Trennungsrechnung - Hochschule Ostwestfalen

Report
Trennungsrechnung
und Overhead
2012
VP II: / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL
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Agenda
 Warum Trennungsrechnung? (Herr Prof. Witte)
 Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL (Herr Schulze)
 Drittmittelanzeigen (Frau Lipinski)
 Diskussion
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Warum Trennungsrechnung?
 Hintergrund:


EU-Beihilferahmen
Mit der Bearbeitung von Aufträgen Dritter durch die Hochschule, darf
keine indirekte Subvention der Auftraggeber durch Landesmittel
erfolgen (Landesmitarbeiter, Einrichtungen der Hochschule, …)
Hier müssen alle Hochschulen eine Lösung finden
 Trennungsrechnung:
berücksichtigt die indirekten Kosten als
Overhead und weist diese auch in der Kalkulation aus
 Trennungsrechnung bezieht sich nur auf Aufträge Dritter:




Private Unternehmen bietet diese Leistung auch an: z.B.:
bilaterale Forschungsprojekte (Unternehmen finanziert Entwicklung)
Messaufgaben und Analysen durch Unternehmen beauftragt
Studien, direkt beauftragt …
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Agenda
 Warum Trennungsrechnung?
 Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL
 Drittmittelanzeigen
 Diskussion
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Was wird über den Overhead abgedeckt?
 Aufträge erzeugen zusätzlichen Aufwand

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
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
Einstellung von Personal (Einstellung,
Kostenanteile
des Landes
Abrechnung, Infrastruktur-Integration )
müssen
Betriebs- und Mietkostenanteile
ausgeglichen
werden
Verträge mit den Projektpartnern
Buchhaltungsaufgaben / Steuerfragen
Wettbewerbsmehr Bestellungen
fähigkeit der
HS-OWL
Arbeitsplätze einrichten (Möbel, Rechner, email, etc. ...)
mehr Betriebskosten (Server, Drucker, Telefone, …)
Notwendigkeit von personellen Übergangslösungen (Budget muss da sein)
Ausbau/Erhalt des Grundbedarfs (Messgeräte, etc.)
Projektcontrolling (Rechnungen, Meilensteine, Terminverfolgung)
Zusätzliche Mitarbeiter für hoheitliche Aufgaben in Lehre, Forschung und Transfer
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Overhead-Kosten an der HS-OWL
 Randbedingungen


Alle Hochschulen haben unterschiedliche Regelungen getroffen:
NRW:
Es gibt keine Landesvorgabe.
Ziel HS-OWL: Pauschalierter Ansatz für alle FB und Standorte gleich.
Overhead-Ermittlung angelehnt an NRW Kostenmodell (HochschulKompetenzzentrum Rechnungswesen NKR der Landes NRW an der Uni
Duisburg/Essen)
 HS-OWL


40% der Personalkosten als Overhead durch Administrations- und
Infrastrukturkosten
mindestens 3% Gewinn
Bisher:
Personalkosten
Personalkosten
Jetzt:
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Material
40 %
Externe
Leistungen
Material
ggf.
Gewinn
Externe
Leistungen
Gewinn
3+x %
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Was passiert mit dem Overhead?
 Dezentral
 Zentral





Miet- und Betriebskosten, Steuern,
Buchführung, etc.
Vertragswesen
Personaleinstellung und –verwaltung
Bestellwesen
Raumschaffung




„Laborkostenstellen“
Aktuelle Arbeitsinfrastruktur
Verbesserung der Ausstattung
Personalüberbrückungen
Möglichkeit der eigenen
Voruntersuchungen

Mitarbeiter für hoheitliche Aufgaben
(Lehre, Forschung, Technologietransfer)
40%
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60%
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Grundlage für die 40 / 60% Kostenaufteilung?
 Die in der Administration zentral anfallenden Kosten müssen abgedeckt
werden (wichtig für Wirtschaftsprüfer):
 Schätzung des VZÄ-Bedarfs (Personalstellen) für die Aufgabenerledigung
 Konsequenz:


Konsens in der AG Trennungsrechnung:
Bei heutigem Volumen scheinen 40% der Overhead-Kosten zentral angemessen.
Es soll in spätestens 2 Jahren erneut betrachtet werden, sobald reale Erfahrungen
und Zahlen vorliegen
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Agenda
 Warum Trennungsrechnung?
 Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL
 Drittmittelanzeigen
 Diskussion
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Wozu eine Drittmittelanzeige?
 Nachweis gegenüber Wirtschaftsprüfer/EU,
 Eine direkte Kostenzuordnung ist erfolgt und damit
1. die Subventionsfreiheit wirtschaftlicher Leistungen nachgewiesen
2. ein notwendiges Testat für den HGB-Jahresabschluss und die
Bilanz nach HGB sichergestellt
 Info an die HS-Leitung
 Überblick über Projektaktivitäten, Controlling, Statistik, …
 Vorbereitung von Abrechnungsobjekten
 Eigene Dokumentation/Kalkulation
 Überblick über Projektaktivitäten und des Personaleinsatzes
 Deshalb:
Drittmittelanzeige für alle Drittmittelaktivitäten
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Die jeweilige Drittmittelanzeige ist zu finden auf der
Internet-Seite der Hochschule



Formulare, Dezernat IV/Controlling, Drittmittel:
Drittmittelanzeige bei Angebot eines wirtschaftlichen Projektes
Drittmittelanzeige bei Bewilligung eines Förderantrages für ein öffentlich
gefördertes Projekt

Drittmittel-Sammelanzeige bei gleichgelagerten wirtschaftlichen Projekten
unter 1.000 EUR


Aufwandsanzeige für studentische Projekte
In Kürze: Drittmittelanzeige für Weiterbildung/wissenschaftliche Tagung
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Weitere Formulare: Finanzierungsplan
nicht bei öffentlich geförderten Projekten (AZA über „kurzen Dienstweg“)
Mit Overhead:
 Bilaterale Forschungsprojekte

z. B. Forschungstätigkeiten f. Unternehmen

z. B. Prüfungen, Beratungen, Gutachten, Vermietung von Hochschulinfrastruktur
 Bilaterale Dienstleistungen
Ohne Overhead:
 Öffentliche Förderprojekte (Förderantrag)
 Studentische Projekte im Rahmen von Lehrveranstaltungen, auch wenn ein
Dritter den Aufwand bezahlt
 Allgemeine Zuwendungen Dritter (Spenden, …)
 Marktpreise sind vorhanden
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Weitere Formulare:
 Umbuchungsbeleg für die Personalstunden-/kosten
in Kürze auf der Internetseite der Hochschule
 Nachkalkulation
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Weitere Vorgehensweise:
 Drittmittelanzeige inkl. Anlagen an Dez. IV, SG 2 (derzeit Frau Lipinski)
 Prüfung, ggf. Rückfragen…
 bei Aufträgen > 1.000 EUR wird ein Abrechnungsobjekt eingerichtet
 Standard-Mail an den Projektleiter: alles o.k. + Abrechnungsobjekt
 Fragen zu den o.g. Formularen, etc.

Stefanie Lipinski, Tel.: 05261/702-5921, [email protected]
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Weitere Vorgehensweise:
 Durchführung des Projektes/Auftrags


Durch den Projektleiter/Mitarbeiter:
• Rechnungen für Aufwand/Erlös werden mit dem Abrechnungsobjekt versehen
• Nach Projektende: Info durch den Projektleiter an Personalabteilung mittels
Umbuchungsbeleg zum Personalaufwand
• Bei überjährigen Projekten: Personalaufwand zum 15.01. für das Vorjahr an die
Personalabteilung melden
• Nachkalkulation erstellen
Durch das Dez. IV
• Buchung der Rechnungen
• Overhead wird nach Vorgabe der Personalkosten umgebucht
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Fazit:
Die Hochschule OWL kann gegenüber den
Wirtschaftsprüfern/EU nachweisen, dass keine
bilateralen Projekte mittels staatlicher Hilfen
quersubventioniert wurden!
Die Hochschule kommt den gesetzlichen Verpflichtungen
nach!
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In Planung:
 Prozessdarstellung auf der Internetseite der Hochschule

Von dort aus Zugriff auf alle benötigten Formulare
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Agenda
 Warum Trennungsrechnung?
 Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL
 Drittmittelanzeigen
 Diskussion
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Vielen Dank für Ihre Mitarbeit!
Prof. Dr.-Ing. Stefan Witte
Vizepräsident für Forschung und
Technologietransfer
der Hochschule Ostwestfalen-Lippe
Telefon 05261 – 702 116
Telefax 05261 – 702 223
[email protected]
www.hs-owl.de

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