Articulation entre les comptabilités budgétaire, générale, analytique

Report
Gestion Budgétaire et
Comptable Publique (GBCP)
Comptabilités
Articulation entre les comptabilités budgétaire, générale,
analytique et auxiliaire
Détails et explicitations dans les commentaires du document
Préambule
Présentation de l’ensemble des modules de formation
proposés
2
Domaines
Budget
Modules de formation associés
La gestion en AE et
CP
Présentation des états
budgétaires
Démarche de
programmation
Transverse
Elaboration, allocation et mise à disposition du budget
Comprendre le processus de la dépense
Dépenses
Engagement
juridique marché
Engagement juridique
hors marché
Le service fait
Demande de
paiement sur EJ
Demande de
paiement hors EJ
Mise en paiement
Retenues de
garantie
Gestion des avances
et des acomptes
Gestion des
pénalités
Gérer les
référentiels
La
démarche
de
contrôle
Carte d’achat et dématérialisation
Présentation du processus standard de la recette
Recettes
Gestion des titres
de recette
Recettes globalisées
et fléchées
Recettes au
comptant
Recettes – Cas particuliers
Articulation entre
Opérations pour
les comptabilités
compte de tiers
30’
Comptabilités
Cas
particuliers
Gestion de la
trésorerie
Éléments de comptabilité
Légende :
Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré
xxx
module considéré
Sommaire
3
Introduction
• Les comptabilités du GBCP
• Introduction
Articulation entre les
comptabilités
• Les objets de gestion
• Les systèmes d’information
• Le tableau de passage
Quiz
• Quiz
4
Introduction
Introduction
Les comptabilités du GBCP
5
Comptabilité
générale
Comptabilité
auxiliaire
Comptabilité
budgétaire
Comptabilité
analytique
 Chaque comptabilité répond à un
besoin spécifique. En conséquence,
les comptabilités sont autonomes :
elles ont leurs propres objectifs et
finalités, règles de fonctionnement,
normes de référence. Par ailleurs,
chaque comptabilité dégage son
propre résultat.
 L’autonomie
des
comptabilités
budgétaire et générale permet de
disposer d’informations financières
et comptables complémentaires.
Cette autonomie nécessite de veiller
à leur bonne articulation.
Introduction
Les comptabilités du GBCP
6
Comptabilité
budgétaire
Objectifs et
finalités
Règles de
fonctionnement
Référentiels
Résultat
Comptabilité
générale
Comptabilité budgétaire
Comptabilité générale
• Etre un outil de pilotage, d’anticipation et
d’analyse pour mener à bien les projets et
activités de l’organisme
• Contribuer à la soutenabilité budgétaire.
• Retracer les mouvements affectant le
patrimoine, la situation financière et
le résultat.
Comptabilité des engagements :
• Autorisations d'engagement consommées
lors de la validation de l'EJ
Comptabilité de caisse :
• Recette constatée lors de l’encaissement
• Crédits consommés lors du paiement (CP)
Constatation des droits et obligations :
• Produit constaté à la prise en charge
des titres de recette par le comptable
• Charge constatée lors de la naissance
des droits
Enveloppes budgétaires
Plan comptable des organismes
Solde budgétaire
Résultat patrimonial
Introduction
Les comptabilités du GBCP
7
Comptabilité
analytique
Comptabilité
auxiliaire
Objectifs et
finalités
Règles de
fonctionnement
Référentiel
Résultat
Comptabilités auxiliaires
Comptabilité analytique
• Disposer d’un suivi détaillé et individuel
qui alimente la comptabilité générale
• Améliorer le suivi des historiques clients et
fournisseurs, des immobilisations et des
stocks.
• Etre un outil d’analyse et d’aide à la
décision.
• Faire apparaître les éléments de
calcul du coût des services rendus ou
du coût de revient des biens et
produits fabriqués.
• Permettre le contrôle du rendement
des services.
• Evaluer les stocks.
Principe d’auxiliarisation des comptes :
• Spécialiser une partie des comptes de
comptabilité générale pour les alimenter à
partir de comptes détaillés.
Prérequis : des référentiels doivent être mis
en place (fournisseur, client, etc.).
Cette comptabilité est fondée sur la
comptabilité générale. Elle est tenue par
les ordonnateurs ou le cas échéant par
les comptables.
Elle est propre à l’établissement.
Ses objectifs et les modalités de son
organisation sont fixés par l’organe
délibérant.
NA
Référentiels analytiques
NA
Résultat analytique
8
L’articulation entre les comptabilités
L’articulation entre les comptabilité
9
 Plusieurs éléments garantissent la cohérence des comptabilités
entre elles :
 les objets de gestion (demande de paiement, titres de recettes, etc.) qui peuvent
avoir un impact sur plusieurs comptabilités à partir d'un même point d'entrée ;
 les systèmes d'information, qui permettent de garantir la traçabilité des opérations (à
partir d'une saisie unique dans l'outil) et d'automatiser les liens entre les comptabilités
(certaines comptabilités sont automatiquement alimentées à partir des informations
saisies dans d'autres comptabilités) ;
 le tableau de passage du solde budgétaire au résultat patrimonial, qui permet de
réconcilier les résultats des comptabilités budgétaires et générales.
L’articulation entre les comptabilité
Les objets de gestion
10
Les objets de gestion sont spécialisés en fonction de la nature de l'opération qu'ils portent. Certaines
opérations vont avoir un impact sur toutes les comptabilités ; d'autres n‘ont d’impacts que sur certaines
comptabilités.
En conséquence, certains objets de gestion ont un impact systématiquement sur les différentes comptabilités
(titre de recette...). D'autres n‘ont d’impacts que sur une, deux ou trois comptabilités (demande de
versement, demande de comptabilisation...).
Illustration :
Un titre de recette a un
impact
sur
les
différentes
comptabilités
Une
demande
de
comptabilisation a un
impact
sur
les
comptabilités générale,
auxiliaires
et
analytique.
Une
demande
de
versement a un impact
sur
la
comptabilité
générale et auxiliaire.
Titre de recette
Prise en charge du titre de recette
et encaissement
Demande de
comptabilisation
Enregistrement d'une dotation aux
amortissements
Demande de
versement
Versement à un tiers dans le cadre
d'un dispositif d'intervention
Comptabilité générale
(produits)
Comptabilité générale
(charge)
Comptabilité générale
(compte de tiers)
Comptabilités auxiliaires
(clients)
Comptabilités auxiliaires
(immobilisations)
Comptabilités auxiliaires
(fournisseurs)
Comptabilité analytique
Comptabilité analytique
Comptabilité budgétaire
L’articulation entre les comptabilité
Les systèmes d’information
11
 Les systèmes d'information permettent d'automatiser les liens entre les
comptabilités. Une saisie unique des informations dans l'outil (à partir du même
objet de gestion) met ainsi à jour simultanément toutes les comptabilités. Cette
saisie unique permet de limiter les écarts entre comptabilités dues à des erreurs
(saisies multiples) et fluidifie les processus.
Illustration : Une DP hors EJ d'un fournisseur pour 10 k€ va avoir des impacts sur toutes les
comptabilités
Consommation de CP en
comptabilité budgétaire
Demande de paiement
fournisseur A pour 10 k€ le
01.03.2016
AE
CP
10 k€
Liste de comptes (individuels) en
comptabilité auxiliaire fournisseur
•Fournisseur
•Fournisseur
•Fournisseur
•Fournisseur
A : 10 k€
B : ...
C : ...
D : ...
Total : …..............10 k€
Compte fournisseur (collectif) de
comptabilité générale
10 k€
Analyse de coût dans la
comptabilité analytique
10 k€
L’articulation entre les comptabilité
Les systèmes d’information
12
 Les outils portent également toutes informations nécessaires afin d'assurer la
traçabilité des opérations et des acteurs.
En partant d'un même objet de gestion, le système d'information doit permettre
de retracer les différents impacts dans les comptabilités.
Inversement, en partant des différents impacts en comptabilités, le système
d'information doit permettre de remonter à l'objet de gestion.
Comptabilité auxiliaire fournisseurs
Illustration : des écritures
ont été constatées en
comptabilités
auxiliaire
fournisseur et générale le
01.03.2016 pour 10k€. Le
SI permet de remonter à
la DP à l'origine de ces
écritures.
Écriture du 01.03.2016 :
Solde du compte auxiliarisé « fournisseur X » pour 10 K€
Comptabilité générale
Écriture du 01.03.2016 :
Débit 401 - Fournisseur / crédit 5 - Trésorerie pour 10 k€
Demande de paiement n°XXXX
mise en paiement le 01.03.2016
pour 10 k€ pour paiement de
l'étude Y
L’articulation entre les comptabilité
Le tableau de passage entre la comptabilité budgétaire et la
comptabilité générale
13
Les comptabilités générale et budgétaire produisent leur propre résultat :
-
en comptabilité budgétaire, la différence entre les dépenses (CP) et les recettes de
l'exercice constitue le solde budgétaire ;
-
en comptabilité générale, la différence entre les charges et les produits de l'exercice
constitue le résultat patrimonial.
Le périmètre et les règles des deux comptabilités étant différentes, le solde budgétaire n'est
jamais égal au résultat patrimonial. Afin de contrôler la cohérence des comptabilités générale
et budgétaire, il est donc nécessaire de réconcilier solde budgétaire et résultat patrimonial via
un tableau de passage.
Comptabilité budgétaire
Consommation
de CP
Comptabilité générale
Recettes
Charges
Produits
Résultat patrimonial
Solde budgétaire
Tableau de passage
SOLDE BUDGETAIRE................................ .... K€
Opérations sans impact budgétaire........ - …. k€
Opérations sans impact comptable......... + …. k€
Différence de fait générateur................. - …. k€
RESULTAT COMPTABLE............................. …. K€
L’articulation entre les comptabilité
Opérations sans impacts sur le solde budgétaire
14
L'écart entre comptabilité générale et comptabilité budgétaire peut découler d'une différence de
périmètre. Certaines opérations ont effectivement un impact sur le résultat patrimonial mais sont
neutres sur le solde budgétaire : amortissements, dépréciations, provisions, reprises sur
amortissements, etc..
Ces opérations purement comptables doivent donc être retraitées lors des travaux de
réconciliation du solde budgétaire et du résultat patrimonial.
Illustration : un organisme comptabilise des amortissements sur un
immeuble pour 100 k € en N (charge). A la fin de l'exercice N, cette
opération aura seulement un impact en comptabilité générale.
Comptabilité budgétaire
0
0
Comptabilité générale
amortissements
100 k €
... k €
... k €
Tableau de passage
SOLDE BUDGETAIRE................................ .... K€
Opérations sans impact budgétaire........ - 100 k€
Opérations sans impact comptable......... - ….
Différence de fait générateur................. - …..
RESULTAT COMPTABLE............................. …. K€
0
L’articulation entre les comptabilité
Opérations sans impacts sur le résultat patrimonial
15
D’autres opérations ont un impact sur le solde budgétaire mais sont neutres sur le
résultat patrimonial : il s'agit par exemple des avances et acomptes reçus.
Ces opérations purement budgétaires doivent donc être neutralisées lors des travaux de
réconciliation du solde budgétaire et du résultat patrimonial.
Illustration : le même organisme reçoit en juin N une avance de 75 k € pour une
prestation qu'il réalise pour un client. L'encaissement de l'avance a un caractère
budgétaire en comptabilité budgétaire mais il n'impacte pas le compte de résultat en
comptabilité générale (l'avance est une simple opération de trésorerie). A la fin de
l'exercice N, cette opération aura seulement un impact en comptabilité budgétaire.
Comptabilité générale
Comptabilité budgétaire
0
0
0
75 k €
amortissements
avance reçue
100 k €
0
... k €
... k €
Tableau de passage
SOLDE BUDGETAIRE................................ .... K€
Opérations sans impact budgétaire........ - 100 k€
Opérations sans impact comptable......... - 75 k€
Différence de fait générateur................. - …..
RESULTAT COMPTABLE............................. …. K€
0
0
L’articulation entre les comptabilité
Différence de faits générateurs
16
L'écart entre comptabilité générale et comptabilité budgétaire peut découler d'une
différence de fait générateur. La comptabilité budgétaire fonctionne en effet selon une
logique de caisse pour les recettes et les CP. La comptabilité générale fonctionne selon une
logique de droits constatés. Un décalage d'exercice peut ainsi avoir lieu entre
l’enregistrement en droits constatés en comptabilité générale et l'enregistrement en caisse
en comptabilité budgétaire. Ce décalage doit être neutralisé lors de la réconciliation entre
solde budgétaire et résultat patrimonial.
Illustration : le même organisme effectue une commande pour 150 k € en novembre N.
Le service fait est certifié en décembre N (enregistrement d'une charge en comptabilité
générale). Fin décembre N, la facture du fournisseur n'est pas arrivée (le décaissement
n'a donc pas eu lieu). A la fin de l'exercice N, cette opération aura seulement un impact
en comptabilité générale.
Comptabilité générale
Comptabilité budgétaire
0
0
amortissements
0
75 k €
0
avance reçue
0
0
0
0
150 k €
0
100 k €
DP non décaissées
- 250 k €
+ 75 k €
Tableau de passage
SOLDE BUDGETAIRE................................
Opérations sans impact budgétaire........
Opérations sans impact comptable.........
Différence de fait générateur.................
RESULTAT COMPTABLE.............................
+ 75 K€
- 100 k€
- 75 k€
- 150 k€
- 250 K€
17
Quiz
Quiz
18
Question 1
Quelles sont les différentes comptabilités qui peuvent être tenues
dans un établissement ?
Réponse :
La comptabilité générale, la comptabilité budgétaire, la
comptabilité analytique, les comptabilités auxiliaires
(fournisseurs, clients, immobilisations, stocks, etc. ).
Quiz
19
Question 2
Quelles sont les définitions du solde budgétaire et du résultat
patrimonial ? Quelle analyse peut-on en faire ?
Réponse :
Le solde budgétaire est la différence entre les dépenses
et les recettes alors que le résultat patrimonial est la
différence entre les charges et les produits.
Le tableau de passage permet de réconcilier le solde
budgétaire et le résultat patrimonial
Quiz
20
Question 3
Comment la cohérence entre les comptabilités est-elle assurée ?
Citez trois éléments.
Réponse :
Les éléments qui permettent l’articulation entre les
comptabilités sont :
L’usage d’un même objet de gestion (DP, titre…) qui peut
avoir un impact sur les différentes comptabilités.
Un tableau de passage qui permet de mesurer d’assurer le
lien entre le solde budgétaire et le résultat patrimonial.
L’usage d’un outil unique qui permet la gestion de toutes les
comptabilités assure un lien entre elles.

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