Bez tytu*u slajdu - Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej

Report
PROMOWANIE RÓŻNORODNOŚCI KULTUROWEJ I
ARTYSTYCZNEJ W RAMACH EUROPEJSKIEGO
DZIEDZICTWA KULTUROWEGO PL09
w ramach Mechanizmu Finansowego EUROPEJSKIEGO OBSZARU
GOSPODARCZEGO 2009-2014
szkolenie z zakresu wnioskowania o płatność i rozliczania projektu
MINISTERSTWO KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO
Warszawa 29.04.2014 r.
1
Zakres szkolenia
Kwalifikowalność kosztów
Zamówienia
Rozliczanie partnerstwa
Prawa i obowiązki wynikające z umowy finansowej
Wprowadzanie zmian do budżetu
Raport okresowy
2
Kwalifikowalność wydatków
zgodnie z
kategoriami budżetowymi
3
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Za wydatki kwalifikowalne uznaje się wydatki, które jednocześnie:
1) są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu,
2) zostały uwzględnione w Planowanym budżecie,
3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków dla projektu,
4) zostały prawidłowo zaksięgowane, rzetelnie udokumentowane, możliwe do
zweryfikowania,
5) nie są finansowane z innych środków pomocowych,
6) są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
4
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
„Wydatki faktycznie poniesione” to znaczy rzeczywiste
• Refundacji polegają tylko faktycznie zrealizowane wydatki (zapłacone), a nie
zaksięgowane koszty (zafakturowane)
• Zaliczka nie jest uznawana za wydatek rzeczywisty do czasu jej rozliczenia
• Nie uznaje się za koszty kwalifikowalne kosztów szacunkowych lub domniemanych
• Koszty rzeczywiste muszą wynikać z ksiąg rachunkowych lub dokumentów
podatkowych beneficjenta poniesiony w okresie realizacji projektu.
5
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Wydatek kwalifikowalny to znaczy:
• Ekonomicznie uzasadniony tzn. musi być rozsądny, zgodny z zasadami należytego
zarządzania finansami i normalnego postępowania beneficjenta
Może zdarzyć się tak, że Operator uzna jakiś wydatek za niekwalifikowalny
pomimo, że będzie on zgodny z wytycznymi o kwalifikowalności wydatków
powołując się na brak ekonomicznego uzasadnienia
• Nieodzowny do realizacji projektu tzn. musi bezpośrednio wynikać z
merytorycznego zakresu projektu
• Ujęty w księgach według zasad rachunkowości stosowanych (na co dzień) przez
beneficjenta, co oznacza, że beneficjent nie powinien stosować innych zasad
ewidencji na potrzeby realizacji projektu niż te, które normalnie stosuje
6
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Wydatki niekwalifikowalne w ramach Programu:
koszt zakupu ziemi i nieruchomości;
amortyzacja i zakup środków trwałych, w tym zakup instrumentów muzycznych;
nagrody, stypendia, kary;
wkład rzeczowy, w tym wolontariat;
opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe, z wyjątkiem kosztów
związanych z rachunkami wymaganymi przez KMF, Krajowy Punkt Kontaktowy lub
obowiązujące prawo oraz koszty usług finansowych nałożonych przez umowę
finansową;
• podatek VAT, gdy przepisy prawa pozwalają na jego odzyskanie
•
•
•
•
•
7
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty osobowe:
• Dopuszczalne są wszystkie formy zatrudnienia personelu zgodne z prawem
polskim,
• Beneficjent ma więc do wyboru umowę o pracę zgodną z Kodeksem Pracy, umowę
zlecenie, umowę o dzieło itp. zgodnie z Kodeksem Cywilnym,
• W ramach umowy o pracę Beneficjent ma możliwość zatrudnienia pracownika
 nowego,
 Własnego – na pełen etat, część etatu, lub poprzez zwiększenie zakresu
obowiązków tzw. dodatek zadaniowy,
• W przypadku oddelegowania pracownika do pracy na rzecz projektu w części etatu
konieczna jest zmiana umowy, zakresu obowiązków pracownika oraz wskazanie
wymiaru czasu jaki będzie on poświęcał na projekt,
8
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty osobowe:
• W przypadku braku wskazania wymiaru czasu przeznaczonego na projekt
konieczne jest prowadzenie kart czasu pracy,
• Karty czasu pracy stanowią potwierdzenie ilości godzin czy dni przeznaczonych na
pracę oddelegowanego pracownika nad projektem,
• Bardzo ważne, żeby karty te były w sposób poprawny opisane tzn. zawierały : tytuł
projektu, nazwę beneficjenta, kalendarz, opis wykonanych zadań oraz podpis
opatrzony datą pracownika jak i osoby odbierającej pracę,
9
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty osobowe:
• Przy zatrudnianiu pracowników na mocy umów o pracę ważną kwestią jest to, że
nie stosuje się w ich przypadku Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz
Wytycznych ws. zamówień publicznych
• Problemem związanym z rozliczeniami kosztów osobowych jest kwestia doboru
odpowiedniej formy prawnej wiążącej beneficjenta z pracownikami- nie na każdy
zakres prac można zawrzeć umowę o dzieło
• Należy pamiętać, że umowa o dzieło może zostać rozliczona dopiero po odebraniu
przedmiotowego dzieła. W przypadku jego braku umowa taka nie zostanie uznana
za zrealizowaną a co za tym idzie nie będzie podlegała rozliczeniu
10
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty osobowe:
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków:
• Umowa o pracę,
• Aneks do umowy/ porozumienie zmieniające,
• Lista płac,
• Deklaracja ZUS DRA,
• Przelewy: pensji netto, do ZUS, do US i innych potrąceń wynikających z listy płac
(np. PZU)
• Karta czasu pracy (jeśli dotyczy),
• Kalkulacja wynagrodzeń (jeśli dotyczy),
• Oświadczenie o rozliczaniu wynagrodzenia jedynie z Programu PL09
11
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty podróży służbowych/ delegacji:
• W przypadku delegacji służbowych istotnym szczegółem jest podmiotowe prawo
do bycia delegowanym
• Prawo to dotyczy tylko i wyłącznie pracowników zatrudnionych w organizacji
beneficjenta na mocy prawa pracy
• W przypadku zatrudniania pracowników na mocy umowy zlecenia czy umowy o
dzieło warunki wyjazdów, ponoszenia w ramach nich kosztów powinny zostać
zapisane w warunkach zawartej umowy
• Jest to bardzo częsty błąd beneficjentów, którzy przedstawiają do refundacji
rozliczone delegacje wraz z wypłaconymi dietami pracowników zatrudnionych na
mocy innych umów niż umowa o pracę, który skutkuje odmową refundacji
poniesionych kosztów
12
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty transportu:
• Refundacji podlegają zarówno bilety komunikacji miejskie, międzymiastowej
(autobus, pociąg) jak i międzynarodowej (samolot, prom)
• W stosunku do biletów kolejowych i samolotowych refundacja dotyczy wydatków
na podróż druga klasą
• W celu potwierdzenia poniesienia wydatku konieczne jest załączenie do
dokumentacji dowodu poniesienia danego kosztu, czyli np. biletu
• W celu rozliczenia wynajmu środka transportu konieczna jest umowa o
świadczenie usługi, faktura oraz dowód zapłaty
13
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty transportu:
• Warto zwrócić uwagę, że instytucje nadzorujące wdrażanie projektów bardzo
często proszą o przedstawienie tzw. badania rynku w celu poświadczenia, że
wydatek został poniesiony zgodnie z zasadami konkurencyjności, gospodarności i
racjonalności
Dlatego warto zawsze, w przypadku zamawiania usług przeprowadzić badanie
rynku poprzez np.: zapytania mailowego do trzech wykonawców lub porównania
ofert odstępnych w Internecie
14
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty transportu:
• W przypadku rozliczenia samochodu prywatnego do użytku służbowego nie może
on zostać rozliczony na podstawie faktur za paliwo
• Jest to najczęściej popełniany błąd przez jednostki spoza sektora finansów
publicznych
• W celu poprawnego rozliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu
prywatnego do celów służbowych kierownik jednostki powinien zawrzeć z
właścicielem samochodu (pracownikiem) umowę użyczenia samochodu
prywatnego
• Kwalifikowalność kosztów transportu samochodem prywatnym jest uwarunkowana
rachunkiem ekonomicznym
15
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty transportu:
• Umowa ta jest rozliczana na podstawie tzw. kilometrówki czyli ewidencji
przejechanych kilometrów pomnożonych przez wskaźnik wskazany w
Rozporządzeniu Ministra Transportu z dnia 31 stycznia 2008r.
• Ogólne zasady wykorzystywania samochodów prywatny w celach służbowych
reguluje Rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26
marca 1998r. (Dz. U.Nr. 41 poz. 239)
• Koszty samochodów służbowych Beneficjenta należy rozliczyć na podstawie faktur
za zakupione paliwo + Karta Drogowa + wyliczenie średniej ilości spalanego
paliwa przez dany samochód
16
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty zakwaterowania i wyżywienia:
• Koszty te rozliczamy na podstawie zawartych umów o świadczenie usług, faktur
oraz dowodów zapłaty
• Tak jak w przypadku kosztów transportu w przypadku wydatkowania środków
poniżej progu ustawowego (Ustawa Prawo Zamówień Publicznych) poniżej
30 000 euro netto, konieczne jest zastosowanie Wytycznych MRR
• W przypadku, gdy projekt polega na organizacji cyklu spotkań należy sprawdzić
kwoty przeznaczone w budżecie na zakwaterowanie czy wyżywienie nie
przekraczają ustawowych progów
17
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty podróży
wyżywienia:
służbowych/
delegacji,
transportu,
zakwaterowania
i
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków:
• wniosek/ polecenie wyjazdu służbowego,
• rozliczenie delegacji,
• bilety (lotnicze, kolejowe itp.)
• faktury za nocleg, transport, wyżywienie wraz z potwierdzeniem zapłaty
• sprawozdanie z wyjazdu zagranicznego,
• agenda spotkania (ważne-kwestia zapewnionego wyżywienia-potrącenia)
• dowód wypłacenia zaliczki na delegację oraz jej rozliczenia/ dowód zwrotu kosztów
poniesionych w czasie delegacji
18
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty biurowe, sprzęt:
• W przypadku tych kosztów należy pamiętać o stosowaniu ustawy Prawo Zamówień
Publicznych i Wytycznych MRR w tym zakresie oraz o poprawnym szacowaniu
zamówienia, czyli sumowaniu kwot w danej pozycji w okresie trwania projektu a nie
w perspektywie roku kalendarzowego
• Ważne, aby na etapie przygotowywania wniosku aplikacyjnego nie zapomnieć o
żadnej pozycji dotyczącej kosztów biurowych ponieważ Operator może nie wyrazić
zgody na możliwości rozszerzania budżetu o nowe pozycje w trakcie realizacji
projektu
• Ważne, że sprzęt kwalifikowalny w ramach Programu to wydatek do 3500 brutto tj.
wydatek nieinwestycyjny
19
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty biurowe, sprzęt :
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków:
• Umowy z dostawcą lub zamówienie
• Faktura/rachunek
• Dowód zapłaty
• Protokół odbioru
20
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty obsługi finansowej:
• Program nakłada na beneficjenta obowiązek otworzenia dwóch odrębnych
rachunków bankowych dla obsługi finansowej projektu
• Koszty związane z otworzeniem takich rachunków jak i ich prowadzenie są
kosztami kwalifikowanymi
• Zatrudnienia obsługi księgowej przy realizacji projektu dotyczą takie same zasady
jak w przypadku zatrudniania personelu czy zamawianiu usług w ramach
realizowanego projektu może to być zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,
beneficjent może rozliczyć zatrudnianą do tej pory u siebie osobę na umowę o
pracę w określonej części etatu za pomocą karty czasu pracy lub skorzystać z
umów z zakresu prawa cywilnego
21
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty pośrednie:
• Są one rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków
• Ich poziom jest określany w umowie finansowej
• Warunkiem ich rozliczenia przez Beneficjenta jest posiadanie systemu księgowości
analitycznej oraz przedstawienie uzasadnionej metody kalkulacji
22
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty wynagrodzeń artystów i specjalistów:
• Wyłanianie artystów w trybie art.67ust 1 „wolna ręka” wiąże się ze spełnieniem
konkretnych przesłanek:
c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub
artystycznej
• Przesłanka ta nie zostaje spełniona w przypadku reprezentowania
artysty przez więcej niż jedną agencję
• Każde postępowanie wymaga udokumentowania- tak jest też w przypadku trybu
tzw. „wolnej ręki”, w którym trzeba pamiętać o etapie negocjacji
23
Zamówienia publiczne
poniżej progu ustawowego
ZGODNIE Z
WYTYCZNYMIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO W ZAKRESIE
UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W RAMACH MECHANIZMU FINANSOWEGO EOG
2009-2014 ORAZ NORWESKIEGO MECHANIZMU FINASOWEGO 2009-2014,
DO KTÓRYCH NIE MA ZASTOSOWANIA USTAWA Z DNIA 29 STYCZNIA
2004R.-PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
24
Zamówienia publiczne:
• Wytyczne dotyczą wszystkich, którzy nie są zobowiązani do stosowania Ustawy
Prawo Zamówień Publicznych oraz zamówień, których wartość nie przekracza
wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tysięcy euro
• Usługi i dostawy są sumowane w ramach danego projektu realizowanego przez
Beneficjenta biorąc pod uwagę łączne spełnienie kryteriów:
a) Tożsamości przedmiotowej zamówienia
b) Tożsamości czasowej zamówienia
c) Tożsamości podmiotowej zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez
jednego wykonawcę)
25
Zamówienia publiczne:
Zamówienie pomiędzy 3500 PLN a 14 tys. euro
• upublicznienie zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej lub wysłania
zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców
• zapytanie powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert,
termin składania ofert
• zapytanie można wysłać w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, w
przypadku powszechnej dostępności zamówienia, o ustalonych standardach
jakościowych, przy jedynym kryterium-cena-możliwe jest uzyskanie informacji o
ofercie wykonawcy telefonicznie, poprzez stronę internetową wykonawcy lub
bezpośredni kontakt z wykonawcą
• w przypadku jednego potencjalnego wykonawcy beneficjent negocjuje warunki
umowy z wykonawcą
26
Zamówienia publiczne:
Zamówienie powyżej 14 tys. euro dla podmiotów nie objętych ustawą PZP
• upublicznienie zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej, w przypadku
braku strony, na stronach internetowych przeznaczonych do zamieszczania
ogłoszeń albo prasie ogólnopolskiej lub lokalnej w zależności od znaczenia
zamówienia
• zapytanie powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert,
termin składania ofert-nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia
• w przypadku powszechnej dostępności zamówienia, o ustalonych standardach
jakościowych, przy jedynym kryterium-cena-możliwe jest wysłanie zapytania w
formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, do co najmniej 3 potencjalnych
wykonawców bez konieczności upubliczniania na stronie internetowej lub prasie
27
Zamówienia publiczne:
Zamówienie powyżej 14 tys. euro dla podmiotów nie objętych ustawą PZP
• W przypadku jednego potencjalnego wykonawcy beneficjent negocjuje warunki
umowy z wykonawcą
• Beneficjent wysyła informację o wyniku postępowania do każdego wykonawcy,
który złożył ofertę lub zamieszcza wyniki postępowania na stronie internetowej, na
której wywiesił zapytanie lub publikuje w prasie, w której drukował zapytanie
ofertowe
• W przypadku gdy beneficjent nie otrzymał dwóch ważnych ofert, należy jeden raz
powtórzyć procedurę
• Jeżeli w przypadku powtórzenia procedury nie otrzymał dwóch ważnych ofert,
można zawrzeć umowę z wykonawcą, który jako jedyny złożył ofertę lub po
przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą
28
Zamówienia publiczne:
Zamówienie nie objętych ustawą PZP – udokumentowanie procedury
• Beneficjent ma obowiązek udokumentowania procedury udzielenia zamówienia
poprzez sporządzenie notatki
• Notatka powinna zawierać co najmniej:
a) informację o sposobie upublicznienia zapytania lub informację do jakich co
najmniej trzech podmiotów wysłał zapytanie lub informację o tym, że na rynku
nie jest znanych trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem,
b) wykaz ofert, które wpłynęły,
c) wykazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem,
d) datę sporządzenia notatki i podpis,
e) załączniki: potwierdzenie publikacji, złożone oferty lub wydruk ze strony
wykonawcy, oświadczenie zgodnie ze wzorem w załączniku nr 1
29
Sposób rozliczania partnerstw w
projekcie
30
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
• Najważniejsze aby pamiętać, że partnerstwo to wspólne działanie na rzecz
osiągnięcia celu określonego w projekcie
• Taka definicja uniemożliwia zlecanie partnerowi wykonywanie usług lub
prowadzenie pomiędzy partnerami zwykłej wymiany handlowej zakończonej
wystawieniem faktury lub rachunku
• Beneficjent rozlicza się z całości kosztów projektu, zarówno z kosztów
własnych jak i kosztów ponoszonych przez Partnera
• Stosunki między partnerem a beneficjentem określone są w umowach partnerskich
• Partner może otrzymać zwrot kosztów udziału w projekcie. Obowiązują go
wówczas takie same zasady jak beneficjenta
• Informacja o wyborze sposobu rozliczania się jaki będzie obowiązywał w trakcie
realizacji projektu pomiędzy Beneficjentem a partnerem powinna znaleźć się w
umowie partnerskiej
31
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie kopii dokumentów finansowych i dowodów zapłaty
• Przy wyborze takiej opcji – Partnera z Państw-Darczyńców obowiązują takie same
zasady dotyczące rozliczania wydatków finansowych jak polskiego Beneficjenta
32
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej
• Partner w celu uzyskania zwrotu poniesionych wydatków wystawia notę
obciążeniową Beneficjentowi
• Partner do noty załącza dokumenty takie same jak Beneficjent rozliczający się z
Operatorem czyli np. rozliczoną delegację swojego pracownika, fakturę za bilet
lotniczy i nocleg itp. wraz z potwierdzeniem zapłaty oraz zestawienie tabelaryczne
wskazujące jakie poszczególne koszty składają się na kwotę widniejącą na
nocie obciążeniowej
• Beneficjent po zweryfikowaniu poprawności i kompletności przedłożonych
dokumentów na podstawie powyższej noty obciążeniowej wypłaca Partnerowi
wnioskowaną kwotę
33
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej
• Beneficjent dokonuje na przekazanych dokumentach pełnego opisu i przedstawia
Operatorowi: kopię noty obciążeniowej, tłumaczenie not, zestawienie wydatków
(tabelarycznie), uwzględniając poniższe informacje
lp. wydatku;
nr ewidencji księgowej Partnera;
nr i rodzaj dowodu finansowego;
nazwa wydatku;
nr i nazwa pozycji budżetowej z planowanego budżetu, z którym powiązany jest
wydatek (nie dotyczy wydatków poniesionych na nawiązywanie partnerstw w ramach
Funduszu Współpracy Dwustronnej);
 wartość wydatku w walucie, w której został poniesiony
 wartość wydatku w PLN





34
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej
• Na końcu przetłumaczonej noty obciążeniowej należy przedstawić sumę
poniesionych wydatków
• Zestawienie wydatków musi mieć formę umożliwiającą porównanie danych z
informacjami zawartymi w raporcie. Przy takim przygotowaniu dokumentów
Beneficjent nie przedstawia Operatorowi kopii dokumentów potwierdzających
wydatki Partnera. Jednakże należy pamiętać, że Beneficjent ponosi
odpowiedzialność za formalno-rachunkowe rozliczenie Partnera
35
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie raportu niezależnego biegłego rewidenta
• Innym sposobem rozliczenia wydatków poniesionych w tracie realizacji projektu
przez partnera jest raport niezależnego biegłego rewidenta potwierdzający, że
zgłoszone wydatki zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa
krajowego i praktykami rachunkowości kraju Partnera,
• Warto zwrócić uwagę, iż powyżej przedstawiony sposób rozliczania się jest bardzo
kosztowny, a wydatek z nim związany jest kwalifikowalny o ile został wpisany do
Planowanego budżetu
36
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie raportu niezależnego biegłego rewidenta
• Powyższy raport powinien zawierać następujące kluczowe informacje:
 wstęp odnoszący się do okresu, którego raport dotyczy oraz zasad raportowania,
które zostały wykorzystane do sporządzenia dokumentu
 potwierdzenie, że audyt został przeprowadzony zgodnie z prawem, wytycznymi i
dobrymi praktykami rachunkowości;
 opis elementów, które zostały objęte raportem oraz zastosowanych standardów
raportu audytowego;
 uwagi dot. wypełnienia przez organizację zobowiązań w celu zapewnienia, że
informacje związane z księgowością zostały należycie udokumentowane;
 informacje na temat kwalifikowalności VATu (jeśli dotyczy)
37
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Wkład własny Partnera projektu
• Partner projektu może wnieść również wkład własny finansowy do projektu.
Szczegóły dotyczące wniesienia wkładu własnego do projektu przez Partnera
powinny zostać uregulowane w umowie partnerskiej
• Partner może przekazać na konto Beneficjenta ustaloną kwotę wnoszonego przez
siebie wkładu własnego lub może ponieść wydatki na realizację projektu do
wskazanej wysokości na konkretne wskazane w umowie partnerskiej pozycje
kosztowe zgodne z Planowanym budżetem projektu. W takim przypadku,
potwierdzenie wniesienia wkładu może zostać zawarte jako część raportu biegłego
rewidenta
38
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Wkład własny Partnera projektu
• W przypadku ponoszenia przez Partnera wydatków, które mają zostać uznane za
wkład własny, zobowiązany jest on do przekazania Beneficjentowi pełnej
dokumentacji finansowej w celu załączenia jej do raportu przekazywanego
Operatorowi przez Beneficjenta. Dokumentacja ta musi być przetłumaczona na
język polski przez Beneficjenta, a kwoty poprawnie przeliczone na PLN zgodnie z
polskimi przepisami prawa, np. zgodnie z ustawą o rachunkowości
39
Umowa Finansowa
40
Umowa Finansowa
Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 1 – Ramy prawne
W ramach realizacji Projektu, Beneficjent jest zobowiązany do:
• Pełnego stosowania wszystkich właściwych przepisów prawa
wspólnotowego, krajowego i miejscowego (Memorandum, Regulacje,
wytyczne ws. zamówień, wszelkie wytyczne w zakresie Programu);
• Podpisując umowę Beneficjent oświadcza, że znana mu jest treść ww.
dokumentów;
41
Umowa Finansowa
Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 5 – Wysokość dofinansowania i współfinansowanie
•
•
•
•
Beneficjent zobowiązuje się zapewnić płynność finansową projektu i pokrywać
wszelkie wydatki związane z realizacją projektu
Beneficjent zobowiązuje się do pokrycia ze środków własnych wszelkich
wydatków niekwalifikowalnych
Wzrost całkowitego kosztu realizacji Projektu lub wydatków kwalifikowanych
w ramach Projektu w trakcie jego realizacji, powyżej pułapu określonego w ust. 5 i
6 niniejszego artykułu nie stanowi podstawy do zwiększenia dofinansowania
przez Operatora
W przypadku zwiększenia kosztów lub wydatków realizacji Projektu, o których
mowa w ust. 4-6, wynikających w szczególności z niedoszacowania kosztów
Projektu w tym wzrostu cen, Beneficjent zobowiązuje się pokryć je ze środków
własnych
42
Umowa Finansowa
Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
•
•
•
Artykuł 8 – Kwalifikowalność wydatków
Wydatki poniesione przed dniem 20.12.2013 r. oraz po dniu (data
zakończenia realizacji projektu – zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym) nie są
kwalifikowane
Końcowa data kwalifikowalności wydatków nie może wykraczać poza dzień
30 kwietnia 2016 r.
Dla wdrażania projektu mają zastosowanie szczegółowe zasady
kwalifikowalności wydatków określone w rozdziale 7 Regulacji
43
Umowa Finansowa
Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
•
•
•
•
Artykuł 10 – System płatności
Dofinansowanie jest przekazywane w systemie zaliczkowym oraz refundacji,
przy czym o kolejną płatność okresową można wnioskować po potwierdzeniu
prawidłowości rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanej wcześniej; płatność
końcowa w wysokości nie mniejszej niż 20% kwoty dofinansowania
Beneficjent jest obowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej
dotyczącej przychodów, kosztów i wydatków realizowanego Projektu
Beneficjent zobowiązuje się do otwarcia dwóch odrębnych rachunków
bankowych na środki z MF EOG oraz z Min. KiDN
Podstawą dokonania płatności jest złożenie i zatwierdzenie przez OP
odpowiedniego raportu
44
Umowa Finansowa
Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 10 – System płatności
Do raportu Beneficjent załącza:
• kopie faktur lub innych równoważnych dokumentów,
• potwierdzenie dokonania zapłaty,
• kopie umów,
• potwierdzenia wykonania usług/dzieł,
• kopie list płac,
• dzieła,
• kopie not wydatków partnera wraz z listą poniesionych wydatków,
• kopie raportów biegłego rewidenta zgłoszonych przez partnerów projektu.
45
Umowa Finansowa
Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 10 – System płatności
Terminy:
• Beneficjent przedkłada do Operatora raport w terminie 10 dni roboczych po
upływie okresu raportowania, (styczeń-kwiecień, maj-sierpień, wrzesieńgrudzień)
• Operator w terminie 15 dni roboczych dokonuje weryfikacji i przekazuje uwagi
do Beneficjenta
• Beneficjent w terminie 10 dni roboczych od otrzymania wezwania do
uzupełnienia przekazuje poprawione dokumenty
46
Umowa Finansowa
Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
•
•
Artykuł 13 – Kontrola i audyt
Beneficjent zobowiązuje się zapewnić kontrolę realizacji i stopnia wdrażania
Projektu w ramach swoich istniejących wewnętrznych procedur kontroli
Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie realizacji
Projektu oraz postanowień niniejszej umowy, w szczególności dotyczącej
wypełniania warunków wymienionych w art. 6, przeprowadzonemu:
– w przypadku kontroli - przez Operatora, KPK, KMF lub jednostkę
upoważnioną do działania w jego/ich imieniu,
– w przypadku audytu - przez Instytucję Audytu, której funkcję pełni Minister
Finansów lub inną upoważnioną instytucję krajową oraz Komitet Mechanizmu
Finansowego lub jednostkę upoważnioną do działania w jego/ich imieniu, a
także Komisję Audytorów EFTA.
47
Umowa Finansowa
Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
•
•
•
Artykuł 13 – Kontrola i audyt
Kontrolę i audyt przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta lub w miejscu
realizacji Projektu
Kontrole i audyt mogą być przeprowadzane przez cały okres realizacji
Projektu, przez okres obowiązywania Umowy wskazany w art. 25 ust. 1 i 2
niniejszej umowy oraz w okresie do 5 lat od dnia zakończenia realizacji
projektu.
Jeżeli właściwe przepisy prawa nie stanowią inaczej, Beneficjent w przypadku
kontroli lub audytu jest zawiadamiany na 7 dni przed terminem ich
przeprowadzenia.
48
Umowa Finansowa
Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
•
•
Art. 14 – Zmiany Umowy
Wszelkie zmiany Umowy wymagają zgodnej woli stron wyrażonej na piśmie
Zmiany Projektu, które nie mają wpływu na planowany zakres rzeczowy,
wyniki, rezultaty czy cele Projektu, a skutek finansowy ogranicza się do:
1) zmiany „Harmonogramu wydatkowania środków przez Wnioskodawcę”,
2) kumulatywnych przesunięć kwot między kategoriami budżetowymi w
wysokości do 20% całkowitych kosztów kwalifikowalnych,
uważa się za dokonane, jeżeli w terminie 10 dni roboczych od dostarczenia na
piśmie zmienionego „Planu budżetu projektu” wraz z uzasadnieniem Operator
nie zgłosi do niego uwag
49
Umowa Finansowa
Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
•
•
•
Art. 14 – Zmiany Umowy
Przesunięcia nie mogą spowodować wzrostu kategorii „Koszty wynagrodzeń
osób obsługujących projekt”
Przesunięcia powyżej 20% całkowitych kosztów kwalifikowalnych Projektu
oraz pozostałe zmiany wymagają zgody Operatora Programu i aneksowania
Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności
Beneficjent ma obowiązek powiadomienia Operatora o zmianach
wymagających jego zgody w terminie 14 dni kalendarzowych przed
planowaną zmianą
50
Raport okresowy i końcowy
51
Raport - procedury
Termin przesłania do MKiDN- 10 dni roboczych po zakończeniu trymestru
Forma przesłania – 1 egz. w języku polskim, w wersji elektronicznej i papierowej
wraz z wymaganymi załącznikami.
Formularz dostępny na stronie internetowej MKiDN
Rozpatrzenie przez MKiDN- 15 dni roboczych od otrzymania wersji papierowej
Wezwanie do uzupełnień- elektronicznie lub drogą pocztową
Czas na uzupełnienia- nie dłużej niż 10 dni roboczych liczonych od następnego
dnia roboczego po otrzymaniu wezwania
52
Raport – struktura
Informacje o projekcie:
Zgodnie z danymi podanymi w we wniosku aplikacyjnym oraz umowie finansowej
Część merytoryczna:
Zgodnie z informacjami przekazanymi przez przedstawicieli DFE
53
Raport – struktura
Część Finansowa:
Tabela nr 1-dane powinny być zgodne z wnioskiem aplikacyjnym oraz umową
finansową
Tabela nr 2 – dane powinny być zgodne ze stanem rzeczywistym na dzień
sporządzania raportu okresowego
Ważne: kolejna transza powinna być zgodna z kwotą wskazaną w części 8
Raportu pt.: „Aktualny harmonogram wydatkowania środków przez
Wnioskodawcę w PLN”
54
Raport – struktura
Zestawienie rzeczywiście poniesionych wydatków w podziale na źródła
finansowania w PLN
Podajemy:
- kwoty z poprzednich okresów rozliczeniowych łącznie
-kwoty wydatków rozliczanych w obecnym okresie
-wydatki łącznie
Wskazanie sposobu wydatkowania przychodów
55
Raport – struktura
Zestawienie dokumentów potwierdzających wydatki
Podajemy:
- numer ewidencji księgowej,
-nazwę dokumentu (f-ra/rachunek) i nr dokumentu,
-łączną kwotę dokumentu,
-kwotę wydatku kwalifikowalnego,
-łączną kwotę podatku Vat,
-nazwę wydatku zgodnie z budżetem,
-datę wystawienia dokumentu,
-sposób dokonania zapłaty (przelew, karta, gotówka),
-datę dokonania zapłaty.
56
Raport – struktura
Zestawienie poniesionych wydatków względem planowanego budżetu w PLN
Podajemy:
- w kolumnie „Grupy/kategorie/podkategorie/ nazwy wydatków z „Planowanego
budżetu projektu”,
-kwoty zgodnie z „Planowanym budżetem”,
-kwoty sumarycznie z poprzednich okresów sprawozdawczych,
-kwoty z obecnego okresu sprawozdawczego,
-sumę kwoty „przeszłych” i obecnie wydatkowanych,
-różnicę pomiędzy „Planowanym budżetem” a sumą wszystkich dotychczasowych
wydatków,
-wartość procentową wykonania budżetu w stosunku do planu.
57
Raport – struktura
Zestawienie zmian w kategoriach względem planowanego budżetu w PLN –
pokazuje zmiany do 20%
Podajemy:
-podajemy nazwy pozycji zgodnie z Planowanym budżetem,
-podajemy kwoty z Planowanego budżetu,
-podajemy kwotę przesunięć finansowych (-,+),
-podajemy kwoty Planowanego budżetu po zmianach,
-podajemy kwoty przesunięć w danym okresie sprawozdawczym,
-podajemy powód zaistniałych zmian,
-podajemy sumy zmian.
58
Raport – struktura
Aktualny harmonogram wydatkowania środków przez Wnioskodawcę w PLN
Podajemy:
-
Uaktualniony harmonogram wydatkowania środków przez Beneficjenta w
trakcie realizacji projektu:
 w trymestrach, które się zakończyły - kwoty rzeczywiście poniesionych
wydatków ,
 w trymestrach przyszłych.
59
Raport – struktura
Podpis beneficjenta
Rzetelność informacji zawartych we wniosku potwierdza podpis osoby
upoważnionej do reprezentowania beneficjenta.
Data - dzień wypełnienia przez beneficjenta wniosku o płatność.
W przypadku, kiedy wniosek będzie poprawiany jego nowa wersja powinna być
podpisana po raz kolejny z odpowiednio zmienioną datą.
60
Raport – struktura
Załączniki do raportu:
• kopie dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację
Projektu (w formie papierowej, poświadczone za zgodność z oryginałem
przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta)
61
Raport – struktura
Forma przekazania dokumentów
Dokumenty należy dostarczyć spięte w segregatorze lub w innej formie
zabezpieczającej je przed pomieszaniem, ułożone według kategorii
budżetowych, zgodnie ze kolejnością podaną w zestawienia wydatków
kwalifikowalnych.
62
Przykładowy opis dokumentu finansowego
Powinien być na każdej fakturze i rachunku, jeśli nie ma miejsca – tworzymy
oddzielny załącznik do danej faktury/rachunku:
Opis wydatku………………………………
poniesiony w ramach projektu……………dofinansowanego ze środków MF EOG i
Ministra KiDN w ramach umowy finansowej nr……………z dnia………..
Kwota wydatku kwalifikowalnego …………….PLN w ramach dokumentu
finansowego lub kwota wydatku kwalifikowalnego ……….PLN poniesiona w ramach
kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych
wydatków
nr pozycji w budżecie………..
Poziom dofinansowania nn. dokumentu w ramach projektu wynosi…..%, z tego: MF
EOG 90%, Min.KiDN 10%
nr pozycji w ewidencji księgowej…………
Zakup/usługa zgodny/a z art….ustawy PZP lub Wytycznymi MRR w zakresie
udzielania zamówień w ramach MF EOG i NMF.
63
Przykładowy opis dokumentu finansowego
Na fakturze powinny znaleźć się również inne standardowe informacje takie jak
dane dotyczące rozksięgowania kosztu, nazwisko i podpis osoby księgującej,
zatwierdzającej koszty, informacja o dowodzie księgowym, płatności itd.
64
Przykładowy opis dokumentu finansowego
W części merytorycznej
Podajemy informacje, które pozwolą połączyć dany koszt z wydarzeniem projektu,
np.: koszt dotyczy spotkania w dniu (podajemy daty i miejsce wydarzenia);
Wyżywienie (lub inna kategoria) dla (ilu) osób; Spotkanie dotyczyło (podajemy cel
spotkania).
Opisując koszt transportu – informujemy jaka grupa / kto / wyjechał / dokąd, kiedy w
jakim celu.
65
DZIĘKUJĘ BARDZO ZA UWAGĘ.
ŻYCZĘ POWODZENIA W REALIZACJI I ROZLICZANIU PROJEKTÓW
Marta Wilamek

similar documents