanınması çalışmaları kapsamında iç denetim fonksiyonun
anlaşılması ve bilişim sistemleri kontrollerinin değerlendirilmesi de yapılacaktır.
Bu kapsamda bilişim sistemleri ile ilgili mantıksal erişim kontrolleri yapılacaktır:
Mantıksal erişim politikaları oluşturulmaması, kurum varlıklarına erişimde
yetki karmaşıklığına, sorumluların belirlenememesine ve kullanıcıların yeterli
düzeyde bilgilenememelerine yol açabilir.
Yetersiz şifre uygulamaları, sisteme ve uygulama programlarına yetkisiz
erişimi kolaylaştırır.
Kullanıcı şifreleri çalınabilir.
İşten ayrılan personel sisteme yetkisiz erişebilir.
Sahtecilik nedeniyle doğrudan, sistemi değiştirme veya verileri düzeltme
maliyeti ile de dolaylı mali kayıplara neden olabilir.
Denetim izi kaybından dolayı hesapların denetlenememesine neden olabilir.
Veri bütünlüğü kaybından dolayı mali tablolarda hatalara sebep olabilir.
TEŞEKKÜRLER
Kaynakça;
1. “İç Kontrol”, Erkan KARAARSLAN, www.erkankaraarslan.org
2.“İç Kontrol Ortamının Oluşturulması Eğitimi” Sumru TÜMER, Enerji
ve Tabi Kaynaklar Bakanlığı.
3. “İç Kontrol Sistemi Kontrol Öz Değerlendirme”, Duygu Anıl
KESKİN.
4. Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

similar documents