энд дарна уу.

Report
АЛБАН ХЭРЭГ
ХӨТЛӨЛТИЙН ЗААВАР,
БАРИМТ БИЧГИЙН
СТАНДАРТ
Аëáàí õýðýã õºòëºëòèéí òàëààðõ Ìîíãîë óëñûí хууль, òîãòîîìæóóä
• Àëáàí õýðýã õºòëºëòèéí ¿íäñýí çààâàð /Архивын Ерөнхий
газрын даргын 2009 оны 68 дугаар тушаалаар батлагдсан/
• “Тамга, тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас
хийлгэх, хэрэглэх заавар” /Засгийн газрын 2001 оны 41
дугаар тогтоолоор батлагдсан.
• Баримт бичгийн стандарт /Стандартчлал Хэмжил зүйн
Үндэсний зөвлөлийн 2011 оны 01 сарын 27-ны 02 дугаар
тогтоолоор шинэчлэн батлагдсан.
Стандартыг мөрдүүлэх
шаардлага
• Баримт бичгийг мэдээллийн эх сурвалж, хуулийн
хүчинтэй байх нэгдсэн шаардлагад нийцүүлэн
зохиож хөтлөх
• Албан хэрэг хөтлөлтийн эмх цэгцийг сайжруулах
• Тодорхой нэг системд хамаарах баримт бичгийг
нэгдсэн нэг хэв загварт оруулах
• Баримт бичгийг цахим хэлбэрээр боловсруулах,
мэдээллийг хадгалах, эрж хайх, солилцох
нөхцлийг бүрдүүлэх
• Удирдлагын үйл ажиллагааг хөнгөн шуурхай, үр
нөлөөтэй болгох
• Баримт бичгийг хуурамчаар үйлдэж ашиглахаас
сэргийлэх
• Баримт бичиг зохиож хөтлөх бүх нийтийн соёлыг
хэвшүүлэх.
1 дүгээр хэсэг: Баримт бичгийн нэр төрөл, тодорхойлолт
Удирдлагын үйл ажиллагааны холбогдолтой
баримт бичгийг харилцан хамаарал, зориулалт,
нэр төрлийн шинжээр нь
• Захирамжлалын/ Зарлиг, тогтоол, захирамж
• Зохион байгуулалтын,
• Мэдээлэл- лавлагааны баримт бичиг гэсэн
гурван төрөлд хуваана.
• Захирамжлалын баримт бичиг /7/
.
• Зарлиг Монгол Улсын Ерөнхийлөгч бүрэн эрхийнхээ хүрээнд
хуульд нийцүүлэн баталж гаргасан баримт бичиг
• Тогтоол Асуудлыг хамтран хэлэлцэж, шийдвэрлэх үндсэн дээр
баталж гаргасан баримт бичиг
• Захирамж Төр, захиргааны байгууллагын эрх бүхий албан
тушаалтнаас хууль тогтоомжид заасан эрх хэмжээнийхээ хүрээнд
шуурхай зохион байгуулах асуудлаар батлан гаргасан баримт
бичиг
• Тушаал
• Байгууллагын эрх бүхий албан тушаалтнаас хууль, тогтоомжид
заасан эрх хэмжээний хүрээнд байгууллагын үндсэн үйл
ажиллагааг хангах зорилгоор батлан гаргасан баримт бичиг
• Шийдвэр
• Хамтран шийдвэр гаргах эрх бүхий байгууллагууд болон тухайн
байгууллага өөрийн үйл ажиллагааны онцлогт тохируулан баталж
мөрдүүлсэн баримт бичиг
• Албан даалгавар
• Эрх бүхий албан тушаалтнаас дээд газрын шийдвэрийг
хэрэгжүүлэх, цаг үеийн ажлыг эрчимжүүлэх зорилгоор гаргасан
баримт бичиг
• Албан шаардлага
• Хууль, тогтоомжийг чанд мөрдөх, илэрсэн зөрчил, дутагдлыг
арилгах талаар шуурхай арга хэмжээ авахыг байгуулага, албан
тушаалтанд мэдэгдэж хүргүүлсэн баримт бичиг
• Зохион байгуулалтын баримт бичиг
/15/
Зохион байгуулалтын баримт бичиг дараах нэрийн баримт
бичгүүдээс бүрдэнэ.
• Илгээлт
• Төр, засгийн удирдлагаас Монгол төрийн гадаад, дотоод
бодлогын асуудлаар үзэл, бодол, байр сууриа илэрхийлэх буюу
байгууллага, хамт олонд тэмдэглэлт үйл явдлыг тохиолдуулан
явуулсан баримт бичиг
• Акт
• Аливаа үйл ажиллагаа, үйл явдал, бодит байдлын үнэн зөвийг
шалган, нотолгоо, дүгнэлт гаргаж,зохих журмын дагуу
албажуулсан үйлдсэн баримт
• Албан бичиг
• Тодорхой асуудлаар байгууллагууд болон байгууллага, иргэд
хоорондоо харилцсан баримт бичиг
• Зөвлөмж
• Удирдлагын үйл ажиллагааг сайжруулах болон бодлого, шийдвэрт
тусгуулах санал, зөвлөгөөг хураангуйлан нэгтгэсэн баримт бичиг
• Гэрээ /хэлцэл/
• Хэлэлцэгч талууд харилцан тохиролцсоны үндсэн дээр хүлээх эрх,
үүрэг, хариуцлагаа баталгаажуулж, бичгээр үйлдсэн баримт бичиг
• Дүгнэлт
• Ажил хэрэг, бодит байдлыг дүгнэн тодорхойлж гаргасан баримт
бичиг
• Дүрэм
• Байгууллагын эрх зүйн байдал, үндсэн чиг үүрэг, зохион
байгуулалтын бүтэц, бусад байгууллагатай харилцах зарчмыг
тодорхойлсон баримт бичиг
• Журам
• Тодорхой үйл ажиллагаанд баримтлах дэг, горимыг тогтоосон
баримт бичиг
• Заавар
Хууль тогтоомж, эрх зүйн актыг хэрэгжүүлэх болон байгууллагын
тодорхой чиглэлийн үйл ажиллагааны арга хэлбэр, зохион
байгуулалт, дэс дарааллыг нарийвчлан заасан баримт бичиг
Тайлан
 Тодорхой хугацаанд гүйцэтгэсэн ажил үүргийн биелэлтийг
мэдээлэл зорилгоор бэлтгэсэн баримт бичиг
Төсөл
• Ажил, үйлчилгээ, чиг үүргийг хэрэгжүүлэхийн тулд санхүүгийн
болон хүний нөөцийг дайчлан тодорхой зорилгод хүрэхээр
төлөвлөж, батлуулсан баримт бичиг
• Тэмдэглэл
• Хурал, зөвлөгөөн, уулзалт, ярианы явц, хурлаас гарах
шийдвэрийг хэлэлцсэн асуудал тус бүрээр тодорхойлон
тэмдэглэсэн баримт
• Удирдамж
• Ажил хэрэг гүйцэтгэхэд удирдлага болгох зүйлийг тодорхойлсон
баримт бичиг
• Хөтөлбөр
• Бодлого, зорилтоо хэрэгжүүлэх арга зам, хүрэх үр дүнг урьдчилан
төлөвлөж, батлуулсан баримт бичиг
• Төлөвлөгөө
• Хийж гүйцэтгэх ажил, арга хэмжээ, үүрэг хариуцлагыг хуваарилж,
гүйцэтгэх ажлын дэс дараалал, хугацаа, хариуцагч, гүйцэтгэгчийг
тогтоосон баримт бичиг
Мэдээлэл-лавлагааны баримт бичиг /7/
Мэдээлэл-лавлагааны баримт бичиг дараах нэрийн баримт
бичгүүдээс бүрдэнэ.
• Илтгэл
• Тодорхой үйл ажиллагаа, арга хэмжээний талаарх мэдээлэл,
дүгнэлтийг нийтэд уншин сонсгоход зориулсан баримт бичиг
• Илтгэх хуудас
• Хүлээсэн үүрэг, ажил хэргийн явц, үр дүнгийн талаарх санал
дүгнэлтээ холбогдох байгууллага, албан тушаалтанд
танилцуулсан баримт бичиг
• Мэдэгдэл
• Тодорхой асуудлаар үзэл бодол, байр сууриа нийтэд
танилцуулах зорилгоор гаргасан баримт бичиг
• Тодорхойлолт
• Үйл явдал, бодит байдлын үнэн зөвийг нотлох зорилгоор
холбогдох шийдвэр, мэдээ баримтад үндэслэн гаргасан баримт
бичиг
• Мэдээлэл
• Тодорхой асуудал, сэдвийн дагуу зохиосон арга хэмжээ болон
үйл ажиллагааны явц, үр дүнг нийтэд танилцуулахаар гаргасан
баримт бичиг
• Санал
Аливаа
асуудлын талаар удирдлагаас баримтлах бодлого, гаргах
шийдвэрт тусгуулах зорилгоор үйлдсэн баримт бичиг
• Танилцуулга
• Удирдлагын төвшинд гаргах шийдвэр, зохиох арга хэмжээний
агуулгыг товч, тодорхой байдлаар илэрхийлсэн баримт бичиг
Баримт бичгийн бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлага :
Д/д
Баримт бичгийн бүрдэл
Бүрд-лийн код
1
Төрийн сүлд, соёмбо
01
2
Байгууллагын бэлгэдэл тэмдэг
02
3
Байгууллагын нэр
03
4
Баримт бичгийн нэр
04
5
Байгууллагын оршин буй газрын хаяг
05
6
Улсын бүртгэлийн дугаар
06
7
Баримт бичгийн огноо
07
8
Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар
08
9
Баримт бичиг үйлдсэн газрын нэр
09
10
Хариутай бичгийн огноо, дугаарын тэмдэглэл
10
11
Баримт бичгийн нууцын зэрэглэлийн тухай тэмдэглэл
11
12
Харилцагч байгууллагын нэр
12
13
Удирдлагын заалт
13
2 дугаар хэсэг: Баримт бичгийн бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлага
1
2
3
14
Тэргүү
14
15
Бичвэр
15
16
Хавсралтын тухай тэмдэглэл
16
17
Баримт бичгийн хувийг илгээсэн тухай тэмдэглэл
17
18
Гарын үсэг
18
19
Тамга, тэмдэг
19
20
Баталсан тухай тэмдэглэл
20
21
Зөвшөөрсөн тухай тэмдэглэл
21
22
Санал өгсөн тухай тэмдэглэл
22
23
Хуулбар үнэн болох тухай тэмдэглэл
23
24
Баримт бичиг боловсруулсан тухай тэмдэглэл
24
25
25
26
Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан тухай
тэмдэглэл
Баримт бичгийг байгууллагад хүлээн авсан тухай тэмдэглэл
27
Санамжинд байгаа мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэл
27
26
2 дугаар хэсэг: Баримт бичгийн бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлага
• Баримт бичиг тус бүр нь дараах бүрдлүүдтэй байна.
д/д
Баримт бичгийн
нэр
Баримт бичигт орох бүрдлийн код
1
Зарлиг
01, 03, 04, 07, 08, 11, 14, 15, 18, 19, 23, 24, 25, 27
2
Тогтоол
01 буюу 02, 03, 04, 07, 08, 09, 11, 14, 15, 18, 19, 23, 24, 25, 27
3
Захирамж
01, 03, 04, 07, 08, 09, 11, 14, 15, 16, 18, 19, 23, 24, 25, 27
4
Тушаал
01 буюу 02, 03, 04, 07, 08, 09, 11, 14, 15, 16, 18, 19, 23, 24, 25, 27
5
Шийдвэр
01, 03, 04, 07, 08, 09, 11, 14, 15, 16, 18, 19, 23, 24, 25, 27
6
Албан даалгавар
01 буюу 02, 03, 04, 07, 08, 09, 11, 14, 15, 18, 19, 23, 24, 25, 27
7
Албан шаардлага
01, 03, 04, 07, 08, 09, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 27
8
Илгээлт
01, 03, 04, 07, 11, 14, 15, 18, 19, 23 ,
9
Акт
03, 04, 07, 08, 09, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 27
10
Албан бичиг
01 буюу 02, 03, 05, 06, 07, 08, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 26, 27
11
Зөвлөмж
03, 04, 07, 09, 12, 14, 15, 16, 18, 24, 25, 27
12
Гэрээ
03, 04, 07, 08, 09, 11, 14,15, 16, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 25, 27
13
Дүгнэлт
03, 04, 07, 148 15, 16, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 27
2 дугаар хэсэг: Баримт бичгийн бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлага
1
2
3
14
Дүрэм
03, 04, 07, 11, 15, 19, 20, 24, 25, 27
15
Журам
03, 04, 07, 11, 15, 19, 20, 24, 25, 27
16
Заавар
03, 04, 07, 11, 15, 19, 20, 24, 25, 27
17
Тайлан
03, 04, 07, 09, 15, 16, 18, 19, 24, 25, 27
18
Мэдэгдэл
03, 04, 07, 09, 14, 15, 18, 23, 24,
19
Төсөл
03, 04, 06, 07, 09, 15, 16, 18, 19, 20, 21, 23, 25, 27
20
Тэмдэглэл
01 буюу 02, 03, 04, 07, 08, 09, 11, 15, 16, 18, 19, 23, 25, 27
21
Удирдамж
03, 04, 07, 09, 11, 14, 15, 18, 19, 20, 23, 24, 25, 27
22
Хөтөлбөр
03, 04, 07, 09, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 23, 24, 25, 27
23
Төлөвлөгөө
03, 04, 07, 09, 11, 15, 16, 17, 18, 20, 21, 23, 24, 25, 27
24
Илтгэл
03, 04, 07, 09, 14, 15, 16, 24, 25, 27
25
Илтгэх хуудас
03, 04, 07, 09, 11, 13, 14, 15, 18, 19, 23, 24, 25, 27
26
Тодорхойлолт
01 буюу 02, 03, 04, 05, 07, 12, 14, 15, 18, 19, 23, 24, 25, 27
27
Мэдээлэл
04, 07, 09, 14, 15, 18, 24
28
Санал
03, 04, 05, 07, 08, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 24, 25, 27,
29
Танилцуулга
04, 07, 09, 11, 14, 15, 17, 18, 23, 24, 25, 27
Баримт бичгийн бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлага
• Акт, дүгнэлт, илтгэл, илтгэх хуудас, танилцуулга, зөвлөмж гэсэн нэр төрлийн
баримт бичгийг байгууллагын нэр, баримт бичгийн нэр, тэргүү бүрдэлтэйгээр
бичнэ. Жишээ нь:
03-Байгууллагын нэр
НИЙСЛЭЛИЙН ЗАСАГ ДАРГЫН ХЭРЭГЖҮҮЛЭГЧ АГЕНТЛАГ
АРХИВЫН ГАЗАР
04-Баримт
нэр
бичгийн
ИЛТГЭХ ХУУДАС
14-Тэргүү
Нийслэлийн Газрын албаны архив, албан хэрэг
хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд хяналт шалгалт явуулсан тухай
. . .оны . . . дугаар сарын...
07-Баримт бичгийн
огноо
Улаанбаатар хот
09-Баримт
бичиг
үйлдсэн газрын нэр
Баримт бичгийн бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлага
• Баримт бичгийн огноо
• Огноо нь баримт бичгийг зохион бүрдүүлсэн, хэлэлцэж баталсан, албан
тушаалтан гарын үсэг зурсан он, сар, өдрийг илэрхийлнэ.
• Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд огноог араб тоогоор
дараах байдлаар бичнэ.
2011 оны 08 сарын 14 өдөр
• Албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд огноог “он, сар, өдөр” гэсэн
дарааллаар, цэгээр зааглан, араб тоогоор бичнэ.
2011.08.15.
• Зохион байгуулалт, мэдээлэл лавлагааны бусад баримт бичигт огноог
тоо, үсэг оролцуулан дараах байдлаар бичнэ.
2011 оны 05 дугаар сарын 15
• Эрх бүхий албан тушаалтан тухайн баримт бичгийг гарын үсэг зурж,
баталгаажуулсаны дараа огноог гараар бичнэ.
Зохион байгуулалт, мэдээлэл лавлагааны баримт бичгийн
бичвэрийн төгсгөлд тухайн ажилтан дараах байдлаар гарын үсгээ зурна.
БОЛОВСРУУЛСАН:
ТӨРИЙН ЗАХИРГААНЫ УДИРДЛАГЫН
ХЭЛТСИЙН МЭРГЭЖИЛТЭН гарын үсэг
Д.БАТЖАРГАЛ
Нэг байгууллагаас боловсруулан гаргаж буй баримт бичигт хэд
хэдэн албан тушаалтан гарын үсэг зурах тохиолдолд албан
тушаалын эрэмбээр дарааллуулж, том үсгээр бичнэ. Жишээ нь:
ДАРГА
гарын үсэг Д.БАТАА
ЕРӨНХИЙ НЯ-БО гарын үсэг
Б.БОЛД
Баримт бичгийн бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлага
• Баталсан тухай тэмдэглэл: Баримт бичгийг эрх
бүхий албан тушаалтан батлах тохиолдолд “БАТЛАВ”
гэсэн үг хэрэглэн, түүний албан тушаал, овог нэрийг
бичих бөгөөд албан тушаалтан нэрийнхээ өмнө гарын
үсэг зурж, огноо тавина. “БАТЛАВ” үгийг байгууллагын
нэр, албан тушаалын нэрийн дээд талд голлуулж,
эхний хуудасны баруун дээд хэсэгт, том үсгээр бичнэ.
Жишээ нь:
БАТЛАВ
АШИГТ МАЛТМАЛЫН ГАЗРЫН
ДАРГА гарын үсэг Д.БАТХУЯГ
...оны...сарын...
Баримт бичгийн бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлага
Баримт бичгийг хүснэгт хэлбэрээр боловсруулсан тохиолдолд
доторх мөр, багануудын гарчгийг нэр үгээр илэрхийлж, нэрлэхийн тийн
ялгалын хэлбэрээр бичнэ. Хэрэв баримт бичиг нэгээс дээш хуудастай бол
хүснэгтийн багануудыг тоогоор дугаарлаж, дараагийн хуудсанд баганын
дугаарыг
араб
тоогоор
бичнэ.
д/д
Баримт бичгийн гарчиг
1
2
Огноо
Хуудасны тоо Тайлбар
3
4
5
3
4
5
Дараагийн хуудасны эхэнд:
1
2
Компьютерийн орчны тохиргоо
Цаасны хэмжээ
А4 /босоо/
А4 /хөндлөн/
Дээд захаас
20 мм
30 мм
Доод захаас
20 мм
15 мм
Баруун захаас
15 мм
20 мм
Зүүн захаас
30 мм
20 мм
Хуудасны тохиргоо
File
Option
Хуудасны тохиргоо
Хуудасны тохиргоо
• Баримт бичгийг зохион үйлдэхэд үсгийн фонд Arial, бичвэрийн үсгийн
хэмжээ 11, хүснэгтэд байгаа бичвэр 10-12 байна.
• Баримт бичгийн бичвэрийг А4 цаасанд бичихдээ мөр хоорондын зайг
1,0-1,5-аар, А5 хэвлэмэл хуудсанд бичвэрийн мөр хоорондын зайг 1-ээр
авч бичнэ.
Arial
Үсгийн
хэмжээ 11
А4 цаасанд бичихдээ
мөр хоорондын зайг 1,01,5-аар, А5 хэвлэмэл
хуудсанд бичвэрийн мөр
хоорондын зайг 1-ээр
авч бичнэ.
Анхаарал хандуулсанд
баярлалаа

similar documents