Procesos y etapas de organización del Archivo Central Administrativo

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Introducción
El Archivo Central de La Unan–Managua, creado como una dependencia bajo
la responsabilidad de la dirección Administrativa tiene como objetivo
organizar, conservar, preservar y servir la documentación para su estudio y
tramite.
El archivo como administrador de documentos llena una función de gran
importancia para el trabajo en la Unan- Managua , al permitir tener un mejor
control , manejo y ubicación eficiente de los documentos para su localización y
utilización pronta y exacta de la información .
OBJETIVOS
Objetivo General:
• Garantizar que esta unidad de información regule todo el acervo documental
producido y recibido de las distintas dependencia de nuestra institución para se
recuperada y conservada a nivel institucional.
Objetivo Especifico:
•Analizar el valor que tiene el archivo central administrativo desde su creación
hasta su funcionamiento para nuestra institución.
Misión del Archivo Central
Identificar , reunir , organizar, conservar el patrimonio documental de valor
permanente para la Universidad .
Normalizar el proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Administrar el acervo documental de toda la unan –Managua para promover ,
conservar adecuadamente los fondos a cargo, facilitar y agilizar su uso, mediante la
utilización de procedimientos técnicos modernos de la archivística.
Visión del Archivo Central
Ser una unidad estratégica que administre la información archivística de todas las
dependencias de la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua y facilitar el acceso
a través de un sistema automatizado y garantizar un servicio de calidad a sus usuarios
.
Definición Fundamental del Archivo Central
Es el que recibe, ordena , clasifica , organiza , conserva y guarda, por un plazo
de hasta 25 años los documentos transferidos por los archivos de gestión.
,
Breve Reseña Histórica del Archivo Central Administrativo.
UNAN- Managua
Primer Etapa 2002 - 2004
Este Archivo todavía no contaba con un nombre especifico (se le
llamaba bodega), ésta se encontraba saturada de sacos llenos de
documentos que ya no alcanzaban en las diferentes entidades de la
institución .
Origen y Evolución
El archivo Central Administrativo fue creado en el año 2002 con el propósito de
responder a una demanda Administrativa porque día a día se genera grandes
cantidades de series documentales y esta forma parte de nuestra memoria
histórica para nuestra institución
Responde también esta primer etapa a la necesidad de organizar y de crear las
condiciones mínimas para su funcionamiento de Creación del archivo Central
Administrativo para responder a una demanda administrativa ya que en la
institución se genera grandes cantidades de series documentales día a día y esta
“
forma parte de la memoria
histórica y deben conservarse permanentemente.
Desde ese momento en (abril del 2002) se le asigna a la dirección administrativa
ese proyecto con el propósito de ir encausado el que hacer archivístico para luego
proseguir en el ordenamiento, clasificación y organización de todos los documentos
que se encontraba en sacos y sin clasificación disperso en una bodega .
Durante el periodo del 2002- 2004 no se encontró mayor desarrollo del
mismo entro en una vida casi inactiva , hasta el hecho que de esta
primera etapa no se sabia nada de la tipología documental que tenia en
existencia durante ese periodo porque en este solo quedo una persona
trabajado , luego el archivo se vuelve a cerrar entrado a una vida casi
inactiva.
II Etapa 2005- 2011
Durante la segunda etapa reabre nuevamente su labores el archivo con un
nuevo personal . Encaminados con una capacitación de un diplomado en
gestión de la información en el 2006. Donde se afianzaron mas herramientas y
conocimientos , teóricos y prácticos acerca de la organización y manejo de la
información.
También empieza con una buena disponibilidad de parte de la administración
proyectándose en proveer los medios adecuado para seguir el proceso de:
La Selección documental: La cual se realizó eliminando piezas documentales
idénticas , duplicadas o con mas copias si viene el original.
La clasificación: se llevo acabo mediante la utilización de series documentales
de conformidad con los grupos que se produce en las oficinas de acuerdo a su
naturaleza de sus funciones .
El sistema de Ordenación documental : se dio una vez separado el material en
series documentales , de acuerdo con el tipo que presenta, se ordena de tal
manera que se puede evidenciar el desarrollo de los tramites . El documento
con la fecha mas antigua de producción , será el primer documento que se
encontrara al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al final de
la misma

Descripción Documental :
Teniendo numeradas las series documentales, se precedió a levantar en borrador los
inventarios de los fondos , clasificados y ordenados , siguiendo el formato de
instrumento descriptivo, denominado “inventario” o sea anotando el lugar de origen
u oficina productora de los documentos
Codificación : Esta se dio de acuerdo al cuadro de clasificación que van en
dependencia al organigrama institucional existente.
Ubicación: Por lo general la ubicación topográfica nunca se define de una sola
vez, solamente en algunos casos como la que corresponde al área de
contabilidad que tiene su espacio especifico establecido .
Se justifica porque es el área que poseen mas series documentales en
resguardo.
Funciones Generales Archivo Central Administrativo
Unan-Managua
 Centralizar todo el acervo documental de la Unan- Managua de acuerdo con los
plazos de remisión de documentos establecidos en la tabla de plazo de
conservación documental.
 Coordinar con la Dirección Administrativa, la ejecución de políticas archivísticas de
la institución.
 Contar con un centro de archivos que contribuya a tener la memoria colectiva de
la vida universitaria.
 Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la
eficiencia y eficacia en el servicio , prepararado índices , guías e inventarios
 Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos
documentales en el archivo.
 Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo
central y de los archivos de gestión de la entidad
Políticas de Transferencia documental :
Normativas Generales : Dentro de esta normativa se observa el ciclo de vida
del documento para saber dentro de que etapa va a ir el archivo ya sea
administrativa, intermedio e histórica para efecto de la transferencia
correspondiente dentro del proceso de organización.
Toda la transferencia de documentos deben estar autorizada por el jefe de
la unidad administrativa que desee transferir su documentos en conjunto
con la responsable del archivo la cual se encargara del cumplimiento del
proceso del ingreso documental.
 El proceso que se lleva acabo es el siguiente se revisa que tipos de
documentos van a ser transferidos según su ciclo de vida o si su plazo de
conservación esta todavía vigente o si no hay duplicados . Ala vez se revisa y
comprueba que todos los expedientes que van a ser transferidos estén
completos y que no falte ninguno.
Se aplica un formato de transferencia documental en el cual va reflejado el
año, el numero de orden , la serie , la descripción del documento y en las
observaciones se indica el tipo de soporte que viene el documento ( libros,
legajos o expedientes)
El proceso de transferencia documental se realiza dos veces al año se
establece la fecha de transferencia
Perfil de Usuarios consultando la información internamente
Los Principales usuarios, son funcionarios de la Institución porque la documentación
existente es información particular, restringida originaria de la diferentes oficinas de la
Unan- Managua, es decir, que solo será utilizada con autorización de los jefes
inmediatos.
ESTRUCTURA ORGANICA DEL ARCHIVO CENTRAL ADMINISTRATIVO
UNAN- MANAGUA
INGRESO Y SELECCION
PROCESAMIENTO
CONSULTAS
RECUPERACION
ALMACENAMIENTO
Tipología documental series que integran el Archivo Central y su código
Resu
1.1 al 1.42
C/P diferentes Cuentas 1999 – 2005
de Inventario, Requisas de Bodega, Declaración de IR 2006
Póliza de Ajuste 2006
2.1 al 2.61
Rec. De Ing. Unan-Managua 1992 – 2007
Nomina General 1999 – 2004
Recepciones 2002 – 2005
Soporte de Caja Chica 1997 - 2000
3.1 al 3.3.65
Reembolso de caja Chica 1995 – 2005
Rendiciones de Cuentas 1997 – 2006
Corresp.Varias Contabilidad 1999 - 2006
4 al 4.33
Folletos de Contabilidad
presupuesto
Cuentas Varias 1992 - 2005
3.38 al 3.65
Correspondencia varias
de Contabilidad y Presupuesto 199205
4.34 al 4.66
C/CP Ctas Varias 1997 - 2007
5 al 5.58
Contrato de Trabajo Servicios
Generales
00 – 06 CRP ATM con Prov.00 - 06
6 al 6.48
RRHH Expedientes Inactivos 1982 – 2007
Correspondencia Varias: Informe de personal,
Informe Varios, Rep. de Prestamos BDF,
Facturacion INSS, etc.
7 al 7.29 Correspondencia Rectoria, Vice Rectoria
General 2003 -2007. Vice Rect. Administrativa 2002–
2007, Auditoria Informes 2002-2007, Registro
Dictamenes de graduacion, Registro academico DP
Titulos 83 – 04.
Conclusión
El Establecimiento definitivo del Archivo Central de la Unan- Managua
garantizara la integridad y conservación de los documentos que son generados
administrativamente por las diferentes entidades de la institución. Los cuales
son de gran valor para nuestra preservación y conservación . Esto facilitara la
adecuada conformación de la memoria institucional administrativas, que debe
conservarse permanentemente . Atravez de la red de los archivos .
MUCHAS GRACIAS

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