Animierter Foliensatz (PPTX 1.6 MB)

Report
Eidgenössisches Finanzdepartement EFD
Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB
BPM@ÖV2014
Umsetzung von eCH-BPMStandards in einem Amt:
Ein Erfahrungsbericht
(animierter Foliensatz)
B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014
Prozessdokumentation im ISB (1)
Ausgangslage, Positionierung
• Reorganisation des Informatiksteuerungsorgans des Bundes
ISB aufgrund revidierter Bundesinformatikverordnung BinfV
(2012/2013)
• Bottom up-Ansatz im BPM (kein strategisches top down
BPM)
• Bedarfsgesteuerte Erhebung und Dokumentation von
Prozessen (Abteilungen bestimmen Bedarf)
• Fokus auf einheitlicher Prozessdokumentation:
Gemeinsame Sprache - gemeinsames Verständnis
• MUSS: Internes Kontrollsystem: Dokumentation von
IKS-Kontrollen und -Risiken
• Unterstützung der operativen Prozessausführung mit
GEVER
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Prozessdokumentation im ISB (2)
Grundsätze, Vorgehensweise
• Sämtliche prozessrelevanten Informationen werden
• an einer Stelle (an den Prozessmodellen)
• und einheitlich dokumentiert (eCH-Standards)
• Prozesserhebung: Workshops und Reviews mit Prozesseigner und Prozessverantwortlichen
• Kollaborative Prozessgestaltung
• Mitwirkung der ISB-Mitarbeitenden bei der
Prozessdefinition
• Feedbacks / Reviews direkt an den Prozessmodellen
• Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserung
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Prozessdokumentation im ISB (3)
Ressourcen und Instrumente
• beschränkte interne und externen Ressourcen für method.
Unterstützung der Prozesserhebung sowie Aufbau und
Pflege der Prozessdokumentation (ca. 30 Stellenprozente)
• Entscheid für browserbasierte Cloud-Lösung (für fachliche
Prozessdokumentation)
• kostengünstige Ansatz Einführung, volle
Kostentransparenz keine Betriebskosten, flexibles
Lizenzierungsmodell
• sofort einsetzbar, out of the box
• BPMN 2.0
• Kollaborationsfunktion
• Einfache Einbindung externer DL und Stakeholder
• Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse (Sicherheit)
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Prozessdokumentation im ISB (4)
Rollen im Prozessmanagement
• Frühzeitige Festlegung der BPM-Rollen im ISB
• Unterscheidung der Linien- und Methodenverantwortung
im Prozessmanagement (eCH-0143)
• Organisationshandbuch und Modellierungskonventionen
ISB (in Arbeit)
- 0143 Organisationshandbuch Prozessmanagement
(optimiert für Gemeinden und Kantone)
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Prozessdokumentation ISB - Praxis
• grafisch Modellieren nach eCH-Standards:
• eCH-0140 Vorgaben zur Beschreibung von Prozessen
(BPMN)
• eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen
• grafische Modellierung mit textlicher Beschreibung
verbinden
• IKS-Risiken und -Kontrollen direkt am Prozessmodell
dokumentieren
• Prozesse kollaborativ erstellen und pflegen (Kommentarfunktion)
• aufgabenorientierte Gliederung der Prozessdokumentation
• eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben
und Aufgabengliederungen
• eCH-0145 Aufgabenlandkarte
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BPMN-Prozessdiagramme,
BPMN-Modellierungskonventionen
ohne…
und mit eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen
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Prozesse grafisch und in Textform
dokumentieren
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IKS auf Prozessebene dokumentieren
Tool generiert vollständige
Risikokontrollmatrix auf „Excel“
Report:
Datum:
Zeit:
Benutzer:
Internes-Kontroll-System Übersicht
09.08.2013
11:37:39
Beat Rigert
Risiko
1. Kredit ist ausgeschöpft
Kontrolle
4-Augenprinzip Kontrolle
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Prozessbezeichner
Prozessschritt
Beschreibung Prozessschritt
(P) K02 ISB Kredit an VE
abtreten
Kreditabtretung prüfen 4 Augen Prinzip : GL / PL ISB bew
Finanzchef überprüft. Rest ist cou
normal.
bar hat die Swimlane GL oder PL
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Prozesse kollaborativ erheben und
pflegen (Kommentarfunktion)
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Gliederung der Prozessdokumentation ISB (Ordnungsstruktur)
Formale Aufgabengliederungen (eCH-0139)
• aufgabenorientierte Ordnungsstruktur für Zuordnung von
Leistungen/Prozessen
• Gliederungselemente: „Aufgabentyp“, „Aufgabenfeld,“
“Aufgabengruppe“, „Aufgabe“
Sachliche Gliederungen von Aufgaben (eCH-0145 –> HRM2)
• 1. Schritt: Zuordnung von Prozessen und Leistungen zu
Führungs-, Kern-, und Unterstützungsaufgaben
• 2. Schritt: Gliederung des Kerngeschäfts des ISB
• 3. Schritt: weitere Aufgabengliederung nach Bedarf
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Aufgabenlandkarte des ISB…
…in Anlehnung an eCH-0145 Aufgabenlandkarte
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Bsp. für Kern-Aufgabe des ISB: Anforderungs- und IKT-Vorgabenmanagement
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eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung
von Aufgaben und Aufgabengliederungen
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Navigation über Aufgabengliederung
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Nutzung von eCH-BPM-Standards und
-Hilfsmitteln - Bilanz




Rahmenkonzept -> eCH-0138 (Standard)
Prozessdokumentation (BPMN) -> eCH-0140 (Standard)
BPMN-Modellierungskonventionen -> eCH-0158 (Standard)
Geschäftsprozesse grafisch darstellen -> eCH-0074 (Hilfsmittel)
 Organisationshandbuch Prozessmanagement -> CH-0143
(Hilfsmittel)
 aufgabenorientierte Ordnungsstruktur -> eCH-0139
(Standard)
• Aufgabenlandkarte -> eCH-0145 (Best Practice)
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Ergebnisse ISB-Prozessdokumentation
Ergebnisse per Ende 2013
• ISB-Prozessdokumentation ist aufgebaut
• ca. 60 modellierte/dokumentierte Prozesse (BPMN)
• IKS ist auf Prozessebene dokumentiert
• kollaborativer Einbezug der Mitarbeitenden bei der
Prozesserhebung ist mit guten Resultaten erfolgt
• einfaches Rollenmodell im ISB-BPM ist definiert und hat
sich bewährt
• ISB-Organisationshandbuch und ISB-Modellierungskonventionen (in Arbeit)
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Erfahrungen, Ausblick
Erfahrungen
• entsprechend BPM-Reifegrad: iterativer bottom-up Ansatz
ist zweckmässig – hat aber auch Grenzen
• Learning by doing fördert Denken und Handeln in
Prozessen
• Ganzheitlicher Dokumentationsansatz nach eCH (80/20%)
• Problematik: Dokumentation von Leistungen
• Modellieren allein genügt nicht: deutliche Nutzensteigerung
durch komplementäre Beschreibung
Ausblick
• Kollaborative Weiterentwicklung der Prozessdokumentation
im Rahmen der kontinuierlichen Prozessverbesserung
• Strategische Prozessthemen aufgreifen
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Kontakt
Marc Schaffroth
Projektleiter Architekturen und Standards
Leiter eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse
CBPP Certified Business Process Professional
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Schwarztorstrasse 59, 3003 Bern
Tel. +41 31 325 09 74
[email protected]
Beat Rigert
Dipl. Math. ETH
Mitglied eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse
Rigert Consulting AG
Burdiweg 54, 3095 Spiegel b. Bern
Tel. +41 79 687 52 38
[email protected]
www.rigertconsulting.ch
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