BASES LEGALES Le devis programme

Report
CAON – FEVRIER 2012
CONTENU
I. Les bases
légales
IV. Clôture
II. Préparation,
approbation,
signature
III. Mise en
œuvre
BASES LEGALES
Convention de Financement

La Convention de Financement spécifie toutes les modalités
spécifiques à la mise en œuvre du programme

Le Devis Programme doit respecter la Convention de Financement

Règle date+3
 RF articles70,74(2),79,101
 GF 2.4, 2.6, 3.2, 3.3
 GDP 3.1, 3.2
BASES LEGALES
Le devis programme
 GF 4.4, 4.8
 GDP 2.4, 3.3

Le DP est un accord formel

Une partie du projet/programme est mis en œuvre à travers
plusieurs DP successifs (généralement sur une base annuelle)

Le budget du DP comprend une partie régie et une partie
d’engagements spécifiques

Il ne peut y avoir deux DP mis en œuvre conjointement dans le
même programme!
BASES LEGALES
Rôles et Responsabilités - Chapitre 6 de l’annexe IV de l’Accord de Cotonou
 GDP 2.5, 4.1

Chef de la Délégation/organe compétent de la CE

ON/OR

Régisseur
 Responsable de tous les engagements de dépenses, autorisations
de paiement et recouvrement

Comptable
 Responsable de la vérification des dépenses, comptabilité et
vérification des justificatifs, effectue les paiements et procède au
recouvrement autorisés par le régisseur
 Accord de Cotonou, Annexe IV,article35
Le régisseur et le comptable doivent pouvoir exercer leurs tâches de
manière indépendante
BASES LEGALES
Rôles et Responsabilités

Organe de supervision

Comité de pilotage:
 Aucune obligation d’avoir un comité de pilotage - à définir dans la
CF
 Le CP ne peut en aucune manière intervenir dans l´exécution
financière des devis-programmes (ne peut autoriser de
réallocations, augmentation, diminutions ou engagement de
dépenses, etc… )
PREPARATION ET APPROBATION
Engagements
 GDP 3.3

Engagement financier global

Engagement financier individuel
– Engagement régie
– Engagement spécifique
PREPARATION ET APPROBATION
Différents types de Devis Programme

DP de démarrage
 GDP 3.3, 4.1, Annexes 5 & 6

DP de croisière

DP de Clôture
PREPARATION ET APPROBATION
Sources de financement des DP

Financement national
– budget national
– Fonds de contrepartie

Contribution de l´UE

Ressources propres
 GDP 3.3, 4.1
PREPARATION ET APPROBATION
Contenu du DP






 GDP 3.3, Annexes 5 & 6
Utiliser le modèle
Page de garde
Programme d´actions
Budget
Plan de financement
Modalités techniques et administratives de mise en œuvre
PREPARATION ET APPROBATION
Comptes bancaires
 GDP 3.3, 4.1,Annexe 7

Compte bancaire du DP
 Ouvrir avant la soumission de chaque DP
 Uniquement pour les transactions des DP approuvés
 Deux signatures
 Un ou plusieurs comptes en fonction de la devise de paiement
 Compte en Euros séparé pour éviter les pertes de change

Compte bancaire du « projet »
 Requiert l’autorisation du Chef de la Délégation
 Soumis au même procédures opérationnelles que le compte DP
 Même compte utilisé pour les DP successifs
PREPARATION ET APPROBATION
Circuit d’approbation
 GDP 3.4

Approbation interne

Comité de pilotage du programme

ON

UE

Délais
PREPARATION ET APPROBATION
Signature
GDP 3.4, 4.1

Régisseur et comptable

L’ON/OR

L’UE

Les dépenses et engagements effectués avant la date de signature
par l’UE sont inéligibles !
PREPARATION ET APPROBATION
Paiement de la dotation initiale
 GDP 3.4, 4.1,Annexe 8

Montant

FIF

Demande de paiement et ordre de paiement

Garantie financière

Capacité de gestion
MISE EN OEUVRE DES DP
Présentation générale du thème :






Activités
Dépenses
Mémoire de dépenses et comptes bancaires
Demande de réapprovisionnement / Justificatifs de dépenses
Reporting
Amendements
MISE EN OEUVRE DES DP
Activités
 GDP 3.3, 4.1

Seules les activités prévues dans le programme d´actions du DP
peuvent être exécutées

Les activités doivent être exécutées comme elles ont été prévues
MISE EN OEUVRE DES DP
Types de dépenses autorisées







 GF 2.6, 3.4
 GDP 3.3, 4.1
Principe de bonne gestion financière
Contrats, i.e. services (pas les contrats cadre), fournitures, travaux,
subventions
Coûts liés au personnel
Allocations additionnelles payées aux officiels du gouvernement
détachés sur le projet ou programme
Coûts récurrents et/ou opérationnels et/ou administratifs
Coûts liés aux bourses d’études et formations
Conformité avec les procédures contractuelles !
MISE EN OEUVRE DES DP
Types de dépenses non autorisées





 GDP 3.3
Prêts au personnel du projet
Intérêts bancaires débiteurs
Coûts bancaires pour des paiements non honorés par la banque
Prêts/transferts de liquidités entre Devis Programmes et/ou autre
programmes
Recrutement et frais courants liés au contrat de services dans le cas
d’une opération décentralisée indirecte
MISE EN OEUVRE DES DP
Attribution des contrats (1)
 GDP 4.2, Annexes 13 & 15
 PRAG

Doit respecter les seuils et les règles du Guide Pratique des
procédures contractuelles !

L’ON/OR et le CdD peuvent s’accorder sur des seuils applicables
plus bas

Il existe des seuils pour l’attribution de contrats dans le cadre de la
partie régie

Au-delà de ces plafonds: Engagements Spécifiques
MISE EN OEUVRE DES DP
Attribution du contrat (2)





La passation de marché et l’attribution de contrats de services,
fournitures et travaux >€50,000 doivent être approuvés (ex-ante) par
le CdD
Le CdD doit approuver passation et l’attribution de TOUTES les
subventions
Le CdD ne peut endosser les contrats attribués dans le cadre de la
partie régie du budget DP - il(elle) a déjà approuvé le DP
NE PAS ESSAYER DE DIVISER ARTIFICIELLEMENT DES
CONTRATS POUR RESTER EN DESSOUS DES SEUILS. De
telles actions pourraient mener à déclarer certaines dépenses
inéligibles
Séparation des fonctions !
MISE EN OEUVRE DES DP
Attribution de contrats dans le cadre de la partie régie

Contrat de services <200.000€

Contrats de fournitures <150.000€

Contrats de travaux <300.000€

Subvention ≤100.000€
 GDP 4.2, annexes 13,15
MISE EN OEUVRE DES DP
Services
≥ 200.000 €
Appel d’offres restreint
international
< 200.000 € mais >
10.000 €
1. Contrats cadre
2. Procédure négociée
concurrentielle
Seuils de passation de marché
< 200.000 € mais >
10.000 €
1. Procédure négociée
concurrentielle
(contrats cadre ne sont
pas autorisés dans les
DP)
< 60.000 €
mais > 10.000 €
Procédure négociée
concurrentielle
< 300.000 €
mais > 10.000 €
Procédure négociée
concurrentielle
Fournitures
≥ 150.000 €
Appel d’offres ouvert
international
< 150.000 €
mais ≥ 60.000 €
Appel d’offres ouvert
local
Travaux
≥ 5.000.000 €
1. Appel d’offres ouvert
international
2. Appel d’offres
restreint international
< 5.000.000 €
mais ≥ 300.000 €
Appel d’offres ouvert
local
Subventions
> 100.000 €
Appels à proposition
ouverts ou restreints
≥ 100.000 € et> 100.000 € Appels à proposition
ouverts ou restreints
≤ 10.000 €
Offre unique
≤ 10.000 €
Attribution
directe
MISE EN OEUVRE DES DP
Mémoires des dépenses et comptabilité






 GDP 3.3, 4.1,Annexes 7&11
Les mémoires des dépenses et la comptabilité doivent couvrir toutes
les activités du DP
Règles relatives à l´utilisation des devises
Système informatisé de double entrée de la comptabilité avec un
compte bancaire séparé pour chaque source de financement
(incluant les ressources propres)
Inventaire en continu des investissements/biens
Gestion du personnel
Véhicules et justificatifs d’utilisation des véhicules
MISE EN OEUVRE DES DP
Amendements au DP
 GDP 3.3, 3.5
Utilisation de ressources propres
 Réallocation budgétaire interne
 Utilisation de la réserve pour imprévus
 Tous les autres changements du DP requièrent un avenant

MISE EN OEUVRE DES DP
Demande de réapprovisionnement / justificatifs de dépenses






DOIT être fait régulièrement
 GDP 4.1, Annexes 9&11
Utiliser les formulaires prévus
Effectuer une demande de réapprovisionnement séparée pour
chaque compte bancaire
Documents justificatifs
Chaque dossier de paiement doit être signée par le régisseur et le
comptable
Demande nulle de réapprovisionnement / Apurement de l´avance
CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME
 GDP 4.1
Clôture du DP dans le cadre d’une CdF en cours
 GFR 6.1, 6.2,
Annexe 2






Demande de clôture dans les trois mois suivant la fin de la période
de mise en œuvre opérationnelle
Apurer complètement l´allocation initiale
Somme des fonds versés - total des dépenses éligibles = le reliquat
L’ON/OR doit émettre un ordre de recouvrement pour le reliquat
Compte bancaire du DP = ZERO (transfert des fonds non alloués
au compte DP suivant)
Préparer et soumettre le rapport final d´exécution
CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME
Clôture du DP final
 GDP 4.1, 4.2

Même procédure que celle indiquée plus haut

Les reliquats de ressources propres doivent être transférés au FED

Transfert de biens

Transfert de documentation
CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME
Audits
 GDP 4.1

Commandités par le CdD dans le cadre d’un engagement spécifique

La fréquence des audits doit être inscrite dans la CF et les modalités
techniques et administrative du DP

Audit obligatoire avant la soumission de la demande de clôture
quand le montant total des dépenses dans la partie régie du budget
est supérieure ou égale à 200,000 Euros

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