La predisposizione delle offerte in una gara pubblica

Report
I sistemi informativi e la governance dell'ICT
La predisposizione delle offerte in una
gara pubblica
Daniele Di Lazzaro
Roma, 17 gennaio 2011
Chi sono
Daniele Di Lazzaro
[email protected]
Via di Casal Boccone, 188-190
00137 Roma
www.almavivaitalia.it
www.almawave.it
2
L’obiettivo del seminario
3
Le fonti
 Esperienze personali
 Standard e procedure aziendali
 The Bid Manager's Handbook
David Nickson
Aldershot, Hampshire, England ; Burlington, VT : Gower, ©2008.
 L’arte della guerra
Changqing (長卿), meglio conosciuto come Sun Tzu 孫子 (6° B.C. ?)
http://www.sunzi.it/Sun%20Tzu%20%28Sunzi%29,%20L%27arte%20della%20guerra.pdf
 Dilbert Comics
Scott Adams
http://www.dilbert.com
4
Il protagonista del seminario
Il Bid Manager
Incrocio tra le migliori razze
esistenti di manager.
Possiede le qualità di:
• Sales manager
• Delivery manager
• Project manager
Viene evocato per il solo tempo necessario a
partecipare alle gare pubbliche.
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Con quali Funzioni interagisce il Bid manager
Legale
Direzione
Business
Unt
Qualità
Vendite
Controllo
di
gestione
Business
Unit
Bid
manager
Finanza
Delivery
Logistica
Operation
Risorse
Umane
6
Agenda
La predisposizione delle offerte in una gara pubblica
 1 - Preliminari di offerta
 2 - Documentazione legale e amministrativa
 3 - Predisposizione offerta tecnica
 4 - Predisposizione offerta economica
 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica
 6 - La chiusura
7
Preliminari di offerta
Verifica possesso requisiti
 Valutare il possesso dei requisiti legali e amministrativi.
 Valutare il possesso dei requisiti o delle capacità tecniche.
 Valutare la disponibilità delle capacità tecniche necessarie per la
esecuzione delle attività contrattualmente previste ... e per la
predisposizione dell’offerta.
8
Preliminari di offerta
Definizione delle modalità di partecipazione
La partecipazione alla gara può avvenire:
• in forma individuale
• in forma associata (RTI, consorzi)
• in subappalto per avvalimento (ovvero per fornire alla Ditta partecipante i requisiti tecnici e
•
le risorse necessarie per tutta la durata del Contratto)
In subappalto (nel rispetto dei limiti di cui all’art. 118 del D.Lgs.163/2006)
Se non stringi alleanze il tuo Stato e la tua città diventeranno vulnerabili.
... ma in alcuni casi ...
“non è ammessa la partecipazione in R.T.I. di due o più imprese che siano in grado di soddisf
are singolarmente i requisiti economici e tecnici di partecipazione, pena l’esclusione dalla
gara del R.T.I. così composto”
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Preliminari di offerta
Definizione della formazione del RTI
La selezione delle imprese con cui si intende partecipare e la ripartizione delle attività tra i
partecipanti avviene alla luce dei molteplici fattori fra i quali:
• competenza tecnica complementare con la Struttura di Delivery;
• presenza dell’azienda partner tra i fornitori del Cliente (garanzia di affidabilità e conoscenza
del contesto tecnico e funzionale n cui si dovrà operare);
• esistenza di alleanze in corso o accordi di mercato;
• vantaggi economici per una sensibile riduzione dei costi progettuali;
• presenza di requisiti specifici richiesti dal Cliente (es. fatturato per esperienze pregresse;
certificazioni tecniche delle risorse da impiegare; etc.).
Fin dalle fasi preliminari si definiscono gli accordi interni di RTI che devono prevedere:
• Ripartizione di attività, oneri e spese
• Responsabilità di Program management e relativa fee
• Regolamentazione delle modalità di fatturazione
• Regolamentazione del ricorso al subappalto, nel caso in cui sia consentito dall’Ente
Appaltante;
• La clausola prevista dal “Modello organizzativo 231”.
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Preliminari di offerta
Coinvolgimento consulenti esterni
Come in ogni progetto, si deve far ricorso a consulenti esterni in caso di carenza di risorse
interne con skill necessari alla predisposizione dell’offerta tecnica.
In questi casi però, nel contratto con i consulenti, si deve mettere particolare attenzione
alla clausole di riservatezza e non concorrenza.
Non comunicare a nessuno il tuo schieramento e la strategia che intendi adottare.
11
Preliminari di offerta
Pianificazione
Il Bid manager definisce, in accordo con le Funzioni Aziendali, le macro-attività del Piano di
Massima, che deve comprendere tempi e costi stimati per la predisposizione della
documentazione d’offerta.
In base al piano si individuano le risorse necessarie e si definisce un Piano di Lavoro
dettagliato.
Il Piano verrà concordato con i responsabili delle Funzioni interessate, in modo da garantire
la disponibilità delle risorse necessarie.
Il Bid Manager coordina le risorse coinvolte.
Se si opera in RTI, il Piano di lavoro deve comprendere anche le attività svolte dalle Società
mandanti.
La verifica dello stato di avanzamento è condivisa con i responsabili delle Aziende esterne
(RTI o subappalto) e delle Funzioni interne
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Preliminari di offerta
Autorizzazione
E’ prevista una fase preventiva di autorizzazione, da parte della Direzione della Business
Unit, per proseguire nel processo di offerta .
Il Bid Manager deve predisporre un Business Case al fine di consentire la valutazione delle
opportunità di partecipazione alla gara se:
• il valore economico stimato dell’offerta sia superiore ad una soglia, usualmente variabile
in funzione della tipologia di mercato.
• il costo stimato dell’offerta è superiore al x% del valore del deal.
In tutti i casi il Bid Manager effettua una verifica di fattibilità e profittabilità prima di
innescare le fasi successive, per consentire alla Business Unit di autorizzare la
partecipazione alla gara ... e quindi accogliere i costi nel proprio budget!
La predisposizione di una offerta è un progetto e quindi ha un suo costo:
Questo costo si sommerà ai costi di progetto in caso di vittoria nella gara,
ma in caso contrario graverà sul budget commerciale della Business Unit !!!!
Un esercito vittorioso prima vince, poi dà battaglia;
Un esercito destinato alla sconfitta prima dà battaglia, poi spera di vincere.
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Preliminari di offerta
Autorizzazione – il Business case
Report di Sintesi
VALORE DELLA
PRODUZIONE
MARGINE DI PRODUZIONE
% su VP
MARGINE ATTIVITA'
INDUSTRIALE
% su VP
RISULTATO OPERATIVO
2010
2011
2012
Anni
Successivi
Totale
Anni
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0%
0%
0%
0%
0%
0
0
0
0
0
0%
0%
0%
0%
0%
0
0
0
0
0
0%
0%
0%
0%
0%
INVESTIMENTI
0
0
0
0
0
CIRCOLANTE
0
0
0
0
0
CASSA (saldo netto di
periodo)
0
0
0
0
0
CASSA (a fine periodo)
0
0
0
0
0
% su VP
Totale gg / persona
0
0
0
0
0
aa / persona equivalenti
% Interni
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
% Esterni (incl. Gruppo)
0%
0%
0%
0%
0%
% Esterni (escl. Gruppo)
0%
0%
0%
0%
0%
% subappalto (incl. Gruppo)
0%
0%
0%
0%
0%
% subappalto (escl. Gruppo)
0%
0%
0%
0%
0%
Il Business case viene impostato con
le informazioni note al momento.
Il Bid Manager deve evidenziare le
assumptions poste alla base della
valutazione.
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Preliminari di offerta – wrap up
1 - Preliminari di offerta
o
o
o
o
o
o
Verifica possesso requisiti tecnici ed economici
Definizione delle modalità di partecipazione
Definizione della formazione del RTI
Coinvolgimento consulenti esterni
Pianificazione
Autorizzazione
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Agenda
La predisposizione delle offerte in una gara pubblica
 1 - Preliminari di offerta
 2 - Documentazione legale e amministrativa
 3 - Predisposizione offerta tecnica
 4 - Predisposizione offerta economica
 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica
 6 - La chiusura
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Documentazione legale amministrativa
Analisi dei vincoli
La Funzione Legale analizza il capitolato, il disciplinare e lo schema di contratto per
individuare tutti i vincoli posti in fase di partecipazione e di esecuzione, come ad esempio:
• certificazioni professionali necessarie,
• durata del periodo di garanzia,
• clausole di rescissione,
• presenza o assenza di quota minima garantita,
• vincoli sulla proprietà intellettuale,
• ...
L’analisi dei vincoli è indispensabile, non solo per garantire la partecipazione alla gara, ma
anche per la valutazione dell’offerta economica.
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Documentazione legale amministrativa
Certificazioni e dichiarazioni
La Funzione Legale deve analizzare il capitolato e il disciplinare per individuare tutte le
certificazioni necessarie come ad esempio:
• dati inerenti alle dimensioni ed al fatturato dell’Azienda;
• copia autentica della certificazione ISO e altre certificazioni richieste;
• eventuale dichiarazione congiunta a costituirsi in Raggruppamento Temporaneo di
Imprese (RTI);
• la clausola prevista dal “Modello organizzativo231” in caso di RTI;
• dichiarazione di rispetto dei principi etico-comportamentali (“Codice Etico e di
Condotta”, “Principi di comportamento con PA”) ;
• altre dichiarazioni aziendali (procure, etc.);
• certificazione del versamento all’ Autorità di Vigilanza sui contratti pubblici di lavori
• ...
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Documentazione legale amministrativa
Documenti legali
La documentazione può comprendere, ad esempio:
• certificazione antimafia;
• CCIAA (Certificato di Iscrizione alla Camera di Commercio);
• bilanci aziendali;
• certificato DURC;
• fideiussione provvisoria;
• garanzie Bancarie;
• patti RTI o atto di costituzione del RTI;
• dati relativi a precedenti esperienze nel settore (autocertificazioni o dichiarazioni dei
clienti);
• accordo di subappalto o avvalimento con le aziende dichiarate;
• ...
Nella pianificazione non si deve assolutamente sottovalutare il tempo
necessario ad ottenere i documenti che richiedono il coinvolgimento di
soggetti esterni o difficilmente raggiungibili (firme di consiglieri o sindaci,
dichiarazioni di tutti i delegati alla firma, ...)
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Documentazione legale amministrativa – wrap up
2 - Documentazione legale e amministrativa
o
o
o
o
o
o
Analisi dei vincoli
Certificazioni di qualità (ISO, CMMI, AQAP, ...)
Certificazioni legali (antimafia, carichi pendenti, ...)
Certificazioni amministrative (CCIA, Bilanci, ...)
Certificazione di esperienze simili all’oggetto di fornitura (fatturato, buona
esecuzione, ...)
Fidejussioni bancarie e altre garanzie
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Agenda
La predisposizione delle offerte in una gara pubblica
 1 - Preliminari di offerta
 2 - Documentazione legale e amministrativa
 3 - Predisposizione offerta tecnica
 4 - Predisposizione offerta economica
 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica
 6 - La chiusura
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Predisposizione offerta tecnica
Individuazione KWI (Key Winning Item)
Il Bid Team, in una o più sessioni , analizza le richieste del capitolato, le capacità delle
Aziende del RTI, e individua le caratteristiche principali che dovranno essere presenti
nell’offerta tecnica per garantire il massimo punteggio tecnico.
Le tecniche da utilizzare in queste sessioni sono quelle tipiche del Brain Storming e del
Lateral Thinking, tuttavia tutti i risultati devono essere poi gestiti in modo strutturato e
controllato.
Una possibile tecnica di gestione è quella delle matrici di relazione.
Considerane perciò gli aspetti fondamentali, e analizzali mediante i sette criteri di valutazione.
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Predisposizione offerta tecnica
Individuazione KWI (Key Winning Item)
Organizzazione
generale
Elementi di valutazione dell’offerta tecnica
Sub criterio ORGANIZZAZIONE PER LA DISTRIBUZIONE DEI SERVIZI
Valutazione dell’adeguatezza e completezza della soluzione organizzativa proposta, in termini di risorse, strumenti e modalità operative per garantire
adeguato grado di flessibilità e di tempestiva ed efficace risposta per tutti i servizi a carattere progettuale (par 3.3). In caso di RTI, Consorzio, subappalto
O1 o avvalimento, valutazione anche dei razionali utilizzati per massimizzare l’efficacia della ripartizione dei servizi/attività oggetto di fornitura tra le Imprese
raggruppande e le loro unità operative, al fine di massimizzare l’efficacia di tale ripartizione (par 3.1)
Valutazione dell’adeguatezza e completezza delle modalità con cui il Concorrente intende organizzare il governo complessivo dell’intera fornitura e
O2 l’interazione tra i vari servizi, i gruppi di lavoro ed eventuali altri servizi di INPDAP correlati. (par 3.2)
O3 Valutazione della soluzione per la reperibilità delle risorse (par. 3.4).
Sviluppo e MEV
S1
S2
S3
Qualità
S4
Punti
max
3
3
2
SUB Criterio SOLUZIONI
Valutazione della adeguatezza e completezza dell’organizzazione proposta dal Concorrente per effettuare le attività di sviluppo e MEV, degli ambienti di
test e sviluppo proposti, del mix di risorse e della loro produttività dichiarata nonché delle soluzioni che verranno adottate per garantire tale produttività
(par. 4.1.1).
Valutazione della adeguatezza, completezza e rispondenza ai requisiti contrattuali delle metodologie di produzione del software proposte dal
Concorrente, con particolare riguardo alla loro applicabilità nel contesto (par. 4.1.2).
Valutazione della efficacia della proposta del Concorrente per evitare lo scostamento delle stime del numero di punti funzione da realizzare negli obiettivi
di sviluppo e MEV effettuate in fase di revisione - effettuata nella fase di specifica - rispetto alla stima iniziale - effettuata in fase di definizione
dell’intervento (par. 4.1.3).
Valutazione della completezza e adeguatezza della descrizione dei documenti di riscontro che verranno prodotti dall’Impresa nel ciclo di vita del
software (par. 4.1.4).
SUB Criterio QUALITA’
Valutazione globale del Piano di Qualità generale e del Piano della Qualità obiettivo ed in particolare delle proposte di livelli di qualità e/o di servizio,
S26 migliorative rispetto a quanto richiesto dal capitolato, che l’Impresa si impegna ad adottare (par. 5.1)
Valutazione della efficacia e completezza delle metodologie di assicurazione qualità previste, con riferimento specifico alla loro efficacia nel contesto
S27 INPDAP (par 5.2)
23
6
4
3
2
8
5
3
Predisposizione offerta tecnica
Individuazione KWI (Key Winning Item)
Elementi caratteristici dell’offerta tecnica
LEAN ORGANIZATION
Organizzazione
del
RTI
secondo
un
modelo
di
"Azienda
Virtuale"
LO1
LO2 Organizzazione del RTI secondo un modello Divisionale
LO3 Social Networking
ARCHITETTURE TECNICHE OPEN SOURCE
OS1 Il RTI partecipa a un Open Source Project per i prodotti di Business Intelligence
OS2 I prodotti di gestione documentale realizzati nel corso della fornitura saranno rilasciati alla comunità open source
RISORSE BEST OF BREED
RU1 I profili professionali offerti hanno caratteristiche superiori a quanto richiesto nel capitolato
RU2 Le risorse offerte sono UNICHE
RIUSO COMPONENTI ESISTENTI
RC1 Il Rti mette a disposizione del Cliente il componente applicativo xyz senza oneri aggiuntivi
Criteri
Punti max
Elementi caratteristici dell’offerta tecnica
Punti RTI
LO1
O1
Organizzazion
O2
e generale
O3
3
S1
6
S2
4
S3
3
S4
2
S26
5
S27
3
Sviluppo e
MEV
Qualità
3
X
X
2
X
X
LO2
LO3
OS2
X
X
X
X
X
X
X
OS1
X
X
X
24
RU1
RU2
RC1
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Predisposizione offerta tecnica
Proposta tecnica
Ogni proposta tecnica deve seguire le indicazioni presenti nel capitolato e disciplinare di
gara, in alcuni casi vengono fornite indicazioni precise e mandatorie su:
• indice dell’offerta e di eventuali allegati;
• contenuti attesi per ogni paragrafo e sottoparagrafo;
• numero di pagine massimo totale e indicativo per ogni paragrafo;
• formattazione (tipo e dimensioni carattere, interlinea, margini , ...);
• ...
Nel seguito analizziamo alcune delle componenti usualmente presenti in una offerta
tecnica.
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Predisposizione offerta tecnica
Proposta tecnica - Architetture
Nei diversi paragrafi dell’offerta tecnica si dovranno esporre le soluzioni che il RTI intende
adottare, ad esempio, per:
• lo sviluppo e la Manutenzione Evolutiva delle applicazioni;
• il governo della fornitura;
• la gestione della configurazione;
• la rilevazione della Customer Satisfaction;
• ...
È utile definire una architettura unitaria che raccolga e integri tutte le soluzioni offerte in
un framework unitario dal punto di vista concettuale, funzionale e tecnico.
In sintesi si deve ridurre al minimo la necessità di interazioni manuali fra sottosistemi e la
click distance per l’utente (sia del Cliente sia del RTI).
26
Predisposizione offerta tecnica
Proposta tecnica - Architetture
DOCUMENTI
Sistemi Legacy
PROCEDIMENTI
JJJ
JJJ KKK
KKK YYY
YYY XXX
XXX
Applicazioni
Layer
DB e Legacy
ANAGRAFI
SCADENZARIO
Dati
Connettori
Orchestrazione
CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA
GESTIONE
GESTIONE
DOCUMENTALE
DOCUMENTALE
URP
URP/ /CRM
CRM
DELIBERE
DELIBERE
GESTIONE
GESTIONE
AMMINISTRATIVA
AMMINISTRATIVA
MONITORAGGIO
MONITORAGGIO
AVANZAMENTO
AVANZAMENTO
Gestore
regole procedurali
FLUSSI PROCEDURALI
Web services
Portale
Portale
Porta di dominio
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Layer
Accesso
SSO e Profilazione
Layer
Logica elaborativa
PROTOCOLLO
PROTOCOLLO
Predisposizione offerta tecnica
Proposta tecnica – Modelli e metodologie di riferimento
Tutte le attività descritte dovranno fare
riferimento ad un unico framework
metodologico .
Se si utilizzano modelli standard (es. ITIL) si
deve fare riferimento a un set preciso di
procedure.
I processi di funzionamento devono
inevitabilmente essere quelli descritti nei
sistemi di Qualità delle Aziende del RTI, ma
la metodologia dovrebbe essere così
elastica da adattarsi al contesto operativo
del Cliente Specifico.
Alcuni esempi concreti potranno essere
inseriti per avvalorare la concretezza
dell’offerta .
richiesta
soddisfatta
richiesta
intervento
UTENTI
SISTEMA
End
Livello
Front
I
analisi
richiesta
diagnosi
BIG
informazioni
comunicazione
fine intervento
attività
assistenza
Utenti/
Tecnici amm.vi
BIG
gestione
funzionalità
manutenzione
correttiva
Team operativi
pianificazione
servizio
analisi
richiesta
manifestazione
nuova esigenza
nuovi
sviluppi
Committente
End
Livello
Back
II
segnalazione
malfunzionamento
diagnosi
BIG
presa in carico
gestione
configurazione
... ma attenzione! La commissione potrebbe
decidere di non valutare disegni e schemi
inseriti nell’offerta tecnica!
Prodotto/servizio
prodotto/servizio
28
BIG
Predisposizione offerta tecnica
Struttura organizzativa
•Chiara: deve essere rappresentata secondo schematismi e definizioni rigorosi.
•Credibile: ogni Azienda del RTI o Funzione Aziendale deve svolgere il compito per
cui è stata costituita.
•Completa: le funzioni di ogni struttura organizzativa corrispondono ai servizi
previsti nel Capitolato.
La descrizione della struttura organizzativa deve prevedere una matrice RACI
completa.
Devono essere evidenziate le relazioni con le funzioni Aziendali di Staff (es. Risorse
Umane) al servizio del Cliente.
Gestire molti è come gestire pochi: basta curare l’organizzazione
29
Predisposizione offerta tecnica
Piano di progetto
MULTA E PAUCIS ELICERE!
Il Piano sarà necessariamente approssimativo, ma dovrà essere:
•Chiaro: le milestone, i vincoli e le integrazioni devono essere immediatamente
evidenti .
•Credibile: il piano di carico delle risorse impegnate deve essere coerente con la
capacità del RTI e del Cliente.
•Completo: la WBS deve essere allineata ai livelli di attività esplicitamente presenti
nel Capitolato.
30
Predisposizione offerta tecnica
Curriculum Risorse Professionali
I CV devono essere redatti in modo da rendere facilmente verificabili i criteri richiesti
nel capitolato quindi devono essere:
•Chiari: i termini utilizzati devono corrispondere al capitolato (Senior Permanent
Consultant vs Assistente esperto).
•Credibili: le certificazioni devono essere “certificate” , le esperienze devono essere
coerenti con gli altri dati (nato nel 1986 ... 20 anni di esperienza in programmazione Java)
•Completi: tutti i parametri richiesti devono essere mappati nel CV.
31
Predisposizione offerta tecnica
Modelli per la green factory
Molto spesso vengono richieste:
1. Proposte, soluzioni, accorgimenti, policies già adottate o previste per ridurre
l’impatto ambientale dovuto alle attività oggetto della presente gara.
2. Potranno, per esempio, essere presi in considerazione aspetti quali:
• accorgimenti per diminuire la necessità di stampare durante il ciclo di
sviluppo,
• utilizzo di dispositivi a basso consumo energetico.
Anche in questo caso tutte le soluzioni devono essere Chiare e Credibili
32
Predisposizione offerta tecnica
Proposta tecnica – Proposte addizionali
Possono essere inserite alcune proposte tenciche
addizionali rispetto a quanto richiesto nel
capitolato (es. uno strumento per l’e-learning o un
assessment di soluzioni), ma ATTENZIONE!
1. La commissione potrebbe decidere di non
valutare quanto non richiesto dal capitolato.
2. Proposte a titolo oneroso per il cliente
potrebbero essere valutate negativamente .
3. Proposte offerte a titolo non oneroso devono
essere attentamente valutate nel Cost Model
in quanto costituiranno comunque un vincolo
per il RTI.
Spesso sono invece valutati positivamente (o
esplicitamente richiesti) tutti i miglioramenti dei
livelli di servizio offerti, ma ATTENZIONE! la
attendibilità di ogni miglioramento deve essere
giustificata da soluzioni tecniche o organizzative.
33
Accesso diretto
a basi della
conoscenza
condivise
Comunicazione
molti a molti
(uno a molti)
(uno a uno)
Forte interattività
Permanenza sul luogo
di lavoro
Apprendimento
centrato sul
docente e
sul programma
E-learning
Formazione centrata
sul fruitore
Training on
the job
Formazione
in aula
Comunicazione
Uno a uno
Comunicazione diretta
Dipendenza
spazio / temporale
Fondamentale in tutte le guerre è lo stratagemma.
Predisposizione offerta tecnica – wrap up
3 - Predisposizione offerta tecnica
o
o
o
o
o
o
o
o
Individuazione KWI (Key Winning Item)
Proposta tecnica
• Architetture
• Modelli e metodologie di riferimento
Struttura organizzativa
Piano di progetto
Curriculum Risorse Professionali
Esempi e Prototipi esplicativi
Modelli per la green factory
Proposte addizionali
34
Agenda
La predisposizione delle offerte in una gara pubblica
 1 - Preliminari di offerta
 2 - Documentazione legale e amministrativa
 3 - Predisposizione offerta tecnica
 4 - Predisposizione offerta economica
 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica
 6 - La chiusura
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Predisposizione offerta economica
Il cost model
Il Bid Manager predispone l’Offerta Economica, supportato dal Responsabile del Delivery
e dal Controller di BU.
Al fine di assicurare una migliore valutazione della redditività attesa, il Bid Manager deve
predisporre il “Cost Model” ovvero un modello che permetta di determinare un conto
economico della commessa nonché indicatori di natura finanziaria.
La predisposizione del Cost Model deve essere effettuata per ogni nuova offerta
presentata, sia essa riferita alla possibile acquisizione di un nuovo contratto, all’estensione
di attività e/o alla modifica dei corrispettivi in riferimento ad un contratto esistente.
Il Cost Model ha una struttura definita dagli standard aziendali, ma devono sempre essere
riportate:
• le partnership dell’eventuale RTI, le percentuali e le attività di competenza della
Struttura di Business;
• la percentuale di subappalto ammessa e quella offerta in base alla articolazione dell’RTI;
• l’elenco degli eventuali fornitori che verranno dichiarati in offerta in subappalto ovvero
obbligati per vincoli tecnologici o per altri vincoli, e le motivazioni relative alla loro
scelta.
36
Predisposizione offerta economica
Valutazione dei costi - Impegno risorse
INTERNI
Master
Senior
Esperto
Junior
Entry Level
Totale Interni
gen-10
feb-10
mar-10
apr-10
mag-10
giu-10
lug-10
ago-10
set-10
ott-10
nov-10
dic-10
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
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0,00
0,00
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0,00
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0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
INTERINALI
Master
Senior
Esperto
Junior
Entry Level
Totale Interinali
gen-10
feb-10
mar-10
apr-10
mag-10
giu-10
lug-10
ago-10
set-10
ott-10
nov-10
dic-10
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
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0,00
0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
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0,00
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0,00
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0,00
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0,00
0,00
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0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Riepilogo INTERNI
Master
Senior
Esperto
Junior
Entry Level
SubTotale Interni
gen-10
feb-10
mar-10
apr-10
mag-10
giu-10
lug-10
ago-10
set-10
ott-10
nov-10
dic-10
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0,00
0,00
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0,00
0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
ESTERNI - Gruppo
Master
Senior
Esperto
Junior
Entry Level
Totale I.T.M.
gen-10
feb-10
mar-10
apr-10
mag-10
giu-10
lug-10
ago-10
set-10
ott-10
nov-10
dic-10
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0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
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0,00
0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
ESTERNI - Terzi
Master
Senior
Esperto
Junior
Entry Level
Totale Esterni - Terzi
gen-10
feb-10
mar-10
apr-10
mag-10
giu-10
lug-10
ago-10
set-10
ott-10
nov-10
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Riepilogo ESTERNI
Master
Senior
Esperto
Junior
Entry Level
SubTotale Esterni
gen-10
feb-10
mar-10
apr-10
mag-10
giu-10
lug-10
ago-10
set-10
ott-10
nov-10
dic-10
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
gen-10
feb-10
mar-10
apr-10
mag-10
giu-10
lug-10
ago-10
set-10
ott-10
nov-10
dic-10
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Si definisce il piano di carico complessivo
del progetto con un dettaglio mensile.
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Il carico di lavoro viene determinato sulla
base della produttività attesa.
% Interni
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
La produttività attesa viene determinata
sulla base delle serie storiche, adeguate al
contesto (skill risorse, location, ambienti, case
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
tool, quantità e qualità della documentazione,
processo di approvazione/revisione, ...)
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
% Esterni
TOTALE RISORSE
Master
Senior
Esperto
Junior
Entry Level
Totale Risorse
% Interni
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
% Esterni (incl. Gruppo)
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
% Esterni (escl. Gruppo)
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
Chi è in grado di stabilire quando deve usare forze
minori, e quando maggiori, riuscirà vittorioso.
37
Predisposizione offerta economica
Valutazione dei costi - Impegno risorse
TARIFFE STANDARD RISORSE UMANE
2010
2011
Anni
2012 Successivi
COSTO DEL LAVORO - INTERNI
INTERNI
Master
Costo
400
440
484
532
Senior
Costo
300
330
363
399
Esperto
Costo
200
220
242
266
Junior
Costo
150
165
182
200
Entry Level
Costo
100
110
121
133
Le funzioni Risorse Umane e Acquisti
forniscono i costi standard per l’anno in
corso e le previsioni per gli anni
successivi.
INTERINALI
Master
Costo
232
239
247
251
Senior
Costo
202
208
215
219
Esperto
Costo
172
177
182
186
Junior
Costo
147
152
156
159
Entry Level
Costo
137
141
146
149
Ma non finisce qui .....
RISORSE ESTERNE Gruppo - TARIFFE MEDIE GG - Rif. Costo STD
Gruppo => uguale a Costo Esterni +
10%
Master
Costo
555
560
566
566
Senior
Costo
304
307
310
310
Esperto
Costo
221
223
225
225
Junior
Costo
186
188
190
190
Entry Level
Costo
157
158
160
160
RISORSE ESTERNE - TERZI - TARIFFE MEDIE GG - Rif. Costo STD
ESTERNI - Terzi
Master
Costo
504
509
514
514
Senior
Costo
276
279
282
282
Esperto
Costo
201
203
205
205
Junior
Costo
169
171
172
172
Entry Level
Costo
142
144
145
145
38
Predisposizione offerta economica
Valutazione dei costi - Impegno risorse
Nel conto economico dell’offerta devono essere previsti anche i costi ribaltati dalle altre
strutture Aziendali.
Se si modificano i parametri standard si devono fornire adeguate motivazioni (CCC)
COSTO di TRASFORMAZIONE (altri componenti)
Ribaltamento Logistica
60,0
59,0
59,0
59,0
Ribaltamento costi Sistema Informativo
18,0
17,0
17,0
17,0
Ribaltamento costi esterni CDC SF
1,0
1,0
1,0
1,0
Costo ribaltamento Ammortamenti CDC
0,0
0,0
0,0
0,0
Incidenza Commerciali
5,4%
5,3%
5,3%
5,3%
Incidenza R&S e Qualità
0,8%
0,8%
0,8%
0,8%
Incidena Formazione
0,9%
0,9%
0,9%
0,9%
Incidenza Coordinamento
4,1%
2,9%
2,8%
2,8%
8,4%
8,2%
8,2%
RIBALTAMENTO COSTI INDIRETTI
RIBALTAMENTO COSTI della STRUTTURA
Incidenza struttura
8,3%
39
Predisposizione offerta economica
Valutazione dei costi – Check List
Descrizione
Hardware
Acquisizione hardware per ambienti di sviluppo (Server, storage, …)
Acquisizione apparecchiature particolari per ambienti di sviluppo (WS specifiche, scanner, plotter….)
Acquisizione hardware per ambienti di collaudo (Server, storage, …)
Acquisizione apparecchiature particolari per ambienti di collaudo (WS specifiche, scanner, plotter….)
Acquisizione Pdl per ambienti di collaudo (PC, video, stampanti, …)
Acquisizione hardware per ambienti di esercizio (Server, storage,)
Acquisizione apparecchiature particolari per ambienti di esercizio (WS specifiche, scanner, plotter….)
Acquisizione sistemi di controllo remoto per aula informatizzata
Acquisizione Pdl per ambienti di esercizio (PC, video, stampanti, …)
Acquisizione hardware per la gestione della sicurezza in ambienti di sviluppo (firewall, server specifici per SSO o Intrusion detection, altro)
Acquisizione hardware per la gestione della sicurezza in ambienti di collaudo (firewall, server specifici per SSO o Intrusion detection, altro)
Acquisizione hardware per la gestione della sicurezza in ambienti di esercizio (firewall, server specifici per SSO o Intrusion detection, altro)
Acquisizione hardware per TLC in ambienti di sviluppo (router, switch, hub, Matrici commutazione, altro)
Acquisizione hardware per TLC in ambienti di collaudo (router, switch, hub, Matrici commutazione, altro)
Acquisizione hardware per TLC in ambienti di esercizio (router, switch, hub, Matrici commutazione, altro)
Software
Acquisizione software per ambienti di sviluppo (Gestione CVS, tool di produttività e test, linguaggi, middleware, ecc)
Acquisizione software per ambienti di collaudo (Tool di test, middleware, DBMS, ecc)
Acquisizione software per ambienti di esercizio (Tool di S&N mngt, middleware, DBMS, ecc)
Acq. softw. per la gestione della sicurezza in ambiente di sviluppo (Clustering, firewall, Intrusion Detection, Risk-analysis, auditing, ecc)
Acq. softw. per la gestione della sicurezza in ambiente di collaudo (Clustering, firewall, Intrusion Detection, Risk-analysis, auditing, ecc)
Acq. softw. per la gestione della sicurezza in ambiente di esercizio (Clustering, firewall, Intrusion Detection, Risk-analysis, auditing, ecc)
Acquisizione software per TLC (sw Ruoter, NetWork Mngt, )
40
SI
NO
Predisposizione offerta economica
Valutazione dei costi – Check list
Descrizione
Canoni e consumi hardware
Manutenzione hardware per ambienti di sviluppo
Materiale di consumo hardware per ambienti di sviluppo (tastiere, mouse, toner)
Manutenzione hardware per ambienti di collaudo
Materiale di consumo hardware per ambienti di collaudo (tastiere, mouse, toner)
Manutenzione hardware per ambienti di esercizio
Materiale di consumo hardware per ambienti di esercizio (tastiere, mouse, toner)
Canoni e licenze software
Canoni software per ambienti di sviluppo (licenze, manutenzione, hot-line, assistenza, up-grade, ecc)
Canoni software per ambienti di collaudo (licenze, manutenzione, hot-line, assistenza, up-grade, ecc)
Canoni software per ambienti di esercizio (licenze, manutenzione, hot-line, assistenza, up-grade, ecc)
Licenze d'uso di componenti multimediali (fotografie, clip video, audio, ecc.)
Canoni e Consumi TLC
Contributo impianto (una Tantum) per reti di TLC
Canoni per hardware TLC per ambienti di sviluppo
Canoni per hardware TLC per ambienti di collaudo
Canoni per hardware TLC per ambienti di esercizio
Canoni per software TLC per ambienti di sviluppo
Canoni per software TLC per ambienti di collaudo
Canoni per software TLC per ambienti di esercizio
Canoni per reti TLC
41
SI
NO
Predisposizione offerta economica
Investimenti / Consumi per la Logistica
Descrizione
Valutazione
dei costi – Check list
Acquisizione apparecchiature e attrezzature per la logistica (fotocopiatrici, condizionatori, gruppi di continuità, generatori elettrici, etc.)
Canoni per le apparecchiature e attrezzature per la logistica (fotocopiatrici, condizionatori, gruppi di continuità, generatori elettrici, etc.)
Canoni per consumi energetici (energia elettrica, gas, gasolio) e telefonici
Acquisizione materiale di consumo (cancelleria, carta, toner, etc.)
Canoni per servizi logistici (guardiania, pulizie, gestione giardini, etc.)
Canoni aule per erogazione dei corsi
Acquisizione libri o materiali didattici per erogazione corsi
Acquisizione convenzioni pasti, servizi navette e coffe break
Costi diversi
Assicurazioni (hardware, locali, etc.)
Tasse locali (smaltimento rifiuti, certificati ascensori e impianti di riscaldamento)
Contingency
Fondo rischi per penali
Altri rischi
Garanzia
Garanzie Software applicativo
Garanzie licenze Software
Garanzie Hardware
Altro
SLA Management system
Project management system
Duplicazione materiale didattico (fotocopie, CD-ROM, DVD, ecc.)
Formazione specialistica per team di progetto
Cauzione per corretta esecuzione prestazioni contrattuali
42
SI
NO
Predisposizione offerta economica
Valutazione oneri finanziari -
Modalità di fatturazione e incasso
INDICATORI
WACC
gg medi incasso (STD)
gg medi pagamento (STD)
aliquota IVA
IRES
IRAP
Incidenza TFR
12,1%
260
270
20%
33%
4,3%
7,4%
I giorni di incasso devono tenere conto delle modalità di fatturazione previste dal
capitolato ad esempio:
I corrispettivi relativi ai punti funzione saranno riconosciuti secondo il seguente criterio:
• 20% all’approvazione del documento di specifica dei requisiti,
• 20% all’approvazione del documento di specifica progettuale (Disegno tecnico),
• 30% all’esito positivo del collaudo,
• 30% al rilascio in esercizio.
43
Predisposizione offerta economica
Autorizzazione business plan
Il Responsabile del Delivery fornisce tutti gli elementi di costo derivanti dalle valutazioni
progettuali e/o dalle offerte dei fornitori affinché il Bid manager possa
predisporre il Cost Model e quindi l’Offerta Economica; verifica inoltre che siano presi
correttamente in considerazione tutti i possibili elementi di costo.
Sulla base del Cost Model, il bid manager:
• valuta insieme al responsabile della Business Unit il costo globale del progetto o della
parte di competenza della struttura di Business in caso di RTI (eventualmente in
collaborazione con le altre Aziende del RTI coinvolte) richiedendo il supporto della
Funzione Acquisti nel caso in cui sia prevista la fornitura di beni o servizi di terzi;
• verifica insieme al Delivery e al responsabile della BU la completezza e affidabilità delle
informazioni contenute nel Cost Model stesso con la collaborazione del controller di
BU;
44
Predisposizione offerta economica
Autorizzazione business plan
CONTENUTI DEL PROGETTO
Prodotti e Servizi previsti
Prodotti e Servizi
Dimensioni, Volumi e Produttività del
Servizio
Soluzioni adottate
Ambienti tecnoogici e piattaforme prevalenti
45
Predisposizione offerta economica
Autorizzazione business plan
SCENARIO
Competitors
Punti di Forza
Punti di Debolezza
Opportunità
Rischi
46
Predisposizione offerta economica
Autorizzazione business plan
SUBAPPALTO
quota % max consentita
(si/no)
quota % offerta
Note
Prodotti e Servizi Subappaltati
Fornitori
K.P.I. (before Taxes):
NPV
0
IRR
n.a.
PBP
n.a.
K.P.I. (after Taxes):
NPV
0
IRR
n.a.
PBP
n.a.
47
Predisposizione offerta economica
Autorizzazione business plan
Report di Sintesi
VALORE DELLA
PRODUZIONE
MARGINE DI PRODUZIONE
% su VP
MARGINE ATTIVITA'
INDUSTRIALE
% su VP
RISULTATO OPERATIVO
2010
2011
2012
Anni
Successivi
Totale
Anni
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0%
0%
0%
0%
0%
0
0
0
0
0
0%
0%
0%
0%
0%
0
0
0
0
0
0%
0%
0%
0%
0%
INVESTIMENTI
0
0
0
0
0
CIRCOLANTE
0
0
0
0
0
CASSA (saldo netto di
periodo)
0
0
0
0
0
CASSA (a fine periodo)
0
0
0
0
0
% su VP
Totale gg / persona
0
0
0
0
0
aa / persona equivalenti
% Interni
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
0,00
0%
% Esterni (incl. Gruppo)
0%
0%
0%
0%
0%
% Esterni (escl. Gruppo)
0%
0%
0%
0%
0%
% subappalto (incl. Gruppo)
0%
0%
0%
0%
0%
% subappalto (escl. Gruppo)
0%
0%
0%
0%
0%
48
Il Business case in questa fase viene
generato automaticamente dai dati di
dettaglio
Predisposizione offerta economica
Compilazione offerta economica
Il Bid manager compone il documento di offerta relativo alla parte economica con la massima
riservatezza possibile.
Quando l’offerta nasce a seguito della partecipazione ad un bando di gara, il documento di
offerta economica viene predisposto secondo le indicazioni fornite dagli Atti di Gara.
Nel caso di Trattativa Privata, l’Offerta Economica viene predisposta secondo la prassi o gli
accordi con il cliente.
Il Legale fornisce eventuale supporto per dichiarazioni di natura legale da predisporre
nell’ambito della Offerta Economica, incluse eventuali giustificazioni per l’anomalia.
Nel caso in cui il Cliente richieda ulteriori giustificazioni dell’offerta anomala, il Bid Manager
cura la predisposizione di tali giustificazioni, con il supporto del legale.
49
Predisposizione offerta economica
Valutazione dei competitor
Le valutazioni della quantità si deducono dalle misurazioni, i calcoli della quantità, i
confronti dai calcoli, e la probabilità di vittoria dai confronti.
50
Predisposizione offerta economica – wrap up
4 - Predisposizione offerta economica
o
o
o
o
o
o
o
Valutazione dei costi
• Impegno risorse interne
• Impegno risorse esterne
• Costi approvvigionamenti
• Offerte subfornitori
• Costi gestionali
Valutazione oneri finanziari
•
Modalità di fatturazione e incasso
•
Analisi di vincoli e garanzie
Valutazione oneri della Sicurezza
Valutazione costi per la green factory
Stima dei ricavi attesi nel periodo
Autorizzazione business plan
Valutazione dei competitor
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Agenda
La predisposizione delle offerte in una gara pubblica
 1 - Preliminari di offerta
 2 - Documentazione legale e amministrativa
 3 - Predisposizione offerta tecnica
 4 - Predisposizione offerta economica
 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica
 6 - La chiusura
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La review e il riesame dell’offerta tecnica
Verifica formale
Il Bid Manager raccoglie e verifica tutta la Documentazione ed effettua il riesame
dell’offerta, in particolare, durante il riesame dell’offerta vengono effettuati:
• un controllo formale sulla congruenza e completezza dei documenti di offerta e sul
rispetto delle regole di stile interne, delle eventuali consuetudini specifiche del Cliente o
imposte dal bando di gara;
• un controllo di merito sulla congruenza e consistenza dei contenuti dei documenti di
offerta e sul soddisfacimento puntuale dei requisiti espressi dal Cliente o definiti nel
Capitolato/Disciplinare di gara.
Nel caso in cui le aziende della Struttura di Business non siano mandatarie, ma mandante, il
riesame di norma sarà limitato alla parte di competenza secondo gli accordi presi con il RTI.
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La review e il riesame dell’offerta tecnica
Peer review
Mostrare il proprio lavoro ad altri aumenta la probabilità che le debolezze vengano
identificate e, grazie a consigli e incoraggiamenti, corrette.
La ragione principale della peer review è che è molto difficile per un singolo autore,
o per un gruppo, riuscire ad individuare tutti gli errori o i difetti di uno studio
complesso.
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La review e il riesame dell’offerta tecnica
Proof reading e re-editing
In aggiunta al tradizionale Proofreading è indispensabile un “test di comprensibilità”
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La review e il riesame dell’offerta tecnica – wrap up
5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica
o
o
o
Verifica formale
Peer review
Proof reading e re-editing
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Agenda
La predisposizione delle offerte in una gara pubblica
 1 - Preliminari di offerta
 2 - Documentazione legale e amministrativa
 3 - Predisposizione offerta tecnica
 4 - Predisposizione offerta economica
 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica
 6 - La chiusura
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La chiusura
Firme
L’offerta viene firmata dal Responsabile autorizzato in virtù di apposita procura/attribuzione
di poteri, temporanei o stabili.
La funzione Legale deve comunicare sempre tempestivamente al Responsabile autorizzato
alla firma e ai Bid Manger ogni eventuale variazione alle procure esistenti e dei poteri
conferiti dal CDA.
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La chiusura
Packaging e consegna
Il Bid Manager provvede infine alla confezione del plico ed alla trasmissione al Cliente
secondo i tempi e le modalità definite negli Atti di Gara ovvero, nel caso di trattativa
privata, secondo i tempi e le modalità definite con il cliente.
Quando una o più delle aziende della Struttura di Business partecipa ad un RTI come
mandante, in genere collabora a questa fase presso la sede della Società mandataria che si
assume la responsabilità dell’intera operazione dell’emissione offerta e, quindi, dell’inoltro
presso il Cliente.
A seguito della consegna dell’Offerta presso il Cliente, quest’ultimo rilascia,
generalmente, apposita ricevuta che deve essere conservata dal Bid Manager.
Il Bid Manager cura che una copia completa della documentazione presentata venga
archiviata
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La chiusura – wrap up
6 - La chiusura
o
o
o
Firme
Packaging
Consegna
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Glossario
RACI
WACC
IRR
NPV
PBP
RTI
Matrice che identifica: Responsabile – Approva – Controlla – Informato
Weighted Average Cost of Capital (costo medio ponderato del capitale)
Internal Rate of Return - È il tasso composito annuale di ritorno effettivo che un
investimento genera; in termini tecnici rappresenta la resa di un investimento
Net Present Value - Metodologia tramite cui si definisce il valore attuale di una serie
attesa di flussi di cassa non solo sommandoli contabilmente ma attualizzandoli sulla base
del tasso di rendimento (costo opportunità dei mezzi propri).
Payback period (PBP) - Il PBP rappresenta il numero di periodi necessari affinché i flussi di
cassa cumulati eguaglino l’investimento iniziale; Si ritiene che maggiore sia il PBP,
maggiore sia il rischio insito nel progetto.
Raggruppamento Temporaneo d’Impresa
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