Document

Report
PEMERINTAH PROVINSI BANTEN
Strategi
Kebijakan dan Teknis
Penyelenggaraan
Kearsipan SKPD
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH
BIODATA
NAMA
TTL
GRADUASI
EPI FAHROZI
PANDEGLANG, 7 OKTOBER 1974
D3 KEARSIPAN UI - S1 ILMU KOMUNIKASI
RIWAYAT PEKERJAAN
1997
PT. SIGMA CIPTA, JAKSEL - PROJECT FOR: BPN PUSAT JAKSEL, DEPO ARSIP PT. JASA MARGA BEKASI
1999
MARUBENI (JPN CORPS. Ltd) HOLDINGS, JAKARTA PUSAT
2002
SUB BAG ARSIP DAN EXPEDISI BIRO UMUM SETDA PROVINSI BANTEN
2003
SUB BAG PROTOKOL PIMPINAN & TAMU DAERAH BIRO UMUM PROVINSI BANTEN
2007
SUB BID PROMOSI INVESTASI BKPMD PROVINSI BANTEN
2012
SUB BID PENGEMBANGAN INVESTASI BKPMD PROVINSI BANTEN
2013
SUB BID PENGELOLAAN ARSIP BPAD PROVINSI BANTEN
2014
FUNGSIONAL ARSIPARIS PADA BPAD PROVINSI BANTEN
Tugas dan Pungsi Pemerintah
Tugas dan Pungsi Pemerintah (SOTK)
• Regulator
• Fasilitator
• Stimulator
• Koordinator
• Evaluator
Fenomena Persepsi Masyarakat terhadap Birokrasi
(Penyelenggaraan Pemerintahan)
 Pelayanan birokrasi yang tidak memuaskan masyarakat
 Perilaku Boros atau tidak efisien
 Munculnya banyak kasus KKN
 Birokrasi yang berbelit-belit
 Budaya kerja PNS dan Pola pikir yang tidak profesional
 Menurunnya kepercayaan masyarakat
Target dan Sasaran
Penyelenggaraan Administrasi Pemerintahan Provinsi
Banten
 Mewujudkan target penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
Opini BPK dalam penilaian penyelenggaraan administrasi
Pemerintahan Daerah
 Mewujudkan konsepsi reformasi birokrasi Good and Clean
Governance
 Meningkatkan Pelayanan Pemerintah kepada Masyarakat Banten
pada umumnya
 Meningkatkan daya dukung administrasi terhadap rencana dan
program kerja pembangunan dan perekonomian daerah (RPJMD)
Peran Kearsipan
Peran Kearsipan dalam Penyelenggaraaan Pemerintahan
Kearsipan menurut Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007
tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah
dikelompokkan dalam urusan wajib yang diselenggarakan oleh
pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten kota dalam suatu
lembaga tertentu karena berkaitan dengan pelayanan dasar.
Arsip sebagai catatan (rekaman) tentang
perjalanan organisasi atau negara yang
menyentuh hajat hidup orang di sebuah
masyarakat yang tidak boleh tercecer
dan terbengkalai
Peran Kearsipan
Peran Kearsipan dalam Penyelenggaraaan Pemerintahan
Arsip sebagai upaya untuk menyelamatkan dokumen negara agar
seluruh catatan pergerakan organisasi menjadi teratur dan dapat
dipertanggungjawabkan.
Serta untuk memastikan agar setiap pihak yang terlibat dalam
organisasi dapat secara transparan memeriksa catatan tentang langkah
langkah organisasi, juga untuk memastikan bahwa organisasi sudah
berjalan sesuai visi dan misinya.
Sebagai sarana penyediaan layanan data dan informasi kepada publik
(amanat UU No.14/2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik)
Peran Arsip:
Melestarikan masa lalu, mempersiapkan masa depan,
melindungi saat ini ( George D. Darnell )
Fungsi Kearsipan
Berdasarkan peraturan perundangan
• Urusan Wajib (PP No.38 Thn 2007)
•
Rekam Jejak Penyelenggaraan Pemerintahan
(UU No. 43/2009 dan PP No.28/2012 Ttg Kearsipan)
• Penyelenggaraan E-Goverment Service ((UU No. 11/2008 ITE)
• Layanan Informasi Publik (UU No. 14/2008 KIP)
• Tuntutan Pelayanan Prima (UU No. 25/2009 PP)
• Program Reformasi Birokrasi (Permenpan No. 20/2010 RB)
• Profesionalisasi PNS (UU Aparatur Sipil Negara 2013)
Peluang Kearsipan
Berdasarkan kebutuhan aktual
• Kepuasan Masyarakat
Tuntutan masyarakat meningkat thd pelayanan yg berkualitas.
• Kepuasan Stakeholders
Tuntutan akomodasi informasi bagi stakeholders
• Kepuasan Top Level Organisasi
Tuntutan kecepatan dan akuarsi informasi guna pembuat keputusan
• Pertanggungjawaban Organsisasi
Tuntutan akuntabilitas dan trasparansi pertanggungjawaban
pelaksanaan kegiatan (SPJ)
DARIMANA DAN BAGAIMANA
MEMULAINYA ?
[email protected]
REALITAS SEMENTARA
INI...
???
KOMPILASI IDENTIFIKASI
PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Unit Kerja penuh dengan arsip, perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas
Arsip masih banyak disimpan masing-masing di unit pengolah.
Belum terlaksananya pemindahan arsip secara reguler
Belum terlaksananya penyusutan arsip
Kurangnya pengetahuan dan keterampilan serta jumlah petugas yang secara khusus
menangani masalah arsip
Sarana dan prasarana pendukung kearsipan masih terbatas
Masih banyak yang belum memiliki records center yang memenuhi standar, hanya
bersifat gudang penyimpanan sementara dan bercampur dengan benda atau barangbarang non arsip
Belum memiki sistem retrieval arsip sehingga belum dapat melayani penemuan arsip
secara cepat dan tepat
Sering terjadi kebocoran informasi, tidak aman baik secara pisik maupun informasi arsip
Kurangnya perhatian pimpinan/penentu kebijakan
Persepsi yang sempit dan kurangnya apresiasi terhadap arsip dan pengelola arsip
Minimnya dukungan anggaran
SEPERTI INIKAH NASIB PENGELOLA ARSIP ?
LSM
TUNTUTAN KETERBUKAAN
INFORMASI PUBLIK
PUTUS ASA
TEKANAN PIMPINAN
JADI SAKIT SEPERTI INI ?
[email protected]
PENDEKATAN STRATEGIS & TEKNIS…
MAUNYA SIH….
COBA KALO BEGINI…
ATAU BEGINI…
PERLU
PERUBAHAN POLA & STRATEGI
KONSIDERAN POKOK :
 PEMAHAMAN TEORI & PRAKTEK KEARSIPAN
 PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN
KOMUNIKASI (TIK)
 POLA MANAJERIAL KEARSIPAN
[email protected]
1
PEMAHAMAN TEORITIS
ARSIP SKPD
(ARSIP DINAMIS)
Arsip Dinamis
ARSIP AKTIF
Sering digunakan
Berada di Unit Pengolah
ARSIP INAKTIF
Jarang digunakan
Berada di Unit Kearsipan
a. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan atau terus menerus.
a. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun atau jarang digunakan.
MANAJEMEN ARSIP
DINAMIS
Adalah metode menerima, menyimpan,
menata, menemukan kembali, menilai dan
menyusutkan arsip dinamis yang dikelola
dan disimpan didasarkan pada prinsip
efektivitas, efisien dan aman yang
didukung oleh SDM yang berkualitas dan
sistem, kelembagaan, anggaran serta
sarana dan prasarana yang memadai.
PENGELOLA ARSIP DINAMIS
UNIT PENGOLAH
Adalah satuan kerja (Bidang-bidang) pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip
yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
bidangnya.
UNIT KEARSIPAN
Adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan
di SKPD
PENGELOLA INFORMASI & DOKUMENTASI (PPID)
Ruang Lingkup
Manajemen Arsip Dinamis
DAUR HIDUP ARSIP
PENCIPTAAN




Tata Naskah Dinas
Pengurusan Surat
Manajemen Laporan
Manajemen Produk
Hukum
PENGGUNAAN &
PEMELIHARAAN
 Manajemen Arsip aktif
dan Inaktif
 Program arsip Vital
 Sistem Pemberkasan
 Sistem Temu balik
 Program Perawatan
PENYUSUTAN





Penilaian arsip
Jadwal retensi
Pemindahan arsip inaktif
Pemusnahan
Penyerahan arsip Statis ke
Depo Arsip
INSTRUMEN APA YANG DIPERLUKAN
UNTUK MENGELOLA ARSIP ?
PEDOMAN KEARSIPAN
Agar organisasi mampu mengelola arsip dengan baik, perlu
mempersiapkan pedoman-pedoman berikut :
1. Pedoman Tata Naskah Dinas
2. Pedoman Pengurusan surat
3. Pedoman Pemberkasan arsip aktif
4. Pedoman klasifikasi Arsip
5. Pedoman Penataan arsip inaktif
6. Pedoman Penyusutan arsip
7. Pedoman Penggunaan JRA (Retensi Arsip)
8. Pedoman Pengelolaan arsip media baru
9. Pedoman Ruang simpan arsip
10. Pedoman Pemeliharaan dan perawatan arsip
11. Pedoman Pengelolaan arsip secara elektronik
12. Pedoman Pengelolaan Sistem Informasi Kearsipan
INSTRUMEN YANG DIPERLUKAN
UNTUK MENGELOLA ARSIP DINAMIS SKPD:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pedoman Tata Naskah Dinas
Pedoman Pengurusan Surat
Pedoman Pemberkasan Arsip Aktif
Pedoman Klasifikasi Arsip
Pedoman Penataan Arsip Inaktif
Pedoman Penyusutan Arsip
Pedoman Jadwal Retensi Arsip
Pengelolaan Arsip
AKTIF
DINAMIS
IN AKTIF
ARSIP
STATIS
Dikelola dan
disimpan di Unit
Pengolah SKPD
(Bidang-bidang)
Dikelola dan
disimpan di Unit
Kearsipan SKPD
(Records Center)
Disimpan di Lembaga
Kearsipan Daerah = BPAD
(Depo Arsip Banten)
Tipe dan Volume Arsip
Arsip
Aktif
25 %
Arsip
In-Aktif
30 %
Permanen
10%
Musnah
35 %
Kroditnya di mana ??
Tidak berjalannya
PENYUSUTAN
ARSIP….
Yaitu kegiatan pengurangan jumlah arsip :
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah
ke unit kearsipan
2. Pemusnahan arsip yang telah habis
retensinya dan tidak memiliki nilai guna lagi
3. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan daerah
UU No. 43 Th. 2009 Psl. 49
PENYUSUTAN ARSIP
Pemindahan Arsip
inaktif
dari unit pengolah
ke unit kearsipan
Pemusnahan Arsip
yang telah habis retensi
dan yang tidak memiliki
nilai guna
Penyerahan Arsip
Statis
dari pencipta arsip kpd
lembaga kearsipan
31
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
LEMBAGA KEARSIPAN
PENCIPTA ARSIP
Pemerintahan Provinsi,
kabupaten/Kota
PTN,dan BUMD
Pemerintah Provinsi
BPAD
(Lembaga Kearsipan Daerah)
Pemerintah Kabupaten/Kota
UNIT PENGOLAH
UNIT KEARSIPAN
Arsip Daerah Kab/Kota
2
APA DAMPAK
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
TERHADAP PENGELOLAAN ARSIP ?
TERMINOLOGI BARU
ARSIP
 REKAMAN KEGIATAN ATAU PERISTIWA
 DALAM BERBAGAI BENTUK DAN MEDIA SESUAI DENGAN
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
 YANG DIBUAT DAN DITERIMA OLEH LEMBAGA NEGARA,
PEMERINTAHAN DAERAH, LEMBAGA PENDIDIKAN, PERUSAHAAN,
ORGANISASI POLITIK, ORGANISASI KEMASYARAKATAN, DAN
PERSEORANGAN
 DALAM PELAKSANAAN KEHIDUPAN BERMASYARAKAT, BERBANGSA,
DAN BERNEGARA
(UU 43/2009 ttg KEARSIPAN)
[email protected]
DAMPAK TIK TERHADAP
KEARSIPAN
KEARSIPAN
TIK
BENTUK BARU ARSIP
EMAIL
WEBSITE
INTERNET
DATABASE
DOKUMEN
MULTIMEDIA
SPREADSHEET, DLL
[email protected]
INGAT, ARSIP
BUKAN HANYA SURAT
ARSIP KONVENSIONAL
 SURAT
 BERITA ACARA
 NOTA DINAS
 SURAT PENGANTAR
 SURAT KEPUTUSAN
 SURAT PERINTAH TUGAS
 SURAT KETERANGAN
 SURAT IJIN
 NOTULEN RAPAT
 PROPOSAL
 SPPD + LHP
 SP2D
 SPJ
 DOKUMEN KONTRAK
 FOTO TERCETAK
 PETA
 DOKUMEN LAINNYA
ARSIP ELEKTRONIK
 EMAIL
 ATTACHMENT EMAIL
 ARTIKEL WEBSITE
 BERITA DI WEBSITE
 FILE FOTO / GAMBAR
 FILE VIDEO
 FILE REKAMAN SUARA
 FILE PRESENTASI
 ARSIP DATABASE
 SOFTWARE
 BOARDING PASS QR CODE
 WORD PROCESSOR DOCUMENT
 SPREADSHEET
 DOKUMEN HASIL DIGITALISASI
 NEGATIVE FILM
 MICROFILM
 CD/VCD/DVD
[email protected]
ARSIP ELEKTRONIK
BAGAIMANA TIK MEMBANTU
TUGAS KEARSIPAN
DAN PEMUTUSAN KEBIJAKAN LEVEL PIMPINAN
[email protected]
KECEPATAN
DAYA TAMPUNG BESAR
KETEPATAN
ANDAL,
TERUTAMA UNTUK PROSES
YANG BERULANG-ULANG
MENGAPA DIBUTUHKAN BANTUAN KOMPUTER ?
[email protected]
KELEBIHAN APLIKASI KEARSIPAN BERBASIS TIK
ENTRI DATA HANYA SEKALI
RETENSI DITENTUKAN SEJAK AWAL
PENGOLAHAN DAN PEMBERKASAN MENJADI MUDAH
RETRIEVAL CEPAT
DATABASE DIGUNAKAN UNTUK BERBAGAI REPORT
[email protected]
KEUNTUNGAN ARSIP ELEKTRONIK
Dibandingkan dengan Arsip konvensional (kertas), Arsip
elektronik memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah :
 Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan
lengkap.
 Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu
pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan.
 Penyimpanan informasi lebih terpusat
 Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.
OTOMASI
PENCIPTAAN SECARA ELEKTRONIK ADALAH
MENCIPTAKAN ARSIP ELEKTRONIK DENGAN
MENGGUNAKAN PERALATAN ELEKTRONIK
SEPERTI KAMERA DIGITAL, PEREKAM SUARA,
PEREKAM VIDEO, DAN KHUSUSNYA ADALAH
KOMPUTER
DIGITALISASI
PENCIPTAAN ARSIP ELEKTRONIK DENGAN
TRANFORMASI DIGITAL SERING DISEBUT
DENGAN PROSES DIGITALISASI DIMANA
PENGERTIAN DIGITALISASI SECARA UMUM
ADALAH PROSES PENCIPTAAN ARSIP
ELEKTRONIK DARI ARSIP KONVENSIONAL
YANG BERTUJUAN UNTUK MELINDUNGI
ARSIP KONVENSIONAL ITU SENDIRI.
[email protected]
[email protected]
[email protected]
SCREENSHOT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS : ARSIP MASUK
[email protected]
SCREENSHOT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS : ARSIP KELUAR
[email protected]
SCREENSHOT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS :
PENGOLAHAN ARSIP AKTIF
[email protected]
SCREENSHOT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS :
PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF
[email protected]
SCREENSHOT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS : KOMPONEN DATA
[email protected]
3
POLA YG PERLU DILAKUKAN
KEBIJAKAN STRATEGIS…
BAGAIMANA ANTISIPASI & RENCANA AKSI KITA
 PERLU PERENCANAAN STRATEGIS
 PERLU KESERIUSAN DALAM PERUBAHAN
 PENINGKATAN DAN PENYEBARAN TANGGUNG
JAWAB DALAM MANAJEMEN ARSIP
 PERLU PENINGKATAN
ANGGARAN
[email protected]
INDENTIFIKASI
MASALAH
LEVEL KEBIJAKAN
RUMUSAN MASALAH DAN
SKALA PRIORITAS
MONITORING / PEMBINAAN /
SUPERVISI BPAD
ALTERNATIF SOLUSI
RAPAT KOORDINASI KEARSIPAN
RENCANA AKSI
MUSRENBANG / RAPIM / TAPD
PROGRES KEARSIPAN
KE ARAH IDEAL
REGULASI - ANGGARAN
[email protected]
PENGELOLAAN
ARSIP
TIM TEKNIS
RUANGAN KHUSUS
AIR CONDITIONED SYSTEM
ROLL-O-PACK
LEMARI ARSIP
BOX ARSIP
FOLDER / DOSIR
REGULASI
SERVER
PC UNIT
SCANNER
PRINTER
MEDIA BACK UP DATA
PERANGKAT TAMBAHAN LAIN
S.O.P
RECORD CENTER
HARDWARE
SARANA
SARANA BAKU
JADWAL RETENSI ARSIP
LEMBAR PENGANTAR
LEMBAR DISPOSISI
KARTU KENDALI
BUKU AGENDA
KODE KLASIFIKASI
SISTEM OPERASI
APLIKASI PERKANTORAN
KONEKSI INTERNET
EMAIL CLIENT
SISTEM INFORMASI ARSIP
PENCIPTAAN
SIMPAN
PERMANEN
DISTRIBUSI
MUSNAH
GAMBARAN IDEAL
PEMBANGUNAN
KEARSIPAN DI LEVEL
SKPD
SOFTWARE
PENGGUNAAN
SIMPAN
INAKTIF
SIMPAN AKTIF
PINDAH
INSENTIF
IDEALNYA BANGUNAN KEARSIPAN
REGULASI
TOP LEADER GOODWILL
PEMBINAAN
BEASISWA
DIKLAT
BINTEK
APRESIASI
KUNKER
PEDOMAN
UU
PP
PERMEN
PERKA
PERDA
ANGGARAN
SARANA
PENGOLAHAN
ALAT
PRESERVASI
RUANG
AKUISISI
MOBILITAS
STORAGE
SOFTWARE
MAINTENANCE
HARDWARE
MONITORING
PERGUB
SUPERVISI
NSPK
ASURANSI
SOP - SPM
INSENTIF
TUNJANGAN
SDM KEARSIPAN
[email protected]
4
POLA YG PERLU DILAKUKAN
KEBIJAKAN TEKNIS…
SEGERA SUSUN SOP KEARSIPAN
ADALAH PENETAPAN TERTULIS MENGENAI BAGAIMANA ARSIP DICIPTAKAN,
KAPAN, DIMANA, DAN OLEH SIAPA
SOP MERUPAKAN MEKANISME PENGGERAK AGAR ALUR PERGERAKAN ARSIP
TERKONTROL
SOP DAPAT MEMBERIKAN KEPASTIAN HUKUM DAN TRANSPARANSI BAGI
PENGELOLA ARSIP
SOP MEMPERJELAS PERSYARATAN DAN TARGET PEKERJAAN SETIAP PEGAWAI
SOP MENJADI STANDAR CARA YANG DILAKUKAN PEGAWAI DALAM
MENYELESAIKAN PEKERJAAN KHUSUS, MENGURANGI KESALAHAN DAN
KELALAIAN SERTA MENINGKATKAN AKUNTABILITAS
[email protected]
MINIMUM REQUIREMENT
MODUL PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS AKTIF
MODUL PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
MODUL PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN
AKSES LAYANAN PUBLIK
[email protected]
USULKAN PENYEDIAAN SARANA
MINIMAL
 KARTU DISPOSISI – KARTU KENDALI
 KARTU TUNJUK SILANG
 FOLDER – FILING CABINET
 SAMPUL – LABEL – BOX ARSIP – RAK ARSIP
 1 MEJA KERJA PENGOLAHAN
 1 UNIT PC DENGAN KAPASITAS HARDISK YG BESAR
 1 UNIT SCANNER A3
 1 UNIT PRINTER
[email protected]
USULKAN ANGGARAN INSENTIF
DASAR
 UU 43/2009 Pasal 30 Ayat (2) Huruf d
 Perda Provinsi Banten Nomor 47/2002 Pasal 3 Huruf i
 Draft Raperda Provinsi Banten Tentang Penyelenggaraan Kearsipan Pasal 36
PEMANFAATAN
 Tunjangan
 Jaminan Kesehatan
 Extra-Fooding
SSH & SBU
 ??
[email protected]
KESIMPULAN
PANDANGAN YANG LEBIH BAIK TERHADAP PERAN
KEARSIPAN
PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN TERHADAP FUNGSI
PEMERINTAHAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
ARSIPARIS/PENGELOLA ARSIP AKAN SEMAKIN DIBUTUHKAN
PENINGKAATAN KOLEKSI/KHASANAH ARSIP STATIS
PELUANG KERJASAMA KEARSIPAN NASIONAL DAN
INETRNASIONAL
[email protected]
RUMUS
TO BE
SUCCESS
TEORI + LATIHAN + PENGULANGAN = BIASA
BIASA
PROFESIONAL = dicari, dikenal, dibayar
[email protected]
S
Sekian
T
Terima kasih
M
Mohon maaf
J
Jangan lupa…
EPI FAHROZI
SELULAR :
0859 2990 2770
EMAIL
[email protected]
:
[email protected]
Strategi dan Kebijakan
(RENSTRA BPAD)
Misi 4
Strategi : Mengembangkan sistem data dan informasi serta optimalisasi
Jaringan Informasi Kearsipan Provinsi Banten (JIKP)
Misi 5
Strategi : Pengumpulan arsip bernilai dan akuisisi arsip berbagai lembaga
pemerintahan maupun institusi lainnya di Provinsi Banten
Misi 6
Strategi : Pembinaan aparatur serta penyediaan sarana dan prasarana
yang memadai dalam rangka optimalisasi fungsi kelembagaan
arsip daerah.
Rumusan Program kerja bidang kearsipan BPAD
dengan Sasaran :
 Tersedianya peraturan dan kebijakan daerah tentang penyelenggaraan kearsipan dan
pedoman teknis pelaksanaan tata kearsipan
 Meningkatnya pemahaman aparatur dan masyarakat tentang nilai penting dan
manfaat arsip.
 Meningkatnya kuantitas dan kualitas SDM (profesionalisme) aparatur bidang kearsipan
 Meningkatnya sarana dan prasana pendukung pelayanan kearsipan
 Meningkatnya layanan kearsipan dan informasi kearsipan berbasis elektronik melalui
layanan online/website.
 Meluasnya akses layanan kearsipan yang dapat menjangkau seluruh institusi
pemerintahan.
 Ikut sertanya peran masyarakat dalam mengumpulkan dan menyelematkan arsip yang
berharga tinggi.
 Meningkatnya koleksi arsip cetak maupun karya rekam audio visual dan arsip
elektronik.
 Meningkatnya dokumentasi keadaan alam dan masyarakat saat ini yang akan menjadi
arsip kenangan di masa yang akan datang.
 Meningkatnya koleksi rekaman keaneka ragaman budaya yang ada di Provinsi Banten
untuk memperkaya arsip audio visual.
Indikator kinerja bidang kearsipan BPAD:
 Penyusunan rencana kerja dan anggaran kegiatan bidang kearsipan (RKA, DPA)
 Evaluasi dan pelaporan kinerja pelaksanaan kegiatan dan anggaran
 Penyusunan peraturan dan kebijakan daerah bidang kearsipan (Perda, Pergub, Surat Edaran, SK,
SOP)
 Sosialisasi peraturan perundangan dan kebijakan daerah tentang penyelengaraan kearsipan
(seminar, lokakarya, FGD)
 Penyelenggaraan rapat-rapat koordinasi teknis bidang kearsipan dalam dan luar daerah
 Monitoring/supervisi pelaksanaan penyelenggaraan pengelolaan arsip di SKPD
 Pengelolaan arsip dinamis dan statis di BPAD
 Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan teknis bidang kearsipan terhadap aparatur dan pejabat
struktural dan fungsional (diklat, bimtek, workshop)
 Pengangkatan arsiparis dan pengelola teknis kearsipan (sertifikasi , akreditasi, SK Gub, SK Kep.
SKPD)
 Pengusulan tunjangan bagi arsiparis dan pengelola teknis kearsipan (SBU, SSH)
 Pengadaan sarana dan prasarana pendukung pengelolaan arsip (gedung, ruang, perlengkapan,
peralatan, dll)
 Penerapan/instalasi sistem informasi kearsipan provinsi (SIKP) dan
 Pengelolaan sistem layanan informasi yg terintegrasi
 Pameran Arsip, Sadar arsip keliling (sipling), Lomba tertib arsip
 Akuisisi arsip berharga dari masyarakat dengan cara pemberian penghargaan dan imbalan.
 Akuisisi arsip statis dari SKPD ke LKD (Depo Arsip)
 Menjajagi hubungan kerjasama bidang kearsipan dalam dan luar negeri.

similar documents