Internkontroll i kommunene

Report
Temadag Grong 30.11.11
Verdal 01.12.11
KomRev Trøndelag IKS
Internkontroll er en prosess:
• igangsatt og gjennomført av virksomhetens styre,
ledelse og ansatte
• utformet for å gi rimelig grad av sikkerhet for
måloppnåelse innen områdene
− pålitelig intern og ekstern rapportering
− målrettet, effektiv og hensiktsmessig drift
− etterlevelse av lover og regler samt interne retningslinjer
”Alle” legger COSOs definisjon til grunn
Overordnet IK
IK på sektor/tjeneste
R4 : risikoanalyse, rutiner, rapportering,
revisjon (oppdatering).
Innhold:
◦ Styringsdel – mål for IK, ansvar og organisering av
IK-arbeidet
◦ Sektorovergripende IK: HMS, Personal
◦ Sammenstilt rapportering – på viktige
resultatområder
◦ Etiske retningslinjer
◦ Innkjøpsregelverk


Ligge hos rådmannen/rådmannens stab
Org.enheter:
◦ Internrevisjon, Controller, Innkjøpsteam (felles
infrastruktur)

Selve prosessen for å etablere internkontroll
er viktig
• Bevissthet og forankring
• Rammeverkene gir stor frihetsgrad
• Men noen hovedprinsipper må følges
•
•
•
•
•
Integritet og etiske verdier
Myndighets- og ansvarsfordeling
Kompetanse og kapasitet
Ledelsens filosofi
Organisasjonsstruktur
• Etablere målsettinger
• Risikoanalyser (konsekvens og sannsynlighet)
• Grunnlag for tiltak
•
•
•
•
•
•
•
Rutiner og retningslinjer
Basert på risiko og kost/nytte
Analyser
Fysiske kontroller
Arbeidsdeling etc.
Forebyggende og avdekkende
Applikasjonskontroller
•
•
•
•
Form og innhold (intranett, håndbøker etc.)
Rapportering om drift og økonomi
Informasjonssystemer
Riktig informasjon til rett person til rett tid
•
•
•
•
Kontroll med etterlevelse
Evaluering av internkontroll
Tiltak for å forbedre svakheter
Internrevisjon
Kommunikasjon
og informasjon er
en kontinuerlig
pågående toveis
prosess
1. Risikovurderinger grunnlag for styrings- og
kontrollaktiviteter
2. Tydelige roller og ansvar
3. Ledelsesforankring
4. Helhetlig og systematisk tilnærming
5. Se til andre kommuner og virksomheter
6. IK er en levende prosess, krever utvikling og
vedlikehold
7. Kommunisér/synliggjør arbeidet
8. Kompetanse må prioriteres
9. Prosesskartlegging/-tilnærming er effektivt

IK/Kvalitet – Økonomi og regnskap,
Helse og omsorg, Skole osv.
◦ Kvalitetssystemer
◦ Saksbehandlingssystemer –
sjekklister/rutiner
◦ Kvalitetsgrupper/kvalitetssirkler
◦ Systemer for avviksrapportering
Kartlegge og analysere risikoområder
Vurdere årsaker og sannsynligheter
Vurdere konsekvenser
Systematisere og prioritere
risikoforhold
Forebyggende og begrensende tiltak

Få kommuner gjennomfører grundige
analyser
◦ usystematisk og udokumentert
◦ fare for ”hull”

Viktig grunnlag for betryggende kontroll
◦ Kjenne risiko
◦ Grunnlag for prioritering
Modellen viser nivåer
av modenhet for en
virksomhets
internkontroll. Hvis
virksomheten styrker
sin internkontroll vil de
bevege
seg oppover i
modellen.





Beskrivelse av IK –systemet
Beskrive tjenestekrav – hva er standarden
Beskrivelse av konkrete arbeidsprosesser
Krav og opplegg for rapportering
Beskrivelser av hvordan IK skal gjennomføres

Avviksrapportering
◦ Økonomi
◦ Kvalitet
◦ Balansert målstyring

Viktig at avvik sammenstilles og analyseres i
forhold til risikobildet
◦ Trender
◦ Systematiske avvik



Mer systemtenkning i kommunene
Binde sammen det som allerede eksisterer
Kvalitetssystemer kan ivareta mye IK

similar documents