科档中华人民共和国国家标准

Report
中华人民共和国国家标准
(GB/T 11822-2008)
科学技术档案案卷构成的一般要求
江西省档案局业务处
王其武
提纲:
一、术语和定义
二、科技档案的特点
三、科技档案的归档要求
四、科技档案的整理
五、与2000版的对比
六、竣工图的编制要求及图纸的整理
一 、术语和定义
(一)科学技术文件材料(简称科技文件)
记录和反映科学研究、生产经营、项目建设
活动和设备仪器及其管理工作的文字、图表、声
像等不同形式技术文件材料的总称。
(二)科学技术档案(简称科技档案)
国家机抅、社会组织及个人从事各项社会活
动形成的对国家、社会、本单位和个人具有保存
价值的,应当归档保存的科技文件。
(三)案卷
由互有联系的若干文件组合而成的档案保
管单位。
(四)卷内文件目录(简称卷内目录)
登录卷内文件题名及其他特征并固定文件
排列次序的表格,排列在卷内文件之前。
(五)卷内备考表
卷内文件状况的记录单。
(六)案卷目录
登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征,
并按案卷号次序排列的档案目录。
(七) 档号
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档
案排列顺序的一组代码。
字符形式包括代字、代号二种形式。代字的
形式有二种表示方法:一是以汉语拼音字母中的
声母分别充当不同的种类。
例如:以J(或JS)代表建设项目 、以S(或
SB)代表设备、以K(或KY)代表科研、以C(或
CP)代表产品。
二是以英文字母的自然排列顺序分别代表不
同的种类。
例如:以A代表党群工作类、以B代表行政管
理类……
代号的形式是用阿拉伯数字充当。
例如:以0代表党群工作类、以1代表行政管
理类……
科技档案档号编制一般采用的基本模式为:
档号 = 全宗号-分类号 (项目代号或目录号)案卷号
档号中左边为上位码,右边为下位码,连写
时上、下位代码之间用“—”(短横),分类号
的不同层次间用 “ · ” (圆点)隔开。混
合编号制大类代字与属类第一层(用代号)之间
可以不用“·”符合相隔。
科技档案不向档案馆移交的单位,可不写全
宗号,档号直接填写分类号和案卷号。
总体来说,科技档案档号的表现形式主要有二
种:
一是单纯的号码结构形式,全部以阿拉伯数
字进行档案编号。(如:6·1·4·2-2)
一是混合结构形式,用代字和代号混合进行
档案编号。(如:J1·4·2-2)
注意:
1、无论代字还是代号,都必须赋予其确定的
含义,在一个单位中, 一个代字不能既代表此
类,又代表彼类。
2、除大类代字外,其它层次的阿拉伯数字也
要有固定含义。
3、案卷号,在同一项目、产品、设备、科研
课题下编号,不能两个不同产品之间连号。
二、科技档案的特点
专业技术性、多样性、通用性、标准性、成套
性。
(一)专业技术性、多样性、通性性、标准性
特点主要体现在形成方面。由于科技文件基本是
在技术部门中按国家相关标准编制而成,自有其
规范性要求,是其内在特点,因而档案人员只需
了解即可。
成套性特点,既是科技档案形成的要求,也是
档案部门管理的重要依据,需档案人员重点掌握。
(二)成套性,是指围绕一项独立的科技活动所形成
的一整套科技档案,是一个具有内在联系的,密不可分
的整体。如,一个科研课题的研究、一项基建工程的建
设、一种型号产品的研制和生产、一台设备的管理和使
用等。这些科技活动产后的文件材料构成了该项活动的
材料整体。从形成到以后的管理、使用,这些材料都必
须集中在一起,而不能分散存放。
成套性特点,对于科技档案的实体管理起着重要的
理论指导作用,如归档的完整率、科技档案的分类整理、
移交或进馆,以及鉴定、保管、统计和开发利用,都需
要考虑科技档案的成套性特点。
三、科技文件的归档
科技文件的归档是以归档制度为依据而进行
的,内容包括:归档范围、归档时间、归档份数、
归档要求、归档手续。
(一)归档范围
1、要掌握本单位的基本职能活动,将本单位
基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的
主体;
2、要研究和分析本单位科技活动的范围,掌
握本单位在科技活动中形成的科技文件的种类和
成份;
3、正确划清科技文件与文书材料、科技资料
的界限,以保证归档材料内容体系的完整性,不
要把应归档的科技文件归入文书档案、科技资料
中。
归档范围与保管期限是一个共同体,在编制归
档范围的同时,应标明每一种归档文件的保管期
限。
(例子)
(二)归档时间
指业务部门向档案室移交科技文件的时间。一
般分为随时归档和定期归档。具本情况有以下几
种情况。
1、科技活动结束后归档。形成周期不太长的
科研、生产、建设活动的科技文件宜采用这种方
式。
2、按阶段归档。周期过长的科技活动可采用
这种方法。
3、按项目的子项完成时间归档。
4、按年度归档。主要是科技档案的管理性文
件,如建设项目的批准文件。
5、随时归档。科技文件的复制部门同档案部
门合一的单位,科技文件随时设计、随时归档、
随时复制发放;机密性较强的科技文件,随时产
生,随时归档;外来材料,如设备开箱随机文件,
随时归档,然后再提供利用。
(三)归档份数
1、满足日常查找利用需要;
2、保护档案原件的需要;
3、报送专业档案馆的需要。
掌握的原则:
1、一般情况下,科技文件材料归档1份,重要
的或使用频繁的可以增加归档份数,专供日常借
阅利用;
2、科研、产品档案,永久保存且特别重要的
科技文件可归档2份;
3、建设项目档案,需要移交城建档案馆的,
要归档2份以上,一份要自存备用。
(四)归档要求
1、归档科技文件符合系统性、成套性的要求,
必须收集齐全、完整;
2、归档科技文件内在质量要高,文件的线条、
字迹清晰,纸质优良,签署完毕;
3、归档科技文件应由归档单位技术负责人或
主管领导审核签字;
4、几个单位协作完成的科技项目,主办单位
应保存一套完整的科技档案,协作单位保存自已
承担任务部分的科技档案,并将复制本送主办单
位保存。
5、归档科技文件应经过系统整理和编目,材
料分类科学,封面填写清楚,标题确切,文件材
料排列有规律。
(五)归档手续
科技文件归档时,必面履行交接手续。
1、归档部门对归档材料基本情况做简要说明,
编制归档说明书;
2、必须办理必要的交接手续。归档的科技文
件,必须编制移交目录或清单一式两份,移交时
按清单交点清楚,交接双方签字,各存一份,以
备查考。
四、科技档案整理
(一)科技档案整理的含义
按照一要的原则和方法,遵循国家档案业务标
准,对科技档案进行系统整理和科学编目,按一
定的分类集中、排列组成案卷,以便更好地保管
科技档案。
(二)科技档案整理的原则
遵循科技档案的自然形成规律,保持科技档案
文件材料之间的有机联系,充分利用原有整理的
基础,便于科技档案的保管与利用。
(三)科技档案整理的步聚
分类—组卷—案卷内文件排列—拟写案
卷题名—案卷编目—装订—案卷排列—编
制检索工具—装盒
第一步:分类
根据对象的共同点和差异点,将对象区分为不
同种类的逻辑方法。是科技档案整理的核心内容。
(一)科技档案分类方案的编制规则
1、分类方案类目体系的可包容性,有足够的
容量,可以随着科技档案的增长而不断扩容。
2、分类方案类目体系的严整性,纵向关系开
展和横向类目排列符合分类规则。
3、分类方案类目体系的相对稳定性。
(二)科技档案分类方案的编制步骤
1、划分大类,确定类别;
2、划分属类,形成类系;
3、确定类列排序;
4、明确代字代号;
5、制成文件或图表;
6、撰写分类方案的编制说明。
注意: 档案分类大纲编制完成后,必须通
过代字和代号来固定分类的层次和顺序。
注意:
科技档案分类方案(或称分类大纲、分
类规则)是单位科技档案整理、编号、上
架、保管等的重要依据,是单位必不可少
的。根据国家档案工作的基本原则,现阶
段档案工作实行了各类档案的集中统一管
理,因此,一般一个单位的档案分类,是
针对本单位所有档案进行分类。科技档案
的分类只是其中一部分。
(分类方案例子)
1、机关档案分类表,主要适用于机关、事业单位如图
一
级
类
目
、
大
类
纵
向
为
类
系
B
基
建
档
案
1 2 3
C
设
备
档
案
4
综办教
合公学
楼楼楼
......
二
级
类
目
、
属
类
A
文
书
档
案
1 2
3
D
会
计
档
案
1 2 3 4
报帐 凭其
表薄 证他
4
F
已
故
人
员
档
案
G
声
像
档
案
1
照
片
业
务
档
案
2 3 4
录 录 光
音 像 盘
带 带
H
实
物
档
案
1 2 3
4
奖奖 奖 锦
状杯 牌 旗
1 2 3 4
年 月
报 季
报
横向为类列
E
上
位
类
下
位
类
2、一般工业企业档案分类表(非国有大型工业企业可以采用)如图:
A
企
业
管
理
档
案
B
基
建
档
案
1 2 3
设
备
档
案
4
......
D
E
产
品
档
案
F
科
研
档
案
1 2 3 4
产产 产产
品品 品品
1
报
表
年
报
12 3 4 5
G
会
计
档
案
月
季
报
......
课 课 课课
题 题 题题
声
像
档
案
2 3 4
帐 凭 其
薄 证 他
4
3
2
1
综办教
合公学
楼楼楼
C
H
实
物
档
案
1 2 3
4
奖奖 奖 锦
状杯 牌 旗
4
3
2
1
1 2 34
照 录录光
片 音像盘
带带
I
企
业
职
工
档
案
科技档案属类分类方法
(一)设备仪器类档案分类方法
设备仪器类档案分类的基本方法是:型号分类
法。
具体的分类形式有二种:
一是性质——型号分类法
二是工序——型号分类法
1、性质——型号分类法。
这种分类方法是按照设备仪器的使用性质结
合设备仪器的型号对设备仪器档案进行分类。具
体操作步骤:首先,按照设备仪器的性质归类。
然后,在每一个类别内,以型号为单元划分档案
类别。
例如:某机械厂设备仪器档案采用性质——
型号分类法分类,图示:
设
备
仪
器
类
使用性质(二级类目) 型号(三级类目)
金属切削设备
C618--- 车床
M6014---磨床
X624--- 铣床
锻压设备
---冲床
---剪床
起重设备
---吊车
2、工序——型号分类法
这种分类方法是以生产工艺和生产程序为基
础,结合设备仪器的型号对设备仪器档案进行分
类。具体操作步骤:首先,按照生产工艺和生产
程序的性质归类。然后,在每一个类别内,以型
号为单元划分档案类别。
例如:某综合毛纺厂绒线生产线的设备档案
采用工序——型号分类法分类图示:
工艺(二级类目)
工序(三级类
目)
设
备
Y原毛设备
仪
器
类
M毛条设备
型号(四级
类目)
1开毛
2洗毛
3烘毛
K216
X135
H262
1梳毛
2针梳
3精梳
(略)
实际中应注意的问题:
一般单位设备种类、数量不多的情况下,可在
设备档案大类下直接设置属类,将设备按照型号
或种类排列在二级类目位置上,有多少种(台)
设备就按顺序排多少个。机关设备档案很少甚至
没有;科技事业单位(如医疗机构、科研院所、
学校)相对较多,但都可采用以上方法设置属类。
如:S1-1或S·M163(设备型号)-1
(二) 产品类档案分类方法
产品类档案分类的基本方法是:型号分类法。
该分类法的特点是:以一个型号产品的档案作
为分类单元,对产品档案进行具体的类别划分
,便于成套地利用产品档案。产品类档案分类
方法与设备仪器类档案分类方法大体一致。
但由于产品涉及的范围和行业很广泛,因此,
可根据本企业产品的实际情况进行分类,采取不
同的组合,如“性质+型号”、“种类+型号”、
“品种+型号”,“系列+品种”等等。
1、机械产品,采用“性质+型号”分类,参见
设备档案第一种类型。适用于各种行业的机械产
品生产企业。
2、电子、家电产品,采用“系列+型号”分类
法。
3、轻工产品,采用“系列+品种”。
4、纺织产品,采用“系列+品种”或“品种+系
列”。
例如:江西中烟工业公司产品档案分类图示:
产品档案
庐山系列
软普通金圣
硬普通金圣
金圣系列
赣烟系列
月兔系列
吉品金圣
贡品金圣
…
(三)建设项目类档案分类方法
建设项目类档案分类的基本方法是:工程项目分类
法。即以工程项目为单元进行分类。这种方法适用于建
设单位对建设项目档案的分类,工程设计单位对工程设
计档案的分类,城建档案馆对建设项目档案的分类。
注意:各个单位(项目建设单位、法人)要结合实
际制定本单位建设项目档案管理办法(例子)和分类办
法(例子)。
3.1建设工程项目
经批准按照一个总体设计进行施工,经济上
实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行
统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干
个具有内在联系的工程所组成。 例:一所学校、
一个工厂等 。
3.2单项工程
具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥
生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项
目的组成部分。例:一所学校的教学楼、实验楼、
图书馆等。
3.3单位工程
具有独立的设计文件,可独立组织施工,但竣工后
不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
例:土建、电器照明、给水排水等。
3.4分部工程
按照工程部位、设备种类和型号、使用材料的不同
划分,是单位工程的组成部分。是建筑工程和安装工程
的各个组成部分,按建筑工程的主要部位或工种工程及
安装工程的种类划分。如土方工程、地基与基础工程、
砌体工程、地面工程、装饰工程,管道工程、通风工程,
通用设备安装工程、容器工程、自动化仪表安装工程、
工业炉砌筑工程等。
3.5分项工程
按照不同的施工方法、不同的材料、不同的
规格划分。例:砖石工程可分为砖砌体、毛石砌
体两类,其中砖砌体可按部位不同分为内墙、外
墙、女儿墙。分项工程是计算工、料及资金消耗
的最基本的构造要素。
说明:若干个分项的工程合在一起就形成一个
分部工程,分部工程合在一起就形成一个单位的
工程,单位工程合在一起就形成一个单项工程。
一个单项工程或几个单项合在一起构成一个建设
项目。
3.6建设工程文件(简称工程文件)
在工程建设过程中形成的各种形式的信息记
录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文
件、竣工图和竣工验收文件。
3.7工程准备阶段文件
工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、
设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
3.8监理文件
监理单位对项目工程质量、进度和建设资金
使用等进行控制的文件 。
3.9施工文件
施工单位在工程施工过程中形成的文件。
3.10竣工图
项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3.11竣工验收文件
项目竣工后试运行以及项目竣工验收时形成
的文件。
3.12建设工程档案(简称工程档案)
在工程建设活动中直接形成的具有归档保存
价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。
企业建设项目档案的分类:
建设项目档案
综合类
办公楼
实验楼
配电房
……
本分类的基本框架可同时适用于机关、事业
单位建设项目档案的属类设置。
说明:建设项目档案的第一属类一般为“综
合类”, 主要是将一个单位的基建方面的综合
性文件材料归于此类,如:征地红线图、总体布
置图、红线范围内的道路、管线、绿化等图纸资
料等,不能归于其它项目内,而是单列出来归于
此类;其它为单独的建筑物,有办公性的、辅助
性的、生产性的建筑物,一般排列顺序为办公性、
生产性、辅助性。
对于大型生产型企业,由于工程项目的使用性
质不同,为便于其档案的管理,在分类的时候,
往往加上工程的性质,一般情况下按“使用性
质—工程项目”分类法,按工程项目的使用性质,
可以分为生产性建筑、辅助性建筑、办公和生活
性建筑等几个属类。
建设项目档案
综合类
办公性建筑
办公楼
实验楼
生产性建筑
冶炼车间
钣金车间
辅助性建筑
招待所
……
配电房
说明:属类层次的设置应“因
地制宜”,不可盲目增加层次,
属类层次并非越多或越少越好,
应该恰当,应根据本单位建设项
目档案的实际情况设置层次。
规模较大的单项工程,通常按项目阶段进行分类:如
J表示建设工程项目,J1表示某具体项目(单项工程)
J1 某工程建设项目
J1·1 立项可研文件
J1·2 设计基础文件
J1·3 设计文件
J1·4 项目管理文件
J1·5 施工文件
J1·6 监理文件
J1·7 竣工验收文件
对J1·5、J1·6施工/监理文件,如果有多个参建单
位,还可以进一步细分,如下:
J1·5 施工文件
J1·5·1 标段1(单位工程)
J1·5·2 标段2(单位工程)
….
有些工程建设项目将立项可研、设计基础、设计、
项目管理合并为一类,统一叫做项目前期文件,编号如
下:
J 工程建设项目档案
J1 某工程建设项目
J1·1 项目前期文件
J1·2 施工文件
J1·2·1 标段1(单位工程或专业如:建筑施工)
J1·2·2 标段2(单位工程或专业如:设备及管线
安装)
……….
J1·3 监理文件
J1·4 竣工验收文件
对建设项目档案采用哪种模式进行分类编号,可根
据项目建设的实际情况自行决定。(行业主管部门另有
规定的遵从行业主管部门)
2、流域(水系)——工程项目分类法
这种分类方法,一般适应于大中型
水利设计部门和水利管理规划部门,
不仅以工程项目为一个单独整体,而
且以整个流域(或水系)联结在一起。
(四)科学技术研究类档案分类方法
科学技术研究类档案分类的基本方法是:
专业——课题分类法。即以课题为基础、
结合专业分工进行分类。
例如:某农科所农作物育种专业类的科
研档案采用专业——课题分类法分类图示:
科
研
档
案
类
专业(二级类目) 专业(三级类目)
课题(四级类目)
1、1水稻育种
1、农作物育种专 1、2小麦育种
业
1、3(略)
1、1、1水稻品种
1、1、2水稻杂交
1、1、3(略)
2、1植物检疫
2、2农作物虫害预测
2、植物保护专业 2、3(略)
3、……
3、1……
实际工作中应注意一种情况:
对一些规模较大且科研工作跨越时间较长的
科研项目,可按课题研制阶段分类。
课题研制阶段一般包含:一、可行性研究立
项;二、方案论证;三、研究试验;四、总结鉴
定;五、成果和知识产权申报;六、推广应用等
阶段。
将每一个课题研制阶段形成的文件材料集中
在一起。即按课题研制阶段分类。
第二步:组卷
(一)组卷原则
组卷要遵循科技文件材料的形成规律,保持案卷内
科技文件材料的有机联系和案卷的成套、系统,便于档
案的保管和利用。
( 二)组卷要求
1、案卷内科技文件应齐全、完整,签章手续完备。
2、案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档
案保护要求(不能有热敏纸、不能有铅笔、 圆珠笔、
红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹)。
(三)组卷的基本方法
1、直接针对具体项目的管理性科技文件放入
所针对的项目文件中,按阶段或分年度组卷。
2、科研课题、产品、建设项目、设备仪器方
面的科技文件 ,按其项目、结构、阶段或台
(套)等分别组卷。
3、成册、成套科技文件宜保持其原有形态,
可不拆散组卷。
4、通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独
组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目,应在卷内
备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。
5、底图以张或套为保管单位进行整理。
6、产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在
维修和维护中所形成的科技文件,宜采取插卷方式放入
原案卷中;亦可单位组卷排列在原案卷之后,并在原案
卷的备考表中予以说明和标注。
7、产品升级换代,建设项目后评估、改扩建
或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。
8、案卷及卷内科技文件材料不重份。
9、组卷时应按照保管期限表初步划定保管期
限,同一案卷内出现不同保管期限的科技文件时,
该卷保管期限从长。
常见科技档案的具体组卷方法
1、设备档案组卷方法
设备档案分两种:一种与土建工程联系在一
起的设备,在基建过程安装或建设,这些档案
归入建设项目档案,按建设项目档案组卷方式
整理,如:化工设备中的大型装置、发电厂的
脱硫设备;一种是独立使用的设备,外购或自
制产生的,档案是独立实体,按设备档案组卷
方式整理。
设备档案材料一般包括设备购置的依据性材
料、设备随机文件材料、设备安装、调试过程中
产生的材料、设备维修中形成的材料。其组卷方
法包括几种情况:
(1)小型设备文件材料的组卷方法。小型设
备的材料主要以设备的随机文件为主,在设备开
箱时,由档案人员验收、登记、归档。由于文件
材料不多,在组卷时,一般将全部材料组成一个
案卷,采用不装订形式,选择不同厚度的国家标
准档案盒装载,一般一个档案盒一卷。
(2)大、中型设备文件材料的组卷方法。一般又称
为高、大、精、尖、稀类型的设备,这些设备不仅随机
文件材料多,在采购过程中还形成相关的批准文件、合
同或协议,还有设备安装、调试材料,大、小修材料等。
按照科档成套性要求,组卷时,全部材料应以台、套为
界限分别组卷,批准文件、合同协议可单独组卷,随机
文件单独组卷,安装、调试文件单独组卷,每年的修理
维护中的文件材料单独组卷。如果随机文件已装订成册
的,以每册为一个案卷,可不拆散组卷。这样,一台或
套设备的档案组成若干案卷。
2、产品档案组卷方法
(1)市场调查、可行性研究报告、各种总结报
告等与该产品有关的文字性材料,单独组卷,可
以单个材料组一卷,也可以将相关材料组成一卷;
(2)全套产品总图及各种部件图可以按其结构
分别单独组卷;
(3)工艺、工装材料单独组卷;
(4)专利材料单独组卷;
(5)申报评奖、评优材料单独组卷;
(6)产品升级换代材料单独组卷等等。
3、科研档案组卷方法
(1)文字性材料一般以单份文件作为组卷对象,
但依据性材料,如委托书、计划任务书、立项批
准书、协议书等可以组成一卷;
(2)观察、实验记录单独组卷;
(3)科研成果材料单独组卷;
(4)与鉴定验收相关的材料放在一起组卷;
(5)成果和知识产权申报材料单独组卷等等。
4、建设项目档案组卷方法
(1)管理性文件材料组卷方法。管理性文件材
料主要是在项目准备阶段形成的立项申报与审批
材料、可行性研究报告、地质勘探材料、征地拆
迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计
施工阶段形成的招投标文件、竣工验收阶段形的
竣工验收文件以及项目后评估等文件。管理性文
件材料应突出“以问题组卷”的原则,组卷时,
以一个独立的工程项目为对象,将该项目的所有
管理性文件集中起来,按问题组成若干卷。
如立项、征地拆迁、报建、可行性研究、地
质勘探所形的文件材料自然分成几个不同的问题,
可把不同问题的文件材料分开,同一问题形成的
文件材料按时间顺序排列。文件数量多的,可以
组成若干卷,不多的可组成一卷。对于招投标文
件,一般遵循招标—招标答疑—投标—评标—定
标—中标的顺序进行排列;承包、发包及委托合
同、协议书按照类别集中组卷。
(2)施工文件的组卷方法。
项目施工包括施工准备、现场施工、竣工验收等阶
段。
施工准备阶段主要包括施工技术准备和现场准备。
主要是设计交底与图纸会审、施工组织设计、技术交底
及建筑材料、构配件和设备采购等。
现场施工阶段主要包括材料、构配件试验和施工试
验施工工序检验等。
竣工验收阶段主要包括承包单位内部自检、上级单
位复检、并向建设单位发送竣工报告、出具工程保修书。
施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反
映项目真实面貌和质量的主要依据,其数量在整个项目
档案中占比最大,是项目档案的主要组成部分。
项目施工文件按单项工程、单位工程或装
置、阶段、结构、专业组卷。小型、简单的工
程,形成的施工文件数量很少,组成一个或几
个卷就可解决问题。而复杂工程形成的施工文
件较多,则可组成多卷排列在一起,但要注意
此时的多卷是指同一个单项工程内的材料。比
如当我们面对某一个复杂的单项工程施工文件,
可先将同一个单位工程的所有施工文件放在一
起,再按照专业、结构、阶段或装置分开,同
专业或同结构、阶段、装置的施工文件可组成
若干卷。总之是根据其数量的多少来决定组合
的卷数。
如:一般的房屋建筑项目,由建筑结构工程、
建筑给排水采暖工程、建筑电气工程、智能建筑
工程、通风与空调工程、电梯安装工程等单位工
程组成。
每个单位工程分为几个分部工程,每个分部
工程又分若干个分项工程,每个分项工程施工文
件按工序的先后排列,排完第一个分项工程的排
第二个分项工程的材料。
材料多的分项工程,可以按工序先后,适当
分成若干卷,材料少的分项工程,也可以将若干
分项工程文件组合成一卷。(例子)
项目竣工图分为综合竣工图和专业竣工图。综
合竣工图包括总平面布置图,竖向布置图,室外
给水、排水、热力、燃气等管网综合图,电气
(包括电力、电讯、电视系统等)综合图,设计
总说明书。专业竣工图按建筑、结构、水电、暖
通、电梯、消防、环保等顺序组卷。项目竣工图
的组卷,同项目施工文件的组卷思路是一致的,
有些简单工程的所有竣工图组成一卷都可以,而
有些复杂工程,单其中的某一专业的竣工图就可
组成若干卷,关键是作好图纸的排列工作。
(4)监理文件的组卷方法。监理管理文件以
单位工程按照依据性文件、合同管理文件、工程
质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文
件、费用控制文件等分别整理组卷。依据性文件
主要包括监理大纲、监理规划、监理实施细则,
此类文件材料单独成册,可单独组卷;工作性文
件主要有会议纪要、备忘录、专业通知、监理简
报、监理日志等,采用“文种—文号”的方法组
卷。监理工作中还形成一定数量的照片、录音、
录像等特殊载体的材料,可按声像档案整理方法
整理
第三步:案卷内科技文件排列
1、科技文件宜按系统、成套性特点进行卷内
文件排列。卷内文件一般应文字材料在前,图样
在后;译文在前,原文在后;
2、案卷内管理性科技文件按问题结合时间
(阶段)或重要程度排列。一般印件在前,定稿
在后;正件在前,附件在后;复文在前,来文在
后;
3、图样材料型案卷,即全部由图样构成的案
卷,按原有目录顺序进行排列;原科技文件没有
图样目录或原有目录不适应组卷排列的,按总体
与局部的关系,先总后分,先大后小的原则排列。
总的顺序为:总图在前,其它图样在后;组件在
前,部件图、零件图在后。
例如:建筑工程图样材料,按图样形成的前
后顺序排列,如:总体布置图—平面图—大样图。
总体性、系体性的图样在前,局部性的在后。
第四步:拟写案卷题名
案卷题名:应简明、完整、准确地揭示卷内科技文
件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备
仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名
称等。其基本结构由三部分组成:
一是项目的名称、代字、代号;
二是针对的内容(即项目的组件、部件、专业、阶
段的名称、代号);
三是科技文件的名称。(即文种)
案卷题名一般由立卷人拟写。
例如某一科研类案卷题名:
JRX—10M继电器设计试制试验计算书
项目的名称
针对的内容
科技文件名称
JRX—10M继电 设计试制试验 计算书
器
例如某一设备仪器类案卷题名:
C618车床床身部分零件图
项目的名称 针对的内 科技文件称
容
C618车床
床身部分 零件图
例如某一建设项目类管理性科技文件材料的案
卷题名:
南昌电池厂测控大楼征地,房屋拆迁补偿,
招标施工的批复、请示、协议书、执照
第一部分项目的名称为:
南昌电池厂测控大楼
第二部分针对的内容为:
征地,房屋拆迁补偿,招标施工
第三部分科技文件材料名称为:
批复、请示、协议书、执照
拟定案卷题名要注意以下几点:
1、题名要简明、准确揭示内容,但不能过于
概括,比如“某某工程前期文件材料”,前期概
念太大,这是以大概小;
2、内容表达要通畅、精练,结构词使用要
合理;
3、不要使用序数词,比如“某某项目施工文
件材料(一)”、“某某项目施工文件材料
(二)”,在这里要注意尽量不要使用相同的题
名,要用各种方式把相同的题名区分开来,比如
用标段、楼层、桩号等,而不要使用序数词;
4、能标出具体文件名的尽量不用“文件材
料”。比如“某某设备说明书、安装说明书”,
不写成“某某设备文件材料”。
第五步:案卷编目
5.1 卷内科技文件页号的编写
案卷内科技文件以件为单位编写页号,以有
效内容的页面为一页;
注意:关于整卷装订页号问题
5.1.1零散文件装订为一卷,可编通号;
5.1.2 多件文件组成一卷,可每件加盖档号
章(以件装订),也可编通号(以卷装订)。
5.1.3页号编写位置:单面书写文件在右下角,
双面书写文件,正面在右下角,背面在左下角,
图样的页号编写在按A4规格折叠后的右下角,或
标题栏外右上方;
5.1.4已有页号的文件可不再重新编写页号;
如:成套图样或印刷成册的科技文件,不必重新
编写页号;
5.1.5案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编
写页号;
5.1.6各案卷之间不连续编写页号。
5.2 卷内目录编制
卷内目录应排列在卷内文件首页之前。
卷内目录式样图示:
5.2.1 序号,应用阿拉伯数字从 1起依次标注
卷内文件的排列顺序;
5.2.2 文件编号,应填写文件文号或型号或图
号或代字、代号等;
5.2.3 责任者,应填写文件形成者或第一责任
者;
5.2.4 文件题名,应填写文件全称。文件没有
题名的,应由立卷人根据文件内容拟写题名;
5.2.5 日期,应填写文件形成的时间年、月、日;
5.2.6 页数,应填写每件文件总页数;
5.2.7 备注,可根据实际填写需注明的情况;
5.2.8 档号,由全宗号,分类号(或项目代号
或目录号)、案卷号组成。
5.3 卷内备考表的编制
卷内备考表式样图示:
5.3.1 说明包括:案卷内科技文件总件数、总
页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明
的问题;
5.3.2 立卷人,应由立卷责任者签名;
5.3.3 立卷日期,应填写完成立卷的日期;
5.3.4 检查人,应由案卷质量审核者签名;
5.3.5 检查日期,应填写审核的日期;
5.3.6 互见号,应填写反映同一内容不同载体
档案档号,并注明其载体类型;
5.3.7 档号,填写方法同上;
5.3.8 卷内备考表,应排列在卷内全部文件之
后,或直接印制在卷盒内底面。
5.4 案卷封面的编制
案卷封面式样图示:
5.4.1 案卷封面应印制在卷盒的正表面,也可采
用内封面形式(虚线内为提示项);
5.4.2 案卷题名,应简明、准确地揭示卷内科
技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设
项目、设备仪器名称或代(号)结构、阶段名称、
文件类型名称等;
5.4.3 立卷单位,应填写负责组卷的部门或单
位;
5.4.4 起止日期,应填写案卷内科技文件形成
的最早和最晚的时间—年、月、日;
5.4.5 保管期限,应填写组卷时依照有关规定
划定的保管期限;
5.4.6 密级,应填写案卷内科技文件的最高密
级;(不要填写“普通、无密、公开、内部”等
字样,这些都不是规范名称,没有密级的可空着
不填)
5.4.7 档号,由全宗号、分类号(项目代号
或目录号)、案卷号组成。
全宗号:各单位根据本单位法人的变更情况
自行设定。需向国家档案馆移交的档案,其全宗
号由负责接收的档案馆给定;
分类号:指按统一的分类规则划分本单位全
档案后所给定的类别号;
项目代号:指科技档案所反映的产品、课题、
项目、设备仪器等的型号、代字或代号;
目录号:一般指分类目录号,同一全宗内,
不同类别的档案所属目录的代码。
案卷号:是指科技档案按一定顺序排列后的
流水号。
例:根据某塑料厂档案分类方案(大纲
)编制的产品档案号如图所示:

C 1·1
01
案卷号
薄膜(三级类目代号)
分
产品工艺(二级类目代号) 类
号
产品类(一级类目代号)
设备档案的编号结构与产品档案相同,
如图所示:

S 2· 1
01
案卷号
车床(三级类目代号)
分
通用机械(二级类目代号) 类
号
设备类(一级类目代号)
科研档案的编号结构如图所示:

K 1· 2 01
案卷号
三级类目代号(科研阶段代号)
二级类目代号(科研课题代号)
一级类目代号(科研档案代字)
建设项目档案的编号结构如图所示:
J 1· 1
01
案卷号
三级类目(阶段代号)
二级类目(单项工程代号)
一级类目(建设项目档案
代字)
建设项目档案施工文件的档号结构
如图所示:
J 1· 2·1
01
案卷号
四级类目(单位工程代号)
三级类目(阶段代号)
二级类目(单项工程代号)
一级类目(建设项目档案
代字)
注意:本系统有统一规定的档号模式,按系统
已定的档号模式执行,以保持其稳定性。
例如:交通系统公路建设项目档号模式:
项目简称·X·单位代码-Y
JGQ·4·2·R1—001
JGQ---九江长江公路大桥项目代字;4·2---第四部分监理;R1-----监理单位合同段;001----案卷号。
第六步:案卷的装订
6.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订;
6.2 以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档
号章,档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档案号
和本案卷中所在的序号。式样图示如下图:档号填写方
法同5.4.7,序号填写方法同5.2.1;
6.3 案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。破损的科
技文件应修复。
第七步:案卷排列
7.1 科研类案卷宜按课题可性行研究立项、方
案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权
申报、推广应用等阶段排列;
7.2 产品类案卷宜按产品设计(含初步设计、
基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定
型等工作程序,或按其产品系列、结构等排列;
7.3 建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、
项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项
目后评估等阶段排列;
7.4 设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、
外购设备仪器开箱验收(自制设备的设计、制造、
验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设
备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排
列;
7.5 一些管理性文件,有的一份文件对应几
个问题或项目,排列时可放在其中一卷,其它涉
及的案卷可存复制件,在卷内目录备注栏中注明
原件档号;或直接在备考表中注明文件存放档号;
7.6 对一些引进的设备工艺装置,其报关材
料原则应与设备档案一起保管,分开保管的应分
别注明对应档号。
第八步:编制检索工具(案卷目录编制)
8.1、案卷目录式样见下图
8.2、序号,应填写登录案卷的流水顺序号;
8.3、档号,案卷题名、保管期限,填写方法分别同
5.4.7、5.4.2、5.4.5。
8.4、总页数,应填写案卷内全部文件的页数之和。
8.5、备注,可根据管理需要填写案卷的密级、互见号
或存放位置等信息。
注意:项目档案案卷目录编制完成后,要在案卷
目录前放置项目档案编制说明。
项目档案编制说明包括两个方面的内容:
1.项目简介
(1)项目的构成,项目的用途,项目的批准单
位和文号、批准日期;
(2)项目的总投资、占地面积和走向;
(3)项目的筹建、动工、试生产日期和正式竣
工投产、交付使用日期;
(4)项目的工艺、设备产品情况;
(5)项目的设计、施工、安装、监理单位;
(6)项目的单位工程总数;
(7)其他。
2.项目档案简介
(1)项目档案整理的依据性文件;
(2)项目档案包括的主要文件材料内容;
(3)项目档案的数量;
(4)项目档案分类及编号说明;
(5)其他需要说明的问题。
第九步:案卷的装盒
案卷盒脊背的编制
案卷盒脊背的项目有保管期限、档号、案卷题
名。
式样图示:
保管期限填写方法同5.4.5;可直接用
汉字标识,永久、30年、10年;
档号填写方法同5.4.7;
案卷题名可根据本单位具体情况自行填
或不填,填写方法同5.4.2。
档案装盒根据情况采取不同方式,归纳起来
有两种情况。
1、单盒单卷。主要针对以件为单位装订的案
卷和不装订的图纸卷,采用“一盒一卷”或“一
卷一盒”的方式。可根据一个案卷的厚度,选择
不同厚度的科技档案盒。须避免“厚盒子装薄
卷”,单盒单卷方式,档号、案卷题名等内容可
以直接填写在盒子表面,盒内可不必再放置“软
卷皮”封面,但必须放置“卷内目录“。
2、单盒多卷。主要针对以卷装订的案卷。档
案盒只起到包装盒的作用。实际工作中,可采用
厚度较大的档案盒。单盒多卷方式,档案盒表面
不需填写内容,但盒脊背设置的项目要填写。
卷盒、表格规格及其制成材料
1、卷盒外表面规格310mm×220mm;
2、脊背厚度可根据需要设定;
3、表格规格为297mm×210mm;
4、卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双
裱压制;
5、表格宜采用70g以上白色书写纸制作;
6、表格字迹应清晰端正。
小结:
科技档案整理工作的步骤
1、编制“档案分类大纲及编号方案”。明确
本单位档案的类别,包括大类(一级类目)、属
类(二、三级类目)及其相互之间的关系,绘出
“档案分类大纲”图表。
2、区分档案的类别归属。按照本单位档案的
归档范围,首先将档案分门别类归入对应的大类;
再将一个大类内的档案,遵循成套性要求,按照
项目(课题、建设项目、产品型号或种类、设备
型号)相对集中。
3、鉴别。对收集、积累的每一类别的文件材料按照
归档范围进行鉴别,剔除不属于归档范围的文件以及重
份文件。
4、对需归档保存的文件材料进行组卷。内容包括:
将零散文件组成独立案卷、卷内文件材料排列、编写页
码、编制卷内目录、填写案卷封面和卷内备考表。
5、编制档号。根据分类大纲及编号方案的规定,编
制档号,并填写在封面的“档号”空格处。
6、案卷装订。
7、编制科技档案案卷目录。
8、装盒。
建设项目类
科
技
档
案
科学技术研究类
设备仪器类
产品类
执行《科学技术档案
案卷构成一般要求》
(GB/T11822-2008)
按“卷”整理
按工程项目、
专业性质分类
按建设项目立项、设计、施工、监
理、竣工、使用维修、改扩建阶段
分别排列组卷
按科研课题分类
科研课题立项准备、研究实验、总
结鉴定、成果报奖、推广应用分别
排列组卷
按设备型号分
类
按购置阶段、开箱验收、设备安
装调试、使用、维修改造阶段分
别排列组卷
按产品型号分
类
按产品计划决策、设计、试制、
鉴定、生产阶段分别排列组卷
在项目结束后三个月内归
档,周期长的项目分阶段
分单位归档,设备在开箱
验收、接收后登记归档
第一步:划分阶段
理顺关系
1、剔除不属归档文件
2、保证归档文件的唯一性(不
重不漏)
3、确保原件的归档
4、检查文件的完整性
第二步:鉴定归档文件
将项目建设中形成的归档文
件分为:
1、立项阶段;2、设计阶
段;3、施工阶段;4、竣
工阶段
第三步:划分单位、分部、
分项(单元)工程
分清类目
1、管理性文件按问题、时间、文件
组卷;
第四步:组卷工作
2、图纸按专业组卷;
3、施工过程文件按单位工程、分部、 零散文件的组合
分项、施工工序组卷;
4、产品质量证件文件按单位工程组
第五步:卷内文件排列
卷;
5、设备文件按台套组卷;
固定案卷内每一份文件位置
6、科研文件按单项成果组卷
第六步:编制卷内目录
1、顺序号;2、文件编号;3、责任者
(形成文件的单位);4、文件题名
(每一份来往、变更文件一条目录) 登记文件内容
每一张图纸一条目录;每一个分项
第七步:填写案卷封面、备考表
(单元)工程一条或若干条目录;5、
文件形成日期;6、文件的页数。
第八步:装订案卷
固定案卷
1、分清同一单项工程内的单
位工程文件
2、分清同一单位工程内的分
部工程文件
3、分清同一分部工程内的分
项(单元)工程文件
1、文字性文件与图样文件组成一卷
时,文字材料在前,图样文件在后;
2、图纸按施工图目录顺序排列;
3、文字性文件按同一问题集中排列;
4、若干问题组一卷时,按问题的时
间顺序或重要程度排列
1、拟写案卷题名;2、确定立卷
单位、时间、期限;3、将相关事
宜在备考表中注明;4、编档号。
卷或件
1、项目档案编制说明;2、案卷目录;3、
文字材料卷内目录。
第九步:编制档案索引
五、与2000年版相比主要变化:
1、增加了前言;
2、组卷原则上强调了科技档案成套性、系统
性特点;在组卷要求中删除了不符合档案保管要
求科技文件制成材料的具体名称;在组卷方法上
除在用词上进行调整外,还增加了插卷方法、建
设项目的组卷方法;
3、增加了一般性文件的排列要求,科研类
“成果和知识产权申报”和建设项目类“后评
估”;
4、增加了“案卷目录编制”,强调案卷内以
件为单位编写页号,已有页号的可不再编;案卷
封面删除了档案馆号;案卷脊背取消了色标;卷
内目录将页号改为页数;
5、装订方法改为以卷装订和以件装订两个方
法;档号章改为盖在首面空白处;提出超出卷盒
幅面的科技文件应折叠,图纸折叠按标准执行。
六、竣工图的编制要求
1、项目竣工图应由施工单位负责编制。如行
业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设
计单位编制竣工图的,应明确规定施工单位和监
理单位的审核和签字认可责任。
2、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改
到位,能全面、准确反映竣工的全部施工实际造
型和特征。
3、施工图没有变动的,由竣工图编制单位在
施工图上加盖竣工图章作为竣工图;凡是一般性
图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的,可在
原图上修改,并加盖竣工图章作为竣工图;
4、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图
面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图并加
盖竣工图章。重绘图按原图编号,末尾加注“竣”
字,或在新图标内注明“竣工阶段”加盖竣工图
章。
5、建设单位应负责或委托有资质的单位编制
项目总平面图和综合管线竣工图。
6、编制竣工图总说明及各专业的编制说明,
叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。
7、重复使用的标准图、通用图可不编入竣工
图中,但必须在图纸目录中列出图号,指明该图
所在位置并在编制说明中注明。
8、所有的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工
图章。竣工图章中的内容要填写齐全、清楚,不
得代签。竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。
竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得
使用计算机出图的复印件。
竣工图章格式
编制单位
竣工图
编制人
技术负责人 编制日期
监理单位名称
监理人
9、竣工图采用A3纸,图幅的短边不得加长,
长边加长的长度应为210mm的整倍数,并折叠成
A4纸,规格必须符合国家标准,用纸优良。
10、竣工图章应使用红色印泥,盖在标题栏
附近空白处。
图纸的整理
图纸是科技档案的重要组成部分,常见的图
纸,按其来源,主要有机械产品设计、加工图纸,
建设项目工程设计、施工和竣工图纸。在应归档
的图纸中,包含底图和蓝图两种。目前,由于计
算机和专门图纸设计软件的使用,除设计院、所
及某些企业外,绝大多数单位保存的图纸中以蓝
图为主,针对蓝图的整理具有普遍意义。
蓝图的整理
1、蓝图是项目建设、产品加工的依据图,是一个项
目档案的重要组成部分,必须完整理、准确、系统,不
能缺漏。在基建、设备、产品档案中有较多的蓝图。
2、蓝图的整理一般采用组卷的方式,按结构、专业
形成的,图纸一般有图纸目录控制其排列顺序,因而在
组卷时可按图纸目录进行。若单位工程图纸数量少,可
以组成一卷,卷内图纸按原有图纸目录进行排列;若图
纸数量较多,可按不同专业组成若干案卷。
3、蓝图一般应折叠成A4规格的幅面,装盒保存。为
了保护图纸内容幅面的安全,一般采用手风琴式向内折
叠方法,按照“先上下,后左右”的“三部曲”步骤进
行。
第一步,将所折图纸按正常看图习惯,面对自已,
审签的图标栏置于右下角,采用A4尺寸硬纸版至于左下
角,左边、底边与图纸边线对齐,先从上内折向下,至
底边处再反向折回;
第二步,上下折完后,再左右折叠,先沿硬纸版的
右边线向左折,再反向往右折,反复如此,最终折成A4
幅面大小;
第三步,将折成A4大小的图纸最上页向外翻折,露
出图标。
以上为不装订图纸的折叠方法,如果图纸需要装订,
则在硬纸版左边留出1.5cm的边作装订边即可。
图纸折叠完毕后,应在空白处加盖“档号章”。
★按A4 高度向内折(做一块A4 标准的硬质纸板或
铁皮板作为折叠标准板)
★右下角露出标题栏
★如风琴一样折展自如
常见问题:
1、页码问题
对于装订成册的文件,本身已有页码的(封
面和目录没页码),不用重新打页码,但在计算
页数时要将成册文件的封面和目录算上。
2、装订问题
装订时文件、图纸上不能有金属物,用棉线装
订,不能用装订针、胶带纸、胶水。除了已经成
册的文件,其它文件不要拿到印刷厂去胶印。
3、卷内目录问题
当一个档案盒只有一份成册的文件作为一个
案卷时,也要有卷内目录。竣工图有图纸目录
的,卷内目录也要有。
4、文件原件问题
少部分项目档案的依据性文件(合法性证明
文件)存放在上级主管部门,可用复印件归档,
但必须在备注中注明原件的去处。
5、案卷厚度问题
案卷厚度一般为2cm左右 ,但不能为追求案卷
厚度统一而破坏文件之间的有机联系,应根据实
据灵活掌握。
6、档案员如何确定一个单项工程项目里面有多
少单位工程、分部/分项工程?
单位工程可以从施工组织设计方案里确定。
分部/分项工程的划分一般要报监理审批的,所
以在开工前报审资料里有分部/分项的划分。
谢 谢 大 家!

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