Herramientas de Control en la Implementación del PO

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MARCO CONCEPTUAL DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
UNIVERSITARIA
Norberto Sáinz
Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

Es la función administrativa que compara los
resultados obtenidos con los objetivos
predeterminados.

Es la función administrativa que guía el
comportamiento de las personas a fin de que
tomen las decisiones más adecuadas posibles
para alcanzar los objetivos de la organización y
que evalúa los resultados alcanzados.
Norberto Sáinz
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
Está estrechamente relacionado con la
Planificación.

Funciona conjuntamente con la
Planificación, como las hojas de una
tijera.

El control no es posible sin Objetivos y
Planes
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Contabilidad
Informática
Control
de
Gestión
Recursos
Humanos
Sistemas
Economía
Planificación
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
El proceso es fundamentalmente el
mismo ya sea que se controle:
 El efectivo
 La moral
 La producción
 Los procedimientos de oficina
 La calidad del producto
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


Establecer estándares
Medir el desempeño con estos estándares
Corregir las variaciones respecto de los
estándares y planes
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
Son simples criterios de desempeño.

Puntos seleccionados en todo un
programa de planeación en los que
se realiza mediciones desempeño.
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
Debería hacerse, en lo posible, en forma
anticipada. A lo menos, lo más pronto posible.

Dificultades de medición:
 Sinergia
 Producción intangible (ideas, servicios)
 Distribución de costos fijos
 Asignación de costos marginales y precios sombra
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

La estructura del control debe armonizar
con la estructura organizacional.
Las desviaciones, y la responsabilidad de
corregirlas deben estar bien asignadas
Ejecutivos y trabajadores deben ser
motivados e incentivados a corregirlas.
Norberto Sáinz
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

¿Qué reflejará mejor las metas de mi
departamento?
¿Qué mostrará mejor cuándo no se estén
cumpliendo estas metas?
¿Qué mostrará mejor las desviaciones críticas?
¿Qué me dirá quién es el responsable de
cualquier fracaso?
¿Con qué estándares se puede obtener, a bajo
costo, información?
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Estándares físicos
Estándares de costos
Estándares de capital
Estándares de ingresos
Estándares de programas
Estándares intangibles
Estándares en base a metas
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Desempeño
deseado
Desempeño
real
Medición del
desempeño
real
Aplicación
de
correcciones
Programa de
acción
correctiva
Análisis de
causas de las
desviaciones
Norberto Sáinz
Comparación
desempeño
real versus
estándares
Identificación
de las
desviaciones
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

Adaptación de los controles a los planes y puestos.
Adaptación de los controles a cada administrador.
Seguridad de que los controles señalan excepciones
en puntos críticos
Objetividad en los controles
Flexibilidad de los controles
Adaptación a la cultura organizacional
Economía
Deben generar una acción correctiva
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
Contabilidad
 Medición, registro y representación convencional y estándar del valor de una
empresa.

Informática
 Incorporación de sistemas contables automatizados

Recursos Humanos
 Los incentivos como parte de todo sistema de Control de Gestión

Sistemas
 El valor de la Empresa como algo más que lo meramente contable

Planificación
 Expansión del control a todos los ámbitos estratégicos de la Gestión

Economía
 Nuevos supuestos sobre el valor de la información y el actuar de las personas
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Registro por partida doble
 Máquinas de Registro Unitario
 Computadoras (automatización del proceso de cierre
contable)
 Contabilidad en línea (balance y estados de resultados
instantáneos)
 Nuevos informes financieros y contables
 ABC (Activity Based Costing)
 APO (Administración por Objetivos)
 CMI (Cuadro de Mando Integral)

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
Proceso de Control
A. Fijación de metas
B. Criterios de evaluación
C. Medición del resultado
D. Identificación de desviaciones y sus causas
E. Formulación de acciones correctivas
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
Definición y Establecimiento de
Centros de Responsabilidad
 Centro de Costos
 Centro de Beneficios
 Centro de Inversión
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Diseño y Establecimiento de
Instrumentos de Control

Manual de Organización
y Métodos
Funciones, responsabilidades y
tareas asignadas a unidades
organizacionales.

Manual de Atribuciones
Cumplimiento de
funciones y atribuciones.

Control Interno
Establecimiento de niveles de gastos o
de pagos.

Auditoría Externa
Firma externa examina veracidad de
estados financieros.
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Diseño y Establecimiento de
Instrumentos de Control

Contabilidad
Analítica
Ingresos y gastos por producto y por CR.

Control
Presupuestario
Comparación de los resultados
obtenidos con los programados.

Cuadro de Mando
Documento con indicadores que sintetizan
la marcha de la organización (o unidades)
en relación a sus objetivos estratégicos (o
más relevantes).
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Control Estratégico
Control de Gestión
Horizonte de Tiempo
Purianual
Anual/Mensual
Finalidades
Evaluar objetivos y
estrategias de largo
plazo.
Facilitar la adaptación al
entorno.
Nivel jerárquico
Superior.
Evaluar políticas y
objetivos de corto
plazo.
Facilitar la
descentralización.
Superior, UEN,
gerencias funcionales.
Actividad a controlar
Resultados de UEN,
Resultados corporativos
gerencias funcionales,
y de UEN.
centros de resultados.
Información
Amplia, general, énfasis
Específica, énfasis
cualitativo y
cuantitativo-financiero.
cuantitativo.
Norberto Sáinz
Control Operativo
Diario/Semanal/Mensua
l
Evaluar objetivos de
muy corto plazo.
Influir en el
comportamiento.
Gerencias funcionales,
mandos medios.
Metas individuales,
unidades
organizacionales
básicas.
Detallada, cuantitativa,
en términos físicos.
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
Control Financiero

Control Contable

Control Presupuestario

Control Operacional

Control de Procesos
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MARCO CONCEPTUAL DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
UNIVERSITARIA
Norberto Sáinz
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