Bilgi ve İletişim

Report
BİLGİ VE İLETİŞİM
STANDARTLARI
Sibel YILMAZ
Maliye Uzmanı
Kasım, 2012
Sunum Planı


BİLGİ VE İLETİŞİMİN İÇ KONTROL
SİSTEMİNDEKİ YERİ
BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
 GENEL ŞARTLAR
Kontrol Ortamı
 ÖRNEKLER
Risk Değerlendirmesi
Kontrol Faaliyetleri
Bilgi ve İletişim
İzleme
İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim»
Bilgi ve İletişim;
Kurumsal amaç ve hedeflere ulaşma
yolunda gerekli yöntem, süreç ve araçları
sunan iç kontrol sisteminin işlerliğini
destekler.
İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim»
YÖNETİM DÖNGÜSÜ
AMAÇLAR
Planlama
Programlama
Bütçeleme
HEDEFLER
Uygulama
İzleme
Raporlama
FAALİYETLER
İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim»
İdarede;
Kontrol Ortamı gereklilikleri
Risk Değerlendirme
Kontrol Faaliyetleri
İzleme
bilgi paylaşımı ve iletişim
yoluyla sağlanır.
İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim»
İç Kontrol
Bileşeni
Bilgi ve İletişim
Kontrol Ortamı
İdarenin misyonunu gerçekleştirmek üzere, birim
ve alt birimler ile personelin görev tanımlarının
yazılı olarak oluşturulması ve duyurulması
Risk Yönetimi
Riskleri yönetmek üzere Risk Kaydı ve Raporlama
sisteminin oluşturulması ve yöneticiler ile tüm
personelin erişiminin sağlanması
Kontrol
Faaliyetleri
İş süreçleri ve iş akış şemalarının yazılı olarak
belirlenmesi ve duyurulması
İzleme
Performans programında yer alan hedeflere ilişkin
üçer aylık raporlamalar
Bilgi ve İletişim Standartları Neleri Kapsar?
Kayıt ve
Dosyalama
Bilgi ve
İletişim
Raporlama
Bilgi ve
İletişim
Standartları
Hata,
usulsüzlük ve
yolsuzlukların
bildirilmesi
Bilgi Yönetimi
Bilgi ihtiyacının
planlanması
Bilginin Kullanılması
ve Paylaşımı
Bilginin
oluşturulması ve
toplanması
BİLGİ
YÖNETİMİ
SÜRECİ
Bilginin Gözden
Geçirilmesi ve
Korunması
Bilginin
Organizasyonu
Örnek: Bilginin oluşturulması ve toplanması
Bilginin toplanacağı başlıca kaynaklar:
 Talimatlar, onaylar, makbuzlar, ödeme emirleri, dilekçeler
 Bütçe teklifleri, çalışma planları, teknik ve mühendislik tasarımlar
 Taslaklar, bilgi mimarisi şemaları
 Raporlar, özet notlar, gerekçe ve faaliyetleri destekleyen diğer
dokümanlar,
 Toplantı dokümanları, gündem ve kararlara ilişkin kayıtlar
 Komisyon dokümanları, görev tanımı, üyelerin listesi
 Bilgi talepleri ve cevaplar, e- postalar, cevap formları

Yararlanıcı kayıtları, başvurular, değerlendirmeler, telefon
görüşmeleri
 Bilgisayar ortamındaki her tür veri
Örnek: Bilginin organizasyonu/Standart 15:
Kayıt ve Dosyalama, Arşiv Hizmetleri
Std. Kod Standardın Genel Şartı
No
Genel Şartı Sağlamaya
Yönelik Örnekler
BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama
sistemi, elektronik
ortamdakiler dahil,
gelen ve giden evrak
ile idare içi
haberleşmeyi
kapsamalıdır.
Başbakanlık Standart
Dosya Planı Genelgesi
Birimlerin evrak
otomasyon sistemleri
Örnek: Bilginin organizasyonu/Standart 15:
Kayıt ve Dosyalama, Arşiv Hizmetleri
Std. Kod
Standardın Genel Şartı
No
BİS 15.6 İdarenin iş ve
işlemlerinin kaydı,
sınıflandırılması,
korunması ve erişimini
de kapsayan,
belirlenmiş
standartlara uygun
arşiv ve
dokümantasyon sistemi
oluşturulmalıdır.
Genel Şartı Sağlamaya
Yönelik Örnekler
İdare evrak sistemi
İdare fiziki arşivi
Süreç akış şemaları
Bilginin Kullanılması ve Paylaşımı/Standart 13:
Bilgi ve İletişim
Std.
Standardın Genel
Kod No
Şartı
İdarelerde, yatay
BİS
ve dikey iç iletişim
13.1
ile
dış
iletişimi
kapsayan etkili ve
sürekli bir bilgi ve
iletişim
sistemi
olmalıdır.
Genel Şartı Sağlamaya
Yönelik Örnekler
Elektronik iş akış
sistemleri
Belge yönetim
sistemleri, İntranet,
internet
E-posta kullanımı
Toplantılar
Soru, dilek ve
şikayetlerin de
sunulabileceği web
sayfaları…
İLETİŞİM
Kurum içi ve kurum dışı iletişim
(genel ilkeler, örnekler)


Raporlama- temel gereklilikler, örnekler
Örnek:
KURUM İÇİ
İletişim Prensipleri
Yöntem
Personel,
yönetime
karar
almak ve idarenin hedeflerini
gerçekleştirmek üzere ihtiyaç
duydukları bilgiyi zamanında, İdare içinde, faaliyet ve
tam
ve
doğru
biçimde işlemlere ilişkin bir raporlama
sistemi
kurulmalıdır
(toplantı
iletmelidir.
tutanakları,
birim
faaliyet
raporları, risk kaydı ve raporları,
Bu amaçla personele; bilginin performans bilgi sistemi v.s.).
ne zaman, hangi kapsamda,
ne yolla ve hangi birimden
talep
edildiği
yönetici
tarafından bildirilmelidir.
Örnek:
KURUM İÇİ
İletişim Prensipleri
Yöntem
tam,
İç Kontrol Güvence Beyanları, Ön
mali kontrol, Bilgi işlem sistemlerinde
tanımlanmış olan yetkiler, İşlem
kayıtlarının kontrolü…
Yöneticiler ve ilgili personel,
performans programı ve bütçenin
uygulanması ve kaynak kullanımına
ilişkin diğer bilgilere zamanında
erişebilmelidir.
Performans Programları, say2000i,
e-bütçe, Birim ve İdare Faaliyet
Raporları
Bilgiler doğru, güvenilir,
kullanışlı ve anlaşılır olmalıdır.
Yöneticiler, idarenin amaç ve
hedefleri doğrultusunda
beklentilerini personele bildirmelidir.
Personel Beklenti Raporları
Örnek:
KURUM DIŞI
İletişim Prensipleri
Yöntem
Vatandaşların
kamu
İdarenin
internet
sayfasının
idarelerinin bilgi ve hizmetlerine oluşturularak
ihtiyaç
duyulan
erişimi arttırılmalı.
dokümanlara erişimin sağlanması.
Üst yöneticinin idarenin performans
programı ve faaliyet raporu hakkında her
yıl kamuoyunu bilgilendirmesi ve bu
dokümanların
web
sayfasında
yayımlanması.
Vatandaşların idare ve/veya
Forum, dilek ve şikayet kutuları
hizmetlere
ilişkin
bilgi oluşturulması., BİMER ve Bilgi Edinme
edinebilecekleri,
dilek
ve Sisteminin kullanımı gibi.
şikâyetlerini
sunabilecekleri
mekanizmalar bulunmalı.
Örnek: Birleşik Krallık (K.İrlanda)
Kurumsal Risk Kaydı (Corporate Risk Register)
İdarelerin hizmet birimlerince hazırlanan Yönetim
Raporları (Stewardship Reports)
Kurumsal Performans Bilgi Sistemi- Risk kaydı ile
entegre edilmiştir.
İyi uygulama örneği olarak değerlendirilmiştir.
Standart 14: Raporlama
Raporlama:
Amaç, hedef, faaliyet ve projelere ilişkin mali ve mali
olmayan bilgi ve sonuçların yazılı veya sözlü olarak ilgili
kişi ve mercilere, belirli zamanlarda bildirilmesidir.
Standart 14: Raporlama
Stratejik
Üst
Yönetim
Program
Orta Düzey
Yöneticiler
Diğer Personel
KURUMİÇİ YATAY RAPORLAMA
KURUM DIŞI RAPORLAMA
Operasyonel
Standart 14: Raporlama
İdarelerde raporların,
 Türü
 Kim tarafından
 Ne sıklıkta ve ne zaman hazırlanacağı
 Kime sunulacağı
 Dayanağı
 Raporlama ilkeleri
açıkça belirlenmiş ve personele duyurulmuş olmalıdır.
Örnek: BÜMKO Rapor Tespit Tablosu
Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum
Eylem Planı BİS 14.4 uyarınca hazırlanmıştır.
Raporun Adı
Amacı
Tarih/Sıklığı
Maliye
Bakanlığı
Kamu İç
Kontrol
Standartları
na Uyum
Eylem Planı
İzleme
Raporu
MB İç Kontrol
Uyum Eylem
Planında
Genel
Müdürlüğümüzü
ilgilendiren
eylemlerin
gerçekleşmeleri
nin
bildirilmesi.
1 Ocak/ 31
Aralık
Yılda 12 kez
(Her
ayın sonu,
izleyen
ayın 3 . iş
gününe kadar)
Kime
Raporlandığı
SGB
Dayanağı
Kamu İç
Kontrol
Standartları
Uyum Eylem
Planı Rehberi
kapsamında
geliştirilen
uygulamalara
yönelik
prosedür
Standart 14: Raporlama (COSO)
Dış Mali Raporlama
Aylık Bütçe Uygulama
Sonuçları
Mali Olmayan
Dış Raporlama
İdare Faaliyet
Raporu
Kamu İç Denetim
Genel Raporu
İç Mali Raporlama
Birim bütçe uygulama
sonuçları
Mali Olmayan
İç Raporlama
Personel
memnuniyet
Anketleri
Yurtdışı staj raporları
Mevzuat gereklilikleri
karşılanır.
Uluslararası standartlar
çerçevesinde hazırlanır
Karar alma ve
faaliyetlerin
yönetilmesinde
kullanılır
Yönetim tarafından
belirlenir.
Standart 13.5: Bilgi ve İletişim/
Yönetim Bilgi Sistemleri
Std. Kod
No
Standardın Genel Şartı
BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi,
yönetimin ihtiyaç
duyduğu gerekli bilgileri
ve raporları üretebilecek
ve analiz yapma imkanı
sunacak şekilde
tasarlanmalıdır.
Genel Şartı Sağlamaya
Yönelik Örnekler
İdarelerin/Birimlerin
otomasyon sistemleri
(Mali Yönetim Bilgi
Sistemi, Maliye
SGB.net)
Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve
Yolsuzlukların Bildirilmesi
İdare içerisindeki yasa-dışı ve etik değerlere uygun
olmayan davranış ve eylemler hakkında,
bilgi sahibi kişilerin (çalışanlar veya
bildirimde bulunabilmelerini sağlayacak
yöntemler belirlenmeli ve
duyurulmalıdır.
paydaşlar)
Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve
Yolsuzlukların Bildirilmesi
Std. Kod
No
Standardın Genel Şartı
BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve
yolsuzlukların bildirim
yöntemleri
belirlenmeli ve
duyurulmalıdır.
Genel Şartı Sağlamaya
Yönelik Örnekler
Hata, usulsüzlük ve
yolsuzlukların bildirim
yöntemleri tebliği,
bildirim formu
Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve
Yolsuzlukların Bildirilmesi
Std. Kod
No
BİS
16.3
Standardın Genel Şartı
Hata, usulsüzlük ve
yolsuzlukları bildiren
personele haksız ve
ayırımcı bir muamele
yapılmamalıdır.
Genel Şartı Sağlamaya
Yönelik Örnekler
Elektronik İhbarŞikayet Noktaları
Anonim Telefon Hattı
Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve
Yolsuzlukların Bildirilmesi

Usulsüzlük, yolsuzluğa yönelik ihbar ve şikâyet
(4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin
Yargılanması Hakkında Kanun)

Etik değerlerin ihlaline yönelik ihbar ve şikâyet
(5176 sayılı Kanun, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru
Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik)

Devlet memurlarının amirleri veya kurumları tarafından
kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı
yapacakları şikâyet.
(Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik)
Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve
Yolsuzlukların Bildirilmesi
 Nelerin ihbar edilebileceği,
 İyi niyetli ihbarcının güvenliğinin ve
gizliliğinin nasıl sağlanacağı,
 İhbarın idare içinde hangi aşamalardan
geçilerek yapılabileceği,
 Yapılan ihbarların idarece nasıl
değerlendirileceği ve hangi eylemlerin
gerçekleştirileceği (kurum içi inceleme veya
soruşturma gibi),
 İhbarcıya konuyla kimin ilgilendiğinin,
onunla iletişime geçip geçemeyeceğinin,
değerlendirme ve/veya sonuçların
bildirilmesi
TEŞEKKÜRLER 
[email protected]

similar documents