Support Cycles de travail CNEH

Report
ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL
DES PERSONNELS SOIGNANTS
DANS 4 EHPAD DE LA RÉGION DE FRANCHE-COMTÉ
Journée IDEC
Besançon
2 octobre 2012
A. LUCAS, Consultant CNEH
LA MISSION CNEH
• Evaluer les organisations mises en place et comparer les résultats
atteints dans des établissements au contexte, à la taille, à
l’environnement différents
• Répondre aux besoins d’accompagnement des établissements
demandeurs sur ce thème. Il s’agira, après analyse des organisations du
temps de travail, des tâches et de leur gestion au quotidien, d’aider les
établissements retenus à évoluer en fonction de leur situation propre
• Participer au travail de formalisation et de capitalisation de l’ARS. Pour
ce faire, les modalités de travail de terrain du titulaire doivent
permettre l’exploitation transversale la plus efficace et la plus rapide
des données recueillies dans les établissements.
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LES PHASES DE L'ÉTUDE
Phase 1 : Réaliser le diagnostic organisationnel






entretiens avec les personnels
observations sur le terrain
analyse de la charge de travail
analyse de la prestation au résident
analyse des effectifs
analyse de la gestion du temps de travail
Phase 2 : Elaborer un plan d'actions
Phase 3 : Aider à la mise en œuvre
du plan d'actions
Les facteurs clés de réussite
o méthode participative :
 diagnostic partagé
 implication dans le projet
o "outillage" adapté :
 les outils du "consultant"
deviennent ceux de l'équipe
o calcul des effectifs :
 avec intégration de
l'absentéisme
o gestion du temps de travail :
 règles communes et
équitables
Phase 4 : Formaliser et capitaliser les modalités de terrain
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ANALYSE DE LA CHARGE DE TRAVAIL
 Analyse de la mobilisation des agents sur 24h
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ANALYSE DE LA CHARGE DE TRAVAIL
 Analyse de répartition de la charge totale
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ANALYSE DE LA CHARGE DE TRAVAIL
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DIAGNOSTICS CONCERNANT L'ORGANISATION DU TRAVAIL
Les points à améliorer les plus souvent rencontrés :








peu de projets de vie individualisés
pas de prise en charge individualisée
fiche de goût souvent absente
durées des repas souvent très courte notamment le dîner (30 mn)
temps de jeûne nocturne > à 12h (mais collation souvent possible)
pas de distinction entre les métiers aide-soignant et ASH
temps de transmissions souvent importants
horaires des postes de travail multiples et pas forcément conçus et
adaptés aux habitudes de vie des résidents
 les personnels sont souvent tous en pause en même temps
 absentéisme élevé : en moyenne plus de 25j / agent
 nombre de postes semaine < à ceux du WE
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DIAGNOSTICS CONCERNANT LES EFFECTIFS
Les points à améliorer les plus souvent rencontrés :
 pas de "vrais" calculs d'effectifs nécessaires pour l'organisation
décrite
 confusion fréquente entre postes de travail et effectifs
 notions d'etp, d'effectif rémunéré, d'effectif rémunéré présent mal
maîtrisées
 effectif autorisé < à l'effectif nécessaire
 effectif rémunéré > à l'effectif autorisé
TOTAL
365 lits
Cadre ou IDE coordonnatrice
Infirmier
Aide-soignant / AMP
ASH
CUI (ASH)
TOTAL
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EFFECTIF CIBLE
BRUT
1
5,15 etp
30,90 etp
115,30 etp
38,80 etp
7,60 etp
197,75 etp
EFFECTIF CIBLE
PONDERE
2
5,20 etp
35,30 etp
130,60 etp
42,50 etp
7,90 etp
221,50 etp
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EFFECTIF
EFFECTIF MOYEN
AUTORISE
REMUNERE
3
4
2,80 etp
3,00 etp
34,30 etp
36,50 etp
90,30 etp
98,90 etp
60,45 etp
77,60 etp
10,20 etp
10,50 etp
198,05 etp
226,50 etp
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DIAGNOSTICS CONCERNANT LA GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL
Les points à améliorer les plus souvent rencontrés :
 sujet mal maîtrisé pour ne pas dire non maîtrisé par les cadres
soignants et administratifs
 gestion du temps hors règlementation (horaires discontinus, durée
annuelle opposable, décompte de la maladie, etc.)
 décompte du temps en heures et jours (fériés, hors saison, etc.)
 pas de cycle de travail (mais des plannings "à la carte")
 rappel fréquent d'agents sur repos
 règles de décompte du temps différentes d'une unité à l'autre
 pas de logiciel de gestion du temps
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LE PLAN D'ACTIONS : EXEMPLE
 Axe 1 : améliorer l'individualisation de la prise en charge du résident
OBJECTIF OPERATIONNEL N°1 :
Instaurer une sectorisation pour l'équipe aides-soignantes
PLANAct v1.0
ACTION
PILOTE
MOYENS
PRIORITE
DIFFICULTE
IMPACT
date prév.
Sectorisation du matin :
- création de 3 secteurs (hors Cantou)
- création de binômes
Mme xxxxx, CSS
Réunions de travail
Refonte des plannings
+++
+++
+++
déc 2012
Individualisation toilettes
Mme xxxxx, CSS
Réunions de travail
+++
++
+++
déc 2012
Sectorisation après-midi :
- création de 3 secteurs (hors Cantou)
- création de binômes
Mme xxxxx, CSS
Réunions de travail
+++
+++
+++
déc 2012
LIBELLE INDICATEUR
N° ACTION
secteur de prise en charge
VALEUR INDICATEUR
existante
cible
atteinte
1.1.1
0
3 secteurs
3 secteurs
fréquence douche
1.1.2
1 douche / mois
1 douche / sem
1 douche / sem
secteur de prise en charge
1.1.3
0
3 secteurs
3 secteurs
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PHASE 3
exemple de mise en œuvre d'un plan d'actions
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AXE 1 :
Adapter l'organisation du travail pour permettre une
prise en charge individualisée
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
 Petit déjeuner : 7h15/8h30
 Déjeuner : 11h45/12h30
 Diner : 17H45/19H
Thème
ALIMENTATION
Organisation future
 Petit déjeuner : 7h15/9h30
 Déjeuner : 11h45/13h15
 Diner : 18h/19h30
Impact nouvelle organisation :
o
o
o
o
Petit déjeuner : 1H de plus
Déjeuner : 45 mn de plus
Diner : 30 mn de plus
Réduction du temps du jeûne nocturne de 1h15
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante




Thème
EHPAD 1 : 4 AS/ASH
EHPAD 2 : 4 AS/ASH/étage
USLD : 5 AS/ASH
Participation non
systématique de l’IDE aux
soins de nursing
HYGIENE ET
TOILETTE
Organisation future




EHPAD 1 : 4 AS/ASH
EHPAD 2 : 4 AS/ASH/étage
USLD : 5 AS/ASH
Participation systématique de
l’IDE dans les soins de nursing
dans chaque unité, notamment
en raison du renfort IDE le matin
sur EHPAD 2
Impact nouvelle organisation :
o Respect du réveil du résident
o Même effectif sur les 2 organisations avec suppression de coupés et collaboration plus
forte entre IDE/AS pour réaliser soins nursing
o Introduction dans ce temps de l’entretien de l’environnement proche du résident et
déplacement du résident
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
 Thème inexistant auparavant
Thème
Organisation future
DEPLACEMENT
DU RESIDENT
 Installation en salle à manger
ou dans les chambres après
les repas, mobilisation, aide
aux déplacements
Impact nouvelle organisation :
o amélioration et individualisation de la prise en soins
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
Thème
 1 ETP d’animatrice pour 126
résidents
 Horaire dédié en EHPAD1 et
USLD pour les soins
personnalisés selon possibilités
de service
ANIMATION
Organisation future
 Installation en salle à manger
ou dans les chambres après
les repas, mobilisation, aide
aux déplacements
Impact nouvelle organisation :
o Individualisation de la prise en soins des résidents avec une augmentation des
stimulations physiques et cognitives et des soins relationnels
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
 Réveil des résidents la nuit
Thème
Organisation future
SOMMEIL
 Les protections de nuit seront
mises le plus tard possible par
équipe de jour ou de nuit
(Revu le 21/06 avec le
laboratoire xxxxxx qui
proposera des changes plus
adaptés en vue de notre
nouvelle organisation).
Impact nouvelle organisation :
o Respect du sommeil des résidents, diminution des réveils nocturnes
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
 A partir de 6H30
Thème
Organisation future
SOINS IDE
 A partir de 7h30-8h pour
respect des bonnes pratiques
 Premier passage du
laboratoire pour les
prélèvements à 9h45
Impact nouvelle organisation :
o Respect du sommeil des résidents.
o Collaboration nécessaire AS/ASH/IDE : l’équipe doit s’assurer que les prélèvements et
glycémies sont effectués avant distribution du petit déjeuner
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
 7h30-8h45
Thème
MEDICAMENTS
Organisation future
 8h00-9h15
Impact nouvelle organisation :
o Dispensation décalée d'une demi-heure
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
 MATIN: 15mn par étage pour
chaque service
 MIDI : 20mn par étage pour
EHPAD1 et USLD
 30mn à 40mn par étage pour
EHPAD2
 SOIR : 15mn par service
Thème
Organisation future
TRANSMISSIONS
 1 relève le matin de 15mn par
service faite par IDE de nuit et
AS de jour
 Relève le soir par IDE jour et
nuit de 15mn par service en
ne ciblant que les problèmes
du jour pour les résidents
concernés.
Impact nouvelle organisation :
o Diminution du temps de transmissions au profit du temps de présence auprès du
résident
o Pertinence de la transmission du soir entre IDE (changements de prescriptions)
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
Thème
 Effectué par des agents
différents pour horaire de M2 en
EHPAD1 et USLD
 2 Agents identifiés pour horaire
de T2 en EHPAD2
BIONETTOYAGE
ENTRETIEN DES
LOCAUX
Organisation future
 Agents qui seront identifiés
en bionettoyage uniquement,
sur 7h (pénibilité travail). Cet
agent ne fera que les sols et
salles de bains des chambres,
le bionettoyage de
l’environnement proches des
résidents sera effectué par
l’agent ayant réalisé les soins
de nursing
Impact nouvelle organisation :
o Les agents seront bien identifiés avec des cycles spécifiques de travail en 7h
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MESURES CONCRÈTES
Thème
Organisation future
REDEFINITION
DES POSTES DE TRAVAIL
o USLD :





o EHPAD 2 (1er étage ) :
1 IDE sur 11h30
4 AS sur 11h30 (3 horaires ≠)
1 AS sur 7 h
1 référent hôtelier sur 7 h
1 IDE Nuit USLD / EHPAD 1
sur 12 h




o EHPAD (2ème étage) :
o EHPAD 1 :




1 IDE sur 11h30
3 AS sur 11h30 (3 horaires ≠)
1 AS sur 7 h
1 référent hôtelier sur 7 h
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1 IDE sur 11h30
3 AS sur 11h30 (3 horaires ≠)
1 AS sur 7 h
1 référent hôtelier sur 7 h
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



1 IDE sur 7 h
3 AS sur 11h30 (3 horaires ≠)
1 AS sur 7 h
1 référent hôtelier sur 7 h
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MESURES CONCRÈTES
REDEFINITION DES POSTES DE TRAVAIL
Impact nouvelle organisation :
o Equité au niveau des postes AS/ASH
o Augmentation du temps de présence IDE dans les services d’EHPAD
o Suppression des horaires "coupés" = respect de la réglementation au niveau des
amplitudes
o Suppression des bascules après-midi/matin
o Plusieurs amplitudes de travail pour équilibrer la charge de travail
o Répartition du personnel de manière plus équitable dans chaque unité
o Arrêt du clivage entre les 2 bâtiments en raison de la mobilité des agents
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
Thème
 Pas d’horaire de T2 le WE en
EHPAD2.
 Pas de M2 le Dimanche en
EHPAD1
 Le M2 le Dimanche en USLD est
intégré aux soins de nursing
POSTES DE
TRAVAIL
LE WEEK-END
Organisation future
 Présence IDE identique
semaine et week-end
 Ajout du référent hôtelier les
samedis et dimanches sur 7 h
(ASH dédié)
Impact nouvelle organisation :
o Amélioration de l’effectif IDE sur l’ensemble des unités
o Amélioration de l’effectif en EHPAD2
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AXE 2 :
Gérer le temps de travail et suivre les effectifs
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante




Repos fixe :
Repos variable 1 :
Repos variable 2 :
Nuit :
Thème
1 582h
1 547h
1 540h
1 430h
DUREES
ANNUELLES
OPPOSABLES
Organisation future




Repos fixe :
Repos variable 1 :
Repos variable 2 :
Nuit :
1 586h
1 561h
1 547h
1 457h
Impact nouvelle organisation :
o
o
o
o
Retour strict à la règlementation
Plus de 600h agent "retrouvées"
Guide de gestion du temps en cours d'élaboration
Adoption de DAO invariables conseillée
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
 20mn le matin et l’après midi +
30mn pour le déjeuner.
 Les pauses se prennent dans le
service, les agents sont dérangés
par les appels des résidents.
 Temps de repas inégaux entre les
différents services.
Thème
Organisation future
PAUSE DU
PERSONNEL
 Les moments de pauses
identiques matin et après-midi
dans le contexte de postes en
12h
 Ces pauses seront prises entre 2
ou 3 agents.
 Le temps de repas n'est pas
compris dans le temps de travail
 Respect de l’équité entre les
deux bâtiments.
Impact nouvelle organisation :
o Le « roulement » de pause permettra aux agents de ne pas être dérangés, la durée sera
respectée
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
 Absence de régularité dans les
présences "bas de planning"
 Planning donné par le cadre de
santé le 15 de chaque mois pour
le mois suivant
Thème
Organisation future
CYCLES DE
TRAVAIL
 Elaboration de cycles de travail
au sens du décret 2000-9
 Bas de planning régulier
 Mise en œuvre du management
solidaire
Impact nouvelle organisation :
o L'introduction de cycles de travail permet une équité de présence pour les agents et
consolide le "bas de planning" en termes de couverture des besoins en simplifiant
l'élaboration des plannings – à condition d'utiliser un logiciel de gestion du temps –
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MESURES CONCRÈTES
Organisation existante
 Fort taux d’absentéisme
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Thème
Arguments nouvelle organisation
LUTTE CONTRE
L'ABSENTEISME
 Suppression des horaires
discontinus
 Cycle de travail
 Management solidaire
 Passage en 12h (1/3 de jours en
moins à venir travailler)
 Rééquilibrage de la charge de
travail sur la journée
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ABSENTÉISME : PREMIERS RÉSULTATS
Absentéisme 2010 :
en jours 5/7ème
Effectif moyen
rémunéré
en etp
158,00 j
563,00 j
884,00 j
9,08 etp
30,83 etp
29,91 etp
17,40 j
18,30 j
29,60 j
122,00 h
128,00 h
207,00 h
7,8%
8,2%
13,2%
158,00 j
9,08 etp
17,40 j
122,00 h
7,8%
Total absence
Cadre de santé
Infirmier
Aide-soignant
ASH
Aide -soignant soins spécialisés
Infirmière référente
Moyenne absence en j/agent
calculée
forçage
Calcul taux retenu
h/etp
en %
Absentéisme du 01/01 au 31/05/2012 :
en jours 5/7ème
Effectif moyen
rémunéré
en etp
174,00 j
342,00 j
349,00 j
12,90 etp
31,25 etp
37,20 etp
Total absence
Cadre de santé
Infirmier
Aide-soignant
ASH
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Moyenne absence en j/agent
calculée
13,50 j
10,90 j
9,40 j
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forçage
Calcul taux retenu
h/etp
95,00 h
76,00 h
66,00 h
en %
6,1%
4,9%
4,2%
30
SYNTHÈSE
 Management du projet
 annonce et clarté du projet directorial : "donner du sens"
 implication très forte de la directrice (présence et suivi groupes de travail, exigence
d'une cohésion des cadres)
 renforcement du dialogue social : information aux organisations syndicales (réunion
du 13/06 et CTE du 29/06/2012) – accord de la CFDT de mettre en place le test
d'une organisation en 12h –
 lettre d'information au personnel
 implication et très fort investissement des cadres
 réelle participation des agents à la redéfinition de l'organisation des unités
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CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation -
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