MyClub käyttöönotto

Report
Hallittavuutta ja helpotusta seura-arkeen





Helpotusta kaikkeen seura-arkeen.
Pilotointi, kokemukset ja Karhun hallituksen
päätös.
Karhun jäsenhallinta ja jäsenmaksukontrolli
pääKarhun omiin tassuihin -> seuran talouden
parantaminen.
Seuran antama tuki jaostojen ja sen alaisten
toimintaryhmien omaan toimintaan (tapahtumat,
ilmoittautumiset, jäsenviestintä, laskutus,
raportointi, jne).
Win – win -> kustannukset katetaan tehostuvasta
jäsenmaksuperinnästä. Jaostoille ei tule
peruspalvelujen käytöstä kuluja.




Jaostot ottavat käyttöön ne toiminnallisuudet, mitä
toiminnassaan haluavat käyttää.
Ainoastaan Karhun jäsenhallintaan liittyvä jaostojen
toimintaan osallistuvien henkilöiden kirjaaminen
palveluun on kaikille välttämätöntä.
myClubiin kirjataan kaikki Kauhajoen Karhun
toiminnassa olevat; jaoston päätöksentekoon
kuuluvat, alle ja yli 18-vuotiaat urheilijat,
valmentajat, joukkueenjohtajat, rahastonhoitajat,
huoltajat jne. Henkilö liitetään ryhmään tai ryhmiin,
joiden toimintaan osallistuu.
Ollakseen keskeytyksettä Karhun jäsen, on seuran
vuotuinen (kalenterivuosi) jäsenmaksu maksettava
eräpäivään mennessä, joka on jatkossa 15.1.



Jaostot sopivat myClub tilinhoitaja –rooliin henkilön ja
ilmoittavat nimen ja s-postiosoitteen toimistoon 15.11.
mennessä. Tilinhoitaja –roolilla on jaoston laajimmat
käyttäjäoikeudet ja vuoden 2015 alusta alkaen
mahdollisuus lähettää palvelusta laskuja jaoston
toimintaryhmien jäsenille (kausimaksut, varustemaksut,
kilpailumatkat jne.).
Jaostot määrittävät palveluun haluamansa toimintaryhmät
ja ilmoittavat ne toimistoon 15.11. mennessä. Tarvittaessa
ne voidaan pohtia yhdessä pääkäyttäjän kanssa. Pakko ei
ole toimintaryhmiä jaostojen alle muodostaa (pienet
jaostot).
Jaoston tilinhoitaja –roolin saanut henkilö luo uudet
jäsenet jaoston toimintaryhmiin. Palveluun kirjatut (esim.
toisessa jaostossa) jo olemassa olevat jäsenet liitetään
ryhmän jäseneksi. Tämä tehdään vuoden loppuun
mennessä.




Karhun jäsenmaksun maksamisesta informoidaan perinteisesti,
mutta lähetetään tammikuun alussa Karhun toimistosta lasku
myClubin laskutusPron avulla kaikille palveluun kirjatuille.
Olennaista on, että jäsentiedoissa on henkilöä koskevat tiedot
oikein.
Karhun toimisto seuraa jäsenmaksun maksamisia ja liittää
jäsenmaksun maksaneet jäseneksi pääKarhun alaiseen myClub
toimintaryhmään ”Karhun jäsen 2015”.
Jos jäsenmaksu jää maksumuistutuksesta huolimatta hoitamatta,
lähestytään maksamattomien henkilöiden osalta ko. jaoston
puheenjohtajaa ja myClub tilinhoitaja -roolin saanutta henkilöä.
Jaostoa pyydetään poistamaan maaliskuun 15. mennessä myClub
palvelusta ne henkilöt, joiden jäsenmaksua ei ole maksettu ja
maksupäivää kirjattu jäsentietoihin.
Palvelusta poistetut, jäsenmaksunsa maksamattomat henkilöt
eivät voi seuraan kuulumattomina henkilöinä edustaa Kauhajoen
Karhua, kun vasta maksettuaan jäsenmaksun.



Jaosto lisää uudet jäsenet palveluun.
Hallinnon suorittamia jäsenmaksujen
tarkistuspisteitä on pitkin vuotta.
Kesken vuotta toimintaa liittyneiden, mutta
jäsenmaksunsa maksamattomien
vastaavanlainen muistutuskierros on kesällä
(kesälajit) ja syksyllä (talvilajit).




Jos joku seuran jäsen ei halua ottaa tai ei voi ottaa palvelua
käyttöönsä vaikka puuttuvan sähköpostiosoitteen,
tietovälineen tms. takia ja jäsenmaksu on ennen
muistutuskierrosta hoitamatta, lähetetään lasku postitse
jäsenlomakkeen mukaiseen kotiosoitteeseen.
Samoin toimitaan kesken vuoden mukaan tulleiden osalta,
jotka eivät ole jäsenmaksuaan kohtuullisessa ajassa
hoitaneet, eikä ole sähköpostiosoitetta.
Jaostojen tilinhoitaja -roolin saanut henkilö tarvittaessa
lisää jäsenlomakkeelle tarvittavat tiedot.
Jos joku jaosto ei halua levittää myClub palvelua
toimintaansa osallistuville edes jäsenrekisteritietojen
ylläpidon osalta, jaoston tilinhoitaja -roolin saanut henkilö
kerää ja hoitaa henkilötiedot sekä jäsenmaksumerkinnät
jäsenrekisterin jäsenlomakkeille.

Maksulliset lisäpalvelut; käyttöönottotuki,
pääkäyttäjätuki, verkkolaskutus (e-laskutus),
verkkomaksut, tekstiviestipaketit,
verkkokauppa, aulamoodi -> laskutuksen
osittamista ei ole vielä mahdollista eriyttää
seuran sisällä.






https://www.myclub.fi
https://www.youtube.com/user/myclubfi
myClub käyttöönoton ohjauspalaveri Virkun
kokoushuoneessa tiistaina 2.12. klo 18.00
Pääkäyttäjä Timo Kallio
timo.kallio@ppn.inet.fi / iltaisin 0400 428669
Voidaan sopia jaostokohtainenkin
tapaaminen.
Peruskäyttäjälle myClub on helppo ja helposti
käyttöönotettava sovellus -> vinkki, kiinnitä
kännykän aloitusnäyttöön.







Paljon riippuu ryhmän vastuuhenkilöstä, miten palvelua
käytetään.
Kannattaa harkita, kenen s-postiosoite laitetaan
ensisijaiseksi; urheilijan vai huoltajan.
Urheilija, vaikka vähän pienempikin, käyttää älypuhelinta
(näkee tapahtumat, tiedotteet, omat tiedot), mutta ei
välttämättä seuraa s-postiaan.
myClub Vähentää merkittävästi toiminnan hallinnointiin
kuluvaa aikaa.
Palveluun kirjautumista pitää seurata ja antaa tarvittaessa
ohjausta, ellei aktivointilinkki tuo toivottua tulosta.
Aineistot toimintaryhmän nähtäville tiedotteisiin
liitetiedostoina.
FB, s-posti, WhatsApp, yms. omat sisäiset ryhmät ovat
toiminnassa tarpeettomia.

similar documents