公文辦理常見問題

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公文辦理常見問題
明道大學秘書處 100年12月1日
收文
 來文函復時未檢附原文。
 陳核校長時,未敘明請示裁決事項為何。
 正式行文至學校之公文,需先送至秘書處
掛號。非判斷內文後再行掛號。
發文
 未使用正確用語:
 教育部:檢陳○○○,請
 平行單位:檢送○○○,請
 該敘明之部份未敘明。
 受文者。
 附件。
範例
鑒核。
查照。
申請用印
 文件名稱模擬兩可。
 未詳實說明「受文者」。
 未詳述「請印事由」。
 未勾選「請印類別」。
 未依「用印分層負責明細表」辦理。
範例
公文逾期
 退文後未積極補正,導致公文一再逾期。
 不知如何辦理,積壓公文導致逾期。
 受會單位會辦時間過長,導致公文逾期。
 未與相關單位(含單位主管)溝通即簽出
公文,導致公文逾期。
申請公文銷號
其他
18%
承辦人
操作錯
誤
23%
單位主
管退回
20%
會辦單
位退回
39%
類別
件數 百分比
單位主管退回
9
20%
會辦單位退回
17
39%
承辦人操作錯誤
10
23%
其他
8
18%
44
100%
合
計
統計時間:100.01.01-至今
申請改分
 未依規定於收文日隔天下班前送回秘書
處申請改分。
 移文單位未先與受文單位溝通,即將公
文逕行退回秘書處。
每日公文未簽收提醒通知
 公文系統送出經1日以上工作日,受文單
位未簽收(連續通知2次以上)。
統計時間:100.01.01-至今
每日未簽收公文提醒-連續二日以上仍未簽收
12
10
9
8
6
5
4
4
4
3
2
2
1
1
學 總
務 務
處 處
研
發
處
2 2
2 2
1
1 1
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0
教
務
處
終
身
教
育
處
圖 秘
書 書
館 處
招
生
處
人
文
學
院
課 日
程 語
所 系
國
學
所
中
文
系
附
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幼
稚
園
設
計
學
院
設
計
學
院
碩
士
班
環 景
設 觀
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時
尚
系
管
理
學
院
行 休
銷 保
系 系
財
金
系
產
經
系
生 精
科 農
系 系
材
料
系
本校全銜-「明道學校財團法人明
道大學」

使用規範:
 對外正式行文及簽約文件(包含研究計畫、產學合作),
使用校名全銜。
 對外招生文宣、簡介、禮品及新聞(包含網站),延用明
道大學。
 校內法規、文件資料及單位章戳等,延用明道大學。
 校內各項獎狀、證明文件、聘書(不包含教師聘書)仍以
凸顯學校名稱「明道大學」之方式設計,唯於文末空白處
需註明:本校全銜為明道學校財團法人明道大學。
 教師聘書涉及教師個人重要權益,為避免日後有所爭議,
使用校名全銜。
 會計憑證、銀行帳戶等,依稅捐機關及各銀行規定辦理。
謝謝您的參與!

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