Slide Presentation

Report
TAKLIMAT KEWANGAN
JABATAN BENDAHARI
11 Disember 2012
1
ALLOCATION FOR HIR-MOHE
No
Faculty
Proposed &
Approved by
MOHE
Allocation for
Cycle 1
Expenditure
RM
RM
RM
Balance
% SPENT
No. of
projects
No. of projects
RM
Allocation for
Cycle 2
Expenditure
RM
RM
RM
Balance
% SPENT
No. of
projects
1
MEDICINE
129,697,000
20
72,919,330
18,522,873
54,396,457
25.40
17
18,677,800
1,100,657
17,577,143
5.89
5
2
ENGINEERING
200,000,000
62
52,837,469
13,485,721
39,351,748
25.52
23
65,108,120
3,998,070
61,110,050
6.14
27
3
SCIENCE
79,904,130
13
60,014,503
19,350,577
40,663,926
32.24
12
0
0
0.00
0
4
DENTAL
28,287,330
22
13,194,753
4,323,021
8,871,732
32.76
8
15,092,351
1,214,782
13,877,569
8.05
13
5
COMP. SCIE.
27,268,000
13
9,126,490
1,538,888
7,587,602
16.86
6
3,201,200
626,872
2,574,328
19.58
6
6
CHANCELLORY
125,000,000
10
104,341,948
42,380,412
61,961,536
40.62
9
6,289,250
382,248
5,907,002
6.08
2
7
SOC. SCIE.
-
-
-
-
-
-
8
BUILT ENV.
-
-
-
-
-
-
Secretariat
4,329,517
(Balanced Revised 68% )
2
Balance of Cycle 3
TOTAL :
590,156,460
140
316,764,010
99,601,492
212,833,001
31.44
75
108,368,721
7,322,629
101,046,092
6.76
53
EXAMPLES
ACCOUNT
YEAR
ALLOCATION
J-00000-73558
2010-2011
420,500.00
ACCOUNT
YEAR
ALLOCATION
H-50001-A00003
2011
1,056,140.00
EXPENDITURE
BALANCE
STATUS
352,244.30
68,255.70
COMMITMENT
EXPENDITURE
461,065.93
352,244.30
CLOSED
BALANCE
STATUS
49,301.95
ACTIVE
815.04
ACTIVE
193,527.82
2012
C/F 2011
4,994,720.00
511,970.31
1,206,236.60
COMMITMENT
EXPENDITURE
-
-
49,301.95
5,044,021.95
VM LAB
TOTAL BUDGET
ACCOUNT
YEAR
B-50001-A00003
2012
(3,325,000.00)
1,719,021.95
ALLOCATION
3,325,000.00
3
BALANCE
STATUS
3,325,000.00
ACTIVE
SAGA SYSTEM FOR BUDGET
4
PENGURUSAN PEROLEHAN
5
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
AKTA
ARAHAN &
PEKELILING
MOF
PERATURAN
UM
• Akta Prosedur Kewangan 1957
• Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Akta 120)
• Arahan Perbendaharaan (AP166-206, 229-300)
• Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)
• Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)
• Surat Arahan Perbendaharaan (SAP)
• Surat Edaran Bendahari
• Manual Perolehan / Manual e-Procurement
• Arahan Kerja UM-PT05-PK02 (Urusan
Perolehan)
GOVERNAN KEWANGAN DALAM PEROLEHAN KERAJAAN
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
6
Akauntabiliti Awam
(Public Accountability)
Diuruskan secara telus
(Transparent)
Nilai faedah yang terbaik
(Best Value for Money)
Saingan terbuka
(Open Competition)
Adil dan saksama
(Fair Dealing)
Integriti (Integrity)
PRINSIP PEROLEHAN
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
7
PERANAN KETUA PTJ/PI
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
8
9
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Kontrak Panel Rujuk www.treasury.gov.my
KAEDAH PEROLEHAN
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
10
Tender
Sebutharga
• Perolehan
melebihi RM500
sehingga
RM500,000
• e-Procurement
• Perolehan
melebihi
RM500,000
• Iklan akhbar
Rujuk Procurement
Framework
SEBUTHARGA & TENDER
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
11
PTj memastikan peruntukan , sediakan spesifikasi,
lantikan jawatankuasa penilaian ( lantikan melalui
bahagian perolehan untuk perolehan melebihi
RM 200k )
4
hari
Permohonan MITI kepada bahagian perolehan
bagi barangan import melebihi RM 50 k
2
hari
Permohonan pelawaan melalui e-procurement
dan kelulusan pembelian ( purchase requisition)
1 -3
hari
Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap
proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
12
Pengiklanan dalam e-procurement
7
hari
Penilaian Sebutharga oleh jawatan kuasa penilaian
dan penyediaan laporan penilaian . Hantar
dokumen YANG LENGKAP kepada Bahagian
Perolehan (selepas pengesyoran JSU PTj bagi
perolehan dibawa RM 200k)
14
hari
Penyediaan kertas kerja oleh Bahagian Perolehan
(dari tarikh penerimaan dokumen lengkap )
3
hari
Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap
proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
13
Dikemukakan kepada Bahagian Perolehan untuk
kelulusan . Kelulusan bagi Jawatankuasa
Sebutharga Universiti Malaya adalah mengikut
tarikh mesyuarat .
Pengeluaran surat kelulusan , surat tawaran,
setujuterima tawaran , BG dan agreement .
Penerimaan tawaran, BG dan Agreement dari
pembekal. Agreement yang melibatkan
perkhidmatan dan pembelian dari luar negeri
perlu diuruskan oleh PTJ dan disemak oleh unit
perundangan
Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap
proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
1
hari
3
hari
14
hari
14
Pengeluaran PO dan penghantaran salinan
dokumen kepada jabatan dari tarikh penerimaan
dokumen lengkap daripada pembekal
Penghantaran , "installation and commisioning".
Pemproses pembayaran
PTJ- 30 HARI
Perolehan- 24 HARI
3
hari
diuruskan oleh Jabatan dan
bahagian pembayaran
MITI- 30 HARI
Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap
proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
15
PTj memastikan peruntukan , sediakan spesifikasi,
lantikan melalui bahagian perolehan untuk
perolehan bagi melantik 2 jawatankuasa teknikal dan harga
7
hari
Permohonan MITI kepada bahagian perolehan
bagi barangan import melebihi RM 50 k.
Permohonan MITI adalah WAJIB - tender tidak
akan diiklankan sehingga kelulusan MITI diterima
( 30 hari dari tarikh penerimaan di MITI)
2+
30
Permohonan tender dengan draf spesifikasi
(excel) dengan softcopy untuk semakan ke
Bahagian Perolehan
Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap
proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
1 -3
hari
16
Penyediaan draf dokumen tender
Pengesahan draf dokumen tender oleh
Jawatankuasa Teknikal
Pengesahan iklan tender
Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap
proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
3
hari
7
hari
3
hari
17
Tempoh pengiklanan tender adalah 21 hari dari
tarikh penjualan dokumen atau 3 hari selepas
lawatan tapak ( 21 + 3) .
Pembukaan dokumen tender di Bahagian
Perolehan dan penghantaran dokumen tender
kepada jawatankuasa penilaian tender and
penilaian harga
Penilaian oleh jawatankuasa teknikal dan harga .
Kemukan permohonan dan Laporan Penilaian
yang lengkap bagi kedua-dua jawatankuasa
kepada Bahagian Perolehan.
Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
21
hari
1-3
hari
14
hari
18
Penyediaan kertas kerja oleh Bahagian Perolehan
dari tarikh penerimaan dokumen lengkap oleh
kedua- dua jawatankuasa
Dikemukakan untuk kelulusan Lembaga Perolehan
( mengikut Had Kuasa Kewangan ). Mengikut
tarikh mesyuarat Lembaga. mesyuarat adalah
sekurang-kurangnya 2 kali sebulan
Pengeluaran surat kelulusan , surat tawaran,
setujuterima tawaran , BG dan agreement .
3
hari
1
hari
3
hari
Penerimaan tawaran, BG dan Agreement dari
Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap
proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
19
Penerimaan tawaran, BG dan Agreement dari
pembekal. Agreement yang melibatkan
perkhidmatan dan pembelian dari luar negeri
perlu diuruskan oleh PTJ dan disemak oleh unit
perundangan
14
hari
Pengeluaran PO dan penghantaran salinan
dokumen kepada jabatan dari tarikh penerimaan
dokumen lengkap daripada pembekal
3
hari
Penghantaran , "installation and commisioning".
Pemproses pembayaran
PTJ- 40
Hari
Perolehan- 54 (termasuk
tempoh iklan tender 21
diuruskan oleh Jabatan dan
bahagian pembayaran
MITI- 30
Hari
Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap
proses
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
20
Perolehan yang dibuat secara
langsung dengan mana-mana
kontraktor / pembekal SETELAH
MENDAPAT KELULUSAN KHAS
Perbendaharaan Malaysia (MOF)
-Surat
Lemb
JKuasa
Permohonan
Kelulusan MOF
Pembekal,
terlebih dahulu
dan justifikasi Borang
Lampiran K
tunggal
-Surat
Pembuat
kelulusan
tempatan,
peruntukan
Kolaborasi,
- Surat
Pemindahan
pelantikan sah
Dana dll
sole agent oleh
Rundingan
Harga
Perolehan
B/JSUM
memuktamadk
an harga
Tawaran/Surat
Setujuterima
Tawaran
-Perjanjian/
MoA
-Pembekalan
barang dan
perkhidmatan
sykt prinsipal
RUNDINGAN TERUS
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
21
Perkara
Isu
Tindakan
Laporan penilaian
teknikal & harga
Penyediaan laporan
ambil masa yang lama,
lewat diterima dan tidak
lengkap, tidak
tandatangan secara
bersama
-JK Penilaian
bermesyuarat/sediakan
laporan penilaian dalam
tempoh 2 minggu dari
tarikh tutup iklan
-Jadual perbandingan
spesifikasi/harga
Tempat dan lokasi
peralatan
Peralatan yang telah
diterima tidak dapat
dipasang kerana tiada
tempat yang sesuai
Pastikan kesediaan
tempat dan lokasi yang
sesuai utk menempatkan
peralatan sebelum
proses pembelian
Kerja-kerja renovasi dan
pembelian perabot
Tidak mendapat
kelulusan dari Jkuasa
Renovasi dan Perabot
Kelulusan JK Renovasi
dan Perabot sebelum
membuat panggilan
sebutharga
Penyediaan
syarat/spesifikasi perlu
22
merujuk kepada JPPHB
ISU DAN CABARAN…..
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Perkara
Isu
Tindakan
Pembelian untuk item
yang sama dibuat
secara berasingan
Pecahkecil perolehan
Merancang perolehan
terlebih dahulu dan
mengelakkan dari
memecahkecil
perolehan
Barangan Import
Pembelian tanpa
mendapat kelulusan
MITI bagi barangan
import >RM50 ribu
Mengemukakan surat
permohonan, borang A
dan katalog asal
kepada Bhg Perolehan
untuk dihantar kepada
MITI
Penyediaan spesifikasi
Spesifikasi adalah
menjurus kepada
jenama/model
-JK Penyediaan
Spesifikasi
-rujuk contoh2
spesifikasi
JPPHB/PTM/Perolehan
ISU DAN CABARAN…..
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
23
Perkara
Pembelian tertumpu
kepada
pembekal/kontraktor
yang tertentu sahaja
Isu
Tindakan
Pihak PTj seringkali memilih
pembekal/kontraktor yang sama
sahaja bagi setiap perolehan
Sykt tidak mempunyai
kelayakan
Pemilihan
pembekal/kontraktor
mestilah dibuat secara telus
berdasarkan syarat kod
bidang memenuhi
spesifikasi dan best value
for money
Rundingan Terus
Perolehan secara
Sebutharga
Perolehan secara rundingan
terus >RM50 ribu dilaksanakan
tanpa mendapat kelulusan MOF
terlebih dahulu
Permohonan tidak lengkap
• Tiada sebutharga dari
pembekal, warranti
• Tiada surat permohonan
• Tidak melalui sistem
eProcurement
• Tiada borang syor setuju
terima
• Tiada jadual perbandingan
yang terperinci
• Tempoh sahlaku sebutharga
yang telah tamat
Bahagian Perolehan, Jabatan
Bendahari
• Tiada
surat lantikan sah
daripada syarikat prinsipal
Kenalpasti perolehan
secara rundingan terus
Kemukak permohonan dan
justifikasi, Borang Lampiran
K dan dokumen yang
berkaitan kepada Bhg
Perolehan untuk kelulusan
MOF
Mengemukakan
permohonan lengkap
kepada Bhg Perolehan
berdasarkan checklist
24
Perkara
Isu
Tindakan
Perancangan perolehan Pihak PTj tidak
membuat perancangan
perolehan bagi setiap
barangan hendak dibeli
Jadual pelaksanaan
perolehan
Kajian pasaran, import
Tentukan kaedah
perolehan
Penilaian prestasi
pembekal
Pihak PTj tidak
membuat penilaian
prestasi pembekal
dengan betul
Membuat penilaian
prestasi pembekal
dengan betul dan tepat
supaya
pembekal/kontraktor
yang berprestasi baik
sahaja akan disyorkan
Peruntukan
Peruntukan tidak lulus
dan mencukupi
Semak kelulusan
peruntukan terlebih
dahulu sebelum
membuat sesuatu
pembelian
25
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
 jelas dan mudah difahami supaya pembekal mendapat gambaran
mengenai kehendak Universiti;
 keupayaan minimum barangan itu perlu dinyatakan
 Nama dagangan/jenama atau buatan (model) tidak boleh digunakan.
Jika tidak dapat dielakkan, ungkapan “atau persamaan” hendaklah
digunakan
 Naiktaraf kepada jenama sedia ada- tajuk perolehan perlu jelas agar
tidak memberi anggapan perolehan menjurus kepada jenama
 Menentukan dan keperluan dokumen yang diminta dinyatakan
dengan jelas cth. katalog,sebutharga, perincian warranti dan
penyelenggaraan
 Muatnaik surat akuan pembida semasa permohonan dibuat
 Surat lantikan sah yang masih sah laku daripada agen prinsipal perlu
dilampirkan – PENTING agar peralatan yang diterima adalah original
dan warranti dan penyelenggaran diberikan
Penyediaan spesifikasi dalam e-procurement
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
26
BAHAGIAN PEMBAYARAN &
PERBELANJAAN
PEKELILING
ARAHAN PERBENDAHARAAN (PEKELILING
& SURAT PEKELILING)
GARISPANDUAN PENGURUSAN
KEWANGAN KEPADA KETUA PTj
SURAT EDARAN & PEKELILNG
DALAMAN UM
ARAHAN KERJA
PROSES BAYARAN
•Kelulusan Peruntukan
•Syor Setuju Terima
•Borang Pesanan
•Nota Penghantaran
•Inbois
PEMULANGAN INBOIS
Tidak Melalui Eprocurement
Perlu Revise PO
& Batalkan PO
Asal
Tiada Syor Setuju
Terima (SST)
Dokumen Tak
Lengkap/
Pengesahan Bayaran
HIR.Pemulangan.pdf
Tiada Kelulusan /
Salah
Peruntukan
Jumlah PO
Berbeza Dengan
SST
Pembayaran
Bukan Tahun
Semasa Tanpa
Komitmen
DOKUMEN BAYARAN HINGGA 50 RIBU
• Daftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset
• Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk
pembayaran.(Pastikan maklumat pada cop lengkap)
• Nota hantaran yang telah disah penerimaan
• Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh
Ketua PTj
• Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-Perolehan
• Skrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000
seunit
• Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan)
• Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan)
• Surat Pemangkuan ( jika berkenaan)
• HIR.INVOIS.BAWAH.RM50K.pdf
DOKUMEN BAYARAN > 50 RIBU
•
•
•
•
Daftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset
Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk pembayaran.(Pastikan
maklumat pada cop lengkap)
Nota hantaran yang telah disah penerimaan
Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh Ketua PTj
Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-Perolehan
Skrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000 seunit
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Surat pemfaktoran (jika berkenaan)
Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan)
Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan)
Surat Pemangkuan ( jika berkenaan)
Surat kelulusan dari Bahagian Perolehan
Dokumen Perjanjian yang telah dimatikan stem
Surat tawaran & Surat Setuju Terima Tawaran
Sijil Pentauliahan bagi perolehan peralatan melebihi RM 200,000
HIR.INVOIS.MELEBIHI.RM50K.pdf
•
•
DOKUMEN BAYARAN KAKITANGAN
• Borang pendahuluan/ tuntutan perjalanan yang telah
diluluskan oleh Ketua PTj
• Surat kelulusan peruntukan/Dokumen sokongan perjalanan
• Surat kelulusan dari Bahagian Sumber Manusia bagi
perjalanan luar negara staf
• Surat kelulusan dari Timbalan Naib Canselor( A& A) bagi
perjalanan luar negara pelajar
• Resit asal
• Online
• umportaltuntutan modul pendahuluan diri
• Umportaltuntutanmodul tuntutan perjalanan
• HIR.Claim.pdf
MODUL ONLINE
PENDAHULUAN
TUNTUTAN
Permohonan perlu dibuat
mengikut kategori
Tuntutan perlu dibuat
mengikut kategori
Surat kelulusan perlu dimuat
naik ke dalam sistem
Surat kelulusan dan resit asal
perlu dimuat naik ke dalam
sistem
Peruntukan yang tepat perlu
dikenalpasti
Peruntukan yang tepat perlu
dikenalpasti
Perlu sampai ke Bendahari 3
hari bekerja sebelum tarikh
bermulanya aktiviti
Tuntutan yang mempunyai
pendahuluan diri perlu
dikemaskini dengan tepat
Laporan perlu dikemukakan
dalam tempoh 14 hari selepas
tamat aktiviti
Tuntutan boleh dibuat sehari
selepas tarikh berakhirnya
aktiviti
ALIRAN PROSES PEMBAYARAN
PTj kemuka daftar
inbois & dokumen ke
Bendahari
Penyediaan
EFT/Cek kepada
pembekal
Post Transaksi
Bayaran Dalam
Sistem
Bendahari semak
dokumen &
maklumat dalam
Sistem
Luluskan Dokumen
Untuk Bayaran
Report –Reconciliation
36
Budget
Allocation
Purchase
Order
InvoiceExpenses
Income
REPORT
37
Issue
Issue
• Wrong
balance
figure
• Cannot
issue PO
• Wrong
charge
• Charges
for what
Issue
• Over
spending
• One line
budget?
Sample Of Report
38
Moving Forward
SAP
E-Procurement
System Application & Product
39
Project Progress and Key Activities




Set-up of project planning
Project procedures
Project kick-off
Technical infrastructure
planning








Baseline configuration
System management
Detailed configuration
Development of programs, interfaces, etc.
Data migration Strategy and Plan
Training Documentation
Final integration Test
User Acceptance test
 User roles and




100%
80%






20%
Develop system environment
SAP Overview
Define business structure
Business process definition
User roles
Blueprint Sign-Off
© SAP AG 2009. All rights
reserved. / Page 40
 Production support
 Continuous KPI
management
 Project close-out
authorizations
Train the Trainer Training
System management
Finalized Actual Cut Over
Plan
Handover
UMFMIS SAP Module Scope
Payroll
•Payroll
•Staff Loan
Procurement
•Purchasing
Finance and Performance Management
•General Ledger
•Accounts Payable
•Accounts
Receivable
•Asset Accounting
•Treasury/Cash
Management
•Cost Centre
Accounting
•Profit Centre
Accounting
•Internal Order
•Fund
Management
Receipting
Billing
iHRIS, OT
System, WOB
and UM Portal
eProcurement
Student Loan, EFT (banks), ISIS, e-Advance
and RGMS
41
UMFMIS Project Kick Off
1.
UMFMIS Applications Overview
Account
Payable
Account
Receivable
Asset
Accounting
Cost Center
Accounting
General
Ledger
Cash
Management
Treasury
Management
Purchasing
Payroll
E-Procurement
Portal
User
Portal
Project
System
Profit Center
Accounting
Fund
Management
2.Financial Data Flow (Example – Posting of An Expense)
COMPANY CODE
GENERAL LEDGER
VIEW
Reporting
_______
_______
_______
_______
_______
_______
_______
_______
Financial
Statemen
t
Version
D
E
B
I
T
GL Account
(Expense)
CONTROLLING AREA
COST CENTER
ACCOUNTING
Reporting
_______
_______
_______
_______
_______
_______
_______
_______
Cost
Element
Group
FINANCIAL MANAGEMENT AREA
PROFIT CENTER
ACCOUNTING
Reporting
_______
_______
_______
_______
_______
_______
_______
_______
Cost
Center
Group
Cost Element
(Expense)
Account
Group
Reporting
_______
_______
_______
_______
_______
_______
_______
_______
Commitmen
t Item
Group
Profit
Center
Group
Account
(Expense)
B221000
B221000
B221000
B221001
B221001
B221001
Cost
Center
Profit
Center
ADA12020
ADA12020
P
O
S
T
I
N
G
FUND MANAGEMENT
C
R
E
D
I
T
GL Account
(Reconciliation)
Account
(Reconciliation)
P
O
S
T
I
N
G
Vendor
(AP Subledger)
Profit Center
(Doc. Split)
Fund
Center
Group
Commitment
Item
F
M
D
E
R
I
V
E
R
B221000
B221001
Fund
Center
ADA12020
F
M
D
E
R
I
V
E
R
Commitment
Item
Fund
Center
B
U
D
G
E
T
C
H
E
C
K
B
U
D
G
E
T
C
H
E
C
K
3.
Purchasing Data Flow (General)
FUND
MANAGEMENT
ACCOUNT PAYABLE
PURCHASING
Budget
Availability
Checked
Purchase
Requisition
Created
Purchase
Order
Created
Request or
Application to
Purchase
Check the
request & the
budget
available
Commit the
budget for
the request
Approve
the request
to purchase
REQUESTER
ADMINISTE
R
ADMINISTE
R
APPROVER
(Depending
Rules)
Invoice
Posting
E-Procurement
Portal
Enter GR
information.
Indicator updated
by Requester
SUPPLIER
+
REQUESTER
Enter INV
information.
Requester to
confirm. Finance to
approve.
SUPPLIER
+
REQUESTER
+
FINANCE
*Continue to
Financial Dataflow
• Soft Live-Dec 2012
• Live-Jan 2013
SEKIAN
TERIMA KASIH
THANKS

similar documents