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Fiche Pratique : Suivi des programmes
A destination de l’équipe BOP
1
Suivre l’avancement du chantier « Opérationnalisation »
Nommer les chefs de file et
contributeurs
 Récupérer la table des chefs de file
d’objectifs et des contributeurs
complétée
2
Produire les plans d’actions
Rédiger les lettres de mission des CdF
 Accompagner les points focaux et
chefs de file dans la production des
plans d’actions
 Récupérer le plan d’actions de chacun
des objectifs du PAP
 Donner aux points focaux les modèles
de lettres de mission
 Expliciter les champs à compléter
 Récupérer une copie des lettres de
mission complétées et signées par le
RPROG
Suivre l’avancement du chantier « Tableau de bord »
Compléter la table de
paramétrage
Déployer le dispositif de
collecte des données
Produire le document
« Tableau de bord »
Préparer les revues
trimestrielles d’objectifs
 Accompagner les points
focaux dans le remplissage
de la table de paramétrage
 Récupérer la table de
paramétrage complétée
 Transmettre la table de
paramétrage complétée à
IDRH pour relecture
 Contacter les RTC afin
qu’ils organisent une
réunion de sensibilisation
sur la collecte des
données
 Participer à la réunion de
sensibilisation
 Récupérer les documents
« Cibles trimestrielles »
et « Guide de collecte »
complétés par les points
focaux
 Contacter les RTC afin
qu’ils organisent une
réunion de mise en main
de l’application BDO
 Participer à la réunion de
mise en main
 Accompagner les points
focaux dans la saisie des
données sur l’application
et leur exploitation
 Rappeler aux points focaux
leur responsabilité
d’organiser les revues
trimestrielles d’objectifs et
d’y convier l’équipe de
direction du programme,
les chefs de file, et
l’équipe BOP
 Récupérer le calendrier des
revues trimestrielles
3
Garder le contact
 Contacter le programme chaque semaine afin de suivre la bonne mise en œuvre des plans d‘actions
 Contacter le programme chaque semaine afin de suivre le bon déroulement de la collecte des données
 Régler les problèmes éventuels, ou les faire remonter aux RTC s’ils concernent le tableau de bord, à IDRH
sinon




Mme Danielle NYAMAT, référent technique central, [email protected]
M. Lazare MBADINGA, référent technique central, [email protected]
Mme Géraldine LONGHO, référent technique central, [email protected]
M. Saint Daniel KOUBAGOY'ODOUNGA, référent technique central, [email protected]
IDRH - Opérationnalisation des objectifs
Fiche Pratique à destination de l’équipe BOP
Page 1
Fiche Pratique : Paramétrage des indicateurs
A destination des points focaux
1
Définir et paramétrer les indicateurs
Documents de travail recommandés
Outils fournis
Livrables à produire
Table de paramétrage des
indicateurs
 Onglet "Table de paramétrage"
 Onglet annexe "Dimensions"
 Onglet annexe "Etapes projet"
 Onglet annexe "Points de collecte"
PAP du programme
Maquette de la table de
paramétrage des indicateurs
Chantier Tableaux de bord de
programmes - Guide Méthodologique
Explication : les champs de l’onglet « Table de paramétrage »
NOTE IMPORTANTE : MAXIMUM 48 INDICATEURS / 30 ELEMENTS PAR DIMENSION / 15 ACTIONS PAR PROJET
NOTE IMPORTANTE : NE PAS LAISSER DE CASE VIDE, INDIQUER "N/A" pour non applicable
 Nom et code programme : code figurant dans la maquette budgétaire (code maquette = 14.004 ; code tableau de bord = 144)
 Nom et code domaine : définir au maximum 4 grand thèmes du programme servant à grouper les indicateurs, numérotés de 1 à 4
 Nom et code objectif : code des objectifs dans le PAP : de 001 à 999 pour un annuel, de P01 à P99 pour un pluriannuel
 Nom et code indicateur : numéro de l’indicateur dans l’objectif de 001 à 999, revient à 1 à chaque changement d’objectif
 Type d’indicateur : finalité de la donnée mesurée par l’indicateur ("Moyen", "Action", ou "Résultat")
 Code planche : code au format WWWXYYYZZZ avec WWW = code programme, X = code domaine, YYY = code objectif, ZZZ = code indicateur
 Code modèle : code du modèle de planche type pour cet indicateur (1. planche simple ; 2. planche avec dimension ; 3. avancement de projet)
 Dimension 1 et 2 (exclusif modèle 2) : critère de décomposition du résultat, au maximum 30 éléments (ventilation par "provinces" ...)
 Unité indicateur : unité de l’indicateur mesuré (ex : Francs CFA, nombre, %, jours, …)
 Unité numérateur (exclusif ratio) : unité du numérateur lorsque l’indicateur est calculé par un ratio
 Unité dénominateur (exclusif ratio) : unité du dénominateur lorsque l’indicateur est calculé par un ratio
 Formule de calcul de l’indicateur : définition/formule de l’indicateur. ATTENTION, IL FAUT ÊTRE LE PLUS EXPLICITE POSSIBLE, ET SEPARER LES RATIOS
PAR LE SYMBOLE "/" (ex : [Montant cumulé des avenants] / [Montant total des marchés ayant fait l'objet d'au moins un avenant])
 Point focal 1 et 2 : personnes qui consolident, valident et chargent dans le système Cockpit les données d’alimentation de l’indicateur
 Points de collecte : personne/fonction/service qui collecte les données de l’indicateur et les transmet directement au point focal
 Fréquence : systématiquement "Trimestre" en 2014
 Date d’échéance annuelle/pluriannuelle : date d’échéance de la cible annuelle/pluriannuelle (format = AAAA-MM-JJ)
 Cible à échéance annuelle/pluriannuelle : cible à atteindre avant l’échéance annuelle/pluriannuelle
 Direction cible : sens de l’évolution souhaitée de l’indicateur
MAX : on veut passer au-dessus de la cible / MIN : on veut descendre en dessous de la cible / MEDIUM : on veut être le plus proche possible de la cible
 Les bornes : la borne B est systématiquement égale à la cible à échéance annuelle, les bornes C et D sont à "N/A" dans les cas MAX et MIN
Borne A
(rouge/orange)
Borne B
(orange/vert)
Borne A
(rouge/orange)
Cas MAX
T3
 Cumulé :
T1
T2
T2
T1
T1
Borne B
(orange/vert)
Borne A
(rouge/orange)
Cas MIN
"oui" si on souhaite le résultat
consolidé depuis une date
(ex : le début de l’année)
Borne B
(orange/vert)
T1
T2
T3
Borne C
(vert/orange)
Cas MEDIUM
Borne D
(orange/rouge)
"non" si on souhaite le résultat
consolidé depuis le début du
trimestre
 Date de début du cumul annuel : à partir de quand mesure-t-on les données de l’indicateur ? (format = AAAA-MM-JJ)
 Date de début du cumul pluriannuel : à partir de quand mesure-t-on la cible pluriannuelle ? (format = AAAA-MM-JJ)
Explication : les onglets annexes à remplir
 Onglet annexe "Dimensions" (annexe modèle 2) : permet de préciser l’intitulé de chacun des éléments qui composent une dimension
ATTENTION, LES INTITULÉS DES DIMENSIONS DOIVENT ÊTRE LES MÊMES DANS LES ONGLETS "DIMENSIONS" ET "TABLE DE PARAMÉTRAGE"
 Onglet annexe "Etapes projet" (annexe modèle 3) : permet de préciser les étapes qui composent un projet
ATTENTION, CODE PLANCHE ET NOM D’INDICATEUR DOIVENT ÊTRE LES MÊMES DANS LES ONGLETS "ETAPES PROJET" ET "TABLE DE PARAMÉTRAGE"
 Onglet annexe "Points de collecte" : permet de lister l’ensemble des points de collecte du programme
 Onglet annexe "Indicateurs manuels" : permet de lister les indicateurs importants, mais ne nécessitant pas une planche automatique
 Noms courts : permet d’associer à différents champs (mission, programmes, domaines, objectifs) des noms pour faciliter l’affichage et l’impression.
 Statistiques : fournit des statistiques sur les indicateurs. Cette feuille n’est pas à modifier




Mme Danielle NYAMAT, référent technique central, [email protected]
M. Lazare MBADINGA, référent technique central, [email protected]
Mme Géraldine LONGHO, référent technique central, [email protected]
M. Saint Daniel KOUBAGOY'ODOUNGA, référent technique central, [email protected]
BDO Reporting / IDRH - Chantier tableaux de bord
Fiche Pratique à destination des points focaux
Page 2
Fiche Pratique : Application BDO
A destination des points focaux
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Naviguer dans l’application
Les formulaires de saisie : http://bop.bdo.be/kpigenerator/
 DIMENSIONS :
Le formulaire utilisé pour créer/modifier les dimensions
 INDICATEURS :
Le formulaire utilisé pour créer/modifier les indicateurs
 CIBLES :
Le formulaire utilisé pour saisir les cibles pluriannuelles ,
annuelles, et trimestrielles d’un indicateur
Utilisé au point
 DONNEES :
Le formulaire utilisé pour saisir les cibles pluriannuelles ,
annuelles, et trimestrielles d’un indicateur
Le portail de navigation : http://bop.bdo.be/cockpitview/




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BDO Reporting / IDRH - Chantier tableaux de bord
Fiche Pratique à destination des points focaux
Page 3
Fiche Pratique : Application BDO
A destination des points focaux
2
Saisir les cibles trimestrielles
Sélectionner les indicateurs
(Seuls les modèles 1-2 sont concernés)
3
Ajouter les quatre dates d’échéances
trimestrielles
Remplir les champs du formulaire
(Utiliser le double clic)
Saisir les données
Sélectionner les indicateurs




Ajouter la date d’échéance du
trimestre en cours
Remplir les champs du formulaire
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Fiche Pratique à destination des points focaux
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Fiche Pratique : Application BDO
A destination des points focaux
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Préparer le portail de navigation
Entrer en mode édition
Créer les blocs
Ajouter des indicateurs dans
les blocs
Sauvegarder
 Cockpit View Visual :
Choisir l’indicateur dans la liste
 Manual Traffic light :
Choisir la couleur de l’indicateur
 Titre (Block Title)
 Largeur (Wished width)
Par défaut : 28
 Hauteur (Wished height)
Par défaut : 25
5
Récupérer les planches indicateurs
Utilisez le bouton




pour télécharger une image de la planche
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BDO Reporting / IDRH - Chantier tableaux de bord
Fiche Pratique à destination des points focaux
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Fiche Pratique : Revues d’objectifs
A destination des équipes de programmes
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Revues des plans d’actions et des objectifs
Qu’est-ce qu’une revue ?
Les revues permettent de faire un point sur l’état d’avancement des plans d’action, et le niveau
d’atteinte des objectifs du PAP. Elles permettent donc à l’équipe de direction de prendre des
décisions sur le pilotage du programme.
1
1
1
Participants et rôles
Ordre du jour
Supports de réunion
 Faire un point sur la mise en
œuvre des actions prévues
lors de la revue précédente
 Pour la réunion : Le plan
d’action actualisé de chaque
objectif
 Constater, deDfaçon factuelle
et précise, l’état
d’avancement de chaque
objectif par rapport à la
planification établie dans les
plans d’actions, et aux cibles
à atteindre en fin d’année
 Après la réunion : Relevé
des décisions prises pour
chaque plan d’action
 RPROG : Anime les séances
 Equipe de direction du
programme : Participe aux
réunions en tant que
managers du programme, et
définissent leurs actions
d’appui à la mise en œuvre
des plans d’actions
 Chefs de file : Rendent
compte de la mise en œuvre
du plan d’action et du niveau
d’atteinte des objectifs dont
ils ont la charge
 Points focaux : S’assurent
que tous les supports
nécessaires à la réunion sont
disponibles, en particulier les
plans d’actions actualisés
communiqués par les chefs
de file
 Equipe BOP : Effectue des
apports méthodologiques et
prépare en amont la revue
avec le RPROG
 Soumettre à l’équipe de
direction du programme les
problèmes identifiés qui ont
fait, ou vont faire obstacle à
la bonne atteinte des
objectifs, et des
propositions en conséquence
 Définir les actions à
conduire pour permettre de
progresser efficacement vers
l’atteinte de chaque objectif
(Qui, quoi, quand, comment)
 Prendre les décisions
permettant de résoudre ces
problèmes
IDRH - Opérationnalisation des objectifs
Fiche Pratique à destination de l’équipe BOP
Page 6
 Tous les trimestres :
Tableau de bord des
indicateurs du programme
Fiche Pratique : GanttProject
A destination des points focaux
1
Utiliser l’outil GanttProject
Quand utiliser GanttProject ?
Vous avez besoin d’une
représentation graphique du
planning pour un objectif complexe
comportant un grand nombre
d’actions
Outils fournis
Fichier d’installation GanttProject
Installer GanttProject
Lancer le fichier d’installation
Suivre les instructions à l’écran
Lancer le programme
Créer un diagramme GANTT
TÂCHES
 Créer une tâche (3 méthodes) :
a. Bouton
b. Clic droit > Nouvelle tâche
c. Menu Tâches > Nouvelle tâche
 Changer un Nom de tâche (2
méthodes) :
a. Double clic sur un nom
b. Clic droit sur une tâche >
propriétés tâche > Nom
 Changer une Date (2 méthodes) :
a. Double clic sur une date
b. Clic droit sur une tâche >
propriétés tâche > Date
 Changer l’ordre des tâches
Boutons
 Changer une couleur du diagramme
Clic droit sur une tâche >
propriétés tâche > Couleurs
 Point bilan
Clic droit sur une tâche >
propriétés tâche > Point bilan
AFFICHAGE
 Déplacement dans l’année (2
méthodes) :
a. Cliquer-glisser sur le diagramme
b. Boutons reculer/avancer
 Zoom (2 méthodes) :
a. Molette de la souris dans la zone
de diagramme
b. Boutons zoom avant/arrière
ENREGISTREMENT
 Enregistrement (2 méthodes) :
a. Bouton
b. Menu Projet > Enregistrer sous
 Convertir en image :
Menu Projet > Exporter > Fichier
image
IDRH - Opérationnalisation des objectifs
Fiche Pratique à destination des points focaux
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